企業采購數字化管理
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企業采購數字化管理范文第1篇
一、供應商管理模式的內涵及特點
（一）供應鏈管理模式的內涵
供應鏈管理是采購方管理的一種新模式，要理解這種新模式和傳統采購模式的區別，就需要弄清楚在這種模式下采購方和供應商之間合作關系的變化，供應鏈模式下的采購管理是一種充分融合了現代化管理思想的管理方式，其建立在計算機網絡技術的基礎之上，該模式下，生產制造商和供應商及零售商之間的業務流程被進一步整合優化[1]。該模式極大提高了供應鏈下所有參與企業的效率，能夠對整個采購供應過程中的物流、信息流和資金流等進行統一的計劃和組織，從而能夠保證所需的采購產品在正確的時間和地點，以正確數量和最佳成本進行生產銷售。
（二）供應鏈管理模式的特點
供應鏈管理模式下的采購管理與傳統的采購管理之間有很大的區別，有自身獨特的特點：供應鏈下的采購管理是采購商與供應商之間的集成合作。這種供應鏈模式下，采購方與供應商之間的交流會更加頻繁，供應商可以快速響應采購方，可以對供應商的產品質量進行事前把關，能夠實時控制產品質量，彌補傳統采購管理模式的缺陷；供應鏈下的采購管理目標更明確。傳統采購模式中，采購師圍繞庫存進行的，當庫存出現短缺時，就進行采購達到及時補充庫存的目的。這種采購方式缺乏與用戶之間的互動，往往是企業根據庫存所做出的單方面采購決策。而供應鏈模式下，采購活動是圍繞訂單進行的，當確定了用戶需求訂單之后，生產企業根據用戶需求確定制造訂單，繼而確定采購數量；供應鏈下采購管理中供應商和采購方之間不再是簡單的買賣關系，而是一種較為長期的戰略合作伙伴關系。在這種關系中，供需雙方可以共享信息，能夠避免需求信息失真，可以讓采購更科學合理。
由于供應鏈模式是建立在計算機網絡技術基礎上的，該模式下的采購管理也是以計算機為基礎的管理，是一種信息化管理。它能夠實現對所有與采購有關數據的電子化處理，可以清晰看到各環節的信息，能夠提高采購效率，對整個采購過程進行跟蹤。
二、供應鏈模式下采購管理信息化策略
（一）實現采購資金信息和訂單信息數字化
在供應鏈模式下企業物資采購最明顯的特征就是數字化的實現。包括資金信息的數字化、供應商信息的數字化、訂單信息的數字化。資金信息化指的是采購方對采購資金進行有效管理，及時對物資采購環節所占用的資金進行分析，降低一些不必要物資采購消耗，提高資金的使用率，降低資金占用率[2]。資金的信息化管理能夠確保及時觀察資金的流向，確定資金該如何合理使用。供應商信息的數字化管理主要是對供應商的報價和資信等信息進行數字化的錄入，方便及時查看，從而選擇長期合作伙伴。訂單信息的數字化主要將訂單上物資的數量、價格和質量要求等進行數字化錄入，隨時通過網絡平臺查詢和更改訂單信息等，提高采購的準確性，確保采購的及時性。
（二）建立采購貨物管理信息化模塊
該信息化模塊包括采購管理模塊、貨物入庫模塊、在庫管理模塊等。采購管理模塊是整個信息系統中最重要的模塊。該采購管理模塊包括各種功能。首先，采購申請功能。根據采購信息在信息化管理平臺上進行采購申請，然后制定具體的采購計劃，將采購計劃放到信息化管理平臺上，等待采購審批和回復，然后在網上進行議價比價，尋找并確定最優供應商，在信息化平臺上生成采購單。該模塊還包括對采購單的修改的功能，能夠隨時根據情況修改采購單，并能及時查詢采購單當前的執行狀態。貨物入庫管理模塊，主要是通過登錄貨物信息系統，對當前庫存有一個全面的了解，然后做好新入庫物品的按計劃入庫，能夠提高入庫速度。要利用這個模塊進行存貯確認和貨物數據更新，并生成最新的貨物信息。在庫管理模塊主要是通過在庫信息管理平臺，對貨品數量、入庫日和貨物的保管位置進行管理，能夠及時了解在庫貨物信息，還可以對在庫貨物進行有效管理。
