檔案分類管理辦法

前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇檔案分類管理辦法范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。

檔案分類管理辦法范文第1篇

【關(guān)鍵詞】

規(guī)范管理;醫(yī)學(xué)科研;檔案

基金項(xiàng)目:廣西衛(wèi)生廳自籌科研經(jīng)費(fèi)課題(項(xiàng)目編號:桂衛(wèi)Z2009149)醫(yī)院科研檔案歸檔在某種程度上檔案管理工作可謂是醫(yī)院各項(xiàng)工作的橋梁與紐帶,醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)學(xué)研究過程和產(chǎn)出的載體,蘊(yùn)藏著大量的科研成果、科技專利、高新技術(shù)、學(xué)科建設(shè)、科研思想等科研信息,是寶貴的信息資源和無形資產(chǎn),它是進(jìn)行科研的重要依據(jù)和必要條件[1]。在現(xiàn)代科技手段日益普及的今天,檔案資源隨時都可以轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。

1 醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔管理的必要性

醫(yī)院科研檔案是在醫(yī)學(xué)科研活動中形成的、具有保存價值的文件材料,是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究和醫(yī)療實(shí)踐的真實(shí)記錄和反映,管好和用好科研檔案,對于提高醫(yī)院科研管理水平,促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展是十分必要的[2]。醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院檔案管理中的一個重要組成部分,我們要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī),樹立檔案管理人人有責(zé)的觀念;認(rèn)識檔案的潛在價值及社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。醫(yī)院科研檔案管理根據(jù)國務(wù)院批準(zhǔn)頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第五章規(guī)定:“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則,根據(jù)科技檔案必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求,建立健全科技檔案工作,建立必要的規(guī)章制度,實(shí)行科學(xué)管理”。我院辦公室嚴(yán)格科研檔案的管理,完善科研檔案歸檔的管理制度,定期移交科研檔案。

2 醫(yī)學(xué)科研檔案規(guī)范管理的作用

2.1 科研檔案又具備有其自己的特點(diǎn),做好醫(yī)院科研檔案管理工作的前提之一,就是要配備一定數(shù)量的專職、兼職檔案人員,要使檔案完整地保存下來和充分利用,必須科研人員的配合。醫(yī)院綜合檔案室檔案員要對研究項(xiàng)目形成材料實(shí)行全程跟蹤,確保材料的齊全、完整,保證科研檔案的質(zhì)量。醫(yī)學(xué)科學(xué)研究涉及面廣,是個多學(xué)科,多門類,多層次的綜合性科學(xué)體系,它與一般自然科學(xué)及生產(chǎn)技術(shù)的研究有相似之處,但又有其獨(dú)特性[3]?？蒲许?xiàng)目結(jié)題后,科教部的兼職檔案員將檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室,由醫(yī)院專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求對項(xiàng)目的檔案材料進(jìn)行審核并移交歸檔。如課題組需借閱項(xiàng)目檔案,可以按規(guī)定程序向醫(yī)院綜合檔案室借閱?？蒲袡n案在服務(wù)于科研活動、提高醫(yī)療水平、提升醫(yī)院核心競爭力方面發(fā)揮了積極的作用。我院科研檔案的管理逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道,在醫(yī)院檔案中的比重越來越大。主要采取兩種規(guī)范管理:一是分類管理,包括臨床、醫(yī)技科室、職能科室的科技人員管理。二是職稱管理,包括主任醫(yī)(技)師;副主任醫(yī)(技)師,主治醫(yī)(技)師。要求擔(dān)任科研項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人職稱一定在中級職稱以上。先后建立了科研人員檔案、科技成果檔案、人才培養(yǎng)檔案、科技規(guī)劃檔案等一系列基礎(chǔ)資料計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫,逐步完善對科技人員的規(guī)范化管理?？蒲袡n案不僅是進(jìn)行科研的重要依據(jù),而且還是科研活動的必要條件。科研檔案本身雖有價值性,但其價值的實(shí)現(xiàn)必須經(jīng)過合理的開發(fā),方能有效利用[4]。

2.3 分類 醫(yī)院科技檔案的分類要根據(jù)科技檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、特點(diǎn)和相互之間的聯(lián)系,把科技檔案劃分成一定的類別,使之能正確反映出產(chǎn)生這些檔案的歷史條件和工作活動的真實(shí)面貌,達(dá)到便于保管和充分利用科技檔案的目的[5]。

3 出臺激勵措施,完善激勵機(jī)制

建立完整的科研檔案是科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的重要標(biāo)志。我院領(lǐng)導(dǎo)班子充分運(yùn)用激勵手段加強(qiáng)我院的科研管理,不斷完善醫(yī)院科研管理中的激勵機(jī)制,使科技興院形成共識。制定出詳實(shí)的科技計(jì)劃。出臺了一系列獎勵措施,并以此作為新的效益增長點(diǎn),增強(qiáng)醫(yī)院的內(nèi)涵式發(fā)展實(shí)力?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步要依靠人才的優(yōu)勢,院領(lǐng)導(dǎo)帶頭搞科研,充分發(fā)揮院學(xué)術(shù)委員會的作用,把科研工作提到重要議事日程,不斷從人力、物力、財(cái)力上改善科研條件。

3.1 建立健全了“五、三、三”管理機(jī)制 即院領(lǐng)導(dǎo)班子為決策層;學(xué)術(shù)委員會為督導(dǎo)層;科教部為管理層;臨床、醫(yī)技科室為實(shí)施層;課題組(人)為攻關(guān)層的五層級網(wǎng)絡(luò)化管理體制。

