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根據全國煙草行業20*年整頓和規范市場經濟秩序工作會議和國煙辦〔20*〕135號、324號文件的總體部署,我公司按照9月20號全國煙草系統固定資產投資專項檢查電視電話會議和《關于煙草系統固定資產投資專項檢查工作安排的通知》(國煙辦綜〔20*〕372號)的具體要求,在認真組織企業有關單位學習文件的同時,積極深入地開展了我省企業固定資產投資專項檢查的自查工作,現將我省自查情況報告如下:
一、我公司及所屬企業固定資產投資管理制度建設及執行情況
1、固定資產投資管理制度建設情況
*****工業公司成立于2003年9月。根據國家局關于進一步加強對煙草行業重大投資管理要求,我公司于當年9月,成立了公司投資管理委員會(*煙工〔2004〕87號),主要負責公司所屬企業重大投資項目的審議和決定,并相繼制定了《江蘇**工業公司投資委員會工作職責》(*煙工〔2004〕159號)。2005年7月,為了加強煙草制品生產企業投資項目及非煙草制品投資項目管理,按照國家局有關規范要求,制定下發了《**中煙工業公司關于煙草制品生產企業投資項目審批管理辦法》(*煙工〔2005〕185號)、《**中煙工業公司關于非煙草制品投資項目內部審批管理規定》(*煙工〔2005〕186號)。
2006年12月,**中煙工業公司完成合并重組后,為進一步加強投資管理體制建設,規范投資決策程序,強化監管機制,先后制定下發了《**中煙工業公司對外事務印章使用規定(暫行)》(*煙工〔2006〕344號)、《**中煙工業公司投資管理委員會工作規則(暫行)》、《**中煙工業公司投資項目管理規定(暫行)》(*煙工〔20*〕194號)、《關于加強基建技改投資項目規范管理工作的通知》(*煙工〔20*〕216號)和《**中煙工業公司固定資產投資審計實施辦法》(*煙工[2006]361號),進一步明確了工業公司及其所屬企業投資管理的權限、程序、操作過程以及必備的文件附件等。同時,所屬企業按照省公司的要求,相應制訂了一系列的管理制度(詳見企業附件)。
2、固定資產投資項目管理制度執行及監管情況
(1)嚴格項目程序管理。
為了進一步規范投資程序,我公司明確了省工業公司作為全省工業企業固定資產投資管理主體,公司綜合計劃部作為固定資產投資管理的具體責任部門。公司所屬各企業基建、技改部門受企業和工業公司綜合計劃部雙重領導,業務主要以工業公司綜合計劃部垂直管理為主,公司及所屬企業的固定資產投資管理必須在綜合計劃部的具體管理和指導下進行。
所屬企業上報的固定資產投資項目,按需要進行企業論證,并經企業投資管理委員會討論通過后,以文件的形式上報省工業公司。工業公司按照國家局批準的權限和要求,對于重大投資項目申請,組織專家論證后上報國家局,一般項目需要組織技術論證,經公司投資管理委員會討論同意,上報公司總經理辦公會議或總經理批準后執行。
(2)做好項目審批備案
根據我公司投資項目管理制度,對于企業權限范圍內的投資項目,公司要求所屬企業嚴格按照項目管理的要求,在企業進行備案,由省公司負責進行抽查。對于省公司批準的項目,由省公司進行檔案管理。同時,為了進一步強化我省的投資項目檔案管理,我們和北京五洲工程設計院聯合開發了“**中煙工業公司投資項目管理信息系統”,進行具體的監管工作。有關建設項目按照《國務院關于投資體制改革的決定》(國發[2004]20號)、《**省企業投資項目備案暫行辦法》(*政發[2005]38號)以及地方政府關于投資項目備案暫行辦法的要求,做好了地方政府備案工作。
(3)執行項目的審計和監督制度
在《**中煙工業公司固定資產投資審計實施辦法》中,首先對固定資產投資項目進行分級管理、合理授權,明確實施項目權限。第二,為加強固定資產投資全過程管理,合理控制造價,明確了跟蹤審計和決算審計的內容,將合同條款和工程進度、工程量、工程質量考核相結合,嚴格控制付款進度。第三,為加強固定資產投資審計項目的管理,建立了相應的考核制度,有效保證保證固定資產投資審計管理。這樣在項目執行過程中,就形成了企業的審計部門、第三方審計、地方政府的紀律監督部門相互牽制、相互制約的有效的內部監督制度體系。
二、我省固定資產投資專項檢查工作開展情況
根據國家局20*年全國煙草行業整頓和規范市場經濟秩序工作會議,和全國煙草行業發展計劃會議有關規范固定資產投資管理專項規定,我公司按照國煙辦〔20*〕135號文件中對固定資產投資管理專項檢查的要求,于20*年5月份組織了全省所屬企業固定資產投資的專項檢查活動。7月份,結合國家局下發324號文件《關于20*年加強工程投資項目管理監督的實施方案》,制定了我省有關在固定資產投資方面的貫徹文件,并按照要求進行了任務分解、責任到人,20*年8月底,我省所屬企業均基本完成了固定資產投資方面的自查工作。
1、投資項目自查的過程和方法
20*年9月下旬,根據國家局全國煙草系統固定資產投資專項檢查電視電話會議工作部署,和《關于煙草系統固定資產投資專項檢查工作安排的通知》(國煙辦綜〔20*〕372號)要求,我公司組織了認真的傳達和學習,并按照電視電話會議和文件要求,在工業公司所屬企業自查的基礎上,由公司牽頭再次組織一次全面的檢查。
為更好的貫徹落實全國煙草行業整頓規范工作會議的要求,工業公司制定了《**中煙工業公司關于貫徹落實整頓規范工作六個實施方案的工作意見》(*煙工〔20*〕268號文件),明確了各個方案的責任部門、工作內容和完成時間。其中《關于20*年加強工程投資項目管理監督的實施方案》由綜合計劃部牽頭組織,審計部、財務管理部、監察部配合實施。各所屬單位根據《工作意見》的總體安排,制定了各自工作安排,并上報了工業公司。
20*年5月上中旬,工業公司組織固定資產投資項目檢查組,對全省公司系統固定資產投資項目進行了專項檢查。
檢查方式主要是按照國家局、省公司近幾年審批的固定資產臺帳,查閱相關直屬單位固定資產投資管理各類項目的合同、標書、批復文件等相關資料,并進行了實地檢查。通過檢查摸清了公司所屬各單位近幾年的固定資產投資管理的基本情況。
2、加快項目管理信息系統實施工作
