財(cái)務(wù)檔案歸檔要求

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財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文第1篇

一、健全檔案管理的制度和組織架構(gòu)

系統(tǒng)建立在制度的基礎(chǔ)上，檔案管理有很強(qiáng)的制度要求。2011年，人大修訂的《檔案法》對(duì)檔案管理有明確的要求。財(cái)務(wù)檔案管理是比較特殊的一種，《會(huì)計(jì)法》規(guī)定：“各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管。”財(cái)政部的檔案局也制定了會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)各類財(cái)務(wù)憑證保管期限都有具體的相關(guān)規(guī)定。因此，企業(yè)制定檔案管理制度至少要明確部門職責(zé)、流程、保管期限、銷毀、監(jiān)控、懲罰等內(nèi)容。

檔案管理組織架構(gòu)是系統(tǒng)管理的重要內(nèi)容。一般來講，具體單位都設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)，有的單位綜合辦公室是檔案管理的職能部門，但也有企業(yè)技術(shù)部門是檔案管理的職能部門，主要是技術(shù)部門的檔案文件較多。檔案管理綜合部門的職責(zé)主要有負(fù)責(zé)安排和協(xié)調(diào)檔案部門工作，配備與任務(wù)相適應(yīng)的專職檔案人員。同時(shí)，有檔案儲(chǔ)存的各有關(guān)部門及企業(yè)分廠設(shè)相應(yīng)的兼職檔案員，業(yè)務(wù)受檔案部門指導(dǎo)，按時(shí)完成檔案部門所交辦的有關(guān)檔案工作。

二、完善檔案管理部門的工作內(nèi)容和責(zé)任

做好檔案管理的系統(tǒng)性工作，要明確相關(guān)部門的工作內(nèi)容和責(zé)任。企業(yè)檔案工作堅(jiān)持實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。承擔(dān)負(fù)責(zé)檔案管理的職能部門要負(fù)責(zé)本單位及所屬各單位文件材料歸檔工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。企業(yè)要設(shè)置檔案室，檔案室的專職檔案人員負(fù)責(zé)企業(yè)檔案材料的收集、整理、歸檔、立卷工作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案的管理有其獨(dú)特的地方，會(huì)計(jì)類檔案按會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行歸檔，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理，立卷裝訂成冊(cè)，在年度終了后，一般由財(cái)務(wù)部保管一年后，再編造清冊(cè)，歸集到專門的檔案室。財(cái)務(wù)檔案、資料的貯存基地和利用必須嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、法令和政策，維護(hù)檔案的完整與安全。

對(duì)于檔案管理人員來講，職責(zé)和責(zé)任很重要，檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。搞好檔案工作是檔案人員的首要任務(wù)，應(yīng)列入檔案工作的職責(zé)范圍，并有相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制作保證。同時(shí)要不斷提高檔案人員的素質(zhì)，積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

三、完善檔案歸集的流程

檔案管理的流程非常重要，首先要確定哪些是檔案?w集的范圍，就是說什么樣的文件材料才可以作為檔案歸集。一般說來有本企業(yè)財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、其他財(cái)務(wù)相關(guān)資料；本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料有利用或保存價(jià)值的；本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料；本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料并有保存和使用價(jià)值的；本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料并有保存和使用價(jià)值的等。檔案歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。分類是可以設(shè)置二級(jí)分類科目，二級(jí)科目可以按時(shí)間進(jìn)行分類。

對(duì)于檔案歸檔時(shí)間，不同企業(yè)有不同的要求，主要根據(jù)檔案的時(shí)效性來確定歸檔時(shí)間，比如科研技改和課題類的資料可以完成1～2月后歸集；文書類、管理性的文件可以在第二年進(jìn)行歸檔；財(cái)務(wù)類的檔案一般在下一年再進(jìn)行歸檔；有些工藝變更、新品鑒定等時(shí)間性很強(qiáng)的資料可以隨時(shí)歸檔；基建項(xiàng)目文件材料一般在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。檔案歸檔手續(xù)一般要簡(jiǎn)潔并且完備，一般來講，歸檔資料的收集工作由單位內(nèi)部各部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。凡屬應(yīng)歸檔的各類文件材料，材料必須完整、正確、統(tǒng)一。

