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      電子文件管理

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      電子文件管理

      電子文件管理范文第1篇

      電子文件的分類與甄別 在信息社會之中,電子文件是信息記錄的主要形式。網絡之中的電子文件數量十分巨大,需 要人們加以科學地管理,才能便于人們的利用。

       那么,我們首先應當解決電子文件的分類問題。電子文件由于與紙質文件形態的不同,其分類原則與方法也應當有所區別。

       在一臺沒有聯網的幾個部門共用的計算機之中,我們可以按照不同部門或時間先后順序對機內文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區別,或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區別。而內部網絡中的計算機文件,就應當按行業、地區或系統相區別,然后再給予每 個文件的制發單位一個獨立的數碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協調,也可參 照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

       企業內的電子文件分類,也可參照國家檔案局制訂的《工業企業檔案分類試行規則》劃分,把企業中的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類,然后 借鑒檔案分類號細分電子文件類別。

       電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分類,才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索,基本上也是模擬人工檢索,只不過是信息處理速度遠 遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是,如果機內文件雜亂無章,文件名稱不規范,同樣 會制約機檢速度。查找網上文件,更不可以盲目檢索,而必須知道所查找文件的網址、系統 、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則,如同大海撈針。另一方面,電子文 件也需要保密或限制利用。企業經營決策、長遠規劃、技術專利、客戶管理文件、基本數據等不少信息屬于企業內部機密,有些內容不允許部人員知悉,有些可有償利用。對于這一部 分文件,一般的用密鑰加以控制。隨著網上竊密技術的不斷完善,進入網絡中的任何文件都 再難以做到絕對保密。所以,對于企業的核心機密,應當采用更加穩妥的保密手段。

       電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關鍵是區別電子文件真偽、區別電子文件的原件與復制件。電子文件進入網絡運行后,其復制是極為便利的,同時,也不能 排除別有用心者對客戶文件或檔案進行篡改,這樣的行為可能嚴重損害某些網上客戶的信譽 或經濟權益,甚至引起法律糾紛。這樣,我們就必須認真考慮電子文件的真偽識別問題。筆 者認為,電子文件制發單位可在機內輸入隱形條碼,使之與偽造或復制件相區別。當網上用 戶使用任何一份文件時,他只知道該文件內容,而無法知道該文件條碼。同樣,只有具備隱形條碼的電子文件才是原件,才能作為憑證或依據使用。

       電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前,要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定,主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中,只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的, 才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內刪除。

       電子文件的鑒定,也存在著區別真偽問題。檔案部門所保管的電子檔案,應當是電子文件的原件或真實的電子文件;否則,電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復制件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔,以保持該電子文件的原始性,以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ,以維護電子文件的權威性,并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人,使之與原件相區別。此外,還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完 整性、文件辦理過程的完整性等等。

      電子文件管理范文第2篇

      國際上有關電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度,據筆者不完全統計,世界主要國家、地區和相關機構的代表性研究項目的主要內容如下頁表所示。

      這些電子文件項目研究周期長、涉及問題多、參與機構廣,形成的研究報告、相關標準、工作手冊往往多達數十頁乃至百余頁,在理論與實踐方面取得了可喜的進展,在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術、管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗。其中最值得關注的項目包括:國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰略及元數據標準(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護國際研究項目(InterPARES)以及ISO關于文件管理的相關標準等。經過分析,可以看出國際電子文件管理的研究熱點及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面:

      一、電子文件管理的頂層設計——國家戰略的提出

      西方發達國家在多年電子文件管理實踐和理論研究的基礎上,不約而同地提出了電子文件管理國家戰略問題,認為戰略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰略角度影響電子文件管理實踐”;加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數字信息戰略”;2005年美國的ERA項目負責人在向國家數字戰略咨詢部匯報時,指出該項目正是基于“要為聯邦機構的電子文件管理提供政策、戰略、指導和工具”;澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責任的重要內容,納入國家電子政務建設之中,并開展了電子文件管理戰略研究項目。由此可見,國際電子文件管理研究發生了戰略轉型,開始由機構層面向國家層面轉變。以頂層設計帶動整體規劃,以國家戰略帶動全面發展,將是今后電子文件管理的趨勢。

