檔案文獻管理
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檔案文獻管理范文第1篇
一、管理的宏觀層面
1.長期保護策略。制訂我國瀕危檔案文獻遺產的長期保護策略。提出我國瀕危檔案文獻遺產保護的管理規(guī)章、管理機制、管理模式等；注重瀕危檔案文獻遺產的整理與保管的前瞻性、科學性、系統(tǒng)性，制訂瀕危檔案文獻遺產保護體系的基本框架及發(fā)展戰(zhàn)略，針對不同類型的檔案載體材料采用不同的保護模式與方法，對損壞程度和稀缺情況不同的檔案文獻遺產采取不同的保護計劃，還可采用數字化的手段進行搶救與保護。
2.專業(yè)法規(guī)。我國缺乏明確專指的檔案文獻遺產保護法律法規(guī)，與之相關的法律包含在現有的《中國人民共和國檔案法》中。雖然國家檔案局和各地方檔案局也了一些檔案文獻遺產的保護管理辦法或條例，但是這對于全國不同地域的檔案文獻遺產的全方位保護來說還遠遠不夠。在當今建設民主政治、法制社會的時代，法律法規(guī)的欠缺，會給檔案文獻遺產保護造成法律上的空缺或空泛，缺少執(zhí)法的依據。各地區(qū)檔案館應根據國家檔案法和相關遺產保護法等上位法健全和完善檔案文獻遺產保護的系統(tǒng)管理規(guī)章，對所有檔案文獻遺產的界定、分類、分級、保護措施、經費來源和利用原則、保護人員資格、責任、應急措施、搶救辦法等等制訂具體的標準或做出明確規(guī)定，把瀕危檔案文獻遺產保護和搶救工作結合實際進一步細化，為瀕危檔案文獻遺產的保護提供強有力的組織保障， 做對它的保護法制化，使之真正納入法制軌道。
3.保護政策與標準化。在政策導向上，國家和地方政府應適當考慮向檔案文獻遺產保護領域傾斜，鼓勵科技工作者積極參與瀕危檔案文獻遺產保護科技研究和實踐。同時，加強標準化建設，促進瀕危檔案文獻遺產保護的科學化、規(guī)范化管理。研究瀕危檔案文獻遺產保護標準體系的總體構成，研究各標準項目的適用范圍、主要內容及與相關標準的科學關系，將先進的共用關鍵保護技術和普遍認可的保護材料轉化為技術標準；重點開展瀕危檔案文獻遺產保存環(huán)境標準、檔案館功能設施標準等通用標準研究；進行不同類型瀕危檔案文獻遺產搶救與保護規(guī)范以及技術標準研究，推進瀕危檔案文獻遺產保護技術的發(fā)展及成果推廣，推進瀕危檔案文獻遺產保護標準體制、管理體制、運行機制的調整與完善。
二、 管理的微觀層面
加強對瀕危檔案文獻遺產的管理，根據檔案館自身特點對其實施特殊的管理方法，可以從一定程度上有效地提高瀕危檔案文獻遺產保護效率，達到預防性保護效果。
1.為信息瀕危的檔案文獻遺產提供特殊保管形式。通過提供特殊的保管形式，使得瀕危檔案文獻遺產對諸多影響因素具備更強的抵御能力，延緩其老化的速度，預防損壞的發(fā)生。而特殊保管形式的提供可依靠微氣候法實現。“微氣候法是指為價值重要、較為珍貴的文化遺產營造一個小環(huán)境，通過加強對其周圍微氣候的控制，達到重點預防的目的。”2001 年由國家檔案局召開的全國檔案局館長工作會議提出：“各級國家檔案館，尤其是副省級市以上檔案館可以嘗試建立‘檔案特藏室’，將特別珍貴、重要檔案集中保管，采用先進的設施、設備，對重點檔案實施特殊保管和提供利用。”檔案特藏室的建立是加強全國重點檔案搶救工作，改善重點檔案保管條件，保護我國檔案文獻遺產的重要舉措。檔案特藏室的建立和微氣候法的理念正好契合，即對最珍貴、急需保護的檔案文獻遺產提供特殊的管理方式和更加嚴格的環(huán)境控制，減緩其損壞的速度。建立特藏室的心問題是如何選擇特藏檔案，而正如第二章中論述的大多數信息瀕危的檔案文獻遺產均較為珍貴，具有較好的文化和研究價值，因此，可將信息瀕危檔案文獻遺產放入特藏室中進行保護。
