數字化管理手段

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數字化管理手段范文第1篇

關鍵詞：藝術院校；后勤管理；數字化

當前，藝術院校逐漸把數字化發展當作提高學校整體現代化水平的一個重要標志，這也給藝術院校后勤工作提供了難得的機遇。加強后勤數字化建設是后勤工作適應時代和社會發展的必然選擇，也是加速后勤現代化的客觀要求，更是體現藝術院校后勤服務水平的必由之路。為更好地適應形勢發展的要求，藝術院校應著眼未來，在規劃后勤管理工作中，以服務師生為首要任務，積極探索數字化后勤建設內涵。

一、后勤管理數字化的概念

后勤管理數字化是指以數字信息技術和系統為工具進行的后勤管理。它是社會發展的必然趨勢，是未來教育現代化的必然要求。后勤管理數字化一方面是管理信息的數字化，另一方面是管理系統和過程的數字化。后勤管理數字化不僅能提高管理效率，節省人力、物力、財力，而且能極大地提高后勤保障效率。后勤管理數字化的基礎是后勤和后勤管理的標準化、制度化和后勤管理數據庫建設，關鍵是要建立開放的實時的面向師生服務的數字化后勤管理信息通道。

二、轉變觀念，確立藝術院校管理數字化的新觀念

藝術院校后勤管理數字化是利用互聯網、計算機等技術，對藝術院校后勤信息進行收集、傳輸、存儲，自動生成數據，供高層決策、中層控制、基層運作的集成系統，并實現為藝術專業服務的新模式。

數字化建設的發展，給后勤工作帶來前所未有的變化。隨著計算機、網絡的廣泛應用，諸多后勤系統應運而生，后勤管理系統的建設是后勤數字化的重要手段，是用戶通過計算機網絡實現對后勤信息資源的共享、查詢等進行科學的管理。后勤工作人員從紙質文件時代到無紙化輔助管理時代，再到現今的后勤數字時代，這是藝術院校發展過程中的必然趨勢，是教育信息化建設的必然要求。關鍵在思想上確立前瞻性的后勤管理意識，頂層設計的機制創新意識，數字化長期規劃意識，后勤管理中的競爭意識。

第一，藝術院校后勤管理要有前瞻性的意識。隨著科學技術和經

濟的不斷發展，文化大發展發繁榮不斷深化，藝術院校內涵建設正向縱身發展。后勤管理作為藝術院校教學、科研、生活的重要保障，面對新的發展機遇，即對傳統藝術院校后勤管理應跟上社會發展的步伐，把握和了解數字時代的走向，熟知藝術院校后勤管理的內涵，探討和研究藝術院校后勤管理數字化改革的發展方向、重點、難點。

第二、要有頂層設計的機制創新意識。頂層設計的核心是處理傳統專業與后勤數字化發展的關系，是藝術院校后勤管理數字化發展中的一個重大建設和創新的主題。首先作為藝術院校決策層的意識統一目標一致。其次要著手把后勤管理數字化納入“十三五”規劃當中，要制定相關應用系統的建設，規范各二級院系后勤管理的常規應用，結合藝術專業特色保障后勤管理高效有序。

現今，很多藝術院校后勤數字化發展的初始稟賦和路徑各異，后勤數字化的發展各有所長，不同的專業特色都與社會邊界劃分的實踐和經驗總結都要從頂層設計的機制創新入手，發揮其學科背景，不斷完善。作為藝術院校后勤管理與數字化關系問題的核心主要是：一是把握專業特色形成有效的機制創新，實現數字化后勤管理。二是進行循序漸進后勤管理的社會化，實現數字化后勤管理的競爭空間。三是突出專業特色，形成服務師生為本的數字化空間。

第三、藝術院校后勤管理要有長期規劃的意識。這是指作為藝術院校后勤管理，要結合自身專業特色，在傳統專業的基礎上開拓創新，勇于改革，“不循規蹈矩”，要探索出藝術院校后勤管理的發展規律，努力發揮特色，尋找適合藝術院校發展的后勤管理的方案，形成后勤管理數字化的改革特點，從而使藝術院校的后勤管理在高起點、高標準、高質量的層面上有特色的運行發展。

在后勤管理數字化系統應用中，要有長期規劃的意識。例如在教學過程中，表演系、舞蹈系、愛樂樂團等課程教學，需要寬敞明亮的教室，面積要求大，特別是排練房等一些基功室；而對于鋼琴以及聲樂這樣專業特色在教學中就需要后勤工作為其準備功能小而且隔音的教室或琴房，這樣有助于專業特色的學習；在炎熱的夏天，舞蹈教學過程中，師生出汗多，運動量大，需要每天洗澡，后勤就要為學生練習舞蹈而準備時間更長次數多的浴室開放，這樣有助于師生在練習舞蹈中更好的后勤保障；在繪畫專業中，同樣要有更好陽光的教室供師生學習，特別在工筆畫專業的教學過程中，要求更高，所以說藝術院校中，專業特色的不同，對后勤工作以及對教室環境要求不盡相同。所以在系統中就應該有長期規劃的方案、步驟、實施辦法以及管理規定，這樣長期規劃有助于提高教學環境和秩序，這也是作為藝術院校辦學的根本和面向未來的基礎。