      2006年5月中國人民大學的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實施我國電子文件管理國家戰略”,標志著我國的電子文件管理走上了頂層設計、全面規劃和集中控制的軌道。2006年9月,國信辦推廣應用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰略時說:“十一五是一個信息化發展的轉折點,我們國家的信息化已經從戰術轉為戰略。”可見“電子文件管理國家戰略”的提出與我國信息化戰略轉型也是完全一致的。實施電子文件管理國家戰略就是從國家層面進行統籌規劃和集中管理,從方針政策、體制、管理制度體系、項目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰略的基本框架,從根本上提高國家對電子文件信息資源的實際控制力和對電子文件管理的調控能力,從而確保這部分國家信息資源的現實安全和長久真實。電子文件管理國家戰略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌,對于避免現行分散管理狀態下潛在的風險,從根本上控制各機構(地區)電子文件管理低水平重復現象,大幅提高研發效益有著重要意義。

      二、電子文件管理理念——集成管理

      多年來,在國際電子文件管理理論與實踐的不斷探索過程中,檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達成了共識:信息時代電子文件的最優化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術委員會(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會中,來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標準(ISO15489)的修訂草案時,特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機構職能及業務流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上,一種融合電子文檔管理、內容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法,集成的文檔管理解決方案嶄露頭角,勢不可擋??梢姟凹晒芾怼敝饾u成為電子文件管理的最新理念。

      “集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續體之中的全程管理。它要求利用文件連續體模式設計電子文件管理系統,采用“從文件形成(包括形成前,文件管理系統的設計)到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”,實現一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項目中已不斷得到肯定,正如InterPARES項目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言:“隨著InterPARES研究的深入,將繼續證明這樣一種觀點:不采取全程管理的眼光,就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念,要求對電子文件管理系統的設計進行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機構的主要職能及業務工作流程,對流程中各個節點產生的電子文件的情況有預期把握,能從保證文件的真實性、完整性、可用性等角度干預電子文件管理系統設計,從而成為“文件保管政策的制定者、標準的制定者、文件保管系統和執行政策的設計者”②。同時,集成化管理還強調了資源的整合,它要求在電子文件管理全過程中,綜合應用各種不同的方法、手段和工具,將各方資源和優勢結合起來,實現優勢互補,效用共享,最大限度地放大系統功能,提高電子文件管理系統的整體功效?!凹晒芾怼币殉蔀閲H電子文件最優化管理的理念,也將是我國電子文件管理的必然選擇。

      三、電子文件保管模式——集中管理

      針對電子文件的保管模式,國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項目研究中,各國的認識逐步趨于一致,集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。

      集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學提出的方案,這一方案的代表人物是InterPARES項目的負責人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認為電子文件的保管與紙質文件相似,也需要經過兩個階段:一是文件生成機構使用文件,并通過一些方法來保護電子文件的真實性與可靠性;二是文件生成者將失去現行價值的文件移交檔案館,由檔案館集中整理、編目和長期保管。

      美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案,并已付諸實施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項目(ERA)。這項由美國國家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經過6年前期基礎研究、耗資3億美元、并將進行為期6年的系統研發的大型項目,旨在“建立一個未來的檔案館”,以“保存聯邦政府任何部門產生的任何形式的電子文件并提供利用”③,還將對各州政府電子文件的管理產生全面的示范效應。此外,英國國家檔案館以電子文件從形成機構生成到通過網絡接收進館的全程無縫管理為目標,牽頭制定了《基于互聯網的無縫連接數字檔案在線服務計劃》,以促進全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產生的電子文件。可見,以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務網絡的集中保管模式,已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中,國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機構,在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位,在協調全國電子文件管理系統的互聯互通方面發揮著核心和樞紐的作用。如何充分發揮我國集中制管理的優勢,注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用,實現國家電子文件信息資源的集中管理和利用,是值得我們思考的問題。

      四、保證電子文件證據價值的關鍵——管理系統的功能需求

      電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統管理方法,軟件功能是否科學、完善,直接關系到電子文件的真實性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項目顯示:規范電子文件管理系統的功能需求,將成為保證電子文件證據價值的關鍵。為此很多國家和地區制定并大力推行電子文件管理系統的功能需求標準。

