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高校的資產使用并沒有完善的評估和監督機制,沒有獎懲制度,無法激勵管理人員和使用人員對資產進行合理利用,往往出現物資的隨意采購、損毀等情況,造成對資源的極大浪費。對于采購的物質沒有全面的了解,采購后發現無法與學校實際情況相匹配,因而無法有效的發揮物資的實際效果,也無法讓物資很好的配合學校的教學科研或管理,甚至出現采購了滯后性的設備,無法滿足前沿教學的需要;對于已有的資源不能充分有效利用,反復撤除重置,設計規劃不長遠,導致資源的浪費;資源之間的利用沒有達到共享,各部門各自為政,導致資產重購現象嚴重。
二、財務存在賬實不符
各高校的財務存在著較為嚴重的實際問題。例如將采購的物質一次性計入到支出項目,而不考慮資產的折舊計算;如果出現設備的維修,只記錄了維修費的支出,但是并沒有把設備增加的固定資產價值進行計入賬目,這樣導致固定資產的價值沒有變化,與實際固定資產的價值相分離,這樣也就形成了高校在教育成本上核算困難的問題。對于該問題,參考國外情況來看,國外的高校固定資產是由政府來投入建設和監督的,由于資產管理經驗的豐富,會讓高校資產管理得到更為專業合理的操作,而我國在固定資產管理方面,還是缺乏一定專業性和有效的監督機制。這不僅僅是高校資產管理形式的不同所導致,很大程度上是與國家的基本體制有關。在很多歐美國家,學校是國家機構的一部分,因此政府對于高校的具體資產管理工作有決策和監督權力,且管理非常的嚴格。
三、切實有效的管理機制缺失
雖然各高校也對固定資產管理有相關制度進行規范,但更多的是宏觀規定,缺乏細致執行的要求,因此制度會有更多的不明確和可操作空間,在執行中會有一定困難,甚至很多制度只是流于形式,并沒有達到實際管理的作用和水平。
四、高校固定資產管理對策
固定資產的內部控制主要的目的是及時發現問題、及時規避問題、及時發現是否發生會計處理錯誤,有利于查錯防弊。而米盒制造公司內部監督制度薄弱的主要原因有以下幾點。(1)人員意識力欠佳企業對固定資產內部控制制度的重要性認識不足,內部控制流于形式,內部控制的認識只是表面,而實際工作中不注意落實,有內部控制制度不執行。企業生產經營范圍不斷擴大,內部管理沒有隨之規范落實,進行及時完善內部控制制度。(2)內部控制缺乏具體的標準和尺度按規定企業人員分工應該細致,有嚴密內部控制,而部分制造企業由于人力資源不足,內部控制程序能減就減,隨意決定控制程序。在實際工作中公司內部控制標準和尺度不明確、不具體,固定資產內部控制基本沒起作用。(3)企業監督力度不夠生產型企業沒有安排專門的部門和人員對固定資產的相關內部控制制度的執行情況進行監督和檢查,或監督上只重視程序上的監督,而忽視對管理人員的監督,勝任能力、誠信、道德價值觀組成了固定資產管理內控環境,這是發展的基礎。
二、固定資產管理問題的對策
1.建立健全的固定資產管理責任制度
首先,采購部應根據實際生產經營需求編制采購固定資產預算,采購項目確定后經審批部門批準,采購人員要按照采購計劃采購固定資產,固定資產采購全過程必須有人員負責,生產型企業必須對采購人員的權利和義務進行委托授權。其次,提高管理意識是提高管理的關鍵。公司應把固定資產管理的思想灌輸到每一位員工身上,使每一位員工有保護固定資產、節約使用固定資產的意識。
2.規范企業日常固定資產基礎工作
生產型企業首先應選擇適合的折舊方法,對固定資產按照當月增加的固定資產當月不計提折舊;當月減少的固定資產當月計提折舊的原則正確進行計提折舊。其次,報廢和處置固定資產,使用部門首先出具書面申請,列出清單,報審核部門審核批準備案,經管理層集中決策后,報主管部門及稅務部門等政府部門批準后才能核銷;報廢和處置一般固定資產,只要相關部門提出,列出清單,報相關職能部門審核并備案,領導批準方可核銷。
3.加強生產型企業控制制度
