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一、健全檔案管理的制度和組織架構(gòu)
系統(tǒng)建立在制度的基礎(chǔ)上,檔案管理有很強(qiáng)的制度要求。2011年,人大修訂的《檔案法》對(duì)檔案管理有明確的要求。財(cái)務(wù)檔案管理是比較特殊的一種,《會(huì)計(jì)法》規(guī)定:“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案,妥善保管。”財(cái)政部的檔案局也制定了會(huì)計(jì)檔案管理辦法,對(duì)各類財(cái)務(wù)憑證保管期限都有具體的相關(guān)規(guī)定。因此,企業(yè)制定檔案管理制度至少要明確部門職責(zé)、流程、保管期限、銷毀、監(jiān)控、懲罰等內(nèi)容。
檔案管理組織架構(gòu)是系統(tǒng)管理的重要內(nèi)容。一般來講,具體單位都設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu),有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門,但也有企業(yè)技術(shù)部門是檔案管理的職能部門,主要是技術(shù)部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責(zé)主要有負(fù)責(zé)安排和協(xié)調(diào)檔案部門工作,配備與任務(wù)相適應(yīng)的專職檔案人員。同時(shí),有檔案儲(chǔ)存的各有關(guān)部門及企業(yè)分廠設(shè)相應(yīng)的兼職檔案員,業(yè)務(wù)受檔案部門指導(dǎo),按時(shí)完成檔案部門所交辦的有關(guān)檔案工作。
二、完善檔案管理部門的工作內(nèi)容和責(zé)任
做好檔案管理的系統(tǒng)性工作,要明確相關(guān)部門的工作內(nèi)容和責(zé)任。企業(yè)檔案工作堅(jiān)持實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。承擔(dān)負(fù)責(zé)檔案管理的職能部門要負(fù)責(zé)本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。企業(yè)要設(shè)置檔案室,檔案室的專職檔案人員負(fù)責(zé)企業(yè)檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案的管理有其獨(dú)特的地方,會(huì)計(jì)類檔案按會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行歸檔,財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理,立卷裝訂成冊(cè),在年度終了后,一般由財(cái)務(wù)部保管一年后,再編造清冊(cè),歸集到專門的檔案室。財(cái)務(wù)檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、法令和政策,維護(hù)檔案的完整與安全。
對(duì)于檔案管理人員來講,職責(zé)和責(zé)任很重要,檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務(wù),應(yīng)列入檔案工作的職責(zé)范圍,并有相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制作保證。同時(shí)要不斷提高檔案人員的素質(zhì),積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
三、完善檔案歸集的流程
檔案管理的流程非常重要,首先要確定哪些是檔案?w集的范圍,就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業(yè)財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、其他財(cái)務(wù)相關(guān)資料;本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料有利用或保存價(jià)值的;本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料并有保存和使用價(jià)值的;本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價(jià)值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。分類是可以設(shè)置二級(jí)分類科目,二級(jí)科目可以按時(shí)間進(jìn)行分類。
對(duì)于檔案歸檔時(shí)間,不同企業(yè)有不同的要求,主要根據(jù)檔案的時(shí)效性來確定歸檔時(shí)間,比如科研技改和課題類的資料可以完成1~2月后歸集;文書類、管理性的文件可以在第二年進(jìn)行歸檔;財(cái)務(wù)類的檔案一般在下一年再進(jìn)行歸檔;有些工藝變更、新品鑒定等時(shí)間性很強(qiáng)的資料可以隨時(shí)歸檔;基建項(xiàng)目文件材料一般在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。檔案歸檔手續(xù)一般要簡(jiǎn)潔并且完備,一般來講,歸檔資料的收集工作由單位內(nèi)部各部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。凡屬應(yīng)歸檔的各類文件材料,材料必須完整、正確、統(tǒng)一。
財(cái)務(wù)類的資料比較特殊,做好財(cái)務(wù)檔案管理工作必須對(duì)財(cái)務(wù)檔案做合理的分類,從財(cái)務(wù)角度來講,可以分為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表報(bào)告、其他資料等。檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)類檔案,原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝,如果發(fā)現(xiàn)需要重新裝訂時(shí),一般應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。
四、細(xì)化檔案的使用、復(fù)制及銷毀管理
資料歸集后,調(diào)取和使用是經(jīng)常發(fā)生的事情,特別是經(jīng)常要復(fù)制一些圖紙和復(fù)制財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料,這種情況下,應(yīng)由申請(qǐng)部門填寫申請(qǐng)單,經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后方能復(fù)制,需出檔案庫房復(fù)制的文件應(yīng)由責(zé)任檔案管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督復(fù)制。
檔案保管期限的確定和銷毀環(huán)節(jié)也很重要。原則上講,對(duì)企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存,對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案,分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種,定期實(shí)行標(biāo)時(shí)制,可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會(huì)計(jì)檔案的保存期限,分為永久和定期保管,按國家規(guī)定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種,各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
檔案的銷毀要有專門的流程,必要時(shí)要成立鑒定小組,對(duì)保管期限已滿,并確定無保存價(jià)值的檔案,經(jīng)過鑒定小組鑒定寫出鑒定報(bào)告,由公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,即可銷毀。
確定銷毀的檔案,要編制銷毀清單,在檔案目錄上注明注銷并報(bào)送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執(zhí)行,銷毀時(shí)應(yīng)指定專人(一般兩人以上)銷毀和監(jiān)督,以防發(fā)生意外。會(huì)計(jì)檔案的銷毀按會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行。
其他方面,企業(yè)要對(duì)檔案要經(jīng)常檢查、清理,并做好統(tǒng)計(jì)工作,確保檔案完整、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風(fēng),積極做好“八防”工作:防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源,關(guān)好門窗,確保檔案管理房間的安全。
關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)檔案;科學(xué)管理;財(cái)會(huì)部門