財(cái)務(wù)類的資料比較特殊，做好財(cái)務(wù)檔案管理工作必須對(duì)財(cái)務(wù)檔案做合理的分類，從財(cái)務(wù)角度來講，可以分為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表報(bào)告、其他資料等。檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)類檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，如果發(fā)現(xiàn)需要重新裝訂時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

四、細(xì)化檔案的使用、復(fù)制及銷毀管理

資料歸集后，調(diào)取和使用是經(jīng)常發(fā)生的事情，特別是經(jīng)常要復(fù)制一些圖紙和復(fù)制財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料，這種情況下，應(yīng)由申請(qǐng)部門填寫申請(qǐng)單，經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后方能復(fù)制，需出檔案庫房復(fù)制的文件應(yīng)由責(zé)任檔案管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督復(fù)制。

檔案保管期限的確定和銷毀環(huán)節(jié)也很重要。原則上講，對(duì)企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存，對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，分別為長期或短期保存。一般管理類、科技類、人事類、特殊載體類檔案保管期限定為永久、定期兩種，定期實(shí)行標(biāo)時(shí)制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各種會(huì)計(jì)檔案的保存期限，分為永久和定期保管，按國家規(guī)定定期保管可分為3年、5年、10年、15年、25年五種，各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

檔案的銷毀要有專門的流程，必要時(shí)要成立鑒定小組，對(duì)保管期限已滿，并確定無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)過鑒定小組鑒定寫出鑒定報(bào)告，由公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，即可銷毀。

確定銷毀的檔案，要編制銷毀清單，在檔案目錄上注明注銷并報(bào)送檔案部門備案。銷毀工作由檔案管理人員執(zhí)行，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人（一般兩人以上）銷毀和監(jiān)督，以防發(fā)生意外。會(huì)計(jì)檔案的銷毀按會(huì)計(jì)檔案管理制度執(zhí)行。

其他方面，企業(yè)要對(duì)檔案要經(jīng)常檢查、清理，并做好統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案完整、齊全。檔案保管房間要保持整潔、通風(fēng)，積極做好“八防”工作：防火、防盜、防塵、防光、防高溫、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切斷電源，關(guān)好門窗，確保檔案管理房間的安全。

財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文第2篇

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；科學(xué)管理；財(cái)會(huì)部門

會(huì)計(jì)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財(cái)會(huì)部門或會(huì)計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中直接形成的并按照統(tǒng)一規(guī)律保存起來備查考的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，還包括實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的存儲(chǔ)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤、磁帶、光盤和計(jì)算機(jī)打印出來的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一，它在會(huì)計(jì)工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要的利用價(jià)值，《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等都對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出了規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分，是會(huì)計(jì)的基礎(chǔ)工作。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行為的發(fā)生。因此，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，必須充分重視和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案的管理水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)事業(yè)中的重要作用。

1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及作用

1.1會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案是國家全部檔案的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識(shí)性和價(jià)值性，但由于它反映的對(duì)象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)如下：

（1）來源的廣泛性。會(huì)計(jì)檔案來源于具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。

（2）內(nèi)容的專業(yè)性。會(huì)計(jì)檔案是通過會(huì)計(jì)核算的方法形成的，而這種方法是會(huì)計(jì)特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會(huì)計(jì)檔案是與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性。

（3）形成過程的嚴(yán)密性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過程的嚴(yán)密性。