      2006年4月15日國際標準化組織正式的《信息和文獻——描述文件管理需求標準指南》(ISO22310:2005),是應用于開發文件管理需求的任何機構組織的最高層次標準,以滿足一致性和互操作性需求。此外,最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》(MoReq,將于2007年推出新版),詳細規定了電子文件管理的需求及管理元數據,具有鮮明的通用性、開放性和豐富性,被稱作第一部ED/RMS(電子文檔/文件管理系統)需求報告。之后,“國際信息和影像管理聯合會”(AIIM)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統功能需求”項目,更加全面而透徹地分析了集成系統的功能需求;美國于2002年出臺了適用于國防系統或政府機構的《電子文件管理應用軟件設計評價需求報告》(DOD5015.2-STD,2007年正在修訂);英國頒布了《電子文件管理系統功能需求》;澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規范指南》……這些管理系統功能需求規范在一定范圍內得到了有效的應用,在國際上具有廣泛的影響。

      制定并電子文件管理系統的功能需求規范,是解決電子文件證據作用的關鍵所在,也是確保各類電子文件管理系統的性能和質量的有效舉措。為避免低水平重復研發現象,我國也應當盡快出臺我國的電子文件管理系統功能需求規范,尤其是適用于國家機關的系統功能通用需求規范,并通過對電子文件管理系統的質量認證、推介示范產品等措施推動實施,為電子文件管理軟件供應商制定規則,為機關文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標準,從而保證文件在生命周期各個階段的真實性。

      五、電子文件管理走向——國際化與標準化

      分析電子文件管理幾十年來的研究之路,可以發現早期研究項目主要是某一類機構從自身需求出發研究電子文件管理的相關問題,得出的結論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來,越來越多的國家意識到了這一問題,開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統一標準和理論依托,使電子文件管理不斷地走向國際化與標準化。

      電子文件管理范文第3篇

      [關鍵詞]電子文件;文件管理;現代化

      [中圖分類號]G270 [文獻標識碼]A [文章編號]2095-3712(2014)13-0090-03[基金項目]陜西省教育科學“十二五”規劃課題“高校電子政務系統文件管理風險的防范與對策研究”(SGH13253)。

      [作者簡介]韓卓泉(1972―),女,陜西彬縣人,碩士,寶雞文理學院體育系教師,研究方向:檔案管理。

      在傳統文件管理的過程中,文件的生成、歸檔和最終處置三個環節將文件生命周期清晰地劃分為現行期、半現行期和非現行期,通過生成、采集、整理、鑒定、歸檔、移交或銷毀等相對獨立的管理環節完成文件管理。傳統的檔案管理思想與方法有許多可以為電子檔案管理所借鑒,但電子檔案管理不能完全模仿傳統文件的管理,否則將造成無可挽回的損失。電子文件的特點使得其整個生命周期的全程管理與一體化管理更應得到重視。電子文件的現代化管理主要包括以下幾個方面:

      一、電子文件生成階段的管理

      電子文件的生成是指電子文件產生的過程,它是電子文件生命周期的開始。一般說來,電子文件來源于兩個方面:一是職能部門自身創建的;二是從工作網絡上采集的。無論文件以哪種方式產生,一旦產生后,為了固定下來并區別于其他文件,都需要對其命名。電子文件的命名與傳統文件的命名有相同處,也有不同點。電子文件的命名應注意以下問題:第一,唯一性原則。電子文件命名在整個系統中應具有唯一性。這個原則保證了文件檢索的高效和準確,同時可避免在存儲過程中,后來存儲的文件取代前期存儲的同名文件以造成文件失的情況。第二,概括性原則。該文件名應能高度概括被保存文件的主要內容,即將文件的關鍵內容納入文件名中,便于管理者從文件名可知曉文件的大概內容。第三,關聯性原則。若該文件具有不同版本,則通過該文件名應能辨析不同版本間的聯系。第四,規范性原則。若文件名需要用縮寫表示,應采用約定俗成的通行縮寫形式。另外,對文件、文件夾命名時應考慮以下三個問題:一是唯一性,即某一個文件夾的名稱應是該系統中唯一的;二是主題性,即該文件夾名應簡潔、明了地揭示該文件夾內文件的主題,便于文件的分類整理;三是關聯性,即當某份文件需要同時保存在不同的文件夾內時,為了便于揭示主題的關聯性,應對該文件進行標示或鏈接。