3.2 采取三種辦法規(guī)范管理 ①規(guī)范化管理科技人才:一是分類管理,包括臨床科室、職能科室的科技人員管理;二是學(xué)位職稱管理,包括醫(yī)院引進(jìn)的人才,博士后、博士、碩士等;三是聘約管理,由院長領(lǐng)導(dǎo)的聘約制,調(diào)動了廣大科技人員的積極性;②標(biāo)準(zhǔn)化管理科研設(shè)備:資源共享醫(yī)療設(shè)備,充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)院科研中的共享作用,充分發(fā)揮實(shí)驗(yàn)中心在科研中的作用,加強(qiáng)人員培訓(xùn),大型設(shè)備上崗證,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理;③制度化管理科研工作:先后制定了院學(xué)術(shù)委員會章程,重點(diǎn)學(xué)科管理辦法,科研基金管理辦法,院青年基金管理辦法,科研成果評選條件,人才引進(jìn)培養(yǎng)等一系列管理措施,做到科技管理制度明確,職責(zé)清晰,有章可循。

3.3 實(shí)行“三傾斜”強(qiáng)化激勵手段 ①“政策上傾斜”制定出臺了廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院科技興院獎勵辦法等政策措施;②設(shè)立了科研成果獎、新技術(shù)、新項(xiàng)目獎、學(xué)術(shù)論文獎、科研課題中標(biāo)獎、科技拔尖人才獎、科技興院優(yōu)勝集體獎,每年評審一次并召開每年度的科技表彰大會;③“獎金上傾斜”每年從醫(yī)院收入總額中提取1%作為科研教學(xué)基金[6]。

由于激勵措施的出臺,大大的提高了臨床醫(yī)師做科研,寫文章的積極性。所以,科研檔案兼職人員,平時應(yīng)注意檔案的分類管理及收集,歸檔材料的完整性。積極幫助臨床將科研資料全面完整地收集、分類、整理直至歸檔。在我院科研檔案管理的基本內(nèi)容主要有:國家科技支撐計(jì)劃課題(農(nóng)村衛(wèi)生技術(shù)及產(chǎn)品研究與應(yīng)用),科學(xué)基金課題(國家自然科學(xué)基金、廣西自然科學(xué)基金、基礎(chǔ)研究專項(xiàng)),廣西科學(xué)研究與技術(shù)開發(fā)計(jì)劃(科技攻關(guān)與新產(chǎn)品試劑、科技創(chuàng)新能力與條件建設(shè));廣西衛(wèi)生廳重點(diǎn)科研課題、廣西衛(wèi)生廳自籌科研經(jīng)費(fèi)課題、廣西醫(yī)藥衛(wèi)生適宜技術(shù)推廣項(xiàng)目,院內(nèi)青年基金課題等類型。在日常的科研管理工作中對各種管理性文件,如各種有關(guān)的衛(wèi)生科研法規(guī)、醫(yī)院內(nèi)部的有關(guān)規(guī)定、制度、紅頭文件、協(xié)議書等等有關(guān)科研管理工作及科研活動過程中形成的所有有價值的及原始的各類文件材料都是科研檔案管理收集的范疇內(nèi)容[1]。

按照《檔案法》的規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。管理和運(yùn)用好醫(yī)學(xué)科研檔案,對提高醫(yī)院科研水平、促進(jìn)醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有重要的意義。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 胡桂周,劉瑾.醫(yī)學(xué)科研檔案管理的探討.醫(yī)學(xué)信息,2007,20(10):1785-1788.

[2] ,項(xiàng)濱.醫(yī)院科研檔案管理創(chuàng)新的思考.中國醫(yī)院管理,2007,11(2).

[3] 胡琴琴.醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)及其管理.杭州醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校學(xué)報,2004,25(5):266-267.

[4] 韓秀明,劉艷君.科研檔案在科研管理中的地位和作用.預(yù)防醫(yī)學(xué)情報雜志,2008,24(8):642-643.

檔案分類管理辦法范文第2篇

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案管理；問題；對策

企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)完善管理制度的重要內(nèi)容。人事檔案是企業(yè)員工重要材料的匯集，是個人成長的記錄，對國家和企業(yè)選拔、考察、培養(yǎng)人才具有重要意義。進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，社會管理制度不斷完善。在企業(yè)人事檔案管理方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法未能充分發(fā)揮人事檔案的積極作用，已經(jīng)不能滿足新形勢下的需求。本人從事企業(yè)檔案管理十幾年，對現(xiàn)行人事檔案管理方法有深切的體會，工作中發(fā)現(xiàn)諸多問題，認(rèn)為很多方法急需改進(jìn)。

一、企業(yè)現(xiàn)行人事檔案管理存在的問題

1、檔案重視意識不夠

目前，企業(yè)、個人對人事檔案的重視程度顯得比較淡薄。在人事檔案管理硬件方面，很多企業(yè)在人事檔案方面的投入少，硬件設(shè)施跟不上，以地下室、庫房作為檔案管理的存放場所。有些單位的檔案管理還處于原始狀態(tài)，甚至連基本的八防（防盜、防塵、防鼠、防火、防潮、防脆、光防、防有害氣體）都不能做到。檔案采取的是老式箱式存放，并沒有采取理論上要求的“密集式”管理辦法。這主要是因?yàn)橐恍┢髽I(yè)在檔案管理方面的重視意識不夠，還不能從根本達(dá)到檔案管理的要求，給檔案工作的開展造成困難。

