企業受控文件管理

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企業受控文件管理范文第1篇

關鍵詞：工程文件 文件控制管理 工程項目 處理流程

中圖分類號：K826.16 文獻標識碼：A 文章編號：

工程項目文件管理的主要任務與目標是通過建立合理有效的文件管理機制和順暢運行的控制系統，實現文件收發及時準確，傳遞跟蹤快速可靠，版次更新及時完整，原件保存無錯漏，查閱檢索快捷方便，確保部門之間的信息溝通準確流暢，監督文件執行力度及時到位，使文件的全生命周期都具有可控制性和可追溯性。同時，有效地保護和利用資料，保證項目順利執行并支持保障項目后期索賠工作。[【1】邵化梅. 總承包項目文控管理初探. 勘測設計. 76-80 ]【1】

文件是工程運行的載體和表現形式，工程文件涉及項目的方方面面，因此，文控管理的重要性也不容忽視。但是，文控管理由于其技術含量不高，因此很少受到重視。事實上，文控在整個項目實施過程中是非常重要且不可或缺的。從項目伊始的文件報批至項目尾聲的竣工資料搜集與整理，文控部門掌握了項目各個階段最為全面的信息。項目工作涉及眾多的活動，眾多的相關方需要互相合作，沒有任何部門可以在沒有其他部門的支持下而獨立完成工作。在項目的運行過程中，信息變得至關重要，負責信息和收集，并負責監督信息交流是否順暢的文控部門也在項目的實施過程中發揮出越來越多作用，文控管理的意義也凸顯出來。[【2】楊妍. 淺論國際合作項目中文控人員應必備的素質. 江漢石油職工大學學報. 第23卷第6期]【2】

實踐表明，巴西管道項目的文控管理體系完備，運行順暢，在總體上滿足了項目運作的要求，為項目順利運行并實現最終索賠目標提供了有力支持和保障。巴西管道項目的合同中明確規定在項目執行過程中，由于施工工作量增加或巴西法律改變而導致的總包商/施工分包商的損失可以向業主提出變更、索賠要求；而與業主的會議紀要、來往信件中提出的超出合同范圍的要求和規定而導致的總包商/施工分包商的遭受嚴重的經濟損失可以向業主提出索賠。因此，在巴西管線施工過程中變更、索賠的支持材料的價值和意義也在于此。完整的變更、索賠資料，是依據也是有利的證據，對于整個項目的圓滿完工有著非常重要的意義。巴西管道項目的文控管理就是一個非常成功而又具有現實意義的探索。在使用EIKON（文件控制）軟件的基礎上，巴西項目的文控管理全方位的服務于整個項目，完成了最基礎也是最具有價值的工作使命。

一、建立文控管理體系

在巴西管道項目初期，依據合同條款建立文控管理框架和管理制度，為項目啟動和實施做好充分的保障和準備工作。隨著項目的運行，文件管理也從項目前期準備階段的規范化管理，向項目執行階段的深入和細化管理過渡。在這個過程中，文件的歸檔和可追溯性是基礎，監督文件的及時處理和回復以及確保文件處理情況的無障礙溝通將文控工作提高到一個新的高度。在這個體系的基礎上，設立文控中心，各現場、部門配備專兼職文控人家負責文控管理，文控中心代表整個項目部，成為文件接收和發出的唯一機構和出口。[【3】 王少琴、孫紅. 合資煉化EPC總承包項目的文件管理.工程建設項目管理與承包. 2011年第1期]【3】

整個項目部的文控工作依據《項目部文件管理規定》和業主批準的《項目文控程序文件》進行管理和運行。

《項目部文件管理規定》對文控管理工作的組織體系、機構設置、主文控和部門文控崗位職責進行了劃分；制定了文件收發登記處理程序、規范了文件編碼和模板、規范了所有部門的文件傳遞管理程序，在文件的保存、查閱和控制管理等方面均給予了全面的規定，從制度上保證了文件的處理、控制和歸檔的規范有效。它重點強調了文控工作的管理制度、工作職責，并對程序文件未能涉及的幾個方面進行了程序規定，如合同管理、信函管理、公司制度文件以及與上級單位之間的往來文件等等的控制與管理。

《項目文控程序文件》是項目部嚴格按照ISO質量管理體系要求，結合業主在合同中對于程序文件的控制規定而制定的。主要針對項目的專業技術文件，對于包括設計、采辦、施工、QHSE等方面的內部和外部（與業主和分包商往來）專業技術文件的制作、傳遞、文件分發、版本控制、文件存檔及查閱等全過程制訂了全面而詳細的要求；在文件分類、文件格式、編碼方式、制作過程、處理流程、存檔方式、分類等方面有標準化和具體化的要求。

二、規范、優化文控工作流程

在巴西管道項目中對文件進行分類、編碼，并統一文件格式是對文件及其處理過程進行形式上的規范，這是實現有效文件控制與管理的基本要素；以制度形式統一文件分類（包括電子文件和紙質文件）、編碼和工作流程，并在文控工作運行中根據實際工作需要不斷優化、完善工作流程，提高工作效率、保障文控資料的安全性和保密性。兩者的結合保障了文檔管理工作的順暢運行。

在實際的項目運行中，工作流程劃分為普通文件的工作流程和項目程序文件的工作流程。在巴西管道項目中，文控管理規定對于每個工作流程又劃分出文件接收子流程、文件發出子流程和文件存檔查閱子流程。子工作流程中，又明確劃分了每個工作環節，每個環節可控、可查，確保了文件的安全流通。