第四，藝術院校后勤工作要有競爭意識。這是指后勤管理工作在工作使命感、責任感的驅動下，應具備創一流的意識，并在藝實踐中采用競爭和激勵機制。在后勤管理中也要加強競爭意識，這也是作為藝術院校社會化發展趨勢形成的，在體現經營服務定位、經營服務方式、經營質量狀態、經營服務的適應性和更新性，都要進行系統統計和分析后，引入競爭機制，必須體現服務師生的特征。

三、建設一流的藝術院校后勤隊伍是后勤管理數字化的重要標志

作為藝術院校后勤隊伍的數字化水平要不斷提升，其應用能力直接影響到學校的數字化管理水平和后勤服務能力的發揮。在推進數字化后勤管理的進程中，需要建立高水平、高層次的數字化管理團隊。

第一，建設數字化專業性強的后勤管理領導班子是關鍵。領導班子的后勤管理數字化意識應該加強，有統一的思想和團結協作、齊心合力的團隊精神，有堅持推廣數字化應用的共識，而且要具備較高的理論、政策、決策、應用等水平，作為后勤管理班子中的個體而言，要拓展自身的知識結構，熟練數字化應用業務，提高系統應用中組織協調能力等素質，只有這樣的領導班子才能擔當后勤管理數字化的重任。

隨著藝術院校體制和后勤社會化改革的深入，原有的傳統管理模式要逐步轉變到數字化應用為主，所有日常事物都可以通過數字化手段來實現，所以建設數字化專業性強的后勤管理領導班子是關鍵。

第二，建設高素質的后勤管理干部梯隊建設是后勤數字化的重要保證。后勤管理干部的梯隊建設是關系到后勤數字化的管理理念、科學決策、工作任務得以快速落實的重要保證，是傳統藝術院校和后勤管理數字化協作共進的重要前提，也決定了未來科學技術得以順利在藝術院校落實扎根。所以后勤管理工作要大膽起用一批學歷高，熱愛后勤的年輕同志，使后勤管理數字化有足夠的干部梯隊隊伍。而起用的年輕同志應具備較高的理論和政策水平，懂得未來的數字化發展方向，思路開闊；既要有競爭意識也要有善于后勤管理數字化的能力；既要推進數字化的有效應用，又要注重自身內在的理論修養。只有這樣的梯隊隊伍才能在后勤管理數字化的進程中起到承上啟下的重要保證作用。

第三，建設業務能力強的數字化應用隊伍是建設后勤管理數字化的基礎。藝術院校注重對藝術專業的實踐和創新，而對于后勤管理數字化重視明顯不足。作為藝術院校后勤管理部門承擔著為學校的教學、科研和師生員工提供物質保證和生活服務的艱巨任務。雖然后勤發展方向是社會化和產業化，但由于服務能力不斷增強，服務手段數字化，這種數字化手段需要后勤管理隊伍去承載、去完成，在推進后勤管理數字化的進程中，后勤隊伍要努力培養自身的競爭能力和獲取、運用信息的能力。同時，還要在管理工作中不斷提高后勤管理隊伍熟練應用水平，這樣才能在后勤管理數字化進程中發揮其基礎的作用。

四、藝術院校后勤管理手段的數字化是教育管理現代化的趨勢

后勤管理手段的數字化是在原有傳統管理的基礎上，采用后勤管理系統，用準確的數據分析和科學決策，實現數字化管理環境和秩序，提高教育管理現代化水平。

藝術院校后勤管理手段要數字化，必須走借鑒與創新之路，即要善于吸取其他綜合性大學后勤管理數字化的先進經驗、科學的管理方法，為藝術院校教育管理現代化添磚加瓦，又要正視自身存在的問題，勇于突破和善于創新，從而對后勤管理手段的數字化建設起推動作用。

加強后勤管理數字化的建設，其目的是與時代接軌，熟練數字化應用。但由于藝術院校觀念的不解放，既要兼顧傳統文化觀念，又要突破數字化技術落后的應用方式。此外，我們還要考慮如何促進傳統文化藝術的發展、創新。數字化的后勤管理手段應當建立在師生服務的基礎之上，要大力宣傳，使后勤管理工作者能自覺地學習和應用。同時，也要加緊對數字化系統的建設和完善，滿足藝術院校師生實際需求，確保后勤管理手段數字化的順利進行。

同時，要使后勤管理手段數字化，還必須要加強后勤管理的資源建設和社會化競爭機制，通過數據分析，制定合理化的工作方案，統籌全局，把握時機，取得良好的服務成果，將是后勤管理數字化的重要標志。加強數字化的后勤管理，關鍵在于后勤管理手段要數字化，即是利用后勤管理系統的建設。