在人事檔案管理軟件方面，從事人事檔案管理的工作人員多數(shù)非檔案管理專業(yè)。檔案管理學(xué)的基本知識比較缺乏，而且后期的培訓(xùn)也未能及時跟進(jìn)，使檔案管理工作未能按照規(guī)范來運(yùn)轉(zhuǎn)。另外，一些企業(yè)在人才選拔和考核中，未能充分發(fā)揮檔案管理方面的積極作用，未能建立起企業(yè)用人與檔案管理有機(jī)配合的人力資源管理機(jī)制。

個人方面，普遍存在員工人事檔案意識比較淡薄的狀況。有些員工的人事檔案未能及時歸檔，調(diào)入單位未能及時將檔案及時調(diào)來，因而，往往出現(xiàn)不知檔案在何處的現(xiàn)象。同時，單位要求填寫的考核表等需要及時歸檔的材料，有些員工未能及時上交歸檔，造成檔案內(nèi)容不齊全，使檔案在反映個人綜合信息方面未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2、檔案內(nèi)容不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求

在新形勢下，員工不僅是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的基本力量，而且越來越被提升到人力資源的戰(zhàn)略高度。人事檔案的完善對人力資源的管理提供全面的依據(jù)。因此，員工人事檔案內(nèi)容的完整性、全面性是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才的基本前提。在傳統(tǒng)的人事檔案管理下，將內(nèi)容劃分為十類，往往突出反映的是企業(yè)員工的政治性，內(nèi)容多為歷史寫實(shí)性，但對員工的培養(yǎng)、考核，以及員工的興趣、專長、團(tuán)隊(duì)合作等方面內(nèi)容則顯得單薄。傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容未能全面反映一名員工的發(fā)展?jié)摿Γ瑢ζ髽I(yè)發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才造成不便，造成埋沒人才、壓抑人才的現(xiàn)象。

傳統(tǒng)上的檔案管理將干部和工人分離，實(shí)行分類管理。這種檔案管理方法在一定時期內(nèi)起到了積極的作用，但隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的確立以及國家人事制度的改革，這種檔案管理方法已經(jīng)不能適應(yīng)新形式的需要。主要體現(xiàn)在：“干部”這一概念比較含混籠統(tǒng)，未能明確予以定義，企事業(yè)單位各行各業(yè)都普遍采用本詞。新形勢下，“干部”這一詞匯依然不能適應(yīng)檔案分類管理的需要，因此，繼續(xù)按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案分類管理，勢必引起一定的管理混亂。另外，傳統(tǒng)上的干部和工人人事檔案分屬不同部門分類管理，增加人力物力成本。同時，干部和工人人事檔案的分離，與新形勢下“以人為本”的理念相左，未能體現(xiàn)社會公平，與企業(yè)勞動合同制下靈活的用人機(jī)制不相適應(yīng)，妨礙了人才作為一種資源的有效配置，與社會倡導(dǎo)的現(xiàn)代企業(yè)制度不相符。

3、人事檔案管理不能適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)下人才的快速流動

在市場經(jīng)濟(jì)下，市場在調(diào)節(jié)人力資源配置方面發(fā)揮的作用越來越突出。人才作為企業(yè)發(fā)展的重中之重，其流動性較計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代明顯加快。市場為員工提供了廣闊的發(fā)展空間，員工為謀求個人發(fā)展，個人選擇越來越多樣化。企業(yè)員工在企業(yè)之間跳轉(zhuǎn)過程中，有些企業(yè)為了維護(hù)本單位利益，不予調(diào)出人事檔案等現(xiàn)象頻發(fā)。還有的員工檔案意識不強(qiáng)，將個人檔案一直未及時調(diào)出。從而形成人檔脫節(jié)，造成“死檔棄檔”、“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象，對企業(yè)人事檔案管理帶來諸多不便。

4、檔案轉(zhuǎn)移不方便

長期以來檔案轉(zhuǎn)移一直沿用“開檔案轉(zhuǎn)移單”（介紹信）之做法。理論上講，這一設(shè)計(jì)有它的科學(xué)性，但隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、人才流動的加快和頻繁，這一做法目前很難再堅(jiān)持下去。新形勢下，檔案轉(zhuǎn)移并不能確?！皺n案轉(zhuǎn)移存根”的及時返回，造成人事檔案寄出卻無憑證的狀況，為檔案管理工作帶來諸多不便。

二、解決企業(yè)人事檔案管理存在問題的對策

傳統(tǒng)的人事檔案管理在新形勢下急需一系列的改進(jìn)和變革，以適應(yīng)時代變化的需要。我們認(rèn)為，應(yīng)該從以下幾個方面入手，逐步解決現(xiàn)有檔案管理中存在的問題。

1、加大宣傳力度，提高企業(yè)和個人的檔案意識

個人人事檔案涉及到員工的切身利益，員工升遷、考核培養(yǎng)，養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等社會醫(yī)療保障問題都跟檔案掛鉤，做好企業(yè)人事檔案的管理對員工意義重大。企業(yè)應(yīng)該依照國家法律要求，不僅要按照要求對檔案予以保存并進(jìn)行完善，還應(yīng)該對檔案管理人員不斷進(jìn)行培訓(xùn)，在硬件和軟件上滿足人事檔案管理的要求，提高檔案管理的質(zhì)量，從而使人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2、以人為本，變革檔案管理理念