1.2會(huì)計(jì)檔案的作用

會(huì)計(jì)檔案作為一種經(jīng)濟(jì)檔案，有著不可替代的作用。首先，上市公司需要對(duì)外披露真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，其合法經(jīng)營的全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營成果都儲(chǔ)存在會(huì)計(jì)檔案中。其次，企事業(yè)單位對(duì)外融、投資，都需要向協(xié)作單位提供幾年的有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)也都來源于會(huì)計(jì)檔案。第三，司法部門查處違法亂紀(jì)、貪污受賄問題更需要財(cái)務(wù)方面的確鑿證據(jù)。第四，國家統(tǒng)計(jì)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中也有相當(dāng)一部分來源于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。不僅這些離不開會(huì)計(jì)檔案，而且隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加多樣化和復(fù)雜化，會(huì)計(jì)檔案則保留了全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的痕跡，為日后分析經(jīng)濟(jì)情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。只有加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的重要作用，保證為國家、社會(huì)、各種機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。

2會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理工作中存在的問題

2.1對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案工作缺乏充分的認(rèn)識(shí)，只注重內(nèi)部財(cái)務(wù)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了財(cái)務(wù)報(bào)告，提出了財(cái)務(wù)意見，作出了財(cái)務(wù)決定，該財(cái)務(wù)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。形成會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化贅理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少。也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。不少單位重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案管理制度也不完善，沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。有的單位甚至由出納會(huì)計(jì)兼管會(huì)計(jì)檔案，這是不符合規(guī)定的。

2.2會(huì)計(jì)檔案管理制度不夠健全

有些單位的財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)資金的管理比較重視，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理工作無章可循。當(dāng)今社會(huì)，企業(yè)經(jīng)營機(jī)制不斷轉(zhuǎn)換，經(jīng)營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現(xiàn)，而與之配套的包括會(huì)計(jì)檔案管理在內(nèi)的機(jī)制并未有效建立和健全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制和監(jiān)管辦法。目前，我國在企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理方面的相關(guān)法律、法規(guī)主要有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容以及不具備法律競(jìng)爭(zhēng)力的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，而且一些規(guī)定與建立現(xiàn)代企業(yè)制度的實(shí)際不相吻合，沒有專門的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度需要的會(huì)計(jì)檔案法律規(guī)范。在以法制經(jīng)濟(jì)為基本特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革日益深化的大環(huán)境下，這顯然不能滿足推進(jìn)體制改革和實(shí)現(xiàn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

2.3會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案不規(guī)范主要有以下四個(gè)方面：第一，有些單位不能及時(shí)裝訂會(huì)計(jì)憑證，而是將會(huì)計(jì)憑證隨意放置在辦公桌上，或長時(shí)間放在一個(gè)紙盒里；第二，裝訂會(huì)計(jì)憑證不是按照規(guī)范的要求進(jìn)行裝訂而是用訂書釘裝訂，或用一根繩子穿起來；第三，活頁賬簿裝訂時(shí)無封面，也不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊(cè)，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放，未按要求按月裝訂；第四，會(huì)計(jì)檔案立卷時(shí)不按保管期限分別立卷歸檔，而是統(tǒng)統(tǒng)裝在一個(gè)檔案盒里；第五，會(huì)計(jì)檔案銷毀難，會(huì)計(jì)檔案越堆越多。

2.4會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

就目前一些部門和單位的實(shí)際情況看，存在一些財(cái)會(huì)檔案人員不堅(jiān)持原則，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，想方設(shè)法偷稅。這不僅給國家稅收征管設(shè)置人為障礙，而且造成會(huì)計(jì)信息失真，進(jìn)而影響了國家宏觀決策、危害極大。

3完善會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

3.1統(tǒng)一思想，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

各單位要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要提高對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，設(shè)立檔案管理部門的一定要把會(huì)計(jì)檔案同其他檔案同等重視，規(guī)范管理，不能厚此薄彼。不具備設(shè)立檔案管理部門的，應(yīng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷歸檔和保管工作，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案的保管工作。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第3條規(guī)定，國家機(jī)關(guān)，社會(huì)團(tuán)體，企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。第4條規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)……”有關(guān)法律法規(guī)明確規(guī)定，各單位都必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，如果不加強(qiáng)這方面的管理就是一種違法行為。因此，各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)，從法律的高度來依法加強(qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化的軌道。