      二、電子文件的采集

      電子文件的采集應當由形成(制作)者或承辦者按照歸檔要求進行。因為只有文件形成(制作)者或承辦者才最清楚電子文件的內容、價值及與其他文件之間的關系,由他們采集,能保證電子文件的歸檔質量。電子文件的數據類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、聲音文件、影像文件、多媒體文件、數據文件、計算機程序文件等,這些不同數據類型的文件給文件的完整采集增加了難度。電子文件采集的范圍除考慮文件的自身價值外,還應考慮到以下因素,以保證被采集文件的完整性:第一,電子文件采集的內容應與內容信息一樣,作為文件一個不可或缺的部分一并保存。任何只有內容信息而不具備背景信息的電子文件都是不完整的,缺乏憑證性和理論研究意義。第二,精確定位系統內文件的被保存位置,并支持文檔管理系統的各種管理功能。合理采集、維護并利用元數據,是確保信息完整、真實、可靠和長期可讀的有效措施。因此,在電子文件采集之初就要進行元數據添加工作,將電子文件的背景信息、結構信息植入到元數據中去,最大限度地保證文件的證據力。

      三、電子文件的鑒定

      電子文件的鑒定,是指鑒別電子文件的價值、確定其保管期限的過程。鑒定工作應由文件形成部門與檔案部門合作完成。傳統文件的鑒定工作集中在內容鑒定上,即通過非現行文件的內容信息來識別文件的證據價值或信息價值,確定文件是否需要長期、永久地保留。電子文件的內容鑒定,可以借鑒紙質文件鑒定的原則、標準與方法;傳統的文件保存期限表對文件保存期限的規定,同樣適用于電子文件。技術鑒定是指對電子文件的各方面技術狀況進行全面檢查,包括對信息的真實性、完整性與可讀性的認定和對文件載體性能的檢測。電子文件的技術鑒定應考慮以下幾個方面:第一,真實性。真實性鑒定可從對電子文件的版本的鑒別入手。非正式版本的文件不具有法定的證據價值。電子文件的版本不像紙質文件的稿本那樣易于識別,可以借助計算機記錄下來的相關元數據(如生成日期、責任人等)進行比較和鑒別。第二,完整性。完整性鑒定主要從文件的相關性分析入手,注意審查數據庫中數據與欄目是否吻合、結構是否正確。第三,檢查程序文件的收集情況。如果一些特殊的計算機程序文件沒有收集進文檔管理系統,就會造成相關電子文件的無法讀取。

      四、電子文件的保管期限

      確定電子文件保管期限的工作,需要檔案部門與文件管理部門協調進行,由檔案部門制定詳細準確的電子文件保管期限標準,由文件管理部門根據實際情況執行。這是文檔一體化管理策略的重要體現。雖然機構內其他工作人員有義務在文件運轉和使用過程中對其價值進行評議,但只有文檔管理人員才最有資格確定電子文件的保管期限。文檔管理人員有責任將一系列既定的保管期限表存入系統,并依此定義系統的鑒定模塊。在文件的整個生命周期中,文件管理員也可以根據需要變更文件的保管期限。文件保管期限不應當是永久恒定的,文檔管理人員應根據文件自身的變化、利用率的改變、特殊事件的反應,對文件保存期限做出適當的調整與修正。在文檔管理系統中,任何文件都應能夠利用保存期限表進行鑒定。系統必須具有文件鑒定的自動提示功能,文件初次被打開(或關閉)時,系統應當提示工作人員根據文件保存期限表對文件的價值進行鑒定。系統還必須具有自動追蹤每份文件的保管過程的能力,一旦期限截止就開始執行最終處置程序。對于特定的文件,如重要文件或保密文件等,文檔管理系統可設置提示和警告,允許在執行最終處置程序之前,啟動特殊的處理程序,由管理者或文件管理員對文件再次鑒別。

