文書檔案管理細則
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文書檔案管理細則范文第1篇
（一）重視程度不足。首先，當前一些單位中，對于文書檔案的重要性缺乏系統(tǒng)的認識。一些單位認為文書檔案管理就是簡單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對應的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎設施配置方面也得不到應有的重視。其次，在專業(yè)技能訓練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時補缺，入職前缺乏不要的專業(yè)技能訓練，入職后也沒有進行過有效地繼續(xù)教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經費進行人員培訓，客觀上導致很多工作人員對文書檔案的管理一知半解，認為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設備，導致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴重阻礙了文書檔案的應用。
（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現(xiàn)在兩個方面，一是人員數(shù)量不足，不少單位未能給文書檔案管理部門配置足夠的工作人員，現(xiàn)有工作人員也多是兼職的形式負責文書檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書兼職文書檔案管理，由于秘書本身需要負責單位的草擬文、傳發(fā)文，本職工作已經較為繁重，對于文件檔案管理自然缺乏主動性和積極性。二是人員素質不高。很多單位并未引進具有專業(yè)背景的文書檔案管理人員，現(xiàn)有的管理員多是從其他崗位調崗而來的，甚至有些單位講文書檔案管理部門作為“預備退休部門”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書檔案管理部門之中任職，這些人員素質參差不齊，對檔案管理缺乏系統(tǒng)的了解和認識，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯置文書檔案的事件頻發(fā)。
（三）文書工作和檔案工作間協(xié)作不足。文書管理與檔案管理應當是一個系統(tǒng)性的管理，二者之間關系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來，才能真正發(fā)揮文書檔案在企事業(yè)單位管理中的作用。但在現(xiàn)實工作中，很多單位重視日常文書管理，卻忽視了檔案管理，對于文書檔案管理也多是不同部門分塊操作，未能形成一個統(tǒng)一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設，客觀上拉大了文書管理和檔案管理工作之間的差距。
二、加強和改進文書檔案管理的有效對策
（一）提高對文書檔案管理的重視程度。加強重視是提高文書檔案管理工作的前提。具體來說，應當從兩個方面加強重視。首先，單位的主要領導應當給予文書檔案管理工作應有的重視，為文書檔案管理部門配置必需的人員、設備、經費，確保文書檔案管理部門的正常運轉。將文書檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來。其次，作為文書檔案管理部門的工作人員，應當認識到自身工作崗位對于單位發(fā)展、運行的重要意義，更不能主動將自己“降格”為“后勤部門”，無論是單位的各種活動還是各類規(guī)章制度，文書檔案管理部門都應當積極主動的參與，嚴格有效的落實，
（二）提高文書檔案管理人員的整體素質。企事業(yè)單位的文書檔案管理工作有一套詳盡的規(guī)章制度和科學的評價體系，因而在人員配置方面，也應以規(guī)章制度和評價體系為配置標準，不斷提升文書檔案管理人員的整體素質。首先，應當聘用一些具有專業(yè)教育背景的文書檔案管理人才為專職工作人員，處理單位的文書檔案尤其是一些較為重要的文書檔案。二是重視文書檔案管理部門人員的入職培訓和在職教育工作。新入職文書檔案管理部門的人員必須接受入職培訓，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責和日常任務，使其對自
身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹立主動學習新知識、新業(yè)務的意識和理念。尤其是信息化背景下做好文書檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。
（三）做好文書管理和檔案管理的對接。文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應當以文書為切入點，在工作細節(jié)上不斷規(guī)范文件管理。將規(guī)范意識滲透進文書檔案人員的意識之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規(guī)范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號等方面做到一致，在收發(fā)文工作時，及時做好登記工作，保證收集的資料完整統(tǒng)一，并在相應的檔案里標注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。