3.2制定規(guī)范，健全會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度

要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用

3.3規(guī)范會(huì)計(jì)檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作

規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一，訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案(憑證)盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

3.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)既包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)。又包括職業(yè)道德。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案資料內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。作為一種專門檔案，不能視同一般檔案，應(yīng)按照專門檔案進(jìn)行專業(yè)化管理。會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)化管理，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理學(xué)知識(shí)，還應(yīng)具備財(cái)會(huì)方面的基本知識(shí)，能夠熟練使用現(xiàn)代化的管理手段，運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件。因此，除要搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育。主要是通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，一方面，提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀念；另一方面，提高業(yè)務(wù)水平，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理和監(jiān)督職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建立現(xiàn)代企業(yè)制度的要求。

4結(jié)語

在財(cái)務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅(jiān)持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，從而使得財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到較大提高，進(jìn)而對(duì)企事業(yè)增強(qiáng)活力、競(jìng)爭(zhēng)力，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

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財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文第3篇

【關(guān)鍵詞】 優(yōu)撫醫(yī)院； 財(cái)務(wù)檔案； 管理

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。當(dāng)前，在國家注重優(yōu)撫醫(yī)院發(fā)展總體方針的指導(dǎo)下，優(yōu)撫醫(yī)院在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及經(jīng)營過程中積極尋求社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益同步增長的最佳途徑，因而作為優(yōu)撫醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)真實(shí)記錄的財(cái)務(wù)檔案就顯得更為重要，財(cái)務(wù)檔案管理工作已成為優(yōu)撫醫(yī)院管理工作的重要組成部分。現(xiàn)筆者就如何搞好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理談?wù)勛约旱捏w會(huì)。

一、要明確優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍

優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍從狹義上講包括：醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料，上級(jí)部門下發(fā)的會(huì)計(jì)文件、制度、法規(guī)等財(cái)務(wù)管理資料，隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，很多磁質(zhì)的會(huì)計(jì)資料也成為財(cái)務(wù)檔案的管理范疇；從廣義上講，還包括收費(fèi)票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。具體地說：一方面，優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理滲透在日常財(cái)務(wù)管理的每一個(gè)方面；另一方面，完備、有序的財(cái)務(wù)檔案管理為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理提供了原始、真實(shí)的資料。優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關(guān)要求辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，第二步是財(cái)務(wù)檔案管理的具體操作，即日常對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。財(cái)務(wù)檔案管理必須做到明確責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。

二、財(cái)務(wù)檔案的收集要及時(shí)、完整

（一）會(huì)計(jì)資料的收集

1.會(huì)計(jì)環(huán)節(jié)：要及時(shí)出齊當(dāng)日預(yù)處理會(huì)計(jì)憑證，憑證內(nèi)容要正確無誤，能清楚地反映會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并確保附件完整。每月月底將處理完的會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂成冊(cè)，年底將每月憑證及賬表等一并送交會(huì)計(jì)檔案人員進(jìn)行整理歸檔。

2.出納環(huán)節(jié)：要以“當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時(shí)登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，結(jié)出當(dāng)日余額，與實(shí)有現(xiàn)金庫存核對(duì)無誤，并要定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)。經(jīng)編制“未達(dá)賬調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)余額核對(duì)相符后，將借、貸款憑證按月逐日編號(hào)裝訂成冊(cè)。出納、會(huì)計(jì)主管或財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人簽章后，年終同現(xiàn)金、銀行存款日記賬一起順序歸類，存檔保管。

