辦公室管理

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辦公室管理范文第1篇

隨著人類社會的進步，被稱為"辦公室"的活動空間成為人們工作的處所和謀生的舞臺。為了更高效地完成千頭萬緒的辦公室工作，辦公室管理的重要性越來越不容忽視。

針對不同的單位，不同職能的辦公室應采取不同的管理辦法，但不論什么形式的管理辦法都應基于辦公室――定位準，謀全局，當助手，敢負責，善協調，求實效，強素質，樹形象，建規章，創環境的工作目標制定。

關于具體的操作辦法由于篇幅有限在此不做贅述，一般來講，應該從以下方面加強辦公室的管理：

一是要建立健全規章制度，好的制度是辦公室管理的前提，如沒有好的制度就沒有好的管理成效也將會影響到整個單位的效率.一套好的制度是保證管理工作好壞的重要環節。

二是要建立健全人員分工，合理的人員分工是辦公室有效管理的重要途徑，要明確分工，各司其職，共同面對工作任務。

三是要建立健全激勵機制，良好的激勵機制是提高辦公室管理工作效率的重中之重，辦公室工作是一項煩瑣的工作而且特別注重細節的工作，但又沒有太大的成效，遠遠不如一些有效益的部門，領導往往看不到辦公室的成績，但辦公室又是一個單位重要的部門，它工作的好壞直接影響到單位的其他工作和其他部門工作的開展，不斷對辦公室工作人員進行鼓勵是很有必要的，使他們充滿工作熱情才能將潛力發揮到極限。

參考文獻：

[1] 趙延斌. 對國企辦公室管理的初探[J]. 科技創新導報. 2009（09）.

辦公室管理范文第2篇

在日常生活中，醫院扮演著一個既特殊又重要的角色。雖然醫院不是專門以盈利為目的的機構，但在履行救死扶傷職責和義務的同時又要確保能夠養活自己。雖然不是軍隊，卻有與軍隊一樣嚴格的編制。醫院是否能夠扮演好自己在社會中的角色，科學合理的醫院管理至關重要，而醫院辦公室作為醫院管理中重要的樞紐部門具有以下4大特點。①綜合性。辦公室領導的工作涉及范圍廣泛，既包含政治經濟，又具有實質性的業務工作；在有政務處理的同時還有事務需要解決。因此，醫院辦公室管理工作具有極強的綜合性，這就要求醫院辦公室工作者必須具備良好的綜合能力素質和職業道德素養。②政策性。辦公室要履行協助各級層的領導和院長的重要職責，并貫徹和落實黨和國家的各項政策、方針、路線，因此具有政策性。③服務性。辦公室主要是為本醫院各部門領導及院長服務，不能離開領導而單獨存在。此外，醫院辦公室工作者還要面對整個醫院所有的科室和部門，不僅要為院領導提供優質、有效的服務，更要為奮斗在臨床一線的員工做好服務工作。④被動性。由于辦公室直接受上級領導，主要是為領導提供服務，運轉也是圍繞領導進行的，工作內容比較被動。而醫院辦公室工作應在被動的工作中爭取主動性。例如，對例行的公式性、程序性的工作要提前做好準備。對領導臨時交代的任務或其他非程序性工作，要不斷提高預見性，打有準備的仗。總之，辦公室工作者要時刻做好準備來應對突發狀況。

2醫院辦公室的職能

醫院辦公室的實際工作職能與文秘的工作職能較為相似，工作中要做好醫院各部門之間的協調，例如：要做好醫院人力資源協調、醫院內部各部門各科室之間的溝通協調、對醫院的統籌進行協調規劃等。綜合性極強不僅具有行政職能、管理職能還具有服務職能。醫院辦公室工作人員要依據政府頒發的法令政策與上級部門的指令制定與本院相關的規章制度，同時要安排各部門員工進行全院性的會議并制作好會議計劃及會議記錄、協調醫院內部各部門的工作、負責兄弟醫院與上級機關等外來的接待工作以及向上級部門匯報總結報告等工作。