長期以來，后勤管理基本以人工管理模式為主，這已不能適應移動終端的互聯網發展的要求，難以系統地、準確地進行信息收集、加工和處理。必須以數字化管理手段，即將開發建立計算機“后勤管理數字化系統”。由于藝術院校后勤管理系統必須考慮到各專業的特殊因素，在總的管理系統中，建立相應的特色劃分，從而構成后勤管理系統網格。因此，提高應以數字化手段，是我們一項重要的工作內容，我們必須有計劃、有步驟、有針對性地進行系統學習、培訓，使之管理好。這也是后勤管理工作的發展趨勢，以后勤管理數字化促進教育管理現代化，

數字化管理手段范文第2篇

【關鍵詞】數字化；信息手段；信息管理系統

數字化校園是以校園網為背景而建構的集教學、科研、管理、娛樂為一體的新型數字化的工作、學習和生活環境，是在傳統校園網的基礎上，利用先進的信息化手段和工具，將現實校園的各項資源數字化形成的一個數字空間，使現實的校園環境在時間和空間上得到延伸，從而提高教學質量、科研水平和管理層次。

整個系統一般由校園網信息管理系統、校園網教學系統、圖書館資源系統、一卡通系統等組件構成。結合本校的實際情況，基本思路分為以下幾方面：

一、數字化校園的結構體系

所謂數字化校園是以數字化環境是基礎，數字化管理是手段，數字化資源是關鍵，數字化生活是目標。數字化校園作為一項通過信息化手段實現教育改革的工程，其規劃的好壞將直接影響到建設結果的好壞，進而影響到學校未來的發展。

數字化校園的體系結構主要包括如下幾個方面：

數字化環境建設：包括網絡、數據中心等基礎硬件建設；也包括用戶體系結構建設、安全管理及門戶的建設，是數字化校園的基礎；

數字化管理建設：包括教學、科研、管理、辦公自動化等方面的管理信息系統和業務系統，也包含了標準體系規范的建設，是數字化校園的核心；

數字化學習建設：包括數字化教學與學習平臺建設、數字化資源中心和資源建設機制、數字化學習資源制作平臺；

數字化自主學習中心建設：應具備兩種基本功能：第一，提供自主語言學習材料。比如語法、聽力材料，以滿足獨立學習者的使用需求。第二，通過鼓勵學習者發展個人學習策略、反思學習過程及承擔責任等方法，培養他們獨立學習的能力。學生可以根據自己的需要進行取舍學習材料，也可以在教師的指導、推薦下選擇以激發學生的興趣，使學生的語言運用能力得到極大的提高。

二、數字化校園的功能

數字化校園的功能可大致分為三大類：網絡接入、信息應用及信息服務。

網絡接入主要是指網絡硬件設施和數字化設施所提供的網絡基本功能和網絡基礎服務，包括網絡接入、電子郵件、文件傳輸等，它是數字化校園的得以實施的基本保障，是信息流動的平臺與渠道。

信息應用就是向用戶展示數字化校園成果的窗口。它包括了辦公自動化系統、各信息管理系統、數字圖書館系統及電子商務等，它是數字化校園的核心與關鍵。

信息服務功能是將各類信息按用戶的需求提供給用戶，向用戶提供個性化服務，包括信息查詢、信息處理、個性化門戶、決策支持及知識管理等。

三、數字化校園對教師提出的信息化能力要求

數字化校園的出現，是高等教育信息化的一個里程碑，它實現了校園內的教學、科研、管理和服務的數字化、信息化和網絡化，消除了信息分立自治的局面，保證信息資源共享，同時對高校教師傳統的教學觀念、教學模式、教學手段產生了極大的沖擊，對高校教師的信息化能力提出了更高的要求。

1.教師應該具備基本的信息操作能力

數字化校園是以校園網為基礎的，以各種運行在計算機上的應用系統為組件的信息集合，因此要使用它的功能，享受它的服務，教師必須要掌握基本的信息操作能力。這種信息化操作能力，不僅包括對計算機的簡單操作，熟練地使用一些和教育教學活動密切相關的應用軟件，比如office2003等。

2.教師應該具備信息資源的采集、整合、再生能力

傳統的書本教材，內容相對滯后，更新慢，信息量小，這就要求教師要能夠及時了解和掌握相關學科的技術和理論的發展動態，及時掌握前沿知識和技術，并及時補充到教學過程中，以彌補教材的滯后，拉近理論與實際的距離。而要做到這一點，依托數字化的校園網絡平臺，無疑是一個多快好省的方法。對此教師應該具備對信息的采集、整合和再生的能力。