（三）建立采購物資物流管理信息化系統
建立一個物流管理信息化系統，該系統要具備對庫存進行動態盤點的功能，利用該功能進行盤點時要保證不影響庫房的其他出庫、入庫和退庫等業務的處理。在該數據庫中，可以將企業的供應商信息、庫單信息等進行組合，可以將所有供應商按照信用等級、物資質量等級、交貨準時率、交易價格等進行詳細記錄，建立供應商數據庫，對供應商進行統一管。建立物資跟蹤管理數據庫，能夠隨時對物資進行庫存、單據和合同查詢，及時掌握物資信息，避免生產中斷[3]。
（四）采用多種先進的采購方式
供應鏈模式下企業物資采購方式也有很多種，企業可以通過信息化的采購平臺了解產品的采購信息，可以與其他企業進行聯合采購，這樣通過數量上的優勢可以獲取一定的折扣優惠，可以降低企業的采購成本。企業也可以組成采購聯盟，實現物資采購、配送和運輸等的規模化，這樣能夠極大的降低采購成本，讓企業獲得更大的經濟效益。而供應鏈模式下的信息化平臺也為這種采購聯盟創造了條件。
三、結語
綜上所述，供應鏈模式為企業物資采購管理提供了新的機遇，其讓企業物資采購管理日趨科學化、合理化，給企業物資采購管理搭建了一個信息化的平臺。在該模式下，企業物資采購信息將實現集成管理，企業物資采購將更加透明，企業與供應商之間的聯系將會更緊密，更有利于企業選擇適合自己的、性價比高的供應商。
參考文獻：
[1]閆洪林.基于供應鏈模式下的采購管理策略[J].經濟師，2010，12（08）：54-55.
企業采購數字化管理范文第2篇
投入產出的管理對于國家、行業的發展非常重要，也是衡量企業發展、促進企業決策科學性提升的重要方法。隨著經濟的變化越來越快，企業競爭越來越激烈，企業所面對的市場環境也發生了重大且快速的變化。對此，企業需要加強投入產出的數字化和動態管理，提升企業應對環境變化的能力，提升企業的經營效率。
關鍵詞：
投入產出；企業管理；數字化；動態；經營
企業的經營就是各要素的投入產出管理和優化，投入產出的比例是影響企業發展的重要因素，甚至會影響企業的生存。目前多數企業已經開始意識到企業的投入產出事前核算對企業經營的重要性，但是很多企業都是手工或者靜態的核算，并沒有建立數字化、動態的投入產出管理，沒有實時跟進各類要素和產品的成本和市場價格，對企業面臨的市場競爭敏感性不足，無法及時進行動態管理，這影響了企業的發展，也不利于國家整體經濟向著節約化、智能化的方向發展，最終將不利于中國作為世界制造中心的地位穩固。
1現階段加強企業投入產出數字化管理的意義
1.1競爭的加劇及環境變化的快速決定企業要加強投入產出的數字化管理目前國家整體出現了產能過剩，很多的企業主要依靠政府補助進行生存，企業整體的持續發展能力受到影響，一些企業仍然沒有意識到環境的變化，決策的時候沒有借助投入產出的數字化管理，造成企業的資源浪費。煤炭、鋼鐵、有色金屬等大宗商品的價格持續走低，企業之間的競爭越來越激烈，東莞等傳統的制造強地都出現了大批企業倒閉，經濟整體下滑，這些問題的發生決定了企業必須在投資和生產的時候更加科學化管理。另外，現代社會由于新媒介等的介入，很多環境因素也發生了重大的變化，很多市場價格變化速度及其傳導速度更快，企業如果依托于以往的手工計算的投入產出管理，將無法適應現代社會的高速變化，無法獲取最新的數據進行決策，導致其決策無效，反而被市場淘汰。
1.2投入產出的數字化管理有利于企業管理隨著市場化改革的深入及競爭的加劇，很多企業內部也選用了以市場機制運行的方式，對各要素進行內部的層層分解，實現內部的核算，有利于提升企業的運營效率，提升員工的工作積極性。但是隨著市場經濟的環境變化較快，很多的內部管理需要更加高效，及時將市場的變化融入到管理之中，而且目前很多公司內部的員工、車間、廠房和班組的工資都是和投入產出的管理系統掛鉤，因此投入產出的管理要實現數字化管理和動態管理，這樣才能夠及時反映市場的變化和公司各個班組的成本、能耗的降低，這樣的內部管理才能夠得到員工的認可，才能夠推動企業的改革。