為了適應我省固定資產投資項目的集中管理要求,我公司組織開發了“江蘇中煙工業投資項目管理信息系統”。系統管理主要分為兩個方面:一是今后凡屬于國家局(總公司)、工業公司批準的基建、技改項目從投資項目立項開始,必須將各類原始資料錄入“投資項目管理信息系統”,以便于國家局(總公司)和工業公司技術查詢和控制,對于沒有錄入系統的項目一律不予批復和實施。二是對于江蘇中煙工業公司成立以來(2003年9月)所有已完成的基建、技改項目,按照項目的實施順序,補充錄入,便于跟蹤項目實施,指導和協調項目的管理。目前,此項工作正在有條不紊的進行之中。
三、我省工業系統固定資產投資項目的自查情況
1、全省工業系統累計完成投資自查情況
2005年1月1日至20*年6月30日,全省工業系統經批準的項目總投資金額202169.06萬元,實際發生的投資金額160303.6萬元。
2、全省工業系統完成投資項目分類統計
2005年1月1日至20*年6月30日,全省累計完成投資項目
299個。其中煙機設備購置項目113個,基本建設項目23個,技術改造項目186個。
3、國家局批準的重點投資項目概況
(1)**卷煙廠重點技術改造項目執行情況
**卷煙廠本期基建技改項目主要包括“十五”后期技術改造項目、制絲配套設備和物流系統技術改造項目、南廠區新建生產輔助綜合樓項目、煙草專用機械購置、澄城分廠煙草專用機械購置、澄城分廠制絲線技術改造項目等,上述項目分別由國煙計[2005]562號、[2006]874號、[2006]631號、[2005]876號、[2006]306號和蘇煙工[2005]302號文件批復。“十五”后期技術改造項目批復建筑面積39300㎡,批復投資18600萬元;制絲配套設備和物流系統技術改造項目批復投資19000萬元;南廠區生產輔助綜合樓項目批復建筑面積21000㎡,批復投資18680萬元(待建)。
(2)**卷煙廠重點技術改造項目執行情況
**卷煙廠本期技術改造項目主要包括“十五”后期規劃調整項目、62畝土地搬遷工程、煙葉倉庫建設項目和其他相關配套工程,上述項目分別由國煙計[2005]183號文件、國煙計[2005]814號文件、國煙計[2006]178號文件和江蘇中煙工業公司相關文件批復。“十五”后期規劃調整項目批復建筑面積65000㎡,批復投資17500萬元。煙葉倉庫建設項目批復建筑面積51140㎡,批復投資7700萬元。
(3)南京卷煙廠重點技術改造項目情況
南京卷煙廠現有制絲及卷接包車間受原設計限制,不能適應制絲生產分組加工的需要。為進一步打造中式卷煙特色工藝,繼續保持“南京”品牌良好的發展態勢,根據南京市人民政府市長辦公會議紀要(2005年第15號),南京市政府提供300畝土地用于南京卷煙廠的技術改造工程。由于土地拆遷難度大、耗費時間長,經南京市人民政府協調,需要按照拆遷進度支付300畝土地出讓金。如不及時按照拆遷進度繳納土地出讓金,南京卷煙廠將失去進行技術改造的空間。江蘇中煙工業公司根據拆遷進度分別批準南京卷煙廠支付土地出讓金987.84萬元、919.24萬元、823.2萬元。目前,土地拆遷事宜已接近尾聲,項目進入供地階段。
(4)格瑞公司投資項目情況
格瑞公司本期基建項目主要包括倉庫樓和浴室綜合樓項目,分別由蘇煙工[2005]165號(改工業備字[2005]0008號)和改投資備字[2006]0042號文件批復。倉庫樓批復建筑面積8000㎡,批復投資980萬元。浴室綜合樓項目批復建筑面積1300㎡,批復投資298萬元。項目實施過程規范,均已經按規定向相關部門報批、備案。
(5)南通煙濾嘴有限責任公司投資項目情況
江蘇中煙工業公司以蘇煙工[2006]85號文批準南通煙濾嘴有限責任公司生產車間改造項目,批準投資520萬元;后南通煙濾嘴有限責任公司根據南通市環保局和南通市規劃局意見分別于06年11月20日和*年3月28日對初步設計進行了變更,申請增補費用480萬元,江蘇中煙工業公司論證后以蘇煙工[20*]235號予以批準。該項目于20*年1月開工,目前主體結構已封頂,正在進行公用工程設備安裝工作,預計11月份投入使用。
四、我省在固定資產投資項目管理中存在問題及情況說明
按照國家局、省工業公司有關投資項目管理規定,在工業公司組織的檢查和企業自查中,主要發現了以下投資過程中的問題:
1、項目招標超前的問題
淮陰卷煙廠在國家局批準“十五”后期規劃項目后,因地方政府征用土地拆遷時間影響了總體規劃的實施,后根據拆遷后的情況結合企業的總體規劃要求,省公司以蘇煙工[20*]205號文件,上報了《關于上報江蘇中煙工業公司所屬淮陰卷煙廠“十一五”技術改造項目申請報告的請示》。由于企業考慮到實施期間正值企業所在地淮安的雨季,以及部分項目整體性、連續性和相關性等方面的問題。先期對部分項目進行了招投標工作,并簽定了相關合同。在省公司5月份組織的專項自查中,及時發現并制止了該問題。省公司要求淮陰卷煙廠全面停止合同執行,以國煙計[2005]183號文批復的17500萬元投資金額為準,不得再進行施工,等待國家局的批準文件。目前該項目投資全部停止,投資金額控制在國家局批準的17500萬元以內。
2、存在項目先期運作的問題。
2005年國家局以國煙計[2005]562號《關于徐州卷煙廠“十五”后期技術改造項目的批復》,批復了徐州卷煙廠“十五”后期技術改造工程。徐州卷煙廠在總體規劃項目的實施過程中,因考慮實施項目施工的優化和項目報批時間,在實際施工中對高架庫物流系統、鍋爐房、部分附屬工程等部分建設內容在沒獲得批準的情況下,先期進行了項目的招標和部分的實施,涉及的先期投入金額80萬元。為此,我公司向國家煙草專賣局轉報了徐州卷煙廠的檢討,得到了國家局領導的諒解,對配套項目及時給予了批復。
3、部分項目超支問題
徐州卷煙廠在實施國煙計[2005]562號《關于徐州卷煙廠“十五”后期技術改造項目的批復》項目中,由于先期對項目設計要求不高,后考慮到地質條件復雜,防火、環保、節能要求提高,原材料價格上漲和設計變更等原因,造成了工程實際發生費用超出了預算批復投資額約3500萬元。雖然在在批復總投資15%以內,但是在項目的報告中未做具體的匯報。
五、相關建議
1、加快出臺相應的投資項目管理制度。
新晨
國家局組織進行的實施六個方案中,關于20*年加強工程投資項目管理監督的實施方案,提出的《煙草行業投資項目招投標實施辦法》,目前尚未出臺,使得在對照檢查、制度修改等方面缺乏明確的執行標準。
2、有關投資項目的建設標準不應一刀切