3.檔案整理環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)檔案整理必須以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線，明確各崗位會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任，從會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，到歸檔手續(xù)的完備性、有效性，再到保管技術(shù)的先進(jìn)性，環(huán)環(huán)相扣，節(jié)節(jié)相關(guān)，隨會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過程一同進(jìn)行。總之，財(cái)務(wù)檔案材料應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性、完整性，凡具有保管價(jià)值的會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料，都應(yīng)收集齊全，裝訂成冊(cè)，立卷編號(hào)，不能缺少和遺漏。財(cái)務(wù)管理類的財(cái)經(jīng)文件、財(cái)會(huì)制度、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)資料、竣工決算審計(jì)書等，這些資料在會(huì)計(jì)檔案中缺一不可。整理立卷時(shí)，發(fā)現(xiàn)缺少的資料，檔案管理人員應(yīng)立即向有關(guān)當(dāng)事人追回或采取必要的措施補(bǔ)救。

（二）其他財(cái)務(wù)檔案資料的收集

優(yōu)撫醫(yī)院的其他財(cái)務(wù)檔案資料包括各種收費(fèi)票據(jù)存根、作廢票據(jù)等，由于醫(yī)院的特殊性質(zhì)，這類資料在優(yōu)撫醫(yī)院中大量存在。對(duì)于這類資料，平時(shí)也要進(jìn)行收集、整理，對(duì)于各種文件性的財(cái)務(wù)資料要分門別類，收到后及時(shí)編號(hào)，重要的還要進(jìn)行復(fù)印，及時(shí)送交檔案管理部門，以防止丟失；對(duì)于會(huì)計(jì)人員交接清單和會(huì)計(jì)檔案銷毀清單也必須按會(huì)計(jì)檔案管理要求及時(shí)整理歸檔；對(duì)于各種收費(fèi)票據(jù)，使用完后也要由專職人員記錄好收費(fèi)票據(jù)號(hào)碼，整理后統(tǒng)一保管，這對(duì)于以后錯(cuò)誤查證、分清責(zé)任會(huì)起到不可估量的作用。

三、財(cái)務(wù)檔案管理要設(shè)置專職專人

優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，要指定專門會(huì)計(jì)人員全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案人員要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀，提供會(huì)計(jì)檔案的借閱和提出有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的建議。因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須由具有系統(tǒng)財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和檔案管理相關(guān)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任，切不可隨意更換。要做好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作，還必須建立規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案室，由分工負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)人員管理，從日常會(huì)計(jì)資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報(bào)表、會(huì)計(jì)文件進(jìn)行全面管理，都要做好明細(xì)分類，編寫存檔目錄和分類卡片，登記財(cái)務(wù)檔案收和出的詳細(xì)記錄，完善管理各種財(cái)務(wù)檔案。

四、優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理要技術(shù)化、正規(guī)化

在實(shí)際工作中，優(yōu)撫醫(yī)院的個(gè)別單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重視程度還不夠，有的沒有專門的檔案室，有的雖有配備齊全的檔案室，但存放無序的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不方便查找。要使醫(yī)院檔案管理正規(guī)化，首先應(yīng)該形成主管領(lǐng)導(dǎo)―財(cái)務(wù)處長―專管人員為一體的正規(guī)化體制，重視財(cái)務(wù)檔案管理，不斷改進(jìn)管理方法，如迅速培養(yǎng)專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員。同時(shí)，在檔案存載媒體上，除外來原始憑證需紙化歸檔外，應(yīng)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資料在院內(nèi)范圍聯(lián)網(wǎng)。比如，門診收費(fèi)處收據(jù)資料全部存貯在院信息中心服務(wù)器中，從患者交費(fèi)、收據(jù)生成開始，收據(jù)資料就自動(dòng)歸檔，存入財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的相應(yīng)空間位置。對(duì)于財(cái)務(wù)文件，上級(jí)主管部門下發(fā)到院保密室或財(cái)務(wù)科時(shí)，檔案管理人員要同時(shí)進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行登記。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化、無紙化技術(shù)安全支持的情況下，既保證了財(cái)務(wù)檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，又提高了檔案管理的工作效益，更為及時(shí)查找、保管各期內(nèi)任何資料提供了極大方便，提高了檔案利用率，為優(yōu)撫醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供了保證。