當前我國文體事業單位固定資產管理管理比較混亂,固定資產管理方法落后,信息失真現象比較嚴重。首先,由于很多文體事業單位下設多個獨立機構,固定資產的分布比較分散,一些機構在獲得固定資產后不能夠及時入賬,一些報廢的固定資產也做不到及時銷賬,固定資產實際存有量與單位賬目記錄存在較大的偏差,再加上事業單位缺乏科學的統計,導致大量固定資產游離于單位賬目之外。其次,文體事業單位固定資產產權界定不夠清晰,對于下設的相關機構來說,有的固定資產來源于上級單位撥款建設,有的是下屬機構自籌資金購置,由于管理上的不規范,一段時間以后,一些固定資產的產權所屬很難辨別,加上一些機構在轉讓、變賣固定資產時沒有按照規定向上級進行申報,交易活動大多是機構的自主行為,這更對文體事業單位固定資產管理產生了不利影響。再次,當前我國文體事業單位固定資產利用率普遍不高,在有些地方,這些設施甚至只是擺設,造成了固定資產的巨大浪費。
二、文體事業單位固定資產管理缺乏有效的監督
首先,受到管理體制的影響,我國文體事業單位內部人文色彩過于濃厚,出于維護人際關系的考慮,一些事業單位的領導并不愿意過多的監督固定資產的管理情況,對于固定資產的監督完全是為了應付上級要求。其次,很多文體事業單位內部并沒有完善的監督制度,監督工作中人為主觀性較強,對固定資產的監督容易受到各種因素的干擾,使得監督的效果大打折扣。再次,審計部門在監督固定資產管理方面扮演著重要的角色,然而我國很多文體事業單位內并沒有單獨的審計部門,審計工作往往掛靠在財務部門,審計工作的獨立性和權威性無法得到保障,審計工作執行力度不夠,對固定資產的審計僅僅平留在表面階段,無法發現固定資產管理過程中更深層次的問題。
三、加強文體事業單位固定資產管理的對策
(一)加強文體事業內部治理結構建設首先,文體事業單位領導應該充分認識到固定資產管理對于單位發展的重要意義,提高對固定資產管理工作的重視程度,根據單位現有固定資產的分布情況,組建固定資產管理辦公室,安排特定領導負責固定資產管理工作,將相關責任落實到具體部門和個人。其次,文體事業單位應該建立一個完整的固定資產管理系統,將下屬各機構固定資產管理情況納入到統一的管理系統中,定期召開固定資產管理會議,增強各機構的全局意識,實現各機構之間密切配合和相互協作。再次,文體事業單位內部應該充分發揮其自身優勢,加大對固定資產管理的宣傳力度,消除單位內部重視流動資金輕視固定資產的思想,將固定資產管理作為員工績效考核的一種方式,將固定資產管理與員工績效與職務升遷掛鉤,充分激發普通員工參與單位固定資產管理的積極性。最后,文體事業單位應該重視固定資產管理人才隊伍的建設,吸引外部優秀管理人才,加強對固定資產管理人員業務培訓。(二)健全固定資產管理體系首先,文體事業單位要加強對于固定資產的合理配置,優化固定資產分配結構,單位要按照國家關于固定資產的管理規定,嚴格審核下級單位對于固定資產的申報手續,規范固定資產審批流程,確保各部門的各項固定資產建設符合國家規定的標準。其次,文體事業單位應該對所有固定資產進行科學的統計,定期對單位固定資產的使用情況進行檢查,做到固定資產與賬目記錄相符,同時明確固定資產的所有權,避免產權模糊引發的糾紛。再次,文體事業單位要對內部各部門及各下屬單位固定資產的建設投入資金、建設進度、建設結果進行及時的記錄,準確分析固定資產的日常損耗情況,加大對固定資產日常維護和修繕以及折舊變賣的管理工作,提高固定資產交易的規范性和透明度,避免國家財產被一些人員非法侵占。最后,文體事業單位要認真分析各部門固定資產的使用情況,本著“能租就租、按需建設”的原則,合理安排固定資產的投入,減少固定資產的重復建設,同時各部門應該根據實際情況將文化體育等基礎設施適當對群眾進行開放,以提高文體事業單位固定資產的使用效率。(三)加強對固定資產管理的監督首先,文體事業單位應該打破陳舊管理模式,通過建立完善的制度來指導固定資產的監督管理工作,并將相關規定完整準確地傳達到單位各個部門及各下屬單位,使監管工作做到“有法可依”,同時文體事業單位應該參考現代企業管理制度,引進先進的固定資產監管方式,嚴格控制監管人的權力范圍,盡量減少監管過程中的人為干預因素。