1.3投入產出的數字化管理有利于國家產業結構的調整隨著我國人口紅利的消失，我國的制造業也在全球競爭中面臨著遷移的風險，周邊國家越南等國也慢慢在制造業上與我國企業進行競爭。未來我國企業的發展要向更高級的產業主動性轉移，提升自身的競爭力。而這種轉移就需要企業加強對其投入產出的管理，通過市場信息的收集，加強研發的投入，向一些藍海競爭領域發展，避免簡單初級的加工業，實現我國整體產業的結構調整。如果沒有進行必要的投入產出管理就隨意進行調整，將可能導致很多企業沒有獲取相關的動態信息，缺少數字化的管理，而導致企業盲目轉型，這樣企業可能反而會失去發展的機會進入發展的陷阱，這最終也將影響我國經濟的發展。
2建立完善的動態化投入產出數字化管理系統
2.1建立投入產出數字化管理系統的基本要求企業投入產出的數字化管理對企業的發展有重要的意義，企業需要建立起符合自身業務特色的動態化投入產出數字化管理系統，查明企業生產管理所存在的基本數量關系，明確企業生產的界限，通過這一系統獲得相應的技術經濟指標和其他一些重要的情報信息，在系統的建設中要將企業的業務和產品統一在這個系統中，清晰地發現人財物的關系。這個系統要實現對產品分配方向、價值構成的集成和查詢等功能，系統內的數據要能夠實時根據原材料的價格、委托加工的費用、人力的投入、產品價格的變動等進行更新。
2.2投入產出數字化管理系統的模型建立及其與ERP系統的對接在系統的建設上要著力建設一個模型庫、數據庫和方法庫，企業內產品、業務的投入產出數據要歸集到數據庫，用以對模型庫等提供數據來源，數據庫應當將企業的財務數據庫、計劃數據庫、物資供應數據庫、生產調度數據庫、設備數據庫、銷售數據庫、人事定額數據庫等集合在一起，做一個綜合的數據庫，面向企業的管理層，為企業決策提供依據。方法庫就包括了矩陣、基本統計、回歸分析、時間序列和數據規劃等，為不同的決策內容和生產要求提供相應的方法分析。模型庫包括了決策分析模型、相關性分析模型、數學規劃模型等，這是結合企業的具體業務進行選擇。企業需要將ERP系統與投入產出模型進行統一，利用ERP所擁有的計算機高速運轉的能力處理制造生產和管理運營中的海量數據，提升ERP系統的動態反應能力和決策支持能力。在雙方的統一中要確定投入產出表的結構、實現ERP與投入產出表數據的轉換、利用投入產出表提升ERP系統的功能，對于輸入數據可以利用原有的公用數據模塊和其他模塊進行提取，并通過手工添加一些必要的數據，將生產計劃書、產品定價文件、成本核算文件、原材料供應清單等輸入ERP系統中的管理模塊、生產模塊、車間模塊、采購管理模塊、財務管理模塊、生產計劃模塊等，從而根據生產流程得到各類投入產出的消耗關系矩陣，得到總產品矩陣及總產量向量，設計ERP模塊中的數據流，為企業的生產經營決策和價格模擬提供依據，滿足多種經營的需要。
3利用投入產出數字化管理加強成本管理
3.1利用投入產出數字化管理加強成本管理的總體思路投入產出數字化管理最主要的運用是在成本管理中，成本管理中的投入是指勞動資料、勞動工具、勞動對象的消耗，產出是指產品的分配和數量、方向，通過數字化管理可以利用計算機等將這些關系以矩陣式的方法進行棋盤式列示，綜合分析雙方的數量關系和匹配關系。由于現在技術的變化也導致很多消耗關系雖然在一定時期內存在相對穩定的關系，但是技術的改變也將導致其消耗比例出現變化，而且采購價格、產品價格、勞動力價格等也會發生變化，因此該系統必須是動態化的，對目標成本中的各要素變動也要進行動態管理，這也需要對成本內的項目進行詳細的分解，確定足夠細的基礎數據。成本管理需要在投入產出數字化管理系統中進行分層設計，綜合考慮實物投入和價值投入的不同，企業需要對成本中所涉及的流程進行細致的分析研究，分析主要產品的生產流程和技術經濟關系，結合會計核算特點對該流程進行歸集合并，全面反映企業生產中的物料投放和產品產出關系。