財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文第4篇

一、

文書處理程序：

目 的：為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護(hù)企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績(jī)文秘資源網(wǎng)，為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務(wù)。

參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》（××字[2002]第111號(hào)）

附 件：《檔案庫房管理制度》

《檔案補(bǔ)充修改制度》

《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》

《檔案鑒定與銷毀制度》

《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》

《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》

《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》

（一）

收文：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料，應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時(shí)督促催收。

2、綜合辦收到文件后，應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。

3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。

4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù)，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字，并及時(shí)送還綜合辦。

5、涉及幾個(gè)部門合辦（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。

6、嚴(yán)格保密制度，按照文件的密級(jí)加強(qiáng)管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應(yīng)立即逐級(jí)上報(bào)，嚴(yán)肅處理。

（二）

發(fā)文：

1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團(tuán)字”。

2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應(yīng)人員簽字。

3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件，由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽，會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。

5、文件、資料、報(bào)表的打印，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負(fù)責(zé)校對(duì)，公文應(yīng)在最后打印打字員、校對(duì)員的姓名。

6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。

（三）

歸檔：

1、 公司設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設(shè)立兼職檔案人員（各部室資料員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。

2、 歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序，專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。

（1） 收集：對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。

（2） 整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。

（3） 檔案價(jià)值鑒定：對(duì)各部室分類后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。

（4） 排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)椋号鷱?fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。

（5） 裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。

（6） 編號(hào)：歸檔文件按文件編號(hào)，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。

（7） 編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗(yàn)收，辦理檔案移交手續(xù)。

3、 歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

4、 由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。

5、 重要會(huì)議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料，由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。

6、 公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍（責(zé)任分工詳見附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì),并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。

7、 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后，由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。

8、 工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷，由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。

9、 設(shè)備儀器檔案在開箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。

10、

人事檔案中工資審定、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后，10～20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時(shí)歸檔。

11、

凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件（如：工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等），各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。

12、

涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。

（四）

利用：歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》）。

（五）

統(tǒng)計(jì)：詳見附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。

（六）

保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。

（七）

銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。

二、

印信管理程序：

1、 分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過綜合辦。

2、 綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。

3、 印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記，方能辦理。

4、 分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管，除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。

5、 需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室，應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印，并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。

6、 介紹信開出，內(nèi)容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名，介紹信正文與存根應(yīng)一致，如介紹信開出后未用，應(yīng)交回綜合辦，附于存根備查。

7、 介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，涉及重要事項(xiàng)，還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。

8、 須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

9、 各部室印鑒（包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購專用章等），應(yīng)由各部室專人保管，部門經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。

10、 如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí)，需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。

11、 印鑒不準(zhǔn)出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。

12、 公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責(zé)任。

三、

公函郵寄程序：

1、公司公函（包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。

2、一般公函（對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則，由各部室按平信自行郵寄。

3、公函辦理EMS郵寄時(shí)，經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù)，綜合辦應(yīng)及時(shí)處理，保證當(dāng)日遞送，不得拖延。

4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。

四、

辦公設(shè)備及用品使用程序：

范 圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。

目 的：為了節(jié)約開支杜絕浪費(fèi)，確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。

參考文件：總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》（××字[2002]第125號(hào)）

1、 辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。

2、 辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理，各使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。

3、 辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。

4、 辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)，殘?bào)w由綜合辦處置。

5、 辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。

6、 辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。

7、 辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。

8、 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。

9、 綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購清單進(jìn)行辦公用品的購置，并將采購物品分類進(jìn)帳。

五、

圖書購置、借閱程序：

1、 圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各部室自行購置。

2、 購置圖書后，購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。

3、 圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號(hào)及進(jìn)行圖書資料的登記。

4、 綜合辦應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。

5、 借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書，因個(gè)人原因損壞、丟失圖書資料的要照價(jià)賠償。