      五、電子文件的歸檔

      電子文件盡管有許多不同于紙質文件的地方,但在歸檔原則上有許多方面是一致的,應堅持由形成電子文件的機構向檔案部門歸檔。同時,應貫徹優化精練的歸檔原則,對歸檔的電子文件進行鑒別、選擇和去粗存精,避免在經濟上和管理上給檔案部門帶來不必要的負擔。電子文件的歸檔方式通常有兩種,即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指檔案部門不接收實體電子文件,僅在計算機網絡上接收歸檔的電子文件目錄,并通過網絡對歸檔的電子文件進行遠程管理。邏輯歸檔方式不改變歸檔的電子文件的存儲位置和存儲方式,使之不脫離原機構的文檔管理系統,始終保存在生成環境的系統中。這種管理方式既有利于電子文件的完整與真實,又可保持電子文件的長期可讀,也方便電子文件生成機構對檔案信息頻繁的查考利用。電子文件經邏輯歸檔后,其所有權發生了變化,不再僅屬于原機構,檔案部門有權對歸檔的電子文件實行在線管理、信息加工與公共服務。物理歸檔是指移交時將電子檔案實體從原機構的文檔管理系統中轉移至檔案部門的檔案管理系統中。至于是否要刪除本機構系統內已移交的電子文件,可視各機構具體情況和文件價值而定,檔案部門一般不作強行規定。物理歸檔方式與傳統檔案管理模式類似,有章可循,操作性較強,有利于檔案部門對歸檔電子文件的直接管理,避免因機構管理不善引起的信息流失,同時也減輕了電子文件形成機構的文件管理負擔。物理歸檔主要有兩種方法:一是脫機移交,二是在線移交。脫機移交是指電子文件形成機構按歸檔要求將電子文件進行脫機處理,存儲到脫機數字媒體(如磁帶、磁盤、光盤)上,再向檔案部門移交。在線移交方式充分利用了網絡傳輸便捷的優勢,還可以采取相應的安全措施,確保數據完整。同時,由檔案部門進行電子文件實體化工作,有利于統一歸檔文件的格式,便于電子檔案實體的管理。

      六、電子文件的最終處置

      對電子文件的最終處置一般包括三種:銷毀;在本機構文檔管理系統內長期保存;向檔案部門移交。后兩種處置方式中,經過鑒定后被保存下來的電子文件,可稱為電子檔案。電子文件的銷毀,是指通過刪除文件、格式化或破壞載體等方式,使文件不可能再以電子方式重建,其內容無法恢復與還原。不再具備保存價值的電子文件,在經過鑒定確認其已失去現行效用后,應當及時銷毀。銷毀工作的執行必須慎重仔細,以電子文件保管期限表為基本依據,并執行嚴格的審批程序。在文檔管理系統中,應通過保留相關元數據的方式記錄文件的銷毀情況,生成銷毀報告。文檔管理人員應當注意,將一份文件從磁盤上刪除并不等于銷毀文件。除非存儲載體被完全重新格式化,或者新產生的文件占據了原磁盤空間,并達到一定時限,否則無法保證該文件確實不可再建。有時即使文件已被刪除,也仍可利用軟件工具直接讀取磁盤驅動器,通過某些方式使該文件重新恢復。因而,對于敏感性文件,要通過對其物理載體的破壞來確保文件被銷毀。當文件存在多份拷貝時,文件管理員要注意同時銷毀這些拷貝。在文檔管理系統中,一份文件可以通過超鏈接的方式被多個文件夾同時收錄在內。當文件需要被銷毀的時候,應特別重視對各個鏈接的檢測,看該文件在其他文件夾中是否仍有保留。

      總之,電子文件的出現,是社會政治、經濟和文化發展的客觀要求,也是人類文明發展的必然結果。同時,檔案事業的存在和發展有其特定的政治、經濟和文化生態環境,為電子文件的產生和發展提供了必要的條件。隨著計算機輔助設計的廣泛應用,電子文件逐漸步入社會的各個領域。在信息網絡化迅速發展的推動下,電子文件已經成為信息化社會中不可或缺的管理和保存社會記憶的工具。

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      電子文件管理范文第4篇

      一、電子文件的特點

      電子文件主要有四大特點。一是信息的非人工識讀性及系統依賴性,通過特定的讀取設備和程序解碼后才能識讀; 二是信息與載體的可分離性,可以在不同的載體上同時存在或相互轉化,一份電子文件的全文和目錄信息可分散存儲;三是信息的流動性與不穩定性,流動性體現為電子文件保存位置的多樣性和利用服務的透明性。不穩定性表現為電子文件容易被修改、丟失或毀壞;四是信息存取的不可靠性,由于電子文件載體壽命的有限以及計算機技術淘汰,電子文件數字信息難以維持長久可靠的存取。

