檔案管理資料員

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檔案管理資料員范文第1篇

1 建檔設計

1.1 專人管理

績效工資考評資料即績效檔案.之所以為“檔案”，是因為它是以記錄著績效考評的全過程，內容較為全面。為使檔案更具使用價值，建檔設計是基礎，指定專人負責保以確保檔案的真實和嚴謹性。在內容上分別對各科季度的工作效率、效益等表現記載、評價以及年度總評等方面進行了設計.以保證使用目的的充分實現。

1.2 按科歸檔

按不同科室匯總目錄按年度裝訂成冊，本文以對我院的不同科室特點的科室如臨床科、職能科、急診科、重癥醫學科等績效考核為例，

1.3 雙形式存檔

以季度內職工的服務質量、工作量、服務效能、滿意度測評等常規性記載.配以創新、增效、失職、失誤分項描述，由人事科制定對各科的考評標準提前發放每季一次，當季獎金收入與考評實際分值掛鉤。每季的不同工作重點與評價的準確是檔案保存的意義所在，避免了因年終時間跨度過長而混淆、遺漏績效的情況，同時也使每季與工資掛鉤的考核得分做得有依有據。所有績效檔案以紙質版和電子版雙形式存檔。紙質檔案便于被考核對象簽字查閱核對，并整改不足部分，電子版有利獎金的測算比對和審核，提高了檔案的利有價值。細化的考核與記載提高了職工尤其是科長的受關注度，使得考評目標得以實現促進員工提高工作效益效率。

2 績效檔案收集與建立

2.1 內容雙向確認

績效內容的定稿前發放到科室征求意見與確認，如對考評內容有異議.可以提出，績效考評小組研究后給予確定內容，被考評科確認考評內容后簽字。

2.2 過程真實記錄

每季末人事科組織考評小組對各科進行考評。考評中有不能達到考評要求和標準的當場告知被考評人員并在簽字欄內署名，以示對績效考評真實性的認可?？荚u組對照考評內容提出扣分意見。人事科根據各考評組考評情況匯報醫院績效評價小組確定科室考評分數。

2.3 結果書面反饋

各科室最終績效評價結果以書面形式反饋科長簽收確認。對于表現突出的科室或職工，予以公開表揚；對于表現一般的職工.讓其了解醫院提出的工作要求，從而促進其工作不斷提高：對于表現不好的職工，由所在科室主任與職工溝通，了解職工狀況.為職工提高績效提供方法、指引方向，使職工了解醫院期望.明確個人定位。并將不足之處書面反饋至科室同時提出整改建議，以達到考評的目的確保不走形勢。

3 檔案內容與適時利用

3.1 考評內容

以百分制考評分三類。一類分為全院任務目標完成情況如門診數、住院床日數和經濟結余等效益、效率情況占總分的30%；二類為各科共同完成的任務目標如合理使用抗生素、醫保、農保等管理占30%；三類為具有各科職能特點的任務如限期完成學科成立、質量管理、教學科研、基建驗收等占40%。

3.2 組織考評

成立四個考評小組由分管理領導帶隊，各職能科長交叉考評，每季末對照標準逐一評價，當場指出完成與未完成的部分，要求被考核科限時整改。

3.3 審定考評分

由四個考評小組匯報考評情況，根據標準和具體表現集體審定最后結果給予考評分。

3.4 適時利用

年終評先評優使用，考評分低于95分的不參與評優和先進個人（集體）；獎金等級使用，考評分位居全院第一名可上浮動一個獎金等級，給予全科員工一個鼓勵，繼續發揮團隊精神出色完成任務目標。提升獎金基數使用，績效檔案的建立對領導決策提供了良好依據，分析近年來任務目標和效益完成以及全院的獎金情況，以便決策獎金的動態管理，提升基數的重要依據。

4 體會

4.1 溝通要充分

考評分的高低與績效直接掛鉤，所以對分數的多少被考評人是很在意的，要避免因怕得罪人不敢扣分導致考評流于形式，也要考慮不分具體情況呆板扣分導致對考評不信任而放棄努力。所以此前充分溝通是考評不走形式的基礎。