3.2加強投入產出數字化管理與多種成本核算方法的結合由于現在很多生產都是柔性生產，多數企業也接受了定制化生產，這對企業的投入產出數字化管理帶來了變化。傳統的財務成本核算已經難以反映這種生產的變化，投入產出管理也需要對財務成本的分攤標準和核算提出新的要求，投入產出管理應當結合一些最新的技術和財務方法，對成本進行更好的分攤。例如投入產出管理可以結合作業成本法，對生產流程中的作業進行歸類，利用作業分攤成本，并以作業動因歸集成本，投入也應當利用作業對各類消耗資源進行歸集，進一步提升成本管理的準確性，通過提升成本分攤的科學性，企業也可以提升其投入產出管理的準確性。相對比而言，對于一些新的產品，由于要明確其作業，在對新產品的投入產出模型設計的初期需要進行詳細的分析。但是作業成本也有一些不足，例如一些作業可能在柔性生產系統和敏捷生產系統中面臨著人員和物料組合靈活性較強的問題，生產任務也隨時進行調整，容易造成一些資源的消耗難以追溯到活動中，這樣可以利用列昂惕夫提出的投入產出分析模型，記錄生產制造過程中的資源投入、產出活動、貨幣投入，計算中間投入成本和初始投入成本，匯總的投入成本，利用直接消耗系數、單位成本向量、物理單位計算的投入產出表，得到單位成本，從而得到成本核算。
4加強投入產出數字化管理在企業生產管理中的運用
投入產出數字化管理除了可以提升企業財務核算和成本管理外，對企業整體的運營和管理都有著重要的意義，企業可以利用投入產出數字化管理的原理提升企業整體經營和價值鏈管理。企業的價值鏈活動包括了生產、銷售、售后等環節，可以通過產值、費用、收入、生產效率等方面進行衡量，輔助活動也包括了訂單、人事、采購、管理、研發等，財務指標主要是新增合同金額、人工費用、材料采購價格、固定費用、技術開發費用、制造費用等，這種方法的投入產出管理是利用投入產出的理念加上價值鏈管理的思想，將企業的各個價值鏈環節的輕重緩急進行劃分，用量化的指標確定重點環節和戰略方向，準確計算出內部管理的價值，監控企業的研發投入及其對生產的作用，避免研發投入不足，通過財務指標的分析，反映各指標的平衡關系、對企業管理提升的價值及其實現的利潤，推算各環節應當貢獻的價值，反映各環節需要提升的不足，推動企業管理的提升。將這種投入產出的方法運用到企業的管理中可以解決企業管理難以量化的問題，通過直接消耗系數分析價值鏈上各個環節的不足及其努力的方向，為制定后續的管理提升計劃提供數據支持，也可以成為管理環節中績效考核的依據，避免管理的盲目性。在企業的制造資源計劃中也應當利用投入產出數字化管理，將投入產出數字化管理與企業工序產品的生產計劃、成本計劃、外購產品采購計劃、成本核算、物料清單結合起來，以企業的基礎信息平臺為依托，提升制造資源計劃的科學性。
企業的投入產出管理有利于企業提升其經營的有效性，是現代企業面對環境變化和競爭加劇而必然采取的措施，它有利于企業的發展和國家經濟的升級，企業要利用投入產出的數字化管理需要建立起相應的數字化系統，利用這一系統完善成本的管理和核算，加強企業內部的管理和資源的整合。對此，本文提出了一些具體的措施和方法，希望能夠對企業有所幫助，也對我國現代制造業的升級和國家產業結構的調整有一定的幫助。
參考文獻
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[2]苗澤華,董莉,苗澤偉,李紅濤.投入產出分析在制藥企業生態工程中的應用[J].技術經濟與管理研究,2011(07).