3醫院辦公室的作用

醫院管理是指管理者通過組織、籌劃、分配等環節的設計，對醫院的人力資源進行優化配置，為確保醫院的迅速發展對醫院內部的各部門工作進行協調規定，力求將醫院的資源配置達到最優化的利用。隨著醫療事業的發展，醫院的數量及規模越來越大，對于醫院的管理難度也相對變得更加復雜，醫院管理工作的難度也相應增加。醫院辦公室作為綜合性的辦公機構，自然在醫院管理中具有十分重要的作用和地位。主要表現在以下5個方面。

3.1信息提供作用

隨著時展，醫療水平也逐漸提高，醫院工作的節奏也明顯加快，對醫院辦公室工作的要求也隨之提升。醫院辦公室應及時掌握與了解醫院的各類信息，如果有些信息處理得不及時，處理方式不到位，就有可能影響到整個醫院的正常運轉。醫院辦公室想要做好信息傳遞工作，就必須明確自己的職能、定位好自己的角色、在工作時踏實積極、勇于創新，確保寶貴的信息資源發揮出其應有的價值和作用。與此同時，辦公室要重視信息的收集和反饋，確保上情下達與下情上達緊密結合起來，以此促進上級主管部門與醫院之間、醫院各科室之間、醫院領導與職工之間進行有效的溝通。

3.2助手作用

由于醫院辦公室工作是領導工作的一部分，要承擔領導工作中需要執行的具體任務，為領導分憂解難，確保領導不陷入繁雜、瑣碎的工作中，而有更多的時間和精力思考和處理重大的問題，所以醫院辦公室承擔著助手的作用。辦公室工作要聽從領導的決策和安排，幫其收集并調查各種相關的信息資料，提前做好準備工作，方便領導有效決策，同時協助領導做好管理和實施等方面的準備工作。

3.3參謀作用

辦公室工作不僅要執行領導的指示并落實其命令，還要為領導出謀劃策。比如：在醫院某一個項目需要落實之前，辦公室工作者要廣泛收集其資料，準備好幾套方案交與領導進行審閱，最終選取出最合適的方案。同時醫院辦公室工作者還應深入到基層關心和了解基層員工的意見和需求，可召集基層員工每月開展一次非正式的交流會議，會上大家可以提出自己的意見和建議。可以對于醫院的某項規章制度進行投訴或者表示自己不滿意的原因等，通過醫院辦公室將這些建議和意見進行歸納總結，反饋到上級部門，同時為其提供相應的改進意見與方案，讓領導批閱，從而有效協調醫院領導與基層員工之間的關系。另外，醫院辦公室在領導即將做出重大決策時，對醫院內外部情況進行實地考察，綜合收集到的各種情況，為領導提供準確有效的信息，保證計劃實施后要及時進行跟蹤記錄，確保發現問題及時調整，項目順利進行。

3.4橋梁作用

醫院辦公室工作其實是依照領導的指示，落實領導的任務工作，比如該院院長接到某一上級部門下達的要求與任務，要求院長將其完成，院長接收到該任務時首先要對其進行規劃，規劃具體工作以后將指示下達到醫院辦公室，辦公室工作人員按照院長下達的指令開展相關工作，工作具體分工后通知醫院的相關人員或者其他部門安排落實。醫院辦公室工作的重要作用之一就是將上級領導的指示具體化，然后對相關的工作進行具體化的安排。另外，醫院辦公室還要收集其他部門的建議或意見，包括醫院其他部門對于醫院整體運作和管理的意見、對于醫院某一項目的意見和意見，也包括患者或者醫院工作者對于醫院的投訴與建議等，醫院辦公室要把這些意見進行收集歸納，反饋給領導，由領導進行決策。