4.2 建檔設計要科學

建立檔案的設計科學與否與檔案存在的意義關系密切，從目錄、及時收集、整理歸類等要有明確的思路，尤其是績效檔案關系到員工的個人直接待遇與醫院動態業務量、質量等相關。

檔案管理資料員范文第2篇

一、當前高職院校檔案資料管理工作的現狀

目前高職院校的學院檔案室應該成為評估資料主要的“資源庫”，但事實上檔案室所提供的資料卻占不到整個評估資料的二十分之一。原因在于：學院的檔案管理與實際需要歸檔保存的資料存在“兩張皮”現象。一方面檔案室雖然制定實施了檔案歸檔范圍和歸檔目錄，但對各系（部）、處室實際形成的資料，尤其是新形成的不在原定歸檔范圍的資料缺乏有效的監控，檔案歸檔范圍和歸檔目錄也存在不能根據新的高職教育發展需要采取及時修訂和完善的問題。另一方面各系（部）、處室可能出于查閱、使用方便考慮，對有些應該“自覺”歸檔的資料不上交檔案室。由于缺乏科學系統的管理，時間一長，就容易丟失，或難以找尋，事后追查究竟有沒有這樣的資料，也因為沒有嚴格的登記制度而查無實據，只能憑借“記憶”作出“也許有”“可能無”的似是而非的判斷。由于沒有明確的責任人，也就沒有一個人為此而負責任，最后只有不了了之。

二、建立高職院校院系二級檔案資料管理模式

高職院校的學院檔案室是檔案管理的一級單位，各系（部）、處室為檔案管理的二級單位，各系（部）因為工作需要，在條件允許的情況下，可考慮建立系（部）檔案室。院級檔案室要根據教高『2006116號文件（《關于全面開展高職高專院校人才培養工作水平評估的通知》）和教高[2008]5號文件（教育部關于印發《高等職業院校人才培養工作水平評估方案》的通知）有關規定，對原定檔案歸檔范圍和歸檔目錄進行全面修訂和完善，在廣泛征求各系（部）、處室意見和建議基礎上，形成學院一級檔案歸檔范圍和歸檔目錄，經學院領導班子審定后正式實施。各系（部）、處室要在規定的期限內向學院檔案室如數上交檔案，學院檔案室與各系（部）、處室之間要嚴格履行檔案逐份交接手續。各系（部）、處室根據實際工作需要，在學院檔案室專業人員指導下，制定本系（部）、處室檔案歸檔范圍和歸檔目錄（一級檔案），建立相應的管理制度。各系（部）、處室二級檔案單獨編號。各系（部）、處室要將每年的二級檔案實際目錄索引上繳學院檔案室備案，學院檔案室要履行嚴格的交接手續。二級檔案以每3年或5年為一周期（各處室二級檔案以3年為周期，各系部按照學生學制為周期），各系（部）、處室二級檔案保管不超過一個周期，周期滿后3個月內整體移交學院檔案室，學院檔案室嚴格履行交接手續，并對二級檔案進行“專區”管理。各系（部）、處室要設專兼職檔案管理員，學院檔案室負責對專兼職檔案員進行業務培訓和日常工作指導。實施檔案二級管理模式，就是為了明確院級檔案室和各系（部）、處室的工作職責，細化管理，最大限度地保證檔案資料安全，切實發揮檔案資料對教學和管理工作的資政、借鑒作用。

三、加強高職院校系級教學檔案資料管理，促進各項工作穩步發展

教學檔案資料是反映和評估教學質量和教學管理水平的重要依據，對教學檔案資料的收集、整理、保存和利用是檔案資料管理工作的重要組成部分。所謂系級教學檔案資料，是指教學管理人員、教師、學生在系教學活動中直接形成的具備對日后全系教學工作有查考和利用價值的文字、圖表、聲像等載體材料，比如，上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，培養方案、教學計劃、教學大綱、課程建設規劃、實驗室建設規劃，年度教學工作計劃與總結、教學研究計劃與總結，授課計劃、教案、試卷及其分析報告，講課課件、講課錄像、教學錄音、電教片，學生學籍情況、作業、學生成績報告單、實習（實驗）報告、畢業論文或畢業設計，教學管理制度、教學任務安排、教師培訓進修材料，教師課表等。這些檔案資料真實地記載著高校各系教學工作的內容、方法、途徑和效果等，是衡量一個系教學水平的重要標志之一，是制訂各類教學計劃、修改教學大綱、計算教學工作量、考核單位、個人教學水平的重要依據。高職院校系級教學檔案資料管理作為一個系統的工作，是高職院校教學管理的重要內容之一，對于加強系（部）教學基礎建設，深化教學改革，規范教學管理和實施素質教育以及推進教育現代化等方面起著積極的作用。

加強高職院校系級教學檔案資料管理是高職院校檔案建設的重要環節，也是促進各項工作穩步發展的有力舉措。近幾年來，高職院校各級領導、教師、學生對系級教學檔案資料管理重要性的認識有了新的提高，也采取了不少有針對性的建設措施，提高了系級教學檔案資料管理的水平，但由于受各種因素的制約，系級教學檔案資料管理存在的問題仍然不容忽視。要解決這類問題，必須充分認清以下兩個問題。

