人事檔案管理優化

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人事檔案管理優化范文第1篇

受我國傳統計劃經濟體制的影響，傳統的人事檔案管理是一種以“管理”為中心的陳舊模式，在這一模式下，人事檔案管理是一個完全封閉的領域，在這一領域內，人事檔案管理體制又是一個強調內外有別、檔隨人走、檔案管理資格限定以及檔案利用阻礙重重的制度。目前，這一模式已經在很多方面暴露出缺陷和不足，包括檔案內容的真實性和完整性不足、檔案管理和利用的無序化以及檔案管理技術手段落后等。在這樣一種現狀面前，人事檔案管理的需求和必要性都呼之欲出，探討人事檔案管理工作的優化路徑成為學者和相關領域從業者討論的熱點。本文將著重從人事檔案管理工作優化改革的必要性和具體路徑出發展開下面的論述。

二、改革企業人事檔案管理工作的必要性

本文認為之所以強調改革企業人事檔案管理工作的重要性是和以下幾個方面密不可分的：

（一）知識經濟時代的必然要求

對人事檔案管理的認識不斷加深以及重視度不斷提升的現象是與世界經濟發展到以知識經濟為主導的階段這一社會經濟背景是分不開的。知識經濟是指一種經濟增長主要依賴于知識的生產、擴散和應用的經濟形態。在這樣一種經濟形態下，知識積累是經濟增長的源泉，而知識的積累和技術的進步則主要依靠人力資本。于是知識經濟背景下，人力資源管理便成為最受關注的一種資源類型。隨著人力資源管理的重要性不斷凸顯，人事檔案這一承載基本人力資源數據和信息的材料便成為管理者們關注的重點所在。

（二）實現企業全面管理的重要方面

企業管理不僅僅是生產和經營這些看得見的價值創造部門。企業的員工也是企業存續和發展的重要基石。特別是技術和知識密集型行業，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企業的員工，為企業創造更多的知識財富也是企業管理者需要倍加關注的問題。而隨著勞動力市場的不斷自由化，員工的流動性較之以前都有很大的提高。一方面，這反映了市場經濟環境下人員的優化配置，能夠更好地促進人力資源的優化利用；另一方面，企業在人員管理上的壓力也隨之增大，人員流動的頻繁也不利于檔案的保存和管理，“棄檔”現象時有發生。這些都不利于企業對員工的管理。因而改革人事檔案管理制度對于實現企業全面管理也是有利的，只有這樣，企業才能更有針對性聘任、培養滿足自己發展目標的員工，提高企業員工的總體質量。

（三）增強企業市場競爭力的有力手段

知識經濟時代，知識和人才是財富創造的源泉。那么在市場經濟下，企業保持競爭力的一個有力手段便是人才的管理。結合企業的發展方向和目標，有針對性地尋找所需要的人才，并深入了解員工的背景信息，為企業員工和人才的管理建立其一個制度化的體系都是企業人才管理的重要方面。因而，做好企業人事管理工作，對于企業有效利用人才資源，實現自身的長足發展，增強和保持市場競爭力的重要手段。

三、改革企業人事檔案管理工作的幾個原則

在分析企業人事檔案管理工作優化改革的具體路徑之前，應當首先明確整個人事檔案管理工作的總體原則。本文認為，改革企業的人事檔案管理體制應當堅持以下原則：

（一）服務為導向的原則

檔案資料是記載個人基本信息、整體素質和能力以及社會履歷的重要資料。既是個人向用人單位展示自己的重要手段，也是用人單位認識和了解求職者，更好地管理人才的重要手段。在企業人事檔案的管理過程中，從整個檔案的歸入、管理、移出以及保管都要體現為用人單位和個人服務的原則。保證為用人單位提供真實、完整、有效的檔案信息，也為個人提供向用人單位展示自身素質和能力的素材，同時注意保護個人基本信息和隱私不被泄露和不當使用。

（二）保證檔案內容完整、準確的原則

考慮到人事檔案在企業全面管理的重要性，檔案內容的完整準確對于企業和個人來說都是至關重要，否則檔案資料的利用價值便值得懷疑。完整性要求是指檔案資料必須能夠反映個人的全部基本信息，并且全面反映一個人履歷變化的過程，不能出現前后矛盾的現象。準確性要求是指檔案資料內容準確無誤、不存在模糊不清、無法確認的信息。只有滿足這些基本要求之后，人事檔案資料的使用價值才能得到保證。

