建設(shè)單位檔案管理

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建設(shè)單位檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：建設(shè)單位；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3198（2007）09-0100-02

0 前言

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對(duì)于單位的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍５恢币詠?lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn),如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長(zhǎng),將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可實(shí)現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國(guó)建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也不高，但建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

1 建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

（1）網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。

20世紀(jì)90年代以來(lái)，我國(guó)先后筑建起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、中國(guó)教育科研網(wǎng)、中國(guó)科技網(wǎng)和中國(guó)金橋網(wǎng)并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國(guó)建設(shè)單位來(lái)看，二十世紀(jì)90年已有許多單位開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計(jì)算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

（2）建設(shè)單位檔案管理自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效。目前已開(kāi)發(fā)出數(shù)千個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

2 建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（1）由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門(mén)，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

（2）雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。所以數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后。

（3）在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)和管理都離不開(kāi)人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過(guò)檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求――不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識(shí)的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

3 建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

（1）建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。 建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對(duì)全國(guó)建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動(dòng)，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)以及多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

（2）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中各高校共同遵守的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過(guò)渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)。

（3）開(kāi)發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

（4）培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會(huì)把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

建設(shè)單位檔案管理范文第2篇

建筑設(shè)計(jì)單位的榮譽(yù)檔案帶有鮮明的行業(yè)特點(diǎn)，但在管理上尚存在一些問(wèn)題，需要從思想認(rèn)識(shí)、制度建設(shè)和管理措施等多方面加以改進(jìn)，以期更好地發(fā)揮其作用和價(jià)值。

關(guān)鍵詞：

榮譽(yù)檔案；建筑設(shè)計(jì)；管理措施

建筑設(shè)計(jì)單位的榮譽(yù)檔案是指單位和職工在工程設(shè)計(jì)、科技研發(fā)以及各項(xiàng)管理工作中因取得突出成績(jī)而獲得的具有保存價(jià)值的獲獎(jiǎng)文件、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等的總稱。它真實(shí)記錄了單位事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，具有較高保存價(jià)值，是檔案的一種特殊載體。

一、建筑設(shè)計(jì)單位榮譽(yù)檔案的特點(diǎn)

（一）榮譽(yù)檔案帶有鮮明的行業(yè)特色，由各級(jí)住房城鄉(xiāng)建設(shè)部門(mén)、勘察設(shè)計(jì)協(xié)會(huì)、土木建筑學(xué)會(huì)等評(píng)選出的優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應(yīng)用等，是建筑設(shè)計(jì)單位榮譽(yù)檔案的主要構(gòu)成部分，約占到全部榮譽(yù)檔案的八成以上。

（二）榮譽(yù)檔案是使用頻率最高、價(jià)值利用最多的檔案類型，與文書(shū)檔案、人事檔案、圖紙檔案等經(jīng)常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽(yù)檔案基本是“活動(dòng)”的檔案，無(wú)論是對(duì)外宣傳、對(duì)內(nèi)教育、職稱評(píng)定，還是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)投標(biāo)、編寫(xiě)單位歷程，均發(fā)揮著重要的作用。尤其是在參與工程項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)，優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案類的獲獎(jiǎng)證書(shū)、獎(jiǎng)牌等榮譽(yù)檔案作為單位實(shí)力和業(yè)績(jī)的憑證，經(jīng)常會(huì)跟隨設(shè)計(jì)人員“奔赴”各個(gè)開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)，成為競(jìng)標(biāo)的重要得分內(nèi)容。

（三）榮譽(yù)檔案利用價(jià)值有一定的時(shí)效性，這里的“時(shí)效性”主要是指工程技術(shù)類獲獎(jiǎng)證書(shū)在單位投標(biāo)時(shí)的利用價(jià)值。建設(shè)單位在招標(biāo)時(shí)，一般會(huì)要求設(shè)計(jì)單位提供近三年或近五年獲得的榮譽(yù)。因此，這類榮譽(yù)檔案越新，其利用價(jià)值便越高，超過(guò)五年的獲獎(jiǎng)證書(shū)，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上的價(jià)值便不再突出，就可以與其他榮譽(yù)檔案或普通文書(shū)檔案一樣“束之高閣”了。