六、

信息傳遞程序：

1、 公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。

2、 對(duì)于總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。

3、 各部室要認(rèn)真對(duì)待與上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系，接到有關(guān)信息后，應(yīng)立即作好記錄，將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門和人員，并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。

財(cái)務(wù)檔案歸檔要求范文第5篇

一、電算化會(huì)計(jì)檔案對(duì)高校的重要性

電算化會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位綜合檔案的重要部分，它既具有原始憑證性與連續(xù)性，又具有嚴(yán)密性、專業(yè)性和廣泛性等特點(diǎn)。電算化會(huì)計(jì)檔案由單位控制、管理，并在高校管理決策中發(fā)揮重大作用。

1.電算化會(huì)計(jì)檔案是真實(shí)記錄高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的證明材料。記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)體系是由最初的會(huì)計(jì)憑證發(fā)展到會(huì)計(jì)賬簿，再發(fā)展到會(huì)計(jì)報(bào)表的，最終形成的會(huì)計(jì)報(bào)表是各項(xiàng)經(jīng)營事項(xiàng)的反映，由它匯集成的資料是高校過去運(yùn)行管理的經(jīng)驗(yàn)。

2.電算化會(huì)計(jì)檔案是高校進(jìn)行財(cái)務(wù)分析的直接依據(jù)。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中，高校獲得的各項(xiàng)業(yè)務(wù)指標(biāo)的具體情況都會(huì)被詳細(xì)地記錄在高校的會(huì)計(jì)檔案里，以便為以后的財(cái)務(wù)預(yù)決算與高校內(nèi)部經(jīng)濟(jì)管理等活動(dòng)提供重要參考。

3.電算化會(huì)計(jì)檔案是高校解決經(jīng)濟(jì)糾紛、懲治腐敗的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案記錄了高校詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與賬目往來，司法部門可以通過對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案的調(diào)查來監(jiān)督它們的經(jīng)營活動(dòng)，稽查違法亂紀(jì)的行為，防止貪污受賄活動(dòng)，保護(hù)國家和高校財(cái)產(chǎn)不被侵犯。可以說高校完整的會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域內(nèi)堵塞漏洞、懲治腐敗的重要依據(jù)。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案載體的特性帶來的問題。以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存于硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)中的會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)電算化軟件安裝光盤等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案很容易被損壞、修改、復(fù)制和失效，而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息失真、泄露，甚至被破壞，從而使會(huì)計(jì)檔案失去價(jià)值。計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)本身也存在漏洞，如會(huì)計(jì)電算化操作人員的權(quán)限設(shè)置不嚴(yán)格、沒有對(duì)數(shù)據(jù)庫保存的數(shù)據(jù)加密以及計(jì)算機(jī)病毒侵害與黑客攻擊等等。

2.計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件版本使用不一致。由于財(cái)務(wù)軟件開發(fā)商之間沒有統(tǒng)一的開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，使得市面上的財(cái)務(wù)軟件種類繁多，而財(cái)務(wù)人員熟悉的財(cái)務(wù)軟件又是有限的，不能對(duì)每一款軟件都很了解，這就在使用時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。另一方面由于會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的變化也會(huì)使財(cái)務(wù)軟件不斷發(fā)生變化。

3.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。現(xiàn)行單位對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等缺乏明確的規(guī)章制度，加之以電子形式存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案的易損性和易修改性，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案信息資源不能被準(zhǔn)確無誤地運(yùn)用。

4.缺乏現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)檔案管理人才。電算化會(huì)計(jì)檔案管理涉及計(jì)算機(jī)應(yīng)用、會(huì)計(jì)、檔案管理等多方面的專業(yè)知識(shí)，不僅要求檔案管理人員既懂得計(jì)算機(jī)操作，又要懂得會(huì)計(jì)和檔案管理專業(yè)知識(shí)，并能對(duì)財(cái)務(wù)部門的立卷管理進(jìn)行指導(dǎo)。因此，很多檔案管理工作人員由于自身整體素質(zhì)不足，對(duì)檔案管理需要用到的專業(yè)知識(shí)有所欠缺。而目前復(fù)合型電算化會(huì)計(jì)檔案管理人才相當(dāng)匱乏，不能滿足電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求。