（三）實行統一和標準化的檔案管理原則

因為人員流動的頻繁，檔案資料會在多個單位之間流轉，為了更加便利有效的管理，便需要有一個統一和標準化的人事檔案管理制度。從檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環節實現標準化和規范化。

四、改革企業人事檔案管理工作的具體路徑

在改革總體原則的指導下，本文認為應從以下幾個具體方面出發，具體實現企業人事檔案管理制度優化目標，包括：

首先，須從總體觀念和法律制度上明確用人單位是員工人事檔案的建立者和管理者，擺脫已有的認為政府人事管理部門才是個人人事檔案保存和管理的唯一主體的錯誤觀念。毫無疑問，相比較各個用人單位主要是企業，政府人事部門對于企業人事檔案的利用和利害關系程度存在不足。將檔案的建立和保管的權限交給企業自身，既有利于企業自身對人員的管理，也有利于促進企業改進管理方法和制度實現人事檔案管理工作的優化。其次，建立合理且可操作性強的人事檔案管理制度。按照更好地服務相關主體、確保檔案內容完整、準確以及實現檔案管理工作統一標準化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環節都明確具體的操作規范和目標要求，并且明確崗位職責，以此保證整個人事檔案管理制度的有序化和科學性。再次，重視檔案管理的人才隊伍建設，提高整個檔案管理工作隊伍的業務能力和工作素質。不僅要強化職業道德和行業文化知識教育，提高相關人員的政治素質和法律意識，也要注重提高其知識水平和服務能力，增強其對現代技術手段和管理理念等專業知識的掌握程度。最后，借助信息化技術，實現檔案管理工作的全面信息化。計算機和信息技術的已經深入整個社會管理的方方面面。實踐也證明，信息技術能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地實現管理目標。企業在人事檔案管理的信息化過程不能僅僅是進行簡單的電腦錄入和輸出，應當結合企業的不同管理目標，對人事檔案進行全面的處理和利用。

五、結語

人事檔案管理優化范文第2篇

[關鍵詞]大數據；高校；人事檔案管理；價值；優化路徑

1大數據時代高校人事檔案管理的價值

在高校的人事檔案管理中，應用大數據有非常重要的價值。第一，收集價值。在人事檔案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比較多[1]。傳統的檔案管理通常用紙質的方式進行，使用起來不是很方面，時間久了還會造成數據丟失的情況。在檔案管理中應用大數據技術能夠系統的收集高校的人事信息，并且對這些信息進行準確的分類和儲存，為實現人事檔案管理的信息化打下良好的基礎。第二，管理價值。高校的人事檔案中有非常復雜的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的過程中應用大數據可以發揮計算機以及云存儲技術的作用，促進人事檔案管理工作效率的提高，使檔案管理工作能夠更加有序的進行。第三，使用價值。在高校的人事檔案管理工作中應用大數據可以通過計算機的檢索功能獲取需要的信息，更加便捷的進行檔案管理工作，這對人事決策是十分有利的。

2大數據時代高校人事檔案管理的優化路徑

2.1更新人事檔案管理的理念

在大數據背景下，高校應該對以往的檔案管理理念做出改變，對檔案管理信息化的重要性有充分的認知。高校可以應用大數據對復雜的人事檔案進行收集、分類以及存儲，在這個基礎上制訂與高校的實際情況相符的管理系統。另外，高校還應該使檔案管理制度不斷完善，修正現階段的管理機制，讓每一個管理人員都明確自己的職責，細化工作內容，讓檔案管理人員在實際工作中嚴格按照相關的制度來進行信息化管理。

2.2積極構建大數據管理平臺

在更新了檔案管理的理念之后，高校應該加大在資金方面的投入，對管理人事檔案所需要的硬件設備以及軟件技術進行更新。在硬件和軟件都達到標準之后，可以在這個基礎之上構建大數據的管理平臺。在構建管理平臺時，應該對原始數據進行收集和管理，并且辨別其真偽[2]。與此同時，要以部門為單位建立基礎的數據庫，準確地將每一份人事檔案中的編號、姓名、民族等基本信息錄入。在完成基本信息的錄入之后，再對人事檔案進行有效分類，方便在以后需要的時候進行查詢。在基礎數據庫中，還應該將人事檔案和與之相關的職能部門連接在一起，方便以后對數據進行及時更新。