3.5協調作用

醫院辦公室還有一項重大的職能是協調，工作內容包括:協調領導和醫院基層員工之間的關系、協調醫患之間的關系、協調醫院內部各部門之間的關系等，協調工作在醫院的運營及發展中起著至關重要的作用。在接收到領導的工作指示時要合理安排，若安排的不合理，易引起執行部門或者其他部門的不滿，若不同的部門合作的同一項目出現工作摩擦時，醫院辦公室也要積極做好調解協調工作。另外，除了需要協調醫院內部之間的關系，還要協調好醫患之間的關系。有很多醫院因為沒有正確合理地處理醫患之間的關系，受到社會大眾的譴責。因此，醫院辦公室應積極主動收集患者及家屬的意見與建議，在醫院多處設立意見收集箱，患者對于醫院的不滿之處或者對服務態度不好的醫務工作人員都可以進行投訴。醫院辦公室工作者定時將意見箱的意見進行總結歸納，期間存在的問題盡量改進，協調好醫患之間的關系。

4結語

辦公室管理范文第3篇

第一條：適用范圍

本制度適用于公司全體員工并嚴格遵守

第二條：職責部門

行政部負責全面管理和監督公司水、電、暖以及耗材的使用和維護。

第三條：水電使用規定

1.員工均有義務留意辦公設備的用電狀況，不使用時將設備關閉，以避免長時間待機造成的電力損耗。

2.員工應關注辦公電腦的用電狀況，待機時應關閉顯示器，長時間不使用時(如因故外出)應將電腦關閉。下班時應及時關閉電腦，不能使電腦開著過夜。

3.員工離開或下班時應做到隨手關燈，人走燈滅。特別是最后離開公司的員工應仔細巡查，關閉辦公場所、走廊和衛生間電燈。白天室內光線夠用時，盡可能不開燈而使用天然采光。

4.在沒有會議舉行的時候，會議室內的照明、空調和其他用電設施都應關閉，會議結束時應及時將各種用電設備關閉。

5.公司接待室在無人使用的情況下，其室內的照明、空調等應關閉。

6.節約用水，反對浪費，用水后應及時將水龍頭關閉。

第四條：復印機使用規定

1.復印時須本著節約原則，非重要文件應考慮使用二手紙復印或雙面復印。

2.復印完畢務必按“OFF”鍵，使復印機進入待機狀態。

3.除個人證件、畢業證、身份證、學歷證等個人資料需要復印外，禁止復印其他私人資料。嚴禁因私大量復印文件、小說、書籍等非工作性文件。

第五條：空調使用規定

1.空調作為辦公設施，僅于辦公期間使用，不允許在非辦公時間使用空調，辦公人員離開或房間無人的情況下應關閉空調，嚴禁室內無人空調機照常開機。新晨

2.下班后，各空調區域最后一個離開的員工，應自覺關閉各自辦公區域的空調，以杜絕浪費。

3.使用空調，應注意節約，夏天在28℃以上方可開啟空調制冷，制冷溫度設置不應低于25℃;冬天在12℃以下方可開啟空調制熱，制熱溫度設置不應高于30℃。

4.使用空調期間，要將辦公室的門窗關閉，以確保空調的使用效果。

5.落實空調使用管理責任制。單間辦公室以及會議室的空調以誰使用誰負責為原則，公共辦公區域則由行政部負責管理。

6.不得隨意打開空調機殼或拆卸機件，要注意對空調的合理使用和維護，有異常應速報知行政部，由行政部聯系專業人員進行修理。

第六條：衛生清潔管理規定

1.公司員工都有維護衛生環境的權利和義務。

辦公室管理范文第4篇

關鍵詞：高校 辦公室管理 研究綜述

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A

高校具有人才培養、科學研究、服務社會的三大職能，一直承擔著服務國家、造福社會的重大任務。改革開放30多年來，高校引領科技創新，為社會培養了大量人才，為社會主義現代化事業做出了突出貢獻。高校辦公室是學校的綜合協調部門，負責辦理學校黨委和行政的日常工作。其主要職能是：圍繞學校整體部署和中心工作，積極發揮學校領導的參謀助手、學校的信息樞紐、部門的綜合協調、決策的督促檢查等作用，服務領導，服務部門，服務師生，做好管理和服務的各項工作。高校辦公室的管理水平直接影響到學校各項工作的開展、學校各項作用的發揮以及高校的辦學水平等等。因此高校不但要注重教學科研，還需要提升管理水平，尤其是高校辦公室的管理水平。對高校辦公室職能管理進行研究，提高高校辦公室的管理水平，對進一步加強高校人才培養、科學研究、服務社會的職能有重大意義。