3.教師應該具備信息化教學能力

數字化校園環境下，信息化教學環境中，教學模式已由板書式教學轉變為多媒體信息技術的教學模式。教師則根據教學目標，教學內容，制定教學策略，通過信息技術將教學內容傳遞給學生。這就需要教師應掌握數字化環境下的教學設計方法。數字化教學設計是利用現代信息技術和信息資源，科學安排教學過程的各個環節和要素，為學習者提供良好的信息化學習條件，實現教學過程全優化的系統方法。

4.教師應該具備終身學習的意識

數字化校園環境下，要求教師拓寬知識領域，樹立終身學習的意識，并能在教育中充分體現個性化教育，這是教育變革對教師職業角色提出的要求。只有具備終身學習的能力和良好的個性品質，不斷更新知識、拓展知識結構、完善人格，才能更好地適應不斷發展變化的科學技術和教育的個性化，以完成教師角色的轉換，從而跟上時代的發展。

四、數字化校園對圖書館建設提出的要求

實現圖書館的數字化建設，提出的幾點建議：

1.圖書館要實現管理創新。在信息化、數字化的背景下，對圖書館的管理提出了新的要求，不能坐等讀者，而是主動的方式為讀者服務。

管理思想上：追求新的時效性，打破以往評價圖書館總是以藏書量為標準。在新的條件下，要把能否高速、快捷、有效地為讀者提供文獻信息和服務質量高低作為評價圖書館優劣的依據。

管理手段上：要告別手工操作，逐漸實行計算機管理，提高工作質量，增強工作效率。

管理目標上：發展目標是要建立數字圖書館，實現與其他院校或公共圖書館進行互聯。

2.加強數字信息資源建設。數字信息資源是數字圖書館的物質基礎，是開展信息服務的根本保障。信息資源的不斷遞增，數據庫的不斷建設，為數字圖書館的構建提供了重要條件。同時，圖書館數字化的建設必須依據整體性、系統性、科學性的原則，走整體規劃、合理布局、統一設計、分步實施的路子。

3.提高館員素質。由于數字圖書館在發展變化，導致圖書館功能的不斷改變，這就需要圖書館員的業務素質提出了更高的要求，同時要具有一定的外語水平、熟練應用計算機技術及網絡通訊技術的能力。

五、結束語

教育信息化是國家信息化建設的重組成部分。在高校擴招、改革的背景下，數字化校園建設作為高校的一項基礎設施，顯得越來越重要；在解決多校區管理面臨的難題、及遠程辦公等方面的問題，數字化校園都起到很好的作用，同時，各高校能充分認識到教育信息化是對學校改革與發展的一次機遇和挑戰，教育信息化促進教育思想和觀念的改變，促進學校管理手段的現代化，促進教育教學質量的提高，對培養“面向現代化，面向世界，面向未來”的學生具有深遠的意義。

參考文獻：

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[4]張靖，唐雪飛.數字化校園體系結構研究[J].攀枝花學院學報，2004（10）：99-101

數字化管理手段范文第3篇

關鍵詞：數字化檔案　存儲設備　檔案管理　計算機　載體

認清數字化檔案與紙質檔案管理環節的差異性，有利于科學地開展數字化檔案的管理工作。數字化檔案的管理除了需要開展傳統紙質檔案的收集、整理、保管、利用、統計、鑒定、銷毀等工作外，還應注重以下四項工作的開展。一是介入電子文件的形成過程，使電子文件在設計、形成階段就體現出電子檔案管理功能；二是建立數字化檔案管理數據庫，各立檔單位應歸檔的電子文件，可采用多種途徑進入檔案館的數據庫系統；三是實施數字化檔案長期保存和有效可讀；四是做好數字化檔案的備份與恢復工作。紙質檔案各管理環節絕大部分都是人工操作，科技含量較低。數字化檔案各個管理環節都離不開信息技術、計算機設備和管理信息系統，技術含量比較高。

一、數字化檔案管理概述

根據檔案所有權形式可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。在外國通常分為公共檔案和私人檔案。對不同所有權的檔案，要按照檔案法規的規定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國家所有的檔案，要按規定向國家檔案館移交。屬于集體或個人所有的檔案，其所有權的轉讓，一般要在自愿、　合法基礎上進行，　檔案所有者可向國家檔案館捐贈、出售或寄存。

在數字化檔案的管理中，檔案信息的安全無疑是非常重要的。傳統檔案的保管工作著重強調的是如何使檔案載體延長壽命，因為載體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對于電子檔案管理來說，載體的保管和信息的保護同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術的問題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應的政策法規。電子檔案的安全首先取決于電子環境的安全，主要從網絡、計算機、存儲器、應用系統和病毒等方面實施安全部署。在實際應用過程中，保障電子檔案安全的內容主要包括四個方面：

（1）實體安全，是指保護網絡基礎設施、計算機、存儲設備以及其他媒體免遭地震、水災、火災、有害氣體和其他環境事故（如電磁污染等）的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。

（2）運行安全，指為保障系統功能的安全實現提供一套安全措施（如風險分析、審計跟蹤、備份與恢復、應急措施），建立系統的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲和訪問過程中的安全。