第一，充分認清現代電子教學檔案資料在促進整個教學工作中有著比傳統紙質檔案資料更多的優越性。傳統的紙質教學檔案資料較易遭受溫度、濕度、光線、蟲、鼠、水、火等自然因素造成的破壞，許多檔案沒有備份，檔案極易受到破壞，其受損后往往難以恢復原狀，因而建設和管理上需要較大的資金、設施、技術、人力支持，建設和管理成本較高。另外，由于紙質教學檔案資料的數量多，體積大，建設、管理、查詢起來也比較麻煩。電子檔案資料是隨著現代信息技術應運而生的新事物，由于它具有成本低、容積小、信息存儲量大、檢索快捷、傳輸方便、管理省事等傳統紙質檔案資料所無法比擬的優點，它一產生便受到社會各界的歡迎。教學檔案資料的開發利用逐步向電子化、網絡化方向發展，實現檔案信息資源共享和網絡查詢服務將成為一種必然的發展趨勢。目前，電腦硬盤的存儲量早已突破1024G。一臺硬盤為320G的普通電腦就可以存儲200多億文字，相當于十幾萬冊圖書的存儲量，隨著計算機技術，尤其是信息壓縮技術水平的不斷提高，電子介質的存儲密度還在以難以想象的速度繼續增加，這使得任何一個系用一臺普通電腦就可以把下屬各教研室、實驗室等單位的教學檔案資料全部存入。如果對教學視頻檔案資料要求較高，投入1000元，配置數個大容量的移動硬盤或者采用DVD光盤刻錄存儲就可解決問題。電子教學檔案資料的建檔成本和管理成本都比傳統紙質檔案資料低廉，再裝上教學檔案資料檢索和搜索軟件，查詢教學檔案資料就成為一件十分簡便和快捷的事情，其查詢效率會比傳統方法大幅提高，這就為系級教學檔案資料建設和管理開辟了廣闊的前景。因此，系級教學檔案資料建設在創建傳統紙質檔案資料的同時，一定要優先發展電子檔案資料。

第二，充分認清實現系級教學檔案資料供全系師生網絡查詢對促進教學上臺階具有十分重要的現實意義。高職院校系級教學檔案資料不同于人事、行政等檔案，其保密性要求不是很高，大部分檔案資料可以向全系人員公開（少數不宜公開的在研項目和專利技術除外），其建設和管理的主要目的有二：一是作為上級各部門檢查教學的憑證式佐證材料；二是為師生更好地“教”與“學”提供服務。第二種目的是最主要的，也是系級教學檔案資料理應經常發揮的功能。這就決定了系級教學檔案資料建設和管理必須設置和強化網上查詢功能，為全系師生服務，為全系教學上臺階服務。紙質教學檔案資料的查詢、分析需要大量的人力和物力，這使得有些工作不便進行。廣大師生在日常教學生活中希望隨時隨地獲得本系的教學檔案資料，師生如果查詢紙質檔案資料必須事先專門預約檔案資料管理員，屆時打開檔案資料室，才能進行查找，而且查找、借用過程非常繁瑣，既費時又費力。而在網絡環境下的電子檔案資料，師生可以在電腦前把許多檔案資料“拉到”自己的顯示器上來，實現跨校區，乃至跨地域、國度的檔案信息資源共享，只要有一臺上網的計算機，就可以進入系里全日服務的“檔案資料室”。另外，借閱者“借用”的電子檔案永遠都只是一個“副本”，不會引起檔案資料的損壞，而紙質檔案資料在借閱或復制過程中可能會被損壞甚至丟失。借助本系的電子教學檔案資料和查詢系統，所在系的全體人員、尤其是新參加工作的教師和剛入學的新生可以隨時獲取針對性最強，而在別的地方很難得到的教學檔案資料。這種便利而有針對性的教學檔案對搞好本系的“教”和“學”無疑是一個強勁的信息支持。目前，高職院校各系都建立了電子教學檔案資料庫，但這些檔案資料大多都存放在系檔案資料室的專用電腦中，只能供少數人查詢，遠未實現全系師生網上共享，“重藏輕用”的低效狀況亟待改變。而這種狀況一旦得以改變，就會有力地推動教學上的借鑒和交流，極大地提高教學實效。

四、結束語

隨著高職院校辦學規模的不斷擴大，對其管理模式的要求也更加細化和規范化。本文從當前的實際情況出發對高職院校院系二級檔案管理工作進行了深入的探討。若要建立起一套切實可行的管理模式和制度，還需要做大量細致的工作，還需要在實際工作中按照具體情況做出必要的調整和修訂。

【參考文獻】

［1］黃健.中職學校教職工檔案資料管理探討——以業務檔案為例[J]. 科學與財富，2011（10）.