二、榮譽(yù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)榮譽(yù)檔案重視不夠?qū)е鹿芾砘靵y。對(duì)建筑設(shè)計(jì)單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書(shū)檔案等幾大塊的管理相對(duì)比較規(guī)范，分別由相應(yīng)部門(mén)收集整理，并有專人負(fù)責(zé)。而榮譽(yù)檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門(mén)管理，更不會(huì)安排專人負(fù)責(zé)。獲獎(jiǎng)文件、獲獎(jiǎng)證書(shū)大多作為文書(shū)檔案保管，由辦公室收集整理；而獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、錦旗等實(shí)物類檔案則比較分散，往往由獲獎(jiǎng)部門(mén)或個(gè)人隨意存放。

（二）榮譽(yù)檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致收全率欠缺。生產(chǎn)一線各部門(mén)對(duì)于層次或級(jí)別比較高的獎(jiǎng)，有時(shí)不愿將取得的榮譽(yù)成果拿給集體分享，不主動(dòng)按時(shí)上交應(yīng)歸檔的文件材料，而是留在自己部門(mén)使用，在檔案移交上意識(shí)比較淡薄。對(duì)于職工個(gè)人獲得的各種榮譽(yù)，許多人認(rèn)為與單位無(wú)關(guān)，從來(lái)沒(méi)想過(guò)要移交單位，或?qū)@獎(jiǎng)證書(shū)復(fù)印件交給單位登記保管。職工歸檔意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理部門(mén)又無(wú)法掌握全院范圍內(nèi)的獲獎(jiǎng)情況，導(dǎo)致在榮譽(yù)檔案的收集上不可避免地存在遺漏。

（三）榮譽(yù)檔案種類繁多、材質(zhì)不一，導(dǎo)致整理保管困難。榮譽(yù)檔案從載體上來(lái)看，既有文書(shū)類，也有實(shí)物類；從材質(zhì)上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽(yù)檔案在種類上的多元化，從而也相應(yīng)加大了榮譽(yù)檔案收集、整理和存放的難度。目前專門(mén)設(shè)置榮譽(yù)檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書(shū)類榮譽(yù)檔案一般存放在文書(shū)柜內(nèi)，或與其他檔案混存；實(shí)物類榮譽(yù)檔案則是見(jiàn)縫插針，隨意擺放，時(shí)間比較久遠(yuǎn)的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等往往會(huì)字跡模糊、銹蝕嚴(yán)重；借用頻繁的獲獎(jiǎng)證書(shū)，折疊、磨損嚴(yán)重，不利于檔案的長(zhǎng)久保存和利用。

三、加強(qiáng)榮譽(yù)檔案管理的主要措施

（一）加強(qiáng)宣傳，引起重視。要強(qiáng)化榮譽(yù)檔案的歸檔意識(shí)，通過(guò)多種途徑向職工普及檔案法實(shí)施辦法等有關(guān)知識(shí)，使各個(gè)部門(mén)和廣大職工能夠主動(dòng)將獲得的榮譽(yù)及時(shí)提交到檔案管理部門(mén)。要強(qiáng)化榮譽(yù)檔案收集意識(shí)，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變被動(dòng)等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽(yù)的評(píng)選情況，掌握評(píng)選時(shí)間，跟蹤評(píng)選進(jìn)度，在榮譽(yù)檔案發(fā)放的第一時(shí)間，主動(dòng)走出去收集應(yīng)歸檔的文件材料、證書(shū)、獎(jiǎng)牌等，既要保證材料的齊全，又要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史的真跡，解決榮譽(yù)檔案歸檔不全的問(wèn)題。