其次,文體事業單位應該注重對審計部門的建設,提高審計部門在單位中的地位,擴大審計工作的范圍,此外文體事業單位應該利用外部會計事務所,提高審計工作的客觀性,充分發揮審計在固定資產監管中的作用。再次,文體事業單位應該拓寬對固定資產的監督渠道,利用大眾傳播媒介和各種新型媒體向外界公布固定資產的管理情況,自覺接受群眾和媒體的廣泛監督。江蘇省南京市秦淮區文化局主要負責該區的文化事業管理,該單位在內部設立了審計部門,并制訂了完整了固定資產監督管理辦法,同時該單位還利用互聯網,在“新浪微博”平臺上開設了“秦淮文化”作為官方微博,及時向外界公布固定資產管理的相關信息,接受廣大網民的監督,認真回答廣大群眾的質疑,取得了良好的效果。
四、結語
(1)固定資產盤點工作繁重,需投入大量的人力,而且固定資產的歷史操作記錄查看及資產統計工作十分困難。
(2)存在賬、卡、物不符現象,日常缺乏有效的資產實物管理手段,即使單位花大力氣進行了資產清查,隨著時間的推移賬實不符的情況又會重新出現。
(2)固定資產管理過程中缺乏跟蹤管理,不能及時反映資產信息的變化情況。針對以上存在的問題,通過資產管理系統中的條碼管理有效的進行了規避與解決,實現輕松管理固定資產,提高行政事業單位資產管理的工作效率。
二、資產管理中條碼技術的應用
1.一物一卡一碼管理
資產管理信息系統通過條碼掃描設備將采集的實物資產信息錄入系統,形成資產卡片,根據規則設置生成實物資產的唯一條碼標識,作為實物資產的唯一身份證,同時將資產的使用部門、使用人、存放地點、品牌、規格型號、生產廠商等基本必要信息寫入條碼進行存儲,便于后期直觀、快捷的讀取固定資產信息,方便查看及管理。資產管理系統生成資產條碼后,可以使用專用的條碼打印機單獨或批量打印出條碼標簽,然后將帶有條碼信息的標簽粘貼在固定資產上,進而可以使用帶有條碼掃描功能的手持數據終端進行固定資產現場管理。專業的條碼打印機可以打印PET、PVC等薄膜類特殊介質標簽,此類標簽可以防水、防油污、防撕裂,保證固定資產標簽長期保存和清晰。
2.自動盤點
資產管理系統通過資產盤點功能,將待盤點的資產數據傳送至條碼掃描設備中,然后借助條碼掃描設備并結合資產一物一碼的條碼管理機制,掃描實物資產上粘貼的條碼標簽,進而準確完成盤點工作,避免了錯盤、漏盤、重復盤點等問題,提高固定資產盤點工作的效率。
3.一碼制管理
一碼制管理是資產管理工作中新的發展需要,通過條碼掃描設備,掃描實物資產的唯一條碼后可讀取資產信息,進而可以通過條碼掃描設備輕松的完成資產信息采集、資產信息變動、資產使用及資產處置等業務操作,并將操作結果與資產管理系統實時同步,進而通過一碼制管理實現對固定資產全生命周期的過程管理,使得固定資產管理變得輕松、簡單,極大的簡化了資產管理的工作流程,提高了工作效率。
三、條碼技術引入資產管理中的重要意義
久其公司將條碼技術成功的嵌入到《行政事業單位資產管理信息系統》中,進一步加快了資產管理的信息化建設進程,為行政事業單位固定資產管理工作提供更可靠、更高效的管理手段,全面提升行政事業單位資產管理工作的工作效率和管理水平。通過資產管理系統結合條碼技術對固定資產進行管理,將實現:
(1)降低資產管理人員等相關人員的資產管理投入工作量,提高工作效率。
(2)隨時對資產信息進行查看、管理,促進資產信息的及時更新,實現實物資產與賬面資產信息對稱。
(3)降低閑置資產的存量,提高資產使用率,極大降低了資產重復購買及資產流失的概率。
(4)將資產管理工作進行精簡、易操作,使資產管理工作變得簡單、輕松。
四、資產管理系統中條碼管理應用發展方向
關鍵詞:事業單位固定資產閑置浪費計劃體制隨意管理
單位的固定資產是衡量一個單位綜合實力的重要指標,是各項工作順利進行的重要物質保證。我國現階段事業單位的固定資產管理存在著突出問題,如何直面這些“問題”,進一步剖析這些問題“背后”的原因,是保證國有資產保值增值的重要課題。
一、固定資產管理中存在的突出問題
目前,事業單位的固定資產存在盲目采購或多頭采購,物資閑置積壓,資產使用效益低;領用手續不完備,領后用途不清,公物私用等現象大量存在。