（一）規(guī)范銜接文書工作與檔案工作。文書工作是檔案工作的重要前提，沒有文書工作的質量保證，就沒有檔案工作的質量提高。特別是文件質量的提高主要取決于文書工作人員的責任心和水平。所以，文書工作人員要規(guī)范處理文件，提高文書的編制質量。因此，文書人員平時要具備良好的檔案管理意識，做好文書材料的歸檔管理工作。盡量做到文件和檔案工作的協(xié)調，為后期的檔案管理工作提供方便。例如，文書人員在制作文件過程中要注意對文件材料的質量進行把關。文件材料質量包括紙張大小、文件內容的文體、文件格式等方面是否達到相關的標準和要求，對于文件材料必須要規(guī)范統(tǒng)一，不能花樣百出。對于紙質和用筆都要進行明確規(guī)定，不準使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等材料來撰寫和批閱文件。文件處理要及時到位，不能拖拉耽擱；同時要做好文件收發(fā)的登記管理，發(fā)現(xiàn)遺失必須要及時查找。尤其是賬外材料，包括領導講話及外出開會材料都要進行收集，確保各種文件材料的完整齊全，不能錯漏。
（二）加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作。檔案質量的提高和結構的改善將決定檔案的價值，因此提高檔案的質量是檔案管理部門的工作。平時檔案管理人員必須要做到勤聯(lián)系，勤溝通，勤走動，爭取其他部門的協(xié)作和配合，提高檔案的質量。要做到對業(yè)務部門的近況了解，經常就業(yè)務部門的工作進行交流，加強溝通，對于出現(xiàn)的新情況新動向要及時關注，保證檔案材料的及時收集。對于檔案部門的工作要多思考、多實踐，爭取做到檔案材料的收集整理及時高效。平時還要注意檔案材料信息收集渠道的暢通，對于出現(xiàn)可能的檔案信息死角要及時進行疏通。
（三）完善文書檔案管理制度，細化程序。任何一項工作都需要嚴格的規(guī)章制度加以規(guī)范，否則都可能會出現(xiàn)人為的疏忽，甚至造成無可挽回的損失。對于檔案工作更是如此，嚴格科學的檔案管理制度是檔案工作順利開展的保證。檔案管理制度要做到精細化、可操作化和明確化。對于各項檔案管理的細節(jié)問題要具體明確，不能含糊，更不能出現(xiàn)制度漏洞，同時要注意細則制定的可操作性，不要過于煩瑣復雜。對于文件收發(fā)要嚴格遵守國家的各項相關制度，防止出現(xiàn)文件核發(fā)混亂，過多過濫的問題。在公文行文之前要做到核驗簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件內容是否遺漏，公文格式是否規(guī)范，在正式印制發(fā)送前要做到再次核查。如果出現(xiàn)公文內容必須修改的，必須要按照程序進行重新核查。同時對于公文的材料管理方面必須要執(zhí)行機關公文標準，嚴禁出現(xiàn)不合格公文材料、不合格公文內容、不合格公文格式等問題。
文書檔案管理細則范文第2篇
我們的首要任務就是認真學習和分析評審標準，把握好每一項的評審內容，并對照本單位的檔案工作情況進行自檢并打分。做好自查自檢工作，摸清了自己的家底，找到了得分點與扣分點，也就找到了單位檔案工作的優(yōu)勢與不足。之后，就需要對優(yōu)勢進行保持和發(fā)揚，并將其作為自己的亮點；同時重點分析和總結扣分原因，進行完善和整改。整改過程中，必須特別注意評審標準中帶“*”的標注為必須達到的項目。
二、查缺補漏，收集整理認定材料
（一）建立健全組織制度
1.調整檔案管理網(wǎng)絡領導小組1995年，云南省地震局建立了以分管檔案工作的一名副局長為組長、主管局檔案工作的辦公室主任及負責檔案工作的防災所副所長為副組長、各部門專兼職檔案員為成員的檔案工作網(wǎng)絡，并進行了職責分工。隨著機構、人員的調整，原有的檔案工作網(wǎng)絡已不能適應目前的工作需要。2014年，云南省地震局辦公室對檔案管理網(wǎng)絡工作小組進行了調整，由分管檔案工作的局領導擔任組長，分管檔案工作的局辦公室領導及信息中心領導擔任副組長，負責全局檔案管理工作；信息中心情報信息部專職檔案員負責檔案的資源管理、對兼職檔案員進行檔案專業(yè)技術技能的指導以及檔案日常業(yè)務工作的監(jiān)督；兼職檔案員負責所在單位的檔案收集、整理、立卷、移交工作，確保歸檔文件材料的完整、準確、系統(tǒng)、安全。我局此次檔案管理規(guī)范化認定工作的順利完成，也得益于這樣一個完善的檔案工作網(wǎng)絡，在認定工作中，我們得到了工作小組所有人員的大力支持和幫助。大家的共同努力，是我局順利通過認定的推進力。2.編制云南省地震局檔案管理工作制度匯編由于地震部門檔案工作的特殊性，我局以前均參照中國地震局印發(fā)的《機關文件材料歸檔范圍》和《機關文書檔案保管期限的規(guī)定》進行文書檔案的歸檔工作。2014年，按照評審標準的要求，為正確界定云南省地震局各級機關文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，結合我局實際情況，我們編制了云南省地震局《機關文件材料歸檔范圍》及《文書檔案保管期限的規(guī)定》。同時，重新修訂了檔案工作收集、整理、鑒定、利用、庫房管理等各項規(guī)章制度及云南省地震局檔案管理細則，使其更符合新形勢下檔案工作的需要。