      電子文件在形成和辦理過程中,應當具備國家法律規定的原件形式,并符合下列要求:能夠有效地表現所載內容并可供調查取用;能夠保證電子文件及其元數據自形成起完整無缺、來源可靠,未被非法更改;在信息交換、存儲、顯示過程中發生的形式變化不影響電子文件內容真實、完整;電子文件的原件形式應符合國家有關保密規定。對電子文件生成環境及格式的要求是:根據電子文件的類型和特點,注明文件格式、軟硬件環境、相關數據及參數;電子文件應當采用符合國家標準的文件存儲格式,確保能夠長期有效讀取。

      二、電子文件管理

      一般意義上說,電子文件管理泛指電子文件形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的全過程。加強電子文件管理,真正實現網上辦公,必須滿足以下要求:無紙化辦公是產生電子文件的首要前提,具有法律效力是電子文件管理的核心,身份認證、密鑰、電子印章是電子文件管理的必備條件。按照這一要求,各部門單位要按照職責進行分工:文秘和業務部門負責文件的日常處理;檔案部門負責電子文件歸檔、管理;信息化部門負責為電子文件提供信息化支持;保密部門負責電子文件的保密監督管理。

      第一,電子文件管理應遵循的基本原則。電子文件管理應遵循的基本原則有:統一管理,對電子文件管理工作實行統籌規劃,統一管理制度,對具有保存價值的電子文件實行集中管理;全程管理,對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理,確保電子文件始終處于受控狀態;規范標準,制定統一標準和規范,對電子文件實行規范化管理;便于利用,發揮電子文件高效、便捷的優勢,對有價值的電子文件提供分層次、分類別共享應用;安全保密,按照國家有關法律法規和規范標準的要求,采取有效技術手段和管理措施,確保電子文件信息安全。

      第二,電子文件管理發展階段。電子文件管理大體經歷了三個階段:第一是個體化管理階段,這時的管理及維護側重于單機;第二是網絡化管理階段,這時的管理及維護側重于網絡和服務器;第三個是無紙化管理階段,這時的管理及維護是全范圍的真正意義上的電子化智能化自動化。這三個階段不是截然分開的,三個發展階段由低到高,技術要求和管理方法依次復雜,發展階段具有演進性、復雜性、共存性。

      第三,電子文件管理的主要方法。電子文件網絡化管理階段應采用的方法:電子文件的起草、簽批、傳遞、歸檔、利用都在網上進行,由計算機處理的業務也由當初的文件打印、數據計算發展到網上的文件交換、信息傳遞和資源共享。建立文檔一體化管理模式。文書、檔案、網絡服務部門應對電子文件從始至終共同參與;做好辦公自動化系統軟件的開發工作;重點做好背景信息和元數據的收集整理。

      電子文件無紙化管理階段應采用的方法有:電子文件相關數據一體化;電子文件管理系統集成化。通過電子文件的使用管理系統高度集成化而成的平臺,以集成體、互動式實現電子文件管理;電子文件運轉和服務綜合化。為用戶提供一個統一的信息服務入口,通過具有交互功能的集成化、綜合化公共服務平臺,實現信息的開發、檢索、定位和利用。這一時期,電子文件管理將主要圍繞各類數據的一體化、管理系統的集成化、運轉服務的綜合化來開展。

      三、電子文件管理面臨的一些問題

      任何新生事物的產生必然伴隨著困擾它的問題存在,而對這些問題的研究解決恰恰是事物進步和發展的體現。電子文件與傳統紙質文件具有相同的功效,于是作為文件的存在和使用,電子文件的真實性、完整性和有效性問題迎面而來,這是作為各項管理和信息傳遞的基本要求,這些問題如不能解決,必然直接影響電子文件被作為文件的廣泛使用。在此基礎上,電子文件作為各項活動記錄保存社會記憶,電子文件的安全性問題和長期有效保存問題是不容忽視的重要問題。因此,尋求對存在實際問題的解決思路和方法,是消除電子文件管理隱患的有效途徑。