會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料,還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案,是國家檔案的重要組成部分,也是各單位的重要檔案之一,它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值,《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出了規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分,是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理有利于堵塞漏洞,防止舞弊行為的發(fā)生。因此,會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,必須充分重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理,進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。
1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用
1.1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)檔案是國家全部檔案的重要組成部分,具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性,但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同,又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn),會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下:
(1)來源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此,凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。
(2)內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過會(huì)計(jì)核算的方法形成的,而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的,其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況,表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。
(3)形成過程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法,對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此,會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。
1.2會(huì)計(jì)檔案的作用
會(huì)計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案,有著不可替代的作用。首先,上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息,其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營成果都儲(chǔ)存在會(huì)計(jì)檔案中。其次,企事業(yè)單位對(duì)外融、投資,都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)也都來源于會(huì)計(jì)檔案。第三,司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四,國家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會(huì)計(jì)檔案,而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展,經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化,會(huì)計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡,為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理,才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用,保證為國家、社會(huì)、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。
2會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問題
2.1對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠
有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí),只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施,認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告,提出了財(cái)務(wù)意見,作出了財(cái)務(wù)決定,該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作,甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情,根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練,經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),但對(duì)檔案知識(shí),特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),輕會(huì)計(jì)檔案管理,存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案管理制度也不完善,沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會(huì)計(jì)兼管會(huì)計(jì)檔案,這是不符合規(guī)定的。
2.2會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全
有些單位的財(cái)務(wù)部門,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視,而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視,沒有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度,會(huì)計(jì)檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會(huì),企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換,經(jīng)營方式不斷更新,新情況、新問題不斷出現(xiàn),而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全,缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前,我國在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭(zhēng)力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合,沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下,這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
2.3會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范
會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面:第一,有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證,而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上,或長時(shí)間放在一個(gè)紙盒里;第二,裝訂會(huì)計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂,或用一根繩子穿起來;第三,活頁賬簿裝訂時(shí)無封面,也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊(cè),會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放,未按要求按月裝訂;第四,會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔,而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里;第五,會(huì)計(jì)檔案銷毀難,會(huì)計(jì)檔案越堆越多。