（二）開展文書檔案鑒定工作
2014年，我局調整了原有的檔案鑒定工作領導小組，并對室藏到期文書檔案進行了鑒定。鑒定小組本著就高不就低的原則，按照《云南省地震局檔案鑒定與銷毀制度》對1999-2003年的10年期文書檔案逐份、逐頁進行了審查，共清理失去保存價值的文件1661份，并編制了檔案鑒定工作報告和檔案銷毀清冊，對銷毀的檔案和抽出重組的文件做了詳細說明，有效的優(yōu)化了庫藏結構。
（三）更換檔案裝具
云南省地震局檔案室保存了1964年至今的文書、科技檔案，時間跨度較長，有相當一部分檔案盒為塑料制品，盒上裝有大量鐵扣，極易腐蝕損壞盒內的檔案文件，并不符合現(xiàn)在的檔案管理規(guī)定。加上歷經數(shù)次檔案庫房的搬遷，致使大量的檔案盒、卷在搬遷中在嚴重破損，急待更新。我局充分利用此次認定工作的契機，訂購符合檔案管理規(guī)定的無酸紙檔案盒，對原有檔案裝具進行更換和完善。5月份，檔案室全體人員全力以赴，對3000余卷檔案舊盒進行更換。在更換過程中，不斷強化檔案管理人員的崗位職責意識、安全意識和保密意識，全面提高了大家的工作積極性和主動性，增強了對檔案規(guī)范化管理工作重要性的認識。通過更換檔案裝具，實現(xiàn)了我局檔案的整理規(guī)范化，延長了檔案的使用壽命，為逐步實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理工作水平奠定了基礎。
（四）檔案信息化建設
2014年，中國地震局辦公室組織開發(fā)了“中國地震局文書檔案管理系統(tǒng)”，旨在推進文書檔案信息化工作，提高文書檔案管理和利用效率，實現(xiàn)地震系統(tǒng)文書檔案的統(tǒng)一歸檔、分權限查詢。我局積極配合中國地震局推進此項工作，檔案室根據(jù)工作需要提交了檔案數(shù)字化建設方案，并申請了專項資金用于設備購置及檔案數(shù)字化整理及加工，力爭在2016年完成云南省地震局檔案管理系統(tǒng)建設。同時，我局積極配合云南省檔案局進行數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設工作，按要求落實相關設備和輔助軟件，及時做好“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”的安裝實施工作。
三、認真準備評審會議
文書檔案管理細則范文第3篇
[關鍵詞]高校 財務 會計 檔案 管理
根據(jù)《會計法》和《檔案法》的有關規(guī)定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強會計檔案管理和會計基礎工作，建立規(guī)范的會計工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務會計檔案管理工作作為會計基礎規(guī)范的一個重要環(huán)節(jié)和不可缺少的組成部分，其規(guī)范化程度決定了會計基礎工作的水平。
一、財務會計檔案管理的重要性
檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內容主要是與財務計劃、經營、收支、管理有關的經濟事務，是單位經濟活動的主要歷史載體。而高校財務檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。
高校財務會計檔案是歷史經驗的總結、是各種審計財務檢查工作的基礎、是保持工作連續(xù)性的載體、是各種經濟事務發(fā)生的證據(jù)。所以說加強對高校財務會計檔案管理有著極其重要的意義。
二、會計檔案管理的現(xiàn)狀
1、“三重、三輕”現(xiàn)象突出
(1)重紙質檔案、輕電子檔案。只注重紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質的備份建檔；對財務系統(tǒng)，包括財務輔助系統(tǒng)(含學生收費系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、校園卡系統(tǒng)等)的軟件環(huán)境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統(tǒng)不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”。
(2)重會計檔案、輕文書檔案。只重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預決算資料的管理，而對于文書檔案，如上傳下達的文件、某些基于賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協(xié)調文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統(tǒng)、不規(guī)范，甚至出現(xiàn)丟失的情況。在具體工作中，財務人員容易簡單地認為，賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務檔案的主要內容，在管理上不能給予應有的重視，結--果大量的文書檔案散落于各處，時間一長，往往會丟失。
(3)重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低了財務會計資料的保密，甚至直接造成財務機密的泄露。
2、”四不”現(xiàn)象嚴重