對技改投資的建設標準方面,以企業年實際產量(年生產能力),職工人數等因素,劃定投資總額范圍,生產用房、輔助用房、辦公用房及附屬設施的建筑面積以及單位面積的施工標準,應修改后出臺。但是應考慮到各省的發展情況不一,地方建設相應的要求不一,以及各省的發展要求等方面的問題,不宜規定過細、限制過死,具有一定的彈性,便于固定資產投資項目的實際操作。
3、建議國家局組織開發統一的固定資產投資項目管理信息系統
為規范煙草系統的固定資產投資的管理流程,提高管理效率,增強管理透明度,建議國家局組織開發統一的固定資產投資項目管理信息系統,內容主要包括:固定資產投資項目的招投標管理、投資項目的合同管理、投資項目的資金給付管理、投資項目的統計管理等。同時適當增加系統管理及數據錄入人員的數量。
4、建議在技改項目中對節能減排給予傾斜。
固定資產投資項目檔案是整個項目在建設過程中的真實記錄,它對企業科研、生產及維權等方面都具有重要的作用。固定資產投資項目檔案無論作為一種資產形式,還是一種知識信息資源,都是建設項目檔案管理過程中重要的組成部分,它既是項目建設的基礎和保障,也是完成項目建設和項目竣工驗收的前提和保障。收集、管理并利用好固定資產投資項目檔案,對于提高企業的工程質量,滿足科研發展的需要,都具有十分重要的意義。
二、固定資產投資項目檔案工作的特點
1.責任重、難度大
首先,固定資產投資項目檔案隨著項目的進展而逐漸產生,貫穿于整個項目的全過程,涉及項目從申請、立項審批、勘察設計、施工、生產準備及竣工、投產使用等專業領域的內容,為工程項目建設管理、竣工驗收、科研生產、維修改造等工作服務,因而固定資產投資項目檔案工作肩負著現實和歷史的雙重責任,是項目建設與管理的重要內容和不可缺少的工作環節。其次,在項目文件材料積累、收集和整理過程中難度比較大。因為一個工程項目往往有許多參建單位,上級與地方各專業管理部門關系復雜,人員變動大,專業種類多,使項目檔案來源多元化。再加上建設項目周期比較長,項目文件材料的收集時間比項目建設過程時間更長,這些因素都給收集工作造成一定的不利影響。第三,項目建設期間形成了大量的文件材料,有管理類、專業技術類等,內容繁雜;這些文件材料相應地形成項目檔案、會計檔案、設備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案等門類的檔案;信息載體形式多樣,包括紙質、聲像、電子等,種淺談企業固定資產投資項目檔案管理江南工業集團有限公司余湘藏國宇[摘要]在現代市場經濟條件下,企事業單位的建設、管理和發展對固定資產投資項目檔案管理提出了越來越高的要求,我們檔案工作者必須適應當前工作發展的需要,深入研究固定資產投資項目檔案管理工作的內容和特點,努力尋求做好固定資產投資項目檔案管理工作的方法和途徑,更好地為企業經營管理、科研生產及發展服務。本文從目前企業固定資產投資項目檔案管理工作的特點、存在問題及改進措施等方面闡述如類多、數量大、載體多樣化,使固定資產投資項目檔案在整理上也比較復雜。
2.要求高、涉及面廣
固定資產投資項目檔案是固定資產投資項目建設產生的知識信息形態的資產,是真實反映并準確揭示項目建設全過程與最終竣工狀態的原始資料,是稽查、審計、監督、管理、驗收以及維護改造的重要依據,也是追溯和評價項目的最有力的依據。因此固定資產投資項目檔案管理工作必須做到完整、準確、系統。固定資產投資項目檔案作為項目信息的載體包羅萬象,涉及許多相關方面并受到各種條件的制約。在固定資產投資項目檔案管理中各方的共同目標就是保證項目檔案的齊全、完整、準確。因此,應以合作的理念構建一個多方參與的項目管理體系,并成為全員配合的自覺行為。
三、固定資產投資項目檔案管理存在的主要問題
1.領導對固定資產投資項目檔案管理缺乏重視
一個單位的任何一項工作都必須有領導的重視才能使這項工作得以順利開展,如果領導不重視,許多工作的開展都會困難重重,因而領導的重視在固定資產投資項目檔案管理工作中起著關鍵性的作用。然而現在仍有一部分單位領導對固定資產投資項目檔案管理工作缺乏了解、重視不夠,致使組織不到位、責任未落實。有的單位在項目啟動的時候沒有將檔案工作納入項目建設管理規劃和工作程序,沒有將檔案管理工作納入項目管理的全過程。在項目建設過程中,檔案部門未能參與到項目的籌劃、組織、控制和質量管理中,不能及時對項目檔案的形成與管理進行有效的監督和指導。
2.固定資產投資項目檔案管理程序的控制不到位
個別單位重立項、輕管理,對項目檔案管理的程序缺乏控制,檔案部門無法及時按程序監控項目的全過程,給檔案管理帶來很大的難度,檔案人員只好在項目竣工驗收前突擊補充、整理,使項目檔案工作出現脫節,檔案質量得不到保障。
3.固定資產投資項目檔案管理制度不健全
有的單位沒有制定固定資產投資項目檔案管理規章制度,缺乏完善的固定資產投資項目檔案收集、積累整理、歸檔和利用制度,特別是收集整理過程中人為因素較多,隨意性大,相關規定指導性不強,可操作性不夠。
4.固定資產投資項目文件材料收集不全
收集工作是做好項目檔案管理工作的第一個環節,也是最基本、最重要的環節。但是因為參建單位、建設單位部門參與較多,投資項目建設周期長,時間跨度大,人員不穩定,造成各方之間文件材料的管理接口較多,文件材料散失嚴重,文件材料收集歸檔困難,形成的施工文件材料質量不高。
5.人才培養力度不夠
隨著企業機構的撤并和人員的壓縮,檔案人員的數量逐年減少,有些單位甚至不再獨立設置檔案部門。由于人員少、兼職多、工作量大,同時缺乏對固定資產投資項目檔案管理人員的系統培養,檔案人員整天忙于事務性工作,整體素質和專業能力偏低。這種狀況與項目建設的快速發展不相適應,與我國經濟持續、協調、科學發展不相適應。由于檔案專業人員的匱乏,在某種程度上影響了固定資產投資項目檔案管理工作的質量與效率,不利于項目檔案信息的開發和利用。
四、提高固定資產投資項目檔案管理的策略
1.注重宣傳,奠定基礎信息時代
宣傳本身就是一種信息傳遞,它是檔案管理永恒的主題。檔案部門要充分利用各種機會和多種形式進一步宣傳固定資產投資項目檔案管理的重要性,如采取學習文件、舉辦培訓班、評先活動、參觀學習、研討會等形式;還可以通過能體現檔案館價值的檔案編研、檔案專項驗收等工作,不斷提高各級領導及企業各類人員對檔案工作的認識。由于固定資產投資項目檔案管理工作不是一個孤立的管理系統,做好項目檔案工作需要各方面的配合,因此要通過宣傳使企業各級領導和各類人員充分了解項目檔案,理解支持項目檔案工作,重視項目檔案工作。同時,還要將固定資產投資項目檔案工作納入企業工作計劃、領導議事日程、職工經濟責任制和崗位責任制中。只有各方共同努力,項目檔案工作才能做得最好。