一、高校辦公室概念界定

高校辦公室是指高等教育的院校辦公室，包括黨委辦公室和校（院）長辦公室。本文的高校辦公室僅指的是高校黨委辦公室和校（院）長辦公室，不含高校中的二級單位各院（系）辦公室。

當前，在高校教育事業不斷改革與發展的過程中，高校辦公室作為高校里重要的一個管理機構，也面臨著許多新的挑戰，尤其是對辦公室管理人員的素質要求極高。

二、研究綜述

隨著我國高校的改革發展，對高校管理的研究越來越多，尤其是管理學在國內的迅速發展，帶動了對高校辦公室管理的研究。在中國知網CNKI和萬方數據庫檢索關于“高校辦公室管理”進行檢索，2000至今共有150多篇相關文章，其中碩士論文6篇，羅敬黨的《高校校（院）長辦公室管理研究》（鄭州大學，2003），利用組織職能與目標優化組織機構對校（院）長辦公室進行研究。提出理順體制、轉變職能、明確目標；提高辦公室人員素質與技能；提高服務質量和績效；做好評估，實現目標管理等四層面進行改進高校辦公室管理等。陳洪林的《目標管理在高校辦公室中的運用研究》（西南大學，2008），運用目標管理對高校辦公室進行整體研究。具體從高校辦公室目標管理的準備、設定、實施、考評、反饋等5個方面提出辦公室管理操作策略。侯燕的《我國高校辦公室管理問題及對策研究》（曲阜師范大學，2010），對辦公室管理進行了宏觀和微觀層面的研究。分別從辦公室的基本任務、辦公室機制建設、辦公室去行政體制建設等方面進行論述。戴亞軍的《高校辦公室管理存在問題及對策研究》（鄭州大學，2011），運用科學管理理論對高校層面、辦公室層面及辦公室工作人員層面進行分析研究。陳華的《知識管理視角下的我國高等院校辦公室管理研究》（南昌大學，2011），強調在知識管理視角下對高校辦公室管理進行研究，從更新觀念、創新體制、提高人員素質、引進先進技術、構建學習型辦公室、再造辦公室業務流程、重構辦公室組織機構等七個層面對高校辦公室進行管理。馬小渭的《高校辦公室管理中的問題及對策研究》（山東師范大學，2014），著重利用學習型組織和組織結構設計理論對高校辦公室管理進行研究，并從完善制度、完善職能、信息化建設、建立學習型高校辦公室等方面對高校辦公室管理提出對策。

很多學者對辦公室管理做了大量的研究，發表了許多期刊論文，下面試對其研究成果進行梳理。

（一）關于高校辦公室管理機制的研究

傅學麗（2007）闡述了高校辦公室管理科學化指標體系的重要性及重要內容，利用現代管理理論促進高校辦公室管理科學化。鄭薇薇（2007）認為新形勢下要進行辦公室管理創新，首先是進行管理理論創新；其次是管理方式規范化、制度化和程序性，管理過程的自動化和網絡化。郭志軍（2009）以更新管理理念為先導，是新形勢下改善高校現代管理的一個重要突破口。適應新形勢的發展，變革管理理念。講究辦公室管理的績效，促進高校辦公室管理走向科學化、規范化、現代化、人文化。楊春惠（2011）認為高校辦公室接待工作要樹立以人為本的接待工作新理念，推進接待工作的可持續發展，建立統籌兼顧的接待工作新機制。王雙（2013）從目標管理的角度探討高校辦公室管理，認為目標管理在高校辦公室管理中具有一定的可行性與必要性，它代表了高校辦公室管理中一場管理理念與管理方式的變革。吳志發（2014）認為高校辦公室知識管理技能提高創新能力和反應能力，增加人員技術素質，符合新時代信息管理的理念，應建立基于網絡的知識管理平臺，加強辦公室知識管理，提高高校辦公室的效率。