要使人事檔案充分發(fā)揮作用，就應(yīng)該適應(yīng)新時期的要求，在管理程序和檔案內(nèi)容方面予以不斷改進(jìn)。新時期，人力資源管理是企業(yè)競爭的重中之重。檔案內(nèi)容應(yīng)該充分為發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、配置人才服務(wù)，在原有內(nèi)容基礎(chǔ)上，形成有企業(yè)特色的檔案內(nèi)容。

企業(yè)的主要目標(biāo)在于激發(fā)員工的創(chuàng)造性，追求經(jīng)濟(jì)效益的最大化。牢固樹立將員工作為戰(zhàn)略資源的意識，是企業(yè)在殘酷的市場經(jīng)濟(jì)競爭中的立足之本。因此，在員工人事檔案管理方面不能照搬機(jī)關(guān)干部的分類及內(nèi)容，而應(yīng)該根據(jù)企業(yè)現(xiàn)實(shí)需要，對員工的全面考核和業(yè)務(wù)能力等方面予以補(bǔ)充加強(qiáng)，從而形成企業(yè)自身特色的人事檔案管理體系，更好地為企業(yè)的人力資源管理服務(wù)。同時，在檔案管理程序上，應(yīng)該突破干部、工人分類管理的限制，建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的人事檔案管理制度和方法。

3、建立與人才流動相適應(yīng)的人事檔案管理制度

為了暢通人才流通渠道，合理配置人力資源，企業(yè)人事檔案管理方面需要進(jìn)一步解放思想，不斷革新。對于傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的人檔分離、人質(zhì)檔案、死檔棄檔現(xiàn)象，以及在檔案轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)的問題。應(yīng)該充分發(fā)揮各級人才市場在檔案管理方面的積極作用，建立靈活的檔案轉(zhuǎn)遞渠道。

4、建立與信息化相適應(yīng)的檔案管理辦法，推進(jìn)人事檔案工作信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)從軟硬件方面積極投入，不斷提高人事檔案的規(guī)范化程度，從而提高人事檔案的利用效率。檔案的信息化建設(shè)是一個長期性的系統(tǒng)過程，不可能一蹴而就，但檔案信息化建設(shè)對企業(yè)人力資源管理來說，意義深遠(yuǎn)。檔案信息化建設(shè)在數(shù)據(jù)共享、信息傳遞、提高效率方面將對企業(yè)的管理產(chǎn)生重要影響。

綜上所述，我國企業(yè)人事檔案管理方面在新形勢下面臨著一系列的困難和挑戰(zhàn)。積極探索新形勢下企業(yè)人事檔案管理方面的新途徑、新方法是擺在我們?nèi)耸聶n案管理工作者面前的主要任務(wù)。只有轉(zhuǎn)變管理理念、尋求與時代特點(diǎn)相適應(yīng)的檔案管理方法，才能不斷完善和改進(jìn)檔案管理工作，更好地為企業(yè)、為社會服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]夏琴心. 人事檔案糾紛與我國企事業(yè)單位人事檔案管理.蘭臺世界，2013.14.

檔案分類管理辦法范文第3篇

隨著我國醫(yī)療的普及以及診療水平的不斷上升，醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療設(shè)備的種類和數(shù)量都在顯著增加，各種臨床設(shè)備已廣泛應(yīng)用于疾病的預(yù)防、診斷、治療、預(yù)后等各個階段，它是醫(yī)院進(jìn)行診斷治療和科學(xué)研究的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是提高醫(yī)療質(zhì)量和工作效益的重要因素。因此醫(yī)療設(shè)備已成為評價醫(yī)院現(xiàn)代化水平的重要參考依據(jù)，同時也能夠客觀反映醫(yī)院的醫(yī)療水平和整體實(shí)力。由此可見，醫(yī)療設(shè)備的管理對于評價醫(yī)院的醫(yī)療水平和管理水平都具有重要意義。醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是指醫(yī)療設(shè)備具體信息的記錄與維護(hù)，其信息更新周期從臨床科室提出需求申請開始，直至設(shè)備達(dá)到使用年限或因其他原因報廢為止。設(shè)備報廢后，該檔案還需根據(jù)需求繼續(xù)保存，以便為日后其他相同或相近設(shè)備的使用提供參考依據(jù)。

1檔案管理原則

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備購置、驗(yàn)收、使用、處置等環(huán)節(jié)中重要的資料存檔，對設(shè)備使用情況具有可追溯性，對同類設(shè)備的購置和使用具有指導(dǎo)意義，對醫(yī)學(xué)裝備管理具有重要作用。根據(jù)《檔案法》等相關(guān)法規(guī)，檔案管理的原則包括以下幾方面：①檔案完整，資料真實(shí)可信，具有可追溯性；②各層級條理清晰，便于檔案查詢，對重要信息有適當(dāng)?shù)膫浞?，保證檔案具有較好的使用效率；③由專人負(fù)責(zé)檔案管理，檔案收集和使用有明確工作流程和記錄。