顯而易見，工作流程中每個步驟的詳盡規定是文控管理順暢運行的基礎。而根據實際情況和工作需求，不斷調整并優化工作流程，則是保證整個文控管理有效、保障文檔流通順暢的關鍵。在巴西管道項目中，根據實際工作需求，不斷調整并優化文控管理程序也是文檔管理的特色之一。

例如，在巴西管道項目部的文件管理規定中，明確規定施工現場辦公室不保存文件原件，只保存掃描件，文件原件及時郵遞項目總部文控中心統一歸檔。但是，項目開工后，現場辦公室增加6個，施工戰線拉長，文件的郵寄遞交工作緩慢，且有丟失危險。為提高文控工作效率，保證文件安全，又重新明確現場辦公室可以保存和存檔現場發出和接受的文件原件，將掃描件發主文控，項目完工后最終移交主文控。

還有，在文控中心收到的大量的信函中，部分信函的附件是程序文件、計量報告、發票等例行文件原件，這些原件沒有必要在文控中心保留原件，原件而是由由項目部相關部門及其負責人處理，文控中心支保留復印存檔。在項目內部，任何從文控中心拿到文件原件的人都需要信函原件上寫明文件去向，以便于追溯，而且避免了扯皮和責任推諉。

小小的改動，不但使部門、項目現場和整個項目的文控管理更加順暢，同樣也提高了工作效率，避免了重復勞動，保障了文件管理的安全性和有效性。

三、受控文件狀態的監控

為了確保對文件狀態的及時掌握，以防疏漏，管理規定確立了文件狀態報告制度。巴西管道項目中，文控部門利用EIKON軟件（專業文控軟件）每周生成受控文件狀態表并寫入周會紀要。受控文件狀態包括項目部每周收發文記錄及相應的文件處理情況，如，各部門收、發的文件數量，文件處理狀態（是否延誤處理）等等。

圖一：EIKON軟件的優勢與特點

如圖一所示，項目引進使用的EIKON軟件操作界面簡單；可以實現全球信息即時共享；對于流程中的受控文件可以全程進行監控；另外，不需要單獨配備軟件管理人員進行維護，可以隨時與當地軟件公司人員進行溝通，修改或添加軟件功能。EIKON軟件（專業文控軟件）在巴西管道項目中全面負責信息和反饋意見的收集，并通過專業軟件生成的受控文件狀態表單對相關文件進行監督，在很大程度上保障了信息溝通的順暢，也保障了信息的安全性和可追溯性，同時也保障了文檔的完整性。

使用文檔管理軟件進行文件管理的一個主要特點是，可以隨時對受控文件的狀態進行監控。利用EIKON軟件，可以根據需要在任何地方依據工作權限時時查看文件控制狀態，包括文件的接收人、涉及相關人員的處理要求、當前處理情況，主文控中心可以根據文件處理要求，向相關人員發出提醒。同時，文控中心可以定期生成受控文件狀態表隨時提醒相關人員，或者在項目的每周例會上進行通報，用以敦促相關人員及時完成文件要求的工作任務。受控文件狀態包括每周收發文記錄及相應的文件處理情況，如，各部門收、發的文件數量，文件處理狀態（是否延誤處理）等等。

利用專業化軟件對項目受控文件進行監控是該工程項目的特色之一。巴西管道項目的文控管理特別強調了對設計文件、程序文件、采辦文件等受控文件的版本控制，這些文件的狀態表包括受控文件目錄，文件的版次，更新的文件版次等，都是每周會紀要中的一部分內容。設計文件、程序文件、采辦訂單狀態是整個項目運行的基礎文件，這些文件被業主批復了多少，或者廠商交貨是否及時都決定了項目能否如期完工。受控文件狀態的清晰決定了項目，尤其是部門需要努力的方向、需要緊急處理的問題，有效的順暢了整個項目的運行狀態。

四、巴西管道項目文控管理的效果

工程文件通常都具有時效性強、針對性強的特點，文件溝通是否順暢、文件保存是否完整直接影響工程進度、質量。用文件工作來保證和證明工程管理工作，就是國際工程管理總承包模式下的文件工作的實質。[【4】蔡同偉/王俊峰. 解析國際工程項目管理模式下的文控工作.中國檔案2010. 58-60]【4】

巴西管道項目的文檔管理工作是通過制定規定與制度、控制與管理、優化與細化這三部曲完成最終的文檔管理目標與任務（圖二）。

圖二：巴西管道項目文檔管理操作模式

巴西管道項目主合同中明確規定：項目執行過程中，由于施工工作量增加或巴西法律改變而導致的總包商或施工分包商的損失可以向業主提出變更、索賠要求；而業主的會議紀要、來往信件中提出的超出合同范圍的要求和規定而導致的總包商或施工分包商的遭受嚴重的經濟損失可以向業主提出索賠。憑借著完善的文控管理制度，巴西管道項目的索賠，文控中心為管道項目中幾十次的索賠談判工作提供了完整的資料支持，最終索賠金額遠遠超過預期目標。

五、國際項目文控管理帶來的思考

順利完工的巴西管道項目也證實了該文檔管理模式的可操作性。但是，管理中出現的一些缺陷和漏洞也引發了更深刻的思考。也藉此思考，推動和優化國際項目的文控管理，為更多的國際工程項目提供服務和保障。

首先，專業化文控人員是建立文檔管理的基礎。所謂專業文控人員的，不僅需要懂得工程整體運行的狀況，還要了解和掌握該國和業主對文檔管理的基本要求，并能夠結合這些要求制定完整的文檔收發、傳閱、歸檔、查閱流程，并在文檔管理制度運行中根據工作需要不斷調整和完善管理制度。