（3）信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非授權泄露、更改、破壞或使信息被非法系統辨識、控制和否認，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

（4）管理安全。指采取有關的法律法令和規章制度以及安全管理手段，加強管理人員的安全意識和操作規范，確保網絡系統和檔案數據的安全。另外，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的數字化載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝和遷移等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。

數字化檔案的有效保存與維護是一項極其重要而復雜的工作。因而，在數字化檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環境、設備、技術、人員及數字化檔案的特點等綜合條件，制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數字化檔案的安全可靠，使數字化檔案能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

二、數字化檔案管理的特點

數字化檔案的管理思路已遠遠超出了傳統檔案的管理思路，其管理范圍已擴展到電子文件的形成之初，電子信息的網絡化歸檔、數字檔案的存儲、鑒定、開放、編研、利用甚至是刪除（即檔案的銷毀）等電子信息整個生命周期的全過程。其管理手段將是把嚴格的人工管理制度與現代化的信息技術有效地結合起來，形成聯系造成的、具有即時校驗、碎石糾錯和及時　反饋的網絡化高效工作模式。

數字化檔案的存儲介質也不再局限于紙、縮微、磁帶等，而是更多地采用數字化存儲手段，如光盤、磁盤、網絡化存儲設備，并根據需要將模擬與數字的存儲方式合理地結合起來，保證檔案信息的原始性、憑證性、有效性和完整性。數字化檔案的利用也不再拘泥于“到檔案館查閱檔案”的機械模式，網絡化檔案目錄及全文資料的檢索方式將成為利用者足不出戶地全面認識檔案、了解檔案和利用檔案的基本方式。

數字化檔案的管理是對傳統檔案管理理論的發展、完善和擴充。數字化檔案的管理可采用“目錄全文一體化管理”方式。“目錄全文一體化管理”是將數字化檔案分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并通過電子原文關聯掛接、存取訪問的現代技術手段，實現數字化檔案目錄信息與檔案內容信息的一體化管理。

這種方案的提出是一個逆向思維的形成過程，即立足于檔案利用者的需求，結合并反嘎巴檔案管理者的工作需要，對數字化檔案的形成者提出合理要求，將“目錄全文一體化管理”思想貫穿與數字化檔案形成的全過程。

檔案工作者要充分利用現代化的管理手段，通過網絡開展檔案的指導、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點投入到分析檔案利用者的需求、檔案資源的挖掘與編研、提前介入電子信息的形成過程中，將工作模式由“被動接受”轉為“主動挑選”，將真正有價值的電子信息轉化為社會需要的檔案資源。

數字化檔案的管理不同于傳統載體檔案的管理，但在實際當中檔案館仍有實體備份。通常以檔案實體為對象，按照其形成特點和歷史聯系，逐級分為多種類別。包括三級分類層次：國家檔案全宗的分類。是對國家全部檔案進行最高層次的分類，一般是按照檔案的歷史時期屬性、形成機關的級別屬性、地區屬性、專業部門屬性以及檔案制成材料屬性進行劃分。此種分類是各級各類檔案館的設置以及國家檔案在檔案館中合理分布的依據。

數字化管理手段范文第4篇

[關鍵詞]高校聲像檔案;數字化;管理策略

隨著現代科技的高速發展，檔案管理越來越多地引進了新材料和新技術，檔案載體也隨之發生了重大變化，形成了除傳統的文書檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對數量和種類不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護和利用這些檔案、發揮其有效價值，是我們不能回避的問題。

一、高校聲像檔案數字化的概念和意義

本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學、科研、管理等各種社會活動中形成的、具有保存價值的、以不同材料為載體的、輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過影像和音色栩栩如生地再現重大活動中的現場，真實地反映高校教學、科研、管理等工作成果以及高校的發展變化，其展現歷史的獨特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價值和現實價值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過一系列的技術手段轉化為計算機可識別和處理的數字形態的信息，并對其加以存儲、組織、檢索、維護的過程。這些技術手段包括計算機存儲技術、數據庫技術、數字攝影技術、多媒體技術等。聲像檔案數字化是檔案信息化的重要組成部分。數字化已經成為媒體發展的一個趨勢，其基礎就是計算機、多媒體、網絡、存儲和壓縮等技術的發展。[2]解決高校聲像檔案長期保存問題的有效手段就是將其數字化，特別是將傳統聲像檔案數字化，此手段一方面可以減少對原件的使用，有效保護傳統聲像檔案的原貌；另一方面，可構建一個數字化館藏聲像檔案資料的信息庫，在網絡上進行傳播，實現聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數字化有利于充分發揮高校聲像檔案的價值，拓寬為高校各項管理的服務渠道。