2.4會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看,存在一些財(cái)會(huì)檔案人員不堅(jiān)持原則,甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證;開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本,想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙,而且造成會(huì)計(jì)信息失真,進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。
3完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策
3.1統(tǒng)一思想,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高認(rèn)識(shí)
各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí),設(shè)立檔案管理部門的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視,規(guī)范管理,不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的,應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作,但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定,國家機(jī)關(guān),社會(huì)團(tuán)體,企業(yè)、事業(yè)單位,按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。第4條規(guī)定:“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定,各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理,如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此,各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí),從法律的高度來依法加強(qiáng)管理,使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。
3.2制定規(guī)范,健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度
要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作,必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際,建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先,建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度,明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等;其次,建立和健全檔案保管、安全保密制度,采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案,明確職責(zé),確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查,對(duì)做得好的要給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì),充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之,對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng),責(zé)令他們及時(shí)糾正,并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具,以便長久保管,方便查找利用
3.3規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作
規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作,需要做好以下三個(gè)方面:第一,訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮,粘封裝訂線,并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中,必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二,綜合檔案室的單位,財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù),將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位,會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管,要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三,各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見,會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定,嚴(yán)格審查后,編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查,報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。
3.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn),提高管理人員的綜合素質(zhì)
會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員,首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公,保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力;其次,會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛,具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案,不能視同一般檔案,應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理,要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí),還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí),能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段,運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此,除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外,還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí),一方面,提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀念;另一方面,提高業(yè)務(wù)水平,使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。
4結(jié)語
在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中,如果能夠統(tǒng)一思想,堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心,則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題,從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高,進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力,適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。
參考文獻(xiàn):
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【關(guān)鍵詞】 優(yōu)撫醫(yī)院; 財(cái)務(wù)檔案; 管理
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),是各單位的重要檔案之一。當(dāng)前,在國家注重優(yōu)撫醫(yī)院發(fā)展總體方針的指導(dǎo)下,優(yōu)撫醫(yī)院在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及經(jīng)營過程中積極尋求社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益同步增長的最佳途徑,因而作為優(yōu)撫醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)真實(shí)記錄的財(cái)務(wù)檔案就顯得更為重要,財(cái)務(wù)檔案管理工作已成為優(yōu)撫醫(yī)院管理工作的重要組成部分。現(xiàn)筆者就如何搞好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理談?wù)勛约旱捏w會(huì)。