2設(shè)備檔案內(nèi)容

2.1購置檔案

醫(yī)療設(shè)備購置檔案是指設(shè)備申請及購置過程中的全部公文資料，設(shè)備購置一般采用公開招標(biāo)或院內(nèi)議價兩種方式。公開招標(biāo)方式產(chǎn)生的購置檔案主要包括委托協(xié)議、招標(biāo)文件、政府采購合同等資料；院內(nèi)采購方式產(chǎn)生的購置檔案主要為采購合同等。此外，還需醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程處形成包括設(shè)備購置申請（由需求科室提交）、大型設(shè)備專家論證、設(shè)備資質(zhì)證明等相關(guān)資料（由設(shè)備生產(chǎn)商或供應(yīng)商提供），一同并入設(shè)備購置檔案留存。

2.2驗(yàn)收檔案

醫(yī)療設(shè)備技術(shù)檔案是指設(shè)備到貨驗(yàn)收的相關(guān)資料，主要包括驗(yàn)收時設(shè)備配備的操作手冊等相關(guān)資料、備用零部件及初始測試部件、設(shè)備驗(yàn)收報告、設(shè)備廠家提供的培訓(xùn)記錄、預(yù)維護(hù)方案等。其中，為了保證設(shè)備到貨準(zhǔn)確無誤、設(shè)備功能正常，驗(yàn)收現(xiàn)場應(yīng)有科室負(fù)責(zé)人、醫(yī)工處負(fù)責(zé)人及供應(yīng)商三方人員在場，設(shè)備驗(yàn)收報告中應(yīng)包含三方人員簽字?？剖易孕斜４嫠璧谋匾f明書及零部件，需在設(shè)備驗(yàn)收報告中明確標(biāo)明，其余隨設(shè)備一同到貨的資料全部交由醫(yī)學(xué)工程處登記并建立驗(yàn)收檔案，由專人負(fù)責(zé)建檔登記保管。同時，隨同驗(yàn)收的醫(yī)工處相關(guān)人員在驗(yàn)收完成時也需進(jìn)行登記，該登記以設(shè)備驗(yàn)收時間順序?yàn)橐罁?jù)，記錄設(shè)備到貨日期、到貨情況、培訓(xùn)情況、安裝科室及相關(guān)設(shè)備信息，用于設(shè)備快速查詢及到貨情況核對等。

2.3維修維護(hù)檔案

據(jù)國外統(tǒng)計(jì)，不合格設(shè)備中約10%會導(dǎo)致嚴(yán)重傷害，33%會導(dǎo)致傷害，其他會導(dǎo)致輕微或潛在傷害。因此，發(fā)達(dá)國家的醫(yī)院已經(jīng)把醫(yī)療設(shè)備的質(zhì)量檢測列為醫(yī)療質(zhì)量管理體系的重要內(nèi)容，要求醫(yī)院相關(guān)部門嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量控制體系，保證設(shè)備正常運(yùn)行，最大程度消滅或降低由于設(shè)備故障帶來的醫(yī)療事故。維修檔案包括：

（1）送修登記。指設(shè)備由于故障送到醫(yī)學(xué)工程處進(jìn)行維修，由送修人員進(jìn)行的送修和取回的記錄，為保障設(shè)備流轉(zhuǎn)記錄的可追溯。

（2）維修記錄。其主要包括：①維修人員對設(shè)備進(jìn)行維修后，登記設(shè)備的故障緣由以及維修情況；②設(shè)備維修后進(jìn)行質(zhì)量控制檢測時的檢測數(shù)據(jù)。登記內(nèi)容包括送修日期、送修科室、送修設(shè)備及附件、故障緣由、送修人等信息。醫(yī)學(xué)工程處人員在自行維修或返廠維修后，對設(shè)備進(jìn)行質(zhì)量檢測，在保證設(shè)備達(dá)到質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)后聯(lián)系科室取回設(shè)備，并在取回時完善送修記錄，確定設(shè)備及附件完好齊全的情況下取回臨床使用。維護(hù)記錄卡是設(shè)備進(jìn)行日常巡檢后的相關(guān)記錄，巡檢工作由醫(yī)工處人員去臨床科室進(jìn)行外觀檢查，主要巡視設(shè)備是否能夠正常工作、外觀是否完好等基礎(chǔ)內(nèi)容，與醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行溝通，了解設(shè)備的使用情況，糾正不正當(dāng)?shù)牟僮?，及時排除疑難問題，并作相關(guān)記錄。記錄內(nèi)容包括本次維護(hù)日期、維護(hù)人、下次維護(hù)日期，并制作成卡片形式固定在設(shè)備機(jī)身上，以便查詢和下次維護(hù)。當(dāng)維護(hù)記錄卡記錄已滿時，更替新的卡片并將已有卡片交由醫(yī)工處相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行統(tǒng)一管理。不同設(shè)備的維護(hù)周期有所不同，除顫儀、輸注泵、監(jiān)護(hù)儀等生命支持設(shè)備維護(hù)周期為每3個月1次，大型影像設(shè)備維護(hù)周期為半年或1年1次。