（二）完善制度，落實(shí)責(zé)任。要明確管理部門(mén)，安排專人負(fù)責(zé)，做好榮譽(yù)檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設(shè)，確保各類榮譽(yù)檔案及時(shí)完整歸檔和安全、有效利用。要強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)開(kāi)展工作，切實(shí)擔(dān)起責(zé)任，樹(shù)立檔案資源共享的服務(wù)理念，使榮譽(yù)檔案真正發(fā)揮其特有的價(jià)值。

（三）明確流程，加強(qiáng)管理。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實(shí)物內(nèi)容的分類、編號(hào)、案卷目錄編制直至入庫(kù)，嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽(yù)檔案管理的過(guò)程質(zhì)量。具體應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

1.明確收集范圍。可從頒獎(jiǎng)單位和獲獎(jiǎng)對(duì)象兩個(gè)不同角度確定榮譽(yù)檔案的收集范圍，主要有以下幾個(gè)方面：一是政府或行業(yè)主管部門(mén)頒給單位的綜合類榮譽(yù)；二是單位獲得的工程技術(shù)、科研類榮譽(yù)；三是上級(jí)黨委、工會(huì)、團(tuán)委、婦委會(huì)等黨群組織頒發(fā)的榮譽(yù)；四是單位參加上級(jí)或行業(yè)組織的各類文體活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等；五是客戶、兄弟單位、社會(huì)團(tuán)體贈(zèng)送的錦旗、牌匾等；六是職工個(gè)人在設(shè)計(jì)、科研、管理等工作中獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)，職工個(gè)人獲得的榮譽(yù)，其原件仍由個(gè)人保管，檔案管理部門(mén)可采取征集復(fù)印件或拍攝照片的方式進(jìn)行保存。

2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據(jù)材質(zhì)分三類進(jìn)行登記：一是文件類，主要登記標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期等；二是證書(shū)類，可根據(jù)證書(shū)上的內(nèi)容登記受獎(jiǎng)單位（人員）、項(xiàng)目名稱、獎(jiǎng)項(xiàng)類別、等級(jí)、頒獎(jiǎng)單位、落款時(shí)間等；三是實(shí)物類，包括牌匾、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗等，登記內(nèi)容與證書(shū)類相似，單獨(dú)登記是為了便于日后的整理歸檔。

3.單獨(dú)整理歸檔。因建筑設(shè)計(jì)單位的榮譽(yù)檔案有其獨(dú)特的行業(yè)特點(diǎn)和利用價(jià)值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨(dú)整理歸檔十分必要。如獲獎(jiǎng)文件，若按普通文書(shū)對(duì)待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會(huì)使這類榮譽(yù)檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽(yù)檔案作為特殊門(mén)類進(jìn)行管理，更便于保管和利用。尤其是實(shí)物類榮譽(yù)檔案，其由一件件物品組成，載體和形態(tài)各異，其存放的柜架需區(qū)別于文書(shū)檔案，應(yīng)陳列于直觀易見(jiàn)、便于放取處，既利于對(duì)外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設(shè)計(jì)單位最好能開(kāi)辟一個(gè)榮譽(yù)檔案陳列室，以確保這類檔案的長(zhǎng)久保存和使用。

4.做好檢索利用。為了充分發(fā)揮榮譽(yù)檔案的價(jià)值和作用，要適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要，目錄編制與計(jì)算機(jī)管理同步進(jìn)行，在系統(tǒng)化整理基礎(chǔ)上，編制好以全宗為單位的榮譽(yù)檔案分類目錄，按年度和分類項(xiàng)目進(jìn)行編目造冊(cè)。同時(shí)要做好借用登記工作，既充分發(fā)揮其價(jià)值，又確保榮譽(yù)檔案的按時(shí)完整返還。綜上所述，榮譽(yù)檔案管理一定要規(guī)范化，加強(qiáng)檔案的收集、整理和統(tǒng)一管理，確保檔案資源得到有效的保護(hù)和利用。同時(shí)，建筑設(shè)計(jì)單位要積極創(chuàng)造條件，建立一定規(guī)模的榮譽(yù)檔案陳列室，以更好地發(fā)揮其價(jià)值和作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔愛(ài)民.加強(qiáng)企業(yè)榮譽(yù)檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2005（9）.