一、要明確優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍
優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍從狹義上講包括:醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料,上級(jí)部門下發(fā)的會(huì)計(jì)文件、制度、法規(guī)等財(cái)務(wù)管理資料,隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展,很多磁質(zhì)的會(huì)計(jì)資料也成為財(cái)務(wù)檔案的管理范疇;從廣義上講,還包括收費(fèi)票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。具體地說:一方面,優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理滲透在日常財(cái)務(wù)管理的每一個(gè)方面;另一方面,完備、有序的財(cái)務(wù)檔案管理為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理提供了原始、真實(shí)的資料。優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關(guān)要求辦理相關(guān)業(yè)務(wù),第二步是財(cái)務(wù)檔案管理的具體操作,即日常對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。財(cái)務(wù)檔案管理必須做到明確責(zé)任,嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。
二、財(cái)務(wù)檔案的收集要及時(shí)、完整
(一)會(huì)計(jì)資料的收集
1.會(huì)計(jì)環(huán)節(jié):要及時(shí)出齊當(dāng)日預(yù)處理會(huì)計(jì)憑證,憑證內(nèi)容要正確無誤,能清楚地反映會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容,并確保附件完整。每月月底將處理完的會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂成冊(cè),年底將每月憑證及賬表等一并送交會(huì)計(jì)檔案人員進(jìn)行整理歸檔。
2.出納環(huán)節(jié):要以“當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清”為原則,借、貸款完畢的憑證要及時(shí)登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬,結(jié)出當(dāng)日余額,與實(shí)有現(xiàn)金庫存核對(duì)無誤,并要定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)。經(jīng)編制“未達(dá)賬調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)余額核對(duì)相符后,將借、貸款憑證按月逐日編號(hào)裝訂成冊(cè)。出納、會(huì)計(jì)主管或財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人簽章后,年終同現(xiàn)金、銀行存款日記賬一起順序歸類,存檔保管。
3.檔案整理環(huán)節(jié):財(cái)務(wù)檔案整理必須以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線,明確各崗位會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任,從會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、及時(shí)性,到歸檔手續(xù)的完備性、有效性,再到保管技術(shù)的先進(jìn)性,環(huán)環(huán)相扣,節(jié)節(jié)相關(guān),隨會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過程一同進(jìn)行。總之,財(cái)務(wù)檔案材料應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性、完整性,凡具有保管價(jià)值的會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料,都應(yīng)收集齊全,裝訂成冊(cè),立卷編號(hào),不能缺少和遺漏。財(cái)務(wù)管理類的財(cái)經(jīng)文件、財(cái)會(huì)制度、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)資料、竣工決算審計(jì)書等,這些資料在會(huì)計(jì)檔案中缺一不可。整理立卷時(shí),發(fā)現(xiàn)缺少的資料,檔案管理人員應(yīng)立即向有關(guān)當(dāng)事人追回或采取必要的措施補(bǔ)救。
(二)其他財(cái)務(wù)檔案資料的收集
優(yōu)撫醫(yī)院的其他財(cái)務(wù)檔案資料包括各種收費(fèi)票據(jù)存根、作廢票據(jù)等,由于醫(yī)院的特殊性質(zhì),這類資料在優(yōu)撫醫(yī)院中大量存在。對(duì)于這類資料,平時(shí)也要進(jìn)行收集、整理,對(duì)于各種文件性的財(cái)務(wù)資料要分門別類,收到后及時(shí)編號(hào),重要的還要進(jìn)行復(fù)印,及時(shí)送交檔案管理部門,以防止丟失;對(duì)于會(huì)計(jì)人員交接清單和會(huì)計(jì)檔案銷毀清單也必須按會(huì)計(jì)檔案管理要求及時(shí)整理歸檔;對(duì)于各種收費(fèi)票據(jù),使用完后也要由專職人員記錄好收費(fèi)票據(jù)號(hào)碼,整理后統(tǒng)一保管,這對(duì)于以后錯(cuò)誤查證、分清責(zé)任會(huì)起到不可估量的作用。
三、財(cái)務(wù)檔案管理要設(shè)置專職專人
優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上,要指定專門會(huì)計(jì)人員全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理,并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案人員要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀,提供會(huì)計(jì)檔案的借閱和提出有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的建議。因此,財(cái)務(wù)檔案管理人員必須由具有系統(tǒng)財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和檔案管理相關(guān)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任,切不可隨意更換。要做好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作,還必須建立規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案室,由分工負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)人員管理,從日常會(huì)計(jì)資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報(bào)表、會(huì)計(jì)文件進(jìn)行全面管理,都要做好明細(xì)分類,編寫存檔目錄和分類卡片,登記財(cái)務(wù)檔案收和出的詳細(xì)記錄,完善管理各種財(cái)務(wù)檔案。
四、優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理要技術(shù)化、正規(guī)化
在實(shí)際工作中,優(yōu)撫醫(yī)院的個(gè)別單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重視程度還不夠,有的沒有專門的檔案室,有的雖有配備齊全的檔案室,但存放無序的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,不方便查找。要使醫(yī)院檔案管理正規(guī)化,首先應(yīng)該形成主管領(lǐng)導(dǎo)―財(cái)務(wù)處長―專管人員為一體的正規(guī)化體制,重視財(cái)務(wù)檔案管理,不斷改進(jìn)管理方法,如迅速培養(yǎng)專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員。同時(shí),在檔案存載媒體上,除外來原始憑證需紙化歸檔外,應(yīng)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資料在院內(nèi)范圍聯(lián)網(wǎng)。比如,門診收費(fèi)處收據(jù)資料全部存貯在院信息中心服務(wù)器中,從患者交費(fèi)、收據(jù)生成開始,收據(jù)資料就自動(dòng)歸檔,存入財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的相應(yīng)空間位置。對(duì)于財(cái)務(wù)文件,上級(jí)主管部門下發(fā)到院保密室或財(cái)務(wù)科時(shí),檔案管理人員要同時(shí)進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行登記。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化、無紙化技術(shù)安全支持的情況下,既保證了財(cái)務(wù)檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整,又提高了檔案管理的工作效益,更為及時(shí)查找、保管各期內(nèi)任何資料提供了極大方便,提高了檔案利用率,為優(yōu)撫醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供了保證。