2.制訂庫房巡檢制度，加大對瀕危檔案文獻遺產的關注。對館藏檔案文獻遺產整體調查的完成，并不意味著調查工作的結束。隨著時間流逝、環(huán)境變化、人為損壞等因素，調查結果中情況較好的檔案文獻遺產可能出現破損，破損較輕的檔案文獻遺產可能情況惡化，搶救后的檔案文獻遺產也可能出現新的問題。因此，調查工作的跟進必不可少。檔案館可在日常庫房工作內容中添加庫房巡檢制度，即在日常記錄溫濕度等環(huán)境指標的同時，隨機對檔案文獻遺產進行抽查。抽查數量可在全面調查數據的基礎上視具體情況而定。對于館藏中較為珍貴的檔案文獻遺產或之前調查中損壞情況較為嚴重和普遍的全宗，可重點抽查。第一步可 5 點取樣（一種重點調查的方法，即從庫房中選定 5 個不同的區(qū)域進行調查，進行定性分析），如發(fā)現問題可增為 8 點取樣，問題普遍可繼續(xù)增加取點數。通過增加取樣點可判斷該問題是局部問題還是庫房的整體問題，如局部問題可對局部進行抽樣調查或者普查，如是庫房的整體問題可根據之前調查的數據有選擇的進行復查。
檔案文獻管理范文第2篇
【關鍵詞】地下管線；檔案管理；問題；對策
一、前言
作為一項實際要求較高的實踐性工作，地下管線檔案管理問題的特殊性不言而喻。該項課題的研究，將會更好地提升對地下管線檔案管理問題的分析與掌控力度，從而通過合理化的措施與途徑，進一步優(yōu)化該項工作的最終整體效果。
二、地下管線檔案管理現狀及存在問題分析
（一）建設單位對地下管線檔案重視程度不夠。建設單位對地下的管線建設重視程度不夠：一是不注重自身建設項目管線檔案的形成歸檔移交，往往是形成時間嚴重滯后，影響后續(xù)工程的利用。二是不注重對地下管線檔案的利用，往往因為不了解原有管線的位置而造成管線的損壞。三是建設單位不完全按照設計圖紙施工，并缺乏后期監(jiān)管，導致管線設計圖與實際管線的位置不符，現狀與規(guī)劃不符，無法利用。
（二）權屬單位眾多協調困難。由于各個地下管線權屬單位幾乎都為行業(yè)壟斷單位，獨享各自單位的信息資源，對管線信息封閉管理，各自封鎖測繪數據信息，加之沒有有效的管理機制制約，很難實現管線數據的共享，使得“拉鏈馬路”現象頻繁發(fā)生。
（三）標準不統(tǒng)一缺乏監(jiān)督。地下管線的權屬單位在建設和測量中均采用自己的標準，沒有建立統(tǒng)一標準，造成管線數據無法統(tǒng)一使用。同時，地下管線施工缺乏第三方監(jiān)督管理，使施工要求難以得到保障。
（四）數據更新不及時。地下管線檔案資料管理必須是一個動態(tài)的管理過程，而目前由于各單位普遍采用人工方式進行管理，一些管線權屬單位沒有設置專門的管線檔案管理人員，導致管線數據的更新困難。
三、提升地下管線檔案管理的有效對策探討
（一）組織領導進一步強化
政府可以指定建設或規(guī)劃管理部門成立城市地下管線檔案工作領導小組，建立檔案管理網絡體系，明確工作職責，加強考核，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的地下管線檔案工作管理體制和工作程序。做好各地下管線的產權單位、參建單位的組織、協調、管理工作，實施有效控制，相互配合，保證各地下管線檔案統(tǒng)一管理工作有序推進。
（二）法制建設的進一步完善