檔案管理資料員范文第3篇

現代管理學認為，科學化管理包含三個層次：第一個層次是規范化管理，第二個層次是精細化管理，第三個層次是個性化管理。精細化管理是社會分工精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入基本思想和管理模式，是一種以最大限度減少管理所占用資源和降低管理成本為目標的管理方式。精細化管理的前提是基礎管理,在此基礎上,它是注重過程的細節管理,它的核心是規范管理,專業管理是精細化管理的支撐。地鐵工程施工檔案的精細化管理強調管理質量與效益的同步提高，強調檔案管理者的責任心和敬業精神。施工單位實施精細化管理通過精細化的決策，確立以提高檔案質量，建立精細化的檔案管理模式等多途徑來實現。

二、檔案管理工作的內涵

中國最古老的檔案是殷商時的甲骨檔案。檔案管理工作的內涵是健全機構檔案的保管制度，規范檔案管理工作的流程，積極發揮檔案的功能。地鐵工程檔案資料管理包含一般文檔資料管理和竣工驗收資料管理。一般文檔資料包含發文、收文、標書、會議紀要和其他文函;竣工驗收資料主要包括文字資料、圖紙資料等。

三、精細化管理在地鐵施工檔案管理

工作中的應用中的實際意義2014年，我們集團公司提出“精確管理、精益管理、精心經營、精誠共贏”管理理念。為認真貫徹這一管理理念，我們應加強精細化管理在地鐵檔案管理工作中的應用。精細化管理是地鐵施工單位提高管理水平的有效手段。精細化管理在地鐵施工單位檔案管理工作中的應用,可以使地鐵施工單位的檔案管理更加規范化、科學化，提高辦公效率?！熬毣芾怼比谌氲罔F施工單位的檔案管理工作中，地鐵施工單位的檔案管理工作將會做深做細，管理受控，做到流程規范化、管理科學化，更好地促進日常管理工作。因此，精細化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應用將會有深遠的意義。四、精細化管理在地鐵施工單位的檔案管理工作中的應用地鐵施工單位檔案管理流程可以分為文件形成的準備階段、文件的形成階段、文件的流通利用階段、文件的移交業主階段，文件的作廢處理階段。每個階段都有關鍵環節，在關鍵環節設置控制點，細化管理方法，嚴格控制要求，才能保證文件管理受到控制，提高文件質量。

1.文件形成的準備階段。第一，要制定工作流程。根據圖紙和現場實際情況編制工作流程，編制時要考慮有哪些資料，這些資料由哪些人編寫，怎樣傳遞，時間要求等，根據這些要求編制出具體工作流程，發放到相關個人以作指導，并督促其按此流程工作。如果缺少這一環節，技術員和資料員間不能很好配合，并影響到工作效率。第二，制定規章制定，促進施工檔案的規范化、標準化。為了確保地鐵工程檔案的規范化、標準化，施工單位項目初期就要備齊各類規范和驗收標準。根據國家《檔案法》、《保密法》及各類規范和驗收標準等制定《檔案管理制度》、《檔案員崗位責任制》等規章制度，對檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴格規定。信息化時代，給地鐵施工檔案工作帶來了新的課題，地鐵施工檔案管理應推行計算機管理技術，適應現代管理模式，探索地鐵施工檔案信息資源體系，根據地鐵工程和單位信息化管理實際情況，實現地鐵工程檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現電子檔案的收集、保管、利用工作規范、有序，建立電子檔案數據庫，提高地鐵施工檔案管理效率。第三，責任落實到人，制定獎罰制度，加強制度執行力和考核力。根據工作流程，分解工作職責，使技術員和資料員明確各自責任。如發生問題，不會發生推卸責任的現象。并制定獎罰制度。如果檔案有問題，要責任到人，并對其進行處罰；如果檔案做得非常好，并在各項檢查中，取得良好的成績，或項目竣工后，獲得魯班獎，就要對相關人員進行獎勵，形成激勵政策。這樣才能形成趕幫超的局面，達到精細化管理的目的。第四，定期對資料員與技術員進行培訓。人才資源是地鐵施工單位資料管理精細化管理的關鍵因素。目前資料員和技術員的業務能力良莠不齊，有必要對資料員和技術員進行相關業務培訓和拓展，提升資料員和技術員的工作能力，確保資料搜集的真實有效，使其明確精細化管理的必要性，并定期組織考試，使相關人員有緊迫感。我們項目部努力為檔案人才提供良好的發展平臺，多渠道多途徑培養一支規模適度、素質優良的專家型、技能型的精細化人才隊伍，充分挖掘地鐵施工單位人員的主動性、創造性和發展潛力，實現天津地鐵項目部檔案的大發展。第五，建立三級檔案工作管理網絡。檔案管理的網絡是確保檔案工作有序開展的關鍵。應建立三級檔案工作管理網絡，即總工程師領導一級、施技部部長一級、資料主管部長一級，建立三級領導責任制網絡確保檔案工作由上到下，全面覆蓋，帶動全員。