一、
文書處理程序:
目 的:為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護(hù)企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績(jī)文秘資源網(wǎng),為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務(wù)。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》(××字[2002]第111號(hào))
附 件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補(bǔ)充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》
(一)
收文:
1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料,應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件,應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時(shí)督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后,按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理,并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。
4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù),加速公文運(yùn)轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字,并及時(shí)送還綜合辦。
5、涉及幾個(gè)部門合辦(合閱)的文件,要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。
6、嚴(yán)格保密制度,按照文件的密級(jí)加強(qiáng)管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應(yīng)立即逐級(jí)上報(bào),嚴(yán)肅處理。
(二)
發(fā)文:
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團(tuán)字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應(yīng)人員簽字。
3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件,由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽,會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報(bào)表的打印,要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負(fù)責(zé)校對(duì),公文應(yīng)在最后打印打字員、校對(duì)員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)
歸檔:
1、 公司設(shè)立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設(shè)立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、 歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序,專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。
(1) 收集:對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2) 整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。
(3) 檔案價(jià)值鑒定:對(duì)各部室分類后的文件,根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定,確定其保存價(jià)值,分為永(Y)、長(C)、短(D)三種歸檔文件。
(4) 排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)椋号鷱?fù)在前,請(qǐng)示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。
(5) 裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6) 編號(hào):歸檔文件按文件編號(hào),在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。
(7) 編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗(yàn)收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、 歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
4、 由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。
5、 重要會(huì)議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。
6、 公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍(責(zé)任分工詳見附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì),并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷,由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后,由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。
8、 工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷,由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。
9、 設(shè)備儀器檔案在開箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、
人事檔案中工資審定、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時(shí)歸檔。
11、
凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件(如:工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等),各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、
涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。
(四)
利用:歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》)。
(五)
統(tǒng)計(jì):詳見附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。
(六)
保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)
銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、
印信管理程序:
1、 分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過綜合辦。
2、 綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、 印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、 分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管,除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、 需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室,應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印,并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、 介紹信開出,內(nèi)容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名,介紹信正文與存根應(yīng)一致,如介紹信開出后未用,應(yīng)交回綜合辦,附于存根備查。