(1)時間不及時?！稌嫏n案管理辦法》第六條規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但是在實際工作中，當年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機構時也同樣存在時間延誤的現(xiàn)象。為查閱方便，財務部門往往會將財務會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上。
(2)內容不完整。高校會計檔案，在類上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案，在具體業(yè)務上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報等財務檔案。隨著高校財務管理職能不斷延伸，其業(yè)務范圍也相應拓展，除了基礎工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略了對相關資料的收集、整理、歸檔。給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務軟件系統(tǒng)升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。
(3)立卷不規(guī)范。會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。
(4)程序不合規(guī)。財務會計檔案管理程序不合規(guī)，主要表現(xiàn)在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要表現(xiàn)在檔案交接前沒有充分的準備工作，移交點收不規(guī)范，沒有專人監(jiān)督或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責，交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現(xiàn)。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序審批，檔案管理部門和財務部門未共同派人員監(jiān)銷，銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替的現(xiàn)象。
3、“七防”措施不力
缺少防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設備設施。這直接影響財務會計檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財務管理的水平，影響了財務工作的可持續(xù)和教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
三、成因分析
1、認識不到位
工作中存在著僥幸心理、走過場心理、無所謂心理的會計人員，在檔案管理的過程中馬虎了事、得過且過。這種認識不到位，與當事人的責任心有著密切關系。認識不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財務工作的開展。
2、制度不完善
除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的財務檔案管理細則，這使得高校財務檔案工作在本行業(yè)上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別，尤其在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等財務檔案管理時缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據(jù)可依，無章可循。
3、執(zhí)行不得力
在財務檔案管理過程中，由于認識不到位，制度不完善直接導致了執(zhí)行不得力。而執(zhí)行不得力又導致了現(xiàn)狀的發(fā)生和發(fā)展，其本身既是后果，又是起因。
4、約束不強效
財政部門、高校教育主管部門、高校內部審計部門把監(jiān)督的重點一般都放在經費的審批和使用上，對財務檔案疏于管理，對違背法規(guī)的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對檔案管理的違規(guī)行為缺少威懾力和強有效的約束力。
四、建議和對策
1、加強領導，提高認識
領導重視是搞好高校會計檔案管理工作的重要前提和關健。高校會計業(yè)務主管部門、校內的分管領導、財務處長等各級領導應引起重視，加強對財務會計檔案管理工作的領導。主管部門可對各高校財務檔案制度的建立健全進行指導，對財務檔案管理工作的及時、全面、完整進行檢查，督促各高校將財務檔案管理作為一項重要任務來布置、落實，常抓不懈。校內的分管領導、財務處長及其他有關部門領導應充分認識會計檔案是所提供的史料和證據(jù)，對學校制定事業(yè)發(fā)展方針和戰(zhàn)略、預測經費收支、查證經濟問題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應獨立設置財務會計檔案科室，配備有一定專業(yè)素養(yǎng)人員，通過崗前業(yè)務培訓，使其認識財務檔案崗位的重要性，樹立愛崗敬業(yè)的精神。