2.建立機構,提供保障任何一項工作的有序進行都離不開組織管理
隨著國家經濟和行業形勢的發展變化,越來越多的固定資產投資項目陸續開展,這使檔案工作既獲得了機遇也面臨著挑戰,這就要求檔案業務建設中的各個環節在面對各種各樣的新情況和新問題時能夠做出快速反應和調整。因此,對固定資產投資項目檔案管理工作要統籌規劃、科學管理,運用固定資產投資項目檔案管理的理念,開展項目檔案管理工作。首先,建立項目檔案管理工作組織管理體系,由企業主管檔案工作的領導負責對項目檔案全程的管理和組織協調;其次,建立項目檔案管理責任制,按照項目檔案責任單位、責任人、項目檔案產生的內容、形成時間等,明確各自在各階段、各環節的責任,各負其責,使項目檔案工作步入規范化、制度化、科學化的良性循環軌道。
3.健全制度,做好保障
建立科學、健全的檔案管理制度是做好固定資產投資項目檔案管理的基礎,為確保檔案文件材料的齊全完整,就要規劃項目檔案管理工作,建立嚴格的規章制度,明確各有關單位在項目建設過程中應承擔的責任,結合本單位實際制定相應的辦法和實施細則,明確項目檔案管理職責,對主抓項目建設的項目部門、設備管理部門,參與項目建設的施工單位、監理單位都提出明確的文件材料歸檔范圍和歸檔要求,并落實責任人。
4.加強收集,提升質量
固定資產投資項目形成的檔案種類多、數量大、載體復雜,往往需要建設單位、設計單位、施工單位、監理單位共同完成收集工作,而建設單位、施工單位、監理單位都是項目檔案形成的主體和主要責任者,其中每一個過程都會影響項目檔案的質量,影響其完整性、齊全性和準確性。因此,在項目檔案的收集過程中,應嚴格堅持“三納入”和“四參加”制度,做到項目檔案工作與建設項目同步進行,從各個環節確保項目檔案的質量。在收集的過程中,首先要注意歸檔文件材料的內容是否完整,竣工圖是否真實地反映了項目竣工時的實際情況和過程,做到圖物、技術數據準確可靠,簽字、蓋章手續完備。在建設項目中要購進大批的設備儀器,在文件材料收集過程中不僅要收集隨機文件材料,而且還要注意收集設備安裝調試過程中形成的文件材料,這部分文件材料實用價值大、利用率高,如果收集不齊全,將會給項目設計、施工及以后的改擴建、設備維修等帶來不可估量的損失。收集聲像檔案時應對其載體的物理性及載體是否帶有病毒進行嚴格檢查,并將其單獨存放在防磁柜中,定期進行檢查拷貝。由于電子文件信息載體具有可分離性,因此對電子文件要及時進行全面收集并加以保存,保證電子文件的真實性和準確性。
5.科學整理和立卷,便于利用
檔案的鑒定、整理、立卷是對檔案文件材料的最后一次篩選加工及組合定位,關系到檔案的完整和內在質量及能否及時、準確提供利用的問題。因此,首先要對收集到的文件材料進行鑒定,對無保存價值或價值不大的文件予以剔除;對有保存價值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成規律,保持文件材料之間的有機聯系,能夠完整地反映一項工程的建設概況和建設成果。如:管理性文件可以按問題、時間組卷。整理時可將立項申請報告、可行性研究報告、初步設計及批復、項目進行中有關調整、計劃等的往來文件,環保、消防、人防、勞動衛生等單項驗收意見及驗收報告的批復等組成一套完整的項目管理類文件。而項目施工文件可按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業等組卷。項目竣工圖可按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等專業組卷。設備儀器類文件材料應保持歸檔文件的成套性,按照單項設備儀器進行組卷。歸檔后的建設項目文件材料要按項目單獨立卷整理,這樣才能體現固定資產投資項目歸檔文件材料的完整性、齊全性,便于竣工驗收和查詢利用。
6.優化管理,促進檔案管理工作
對固定資產投資項目檔案的收集、整理、歸檔、建檔全過程實施計算機管理,對項目實施過程中按節點形成的文件材料經收集整理后按類別及時輸入目錄進行計算機監控及管理,建立信息化平臺,通過建立檔案數字化管理體制,利用計算機技術有計劃、分期分批地把紙質、膠片、錄音、錄像等各類檔案數字化,使檔案信息與現有檔案資源數據庫整合并網,將已有的數據庫與各分公司及分支機構檔案資源實現互聯,提高檔案資源利用率,提供方便、快捷的利用服務。
7.完善自我,提高素質
首先,對檔案管理人員進行多層次、全方位的培訓,從軟件到硬件,從基礎到尖端,包括檔案業務知識和固定資產投資項目相關專業知識等。對主持和參加單位的資料員也要進行必要的培訓,使他們深刻理解文件材料收集歸檔的重要意義及如何收集、整理,多渠道培訓合格的檔案管理人才。其次,由于檔案管理工作具有“封閉的工作環境、重復的工作程序、緩慢的工作節奏,平淡的工作成果”的特點,因此要求項目檔案管理人員必須具有良好的素質,這是做好檔案工作的一個重要基礎,高素質的人才隊伍對檔案管理工作起著至關重要的作用。第三,項目檔案管理工作的內容包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用及編研,每一項工作都影響著項目檔案整體管理水平,而每一項工作的質量又是由項目檔案管理人員的業務水平決定的。因此,項目檔案管理人員必須具備極強的責任心、使命感,溝通協調能力,文字表達能力和扎實的專業知識,尤其是面對大量的原始文件材料,要具有善于把分散、無序、有價值的信息條理化和系統化的能力,充分挖掘,使檔案的澘在作用發揮出來。這樣,檔案工作者自身的價值才能被社會所認同,固定資產投資項目檔案管理工作才能發揮應有的社會效益和經濟效益。
8.提高保密性,確保檔案安全
關鍵詞:企業固定資產 投資管理問題 改進對策
固定資產是企業長期使用和持有的資產,主要包括機器、房屋、經營活動資產、車輛等。在我國經濟的快速發展下,企業的生產經營擴大,固定資產增多,固定資產的投資管理難度加大,出現的問題也越來越多,對企業的經營效益造成影響。
一、固定資產具有的基本特性