有國際項目文檔管理經驗的文控人員，對于整個項目的運行是非常關鍵的。專業文控人員，能夠抓住文控管理流程中的關鍵環節，在紛繁復雜的流程中保障文檔的完整和流通順暢。

其次，依靠先進的文控管理軟件進行文件管理和控制是國際工程項目文檔管理的發展趨勢。從巴西管道項目的文控管理來看，原有的EIKON軟件，在不斷的磨合使用和功能添加中，基本能夠滿足公司文檔管理需要。但是，對于大型的工程項目來說，如煉化項目，EIKON軟件的功能又過于簡單，不能勝任大型項目全方位的文檔管理需要。[【5】賈琦/吳蘭學/托博. 國際化工程中一體化管理的研究與實踐. 石油天然氣學報. 第32卷第5期]【5】

一個能與專業軟件（如P3、P6、PDMS等專業軟件）進行對接、易于維護（軟件注冊、運維費用、成本等問題均可輕易解決）、且數據庫可以設置在當地（主要解決速度問題）的功能全面的文檔管理軟件是非常必要的，為此我們設想了今后大型工程項目文檔管理架構圖（見圖三）。

從使用過數個文控軟件的經驗來看，文控軟件最好還是在項目所在國當地購買。一來，在軟件使用前根據項目需要隨時對該文控軟件進行流程的修改或者添加；二來，軟件運行中的故障可以隨時找當地公司進行解決；三來，軟件數據庫放當地，易于管理，不會受到遠程存取速度的影響；最后，利用當地硬件、軟件資源，可以有效節約成本。

圖三：大型工程項目文檔管理架構設想圖

綜上所述，我們知道文檔管理的主要使命和目標就是通過合理的制度、恰當的計劃、組織、協調和控制，使參與其中的各部門、各環節實現最好的運作，達到預期的效益目標。公司層面的文檔管理可以依靠嚴格的制度來保障，而工程項目的文檔管理是一個需要不斷總結和完善的管理。在工程項目合同履行過程中，任何一個階段、所有部門的工作都與文檔管理發生聯系，做好公司和項目文件資料的管理，對各類文件資料進行分析歸類，系統整理，不但為項目試運行提供數據支持、為索賠工作提供材料支持。同時也為解決潛在的合同爭端的提供依據和技術支持。[【6】吳蘭學. 淺談合同文控索賠一體化管理. 石油管道報. 2011年第003版

]【6】

依靠專業文檔管理人員并充分利用文檔管理軟件等手段來完善的文件管理體系，發揮文檔管理的控制作用，能夠保障文檔管理有條不紊，繁而不亂，從而更好地服務于公司和項目。

朱振中（1973.10―），男，安徽阜陽人，中國石化巴西有限公司綜合管理部副經理，原山東礦業學院（山東科技大學）資源環境區劃與管理專業大學本科畢業，高級經濟師，從事企業行政管理，人力資源管理。

參 考 文 獻

邵化梅. 總承包項目文控管理初探. 勘測設計. 76-80

楊妍. 淺論國際合作項目中文控人員應必備的素質. 江漢石油職工大學學報. 第23卷第6期.

王少琴、孫紅. 合資煉化EPC總承包項目的文件管理. 工程建設項目管理與承包. 2011年第1期

蔡同偉/王俊峰. 解析國際工程項目管理模式下的文控工作. 中國檔案2010. 58-60

企業受控文件管理范文第2篇

關鍵詞：施工企業 文件管理 有效方法

0 引言

施工企業大多面臨施工項目分散、點多面廣的局面，因此文件管理要與自身特點相結合才能做到公文處理及時、準確、安全，保證政令暢通，使公文在管理過程中成為具有法定效力和規范體式的文書，使企業公文管理工作規范化、制度化、科學化。

1 加強文件專/兼職人員的管理

1.1 統籌安排、提高效率

施工企業應配備專職文件管理人員，但是由于人員編制和機構設置的局限，大多數人員是兼職文件管理者，在這種情況下如何統籌安排工作，做到即節約時間又不會貽誤工作是有效管理文件的目標。首先是合理安排時間，隨著網絡辦公的普及，我們可以在網上下載接收文件，根據具體情況確定每天上午兩次、下午兩次到網上查看信息接收文件，如果企業規定了統一交換文件的時間，那么就在規定時間內上網交換文件，這樣可以大大提高工作效率。然后對下載的文件進行及時處理，需要轉交部門的應及時轉交，需要領導批示的應及時報送領導，確保文件不遺漏。對于正在批閱流轉的文件每天定時進行查看，這樣可以及時把批示信息傳達給相應部門。

1.2 做好記錄，程序嚴密

記錄是文件管理的基礎，是控制文件管理體系有效運行的方法。不論是接收到文件還是發放文件都應做好相應記錄。建立收發登記本，及時填寫文件信息，記錄填寫要做到字跡清晰、內容完整、項目齊全、手續完備，真實準確的記載文件信息。

文件管理還應遵守程序步驟，文件管理人員可以根據實際情況制定相應程序，但是都要保證文件可以得到及時、準確、妥善的處理。

例如：

接收到外來文件：文件管理人員進行記錄交由辦公室主任簽署擬辦意見返回文件管理人員根據擬辦意見交由領導批示返回文件管理人員根據領導批示交由主責部門辦理。

制定下發文件：發文部門起草文件部門核稿領導會簽領導簽發文件管理人員登記編號稿紙用印套紅頭文件文件格式校對文件用印文件分發文件歸檔。

1.3 提高文件管理人員素質

施工企業文件的有效控制關鍵是看文件管理人員如何去做。也就是文件管理人員是否有強烈的責任心。端正思想不要忽視這個崗位的重要性。施工企業肩負著安全生產工程質量的大任，文件的上傳下達對于保證企業生產有著至關重要的作用，文件管理人員要提高認識強化責任感。