2.3構建“大檔案”思維

在大數據背景下，高校在進行人事檔案管理工作時應該對以往的思維模式做出轉變，構建“大檔案”思維，從多個角度對人事檔案的資料進行收集和管理。在對大檔案進行構建的過程中，應該將端口作為基點，全方位檢測檔案資料，從而促進人事檔案管理效率的提高。同時，對于檔案信息的安全性要引起足夠重視，以防檔案信息被竊取，保證知識產權不受到侵害。大檔案體系有很大的規模，信息量也比較全。因此，在管理過程中，應該對檔案信息之間的有關聯系有準確理解，從而將檔案管理信息化的作用真正發揮出來。

2.4改進高校人事檔案管理方法

高校的管理人員應該對人事檔案管理加大開發力度，提升管理人員的管理意識，從而更好地滿足社會的需要。管理人員可以通過信息技術來進行人事檔案的管理，將科技的作用真正發揮出來，用數字化的方式來進行檔案管理，如拍照、錄像等。高校還可以使用數字技術對檔案信息進行存儲，實現資源共享，通過借閱登記的方式為用戶提供信息服務。這樣一來，用戶就可以自行對檔案信息的數據進行查找[3]。管理人員還要建立完善的高校人事檔案管理數據庫，將更多有價值的信息挖掘出來，從而促進人事檔案管理質量的提高。通過在人事檔案管理工作中應用信息技術，并且對制度進行創新，能夠更好地實現檔案管理工作的數字化、信息化和網絡化。

2.5提升檔案管理人員的業務水平

為了更好地實現高校檔案管理的信息化，提高檔案管理人員的技術水平是十分必要的。負責檔案管理的工作人員不僅要精通專業的檔案管理知識，信息技術水平也要達標，并且還要具有良好的思想覺悟和責任感。因此，高校在進行信息化的人事檔案管理時，應該對管理人員進行業務上的培訓，提升他們的業務水平和綜合素質。在招聘檔案管理人員時，應該綜合考量他們的專業水平和計算機水平，從而使檔案管理人員的質量從整體上得到提高。

3結語

總而言之，在大數據背景下，高校的人事檔案管理工作應該進行不斷優化和完善。因此，高校應該對人事檔案管理的理念進行更新，積極構建大數據管理平臺，構建“大檔案”思維，改進高校人事檔案管理方法，提升檔案管理人員的業務水平，從而有效提高高校人事檔案管理工作的效率。

【參考文獻】

[1]黃昆.高校人事檔案管理及應用研究[J].蘭臺內外,2019(19):21-22.

人事檔案管理優化范文第3篇

關鍵詞：人事檔案 規范化 科學性 學校

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（a）-0-01

學校人事檔案部門是保存和提供個人人事檔案的專屬機構，它要真實完整的記載個人履歷、黨政材料、獎懲處分等可供組織參考的很多材料。因此，學校的人事檔案也為正確選拔干部提供了全面考察和正確選拔的重要參考依據。接下來我們主要是從以下幾方面職能的強化來進行淺析：

1 強化人事檔案的規范整理

人事檔案的規范整理首先就是對收到的歸檔材料進行審核，審核目的就是 看此檔案是否符合歸檔要求，有無超越所規定的范圍。一般說來，人事檔案的整理工作主要分為五個部分，即編目、排序、分類、加工以及裝訂等等，是整理的人事檔案條理化、系統化，并在此基礎上對檔案的內容要不斷的加以補充。1）檔案材料的編目。一份完整的人事檔案材料通常是對其逐份逐項進行編排目錄，按照排列順序，要求目錄要清楚，填寫要準確。當然是寫目錄時要求自己工整美觀，使用規范的書寫紙質和書寫用筆，不可以使用鉛筆、圓珠筆、裝有紅藍墨水的鋼筆等。如果檔案材料的目錄書寫完成后一定不能隨意涂改。在書寫目錄時還有幾項注意事項：一是根據材料的題目需要填寫材料的名稱和材料形成的時間；二是材料整理完后要在指定的位置填寫具體的頁數；三是每一類目錄填寫完后要注明類別號；四是注意處理備注說明問題即人事檔案材料中的審批表和復印件等內容。2）檔案材料的排序。檔案材料的排序有兩個必要的參考因素即內容的內在聯系和形成時間上的先后順序，按照這兩大關鍵因素進行排序后要對其進行編寫類別號、順序號和頁碼，把整理好的材料固定下來。3）檔案材料的分類。一是履歷材料，二是自傳材料，三是考察、審計材料。四是學歷學位、專業技術資格證書等材料。檔案材料初步分為這四大類，在其整理過程中，要求工作人員要對這四類的具體內容熟記于心，以便在工作過程中實施對材料的有效分類。對認識檔案材料的分類整理，使之更加清晰明確，有助于對人事檔案的管理工作的進行。4）檔案材料的加工。首先，對檔案材料篇幅過大或是過小的處理。如果材料篇幅過大，要進行剪裁或是折疊。處理后的檔案材料仍然要保持平整，內容不容有失，以便日后的查閱。如果篇幅過小，應該對材料進行裝裱，在裝裱時也要注意不能損壞原來的文字或是照片等信息。其次，對于那些紙張存在破損、字跡書寫不符合歸檔要求，或是篇幅不規則的檔案材料要進行電子掃描或是復印加以保存，放在原件的后面。再次，人事檔案的材料要各自獨立，嚴禁將多份材料胡亂裝裱在一起。并且檔案材料上的金屬裝訂物應該加以拆除。5）檔案材料的裝訂。在裝訂時一定要遵守裝訂的順序，就是把檔案的目錄置于卷首，材料的排列順序和目錄保持一致，裝訂時做到整齊美觀，這樣方便查閱。