二、高校聲像檔案數字化管理問題分析

（一）復雜多樣的聲像檔案存儲載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復制品，采錄技術復雜；聲像記錄的載體形態繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤等；聲像制品的信息分類繁復，具有不同民族、地域、藝術特征、歷史背景等。因此，對傳統聲像檔案的數字化管理難以實現檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲介質容易受損，影響原始檔案信息質量。在聲像檔案的數字化過程中，要正確處理檔案修復措施和開發制作手段之間的矛盾，應把重視修復放在首位，以積極且慎重的態度，保持聲像檔案的原生態性。在一個兼容的容災數據存儲系統中，存放經過非壓縮的高質量轉換的音視頻計算機數據文件，完全可以滿足對于聲像信息的“原生態”素材的長久、完整、安全保存和保護的要求，同時也滿足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統建設。由于IT設備（包括網絡設備）的更新速度和貶值速度極快，因此對待管理系統的前期設計必須慎重，避免由于計劃、設計不周而造成的重復投資和無效勞動等浪費。對管理系統、在線存儲系統以及異地的容災存儲系統、相應的網絡設施升級，必須預留充分的發展空間。同時，必須把聲像檔案數字化管理工作置于數字檔案信息管理服務的系統化與網絡化、信息編輯轉換流程的標準化與規范化軌道，始終密切關注相關學科領域的最新發展。（四）數字化處理技術的先進性和可靠性選擇。可靠性越高的聲像檔案信息，對諸如回放設備、軟件等讀取信息手段的依賴性越小，其生命力越強，則價值就越高，而能滿足這個條件的恰恰是成熟而可靠的技術。因此，包括模擬設備和數字設備在內，最好的不一定是最新的技術，而經得起時間考驗的普及型成熟技術才是可取的。[3]

三、高校聲像檔案數字化管理策略

（一）存儲策略。聲像檔案數字化后需要實行多元化存儲。由于軟硬件的經常退化更新，導致數據格式也經常更換，將檔案數據從原存儲的物理存儲介質轉移到新的或穩定性更高的物理介質上就是聲像檔案數字化管理的存儲策略。這種轉移并不是簡單的數據轉移，而是將數字化的聲像檔案制作一個備份文件存放在新的儲存媒介上。檔案備份后實行遠距離異地存儲，異地存儲既可避免存儲介質因人為損壞或自然災害而危及聲像檔案的安全風險，也可避免因霉變、污跡、介質層間開裂等原因導致的聲像檔案無法讀取。存儲策略是為保證在當前的軟硬件系統中可以存取利用數據資源。[4]如此數據轉移行為具有周期性，被轉移到相關儲存介質上的數據保存直至該儲存介質技術退化后，就會經歷下一輪的數據轉移。在不斷的數據轉移過程中，特別是在格式轉換過程中，一些數據的遺失不可避免。所以，需對數據轉移過程進行必要的流程監控和質量控制，同時，為保證數據的準確性和完整性，還需對其相關的背景元數據加以保存。[5]（二）技術策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰之一是技術問題。選擇技術策略時，首先，為防范聲像檔案數字化轉換過程中數據丟失等風險，可以參考IASA制訂的TC-03技術標準、《數字音頻的產生和保存指南》、《中國數字圖書館標準規范》等，在聲像檔案數字化過程中，要注意數據的保存格式和系統選擇，以降低轉換風險。其次，聲像檔案數字化管理技術的探索并不是把聲像檔案數字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數字化后的最大優點，但最大弱點是其數字形式相當脆弱，需要探討保護技術和參考技術保護方法。因此，需要參照《電子文件管理系統通用功能要求》來設計聲像檔案數字化管理系統，并且需要進一步探索和研究系統的功能模塊設計、元數據的設計與處理流程、信息獲取環節的設計等諸多細節，以保證聲像檔案數字化管理系統的質量，最終達到聲像數據的長期應用和保存的目的。符合標準的聲像檔案數據保存系統，是實現數字聲像檔案長期保存的前提。完全公開、可擴展、標準化是在選擇保存格式時應遵循的原則。完整的格式規范應全面公布，并形成真正的國際標準。[6]（三）鑒定策略。必須根據《電子文件歸檔與管理規范》的要求，對聲像檔案進行檢驗和審核，以確保聲像檔案的真實性、完整性和有效性。第一，對聲像檔案的內容進行嚴格挑選，評估其重要性，即對聲像檔案的檔案價值及持久價值進行鑒定。第二，對聲像檔案的格式進行校驗，檢查是否保存未壓縮或無損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對聲像檔案所確定的保密級別、保管期限和保存要求進行鑒定。參照同類內容的紙質文書檔案的國家管理規定，根據聲像檔案所記載的內容來確定聲像檔案的保密級別和保存期限，并對聲像檔案的信息進行及時地更新或轉換。（四）保管策略。對聲像檔案數字化要定期檢查登記，同時注意做好聲像檔案的數據轉換工作。由于軟件和硬件技術更新快，舊的技術被淘汰，而數字聲像檔案必須在相應的系統環境中才能得以利用，所以聲像檔案數字化管理操作系統與應用軟件要進行同步保留和及時備份，最好能做到播放設備同步配置且同步維護。（五）檢索策略。建立聲像檔案數字化管理信息檢索系統，運用語音識別及人像識別技術，將既能夠全面準確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對應的信息均錄入系統，如講話者的姓名、講話的時間和地點、講話底稿、內容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關鍵信息，提高聲像檔案信息查詢的準確性與內容快速檢索的便捷性。（六）開發利用策略。運用科技手段對聲像檔案進行數字化處理和深層次加工，同時加強網絡化建設，實現館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過網絡平臺，快速查閱并及時利用學校的發展歷史、校友名人偉績、教育教學等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學校發展的校慶、文化慶典等聲像資料進行數字化后，在網上建立校史展覽專題；將高校名人、專家和優秀畢業生的檔案和取得的成果及其在校時的音像資料進行數字化后，在網上建立學校名人堂、教學名師風采等專欄。通過對聲像檔案數字化及其開發與利用的現代化建設，挖掘聲像檔案內涵，展示學校發展的輝煌成就和對未來發展的展望，激發全校師生的榮譽感、使命感和責任感，為發揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺。[7]