文件管理人員要熟悉掌握公文處理辦法和文件格式細則，加強業務學習，了解掌握施工企業專業知識，這樣在工作中才會得心應手，更好更準確的處理文件，提高工作效率。

文件管理人員還應提高自身修養，忠于職守，廉潔正派，嚴格執行有關保密制度。

2 加強基層項目部管理

施工企業文件管理的重點在技術文件，而技術文件管理的重點在基層項目部。上級文件最終要到達基層去執行，而企業形成的檔案也是由基層文件匯總上來的。因此項目部文件管理體系的運行直接影響著整個企業的文件管理水平。

2.1 加強宣傳教育，重視文件管理

很多項目部不重視文件的管理，常常認為文件管理是文秘的工作，與施工生產無關。事實上文件管理是項目管理的基礎，項目的過程管理控制最終是通過文件的形式來記錄和考核的。項目部應加大宣傳力度，通過多種形式的宣傳教育，提高員工特別是領導干部對文件管理工作的認識。進一步完善文件管理體制，普及宣傳文件記錄、保存、移交的重要性，著力推動文件管理水平。

2.2 分工協作，重點加強技術文件的收集

項目部的文件管理工作不僅要靠文件管理員的努力，還需要其他部門的通力協作，文件管理員有責任對各部門進行督促指導。除了日常的文件接收發放工作，更重要的是對技術文件收集整理工作，這也是文件管理的重要組成部分。項目部在施工生產過程中產生的記錄都屬于文件的范圍，應妥善保管，及時移交給文件管理人員或者在項目結束后及時移交給文件管理人員，這也是確保工程項目自計劃開始至目標完成全過程受控，促進施工企業項目管理工作標準化。項目部應把文件管理工作納入到績效考核中，建立完善的責任體系，把工作落實到位。

2.3 確保文件管理人員相對穩定

項目部人員流動大，頻繁的人員變動影響正常工作，項目部應配備德才兼備的人員擔任專/兼職文件管理員，保持人員的相對穩定性。對于文件管理人員一是要明確崗位職責，根據工作需要詳細制定工作內容，做好文件日常管理等工作。二是明確工作流程，按照企業有關規定確定工作流程，嚴格按照流程辦事。三是完善離職手續，員工離職時一定要辦好工作交接手續，涵蓋與工作有關的內容。內容必須詳細、清楚，這樣才能更細致地完成交接工作，盡量避免工作損失。

3 加強企業整體管理水平

3.1 部署細化實施辦法，文件管理上水平

通常我們在一些籠統的要求面前不知道該如何做才可以達到要求，或是執行標準不一樣產生的結果也不一樣，造成管理過于混亂。要想提高文件管理水平，就應細化措施辦法，推進標準化管理，完善規章制度。從推行現場標準化管理入手，在現有制度體系基礎上進一步制定完善切實可行的規章制度，結合企業“三標一體”管理體系工作要求，努力實現文件管理的規范化和標準化。通過制定完善一系列制度并強力推行落實，把文件管理滲透到日常工作過程中，使文件管理更加規范有序，實現制度化、標準化、精細化。

3.2 定期開展培訓

隨著現代企業管理制度的發展，對文件管理工作的要求越來越高。培訓工作是讓員工掌握最新知識和具備相應技能的重要手段。員工培訓是提升員工技術、能力水準，達到人與“事”相匹配的有效途徑，是建立學習型組織的最佳手段。企業根據生產經營管理實際需要，以“三個代表”重要思想和科學發展觀為指導，認真貫徹“人才強企”方針，立足當前，面向未來，結合實際，進一步加大培訓工作力度，加強企業文化引導、專業基礎知識考試和實做培訓等實用化培訓力度，進一步提升員工隊伍的實用性和對企業的責任感、忠誠度。

3.3 編制文件匯編

企業可以根據自身的實際情況，按照一定的目的和標準對文件進行分類，整理匯編成冊，并在企業內部共享。這樣做可以使我們在工作中重點突出，思路清晰，在千頭萬緒的工作中提取精華，具有參考價值；匯編后使用者能在一個地方得到所有權威的資料，方便在日后工作中查找資料，節省了查找文件的時間；同時，根據不定期的更新，可以保證使用者都能夠得到最新版本的文件，便于統一管理。

企業受控文件管理范文第3篇

關鍵詞：企業；行政管理；職能；意義

1行政管理工作的職能

行政管理部門通常簡稱辦公室，主要負責收發文、機要檔案管理、組織會議、收集處理各類信息、內外部協調、后勤服務和工作跟蹤督辦等工作。行政管理主要通過協調、服務、管理職能來保障企業的正常運行。1.1協調職能。協調職能是指各層級、各部門之間的協調工作，以促進和保證企業各項業務工作順利有效運行。行政管理部門要善于溝通，通過充分有效的溝通來消除矛盾和沖突，消除不和諧因素，實現有效協調，從而保證公司指令能夠準確傳達并執行到位。在協調過程中要善于傾聽各方的聲音，收集分析各類信息，調查了解事情的全貌，抓住問題的關鍵點，采用最有效的溝通策略消除各方矛盾，融合各方意見形成統一的思想，保證行動的高度一致。1.2服務職能。服務職能是指提供人力資源、生產、生活條件、辦公環境等方面的服務，確保各業務部門的高效運作。行政管理部門也是后勤服務部門，不管是對事的服務還是對人的服務，都要講究藝術性，不同的個體有不同的個性，作為行政管理部門在處理事情時要有包容性，要注意對人的尊重，要讓工作更有人性關懷，既要按制度執行，又不能局限于條條框框，要善于用柔性去處理剛性問題，讓工作關系更加和諧。1.3管理職能。管理職能是指保證企業的命令得到執行、政策得到貫徹，企業執行的短期、中期、長期計劃和目標能夠按質、按量、按時完成。管理的核心是科學決策。行政管理部門不能僅僅是在日常事務上做好管理者的參謀和助手，還要參與到企業經營、市場分析、內部管控、政策研究、戰略投資等方面?，F代企業中行政部門的領導已不能僅僅滿足于做一個事務性管理者，還要做一個有思想、有創新、善于學習的領導者，不僅僅要善于精于事、更要善于精于人，管理上要有戰略性思維，站在全局的角度，為管理者做好科學決策提供有效的信息支撐。