2 強化檔案管理的相關職能

1）強化工作指導職能。檔案管理工作是一項細致并繁瑣的工作，同時它也具有很重要的作用，因此，需要有專門部門對其進行專業的理論上的指導。一方面就是要依法指導，即但凡是法律上要求的，在技術上就要加以指導。另一方面就是要對相應的職能部門的檔案管理工作做好專業的咨詢和培訓。堅持“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的原則，科學、規范、高效的進行檔案工作的指導。那么提高案卷質量、保證歸檔材料齊全完整的關鍵就是堅持部門立卷制度。它有利于排除個人主觀和人為的障礙的影響。目前檔案管理要嚴格按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理規范》的要求，加強對人事檔案管理現代化的業務指導。當然，相關部門要注意到的是要用多樣化的制導方式，直接與間接相結合的方式，有重點的加以指導。2）強化工作服務職能。為了使檔案工作有效地為國家和社會服務，就要遵循國家制定的相關法律的規定。由于檔案管理工作本身的工作性質決定了它是一項服務性的工作。這樣就確定了檔案工作的宗旨：為社會相關需要人員、各項社會管理工作以及社會主義經濟建設服務。與此同時，檔案管理工作的工作人員要有服務大眾的意識，要不斷拓寬其服務領域和服務范圍，加大學校的檔案向社會公開力度，加快推進學校檔案服務的社會化。檔案管理服務職能的強化的同時，其服務手段的形式也要多樣化。這樣就可以最大限度的發揮檔案資源信息資源的利用。檔案工作既要做好常規服務，又要有超前意識與超前服務，有針對性的服務，服務不僅要有始有終，而且也應該靈活多變。3）強化開發利用職能。檔案真實的記錄了歷史，匯集了大量的信息。而學校又是知識與人才并存的地方，那么學校的檔案記載了深化教育體制改革的每一次重大舉措，也反映出我國教育事業的成就與發展水平。隨著當今科學教育事業的飛速發展，學校的檔案記載越來越成為我國經濟社會發展不可或缺的戰略資源之一。但是，我國目前對于學校的檔案開發利用不充分，很難發揮其戰略作用。因此，學校領導和有關職能部門要做好檔案信息的收集，以供決策；檔案信息的及時提供也可以促進教學和科研水平的提高。4）強化工作監督職能。《檔案法》賦予了檔案管理部門具有監督的權利，因此學校的檔案管理部門應該積極參與到學校的各項管理活動之中。例如，學校科研成果的以及科研項目的驗收，檔案部門要先對其文件材料進行驗收；或是教師評定職稱以及選拔干部的時候，檔案部門要提供準確可靠的相關材料信息。隨著目前社會主義的經濟文化等各項事業的不斷發展，各個學校的檔案管理制度也是日趨完善，強化學校人事檔案的管理十分必要，也是當前學校工作的重點之一。當然與此同時，學校人事檔案的需求也呈現出多樣化的特點，這對目前學校的檔案管理工作的有效進行有著十分必要的聯系，同時也是學校人事檔案工作改革的堅實基礎。

參考文獻

[1] 周燕.對檔案管理的點滴看法[J].檔案管理，2005（6）.