各崗位財會人員應提高認識，紙質檔案、電子檔案同樣重要，會計檔案、文書檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財務工作者還應清醒地認識到財務會計檔案工作是一項細致嚴謹?shù)墓ぷ鳎瑏聿坏冒朦c馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時才體現(xiàn)出來的，也就是說有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒有顯現(xiàn)出來，如果這時候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內容不完整，以后需要時卻找不到，事后補救又來不及，很可能就造成不可彌補的重大損失。所以財務人員在檔案工作上一定要細致耐心，應該做到事無巨細，養(yǎng)成良好的檔案工作習慣，應該嚴格按照規(guī)章制度，把工作的每一步都做好做扎實，也應該增加些憂患意識，防患于未然。
2、完善檔案管理制度
建立健全高校財務檔案管理的規(guī)章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的財務檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校財務檔案規(guī)范化，必須制定高校財務檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財務檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《高校財務檔案保管制度》、《高校財務檔案保密制度》、《高校財務檔案移交、銷毀制度》、《高校財務檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使財務檔案管理工作有章可循。
3、嚴格執(zhí)行管理程序
嚴格按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行，檔案交接前做好充分的準備工作。移交時認真點收，專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執(zhí)行，造冊登記，未了事項另行立卷，檔案管理部門和財務部門共同派人員監(jiān)銷，銷毀徹底，防止泄密等。
4、增加投入，提高軟硬件環(huán)境
按照“七防”的要求建設符合條件的檔案館(室、間)，保證財務檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內外安裝電子監(jiān)控和攝像，以進一步提高安全度。同時保證房屋、設備、家具的日常修繕、維護保養(yǎng)、更新代。
在財務年度預算中應足額安排財務檔案管理經費，并按照專項經費管理辦法確保其?？顚Ｓ茫⑵浼{入經常性項目管理，任何組織和個人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經費，必須保證檔案管理經費充足，保證檔案管理工作的協(xié)調可持續(xù)發(fā)展。
[參考文獻]
[1)國家財政部：會計檔案管理辦法LZ]，1999-Ol-01，
[2]謝德寬：高校財務檔案管理問題探析田，中華女子學院山東分院學報，20lO(2)
文書檔案管理細則范文第4篇
關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；計算機化
中圖分類號：F27 文獻標識碼：A
收錄日期：2013年2月25日
隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，必須適應新的挑戰(zhàn)和機遇，加快醫(yī)院檔案的計算機管理，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，更好地服務于臨床醫(yī)療、科研等工作，滿足醫(yī)務人員、患者和社會公眾的醫(yī)療信息需求，充分發(fā)揮檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設文明行業(yè)、提高醫(yī)療質量中的重要作用。
一、我國醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
長期以來，由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，我國醫(yī)院的檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式，通常設在醫(yī)院行政辦公室的綜合檔案室，一般只管理文書檔案、科技檔案、財會檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務部門管理，且基本停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。近年來，雖然已有不少醫(yī)院引進計算機進行檔案管理，但是這種應用尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態(tài)和水平，沒有利用計算機技術來實現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡化管理。
二、醫(yī)院實行檔案管理計算機化的有利條件