2企業加強行政管理的現實意義

2.1有利于行政管理更加規范化。過去企業中的行政管理主要是負責辦文、辦事、辦會，隨著經濟社會的發展，對企業行政管理的要求更高，為了提升企業行政管理水平，需要建立健全行政管理的內部管理制度、工作流程、崗位職責和規范化表格，通過規范化的管理，改善工作質量，提高工作效率。目前很多企業為了規范內部基礎管理，提高企業核心競爭力，都在推行IS09000國際質量管理體系。推行IS09000國際質量管理體系的意義在于，一是規范文件管理。明確受控文件和非受控文件，建立受控文件清單和記錄清單，確保過程中使用的文件是充分與適宜的，起到了溝通意圖、統一行動的作用。二是梳理完善管理流程和內部規章制度。明確業務交叉和職責不清的問題，清晰地再現公司各項工作流程，便于各層級了解企業運作程序并遵照執行。三是有效溝通，增加客戶滿意度。四是提高員工素質、梳理企業形象。2.2有利于人才和崗位的科學配置。企業的管理都離不開人，人員的素質和職業技能直接影響著企業的運轉效率，高效的企業往往特別重視人員的合理配置。通過人員的合理配置實現企業發展的最大化，是行政管理事務的主要內涵。目前，現代化企業都在積極加強內控制度管理，重要的崗位在管理內部實行輪崗制或者采用AB崗，保證重要崗位不會因為人員的臨時缺位，而影響公司的正常運轉。許多企業都忽視了對行政管理人員的潛能開發，沒有開展后續職業技能培訓和激勵機制，缺乏創新意識的管理理念，有些企業仍在墨守成規，十分不利于現代企業的發展。要提高企業整理管理水平，就必須建立科學、高效、創新的管理團隊，加強學習型組織的建設，將崗位和人才科學配置，才能真正發揮人才最大的潛能，有效的促進企業的健康發展。2.3有利于行政管理更加科學合理。行政管理已經不單單是過去的執行和協調，更多的是參與管理。行政管理涉及到企業各各環節，從企業戰略的制定、計劃的實施、到企業的生產經營，工作的跟蹤督辦、成果的檢查，只有依靠科學的管理體系，通過科學分工、合理授權和管理層次來提升管理效率。2.4有利于企業的和諧健康發展。企業之間的競爭不僅僅是市場、技術和創新的競爭，企業文化建設也極其重要的，員工思想和實踐上的不利因素也是阻礙企業發展的因素，行政管理必須加強企業的核心競爭力，同內外部建立良好的溝通合作關系，為企業發展創造良好的發展空間和外部環境，幫助企業做強、做大。在內部建立和諧的團隊氛圍，加強對困難員工的關心和愛護，使員工都能融入到企業大團隊中。通過實踐證明，行政管理工作有利于企業的和諧健康發展，提高企業的競爭力和可持續發展的動力。

企業受控文件管理范文第4篇

通過流程分解，對機加工零部件的生產過程進行系統化。圖1描述了實現產品要求的全過程。

1識別客戶要求

在探討“客戶要求”前，先回顧在質量管理中“要求”的正式含義。ISO9001和GB/T19001對“要求”的定義:明示的、通常隱含的或必須履行的要求或期望。而“客戶要求”主要是通過各種產品要求的實現作為載體來滿足的。只有明確了“客戶要求”，才有可能實現“客戶要求”，這是一個基本認識。a)“客戶要求”的含義:1)明示的:往往是指客戶以文件化的形式提供給供應商的必須滿足的要求。通常以訂單或合同的形式來明確產品的要求。以機加工零部件行業來說，產品的圖樣，技術規范，采用的標準等就是明示的要求。同時，有許多企業在與客戶溝通時經常采用傳真，郵件等方式對產品的要求進行進一步的解釋和說明。2)隱含的:有些要求，客戶并不會告知供應商，因為這是一個默認的要求，需要企業自己去收集并理解。譬如:當提品到另一個國家時，你需要了解這個國家對這種產品的進口要求是什么?有沒有強制性的法律法規或標準要求?把產品銷往這個國家需要什么樣的手續和文件等?3)必須履行的:也就是說這些要求是強制性的，需要被執行的。b)本階段常見問題:1)由于客戶通用質量要求不總是體現在客戶的采購訂單中，導致企業對產品的要求收集遺漏。2)客戶訂單中產品要求所涉及到的圖樣規范等被更新，但供應商訂單評審人員未意識到更新，并未向客戶索要新版文件，導致使用舊版文件。3)在訂單評審階段，會涉及到客戶和供應商之間對圖樣、規范要求的探討和確認，一些涉及產品的要求是通過傳真、郵件等方式進行的，但這些文件未被視作產品圖樣等價的要求，并未按文件管理程序進行管理。4)產品要求文件和規范的收集工作職責沒有在企業中明確界定，導致多個部門的人員多頭管理相關文件使客戶的要求不能確保完整收集。5)相關人員將客戶要求保留在本人使用的電子計算機里，沒有及時將要求傳遞給文件管理部門，導致文件丟失。特別是在人員流動和變化時。6)對隱含要求沒有進行識別。譬如，當產品需要發運到國外時，歐洲國家要求原木制品包裝需要進行熏蒸并出具證明等。c)解決方法1)在質量體系文件“崗位職責”中明確客戶和產品要求收集的職能部門和崗位，并在上崗前進行培訓。2)在文件管理程序中對客戶要求的相關文件類型予以明確界定，并制定文件的收集、歸檔、發放、回收、保管、處置和管理流程。3)對客戶訂單的處理人員進行定期的培訓使其明確相關的操作流程，特別是在相關崗位員工發生變化時。4)客戶服務人員加強與客戶的溝通，了解進口國的產品標準、規范等要求。了解相關國際貿易的流程和要求。