3檔案管理的模式

醫(yī)療設(shè)備檔案管理主要體現(xiàn)在收集、保管和利用3個環(huán)節(jié)。首先要依據(jù)相關(guān)法規(guī)，聯(lián)系工作實(shí)際情況，制定和完善檔案管理的規(guī)章制度。我院在醫(yī)院檔案管理辦法的基礎(chǔ)上建立和完善了醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法，并嚴(yán)格執(zhí)行。在實(shí)行醫(yī)院、醫(yī)學(xué)工程處、使用科室的三級管理基礎(chǔ)上，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)管理，明確設(shè)備檔案的收集歸檔范圍，規(guī)范建立設(shè)備各項(xiàng)檔案，注重收集設(shè)備風(fēng)險評估和預(yù)防性維護(hù)的原始記錄，使醫(yī)療設(shè)備檔案管理更加規(guī)范化和科學(xué)化。其次，應(yīng)充分利用檔案的擴(kuò)展律和時效律，挖掘和利用醫(yī)療設(shè)備檔案資源的價值。例如，根據(jù)設(shè)備的購置檔案結(jié)合維修維護(hù)檔案，編寫設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益分析報告，為醫(yī)療設(shè)備購置前期論證、規(guī)劃設(shè)備升級換代等工作提供有力的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；或根據(jù)設(shè)備的驗(yàn)收檔案結(jié)合維修維護(hù)檔案為設(shè)備的臨床使用和維修維護(hù)工作的開展提供指導(dǎo)。檔案管理有多種模式，目前醫(yī)院中比較常見的是以下兩種。

3.1檔案分類管理模式

分類管理是根據(jù)檔案類別不同進(jìn)行檔案分類，我院采用該類管理模式，檔案內(nèi)容主要分為購置檔案、驗(yàn)收檔案、維修檔案和其他4個類別。

（1）購置檔案以購置項(xiàng)目為保管單位，依設(shè)備采購時間和資金來源為位置索引存放。資金來源以英文字母表示，如Z代表政府采購、Y代表院內(nèi)采購等。購置檔案案卷編號由采購時間、資金來源和案卷順序組成，例如S-13-Z-1表示2013年政府采購項(xiàng)目1號卷案。卷脊信息還包括：項(xiàng)目名稱、設(shè)備名稱、卷內(nèi)文件。每案卷購置檔案中可能包含多臺設(shè)備的采購信息。

（2）驗(yàn)收檔案以設(shè)備驗(yàn)收批次為保管單位，依設(shè)備類別和立卷順序分別為一級位置索引和二級位置索引分類順序存放。設(shè)備類別以英文字母表示，如A代表心電類、D代表超聲類等。驗(yàn)收檔案案卷編號由設(shè)備類別、檔案在該類別中的序號和檔案的卷號組成。例如S-D-17-1表示超聲類別中17號卷案的第1卷。卷脊信息還包括案卷題名、生產(chǎn)商、產(chǎn)地、編制日期等信息。詳細(xì)的卷案目錄、卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)文件的檔案編號登記均為檔案調(diào)用效率提供了保障。

（3）維修檔案根據(jù)設(shè)備的種類和維修維護(hù)的模式分為：①小型設(shè)備的送修記錄采取統(tǒng)一登記，其預(yù)防性維護(hù)記錄和質(zhì)量控制記錄采取分類登記，且均實(shí)現(xiàn)了電子化管理，以便查詢和統(tǒng)計(jì)；②保修設(shè)備，包括核磁共振、CT、X線血管造影機(jī)等，其維修記錄和預(yù)防性維護(hù)記錄由服務(wù)商的專業(yè)技術(shù)人員出具，以獨(dú)立設(shè)備為保管單位，依設(shè)備采購時間和種類為位置索引存放，便于核對設(shè)備維修詳情和年度維護(hù)進(jìn)度，能夠?qū)镜脑O(shè)備預(yù)防性維護(hù)工作起到監(jiān)督和敦促的重要作用。

（4）其他檔案是相對獨(dú)立的記錄檔案，包括設(shè)備計(jì)量合格證、設(shè)備巡檢記錄卡、不良事件上報記錄等。檔案分類管理要求檔案人員在檔案利用時，能根據(jù)利用需求，快速定位檔案類別，定位檔案卷案，提取檔案信息。

3.2檔案集中管理模式

檔案集中管理是以設(shè)備主體為保管單位，依立卷時間為位置索引，即每臺設(shè)備建立一卷檔案，每卷檔案包含設(shè)備的全部信息。從科室提交設(shè)備申請開始為設(shè)備立卷，檔案中包含設(shè)備購置申請論證、購置合同等資料、設(shè)備驗(yàn)收資料、設(shè)備維修維護(hù)記錄、售后服務(wù)記錄等檔案信息，隨著設(shè)備使用，信息不斷增加，直到該設(shè)備報廢時，設(shè)備檔案停止更新。已報廢設(shè)備的檔案應(yīng)根據(jù)醫(yī)院自身情況及相關(guān)檔案管理規(guī)則，保存一定年限，為后期設(shè)備信息查詢及設(shè)備更新?lián)Q代提供依據(jù)。目前，首都兒科研究所、北京大學(xué)人民醫(yī)院等醫(yī)院采用該管理模式。