三、完善高校電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

為了更好的實(shí)行信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的管理，解決上述問題，我們認(rèn)為可以從以下方面加以綜合考慮，找出應(yīng)對(duì)策略。

1.加強(qiáng)會(huì)計(jì)資料控制，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全。會(huì)計(jì)資料是單位的經(jīng)濟(jì)機(jī)密，一旦泄漏將給單位帶來不可估量的損失，而磁性介質(zhì)的可復(fù)制性又使會(huì)計(jì)資料極易泄漏而不易發(fā)現(xiàn)，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的輸出不論是磁性文件還是打印資料，輸出后均應(yīng)立即受到嚴(yán)格管理，以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管員負(fù)責(zé)保管；打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后（包括記錄輸出時(shí)間、文件頁數(shù)及操作人員姓名）及時(shí)送達(dá)指定人手中；收件人要簽收并注明收件日期、文件內(nèi)容，以便日后備查；確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。同時(shí)，應(yīng)健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施。

2.統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理軟件，理順數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系。選擇財(cái)務(wù)軟件不僅要選擇軟件功能好的，還要看軟件的開發(fā)者是否具有好的信譽(yù)、充足的開發(fā)資金和足夠的能力。也要注意會(huì)計(jì)電子檔案與選擇的財(cái)務(wù)軟件版本要保持一致，將會(huì)計(jì)電子檔案的格式隨著文檔技術(shù)的發(fā)展不斷升（下轉(zhuǎn)第31頁）（上接第18頁）級(jí)，使在任何時(shí)候形成的電子檔案都具有兼容性。同時(shí)，會(huì)計(jì)信息化檔案不同于普通的會(huì)計(jì)電算化檔案，它還包括通過會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)運(yùn)算和分析而得出的高校決策所需的參考信息，因此在對(duì)會(huì)計(jì)信息化檔案進(jìn)行保存時(shí)，還應(yīng)注意這些信息與會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于更好達(dá)到內(nèi)控的目的。

3.健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，完善歸檔借閱銷毀程序。從會(huì)計(jì)檔案的收集、立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等建立切實(shí)可行的管理制度。第一，建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。首先保證資料齊全、立卷規(guī)范并及時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管，按類別和時(shí)間順序?qū)堎|(zhì)會(huì)計(jì)檔案、機(jī)讀會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本以及與之配套的安裝光盤等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案進(jìn)行立卷歸檔。第二，建立嚴(yán)格的電算化會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)制度。查閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同時(shí)批準(zhǔn)，并且做詳細(xì)的查閱記錄。第三，保管期滿需要銷毀的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)后編制銷毀清冊(cè)，有關(guān)部門派人監(jiān)督，方可進(jìn)行銷毀。

4.加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理水平。會(huì)計(jì)檔案工作需要不斷完善、優(yōu)化，建設(shè)一支高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案干部隊(duì)伍，是會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理的重要基礎(chǔ)。作為會(huì)計(jì)檔案管理人員，首先必須做到嚴(yán)格自律、廉潔奉公，保持獨(dú)立公正的立場(chǎng)正確運(yùn)用自己的職能和權(quán)力；其次，會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性、廣泛性、嚴(yán)密性的特點(diǎn)。因此，除了要加強(qiáng)搞好關(guān)于會(huì)計(jì)和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要通過每年的輪訓(xùn)學(xué)習(xí)更新知識(shí)，提高會(huì)計(jì)檔案法制意識(shí)和依法歸檔觀念，使高校會(huì)計(jì)檔案的管理職能更加有效、更加科學(xué)、更加適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)管理制度的要求。