2整合客戶要求

收集客戶要求的相關人員應及時將要求傳遞給文件管理部門。許多獲得ISO9001認證的企業通常會設置一個文件控制中心(簡稱文控)或部門來統一管理質量體系中明確要求的文件和記錄。文控部門應對產品的所有要求進行整合。如果涉及到不同語言的要求，而公司內部的相關職能部門沒有能力理解的，應在公司管理層的授權下組織專業人員進行翻譯。a)本階段常見問題1)與產品要求有關的圖樣、規范未及時更新。2)新要求未及時傳遞到相關部門進行評審。3)文件歸檔缺少系統性。文件查閱和檢索時間較長。4)文件和記錄的保管缺少明確的具體規定。在文件管理程序中對文件管理的要求比較籠統，沒有具體到每一份文件的類型和使用的表單名稱。5)在新產品試制過程中與客戶的產品要求溝通記錄沒有予以保留。6)非本土語言的要求和規范沒有進行翻譯導致相關職能部門人員理解困難。b)解決方法1)在文件和記錄管理程序中對質量體系需要管理的文件和記錄予以細化并明確相關的編制、評審、使用、收集和保管部門和崗位。并明確保存的期限。2)建立一套易于檢索的文件和記錄管理體系。3)建立產品檔案，將產品有關的要求全部予以登記并及時更新。4)在新產品試制和量產過程中的要求變更和實施記錄予以保留。5)明確對非本土語言的翻譯管理職責。

3評審客戶要求

文件管理部門應確保相關職能部門及時得到有關產品要求的圖樣、規范等。同時客戶服務部門應組織協調有關職能部門對訂單或合同進行評審。在對客戶訂單進行確認前，企業應確保相關職能部門對產品的要求已進行了仔細的評審。評審過程中所發現的不清楚事項已得到客戶的反饋和確認。在訂單評審過程中，可采用《開口問題清單》來對產品要求中的相關問題進行跟蹤。同時應根據新產品和量產產品的區別制定不同的流程來簡化訂單評審過程。a)本階段常見問題1)訂單評審記錄沒有按ISO9001標準的要求予以保留。2)訂單評審中出現的問題沒有記錄并予以跟蹤解決。3)產品的要求沒有予以仔細地閱讀和理解就簽字確認。4)評審流于形式，或技術理解有偏差，或測量方法未進行溝通。b)解決方法1)根據產品的制造流程制訂詳細的訂單評審表。按照采購、質量、技術、生產、包裝、發運等類別加以詳細的說明。2)對訂單評審過程設定KPI(keyprocessindicator)指標并分解到相關職能部門。KPI指標的完成結果與個人的收入掛鉤。3)質量體系維護人員應定期對訂單評審流程進行檢查并及時對不符合要求的內容進行跟蹤改正。4)提高員工工作責任性，并對工作質量進行考評。5)在前期加強與客戶在測量方法和技術方面的溝通并達成一致。

4詮釋并轉化客戶要求

客戶要求的實現最終是通過技術和質量部門對要求進行內部轉化而實現的。通常情況下，客戶的要求會通過具體的工藝技術文件得到完整的體現。所以對于技術和質量部門人員的能力要求較高，應在崗位職責中予以明確。以機加工行業為例，技術部門往往會有以下工作:1)編制原料采購規范和接受標準。2)制定加工工藝流程圖。3)編制每一個工步的加工規范(作業指導書)。其中包括要加工的尺寸和要求，所用的設備，工裝夾具編號(需要時)，刀具型號和規格，切削參數(cuttingparameter)包括進給量(feedrate)，切削深度(cuttingthickness)和回轉速度(rotatin，r/min)，數控程序編號等。4)加工工時的計算。5)制訂產品包裝規范等。a)本階段常見問題1)產品要求在轉化過程中被遺漏。2)產品要求被錯誤理解和轉化。3)制訂的工藝文件簡單，現場操作人員有較大的自由解釋和理解空間。b)解決方法1)加強技術人員的培訓和考核。2)制定KPI(keyprocessindicator)指標并確保其結果與員工的收入掛鉤。3)其他技術人員進行并行審核和資深人員的抽檢審批制度。4)細化工藝文件并進行標準化。確?，F場員工的自由操作空間在受控范圍內。5)對客戶要求進行編號，確保沒有遺漏。在內部的工藝文件中將該編號編制在內。