(一)固定資產的回收期限較長
固定資產投入會變為一種回收期限較長的企業資產,通常來說資產的回收周期會達到幾年甚至十幾年,而最短的資金回收周期也會在一年以上。然而,造成上述現象是因為企業固定資產的投入數量過大,而這部分資金在企業的日常運轉過程中會占到較大的比例[1]。另一方面來說,企業的固定資產通常是以計提折舊的方法完成價值的評估的,而這種方式會將固定資產核算入成本之中,在一定程度上造成了資金回收期限的增加。基于上述分析,在實際的固定資產策略制定中,必須對整個項目進行仔細認真地分析,只有完成推論之后才能夠決定是否進行固定資產的投資。
(二)流動性差是固定資產的基本性質
在企業的所有資產之中,流動性最差的就是企業的固定資產。這部分資產缺乏基本的變現能力,并且在實際的固定資產售出過程中,企業需要付出一定數量且根本不可能再收回的投資作為代價。對于企業來說,對固定資產的處理方式有兩種,即閑置或者產生實際損失,在兩種因素的限制下,固定資產在投資過程中具有不可逆性。
(三)固定資產投資次數極少
由于固定資產的難回收性,致使企業進行固定資產投資的現象逐漸減少,往往經過幾年或者幾十年才會進行一次。因此,在投資之前必須制定詳盡的計劃,保證所有的資金投入能夠發揮價值。
二、企業固定資產投資管理中存在的問題
(一)固定資產投資缺乏有效的整體規劃
固定資產投資項目建設對企業未來的發展有著非常大的影響。當前,很多企業對固定資產的投資管理認識不到位,規劃企業的戰略目標時,不重視企業固定資產的管理與投資,致使企業固定資產投資管理缺乏經營目標。在實際操作中,容易過多偏重短期經濟利益,缺乏對于風險控制的科學管理,影響長期效益。產生該種現象的原因是:第一,企業整體戰略管理存在缺陷;第二,企業在進行固定資產投資中缺乏有效的整體規劃。
(二)專業技術儲備不足
固定資產投資建設工作涉及研發、制造、信息化管理、財務、報關、設備選型、建安工程、節能環保等眾多專業。由于對行業發展的方向不清晰、政策制度了解不深入、投資需求梳理分析不足,先進技術應用掌握不全面,投資風險預見性不足等原因,使企業固定資產投資存在盲目化,項目實施過程中建設方案反復調整、建設投資超概算、建設周期超期現象的出現,將嚴重影響固定資產投資項目的按期竣工驗收工作的開展。非理性、不科學的固定資產投資不但不能提升企業的收益,還會使固定資產折舊系數變大,在收入一定的情況下,會使企業的經營成本增加,降低企業的利潤。
(三)投資建設過程管控不規范
國家及各主管部門在固定資產投資建設項目的立項審批、計劃管理、招投標管理、建安工程現場管理、項目調整審批、財務管理、竣工驗收等方面制定了完整的管理制度,隨著審計監察制度的不斷完善,對企業固定資產投資建設過程的管控提出了更高的要求,為避免投資項目實施過程中各類違規操作事件的發生,保證項目建設工作的有序開展,急需進一步完善企業內部管理制度,加強監督管理機制。
(四)融資渠道有限,建設資金壓力大
企業投資資金主要包括貸款、自有資金、國家撥款等。近幾年來,較多企業的固定資產投資項目享受了國家的財政支持,但貸款、自有資金仍然是固定資產投資的主要資金來源。企業的自籌資金主要來源于收益留存,由于外部市場、經濟環境的不確定性,企業的收益難以準確預測。如果企業資金緊張、自有資金嚴重不足,資金籌集難度將會非常大,必將影響企業固定資產投資工作的開展。
三、企業固定資產投資管理的改善
(一)統籌考慮,做好長期頂層策劃工作
第一,企業在實際發展過程中應當加強企業戰略目標的制定,只有企業樹立起科學的管理意識,并且在實際工作過程中以戰略管理的方式完成企業的管理,才能夠有效保障企業在日后的發展過程中始終處于一個正確的位置之上。
第二,加強戰略和企業風險以及所能獲得的效能之間的管理。對于企業來說,只有依賴于牢固的戰略意識才能夠在企業發展需求、風險控制、企業效益追求之間找尋平衡點。在平衡點的尋找過程中以戰略思想為第一出發點,將眼光放長遠,對企業的固定資產進行統籌管理,將投資過程中存在的問題妥善解決。
(二)借助內外部資源,為投資決策把關
第一,為保障投資項目建設達到預期的建設目標,應按照企業戰略發展規劃和相關政策要求,深入分析項目建設涉及的各專業具備的能力、存在的問題及與行業競爭者之間的差距,掌握先進研制工藝技術,深入論證,不斷細化建設方案,降低投資風險。
第二,建立項目儲備庫,并開展前期投資建設項目后評價工作,實現固定資產的優化配置并為后續投資決策提供參考依據。
第三,組建企業內部專家團隊,解決資產投資項目中遇到的難題,為項目建設提供扎實的理論依據,借助外部專業資質力量,完善項目建設方案、對重大投資項目立項工作進行預評估,減少經濟損失。
(三)完善企業投資管理制度
根據國家相關法律法規、借鑒國外先進的管理技術和管理經驗并結合以往項目建設經驗,不斷完善企業固定資產管理、財務管理、招投標及比價采購管理、竣工驗收管理等制度,使項目管理有法可依,保障項目建設的合法合規。按照合理投資、科學規范、長期效益的管理目標,重點加強招標采購管理及建安工程管理,確保投資項目建設規范,為企業實現跨越式發展提供堅實的條件保障。
(四)加強市場投資環境分析,拓寬融資渠道,多方籌集建設資金
1、分析投資微觀環境
市場投資的微觀環境與企業的發展和項目投資密切相關,包括市場供求關系的變化、資源的整合和利用、企業自身所掌握的技術、地理環境、基礎設施以及企業和政府之間的關系等。基于上述分析,在進行投資決策之前必須進行充分的市場調研,對于影響項目發展素進行調查和分析。缺乏足夠的市場調研是影響企業固定資產投資失敗的重要因素。缺乏足夠的市場調研可能會造成企業資金投入出現阻礙。
2、分析投資的宏觀環境
固定資產投資是一種受宏觀環境影響而產生的固定資產投資,上述幾種因素是影響企業項目生存以及發展的基本要素,企業在發展過程中只有緊緊跟隨經濟發展的趨勢,才能夠在激烈的市場競爭環境中立于不敗之地。當滿足上述因素時,企業在實際發展過程中遇到的所有困難和障礙都能夠克服。比如,在法律保護和宗教文化允許的項目建設方面,企業應當加強和外界投資之間的聯系,從而提升企業的整體實力和市場競爭力。
3、抓住機遇,籌集項目建設資金