4討論

檔案分類管理的方法比較便于同類或同期檔案的集中管理，有利于設(shè)備之間相同或相近信息的橫向比較。不論是以項(xiàng)目類別劃分的購置檔案，還是以類別劃分的技術(shù)檔案，都能夠在查找特定檔案的同時對比同期或同類其他檔案內(nèi)容，使得管理人員對于檔案內(nèi)容具有感知，便于檔案的整體管理。在檔案編目過程中，分類管理的方法能夠便于檔案分開管理，有助于檔案存儲和相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作；在檔案調(diào)用過程中，該方法能夠縮小被調(diào)用檔案所在區(qū)域的范圍，有效提高檔案查詢和調(diào)用的效率。該方法實(shí)施過程中也有許多弊端。例如，由于檔案內(nèi)容缺乏一定的連貫性，因此如果需要單一設(shè)備的所有檔案，就需分別查找多個區(qū)域才能將全部內(nèi)容拼接在一起；每一部分檔案都需要獨(dú)立的空間存儲，在設(shè)備量較大而存儲區(qū)域有限的情況下，該方法容易導(dǎo)致存放混亂，容易出現(xiàn)人為錯誤的現(xiàn)象等。檔案集中管理的方便比較便于單個設(shè)備全生命周期的管理，有利于單個設(shè)備使用過程中的縱向比較。由于每件檔案中包含一臺設(shè)備的各類檔案，在查找特定檔案時能夠獲取該設(shè)備有關(guān)的全部信息，同時在存放過程中能夠節(jié)約空間，方便存放。由于所有檔案的統(tǒng)一管理，使得管理人員能夠較容易檢查設(shè)備檔案是否全面，并針對不齊全的檔案作出相關(guān)處理。在檔案編目過程中，檔案集中管理的方法能夠便于檔案整體管理，有助于統(tǒng)計(jì)設(shè)備使用過程中的連續(xù)性問題；在檔案調(diào)用過程中，該方法能夠快速查詢與特定設(shè)備有關(guān)的全部信息，保證設(shè)備信息的完整性。該方法的不足之處在于，檔案的建立依賴于單個設(shè)備的到貨時間，因此檔案建立順序受時間影響較大；又由于設(shè)備資料常有無法一次性到齊的情況，導(dǎo)致設(shè)備技術(shù)檔案容易延遲建檔或出現(xiàn)多次彌補(bǔ)的情況，致使檔案的時間排序標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，給管理工作帶來諸多不便；設(shè)備在使用過程中維修維護(hù)記錄在不斷更新，造成技術(shù)檔案被頻繁修改，加大了人工工作量，間接提高了檔案管理成本等。

5展望

檔案管理是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，未來發(fā)展趨勢具有以下兩個方向：

（1）綜合性。

本文介紹的兩種方法均在不同醫(yī)院中實(shí)施，充分說明兩種方法各有利弊，需要醫(yī)院結(jié)合自身情況選擇適合的管理模式。醫(yī)學(xué)工程處及相關(guān)部門也可以根據(jù)兩種不同方式進(jìn)行綜合管理，在發(fā)揚(yáng)單個管理模式長處的同時，有效減少和避免單個模式的弊端，使得醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作能夠更加便捷，為臨床使用和設(shè)備本身工作提供有力保障。

（2）信息化。

檔案分類管理辦法范文第4篇

一、電算化下水管單位會計(jì)檔案的特點(diǎn)

1、會計(jì)檔案內(nèi)容增加。在電算化環(huán)境下，會計(jì)資料不僅包括通過打印等輸出的紙張憑證、賬簿、工資表、決算報表等，同時需要以U盤、光盤、存儲芯片存儲的憑證、賬簿、報表等會計(jì)數(shù)據(jù)副本，還包括源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計(jì)科目及科目代碼表等。

2、會計(jì)軟件版本更新快。每個版本存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，日常工作需要將會計(jì)軟件版本和存儲內(nèi)容配套歸類保存，詳細(xì)注明版本型號、年份、備份時間、數(shù)量、保存方式，舊版本軟件資料存在專門的電腦里。

3、電算化會計(jì)檔案存儲價值更高。電算化會計(jì)檔案軟硬件配合使用比傳統(tǒng)會計(jì)檔案更方便、直觀、系統(tǒng)，容易查詢和分析到所需的結(jié)果，可以為管理和決策提供較好的支持。

4、電算化會計(jì)檔案存儲要求高。電子版會計(jì)檔案具有易遭破壞、易修改、難留痕跡的特點(diǎn)，一旦遭到破壞或修改，很難恢復(fù)，同時它們還受備份載體的質(zhì)量、載體的使用壽命、載體存放環(huán)境等條件影響，會計(jì)檔案的安全性、完整性有了更高要求。

二、科學(xué)完善電算化會計(jì)檔案管理的環(huán)境和制度

1、改善會計(jì)工作的軟硬件設(shè)施，保證會計(jì)檔案資料的完整

《會計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定各類會計(jì)檔案的保管期限(參照事業(yè)單位)：從上表可以看出，對于紙質(zhì)會計(jì)檔案保管期限較長，一般針式打印機(jī)打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案達(dá)不到保管期限要求，會計(jì)部門需要配備噴墨或激光等優(yōu)質(zhì)打印機(jī)和高質(zhì)量的紙張。選擇優(yōu)質(zhì)的存儲介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的備份，按分類對電子檔案進(jìn)行編號、標(biāo)明時間、文件內(nèi)容。裝有會計(jì)軟件系統(tǒng)的電腦需專業(yè)人員定期進(jìn)行維護(hù)，避免會計(jì)檔案泄密或被病毒侵入。