5客戶要求實現的策劃

技術部門通過工藝文件將客戶要求轉化為制造要求。質量部門需要對要求的實現進行質量保證的策劃。a)以機加工行業為例，質量部門往往需要以下工作1)根據加工工藝流程圖對每個工步進行風險識別并制定相應的措施來降低風險?？梢钥紤]使用汽車行業的產品失效模式和后果分析(PFMEA)。2)編制產品的流程控制計劃(processcontrolplan)。將客戶的要求在控制計劃中予以完整描述并規定其控制和記錄方法。3)針對關鍵尺寸和要求應建立測量系統分析計劃(MSA)并予以實施。4)編制原材料的檢驗和測試指導書。5)制訂首件產品檢驗、過程巡檢和末件產品的檢驗規范。6)制訂檢驗和測試人員的培訓計劃。7)制訂產品質量目標b)本階段常見問題1)沒有測量系統的分析計劃。2)沒有檢驗和測試人員的培訓計劃。3)沒有編制產品的過程控制計劃。4)與技術部門溝通不暢，制定的質量文件與工藝文件的要求不一致。5)沒有設定產品的質量目標。c)解決方法1)在新產品開發流程中對各職能部門的工作活動按流程進行細化并明確相關文件要求。2)成立項目小組(至少包括技術，生產和質量部門)定期對新產品的開發進行評審和總結。3)根據產品質量目標的實現情況對項目小組進行考核。4)質量體系維護部門對新產品開發流程定期進行檢查并確保不符合項及時關閉。

6客戶要求的實現

客戶要求的實現最終是通過產品要求的實現得到體現的。為了確保技術部門和質量部門所制定的工藝和質量文件得到準確地實施，在新產品開發階段，技術和質量人員應與現場操作員工一起參與新產品的制造。a)在產品的實現過程中，以下活動必須進行1)新產品的試制過程應予以完整記錄和保留。在試制過程中所進行的修改應及時予以確認。2)制定的人員培訓計劃應及時進行。測量系統能力分析應在新產品試制階段完成。3)在量產階段，技術部門和質量部門應不定期對工藝文件的實施情況進行抽檢。4)產品的所有要求必須按計劃進行檢查，驗證和確認。為了保證測量結果的準確性，生產人員和檢驗部門的人員盡量不要使用同一臺儀器和設備。5)用于產品檢驗的專用檢具在使用前應進行檢查確保符合設計和產品要求。6)產品入庫前的檢測推薦使用客戶提供的圖樣和規范以避免由于內部要求轉化錯誤而發生的問題。b)本階段常見問題1)在新產品制造階段，工藝文件的制訂人員未參與新產品的試制導致時間的浪費。2)新產品的試制過程未予以記錄和保留。3)在量產階段，操作人員未遵守工藝文件;檢測人員未經許可更改檢測方法。4)在量產階段，未收集產品的相關質量數據(如合格率，首次通過率，流通合格率質量目標完成情況等)來確保后續的數據分析供持續改進。5)試制和量產采用不同的工藝。比如試制時由于時間和投資制約采用常規通用加工方法，批產時由于規模經濟性才投入專用設備、專用夾具、和專用量具。這種轉換帶來質量的波動。c)解決方法1)在相關技術和質量人員的崗位描述中明確新產品試制階段的職責和要求。2)在新產品開發流程中明確相關的活動和記錄要求。3)質量體系維護人員加強工藝文件的執行檢查。4)在數據分析程序中，明確需要采集的數據部門和分析人員等。5)新的工藝投入(批產時由于規模經濟性才投入專用設備、專用夾具、和專用量具)應等同于產品試制，采用產品試制或變更批準的流程來管理。

7客戶要求滿足的記錄和反饋

客戶要求滿足與否應由數據來說明。因此在產品實現的過程中，生產和質量人員應對制造過程進行記錄并確保其可追溯性。質量部門的人員應根據客戶要求比對產品的檢驗、測試記錄確?？蛻粢蟮玫酵耆臐M足。以機加工行業為例，質量人員必須根據客戶訂單或合同對以下記錄進行核查:1)原材料出廠證明;2)進貨檢驗和測試記錄(如果適用);3)產品制造記錄(包括原材料的領用記錄確?？勺匪菪?;4)產品的檢驗和測試記錄;5)特殊過程的加工和測試記錄(如果適用);6)檢具的測試記錄等。在產品制造過程中發生的變更批準等必須由相關授權人員批準。a)本階段常見問題1)新產品的制造、檢驗和測試記錄由各部門分別保管導致檢索困難。2)新產品試制過程中發現的問題和解決方法沒有及時反饋并更新在工藝文件中。3)產品制造的質量數據沒有被分析并用于后續的持續改進。b)解決方法1)在新產品的開發流程中明確新產品制造、檢驗和測試記錄由技術部門或質量部門保管。2)在新產品試制過程中使用措施一覽表進行跟蹤。3)在數據分析程序中明確對質量數據的分析和利用，并建立持續改進的機制，如開展QCC(qualitycontrolcircle)，TQC(totalqualitycontrol)，LSS(leansixsigma)等活動。

結語

企業受控文件管理范文第5篇

【關鍵詞】軟件配置管理 基線 軟件配置項 變更控制

隨著科學技術的發展，軟件開發的規模隨之擴大，而軟件在開發和使用過程中其版本也在不斷的發生著變化。但是在軟件開發和變更的過程中仍然面臨著一定的問題，例如開發軟件的重復利用幾率較低，可靠性差等。另外在軟件開發過程中缺乏必要的軟件開發跟蹤和記錄備案，這些都給軟件后續的維護和升級帶來困難，增加軟件項目的風險，由此突出了對軟件進行管理的重要性。軟件管理配置是對軟件開發進行管理的一套辦法和活動準則。它通過對軟件系統進行特定的表示來實現軟件配置的系統更改，并在軟件的整個生命過程中維護其配置的完整性和跟蹤性。