（二）關于高校辦公室人員及人員機構的研究

黃力昕（2006）從組織協調能力、創新能力、公關能力、運用網絡能力等不同方面進行了探討。王旭民（2007）針對高校辦公室主任進行探討，認為高校辦公室主任必須找準自己的位置，具備過硬的思想道德素質和業務能力素質。張敏（2011）提出高校辦公室秘書需要定位好自己的服務者、督辦者、參謀者角色，通過不斷的學習和實踐，提高自身素質，從而更好地擔負起高校辦公室秘書的重任。王俊紅（2012）指出高校辦公室文秘人員要努力提高政治素質、道德素質和能力素質，同時要不斷地學習各種理論知識，要在干中學、學中干，還要把長遠計劃和短期目標相結合，全面提升自己的素養，提升高校辦公室工作水平。徐媛媛（2013）強調提高人員素質，認為高校辦公室工作人員的素質直接影響到學校整體管理水平。在新形勢下要不斷提升人員工作水平，從而保證辦公室管理工作的正常運轉。

（三）關于高校辦公室管理職能的研究

張占武（2014）認為強化服務意識，把辦公室工作分解為服務領導的輔政職能、服務部門的管理協調職能、服務教學等三個方面進行論述，從而提高辦公室管理職能。夏健生（2012）認為高校需要從創造良性競爭機制、良好的工作條件、解決生活中的實際困難、積極落實責任制、推進績效考核等五個方面強化辦公室的管理職能。楊新軍（2013）強調通過高校辦公室人員隊伍的建設、人員政治思想和覺悟、服務意識、工作方式創新來充分發揮辦公室職能。楊明（2014）認為從樹立正確的管理觀念、增強工作的積極性、提高辦公室人員的業務素質與專業水平、健全管理制度、明確工作方向等方面來保障高校辦公室工作的正常有序運轉。

三、結束語

國內針對高校辦公室管理的研究很多，學者們從不同角度提出了很好的建議，但是主要基于某一個理論，或者研究對象局限于某一所高校，或者針對辦公室某一方面的工作。存在研究不夠系統、對實際工作指導性不強等問題。 一是高校辦公室管理研究尚需進一步豐富研究理論。現有高校辦公室管理研究欠缺運用管理理論進行的研究。目前，羅敬黨、陳洪林、王雙運用目標管理管理理論，戴亞軍、傅學麗運用科學管理理論，馬小渭運用學習型組織和組織結構設計理論對高校辦公室管理進行研究。缺少運用流程再造、組織設計與變革、激勵理論等管理前沿的指導理論進行系統的研究。二是高校辦公室管理研究尚需深入系統的研究。從研究深度來看，高校辦公室管理研究居于某一個方面的工作或者人員進行研究的居多，未能系統、全面、深入地對整個高校辦公室管理進行研究。研究范圍狹小，針對本單位研究居多，尚缺乏對某個區域或者多所高校辦公室進行的研究，導致研究結果可借鑒性不強、實用性不高，所以有待對高校辦公室進行系統整體的研究。

總而言之，高校辦公室是管理部門的中樞，是領導的參謀和助手，是溝通黨政的橋梁、聯系群眾的紐帶，是學校各項管理工作的指揮、執行系統。高校辦公室管理水平直接影響到整個學校工作運轉的效率與辦學水平，關系到高校改革與發展的成敗。應結合高校實際情況，運用新現代管理思想和先進管理理論，全面、系統地提出加強辦公室管理的對策，完善高校辦公室各項機制和管理，提高管理效能，促進高校又好又快發展。

參考文獻：

[1] 羅敬黨.高校校（院）長辦公室管理研究[D].鄭州大學，2003（12）.

[2] 陳洪林.目標管理在高校辦公室中的運用研究[D].西南大學，2008（9）.

[3] 侯燕.我國高校辦公室管理問題及對策研究[D].曲阜師范大學，2010（4）.

[4] 戴亞軍.高校辦公室管理存在問題及對策研究[D].鄭州大學，2011（5）.

[5] 陳華.知識管理視角下的我國高等院校辦公室管理研究[D].南昌大學，2011（12）.

[6] 馬小渭. 高校辦公室管理中的問題及對策研究[D].山東師范大學，2014（4）.