2、電算化會計(jì)檔案收集整理制度化

會計(jì)檔案的收集整理是按照一定的方法和程序，將零散和需要條理化的資料，通過分類、組合、立卷、排列和編目，組成有序體系的過程。按期整理會計(jì)憑證類、日記賬檔案，電子數(shù)據(jù)隔日進(jìn)行AB備份，以避免意外和人為錯誤發(fā)生。按月整理科目匯總表、總賬、賬簿類、月報表類會計(jì)檔案。在期末結(jié)賬后，按固定格式輸出明細(xì)賬、總賬、報表類檔案。按封面、目錄、賬頁、封底的順序裝訂成冊，各賬冊封面加蓋經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)主管的印章。對年度電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)及時AB備份(最好雙機(jī)備份)。對收集來的會計(jì)檔案進(jìn)行歸類整理、組卷、編目，明確存檔手續(xù)、分類管理辦法、保存期限等內(nèi)容。

3、做好會計(jì)檔案的保管

行政檔案部門與會計(jì)部門配合做好會計(jì)檔案的管理工作，會計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部門保管期滿后，由財(cái)務(wù)科專人負(fù)責(zé)列出移交清單一式兩份，移交給檔案部門，最終由檔案部門保管。檔案部門對檔案進(jìn)行分類編碼管理、建立會計(jì)檔案電子檢索系統(tǒng)。存儲電子數(shù)據(jù)的磁性載體放在固定的會計(jì)檔案庫房，遠(yuǎn)離磁場、注意防熱、防潮、防塵。

檔案分類管理辦法范文第5篇

社會保險檔案管理關(guān)系到社會保險制度能否順利地貫徹執(zhí)行，關(guān)系到社會保險的作用能否發(fā)揮出來，更關(guān)系到被保險人的合法權(quán)益能否得到保障，同時，它也是社會保險財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)，它能夠?yàn)樯鐣ｋU基金籌集提供必要的原始數(shù)據(jù)。

（一）檔案意識薄弱

一是社會保險檔案管理沒有擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，不關(guān)心或很少關(guān)心檔案管理工作存在的問題。二是部分業(yè)務(wù)人員存在認(rèn)識不高，工作態(tài)度不嚴(yán)肅的問題。認(rèn)為當(dāng)前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應(yīng)社會保險制度的快節(jié)奏。

（二）檔案管理混亂

實(shí)際工作中，除部分單位實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常根據(jù)單位自身業(yè)務(wù)情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書、會計(jì)或業(yè)務(wù)科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負(fù)責(zé)，人人又都不負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象發(fā)生，致使社會保險檔案不同程度的流失。

（三）缺少規(guī)章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進(jìn)行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒有形成良好的運(yùn)行機(jī)制，主觀上也未建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度。

二、加強(qiáng)社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財(cái)富，是必不可少的基礎(chǔ)性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點(diǎn)解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開發(fā)利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨(dú)具特點(diǎn)的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強(qiáng)社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件，也是反映社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要?dú)v史憑證。依法加強(qiáng)和規(guī)范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進(jìn)社會保險經(jīng)辦工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要內(nèi)容，也是全面提升經(jīng)辦能力和管理水平,真正維護(hù)職工權(quán)益，促進(jìn)公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實(shí)深入做好社會保險檔案管理工作，要調(diào)動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會保險檔案管理意識，增強(qiáng)加強(qiáng)檔案管理的自覺性和主動性。

（二）規(guī)范社會保險檔案管理業(yè)務(wù)流程

多年以來，不斷有專家學(xué)者呼吁把社會保險檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關(guān)社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實(shí)的“口袋檔案”。管理沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一地一策，畫地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設(shè)施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發(fā)生。社會保險檔案的規(guī)范管理應(yīng)從以下幾個方面入手。

1、社會保險檔案收集整理規(guī)范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實(shí)施辦法》進(jìn)行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結(jié)果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應(yīng)予以復(fù)制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水等書寫字跡。嚴(yán)禁使用熱敏（傳真）紙、復(fù)寫紙，確保社會保險業(yè)務(wù)材料內(nèi)容的完整性和真實(shí)性。

2、社會保險檔案移交規(guī)范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結(jié)的專業(yè)性業(yè)務(wù)材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實(shí)施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規(guī)范》，進(jìn)行分類收集整理并定期進(jìn)行移交。每次辦理業(yè)務(wù)檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場填寫《社會保險檔案移交表》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)，明確工作責(zé)任。3、社會保險檔案立卷歸檔規(guī)范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復(fù)寫、傳真制作社會保險業(yè)務(wù)材料。

（三）實(shí)現(xiàn)社會保險檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

社會保險檔案建設(shè)與管理的標(biāo)準(zhǔn)化，為社會保險管理發(fā)揮了重要作用。

1、加強(qiáng)基本硬件建設(shè)。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立專職檔案員，并進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強(qiáng)檔案管理基本建設(shè)。一是開辟專門檔案室加強(qiáng)管理；二是購置標(biāo)準(zhǔn)檔案柜；三是設(shè)置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機(jī)、錄音機(jī)等必備物品。

2、建立社會保險檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴(kuò)大、險種越來越多、管理越來越復(fù)雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統(tǒng)。其內(nèi)容包括：

(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細(xì)記載職工每次調(diào)動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準(zhǔn)確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費(fèi)情況。

(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業(yè)、經(jīng)濟(jì)類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應(yīng)繳總數(shù)及變化情況；記載正常的繳費(fèi)、欠繳、補(bǔ)繳、實(shí)際支付待遇情況的歷史資料。

(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計(jì)憑證科目數(shù)據(jù)及全部會計(jì)科目的二級細(xì)帳。

(4)財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫：有關(guān)社會保險財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)報表等數(shù)據(jù)信息。

（四）注重社會保險檔案的開發(fā)利用