依據國家有關檔案的專門法律，制定部門規(guī)章，完善管理制度，規(guī)范備案程序。約束所有管線權屬單位，以法律手段規(guī)范市政基礎設施工程建設的行政行為，使城市規(guī)劃、建設和管理部門在城市地下管線工程的整個建設過程中依法管理，部門協調，各盡其責。也使各專業(yè)管線權屬單位依法、依規(guī)建設，履行其應承擔的社會責任和義務，為地下管線工程檔案管理提供良好的法律環(huán)境。
（三）管理措施不斷加強
一是做好宣傳和培訓工作，各級建設、規(guī)劃行政管理部門要以對歷史負責、對子孫后代負責的態(tài)度，認真履行管理職責，采取各種有效措施。加強檔案管理。收集、管理、開發(fā)和利用好城市地下管線工程檔案信息資源，對實現地下管網的科學管理，避免各種管線事故的發(fā)生，確保各項建設的健康、快速、持續(xù)發(fā)展和社會的和諧穩(wěn)定。二是加強組織與協調工作，實現地下管線工程檔案的科學管理。城市地下管線工程檔案信息管理涉及面廣、業(yè)務量大，各地建設、規(guī)劃行政管理部門要把地下管線工程檔案管理工作列入議事日程，加強組織領導，建立綜合動態(tài)管理協調機制，要結合當地實際，由政府或建設行政主管部門委托城建檔案管理部門組織協調各專業(yè)管線管理單位、產權單位、建設單位、勘察測量單位資料利用單位等，各部門要密切合作，積極配合。三是加大檢查與監(jiān)督力度。各地城建檔案管理機構要依法認真履行職責，認真貫徹執(zhí)行城市地下管線工程檔案管理工作的有關法律、法規(guī)、規(guī)章、技術標準、技術規(guī)范等規(guī)程，檢查、指導全市的地下管線工程檔案工作，協助市建設、規(guī)劃行政主管部門依法查處地下管線工程檔案工作的違法行為，城建檔案管理部門依法做好地下管線工程檔案的統(tǒng)一驗收和保管工作。
（四）監(jiān)督體系的有效保障
在城市建設高速發(fā)展的今天，城市地下空間的變化越來越大，地下管線錯綜復雜，點多、面廣、線長，因此，城市地下管線工程檔案的管理是一項長期而復雜工作，要建立長效機制，健全機構，明確職責。同時需要有管理措施和辦法，規(guī)范程序，科學管理。為確保實現動態(tài)管理、信息共享，要有以下監(jiān)督體系的有效保障。一是領導重視。各級領導是城市地下管線建設的指揮員，要加強領導責任，切實履行工作職責。二是部門配合。政府及政府所屬的規(guī)劃、建設和管理的各職能部門是城市地下管線規(guī)劃、建設和管理的主體，地下管線施工、監(jiān)理、產權單位和城建檔案管理部門要加強組織與協調，建立綜合動態(tài)管理機制，實現地下管線工程檔案的科學管理。三是社會監(jiān)督。城市地下管線工程檔案的管理要引取全社會的關注、支持，廣大人民群眾要提高認識，加強輿論監(jiān)督和法制教育，加大政策、法規(guī)的宣傳力度，理解城市建設――地下管線――工程檔案――信息資源與可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的關系，不斷增強城市發(fā)展競爭力。
四、結束語
綜上所述，加強對地下管線檔案管理問題與對策的研究分析，對于其良好管理效果的取得有著十分重要的意義，因此在今后的地下管線檔案管理實踐中，應該加強對其關鍵環(huán)節(jié)與重點要素的重視程度，并注重其具體實施策略的科學性。
參考文獻
[1]王春英.對城市地下管線檔案管理工作的幾點思考[J].地下管線檔案理，2015（02）：115-116.