“十二五”以來,我國固定資產投資規模平穩較快增長,為企業投資建設項目資金籌集創造了有利條件。為保障企業固定資產投資工作的有序開展,企業應抓住國家經濟平穩較快增長的機遇,圍繞國家“調結構、增能力、上水平”的總體要求,借助區域經濟圈快速發展的良好契機,加強與中央及地方政府的溝通和聯系,拓寬融資渠道,多方籌措建設資金,緩解企業自籌資金建設壓力。
四、結束語
總而言之,固定資產作為企業資產一個重要的組成部分,對企業的生產和經營有著較大的影響。所以,企業要認真分析自身固定資產管理方面存在的相關問題,制定合理的管理制度,提高資產的管理力度,并對固定資產的投資管理機制進行完善,認真分析市場環境,確定合理的投資方向,提高企業的綜合競爭力。
參考文獻:
關鍵詞:軍工固定資產;投資項目;管理過程
近年來軍工固定資產投資項目國家投入大幅增加,G企業承擔的軍工固定資產投資項目數創歷史新高。目前已投入使用的項目提高了企業電子專用工藝設備研制生產能力,滿足了現有生產線相關設備可靠運行需要,一定程度上提升了我國電子元器件自主研制能力和水平,有力地保障了科研項目實施和電子專用裝備的生產配套。但隨著固定資產投資建設項目投資資金逐年增加,在實施的項目中往往更關注前期項目立項,忽視項目執行和后期驗收。在項目執行中經常隨意調整建設內容、建設規模,導致項目過程中存在著不能按期完成、不能按期通過驗收等問題。為全面了解G企業軍工固定資產投資項目及面臨的困難和問題,筆者于2016年6月下旬至9月上旬對該企業進行走訪調研,并發放調查問卷。本文在對問卷調查進行總結歸納的基礎上,結合走訪調研情況,剖析G企業項目在啟動過程、計劃過程、執行過程、監控過程、收尾過程中存在的問題,為提升項目管理提出具體對策建議。
一、問卷設計與調查
本調查進行的時間為2016年6月至8月,為期2個月,調查為無記名形式。調查對象為G企業,共發放問卷126份,回收有效問卷118份,有效回收率為93%。本次調查使用了統計軟件SPSS19.0進行分析,調查的范圍中項目管理部門人員占48.3%,項目執行部門人員占53.7%。從年齡結構分析,在31~40歲區間的人員占首位,為54.9%;其次是40歲以上的,為31%;26~30歲人數為6.9%;25歲及以下人數為5.2%。以上情況表明G企業項目人員年齡梯隊層次合理,企業處于快速發展時期。從調查對象行政職務分析,比例最高的技術人員占比34.5%;中層干部占比33.8%;行政人員占比28.3%;所級干部占比3.4%。說明該問卷主要面對的是項目執行層一線人員及管理層人員,對項目管理過程有所了解。調查結果與目標人員相符。
二、調查問卷統計結果分析
1.均值比較。運用SPSS19.0軟件進行均值及正態分析。將問卷選項賦值計算,A選項5分,B選項3分,C選項1分,D選項0分。提取第6題、第9題、第14題、第17題、第20題數據與第1題交叉分析,如表1所示。從表1來看,在項目管理部門和執行部門中執行過程效果為五個維度中最高的,均值為2.95和3.63。此項數據說明在實際工作中該過程工作得到大家廣泛認可。執行過程效果峰度達到最高值,兩個過程數值分別為7.79>0和5.285>0。管理部門的曲線偏度為-0.787<0時,比較陡峭,執行部門的偏度為-0.924<0時,呈負偏態分布;啟動過程效果及監控過程效果偏度=0,呈正態分布。極小值0出現在計劃過程和監控過程中,說明問卷調查中有人對該工作具體工作不熟悉,需要進一步普及項目計劃管理。2.頻數分析。本文運用SPSS19.0軟件對獲取的調查數據進行頻數分析,問卷每個表中的所有變量指定的范圍中,每個表的統計量都以帶有有效數據的所有個案為基礎。采用單選和多選題結合的方式進行調查,其中多選題運用多重響應頻率和交叉方法制表。在項目啟動過程階段,項目人員認為存在問題主要有需求論證不足、方案不深入、事業環境因素和管理制度問題,分別占比為33%、24.3%、22.7%、20%。在項目計劃過程階段相關項目人員認為存在問題主要有:工作任務分解、SMART欠缺、企業關注程度、流程問題,分別占比為46.4%、23.9%、18.5%、11.1%。在項目執行過程階段,項目人員認為存在問題主要有資金規范性、招標流程規范性、綱領性文件參照性、偏差分析問題、分別占比為45.4%、25.9%、17.5%、11.1%。在項目監控過程階段,企業相關項目人員認為存在問題主要有:缺少進度控制有效手段占比為39.1%、缺少變更控制程序為22.6%、缺少設備質量控制為22.6%、缺少資金成本控制力度為15.7%。在項目驗收過程中,問卷數據結果中占比66.1%的項目人員認為在審計前3個月進行自查,選擇審計前1年進行自查為0。問卷中占比54.2%的人員認為目前是在項目收尾階段開始進行檔案匯總工作,有26.9%的被調查人員認為在項目執行階段進行檔案收集工作。結合項目實踐證明,至少在審計前6個月進行驗收前準備,多數項目人員對該階段缺乏意識。問卷中認為目前沒有運用邏輯框架法等先進手段分析的人員占比71.7%,說明項目組人員希望通過運用更多的先進方法來進行項目總結提升分析。3.卡方檢驗。卡方檢驗是統計樣本的實際觀測與理論推斷值之間的偏離程度,偏離程度決定卡方值的大小。本文運用漸進方法的概率P值來表示顯著性水平,計算顯著性水平是基于檢驗統計量的漸進分布假設,如果P為0.05,檢驗結果被認為存在顯著性差異,如表2所示。從表2所示中可以看出理論均數均大于5,過程效果卡方檢驗卡方值分別為1.798、7.217、2.012、3.223、1.239,P值分別為0.508、0.078、0.368、0.473、0.542,P值均大于0.05。說明在企業管理部門之間效果評價沒有顯著性差異。在行政職務與過程效果評價卡方檢驗及年齡結構與管理過程效果評價卡方檢驗結論也沒有顯著性差異性,所有P值指標均大于0.05。綜上所述,G企業在進行項目管理過程存在問題分析方面,不需進行部門類型、年齡結構及行政職務等方面對項目管理過程的影響差異性分析。
三、對策及建議