人事檔案管理優化范文第4篇

［關鍵詞］信息時代;高校;人事檔案管理;現狀;加強策略

引言

人事檔案是對個人履歷的一種展示，無不體現了思想意識及社會形態的變化。隨著科技時代的發展，信息技術逐漸滲透到了人類工作與生活的方方面面，為人們創造了優質的信息服務環境。在這樣的環境背景下，高校人事檔案管理作為一項服務性工作，加強其信息化建設與管理顯得尤為重要。縱觀我國高校人事檔案管理整體，其在信息化管理方面仍存在不少問題，嚴重影響了人事檔案的保存與利用。因此，對信息時代背景下我國高校人事檔案管理進行研究具有非常實在的作用和意義，并受到了社會各界的廣泛關注和重視。

一、高校人事檔案管理的界定及功能

人事檔案管理是高校人事工作的重要內容，它是指人事管理部門或其他相關部門根據個人經歷或素質表現，以個人為單位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄別、整理、保存、查詢及傳遞等內容，是一種服務類工作。信息化時代背景下，高校人事檔案管理工作性質和內容不變，只是通過對先進思想和技術的引用完善高校人事檔案管理工作體系，從而提高人事檔案管理工作的質量和效率，延長人事材料的使用壽命，以便于人事檔案管理工作更好地服務于高校系列管理活動。人事檔案管理將人事相關的信息資源整合在一起，記錄了個人的工作歷程、政治素養、工作業績以及職務變化等情況，是個人品牌的重要標識，為高校人力資源管理工作提供了重要的信息依據，有利于指導高校系統化、科學化地開展師資隊伍建設、教學活動安排等工作，嚴格意義上講，人事檔案管理是高校教育改革與優化重要的依據和基礎，理應得到高度的重視。

二、信息時代背景下我國高校人事檔案管理的現狀

信息時代背景下，信息資源的搜集、整理及利用效率和質量更高。但是，信息時代背景下，反觀我國高校人事檔案管理工作實際，其中暴露出了不少問題，主要體現在以下幾個方面。

(一)服務意識不強

信息時代背景下，高校人事檔案管理作為一項服務性工作，其服務功能應該得到進一步的發揮和利用。但是，某些高校受傳統人事檔案管理模式的影響，信息服務意識不強，對檔案信息資源的利用率不高，開發力度明顯不足。長期以來，高校一直把人事檔案館藏數量及面積視為人事檔案管理績效考核的重要內容和指標，其工作的重點是人事檔案整理與保存，輕視甚至忽視了人事檔案應有的價值和功能發揮，人事檔案管理工作過于形式化。在信息技術飛速發展的時代，人事檔案管理的服務功能愈加強化，高校現有的人事檔案管理模式顯然不能滿足廣大教職工及社會其他人員的信息需求。高校人事檔案服務意識不強，所引發的重要問題是，高校數字人事檔案信息資源不足，由于受建設經費的影響，人事檔案管理對信息處理技術的應用不足，這在一定程度上影響了人事檔案的開發與利用。人事檔案會隨著個人經歷、素質的增長發生變化，其管理工作應是一個持續不斷的過程，但是高校人事檔案管理由于缺少高效使用的信息化還軟件支持，對人事檔案的更新不及時，缺少動態分析與統計環節，不利于專業化師資隊伍建設，最終影響了高校教育的發展。

(二)管理體制落后

高校人事檔案管理是一項系統工程，需要完善的管理體制作保障。但是，目前高校人事檔案管理普遍存在保存散亂、方式陳舊等問題。高校教育涉及到領導、教師以及學生等主體，他們都有著獨特的履歷，應該建立與之相符的檔案，同時還要加強對這部分檔案的利用，以指導開展相關管理工作。一些高校根據管理部門的劃分，將人事檔案分別歸入到人事處、學生處、教務處以及財務處等地點存放，甚至還存有人事檔案借閱不還的現象，不利于形成人事檔案的規范化、標準化管理，為檔案信息利用者帶來了眾多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事檔案管理方式，各職能部門之間各自為政，彼此缺少溝通與交流，管理工作安排存在交叉重復問題，造成了人力、物力和財力不同程度的浪費，使得高校管理資源顯得更加捉襟見肘，違背了我國節約型社會的建設原則。信息時代背景下，要求我國高校人事檔案管理逐漸實現信息共享。高校人事檔案管理規劃建設方面的匱乏，使得系統兼容性低，不利于這一目標的實現。