[2]何涓.榮譽(yù)檔案的管理與利用[J].管理觀察，2008（8）.

建設(shè)單位檔案管理范文第3篇

一、檔案管理數(shù)字化建設(shè)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)主要是指在不改變?cè)紮n案信息的前提下，對(duì)檔案信息以及檔案存儲(chǔ)形式進(jìn)行一系列的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過(guò)掃描、修正、分類、整合等處理手段形成系統(tǒng)的數(shù)字化檔案，方便檔案管理人員通過(guò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行各種處理。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

檔案信息不易保存，安全性不高。現(xiàn)有檔案多采取紙質(zhì)載體，因?yàn)榧垙堅(jiān)跍囟雀摺穸却蟓h(huán)境中長(zhǎng)期保存極易受損，所以往往紙質(zhì)檔案使用壽命都很短。在信息化社會(huì)中，檔案信息利用率不斷增高，無(wú)形中增大了檔案的磨損度，降低了使用壽命，同時(shí)也給檔案管理帶來(lái)安全隱患。事業(yè)單位相關(guān)部門(mén)在檔案信息提供利用過(guò)程中，丟失數(shù)據(jù)和檔案信息泄密的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。

檔案信息材料分散，管理流程復(fù)雜。事業(yè)單位檔案信息名目繁多，而且來(lái)自不同部門(mén)的相關(guān)信息間各自獨(dú)立，多采用一事一信息。這就給檔案信息管理帶來(lái)了很大的困難，導(dǎo)致檔案信息存儲(chǔ)比較分散、零亂，重復(fù)率還很高，大大降低了檔案信息的使用率，并導(dǎo)致大量的重復(fù)勞動(dòng)。

在現(xiàn)有檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案信息收集后要經(jīng)過(guò)校對(duì)、分類、排序，編寫(xiě)檔案目錄等復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程。如果出現(xiàn)有新檔案需要插入到已排好次序的檔案中時(shí)，該業(yè)務(wù)流程將重新進(jìn)行一遍。這種操作流程耗費(fèi)大量人力和時(shí)間，致使檔案不能及時(shí)整理歸檔。同時(shí)，由于大量工作都是手工操作，所以很容易出錯(cuò)。

檔案信息收發(fā)不及時(shí)，使用率偏低。事業(yè)單位檔案信息在提供利用過(guò)程中多采取人工層層傳遞形式，難以合理、高效、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)檔案信息的利用，更別說(shuō)能及時(shí)為使用者提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，為科學(xué)決策提供重要的依據(jù)了。

在現(xiàn)有檔案管理模式下，查閱庫(kù)存檔案也是一個(gè)非常復(fù)雜的工作流程。首先要查找檔案信息目錄，然后到檔案庫(kù)中查找對(duì)應(yīng)的檔案架，最后在檔案架內(nèi)查找本檔案。一旦檔案人工存放出現(xiàn)錯(cuò)誤，查找檔案就好比海底撈針。這種檔案管理方式極大地降低了檔案信息的使用率，影響了事業(yè)單位的工作效率，也達(dá)不到檔案的合理有效利用。

三、事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的方法和建議

提高事業(yè)單位管理人員綜合素質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)十分重要。一是要加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員作為檔案數(shù)字化建設(shè)的執(zhí)行者，其數(shù)字化思想，數(shù)字化操作水平，直接影響到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的水平。二是增強(qiáng)檔案管理人員安全意識(shí)。在數(shù)字化檔案提供利用過(guò)程中，運(yùn)用好信息層級(jí)加密管理，劃分好各個(gè)部門(mén)使用權(quán)限。同時(shí)，要及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行外部備份處理，例如使用光盤(pán)加密備份、移動(dòng)硬盤(pán)加密備份等等，增加檔案信息的使用壽命和安全系數(shù)，還能防止由于意外原因造成的檔案信息丟失。