作者:梁驍 單位:賀州學院

[參考文獻]

[1]馬麗,程俊睿.歷史聲像檔案數字化建設存在的問題及對策[J].管理觀察,2015,(01中旬).

[2]楊潔,周銘,馬麗.近十年高校檔案館聲像檔案數字化研究綜述[J].云南檔案,2015,(01).

[3]張美芳,馬丹寧.聲像檔案數字化搶救中存儲與長期保存策略的研究[J].數字與縮微影像,2007,(01).

[4]李寧.關于提高聲像檔案保存與利用效果的措施[J].北京檔案,2011,(03).

[5]張美芳.國外聲像檔案數字化進程對中國聲像檔案保存的啟示[J].數字與縮微影像,2013,(03).

數字化管理手段范文第5篇

一、數字化加工中檔案原件與數字檔案信息安全管理主要內容

1　工作流程的設計

制定科學合理的檔案數字化工作流程。只有制定完善的數字化工作流程，才能確保數字化過程中檔案原件和檔案信息的安全。通過對不同種類檔案數字化工作的考察分析，我們設計了一個科學合理的檔案數字化工作流程，這個工作流程涉及了調檔、前處理、數字化、還檔、掛接以及相應的檢查等全部檔案化工作環節。具體工作流程見圖。

2　管理細節的控制

建立和逐步完善各工作崗位的責任制，細化數字化工作過程中各工序間的檔案交接手續，規范數字化加工場所的安全保密要求，加強對數字化承建單位及人員的安全保密管理和采取各種安全保密措施，是檔案數字化工作中管理控制的基礎。

(1)根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》、《信息安全技術信息系統災難恢復規范》等有關法律法規和標準的規定，制定檔案數字化中的檔案安全保管和保密工作責任制。檔案部門要制定具體的工作方案，調整充實檔案安全領導機構，建立健全安全檢查、安全保管制度，建立安全檢查檔案。工作人員要分工明確、責任到人，從檔案出庫、前處理、數字化到最后檢查、還檔和數字檔案信息的存儲備份，每個環節、步驟，都要安排專人負責。要采取強有力的措施，確保檔案原件與檔案信息的絕對安全。

(2)設計檔案數字化流程中各個工作環節登記表。要嚴格做好檔案進出及各個工作流程的登記工作，確保每份檔案的流向有書面記載。設計與“調檔”工作相配套的《檔案調檔登記表》，與“前處理”工作相配套的《檔案數字化前處理登記表》，與“數字化”工作相配套的《數字化加工登記表》，與“檢查數字檔案信息”工作相配套的《數字檔案檢驗登記表》，與“數字檔案信息存儲、備份、提供利用”工作相配套的《數字檔案信息存儲備份登記表》和與“還檔”工作相配套的《檔案驗收還檔登記表》等，每張表格均標明日期、全宗號、目錄號、數量、張頁數、重量、破損情況等相關信息，并要求相關交接人員簽字確認，做到每份檔案的去向都登記在冊，一目了然。通過這些涉及各個工作環節的登記表，讓數字化工作中每份檔案都有一份明確的、清晰的、記錄有每個加工環節錄的“安全檔案”，以確保每個工作環節中檔案原件和檔案信鼠的安全。

(3)檔案數字化要指定專門的數字化加工場所。數字化應在檔案館指定的安全場所內進行，工作場所中應安裝監管系統與保密設施，實現防磁泄漏功能或加裝磁干擾設備，消除通過磁泄漏而產生的安全隱患，并不得在工作場所中使用與工作無關的任何電器設備。要制定嚴格的數字化工作場所人員出入制度，條件允許的情況下，可加裝門禁系統，嚴禁無關人員進入檔案數字化場所。數字化加工場所必須配備消防系統、防盜報警系統、視頻監控系統。針對自然災害要制定相應的防范措施，以便在自然災害發生時可以最大限度保護檔案的安全。禁止在加工場所內吸煙，在加工工作臺飲水、餐飲等。對于數字化加工場所要進行定期和不定期的檢查，發現問題及時解決，防止各類檔案安全事故的發生。