(三)基礎工作薄弱

信息時代對高校人事檔案管理基礎工作提出了更多、更高的要求。新的技術發展時期，高校應該加大人事檔案管理方面的資金、資源投入，包括技術投入、人才投入以及環境投入等。然而，很多高校在這方面做得不足。某些高校尚未意識到信息時代背景下，人事檔案管理面臨的機遇和挑戰，對人事檔案管理建設的認知存在不足，致使相關投入不足，限制了本校人事檔案管理的信息化建設程度。一般情況下，高校人事檔案管理信息化需要軟件及硬件方面的雙向投入才能實現，應該根據人事檔案的數量決定服務器的類型及其容量，但是部分高校為了節約成本，以普通微機代替專用服務器，其他相關設備老化，導致數據庫系統功能滿足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技術軟件或手段，卻由于不重視人才培訓，導致先進技術設備利用率低，仍然阻礙了高校的信息化建設。

三、信息時代背景下我國高校人事檔案管理加強策略

作者基于對高校人事檔案管理內涵及功能的認識，結合上文對高校人事檔案管理現狀的認識，有針對性地提出了以下幾種信息背景下我國高校人事檔案管理加強策略，以供參考。

(一)加大信息建設投入

信息時代背景下，高校人事檔案管理應該面向更高層級的發展，努力實現信息化、智能化。新時期，高校領導層及相關工作人員應該重新認識人事檔案管理價值與功能，強化本項工作的服務性，認真分析人事檔案信息化管理的特征，從本校人事檔案管理實際出發，采取一系列的改革與優化措施。高校應該建立完善的人事檔案管理信息化建設體系，真正將之納入到校園基礎建設當中，整合一切可以利用資源，適度加大信息化建設方面的投入，積極引進先進管理思想、技術設備以及技術手段，打造校園內部網絡體系，盡快實現人事檔案管理信息共享目標。在此過程中，高校可以請專業公司對本校人事檔案管理工作進行評估，并以此為依據，制定科學、有效的信息系統建設計劃，根據其技術要求，采購適用的硬件和軟件。針對高校信息化建設資源有限的情況，高校應該積極尋求政府及企業的支持，與意向企業建立長期合作關系，結合企業發展需求，明確人才培訓目標，滿足企業人力資源需求的同時，調動企業的教育參與積極性，實現資源的優勢互補。

(二)加強專業人才建設

高校系列管理工作的開展，始終離不開人才的支持。信息時代對高校人事檔案管理工作人員，提出了更多的要求。高校應該分層制定專業人才建設規劃，從戰略的高度，去審視人力資源管理這項工作，以人才推動教育事業的發展。具體而言，高校應該普及人事檔案管理重要性，在校領導層開展信息化建設培訓活動，使其充分了解信息時代的特性與要求，提高他們對信息時代背景下對人事檔案管理工作的認知，保證相關決策的有效性。在高校領導層的引導下，高校還應該加強人事檔案管理工作人員的培訓，包括知識培訓和技能培訓，明確信息時代對人才提出的挑戰和要求，針對本校認識檔案管理工作人員綜合素質和能力中存在的不足，有針對地制定培訓計劃，請專業領域內的人才擔任講師，提高從業人員的服務意識和專業技能。與此同時，高校還應該建立與之匹配的考核機制和激勵機制，對受訓人員的受訓結果進行評估，以此為依據改進培訓計劃，給予表現優良的職工精神獎勵和物質獎勵，激勵他們向更高層次努力。

(三)健全檔案管理體制

信息時代背景下，高校健全人事檔案管理機制是重點。高校健全的人事檔案管理工作機制，應該包括管理機制、考核機制、監督機制以及獎懲機制等等。具體而言，高校應該成立獨立的人事檔案管理部門，一改傳統人事檔案管理模式存在的弊端，有效地把人事檔案信息整合在一起，利用先進的技術設備和手段，實現檔案信息共享，給予各部門對等的信息查詢權，盡量避免人事檔案原件的流動，減少人事檔案信息資源的損壞或丟失。同時，高校還應該加強對各管理部門的監管，促進他們之間的交流與合作，最大限度地提高檔案信息的利用率。除此之外，信息時代背景下，高校還應該重新定位人事檔案管理，拓展其功能，進一步細化其考核標準，對整個人事檔案管理工作體系進行考核，在明確各相關部門及其工作人員職責的基礎上，給予工作表現優異的人員獎勵，給予存在工作失誤的員工適度處罰，保證人事檔案管理工作的順利實施。

結語

總之，信息時代背景下，高校必須要加強人事檔案管理改革與優化。由于個人能力有限，加之各高校的人事檔案管理實際有所差異，作者有關信息時代背景下我國高校人事檔案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，認真甚至信息時代背景下自身人事檔案管理中存在的缺陷或不足，可在本文論點的基礎上進行延伸，并制定一系列行之有效的改進優化策略，注重付諸實踐，從而推進本校的人事檔案管理信息化建設。