企業采購數字化管理范文第3篇
關鍵詞：數字化煤場；熱力試驗；數學模型；科學摻配方案
1 科學配煤摻燒工作流程（見圖1）
2 科學配煤摻燒優化基本數學模型
基本數學模型：配煤摻燒配比優化計算模型由單位質量燃料成本目標函數及配煤約束條件組成。以發電機組的單位質量燃料成本最低（摻配后的一噸煤經濟成本最低）為目標函數進行摻燒配比優化，約束條件即混煤煤質約束，包括混煤收到基低位發熱量、收到基硫分、收到基揮發分等約束。
設摻配單煤煤種數量為N，各單煤配比系數依次用x1，x2，…，xN表示，機組單位質量燃料成本用C表示，各單煤單位質量燃料成本分別用C1，C2，C3，C4表示。那么，配煤摻燒具體優化模型可按如下方式表示。
目標函數[3]：
3 科學配煤摻燒功能模塊介紹
科學配煤摻燒主要流程的內容[2]：
3.1 企業可用煤源調研
火電企業調研確認企業周邊最大范圍內的可供煤源，并向生產部門提供詳細的煤源可采購數量、質量范圍、價格區間等基礎信息。
3.2 機組開展熱力試驗
火電企業按照可用煤源及時進行熱力試驗，確定不同機組、不同季節、不同負荷段、不同設備運行方式下（含影響摻燒的主要設備退出或故障）滿足安全、環保、經濟的相關指標邊際條件，包括熱值、硫份、揮發分、灰分上下限以及對應的煤耗指標等。
3.3 建立數學模型
火電企業結合熱力試驗數據、煤場分區、設備改造等因素，建立科學的配煤摻燒數學模型。
3.4 數字化煤場合理分區
火電企業綜合考慮各煤種的類別、煤場存放條件、摻配硬件條件等因素，按照摻燒需要將煤場進行合理分區（可隨時根據實際情況進行調整），建立實時動態展示的數字化煤場。
3.5 入廠煤按煤場分區堆放
燃料“三大項目”按照煤場分區原則，自動指定入廠煤卸煤區域并指導堆放，實現數字化煤場各分區“收、耗、存”對應的“量、質、價”數據的滾動加權、實時展示，為配煤摻燒計算提供基礎數據。
3.6 按負荷段生成配煤摻燒方案
系統綜合考慮數學模型不同時間段的負荷需求下的煤質要求，按照輸入系統的當前可供煤源（最大化選擇）、最新煤價、庫存限值（各煤種合理庫存區間）等安全條件、環保條件、經濟條件因素，生成實時在線的配煤摻燒方案。
3.7 配煤摻燒方案修正確認
火企業負責管理配煤摻燒的人員根據當前生產需要、環保需求、設備運行方式、煤場可用煤情況（煤場設備故障時對摻配區域的影響；特殊天氣、特殊煤質對摻配區域的影響），選擇、修改、確定最終摻燒方案。
3.8 配煤摻燒取煤調度單下達
經負責管理配煤摻燒人員最終確認后的配煤摻燒方案，將轉換成取煤調度單并通過“三大項目”系統下達至輸煤專業執行。
3.9 取煤指令執行
斗輪機（或推煤機）等取料作業人員在輸煤指令時間段內，按照取煤調度單到指定區域執行取煤操作（有條件的可實現斗輪機的自動控制），斗輪機未按照制定的區域取煤或取的煤量與指令不符，系統會自動進行報警提醒（有條件的可實現設備閉鎖）。
3.10 數字化煤場數據聯動
數字化煤場各個分區根據實際取煤情況，自動進行計算，完成取煤后數字化煤場各分區相關數據的動態變化。
3.11 指導采購調運、庫存管控
火電企業根據生產摻燒的需要，結合企業各煤種庫存情況及時調整采購計劃、進行燃料采購。
4 科學配煤摻燒功能模塊展示
綜合考慮各煤種的類別、煤場存放條件、摻配硬件條件等因素，按照摻燒需要將煤場進行合理分區（可隨時根據實際情況進行調整），建立實時動態展示的數字化煤場。
4.1 配煤摻燒基礎數據錄入
錄入不同機組、不同季節、不同負荷下的配煤摻燒基礎數據（熱力試驗數據或經驗數據）。同時錄入設備（制粉系統、環保主設備等）故障時的基礎數據。按機組、按日導入日負荷曲線（96個點，15分鐘一個點）。
4.2 配煤摻燒方案生成（見圖2）
4.3 取煤指令執行
斗輪機通過識址裝置，實現按取煤指令的精準取煤。（見圖3）
5 初步成效及總結
科學配煤摻燒是新形勢下企業積極適應市場變化、優化煤源結構的必然選擇，是控制燃料成本、增加經濟效益的內在需求[4]。必須進一步深化和加強配煤摻燒工作，借力數字化煤場建設，推動配煤摻燒工作向科學化、精細化發展[5]。
參考文獻
[1]趙宇新.燃料“三大項目”建設探索與實踐[Z].2014.