沒有良好的檔案業(yè)務基礎，就不能很好地為醫(yī)院管理及各項工作服務。隨著科學技術和經濟的發(fā)展，辦公自動化程度的不斷提高，醫(yī)院各方面管理對檔案信息的需求有增無減，迫切要求快速、及時、準確、系統(tǒng)地提供翔實、豐富的檔案信息，這為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理計算機化創(chuàng)建了良好的外部環(huán)境和機遇。隨著社會“信息時代”的到來，計算機和網(wǎng)絡技術的廣泛應用，醫(yī)院管理日趨規(guī)范化，產生了越來越多的電子文件，絕大多數(shù)文件資料都通過微機打印或者用軟盤、硬盤等貯存，且多數(shù)醫(yī)院檔案保存年限較短，現(xiàn)有館藏檔案數(shù)量不多，可用較短時間分類標引、著錄、輸入微機系統(tǒng)，這為實現(xiàn)計算機管理檔案創(chuàng)造了有利條件。近幾年，各級醫(yī)院為創(chuàng)評等級醫(yī)院，全面推行全員質量管理，不斷更新現(xiàn)代化醫(yī)療設備，促進了計算機技術在醫(yī)院各科室的廣泛應用，為實現(xiàn)醫(yī)院管理網(wǎng)絡化和醫(yī)院檔案管理計算機化奠定了堅實的基礎。同時，由于計算機在醫(yī)院各科室的廣泛應用，也促使絕大多數(shù)醫(yī)務人員和管理人員逐漸掌握了計算機應用的基本技能，這為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理計算機化提供了可能。
三、醫(yī)院實行檔案管理計算機化存在的問題
盡管實行檔案管理計算機化有如上所述的許多優(yōu)勢和有利條件，但是實現(xiàn)檔案管理計算機化存在著不少困難和問題。一是絕大多數(shù)醫(yī)院檔案管理機構不健全，管理格局混亂，多部門分頭管理導致醫(yī)院檔案散亂無緒，不利于推行檔案計算機系統(tǒng)管理和綜合開發(fā)利用；二是由于檔案管理與醫(yī)療業(yè)務建設未能同步規(guī)劃、同步發(fā)展，致使檔案管理設備投入考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平和設備條件不能與醫(yī)療業(yè)務同步發(fā)展；三是雖然國家頒發(fā)了公文主題詞表，絕大多數(shù)黨政群機關和企事業(yè)單位在公文起草、撰制過程中也貫徹了主題詞著錄規(guī)則，但是仍然存在專業(yè)主題詞表錄項欠缺或不規(guī)范現(xiàn)象。不少單位雖然有了檔案管理系統(tǒng)程序，著錄工作也在進行，但輸入計算機的條目數(shù)量不大，仍然處在一種演示或初級應用階段；四是計算機管理檔案的廣泛推行還存在許多技術難題。計算機管理檔案的客體實際上就是人們在日?？蒲小⑸a和業(yè)務活動中產生、形成的大量電子文件資料，包括數(shù)據(jù)庫文件、字處理文件、表格文件、圖像文件、聲像文件，等等。從檔案載體來說，包括磁帶、軟磁盤、光盤以及各種影像像片等，相對于傳統(tǒng)的文件載體——紙質檔案而言，其存放環(huán)境的要求比較高，且磁性介質本身壽命較短，性能不穩(wěn)定，耐久性差，這給文件的技術保護提出了更高的要求；五是檔案管理人員素質不能滿足發(fā)展需要。檔案實行計算機管理，需要檔案管理人員具備相應的計算機知識。然而，目前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案隊伍中大部分為非專業(yè)人員和兼職人員，能熟練使用微機的為數(shù)不多，能承擔程序設計和數(shù)據(jù)維護的更少。
四、推行醫(yī)院檔案管理計算機化對策建議
首先，檔案管理人員是推行醫(yī)院檔案計算機管理的具體實施者，是計算機管理檔案的靈魂。這就要求醫(yī)院檔案管理人員不但要具備扎實的檔案管理業(yè)務知識，還必須熟練地掌握計算機的基本操作、維護技能，具備基本的計算機軟硬件知識。隨著科學技術的不斷進步，現(xiàn)代醫(yī)學研究和治療技術與聲學、光學、磁學、電子學以及信息論、控制論、核物理學及生物工程等多學科不斷結合并應用于臨床實踐，推動醫(yī)療工作不斷向前發(fā)展，必然不斷地產生新的類型的檔案，這就要求檔案人員還應不斷地了解相應的背景知識，了解醫(yī)院醫(yī)療活動規(guī)律、工作流程、醫(yī)事管理等知識，成為復合型人才。
其次，建立健全檔案工作網(wǎng)絡。醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡組織建設是開展檔案管理工作的基礎。推行醫(yī)院檔案計算機管理，就是對醫(yī)院在全部醫(yī)療活動和醫(yī)院兩個文明建設中形成的檔案進行系統(tǒng)規(guī)范的現(xiàn)代化管理，以便更好地服務于醫(yī)療工作。因此，必須建立健全檔案管理網(wǎng)絡，明確文書檔案以機關職能部門為主，其中包括黨群工作、行政管理、醫(yī)療、護理、預防保健、基本建設、設備儀器和會計管理。業(yè)務管理檔案則以臨床科室為主體，包括內科、外科、婦產科、兒科等?？萍紮n案以科研教學為主。各部門或科室都應明確1名負責人兼管檔案工作，形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡，負責收集、接收和初步整理所在部門管理范圍內具有保存價值的檔案資料，以保證檔案的系統(tǒng)完整。