      目前我國電子文件管理存在一些突出問題:電子文件缺乏專人負責管理;缺乏規范化、標準化管理,一個地區乃至全國范圍內統一的管理模式尚未建立;組織體系不明,導致各部門職責不清;電子文件的法規、制度與標準還不完善;電子文件管理面臨內容安全及技術保障與專門人才問題。

      由此帶來了一些危害如管理不到位,危害國家對信息資源的控制能力;流失嚴重,危及國家歷史和民族記憶的延續;證據效力無法保障,損害各項工作的合法性;安全問題堪憂,威脅國家安全與利益。

      四、電子文檔泄密的途徑及解決措施

      第一,電子文檔泄密的途徑。內部員工越權訪問、私自拷貝企業敏感文檔資料,MSN、QQ、EMAIL、藍牙、無線網絡的廣泛應用使企業失、泄密更加容易,企業核心人員離職前復制所有技術或其他重要文檔資料,黑客攻擊、截取屏幕、鍵盤記錄、屏幕取詞等惡意攻擊充斥網絡,筆記本電腦、硬盤、移動存儲介質失竊后造成文檔擴散。

      第二,傳統解決方案的弊端。

      部署防火墻或專網。防火墻或專網可以防止外部人員非法訪問,但不能防止內部人員有意或無意地通過郵件或者移動存儲設備將敏感文件泄露。

      給文檔設置了訪問口令??诹畈⒉荒軓母旧辖鉀Q問題:先口令可以隨著文檔一起傳播;

      其次即使設置了口令只能簡單的區分用戶是否可以訪問該文檔,而不能限制用戶對該文檔的操作權限(如復制、另存和打印等操作)。

      安裝內網安全管理系統封住電腦USB接口、拆掉光驅、軟驅、內網與外網斷開、不允許上互連網絡。文檔的原始作者泄密;文檔在二次傳播的過程中失、泄密。

      電子文件管理范文第5篇

      做好電子文件管理工作是國家和社會信息化發展,特別是電子政務快速推進的客觀要求?!笆濉币詠?,隨著國家電子政務重點項目金字工程的逐步實施,我國電子政務發展非常迅速。而電子政務的正常運行和發揮政務效能,主要是通過電子文件的制訂、、貫徹來實現的,電子文件管理工作的好壞對電子政務的績效影響巨大。

      做好電子文件管理工作是文檔一體化管理的必然要求。檔案是重要文件的歸宿。信息化條件下,電子文件和電子檔案管理的一體化是必然趨勢和客觀要求。從保證歸檔后電子文件真實、完整和長期可讀等要求出發,檔案部門必須提前介入電子文件的管理,做好電子文件管理工作是做好電子檔案管理工作,從而保證電子檔案真實性、完整性和長期可讀性的前提和基礎。

      做好電子文件管理工作是國內外檔案部門多年研究探索和不斷實踐形成的共識。近十年來,電子文件管理問題一直是國際國內檔案部門關注和研究的熱點和難點。隨著天津、上海、江蘇、安徽、山東、廣東等省市檔案部門電子文件中心項目的立項和開通運行,以及發達國家如美國、英國、加拿大、澳大利亞等檔案部門一些電子文件項目的實施,檔案部門做好電子文件管理工作已經成為檔案行業的普遍共識和共同行動。

      做好電子文件管理工作關系到檔案事業發展的未來。人類社會進入21世紀以來,信息化已經成為全球不可阻擋的潮流,我國正在進入信息社會,信息化條件下形成檔案的主體是由電子文件歸檔后形成的電子檔案。電子文件辦理完畢,歸檔移交給檔案部門后,在文件形成部門仍然存在,無論是內容和形式,都與檔案部門保存的電子檔案完全相同,這勢必造成將來各單位和社會利用檔案可能不通過檔案館,而直接從各單位文件形成部門或信息中心獲取。因此,如果檔案部門不介入電子文件管理工作,檔案部門在信息社會中將面臨邊緣化的處境,各級國家綜合檔案館就可能成為一個個保存歷史檔案的檔案館。

      當前,做好電子文件管理工作需要把握以下四個重點:

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