參考文獻:

［1］馮素曉．高校人事檔案的信息化建設探究———索引的選擇與應用［J］．軟件導刊，2011(10)．

人事檔案管理優化范文第5篇

關鍵詞：流動人員人事檔案管理問題優化策略

國家“人才強國”戰略的提出以及流動人員檔案管理由“單位檔案”向“社會檔案”的轉變，使得相關檔案管理工作呈現出了新特點，出現了許多新問題，需要相關人事檔案管理人員理清工作思路，認清工作現狀，優化工作方式，完善流動人員人事檔案管理工作。特別是在用人機制不斷變化、人員流動日益加強、人才需求量日益增加的時代背景下，人檔分離也增加了流動人員人事檔案管理工作的強度，使得檔案的收集、完善、更新難度加大，需要專業人員進行科學合理的管理，以滿足新環境下各企事業單位對于人才的需求。因此，本文探討流動人員人事檔案管理現存問題與優化策略也就具有一定的現實意義與工作指導價值。

1實施流動人員人事檔案管理的意義

人事檔案，即人員履歷、才能、品德、政治面貌、家庭情況等各類信息的集中反映，是對人員進行管理、考察、選拔的重要參考依據，也是人員參與社會活動最真實、最直觀地反映。而流動人員人事檔案即是人事檔案中一種類型，是人員與不同區域、不同單位或組織之間關系的反映，是對人員各類信息的整合。在當前國家經濟飛速發展的時代背景下，我國流動人員日益增多，針對流動人員的人事檔案管理工作亦日益重要，加強相關工作建設是時下人事檔案管理工作之重點，具有重要意義。第一，有助于人們加強對人才社會化的認識。人檔分離，對流動人員人事檔案實施集中管理，可有效解決用人主動權與人才所有權相分離問題。流動人員的人事檔案交由相關服務機構代為管理，可實現人才資源為社會統一所有，變“單位人”為“社會人”，解除了人事編制對人力資源的束縛，使人員可以無后顧之憂地流動，更為大膽地進行工作的選擇。對此，人們對于人才社會化將有更強的認識，有助于人事制度的改革。第二，有助于“人才強國”戰略的實施。當前，人力資源已成為各國、各行業必備的競爭資源，特別是在知識經濟時代，國家提出了“人才強國”戰略，對于人力資源管理工作要求更高了。作為人資管理中的重要組成，人事檔案管理也要做出應有貢獻，更好地收集、整理、更新人員資料信息，為人員的選拔、任用提供有價值的參考，使各人員不管流動到何處，于何單位任職，皆能最大化發揮自身優勢作用，實現人力資源合理配置。第三，有助于用人單位與人才的發展。做好對流動人員的人事檔案管理，可為用人單位提供詳實的人才資料，方便其對人才進行選擇聘用；而人才被聘入合適的單位，也更利于其施展才華，實現抱負，這對于單位與人才而言是雙贏。由此可見，做好流動人員人事檔案管理意義重大。

2流動人員人事檔案管理現存問題分析

2.1對檔案管理重視不足

流動人員檔案管理工作雖然十分重要，但從當前我國部分檔案管理服務機構的工作情況來看，相關工作人員對于流動人員人事檔案管理工作還缺乏應有的重視，不僅沒有認識到該項工作的重要意義，還不能積極改進工作方法，檔案管理混亂、資料更新不及時、補充不完善等現象普遍存在，嚴重影響了用人單位對人才的了解與選用，難以充分發揮流動人員人事檔案管理的作用。

2.2檔案內容結構失衡

受社會環境以及用人單位需求的影響，當前流動人員人事檔案在內容結構上存在嚴重的失衡現象，不僅信息真實性有待考察，且很多應有內容缺乏，很多檔案僅是對人員姓名、性別、學歷等基本情況的介紹，而對于工作能力、工作經歷、技術特長等信息涉及較少，這種檔案內容不健全情況的出現，主要是由于檔案材料收集、歸檔不及時，沒能進行資料信息的實施完善。此外，流動人員檔案信息的連續性不強，很多檔案資料難以接續，這使得用人單位難以完整獲知人才的具體情況，影響了人員的選用。除上述外，一些人員檔案中過多地反映人員家庭狀況、社會關系等內容，這些信息與人員工作能力、個人品質不相關，對于用人單位選用人才的價值也不大，在一定程度上也造成了檔案內容結構的失衡。