7、 介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告,涉及重要事項(xiàng),還應(yīng)通知前往辦事的單位,以防事故。
8、 須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
9、 各部室印鑒(包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購專用章等),應(yīng)由各部室專人保管,部門經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。
10、 如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí),需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、 印鑒不準(zhǔn)出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、 公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責(zé)任。
三、
公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等)需使用EMS(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的),本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理EMS郵寄時(shí),經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù),綜合辦應(yīng)及時(shí)處理,保證當(dāng)日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、
辦公設(shè)備及用品使用程序:
范 圍:公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目 的:為了節(jié)約開支杜絕浪費(fèi),確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號(hào))
1、 辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。
2、 辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理,各使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。
3、 辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。
4、 辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn),殘?bào)w由綜合辦處置。
5、 辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。
6、 辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、 辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。
8、 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。
9、 綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購清單進(jìn)行辦公用品的購置,并將采購物品分類進(jìn)帳。
五、
圖書購置、借閱程序:
1、 圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計(jì)劃,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由各部室自行購置。
2、 購置圖書后,購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。
3、 圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號(hào)及進(jìn)行圖書資料的登記。
4、 綜合辦應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、 借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書,因個(gè)人原因損壞、丟失圖書資料的要照價(jià)賠償。
六、
信息傳遞程序:
1、 公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。
2、 對(duì)于總公司下行的信息(包括Fax、E-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、 各部室要認(rèn)真對(duì)待與上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應(yīng)立即作好記錄,將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門和人員,并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。
一、電算化會(huì)計(jì)檔案對(duì)高校的重要性
電算化會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位綜合檔案的重要部分,它既具有原始憑證性與連續(xù)性,又具有嚴(yán)密性、專業(yè)性和廣泛性等特點(diǎn)。電算化會(huì)計(jì)檔案由單位控制、管理,并在高校管理決策中發(fā)揮重大作用。
1.電算化會(huì)計(jì)檔案是真實(shí)記錄高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的證明材料。記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)體系是由最初的會(huì)計(jì)憑證發(fā)展到會(huì)計(jì)賬簿,再發(fā)展到會(huì)計(jì)報(bào)表的,最終形成的會(huì)計(jì)報(bào)表是各項(xiàng)經(jīng)營事項(xiàng)的反映,由它匯集成的資料是高校過去運(yùn)行管理的經(jīng)驗(yàn)。
2.電算化會(huì)計(jì)檔案是高校進(jìn)行財(cái)務(wù)分析的直接依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中,高校獲得的各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)的具體情況都會(huì)被詳細(xì)地記錄在高校的會(huì)計(jì)檔案里,以便為以后的財(cái)務(wù)預(yù)決算與高校內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理等活動(dòng)提供重要參考。
3.電算化會(huì)計(jì)檔案是高校解決經(jīng)濟(jì)糾紛、懲治腐敗的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案記錄了高校詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與賬目往來,司法部門可以通過對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案的調(diào)查來監(jiān)督它們的經(jīng)營活動(dòng),稽查違法亂紀(jì)的行為,防止貪污受賄活動(dòng),保護(hù)國家和高校財(cái)產(chǎn)不被侵犯。可以說高校完整的會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域內(nèi)堵塞漏洞、懲治腐敗的重要依據(jù)。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析
1.檔案載體的特性帶來的問題。以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存于硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)中的會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)電算化軟件安裝光盤等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案很容易被損壞、修改、復(fù)制和失效,而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息失真、泄露,甚至被破壞,從而使會(huì)計(jì)檔案失去價(jià)值。計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)本身也存在漏洞,如會(huì)計(jì)電算化操作人員的權(quán)限設(shè)置不嚴(yán)格、沒有對(duì)數(shù)據(jù)庫保存的數(shù)據(jù)加密以及計(jì)算機(jī)病毒侵害與黑客攻擊等等。