1 軟件配置管理的概念

1.1 軟件配置管理的內涵和其涉及的內容

軟件配置管理是用來標識、組織和控制軟件系統的一種技術，其主要目的是降低軟件錯誤，提高其生產效率。軟件配置管理是一套科學的管理規范，是對軟件進行更改的一個關鍵支持過程。它貫穿整個軟件生命周期，用于控制軟件在其生存周期內的改變并減少這種改變對軟件造成的影響，最終確保軟件產品的質量。軟件配置管理所涉及到的內容主要由以下幾點：

（1）對系統中的標識項進行標識和定義，同時制定與其相關的基線。

（2）控制軟件系統中的配置項，或是對其配置項進行變更。

（3）記錄軟件系統中軟件配置項的運行狀態和修改請求進行記錄。

1.2 軟件配置項（SCI）

軟件配置項在軟件配置管理中的主要作用是集合軟件各個周期內個階段中產生的不同版本的文檔程序、數據和環境。軟件配置項通常作為一個軟件配置中的一個元素，并作為一個單位來看待軟件成分以達到配置管理的目的。

1.3 基線

在軟件系統中開發設立基線的主要目的是為了軟件的配置管理?；€的設立標志著軟件開發過程中一個階段的結束，在任意軟件配置項中，若是形成文檔并通過審議時，便形成了基線?；€是軟件配置的交付，更是軟件配置管理中進行軟件測試過程的里程碑。和基線同時建立的有產品庫和受控庫。利用統計配置管理在被管理的軟件中形成各種基線并控制各種基線的進入和輸出。通常情況下，在對軟件進行測試管理時需要建立以下幾種基線：第一，軟件測評功能基線，此基線的建立在寄到委托方的相關資料后執行，建立的基線將作為整個軟件測評的初始基線；第二，需求基線，此基線的建立根據委托方資料中的要求以及軟件測試的需求進行建立。

1.4 版本

在對被指定的軟件進行測試的過程中，軟件測評中每個受控文檔都有其相應的版本號，設置文件版本號的主要目的是為了進行軟件配置管理時更加清晰的辨別文檔的修訂情況。在軟件配置管理中，一些配置項文件在變更后被保存并形成新的版本，而此版本與之前的舊版本同時存在，這樣的保存管理形式便于文檔的查詢。

2 軟件配置管理的實施

2.1 軟件配置管理計劃的制定

管理計劃是一個軟件項目進行配置管理的前提，管理活動正是在此計劃的引導下開展的。否則，軟件配置管理在實施的工程中將會出現過程混亂，進而影響到軟件項目的順利開展，所以說軟件配置管理計劃不但能夠保證軟件配置管理的順利實施，同時它還是軟件配置管理測試的基礎。

2.2 創設軟件配置管理環境

軟件配置管理環境創設的兩個必要條件就是管理工具和管理系統。其中軟件配置管理系統在構建時需要運用到與該軟件相關的數據庫技術和文件管理技術，此系統建立時我們采用C/S結構，并充分運用網絡這一管理工具來實現。在建立軟件管理系統時客戶端的功能設置中包含開發庫、受控庫和產品庫，通過這幾個數據庫的建立來保證軟件配置項在不同的測試階段存放于不同的庫中。

2.3 配置標識

配置標識既是軟件管理中的基礎，又是軟件管理的重要組成部分。在對軟件項目進行配置項管理時，其操作權利都會受到嚴格的管理，其管理過程中不同類型的基線都設置有一定的權限，所以測試人員要根據個人權限管理相應的基線。在軟件管理中配置標識主要用于標識系統中被測試樣品、工具、文檔以及記錄報告的類型和名稱。

2.4 版本控制

軟件配置管理活動的核心內容便是版本控制。在對軟件進行管理時，軟件配置管理系統中的管理對象在測評過程中所產生的內容和數據都會以文檔的形式進行保存，保存時系統會對其進行版本標識。而且在此軟件當中新舊兩個版本同時存在，這樣便于文檔的查找。而對于配置管理系統中的基線控制項，需要根據基線的保密程度以及其存在的位置設置相應的訪問權限，以保證軟件使用的安全性。

2.5 變更控制

在對軟件進行管理測評時會發生變更現象，產生此現象的原因包含兩個方面：第一是被測試件出現問題，此時需要對原有的軟件系統進行改進，因此便需要對其進行變更；第二，變更后的軟件系統其形成的文檔也要隨之做出相應的變更管理。

2.6 配置狀態報告

軟件配置管理中設置有配置狀態報告，此配置狀態報告的設置主要是用用激勵和報告軟件配置管理中基線的變化情況，通過對此狀態報告的觀察為測試人員提供可靠的參考依據，并通過對此報告的分析來加強對軟件項目的配置管理。

3 結束語

軟件配置管理的有效實施保證了軟件的整體質量和軟件測評工作的順利完成。軟件配置管理作為軟件項目管理中的重要組成部分，因此在實施工程中對操作人員和使用工具都具有嚴格的要求，并且此項工作貫穿軟件管理測試的整個周期，所以采取有效、合理的配置管理對整個測試工作都有著重要的作用。自日后的工作當中要結合軟件系統的具體情況逐步完善配置管理工作，提高配置管理工作效率。

參考文獻

[1]于宏霞，陳凱，白英彩.基線技術在軟件配置管理過程中的應用[J].計算機應用與軟件，2006（02）.

[2]趙文杰，劉俊萍，南振岐.軟件配置管理理論與實踐[J].現代計算機（專業版），2010（15）.