完成檔案信息數(shù)字化處理，系統(tǒng)化管理。檔案信息數(shù)字化處理時(shí)進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)重要基礎(chǔ)與前提。目前事業(yè)單位檔案信息數(shù)字化主要是通過(guò)掃描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)等硬件設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案存儲(chǔ)到電腦中。再通過(guò)檔案管理人員的修正、分類、整合，將分散的數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)化的檔案信息庫(kù)，完成時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)等多種分類檔案信息目錄。同時(shí)，通過(guò)硬件設(shè)備智能化處理，完成檔案信息修改、插入智能化排序。最終將紛亂復(fù)雜的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為電子化、智能化、信息化的檔案信息系統(tǒng)。

建立實(shí)時(shí)、高效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案信息系統(tǒng)相結(jié)合，以網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為主旋律，打造局域網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)。網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)便于保存、修改和查詢，并且可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)、全面、方便的將檔案信息傳遞給使用者。

網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)既可以完成對(duì)歸檔文件的錄入、收集和整理功能，又可以由不同部門(mén)不同層級(jí)的使用者根據(jù)用戶權(quán)限通過(guò)登入網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行檢索，調(diào)用檔案信息庫(kù)查出所需查閱的目錄和相關(guān)的檔案信息等，并進(jìn)行各種操作。這樣既減少了各個(gè)部門(mén)使用者的等待時(shí)間，也提高了檔案管理人員的服務(wù)水平，減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。

（作者單位：保定市衛(wèi)生監(jiān)督所）

單位：保定市衛(wèi)生監(jiān)督所

姓名：劉亞

論文：事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)

地址：河北省保定市東風(fēng)東路750號(hào) 保定市衛(wèi)生監(jiān)督所

建設(shè)單位檔案管理范文第4篇

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1傳統(tǒng)的檔案管理方式仍占大多數(shù)

在我國(guó)目前的事業(yè)單位檔案信息化管理中，許多事業(yè)單位并沒(méi)有對(duì)檔案的管理工作引起足夠的重視，依然按部就班的遵循以前傳統(tǒng)的管理模式和管理方法，存在許多問(wèn)題，例如：存放不當(dāng)、檢索工具不全、手工抄寫(xiě)失誤等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作繁瑣異常，需要耗費(fèi)大量的人力、時(shí)間和精力。而且傳統(tǒng)的檔案管理需要不斷地投入資金來(lái)增添設(shè)備，譬如加蓋、修繕庫(kù)房，還要防止出現(xiàn)鼠類破壞、蟲(chóng)蛀、氧化、霉變等問(wèn)題。傳統(tǒng)的管理方式相比起計(jì)算機(jī)管理，存在較大的弊端和差距。

1.2缺少相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才

在事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，需要大量相關(guān)的專業(yè)性高技術(shù)人才。然而，許多事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)技能并沒(méi)有達(dá)到所需要的標(biāo)準(zhǔn)，其綜合素質(zhì)仍有待提高。例如：許多檔案管理工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，這使得他們?cè)谥R(shí)貯備和專業(yè)技能方面都存在很多的不足。同時(shí)，由于檔案信息需求量的日益加大，管理人員的服務(wù)態(tài)度也有待于進(jìn)一步提高。

1.3檔案管理信息化缺少安全性

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程極其復(fù)雜而且工序繁瑣，在這個(gè)過(guò)程別容易丟失信息，使檔案的完整度大大減少。而且極易出錯(cuò)，大大增加了檔案的錯(cuò)誤率。將檔案轉(zhuǎn)化為電子版以后，對(duì)檔案的保護(hù)程度不足，致使檔案容易被他人盜取。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