1.按照需求為導向建立項目庫。首先,根據國家政策及有關用戶需求,頂層策劃項目方案。根據項目方案對項目組成員進行相關專業培訓,掌握相關項目運行要求和規則。其次,每年定期在企業各事業部征集配套保障需求,建立項目需求儲備庫。項目進庫的流程:項目申報、項目核準、項目評審與專家意見、項目優化。項目出庫根據項目申報的渠道要求具體單獨組織實施,出庫的標志是完成評審并立項批復。2.方案細化深入調研。項目進庫之后,要繼續細化、深化項目可行性方案,組織項目調研組對各項工藝設備及工藝廠房等進行實地調研,根據實際情況隨時調整方案,使項目真正滿足科研生產需求。隨后根據項目渠道要求,與有資質的編制單位共同完成建議書及可行性報告編制。同時,對編制單位的項目經理水平做考核,避免出現低水平的報告,對項目后期實施造成損失和影響。3.落實工作分解任務。工作分解需要根據整體項目特點將任務分解落實到部門及相關責任人,根據軍工固定資產投資項目特點分為建設工程、設備儀器采購、工藝試驗及驗證和綜合管理四大類,分別由基建處、采購部、項目承擔事業部、科技處等部門來牽頭完成。具體子項由各部門進行分解安排,避免管理失控和真空地帶的最好措施是加強溝通,將部門之間銜接的工作要專門開會落實,簽字確認存檔,形成項目日志。4.嚴格規范投資資金使用管理。在資金使用過程中,嚴格按照批復資金進行規范使用。在項目前期進行投資預算、中期進行資金管控、完工后進行資金審計三個階段,嚴格控制“三超”建設。在進行資金使用過程中,各項目組成員單位要相互配合,加強聯系溝通,充分發揮協作精神和團隊合作;明確各子項包括項目批復清單的經費預算,嚴格控制成本。及時了解外部經濟環境及價格市場,隨時關注市場匯率波動、購置稅收政策變化及分析建筑材料市場行情和供應條件等,保證投資預算的可控性與準確性。在設備購置與主料購置中必須貨比三家,選擇性價比最高的產品進行購置,確保投資成本在預算范圍內。5.加強招投標管理。加強學習國家招投標相關法律法規,按照企業招投標管理制度進行招投標;要加強招標文件技術部分編制能力,杜絕因為自身疏忽錯誤和業務能力導致企業蒙受巨大損失,加強相關人員責任心。要全程跟蹤招投標過程及結果的執行情況,提高責任心和招投標業務知識,不能全部依賴招標機構。發現招標過程程序有背離招投標文件的內容要責成糾正。6.項目進度動態控制。加強運用科學管理方法進行項目動態控制。利用Project強大的管理功能可以完成記錄項目管理全過程,幫助實現時間、資源、成本計劃、控制等,使各項資源得到有效利用,提高項目經濟效益。可以利用軟件定期對項目執行情況進行跟蹤,檢查工作進度的關鍵線路是否發生變化,實際進度與計劃進度的項目進行對比后調整進度計劃,采用甘特圖方法進行直觀比較,對比計劃進度和實際進度,通過對比分析,總結產生偏差的原因,并及時糾正。7.提前進行項目驗收計劃安排。該類項目特點在驗收階段需要經過工程單項驗收、“三同時”驗收、檔案驗收、財務審計、現場驗收等單項及總驗收。該階段要求項目驗收必須在預定的驗收日期前一年開始編制詳細驗收計劃,要與實際情況相結合,同時加強預判性。將一切可控因素提前進行,按照時間節點倒排計劃,保證風險可控。在項目驗收后可用邏輯框架法等進行自我評價。
四、結語
本文用理論結合實際的方法,用G企業實際案例說明如何更好地發現問題及提高解決問題的能力。經過以上分析后的G企業軍工固定資產投資管理過程在制度上和工作方法上得到了全面而科學的管理提升,但在項目管理平臺、先進管理手段方面等還需進一步改善,希望能夠運用所需的知識和技能解決項目管理中切實存在的問題。并且為其他同類企業在項目管理方面提供有價值的參考和借鑒。
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國際內審協會(IIA)修訂版的《內部審計職業實務標準》定義指出:“內部審計是一種獨立、客觀的保證和咨詢活動,其目的是增加組織的價值和改善組織的經營。它采取系統化、規范化的方法,評價和改善組織的風險管理、控制及治理程序的有效性,幫助組織實現其目標。”這一新定義表明現代管理強調總體管理概念,把總體管理控制系統與組織的長遠目標聯系起來,評價和改進風險管理、控制和治理過程,內部審計的目的是幫助企業防范風險,實現經營目標。
隨著企業所面臨風險的增加,風險管理成為了企業管理的核心。面對管理環境的變化,內部審計需要及時調整自身定位,改變過去只是作為企業財務監督者的定位,將職能確定為向企業提供保證和咨詢服務、評估和改善風險管理、控制和治理程序。作為內部控制系統的一個環節,內部審計需要將審計關口前移,實施風險導向審計,在事前和事中審計中及時發現提前預防,將風險降至最低。
二、風險導向審計在固定資產投資竣工決算審計領域應用的現實意義
(一)降低審計風險,實現“零審減”目標的需要。
當前,內部審計要實現由賬項審計向風險審計轉變,利用風險評估的結果,圍繞重大風險制定審計工作計劃、確定審計重點。在固定資產投資項目竣工決算審計中,圍繞預期目標,利用風險模型確定項目面臨的風險,并對風險發生的可能性及影響程度進行評估,將風險分析貫穿于審計的每一環節,在實現審計目標的同時也有效降低審計風險。
“零審減”是固定資產投資工作的重要目標之一,涵義包括國撥資金不審減,審定決算不小于批復的建設規模,嚴格按照批復完成固定資產投資建設,沒有節余和因審減建設內容造成的尾工工程,竣工決算各項費用列支合理,不虛報建設內容。
(二)提高審計效率、完成審計目標的需要。
隨著企業快速發展,固定資產投資項目也隨之增多,對內部審計的需求也不斷增加,而內部審計的資源有限,這就需要提高審計效率,完成既定審計目標。風險導向審計通過風險分析和評估識別重點審計內容,無疑為提高審計效率提供了保障,使得內部審計工作由賬項審計、制度審計向風險導向審計轉變。
三、風險導向固定資產投資審計模式的構建
開展風險導向固定資產投資審計,首先要進行周密細致的審前調查。審計人員可以通過訪談、調查問卷、收集資料等方式了解建設項目的基本情況,明確是否具備審計條件,獲取背景信息,如行業狀況、監管環境、建設模式、建設目標等,掌握相關的法律和政策規定。
在對被審計對象整體了解的前提下,依據相關規定,明確審計目標,識別風險,通過定性和定量分析方法分析和評估風險,確定被審計部門在固定資產投資項目中容易產生重大風險的環節,并以此為基礎制定審計工作方案,實施具體審計業務,出具審計報告,提出管理建議。風險導向固定資產投資審計模式如圖1所示:
四、開展風險導向固定資產投資竣工決算審計的主要內容
固定資產投資竣工決算審計是指審計部門對建設項目全部投資認定情況的審計,主要包括批準的設計方案和工程實際竣工情況;竣工驗收和遺留問題的處置情況;建筑安裝工程投資、設備投資、待攤投資和其它投資的完成額以及交付使用資產結轉情況;竣工決算報表的真實、合規和完整情況等。