2.文件形成階段控制。雖然項目部總工程師對檔案的技術內容和質量負責，但資料員審查環節和文件輸出環節在文件質量把關上也發揮著十分重要的作用。目前地鐵施工單位的技術文件的編制流程是首先通過技術員在現場記錄，然后把現場記錄交給資料員，資料員檢查現場記錄，輸出文件。文件流轉中疏忽的問題會暴露在交接環節，審查環節和輸出環節,所以技術人員和資料員要按照項目部檔案管理制度的要求交接，審查和輸出文件，將這些環節中的問題分類匯總，表格化管理，對共性問題制定措施，從而促進檔案規范化管理，按流程流轉，提高形成文件的質量。為了提高檔案質量,采取了以下幾項措施:(1)每周對資料進行一次抽查,使檔案工作與地鐵工程建設同步。根據地鐵施工現場的進展情況，有針對性地進行跟蹤,有效地避免了資料的丟失和滯后,保證資料與工程建設同步。(2)每月一次的工程資料例會制度,加強資料的協調管理。為了及時溝通資料檔案中存在的普遍問題，每月召集項目部資料員、總工程師、施技部部長、主管資料部長召開資料例會，總結一個月以來的資料工作情況，對資料歸檔工作做得好的資料員提出表揚，提出存在和需要解決的問題，資料例會最終形成的會議紀要要下發到各相關部室，這樣既有利于領導及時了解檔案工作情況，又有利于工作的監督和落實。（3）嚴格文件工作流程。地鐵工程項目文件的來源廣泛，檔案人員要嚴格把關，從文件的格式、簽字手續、蓋章情況等等嚴格把關，禁止形成不合規范的文件，以及嚴禁文件材料的不及時歸檔，從而有效提高文件資料的歸檔質量。

3.文件流通利用階段控制。文件流通利用階段包括文件查閱環節之前的準備工作，文件查閱環節，文件發放環節，文件歸還環節。在文件查閱環節之前的準備工作如下：首先應建立檔案卷內目錄，圖紙卷內目錄，使文件有據可查；其次要建立文件和圖紙卷內目錄電子匯總表,能快速高效找到文件；再次，要掃描重要文件，以防文件丟失。在文件流通階段，我們首先建立檔案、圖紙查閱登記簿和檔案、圖紙收發文登記簿，做到來源和去向清晰，有據可查。其次要建立檔案、圖紙電子文件數據庫并根據工程進度完善相關信息，定期催促借閱人歸還，跟蹤文件流向，更要定期要組織文件檢查工作，以便及時了解文件實際情況，保證文件、圖紙與目錄相符。但在歸還環節容易發生矛盾，應建立歸還確認制，使借閱管理更加精細化，無紕漏。對于外發的文件，發放記錄應與分發申請單的要求一致，分發回執由接收部門或單位簽字蓋章后歸還給地鐵施工單位，發放單與回執單應成套管理，一一對應，確保外放文件閉環管理。

4.檔案的移交業主階段。精細化管理在檔案移交業主階段，應做到“三同步”：即布置施工任務與布置竣工文件編制、工程施工進展與竣工文件形成積累、工程竣工驗收交接與竣工文件交接同步進行。地鐵項目部應指定專人負責竣工文件的編制、移交和檔案信息化工作，特別是重點工程項目的竣工檔案管理工作，集團公司、工程公司負責科研技術和檔案管理的部門，應積極協助項目部做好竣工文件的編制與指導，必要時應配合項目部一起主動邀請工程竣工檔案接收單位檔案部門對編制工作進行檢查指導，為竣工檔案順利移交、工程質量保證金及時回款打下基礎。工程結束，要根據業主要求編制竣工資料，并把竣工資料移交給業主，并對作廢文件進行處置。在這一階段，文件歸檔環節與作廢環節是關鍵環節。