2.1加大對(duì)檔案管理信息化的推廣

事業(yè)單位需要加大對(duì)檔案管理信息化的推廣，可以向工作人員展示計(jì)算機(jī)精度高、存儲(chǔ)信息量大、運(yùn)算速度快，能夠?qū)⑷妗?zhǔn)確的檔案信息資源快速地展示出來(lái)的特點(diǎn)，讓檔案管理工作人員充分認(rèn)識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢(shì)，明白這樣管理可以大大提高他們的工作效率，可以極大程度地避免傳統(tǒng)檔案管理模式可能出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)事業(yè)單位需要高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，加大資金投入力度。

2.2加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)

針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平有待提升的問(wèn)題，需要加強(qiáng)對(duì)工作人員相關(guān)專業(yè)技能的培訓(xùn)，例如：可以通過(guò)聘請(qǐng)專家開(kāi)展檔案管理講座，對(duì)日常工作中應(yīng)該注意的問(wèn)題展開(kāi)多方面的詳細(xì)的講解，加強(qiáng)檔案管理工作人員解決問(wèn)題的能力，拓寬檔案管理工作人員的視野。而且，由于科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展和快速的更新?lián)Q代，還要對(duì)工作人員進(jìn)行要定期培訓(xùn)和考察，讓他們能及時(shí)掌握最先進(jìn)的技術(shù)。在事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行中，檔案管理工作的單調(diào)性與復(fù)雜性難免會(huì)使一些工作人員產(chǎn)生懈怠的心理，想要使管理的工作熱情度進(jìn)行一定程度的提高，就要建立相應(yīng)合理的獎(jiǎng)懲制度，可以在定期的考察時(shí)采取合理有效的獎(jiǎng)懲措施，提高工作人員的積極性，推動(dòng)檔案工作的可持續(xù)性發(fā)展。而且，檔案管理工作人員的工作素質(zhì)是對(duì)會(huì)計(jì)工作有著重要影響的一項(xiàng)內(nèi)容，管理工作需要交由細(xì)致認(rèn)真的人來(lái)進(jìn)行，認(rèn)真的工作態(tài)度才能夠減少錯(cuò)誤的產(chǎn)生。

2.3加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保護(hù)

檔案信息具有一定的隱密性，因此檔案管理工作中檔案薪資的安全保護(hù)工作也十分重要。針對(duì)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案中出現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理工作人員需要加強(qiáng)電子檔案和紙質(zhì)檔案的審核，人工和計(jì)算機(jī)同步進(jìn)行，增加核對(duì)的次數(shù)，從而大大減少答案干信息的出錯(cuò)率。針對(duì)電子檔案安全性不夠的問(wèn)題，檔案管理工作人員可以控制接觸檔案的人數(shù)，加強(qiáng)檔案信息涉密管理，簽訂保密承諾書(shū)，規(guī)范檔案信息公開(kāi)保密審查程序。同時(shí)，管理人員還需要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，控制網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限，盡量避免無(wú)關(guān)人員接觸檔案。檔案的安全保護(hù)工作是對(duì)檔案管理有著重要影響的一項(xiàng)內(nèi)容，因此需要有責(zé)任心的來(lái)完成，從而減少事業(yè)單位檔案信息的泄漏。

建設(shè)單位檔案管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設(shè)

檔案是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理工作中形成的對(duì)企業(yè)和社會(huì)有利用價(jià)值與保存價(jià)值的各種文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄載體；而檔案管理的信息化建設(shè)是指對(duì)檔案的原始內(nèi)容不做任何更改，再次基礎(chǔ)上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案本身及其形式等相關(guān)信息進(jìn)行有效轉(zhuǎn)換，形成更符合現(xiàn)代化社會(huì)需求的電子檔案。在檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化管理模式的過(guò)渡階段，檔案信息化建設(shè)是檔案管理的必要前提和轉(zhuǎn)折點(diǎn)。在檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案便捷、高效的管理模式，對(duì)我國(guó)事業(yè)單位及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)淡薄