檔案文獻管理范文第3篇
1.1規(guī)范化尚未形成
由于醫(yī)療信息化建設逐漸推進，我國的城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險檔案已經初步的完成信息化。然而，在信息化的過程中卻出現一個問題，即我國沒有形成規(guī)范化的信息化檔案格式，不同的省、市，甚至不同的醫(yī)院都依自己的需要建立信息化檔案。不規(guī)范的信息化檔案建立的方式給未來整合信息化檔案資源帶來很多問題。比如如果兩份格式不同的醫(yī)療保險檔案資料要整合在一起，就有可能會出現丟失數據的問題。
1.2操作化尚未實現
相關的部門領導有時對檔案管理的認知出現問題。他們認為要做好檔案管理就只需要被動的收集和整理資料，這些工作不需要有很大的技術性，于是他們將不能勝任第一線的工作人員調到檔案管理辦公室讓他們繼續(xù)發(fā)揮余熱。然而隨著經濟的發(fā)展和社會節(jié)奏的加快，人們對檔案管理的質量要求越來越高，人們要求檔案管理人員能夠主動了解如何才能做好檔案管理工作、如何才能收集到更多檔案資料、如何才能使檔案被更有效的利用。以醫(yī)療保險檔案信息化建設來說，人們要求醫(yī)療保險檔案的工作人員要熟悉網絡，以信息化的思路看待醫(yī)療保險檔案建設的問題；要求他們熟悉計算機操作，能夠準確的錄入檔案資料；能夠從醫(yī)療保險檔案的數據中提煉出更多的有用信息等。
1.3共享化尚未進行
醫(yī)療保險檔案資料是帶有隱私性質的檔案資料，在未經持有人允許的情況下，接觸檔案的人不能泄露醫(yī)療保險檔案的資料。然而隨著我國信息化建設的推進，信息安全的不足也成為人們憂慮的問題。如果不能給予醫(yī)療保險檔案共享平臺一個安全的保障，那么醫(yī)療保險檔案共享化就難以持續(xù)。
2做好醫(yī)療保險檔案信息化建設的對策
2.1完善信息化檔案的標準
要讓醫(yī)療保險檔案信息化實現，就要在全國的范圍內統(tǒng)一一個科學的醫(yī)療保險檔案建立標準備，它必須要能準確的記錄持有人的姓名、性別、年齡、身份證號、參保的方式等等一系列信息，這些信息使用的字段必須是標準的、錄入的格式必須是統(tǒng)一的、使用的標簽必須是科學的。如果不能做好這一系列的基礎建設工作，那么醫(yī)療保險信息化建設的根基會非常薄弱。要確保這個環(huán)節(jié)能夠順利進行，我國相關的部門要統(tǒng)一建設意見，督促執(zhí)行過程、嚴格審核結果。
2.2培養(yǎng)現代化管理的人才
醫(yī)療保險檔案建設能不能順利進行，與執(zhí)行該建設的一線工作人員的素質有很大的關系，為了讓醫(yī)療保險檔案信息化建設能順利的推進，相關部門的領導必須拋棄陳舊的觀念，用現代化信檔案管理的方式看待醫(yī)療保險檔案建設的工作。為了確保一線工作人員的素質，相關部門的管理人要從招聘、培訓、考核這三個方面確保人才的素質。即人力資源管理部門要招聘具有現代化管理經驗、具有較大發(fā)展?jié)摿Φ臋n案人員；錄取適當的人選以后，人力資源部門要定期為工作人員培訓，讓他們能擁有現代化的管理意識和管理手段；人力資源部門要擬訂合理的指標考核工作人員的成績，讓他們的成績與經濟收入掛勾。
2.3做好安全化平臺的建設
雖然信息化和共享化即意味著要做好檔案安全工作會比較困難，可是利用先進的科學技術，依然能夠提高醫(yī)療保險檔案的保密性。比如醫(yī)療保險檔案建設部門要使用先進的網絡技術杜絕有人入侵信息檔案建設的平臺；要求醫(yī)療保險檔案持有人牢記調閱醫(yī)療保險檔案的密碼，并用多重驗證的方式確保其機密性。
3總結
檔案文獻管理范文第4篇
關鍵詞：文書檔案；科學化管理；文檔一體化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