(一)明確審計目標。
企業開展固定資產投資項目,在正式接受上級單位竣工決算審計和驗收之前,內部審計部門往往依據現行法律法規、制度和批復文件對項目基本建設程序執行情況、組織管理情況、資金到位使用情況、投資完成及概算執行情況、財務管理及會計核算情況、資產交付情況等方面的合法性、合理性進行審計,目的是發現和揭示影響投資項目完成的風險,進而提出管理和改進措施,促進建設資金合法、合規使用,改善和提高投資項目的管理水平。
(二)識別風險。
固定資產投資竣工決算審計風險的識別需要建立在對被審計單位宏觀了解的基礎之上,通過與相關部門的溝通與咨詢,明確可能存在的風險以及以前發生過的重大風險,達到規避、轉移或緩解風險的目標。
以對某企業某項固定資產投資竣工決算審計為例,通過對項目實施審計,結合審前訪談、調查問卷以及通過收集資料等方式了解的項目及建設單位的內部控制、財務管理等情況,我們識別的風險主要囊括了內控制度、招投標、設備采購和安裝、合同管理、工程造價以及財務管理等六個方面。
(三)分析和評估風險。
在識別固定資產投資建設風險的基礎上,我們需要進一步對風險發生的可能性以及風險的影響程度進行分析和評估。可以通過提煉總結風險因素調查問卷、查閱相關項目審計報告和被審計單位提供的背景資料等方式來了解被審計單位的情況。
以上述某固定資產投資項目竣工決算審計為例,通過對識別的六方面風險進行評估,最終確定了不同的風險等級:招投標、工程造價、財務管理的風險等級最高,合同管理、設備采購和安裝的風險等級次之,內控制度的健全有效性的風險等級最低。
(四)確定審計重點。
風險評估的結果為固定資產投資竣工決算審計重點的確定提供了直接依據,根據風險評估的結果,我們針對不同等級的風險,確定相應的審計重點。
1.招投標管理。
企業開展的固定資產投資項目竣工決算審計應重點關注項目是否按照批復文件中規定的方式進行招投標、招標機構是否具有相應的資質、招投標過程是否合規、招投標工作中形成的各類文件是否留存完整。在審計過程中重點審核以下內容:
①招標方式是否合規,屬于公開招標或者委托邀請招標方式,要與批復方式一致。
②招標程序是否合法合規,招標文件是否全面,開標、評標、定標等招標過程資料是否齊全,重點檢查招標文件、標底文件、招標公司的資質、開標記錄、評標記錄、打分記錄、中標通知書等文件。
③審核是否存在人為肢解工程項目、規避招投標等違規操作行為。
④實行工程量清單方式招標的工程是否按《建設工程工程量清單計價規范》編制工程量清單。
⑤是否存在招標活動中變更招標范圍、組織形式、方式,變更后是否報上級審批。
⑥投標文件是否符合招標文件和設計圖紙的要求。
⑦審查投標人報價數據的計算準確性,分析報價構成的合理性。
⑧投標綜合單價及措施項目清單報價等競爭性費用是否合理,規費及稅金是否按規定計取。
2.工程項目管理。
在對工程項目審計中,應重點審核:
①項目建議書、初步設計、可行性研究報告、批復文件等是否齊全。
②工程項目是否按批復建設內容實施,總投資是否超概算,有無改變用途情況,是否重新報批調整。
③施工前是否取得土地使用證、建筑許可證、規劃許可證等審批。
④工程造價是否真實、合理、有效,造價組成是否合規,工程的工期、質量是否符合合同規定,重點審核工程結算審計報告。
⑤工程建設其他費內容,包括土地征用及遷移補償費、建設單位管理費、勘察設計費、監理費、招標服務費、環境影響咨詢費、勞動安全衛生評價費等,是否與工程內容相關,提供服務的各類乙方單位是否具備相關的資質。
⑥工程價款的支付是否按合同條款及有關規定執行,是否按規定留足工程尾款與質保金。
3.財務管理。
審計重點包括:
①審查建設資金來源、建設資金到位情況及建設資金撥付與使用情況。
②各會計科目的費用核算與歸集是否準確,是否合理計算分攤比例,拼盤項目是否按照面積所占比例分攤投資。
③各項費用支出是否按規定標準控制,建設單位管理費根據投資概算對應控制比例等。
④會計憑證的合規性,原始憑證是否規范、齊全,能夠起到支撐作用。
4.合同管理。
工程成本是通過合同來確定的,因此對合同的審查至關重要。在審計中,要重點審核以下內容:
①項目建設內容是否簽訂合同,包括建設工程、購置儀器設備、工器具以及發生的勘察、設計、監理、招標、審計咨詢等管理費用支出情況。
②合同當事人是否具有資金、技術及管理等方面履行合同的能力。
③合同內容是否與招標文件、投標書相一致,合同條款是否嚴謹、合法、規范,有無遺漏關鍵性內容,有無不合理的限制性條件,合同的基本要素是否齊全,是否明確規定甲乙雙方的權利和義務,如甲乙雙方基本信息、建設工期、質量要求、總價、支付方式、調整情況、結算條款、違約責任、爭議解決方式等。
5.設備投資。
在審計中,要重點審核以下內容:
①是否按照初步設計或調整批復采購和安裝設備。
②設備的保管、出入庫手續是否符合相關制度規定。
③是否按規定留取了供貨單位的質量保證金。
④設備投資原始憑證是否齊全,會計處理是否正確。
6.內控制度。
審查是否建立了完整有效的固定資產投資內控制度體系,針對招投標管理、財務管理、合同管理、材料采購管理、檔案管理等是否制定了專門的管理制度,有效規范固定資產投資工作。
(五)制定審計工作計劃,實施審計業務。
根據上述審計重點,制定審計工作計劃,在審計組內進行合理分工,明確重點審查的資料(表1)。審計實施過程中,在對重點事項審計的同時,還應對風險加以分析,分析其產生的原因,以便采取對策規避風險,最終在審計報告中列出相應問題和管理建議。
五、實施風險導向固定資產投資竣工決算審計的啟示
1.在內部審計項目中貫徹風險管理理念。
內部審計作為內部控制系統的一個環節,需要貫徹風險管理理念,將審計關口前移,實施風險導向內部審計模式,從傳統賬項審計轉向風險導向審計,并將風險分析和評估納入審計程序各個環節,實施事前和事中審計,實現事前預防、事中控制、事后監督,將后期風險降至最低。
2.提高內部審計人員業務素質,增強內部審計競爭力。
內部審計介入風險管理領域,對內部審計人員的職業技能、知識體系提出了更高的要求。為了更好地應對這些新的變化,企業應該為內審人員提供全面系統的職業技能培訓和風險管理知識的培訓,為內部審計人員知識結構多元化發展提供條件。此外,還要加強對內審人員的后續考核,不斷進行知識結構更新,逐漸形成一支知識結構合理的專業審計隊伍,增強內部審計競爭力。