2.計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件版本使用不一致。由于財(cái)務(wù)軟件開發(fā)商之間沒有統(tǒng)一的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn),使得市面上的財(cái)務(wù)軟件種類繁多,而財(cái)務(wù)人員熟悉的財(cái)務(wù)軟件又是有限的,不能對(duì)每一款軟件都很了解,這就在使用時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。另一方面由于會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的變化也會(huì)使財(cái)務(wù)軟件不斷發(fā)生變化。
3.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。現(xiàn)行單位對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等缺乏明確的規(guī)章制度,加之以電子形式存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案的易損性和易修改性,從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息資源不能被準(zhǔn)確無誤地運(yùn)用。
4.缺乏現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)檔案管理人才。電算化會(huì)計(jì)檔案管理涉及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、會(huì)計(jì)、檔案管理等多方面的專業(yè)知識(shí),不僅要求檔案管理人員既懂得計(jì)算機(jī)操作,又要懂得會(huì)計(jì)和檔案管理專業(yè)知識(shí),并能對(duì)財(cái)務(wù)部門的立卷管理進(jìn)行指導(dǎo)。因此,很多檔案管理工作人員由于自身整體素質(zhì)不足,對(duì)檔案管理需要用到的專業(yè)知識(shí)有所欠缺。而目前復(fù)合型電算化會(huì)計(jì)檔案管理人才相當(dāng)匱乏,不能滿足電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求。
三、完善高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策
為了更好的實(shí)行信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的管理,解決上述問題,我們認(rèn)為可以從以下方面加以綜合考慮,找出應(yīng)對(duì)策略。
1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)資料控制,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全。會(huì)計(jì)資料是單位的經(jīng)濟(jì)機(jī)密,一旦泄漏將給單位帶來不可估量的損失,而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會(huì)計(jì)資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn),會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料,輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理,以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管員負(fù)責(zé)保管;打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后(包括記錄輸出時(shí)間、文件頁數(shù)及操作人員姓名)及時(shí)送達(dá)指定人手中;收件人要簽收并注明收件日期、文件內(nèi)容,以便日后備查;確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密,防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。同時(shí),應(yīng)健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。
2.統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理軟件,理順數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系。選擇財(cái)務(wù)軟件不僅要選擇軟件功能好的,還要看軟件的開發(fā)者是否具有好的信譽(yù)、充足的開發(fā)資金和足夠的能力。也要注意會(huì)計(jì)電子檔案與選擇的財(cái)務(wù)軟件版本要保持一致,將會(huì)計(jì)電子檔案的格式隨著文檔技術(shù)的發(fā)展不斷升(下轉(zhuǎn)第31頁)(上接第18頁)級(jí),使在任何時(shí)候形成的電子檔案都具有兼容性。同時(shí),會(huì)計(jì)信息化檔案不同于普通的會(huì)計(jì)電算化檔案,它還包括通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)運(yùn)算和分析而得出的高校決策所需的參考信息,因此在對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案進(jìn)行保存時(shí),還應(yīng)注意這些信息與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系,便于更好達(dá)到內(nèi)控的目的。
3.健全會(huì)計(jì)檔案管理制度,完善歸檔借閱銷毀程序。從會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等建立切實(shí)可行的管理制度。第一,建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。首先保證資料齊全、立卷規(guī)范并及時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管,按類別和時(shí)間順序?qū)堎|(zhì)會(huì)計(jì)檔案、機(jī)讀會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本以及與之配套的安裝光盤等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案進(jìn)行立卷歸檔。第二,建立嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù),外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案要有單位介紹信,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同時(shí)批準(zhǔn),并且做詳細(xì)的查閱記錄。第三,保管期滿需要銷毀的電算化會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)后編制銷毀清冊(cè),有關(guān)部門派人監(jiān)督,方可進(jìn)行銷毀。
4.加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn),提高檔案管理水平。會(huì)計(jì)檔案工作需要不斷完善、優(yōu)化,建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案干部隊(duì)伍,是會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員,首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公,保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力;其次,會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容廣泛,具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。因此,除了要加強(qiáng)搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外,還要通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí),提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀念,使高校會(huì)計(jì)檔案的管理職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)管理制度的要求。
財(cái)務(wù)審核意見 財(cái)務(wù)管理 財(cái)務(wù)報(bào)表 財(cái)務(wù)分析 財(cái)務(wù)管理制度 財(cái)務(wù)金融 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 財(cái)務(wù)綜合 財(cái)務(wù)工作計(jì)劃 財(cái)務(wù)考察報(bào)告 紀(jì)律教育問題 新時(shí)代教育價(jià)值觀