[7] 傅學麗.論高校辦公室管理科學化的指標體系[J].科技情報開發與經濟，2007，17（10）：242.

[8] 鄭薇薇.淺論高校辦公室管理的問題與發展[J].赤峰學院學報，2008，2（1）：62- 64.

[9] 郭志軍.創新高校辦公室管理理論的思考[J].漳州師范學院學報，2009（2）：174- 176.

[10]楊春惠.關于構建高校辦公室接待工作新機制的思考[J].泉州師范學院學報，2011，29（1）：101- 102.

[11]黃力昕.新時期高校辦公室人員的素質能力[J].黑龍江高教研究，2006（2）：95.

[12]王旭民.論高校辦公室主任應具備的職業素質[J].河北科技師范學院學報，2007，6（1）：76.

[13]張敏.高校辦公室秘書角色與素質提升對策[J].福建教育學院學報，2011（4）：9- 10.

[14]王俊紅.論新形勢下高校辦公室工作特點與文秘素養的提高[J].經濟研究導刊，2012（1）：315.

[15]徐媛媛.高校辦公室管理影響因素及對策[J].決策與信息，2013（10）：64.

[16]張占武.新時期高校辦公室服務職能[J].辦公室業務，2014（13）.

[17]夏健生.淺談高校辦公室的職能強化與管理創新[J].東方企業文化，2012：271- 272.

辦公室管理范文第5篇

【關鍵司】辦公室；文件；管理；歸檔；研究

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0278（2015）06-010-02

一、文件管理工作的內容

通常來說，對于辦公室文件的歸檔是指各個部門的辦公室的工作人員對于本機關的有保存價值的文件，進行整理以及歸檔處理。所以說，能夠正確的理解并且把握新時代的文件歸檔工作，對于建立比較完善的文件歸檔管理工作的管理機制具有非常重要的作用。

（一）制定文件管理制度

進行文件管理工作，通常會有這兩點，即文件管理人員以及辦公室的領導。文件管理人員主要負責進行文件材料的分類整理，使得文件井井有條。而辦公室的領導是能夠從大局上對部門的文件進行處理，比如說對于管理的制度等方而。

（二）運行文件的管理

文件運行是使得文件材料能夠發揮其作用的重要的途徑。進行文件運行有很多種形式方法，并且這些形式還是具有一定的階段性的。所以說，對于不同階段的文件材料使用不同的管理，這樣可以使得文件歸檔工作更加的完美，并且對于文件的價值的實現有極其重要的作用。

（三）暫存文件的管理

文件運行不是一直進行下去的，而是有一定的時限性的，當文件實現了自身的作用后，就基本上進入了一種暫存的狀態。暫存階段的文件是已經實現自身的作用或者運行告一段落的文件，但這并不是說不會再使用它了，有的正好是相反的，有的文件反而有更高的使用頻率。為了使得暫存的文件能夠非常方便的被查找使用，所以一定要對文件進行科學放置。

（四）銷毀文件的管理

當文件材料進行辦結之后，要對其進行分類。根據文件以后的價值，分為有保存價值的和沒有保存價值的這兩種。對于這兩種類型的文件，有保存價值的繼續保存，但是沒有價值的就不用繼續保存了，而是應該被銷毀。

二、文件的日常管理辦法

想要使得文件平時的查找還有使用非常方便，就一定要做科學、規范的對文件進行管理。

（一）跟蹤管理法

為了在工作的時候，能夠方便快捷的找到文件，要做到能夠熟練清楚的知道所有文件的動向。所以說一定要對文件進行登記。在進行登記的時候，可以使得專門的賬簿，也可以采用實記實銷的辦法。這種方法是對文件在使用的過程所有的落腳點的及時記錄。這樣可以為工作人員帶來很大的便利，能夠更加準確的找到需要的文件。