[2]趙宇新.科學配煤摻燒探索與實踐[Z].2014.
[3]劉樂.配煤摻燒配比優化模型計算方案[Z].2014.
[4]王喜文.工業4.0：智能工業[J].物聯網技術，2013（12）.
企業采購數字化管理范文第4篇
在質量管理中，印刷企業已經從主觀的經驗管理轉變為標準化、規范化和數據化手段管控質量，通過對印刷過程及其要素的數據化控制，并依據ISO等國際標準來有效監控并及時糾正印刷生產中出現的各種異常，通過分析數據以及實施動態管理來保證產品質量穩定可控。
在設備管理中，數字化和信息技術的注入使得印刷企業能夠更準確掌握每臺設備的基本信息以及運行情況，大大提高設備管理效率。例如，不少印刷企業從建立每臺設備的基本資料開始，到設備定期維護保養，乃至設備的備品備件、物料、使用工具等的采購、驗收與出入庫，都用計算機軟件作詳細的規劃與管理，使得設備信息更透明，利于企業更好地安排生產計劃。
在物流管理中，以RFID、條形碼和二維碼為代表的數字技術，大大提高了企業的物流效率和現場管理水平，正深刻影響著印刷企業的物流管理。例如，浙江華人數碼印刷有限公司研發了一套基于條形碼技術的數字化流程控制系統，用以監控印刷流程的每一個環節，不僅極大地提升了生產流程的管控水平，還大大降低了各工序的出錯率。鶴山雅圖仕印刷有限公司將RFID應用于物流管理中，實現了產品具置以及生產狀態的實時查詢，既縮短了物流時間，又節約了物流成本，真正實現了有源可溯，有據可查。
在倉庫管理中，采用數字技術的倉庫管理模式能實現電子貨位管理以及貨物的出入庫流程監控管理，從而在數字化和信息化的基礎上最大限度提升倉庫管理效率，降低企業運行成本。例如，大連盛富商用票證有限公司通過引入條形碼技術，實現了對倉庫的到貨檢驗、入庫、出庫、庫存盤點等各個作業環節的數據自動化采集，確保了企業及時掌握庫存真實數據，為生產部門安排生產決策提供了更有價值、更具時效性的分析數據。
企業采購數字化管理范文第5篇
關鍵詞:檔案管理;技術;文件
中圖分類號:G27文獻標識碼:A
文章編號:1009-0118(2012)09-0248-01
一、摩爾定律下的硬件發展
摩爾定律,是由因特爾創始人之一的戈登摩爾提出來的。其內容為:當價格不變時,集成電路上可容納的晶體管數量,約每隔18個月就增加一倍,性能也將提升一倍。換言之,每一美元所能買到的電腦性能,每隔18個月就要翻兩倍以上。這一定律雖然沒有那么精確,但是卻深刻地揭示了現今電子科技發展的驚人速度。作為全球最大的處理器研發廠商,因特爾在2012年了22納米的處理器,使得計算機的性能再次得以大幅度提升。而CPU的研發只是硬件的一個標志,實際上目前的硬盤技術、顯卡技術等都得以了長足的進步。
在現代化的檔案管理工作中,從文件生命初始產生,到文件歸檔和檔案的保存和利用,都難以離開計算機軟硬件系統。因此我們必須充分重視硬件發展給檔案管理事業帶來的便利和進步。但是面對市場上龐大的軟硬件供應商,很多單位的采購人員都無從選擇。在此有必要討論一下在檔案管理現代化中對硬件采購的要求:
(一)前瞻性。在摩爾定律之下,計算機硬件發展迅速,而我們在使用中也不可能經常性更換機器,因此在采購硬件時必須要有前瞻性,以滿足在未來時期的硬件需求,但同時也必須注重成本的控制,這樣就要求我們購買的是性價比較高的產品。
(二)適用性。每一個不同級別的檔案館、企事業單位的檔案管理機構,規模與功能都各不相同,對配套軟硬件的需求也就各不相同。其在采購軟硬件時要考慮到自身的情況而進行定奪,適用于自身即可,以避免出現性能浪費和性能緊張的情況。