2.3管理機制有待加強

當前，流動人員人事檔案管理還缺乏規范、完善的管理制度，責任難以落實到人，致使檔案難以及時移交、檔案轉遞混亂等現象時有發生，甚至還出現了人員檔案遺失的問題。此外，檔案資料收集、整理制度也不完善，信息分散現象嚴重，缺乏統一的檔案管理標準，對于人才與用人單位都造成了許多不便。上述問題的出現皆由于流動人員人事檔案管理機制不健全，需要相關單位加強機制建設，以實現規范化管理。

2.4檔案信息化建設滯后

隨著信息技術的發展，信息化管理已于各行各業中開展，流動人員人事檔案管理雖也進行了信息化建設，但還是存在諸如信息錄入不及時、數據庫不完整、信息檢索查詢效率低下、不能進行信息分享與關聯、信息調取利用便利性低等不足之處。此外，一些流動人員人事檔案管理機構的信息化設備較為落后或設備不足，檔案信息化建設僅停留在檔案電子化層面，缺乏有效的管理軟件，難以實現信息的充分利用，這些都制約了流動人員人事檔案管理工作的高效開展。

3流動人員人事檔案管理的優化策略

3.1強化檔案管理意識，提高對檔案的重視程度

要做好流動人員人事檔案管理工作，需首先提高相關檔案管理機構以及管理人員對于該項工作的重視程度，增強其檔案管理意識，通過加強人手、責任到人來強化相關人事檔案管理工作。一方面，要加強宣傳教育，使檔案管理人員轉變服務理念，糾正以往的“官本位”思想，認真做好本職工作，增強服務意識。另一方面，需對流動人員個人進行教育，使之認識到個人檔案保管的重要性，增強檔案保護意識，認真對待檔案資料的歸檔、遞送、接收等工作。此外，還應增強檔案管理人員的保密意識，遵循相關制度和工作原則進行人員信息的公開或半公開，提高服務質量。

3.2加強檔案收集整理，開展規范化管理

第一，健全檔案資料收集渠道。通過建立完善的流動人員檔案信息收集網絡，實現定時、定向的信息收集，并采取動態跟蹤方式對資料收集進行補充完善。此外，可與各企業單位、人才市場達成人事檔案管理協議，以契約的方式保證材料的及時歸檔。第二，完善檔案內容結構，與時俱進，建立誠信檔案以及技能檔案。當前的人才選用十分重視人員品質與實際技能，人事檔案管理機構也應對流動人員檔案內容進行補充完善，對人員的專業技能水平、職業操守、個人品質等信息進行收集整理，提高檔案利用價值。第三，嚴格規范檔案資料的轉遞。為避免流動人員檔案資料的缺損、遺失，對于遺留于單位的檔案應通過專人派送、專業快遞等方式移交至流動人員人事檔案管理機構，保證檔案資料準確無誤，并及時做好入檔登記處理。

3.3完善檔案管理機制，提高管理服務水平

針對流動人員人事檔案管理工作，相關機構或部門需嚴格按照《檔案法》《干部檔案工作條例》《人事檔案管理八項制度》等規章制度的內容要求，根據流動人員人事檔案管理工作的實際情況制定更為科學合理的檔案管理制度，使各項工作都能有章可循。此外，要加強管理監督，完善相關監督機制，對于檔案管理違規行為嚴厲查處，將責任落實到人。同時，還要規范檔案利用程序，使檔案調閱、查詢皆按統一標準實施，簡化相關流程，提高服務效率。對于檔案轉接工作也要制定嚴格的規章流程，實施規范化管理。

3.4加強檔案信息化建設，實施現代化管理

檔案管理現代化需要充分利用信息技術實現檔案的信息化建設與管理，這就需要流動人員人事檔案管理機構從下述方面著手：第一，選擇適宜的檔案管理軟件，建立檔案庫，并配備掃描儀、計算機等現代化設備，對紙質檔案進行電子化轉變，并做好數字化資料備份，保障信息安全。第二，基于電子檔案數據庫建立相應網站，實現檔案資料的聯網管理，便于異地查詢與檔案的實時更新，完善檔案信息系統。第三，加強相關管理人員的信息技能培訓以及思想政治教育，使之既具備專業技能，提高業務水平，還保有良好職業操守，端正工作態度，不泄密、不遺失檔案，進一步提高服務水平。當前，流動人員數量激增，使得相關人事檔案管理工作亦日益復雜。對此，檔案管理機構應與時俱進，及時發現管理中的問題，科學合理地加以解決，不斷優化管理方式，實現檔案的現代化管理，提高服務水平。

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