再次，加強檔案業(yè)務規(guī)范建設。檔案部門應加強基礎標準工作和標準的配套工作，使標準系列化，為實施、推廣計算機管理創(chuàng)造條件。檔案的基礎工作標準，包括案卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、歸類要求標準等，只有使檔案從立卷到歸檔等一系列工作有序可循，才能保證標準化工作的順利進行。因此，醫(yī)院檔案應當嚴格按照國家標準，根據(jù)本單位具體情況制定標準實施細則。同時，應積極組織實施標準和開展對標準的監(jiān)督，確保檔案基礎工作標準化落到實處。
最后，要加大檔案設備的投入。必要的現(xiàn)代化檔案設備的投入，是實行醫(yī)院檔案計算機管理的基礎和保障。硬件的建設合理與否，直接關系到醫(yī)院檔案管理工作的成效，同時也在一定程度上反映了醫(yī)院的管理水平。為了有效地管理好醫(yī)院檔案，除修建符合防盜、防火、防潮、高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲要求的檔案專用庫房，配備必要的空調機、除濕機、溫濕度儀、消防滅火器和報警防護設備以外，還必須配備足夠數(shù)量的電腦、復印機、速印機、掃描儀等現(xiàn)代化檔案管理設備，并實現(xiàn)醫(yī)院各部門、科室檔案管理和查閱利用的網(wǎng)絡化管理。
文書檔案管理細則范文第5篇
一、加強領導，基礎建設上臺階
我們牢固樹立“對干部負責、對組織負責、對歷史負責”的意識，把干部檔案工作作為一項基礎性工作來抓，成立了以檔案分管局長為組長、科室負責人為成員的干部檔案工作領導小組，人員變動時及時調整，做到領導力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強有力的組織保證。同時，配備兼職檔案管理員，形成局機關、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網(wǎng)絡。并會定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規(guī)劃和目標，做到月月有安排，并經常督促檢查落實。同時加強檔案員隊伍建設，從而使我單位干部檔案基礎工作邁上新臺階。
一是基礎設施進一步夯實。近年來，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設施上投入資金4萬余元，及時添置更新了空調、打印機、臺式電腦等檔案室部分設備，實現(xiàn)了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機檢索。對加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，實現(xiàn)文書檔案基礎信息計算機存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。
二是檔案管理制度進一步規(guī)范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉遞、安全、保密等制度，并相應建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來龍去脈清楚，查找方便準確。
三是檔案員隊伍建設進一步加強。首先，配齊配強了干部檔案工作人員。先后選調了2名30歲以下、政治素質高、工作能力強的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊伍得到充實。其次，干部檔案人員業(yè)務能力逐漸增強。采取參加業(yè)務培訓、外出學習考察、到上級檔案工作部門學習等方式，不斷提高檔案人員業(yè)務能力。再次，干部檔案隊伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關懷、生活上關心、學習上關注檔案工作人員，經常和他們交心談心，切實解決他們的后顧之憂，極大地調動了他們的工作積極性。
二、突出重點，檔案管理上水平
一是鑒別檔案材料力求細致。在檔案整理前，我們對收集的每份材料進行認真細致的鑒別，發(fā)現(xiàn)缺漏，責成材料形成單位予以補辦，將沒有保存價值的材料清出。尤其是對干部的出生年月、參加革命工作時間、入黨時間、學歷、職務等，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。
三是檔案整理力求規(guī)范。堅持集中整理和隨時整理相結合。每隔幾年年對照《干部檔案整理工作細則》的要求，進行一次集中整理。通過整理，做到檔案材料真實，鑒別、分類準確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。
四是驗收檔案力求嚴格。制定了“六看三對照”的質量驗收標準。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續(xù)是否完備，看目錄書寫是否工整清晰。對照任免文件查干部任免審批表，對照紀檢監(jiān)察文件查處分材料，對照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學歷、工資、職稱及黨團材料是否歸檔。
三、立足服務，檔案利用出效益
一是努力做好日常服務。我們建立健全了利用檔案的各種手續(xù)，及時、準確地為利用者提供查、借閱服務。在領導班子建設、干部任免調配、工資調整等工作中發(fā)揮了重要作用。每年查、借閱檔案都在2000人次以上。