檔案管理資料員范文第4篇

【關鍵詞】工程檔案；管理；問題；對策

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8500（2013）12-0086-01

在社會經濟迅猛發展的今天，電網建設進程不斷加快，新建工程、技改大修項目越來越多，建設管理水平不斷提高，工程建設從立項、審批、設計到開工、竣工驗收，形成大量有保存價值的資料，這些資料是工程建設全過程的真實記錄。收集保管好這些資料，對工程建設和維護企業的經濟效益與合法權益具有十分重要的現實意義。切實做好電網建設工程檔案管理工作，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要任務來抓，采取有效措施，在保證工程檔案與工程建設同步進行的基礎上，確保工程檔案齊全、完整、準確、系統，使工程檔案更好地為電力系統安全生產、經營管理提供優質服務，發揮最大的效益。

一、電網建設工程檔案管理存在的問題

加強電網建設工程檔案管理十分重要，電網建設工程檔案是工程建設全過程的綜合反映，對工程項目管理的作用也越來越大，而與此不相適應的是工程項目管理對工程檔案的重視程度遠遠不能滿足日益增長的工程項目建設的需要，從筆者所在單位檢修公司的電網建設工程檔案管理現狀看，存在的主要問題是歸檔項目文件不齊全、質量不高、歸檔不及時，分析原因主要有：

1.對工程檔案的重視程度不夠。雖然大家都知道工程檔案是工程管理全過程、系統、真實的記錄，對工程建設和管理都有很重要的影響，但在實際工作中，由于檔案管理對工程建設直接的影響不大，只要工程質量上去了，認為工程檔案工作的好壞不會影響到對工程質量的考核評定，在驗收檢查過程中，對現場施工質量方面存在的問題重視的多、檢查得仔細，對檔案資料方面存在的問題關注的少、檢查也存在走過場，資料審查不仔細，導致檔案資料的質量得不到保證，可能隨著工程項目的投運而成為遺留問題。

2.檔案管理職責不清。一是各種施工項目文件編制人員的職責不清，讓現場資料員過多承擔項目文件的形成工作，而受專業知識所限，由他們形成的項目文件普遍質量不高、真實性差；二是項目檢查驗收組人員職責不清，特別是企業內部的檢查驗收，對項目文件的檢查過多依賴檔案專業人員，其他專業技術人員對各自專業的項目文件檢查不夠仔細。而檔案專業人員也因專業知識所限、對現場情況不了解，對資料的收集情況和資料的質量難以把握、控制，這就需要各技術專業人員的配合，對工程資料要認真審核把關。

3.檔案管理監督不力。一是現場資料員的主要工作職責應是做好收集工作，而當其又成為項目文件的主要形成者時，就缺少了對收集資料的監督；同時，現場資料員又有其他現場工作任務，對資料的收集、整理往往無暇顧及，都作為一種差事應付，自然質量難以保證。二是現場監理在施工人員對應形成資料的內容、標準不清楚時，缺少指導，任其自然，或因某些原因未能及時形成文件時，缺少督促，讓其直接進入下一施工環節，到后期即使再補上，文件的質量也不高；三是建設單位業務部門、監理單位在對項目文件進行審核、簽字時沒有認真審閱。四是很多工程由于參建單位多、工期長、人員變動大等因素影響，而且在施工過程中，資料管理不規范，一些相關資料被借進借出，人手較多且雜，導致最后很多資料丟失，以致工程竣工后不能及時移交歸檔。雖然事后花費很大精力補做，但補做出來的資料的真實性、完整性、準確性都難以保證。

以上各種原因影響工程檔案的歸檔質量和歸檔時間，也給以后的檔案管理帶來不必要的麻煩和隱患。

二、電網建設工程檔案管理的對策

1.建立完善管理制度，落實歸檔管理流程。一項工程建設，涉及的參建單位、部門多且廣，千頭萬緒，錯綜復雜，作為建設單位的檔案管理部門，要根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《重大建設項目檔案驗收辦法》等有關規定，結合本單位實際情況制定相應的電網建設工程檔案管理辦法。規定各參建單位、部門的歸檔范圍和責任，明確檔案資料的編制、整理、移交辦法、時間節點、操作流程等。

2.明確管理職責，嚴格執行文件資料誰形成誰整理歸檔。制度化、標準化是檔案管理的主要手段，“誰形成誰歸檔”是檔案管理的基本原則，也是一項重要制度。為了使建設工程檔案收集與建設工程進度同步，建設單位應結合工程實際制定工程資料管理職責，明確各單位、部門專（兼）職檔案人員職責。成立建設項目檔案管理領導小組，制定檔案工作計劃，并貫徹落實。建設單位檔案管理人員從工程一開始，就要介入工程建設，對工程建設過程中形成的文件材料進行跟蹤檢查和督導，發現問題及時糾正。對施工現場的資料要嚴格把關，嚴格執行檔案人員“四參加”制度，參加設備開箱檢查，參加工程竣工驗收，協調各參建單位歸檔工作中的問題，對工程檔案做到心中有數。