(4)要對檔案數字化承建單位及人員有嚴格的安全保密要求。檔案數字化工作的承建單位應該有特定資質，數字化承建單位要嚴格遵守《保密守則》和檔案法律法規，嚴格按照數字化工作流程進行工作，確保數字化加工中檔案原件和檔案信息的安全。不得遺失、損壞檔案原件。未經檔案部門同意。不得擅自將檔案原件和加工數據帶離指定場所，凡因加工需要，檔案或數據必須離開指定場所的，必須采取措施，確保檔案原件和檔案信息的安全。數字化承建單位對數字化工作人員要進行保密培訓，并持證上崗。要制定數字化工作期間的人員安全管理制度、安全審查制度、崗位安全考核等制度，并要嚴格執行。嚴禁加工人員對檔案原件及檔案信息的私自復制。

(5)要采取各種行之有效的安全保密措施。在檔案的“前處理”、“數字化”和“原檔復原”等工作環節中可能要對檔案進行拆卷、掃描、裝訂、放音、放像等處理，每一步都要采取必要的安全措施，以保證檔案原件的安全，不能因為人為的原因造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。

3　技術支撐平臺的保障

搭建檔案數字化工作的技術支撐平臺。要根據檔案數字化工作的實際情況，采用各種安全技術和安全手段，以確保檔案信息的安全。技術支撐平臺主要包括網絡建設、硬件建設、存儲備份方案、安全技術和防范手段等幾個方面。

二、技術支撐平臺的設計與搭建

1　網絡建設

檔案數字化加工網絡必須采用物理隔離方式，打造封閉式檔案數字化工作網絡體系，該網絡必須是封閉式獨立網絡，禁止與其他任何網絡系統互聯，并且該網絡系統要嚴格按照保密部門的相關規定進行管理。

2　硬件建設

在硬件組成方面，重點考慮實現整個檔案數字化工作所必需的設備及其性能，包括服務器、終端設備、存儲設備、網絡設備、各類輸入設備等，整個系統的硬件組成及布置設計如下：

(1)服務器：在數字化所形成的數據量不大的情況下，服務器可用高性能微機代替，否則應配備專用服務器；

(2)終端設備：終端設備應采用可以控制各輸出口，如USB口、打印口、軟驅、可刻錄光驅的瘦客戶機或專用計算機；

(3)存儲設備：若數字化所形成的數據量較大，則要購買專用存儲設備，如磁盤陣列，否則可采用在服務器上加裝硬盤的方式；

(4)網絡設備：采用100M以上帶寬的網絡設備，用于數字化過程中各工序的信息傳輸和共享；

(5)輸入設備：紙質檔案數字化可采用專業高速掃描儀、彩色大幅面掃描儀、零邊距高速平板彩色掃描儀等設備，錄音錄像檔案數字化可采用專用音視頻采集設備。

3　存儲備份方案

要制定良好的存儲備份方案，以切實保證數字檔案信息的安全。存儲備份方

案要遵循數據適度安全準則，綜合考慮數據安全與長期保存讀取、存儲備份自動化程度、操作快捷有序、存儲備份經濟性等各種因素，采取網絡在線存儲備份，異地、異質備份等相結合的技術手段，并指定專人負責。

(1)紙質檔案數字化一般采用黑白二值模式；對于頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式；對于頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式。掃描分辨率要求一般在200DPI以上。數字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應在保證圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。

(2)照片檔案數字化時，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式。分辨率一般應不低于600dpi。數字化后所形成的圖像文件，一般采用TIFF格式存儲，采用LZWN式壓縮。

(3)錄音帶數字化時應選用44.1kHz，16bit來進行立體聲采樣。數字化后存儲格式應為WAV或MP3。錄像帶數字化時數據傳輸率應不低于4Mb／s，采用MPEG2壓縮存儲標準。

4　安全技術

要采用入侵檢測、操作系統安全內核技術，病毒防范等技術和內網安全審計管理技術加強檔案信息的安全。

(1)啟用人侵檢測和訪問控制的聯動服務，對計算機和網絡資源的惡意使用行為進行識別和響應處理，以幫助系統對付網絡攻擊，擴展系統管理員的安全管理能力。

(2)采取操作系統安全內核技術，把系統內核中可能引起安全性問題的部分從內核中剔除出去，提高系統的安全性。

(3)采取病毒防范技術，建立網絡化的病毒防范體系，實現病毒庫的同步升級，做到無漏洞運行，提高檔案信息的安全性。

(4)采用內網安全審計管理技術，將用戶終端所有信息輸出口封閉，在網絡內只允許數據由終端向服務器進行的單向傳輸，杜絕隨意拷貝、復制檔案信息的可能。