(三)穩定性。在采購系統時還要考慮到系統平臺之間的兼容性,這些都影響了整套檔案管理系統的穩定性。新上市的系統往往會有BUG或者兼容問題,我們在管理工作中,要盡量避免出現問題,所以要從源頭上就考慮系統的穩定性。
(四)易用性。我們的檔案管理工作人員雖然大多具有很高的專業素養,但是并不都是計算機專業型人才,在采購系統時要考慮到系統對于大部分人都易用,這一點很重要,否則后期的維護和使用將遇到很大的困難。
二、檔案管理技術的現代化趨勢
(一)檔案管理的數字化。目前檔案管理的數字化可以分為兩部分,一部分是其原始形態為非數字化,我們要對其進行數字轉換;另一部分就是其從產生伊始就依托于計算機平臺,直接以數字形式記錄在案的。由于紙質文檔在查閱和保存方面具有很多局限性,我們對紙質文檔進行數字轉換具有很強的現實意義。隨著計算機的普及,對檔案的管理已經逐步實現了數字化,這也是現代化檔案管理的首要特征。數字檔案管理具有易保存、易查詢、容量大等優點,是傳統檔案管理的重要進步。計算機和網絡是數字化技術的核心構成,隨著其普及,目前我國各個檔案管理部門都能實現基本的數字化。
(二)檔案管理的自動化。在文檔生命周期的三個階段,可以由三個不同的信息管理系統完成其該階段的任務,從而實現了檔案管理的自動化過程。在電子辦公環境(OA)下,可以將檔案管理模塊化,為每一個模塊設計管理系統。如在檔案產生初期,即文件階段,應用電子文件管理系統,在文件的初始就對其進行自動記錄保存,每一個模塊無縫鏈接,自動記錄文檔的全部生命周期。在完成記錄后,還要自動生成目錄索引,以方便后期的查找,這是檔案管理自動化的理想模型。例如上海通用汽車有限公司,在08年就完成了檔案信息自動化管理,躋身中國信息化500強之列。
(三)檔案管理的智能化。數字檔案具有虛擬性、復雜性、繼承性等特征,所謂智能化就是在數字檔案管理過程中,利用計算機軟硬件的配套系統,對檔案對象進行可以代替某些人工服務的智能化存儲、歸類、分析等業務。從計算機硬件要求來看,智能化需求高兼容性的設備端口,以便與各類輸出輸入設備連接;其次還需要高擴展性的硬件平臺,以適應智能化處理設備的添加;然后還要有很強的網絡傳輸能力和存儲能力。從計算機軟件要求來看,貫穿于數字文件的生命周期,可以分為智能化的存儲、訪問、檢索、數據分析、安全保護等幾個模塊。智能化的數字檔案管理將節約大量人力物力,同時有效地提高辦公效率。
三、檔案管理技術現代化的要求
在21世紀的今天,我們處在一個科技迅速發展的新時期,我們在工作時要充分應用科技給我們帶來的便利與進步,這是一個思想觀念上的轉變。這一轉變,意味著檔案管理的工作人員要接受先進技術與思想,學習現代化的檔案管理技術。同時還要結合我國國情,堅持科學發展觀,要有為我國檔案管理事業的現代化奉獻的精神,投入到社會主義現代化建設的大潮中。
另一點,檔案管理還有研發和更新設備,學習國內外先進管理技術和經驗,熟悉檔案管理的硬件平臺和軟件系統,熟練掌握數字化檔案管理的每一個程序,能夠為其他部門的工作提供良好穩定的支持,實現檔案管理人員的最大價值。
除此之外,還要進行定期的集中培訓學習,并且與先進的檔案管理部門要有溝通交流。
社會愈向前發展,所產生的檔案資料就會無限增多,但如果我們能以現代化技術對檔案進行數字化管理,相信定能化繁為簡,使我國檔案管理事業向前邁進一大步。
參考文獻:
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