3.加強檔案管理人員培訓，提高全員檔案意識。著力提高檔案管理人員業務素質和專業技能水平，是搞好工程檔案管理的需要，檔案管理人員不僅需要學習檔案管理知識，還要學習掌握工程建設方面的相關知識，熟悉了解工程建設流程，建設過程中需要產生哪些資料，對工程建設資料做到可控、能控、在控。同時，還要對現場資料員以及參建各單位的技術人員、項目管理人員進行檔案管理培訓，加強他們的檔案管理意識，通過他們在各自的崗位上發揮各自的作用，讓他們在工程建設過程中對產生的資料有意識地進行收集整理，使他們成為既是工程技術人員，又是檔案人員的復合型人才，為工程檔案管理發揮更大的作用。

工程檔案是工程建設全過程的真實記錄，它的作用在工程建設和生產管理中是任何項目無可替代的，它是企業未來發展的潛在生產力。因此，作為電力企業，電網工程建設的質量是企業的生命，而工程檔案對于電力企業來說也是同等重要，保證工程實體的質量和工程檔案的質量，二者在企業的發展進程中才能珠聯璧合，發揮更好的作用。

參考文獻：

[1]華向陽，王濤.淺析抽水蓄能電站前期工程文件歸檔與管理[C]//抽水蓄能電站工程建設文集2011.

檔案管理資料員范文第5篇

最近頻繁發生的在建設工程質量事故，包括房屋、橋梁的突然垮塌，都給我們提出一個相同的課題：事故發生后憑什么來分析事故原因來認定事故責任來還原建設過程建設過程中用什么來促進建設工程質量來規范建設工程管理來保留建設的真實過程答案是工程檔案。建設工程是資源和智慧的結晶。對一些重大的建設工程來說。其投入的財力、物力和人力往往是巨大的。除了建設工程竣工之后的實體成果如住宅、辦公樓、廠房、場館、道路、橋梁、廣場等之外，作為建設過程直接記錄的檔案也是建設工程的重要組織部分，是建設工程的技術成果。因為消耗和占用資源巨大，建設工程的實體成果一般都能得到廣泛重視，從投資方到行政部門，到普通市民，注意力都集中到了實體成果上面，甚至是只關注建設工程的外在觀感。對建設工程檔案關注甚少，知之甚少。一些人認為，檔案只是建設工程竣工后的資料整理，是建設工程的末端，而且非?，嵥椋瑢n案工作表現的是一個敷衍塞責的態度。因此，對工程檔案管理促進建設工程質量的作用進行研究是非常重要，有利于引起我們對工程檔案管理的高度重視，更有利于工程檔案管理工作的有效開展。

2工程檔案是建設工程的有機組成部分

一般來說，遠在建設工程施工之前，建設工程檔案就開始產生并積累了。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經費落實和項目具體實施的根本依據。項目預算編制、項目概要設計、招投標都必須以立項文件為依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。也就是說，在建設工程項目開工建設前，已經有大量的文件材料形成了。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除，建設工程是根本無法成立，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產生與具體施工進程也是不能割裂的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中。應該根據指令實施，如用什么標號水泥，怎么配比，用量多少等：在實施中還有監理旁站監督記錄和檢測記錄；出現了問題還有調整指令和變更說明等等?？梢哉f，貫穿建設工程過程一直有兩根線條，一條是技術性的，是抽象的，以文件材料為表征：另一條是操作性的，是實體的，以工程物理結果為體現。技術性線條還要先產生，還要更長遠在施工階段，二者又是交織在一起的。但無論如何，技術性線條是不能從建設工程中抽離出來的，更不能忽略不計。

關于建設工程檔案是建設工程的有機組成部分，我們的古人早就有樸素的認識。1973年12月長沙市發掘馬王堆漢墓，在出土的文物中有三份帛質地圖，沒有注明名稱，一般稱為《地形圖》、《駐軍圖》和《城邑圖》，《地形圖》和《駐軍圖》都保存較好，《城邑圖》還未修復。其中，《駐軍圖》繪有一座三角形城堡，城垣上設有五個箭樓，四個戰樓，并注有“門”、“箭道”等字樣。它繪制于西漢文帝之前，距今已有2100多年。在古代，駐軍與造城是統一的。這說明古人在造城時，已經認識到了編制城市規劃圖和城市實況圖的重要性。只是歲月的流逝，古城不再，檔案依舊，我們只能通過這張珍貴的圖紙來遙想古城英姿。