文件跟蹤單是使用的卡片的形式，并且把同一類型的文件還有跟蹤單放在一起，當文件被銷毀的時候，跟蹤單也同時被銷毀。

（二）定位管理法

把已經被查閱的文件在被送回之后要根據以前已經定好的位置放置起來，這就是定位管理。通常采用的辦法有：根據文件的大小制定合適厚度的盛放文件的盒子，并且在盒子上而進行分類標記上名稱，對于柜子中文件的使用期進行分類，比如說上半年和下半年等，然后再把柜子進行分層，之后按照文件盒子上的名稱排次序，把相應的文件盒放置在適當的位置。

（三）卡片管理法

為了能夠更加方便的進行查找，對于文件的管理可以使用編制卡片的方法。即文件卡片，通過卡片的方式把文件的內容與成分進行展示。這也是目前的一種非常常見的文件查找的方法。

（四）制度管理法

建立健全文件的管理制度，比如說進行借閱，傳遞還有歸檔等方而的制度要不斷的完善，這樣能夠使得文件丟失等問題避免出現。通常對于文件的管理制度有這些內容：

1.建立文件借閱簿。通過對于已經借出的文件文件進行分類，然后準確的在借閱簿上進行登記，這樣能夠準確的及時的知曉文件的去向。

2.借閱文件要注意以下幾點：

（1）仔細。所有人在借閱文件或者是資料的時候，統一在借閱簿上進行記錄，辦理簽字手續。

（2）嚴謹。對于借閱的期限要進行控制，還有就是“密級”文件不是任何人都能夠借閱的，可以向領導進行請示，領導同意才能夠借出，并且在進行手續辦理的時候，一些必要的注意事項一定要注意說清楚。

（3）清查。對于保存的文件一定要及時的進行整理，可以每周或者每月進行清查核對，如果出現問題就要要立刻上報，使得問題被及時的解決。

三、文件的存放

進行文件存放，就是對不同的文件的保存還有放置。進行文件的存放時，放置的房間應該選擇一些合適的設備，這些設備要堅固，適合文件的存放。地點的挑選上，通常是單獨選擇一室，門窗都要安全，所以說最好要安裝上防護欄桿，房門最好有鐵皮。放置文件的工具有文件夾還有檔案盒。現在很多的辦公室都不約而同的安置了鐵皮柜等進行文件的安放，千萬不能夠散放，一定要用合適的裝具，并且還有最重要的一點就是，在文件都存放好了之后，一定要做好標記，不然非常不易查找。

四、文件管理工作流程

（1）將欲立卷文件材料全部擺開

進行文件材料立卷是文件歸檔處理的第一步，簡單說就是把部門去年的文件材料等需要保存立卷的部分，擺放在在一個大的工作案上。有一點要十分的注意，那就是一定要全而，不能夠出現遺漏文件的情況，不然整理出來的檔案是不齊全的，在事后還需要再次的補充，會非常的麻煩。當擺放好了之后，需要對這些文件材料進行核對，即與去年的立卷哦類目等相互比較，看是否一致，有沒有缺少的部分，如果有就要及時的找出來，補充完整。

（2）調整文件材料類別

在對文件進行了立卷分類之后，還要進一步的處理，畢竟一年的文件內容不可能在進行了一年的運轉之后還是與年初進行預測的完全相同，所以說，在對文件進行一次調整是非常有用的。

（3）對應立卷文件材料進行組卷

這一環節可以說是非常關鍵，同時這個環節也是非常的復雜。因為在進行這個環節的時候，不僅需要對文件材料的不相同的地方進行考慮，還要注意到文件本身的原有價值。所以說在進行組卷工作的時候，一定要非常的認真仔細，組卷的結果怎么樣，會直接關系到案卷的質量的。

（4）修補文件材料和拆除金屬物

在進行裝訂的時候，如果裝訂線的外而還有字跡的話，要進行一下處理，比如說進行加邊或者修補等等，總之，不能夠放任不管；還有就是有一些表格，因為比較大，所以要合理的進行折疊，使得文件整齊，從而延長它的使用時間。還有就是文件上原有的訂書釘等金屬的東西要清理干凈，因為時間過長的話會對文件進行腐蝕，使得文件的壽命縮短。還有一種就是不整潔，非常皺的文件，應該展開并且弄平整，然后在放置。