引言 檔案是社會發(fā)展的記載器，記錄著社會發(fā)展的各種信息，尤其文書檔案更是記載著各單位的發(fā)展歷史，反映了以往單位所遇到的問題處理手段，單位建設進展，領導決策等等。隨著文書檔案管理模式的更新變化，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，以提高文書檔案管理水平，保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應社會發(fā)展的需求，這是文書檔案管理工作的進一步科學化體現。隨著科學技術的進步發(fā)展，本文提出文檔一體化、基于計算機的文書檔案處理等建議，以提高文書檔案的科學化管理，并針對當前發(fā)展新形勢，提出對文書檔案管理工作的要求，并提出檔案管理現代化呈現出的新發(fā)展趨向，具有較有價值的參考意義。
一、應用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發(fā)展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發(fā)生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。
其次，網絡化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網絡系統(tǒng)攔截電子信息的現象時有發(fā)生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
2.對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、幾點應對方法
文書檔案的信息電子化應用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。
1.信息化系統(tǒng)內、外網隔離
在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。
2提出檔案管理工作的要求
2.1 要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)
文書檔案工作由于其工作特點以及環(huán)境的因素，決定了從事該項工作的人員缺乏活力，一般都是長時間枯燥乏味地工作，正因為這樣，往往職員從事該項工作時間不長，缺乏一種積極；另外，由于文書檔案工作畢竟是較沉悶，職員記錄信息時由于麻痹較容易出現錯誤，從而導致了以后所用信息的錯誤性，影響文書檔案信息的質量效果。因此，文書檔案工作的性質決定檔案工作者應要有高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，應耐得住寂寞、甘于清苦，從而確保文書檔案的準確性。
2.2 擁有專業(yè)知識，提高檔案管理水平
鑒于文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識，擁有較強的檔案管理技能。其次，要求工作者熟練掌握科學的管理方法并在檔案管理中得到體現，采用先進的管理技術進行檔案管理的深化，如計算機在檔案管理中的二次開發(fā)等，以適應檔案現代化管理的需求。
2.3 做好文書檔案管理的基礎工作
文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。
四、結束語
文書檔案的信息電子化應用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統(tǒng)信息的安全。
參考文獻：
[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5
[2]裴承志 奧多：辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2
檔案文獻管理范文第5篇
關鍵詞：醫(yī)療保險；檔案管理；存在問題；對策分析