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)需要投入人力、物力和財(cái)力的項(xiàng)目，需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視與支持。然而，大多數(shù)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行較為系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有意識(shí)到檔案管理效率對(duì)單位和職工的利益關(guān)系。這樣就導(dǎo)致檔案管理工作因得不到足夠的重視而缺乏可依據(jù)的相應(yīng)規(guī)章制度。事業(yè)單位檔案管理得不到最根本的信息化建設(shè)，不僅影響著事業(yè)單位檔案管理的工作效率，也阻礙了我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2.檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有待提升

事業(yè)單位普遍存在大量吸引人才、培訓(xùn)人才的現(xiàn)象，但是他們卻忽略了對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升。尤其是在檔案管理信息化建設(shè)方面，對(duì)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有更高的要求。但是目前，檔案管理工作卻顯得不被重視，對(duì)工作人員的職業(yè)素質(zhì)也沒(méi)有嚴(yán)格要求。這就導(dǎo)致了檔案管理人員的實(shí)際工作能力與時(shí)代要求之間的差距，再加上很多檔案管理人員對(duì)工作不夠重視而缺乏責(zé)任心，使得檔案管理工作漏洞百出卻得不到有效改善。信息化建設(shè)人才短缺導(dǎo)致檔案信息資源得不到合理開(kāi)發(fā)、及時(shí)更新與有效維護(hù)，無(wú)法為檔案管理信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

3.檔案管理形式降低工作效率

雖然我國(guó)已經(jīng)具備檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)條件和硬件設(shè)施基礎(chǔ)，但是事業(yè)單位檔案管理工作依然止步不前。很多事業(yè)單位仍然采取紙質(zhì)模式進(jìn)行檔案管理，這樣不利于檔案的備份，使受損或遺失的檔案無(wú)法有效修復(fù)。同時(shí)，也不利于縮小檔案存放的空間，當(dāng)單位需要對(duì)某些檔案查詢使用時(shí)，還會(huì)增加檔案查詢工作量、降低工作效率。

2.檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理信息化建設(shè)是基于網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的升級(jí)，不僅可以使事業(yè)單位有效檢索所需檔案，還有利于保障檔案的完整與安全。用戶可以在信息化管理模式下登錄資源庫(kù)，并有效檢索所有相關(guān)檔案，不僅簡(jiǎn)化了檢索檔案的工作量，也提高了信息資源的利用率。同時(shí)，在檔案的使用過(guò)程中不會(huì)打亂檔案的排序，不會(huì)影響后者對(duì)檔案的檢索，同時(shí)也減少了檔案管理人員整理檔案的難度，只需通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案及時(shí)進(jìn)行資源更新、數(shù)據(jù)檢查與保存。

三、如何有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

1.建立完善制度，加大建設(shè)投入

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效實(shí)施，需要強(qiáng)有力的制度指導(dǎo)。因此，各事業(yè)單位的管理人員要正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重大意義。根據(jù)單位實(shí)際情況制定全面、完善的檔案管理信息化建設(shè)制度，并在建設(shè)過(guò)程中加大實(shí)施力度與資金投入。在嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員工作的同時(shí)，為信息化建設(shè)提供必要的硬件基礎(chǔ)設(shè)施。使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化與資源更新，以提高檔案信息資源利用率，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

2.提高人員素質(zhì)，促進(jìn)軟件開(kāi)發(fā)

檔案管理信息化的建設(shè)固然不可缺少技術(shù)人員支持，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，很多檔案管理人員的素質(zhì)已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)的需求。因此，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)是不可輕視的，這是軟件開(kāi)發(fā)的前提和信息安全的維護(hù)者。在為檔案使用者提供便捷檢索工具的同時(shí)，防止網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等不良因素對(duì)資源的盜竊與破壞。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代進(jìn)步與科技發(fā)展的必然結(jié)果，各個(gè)事業(yè)單位在進(jìn)行大難管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需求只等總體規(guī)劃，并借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，保障檔案管理的安全性和機(jī)密性。事業(yè)單位的發(fā)展也影響著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，因此，事業(yè)單位要在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中抓住機(jī)遇，在自我發(fā)展的同時(shí)為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展注入活力。

參考文獻(xiàn)：