當然，我們也看到，在廣大農村地區，在許多偏遠的聚落，房建工程并沒有檔案留下來。特別是這一次遭到地震毀滅性破壞的羌族民居聚落。因為文化相對落后和習慣傳統的作用，這些地方建設工程的技術性線條主要是手口相傳的一種經驗模式，絕大部分都沒有形成文件材料和圖紙。這并不是對建設工程檔案作為建設工程有機組織部分的否定，但的確是對建設工程檔案的一個簡化，而這種簡化造成偏遠地區住房安全無法保障，在災害中往往損失慘重，更不能“按圖索驥”地進行救災和修復。這從反面揭示了建設工程檔案與建設工程的不可分割性。

3工程檔案是建設工程質量的直接反映

建設工程質量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、品質和安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格的定義，即建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價由感受性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對建設工程質量的評價就不再是以到工程現場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段，進行綜合測評了。這實際上是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為依據來全面評價工程質量。

建設工程檔案作為建設工程質量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設過程中，有許多工序的內容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現場記錄對這一部分工程內容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。

在前面我們已經論述過建設工程檔案是建設工程的有機組成部分，從現代管理科學的角度來看，建設工程檔案的質量也是建設工程質量的重要構成部分。工程檔案質量好，反映工程管理規范，反映工程管理人員素質高，反映工程質量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建設、施工各方對建設工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實性、完整性，包括施工現場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認真細致、精益求精了。

4工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節

建設工程檔案是一個靜態的概念，而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說。這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究，我們會發現，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。更進一步，我們從工程質量控制的角度出發，工程檔案管理占有關鍵的一席之地。

建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制，控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設工程資料員是工程建設中不可缺少的技術人員。要經過專門培訓后持證上崗，而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像，反映場地環境的變化；上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略，建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指：施工員、監理員、材料員、安全員、造價員，一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設職業培訓I范疇，也沒有發國家認可的證書。近幾年，隨著建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識日益提高，有的城市實現了建設工程資料員經常性培訓I，還將《資料員合格證》上網，便于查詢和核對，并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案：有的城市，如上海、重慶等已經將資料員納入了“五大員”培訓，懷化市20D8年也正式將資料員培訓納入建設職業培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環節已得到越來越多的認可和重視。

2000年頒布的國務院第279號令《建設工程質量管理條例》，首次從國家法規的層面把建設工程檔案管理納入建設工程質量控制體系，對建設工程檔案的內容、質量要求、報送移交程序和法律責任等方面進行了強制性規定，是目前推動我國城建檔案工作發展最重要的一部法規。建設工程檔案管理的要求已經從微觀提升到了宏觀，從基層技術實踐提升到了國家法規意志，這是對建設工程檔案管理在工程質量控制體系中重要作用最有力的證明。

5工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段

工程檔案管理在行政上體現一種強制性，這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執法檢查的一個內容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質量的效果。

從懷化市建設工程檔案管理的實踐’來看，第一步是由市建設局把關，在建設工程取得《施工許可證》之前，建設單位一定要與市城建檔案館簽訂《報送建設工程竣工檔案責任書》，并填寫《建設工程竣工檔案責任人登記表》，從一開始就把建設工程檔案的要求、責任告知建設單位，要求他們明確分管領導和專門資料人員，對工程資料終身負責，提高他們的檔案責任意識；第二步是對建設工程檔案實行專人負責、全程跟蹤、經常性業務指導，發現問題及時整改：第三步是工程竣工前對建設工程檔案預驗收，預驗收合格發《建設工程竣工檔案初驗認可證》方能舉行竣工驗收會，由市工程質量監督站查驗資料備案后，再完整向市城建檔案館報送移交建設工程竣工檔案并取得《建設工程竣工檔案合格證》，然后才能去辦產權產籍手續：此外，還由市建設局統一組織建設工程檔案編制執法檢查，加強工程檔案收集編制的原始性、真實性、完整性、系統性管理。這一系列與建設行政職能相融合的措施。通過建設工程檔案管理促進了建設工程質量的提高。

在建設工程檔案業務指導實踐中，我們發現過施工單位的建筑用料與技術說明文件不符的情況，我們及時向建設單位反映，防止了。以次充好”事件發生：還發現過隱蔽工程中以空心墻代替實心墻等“偷工減料”行為，并得到了及時制止。建設工程檔案管理對工程質量的促進作用得到了建設單位(業主單位)高度認可。例如，2007年1月長沙市城建檔案館與長沙市電業局、長沙市電纜管理所聯合簽發了長城檔[2007]02號《關于加強電力地下管線工程質量控制和檔案管理，做好工程驗收交接工作的通知》的文件，三家相互配合。以加強工程檔案管理來促進電力地下管線工程質量。