隨著我國醫(yī)療保險事業(yè)的迅速發(fā)展，覆蓋區(qū)域越來越廣闊，普及的人口與日俱增，醫(yī)療保險檔案管理的工作業(yè)務量也在極速增長，信息承載量成爆炸式增長，管理難度在增強，原有的檔案管理方式開始不適應現代醫(yī)療保險事業(yè)的發(fā)展，因此，需要醫(yī)療機構積極改善檔案管理方式和技術，充分保障參保人員的合法權益，同時也為醫(yī)療機構在做出重大決策時提供重要的科學依據，因而需要運用先進的管理方式和技術，提高醫(yī)療保險檔案管理的規(guī)范化、科學化管理水平。
一、醫(yī)療保險檔案管理中存在的問題分析
1.未形成規(guī)范化管理體系。由于我國醫(yī)療保險檔案管理起步時間較晚，管理工作者對檔案進行規(guī)范化管理的意識不強，領導者對這方面的重視程度也不夠，因而醫(yī)療機構整體對檔案資料管理投入的精力和時間遠遠不夠，工作人員的管理經驗缺乏，或者對資料的管理僅僅停留在過往的經驗中，沒有隨著時代的變化而變化，并且在過程中存在著管理分散，職責不明確的狀況，缺乏規(guī)章制度約束管理者的管理行為，沒有形成規(guī)范化的、系統(tǒng)化的管理體系，不利于對檔案進行科學化、合理化管理。
2.管理技術運用方面的問題。在當前信息網絡時代，醫(yī)療保險檔案管理完全可以實現電子信息化管理，借助先進的計算機軟件設備，記錄、存儲和提取信息，提高檔案管理的有效性，但由于網絡上充斥著各種檔案管理軟件，給醫(yī)療機構的選擇帶來了難度，加上管理者本身對信息網絡技術的不熟悉，因而在利用這些技術的過程中會出現種種問題，如檔案管理軟件不統(tǒng)一，客觀上復雜化了檔案管理的信息化方式，某些檔案管理軟件并不適用于某些醫(yī)療機構等，不利于信息化技術的管理運用。
3.管理人員配備方面的問題。檔案管理者除了缺乏專業(yè)的管理知識與技術之外，還存在著配備人員不足的問題，尤其在當前醫(yī)療保險檔案管理日趨復雜化狀態(tài)下，面對龐大的參保人員群體及其產生的龐雜的檔案數據與資料，管理人員顯得更加缺乏，某些醫(yī)療機構的管理人員還是其他部門的兼職人員，人手不足，自然不能將檔案管理工作細致化，不能為參保人員提供優(yōu)質的、全面的服務，不能滿足工作的需要。
二、提升醫(yī)療保險檔案管理工作效率的策略分析
1.構建規(guī)范化管理體系。各醫(yī)療機構須根據國家機構成立專門的檔案室，并設置具有專業(yè)檔案管理知識與技術的管理人員，制定具體可行的檔案管理規(guī)范、制度和操作流程，讓管理人員在管理過程中有章可循、有例可援，構建規(guī)范化的檔案管理體系。在具體的檔案管理中，要求工作者把各類文件、資料的收集、處理、歸檔以及存放等工作納入程序化軌道中，切實做好每一項細致的工作。為了明確各自的責任，還應健全機構責任制，將這些規(guī)范和要求具體落實到每一位管理者的工作中，增強他們科學管理檔案、認真工作負責的意識。
2.加強對信息技術的運用。為了進一步提高醫(yī)療保險檔案管理信息化程度，須不斷完善電子檔案管理制度，對參保對象的資料進行數字化管理，對于特殊的檔案工作項目可以編制大型索引目錄，同時需要對電子檔案進行備份保存，以防出現數據的丟失或者遺漏現象，避免出現數據不可復制的嚴重后果。在檔案管理軟件方面，需要專業(yè)的技術人員進行指導好研究，選擇和使用適合于本機構檔案管理的軟件，實行無障礙軟件管理方式，創(chuàng)建電子檔案資料查閱平臺，實現檔案信息資料的共享。
3.加強對管理人員的技術培訓。檔案管理者本身需要掌握現代信息管理技術，才能更好地進行檔案信息化管理。因此，醫(yī)療機構須成立相關部門，專門負責培訓管理人員運用現代信息技術的能力，熟練掌握各項信息工具、計算機設備的運用方式，不斷學習相關檔案管理的法規(guī)制度，和具體操作流程，以適應信息化管理的發(fā)展需求，不斷提高管理者的管理水平。
三、結語
總之，醫(yī)療保險檔案管理的有效方式需要在實踐中不斷探索和完善，但引進先進的管理技術和經驗是必然的趨勢，因而，管理者需要進一步提高檔案信息化管理程度，完善相關規(guī)范與操作流程，提高管理者對檔案管理的規(guī)范化操作程度，促進檔案管理工作效率的提升。
參考文獻：
[1]劉代誠.醫(yī)保檔案管理存在的主要問題及對策[J].企業(yè)改革與管理，2016（3）：215-215.