1、管理制度不健全,缺乏定期盤查制度,賬外資產增加,存在“物隨人走”現象。一些事業單位的固定資產管理,缺乏定期盤查制度,管理意識淡薄,重購買、輕管理,賬外資產、有賬無物現象嚴重,對于固定資產沒有一套完整的驗收、保管、使用等管理措施,購買時一味追求“小而全”“超前”“高標準”,沒有充分論證設備的使用效益或脫離了單位的實際,造成設備使用效率不高,閑置浪費現象嚴重;有的單位在資產使用、報廢處理等手續辦理上不嚴,疏于管理,致使有賬無物。該減少的不減,該增加的不加;賬實嚴重不符,固定資產賬卡形同呆賬。不斷增加的賬外資產,往往流失個人手中,隨著退休調離而“物隨人走”的現象突出,造成固定資產的大量流失。
2、資產類別劃分機械,缺乏“折舊”項目,存在“管理流于形式”現象。事業單位的固定資產種類繁多,規格不一。固定資產的劃分,既要以財務規則為依據,又要結合本單位的實際。不同類型的事業單位,占有、使用的相當一部分固定資產的性質差異很大。如普通型照相機,未大批購買的辦公桌椅等,按低值易耗品處理,不去按固定資產類管理。而在使用過程中,管理不善,使用幾次后,就物易其主了,為個別人侵吞造成可乘之機。一些單位負責人只知產權登記這個名詞,卻根本不理解其含義,沒有國有資產的觀念,對資產管理主觀隨意,常常會“隨意變賣低價處理”單位資產。比如,為了使自己能坐上好車,把原來不太舊的小車隨意變賣,低價處置等造成資產流失。
3、重視實物形態而忽視貨幣形態。事業單位固定資產由于撥付性所定,在會計核算中以當年批準的實際支出列為費用直接沖銷了財政撥款,因此,長期以來形成了在管理上只重視實物形態而不重視貨幣形態,造成價值上的流失。
二、對存在問題的“歸因”分析
1、“計劃性”投資體制是造成資產閑置、浪費的根本原因。我國事業單位的體制改革相對滯后,仍保留著明顯的計劃經濟色彩。事業單位的投資體制,特別是對固定資產的投資仍維持由國家包攬的現狀,使得事業單位對國家一直存在依賴思想。結果是:單位只關心對固定資產的投入,不關心對固定資產的管理,追求對固定資產投資的規模,忽視對固定資產的有效利用。資產的“閑置、浪費”現象的產生,也就有了某種“必然性”了。
2、“隨意性”管理機制是造成資產閑置、浪費的主要原因。到目前為止,國家尚未制定出一套適合事業單位的資產保值、增值考核指標。在固定資產的處置方面,國家對事業單位有一套復雜的審批程序,事業單位自身并沒有多少自。造成事業單位僅是將其管理的固定資產作為履行職責,完成任務的手段,并不關心資產的使用效益。甚至“僅僅是為了某種特殊利益”,而不惜造成“資金的大量浪費和資產的大量閑置”。
3、“缺位、空位”的內部管理監督體制是導致資產閑置、浪費的內在原因。資產管理部門與使用部門相互脫節,缺乏制約。固定資產的管理現狀是資產的價值形態由財務部門管理,實物形態由固定資產管理部門和使用部門管理。由于相互之間溝通不夠,缺乏制約,造成“有賬無物、有物無賬、賬實不符”等普遍現象。在固定資產對外投資方面,缺乏市場調查和可行性研究,存在較大的盲目性,忽視管理,形成“有投入無回報,高投入、低回報”等突出問題。對固定資產的日常維護也重視不夠,責任不清,影響了資產的正常使用。三、應采取的措施
固定資產的管理是一個系統的工作,龐大的資產僅僅依靠資產、財務部門進行管理是不夠的,需要實施全員和全過程管理,才能管好用好固定資產,發揮應有的效益。
1、加強組織領導,建立健全管理機構,強化固定資產管理體制,明確各職能部門的責、權、利,建立健全完善的資產管理機構。一方面不斷完善固定資產管理的各項規章制度,對資產的申報、招標、采購到資產的驗收、保管、使用、維修、處置等各個環節都予以明確責任,對固定資產的增減、管理、效益等方面加以監督和考核。
2、要進一步加強固定資產管理的意識,強化資產管理的觀念。固定資產是主要資產之一,要從思想上認識到固定資產的地位和作用,樹立資產效益的意識;加大前期論證力度,樹立節約的意識,防止盲目投資,讓資產真正發揮應有的作用,實現保值與增值。
3、利用現代化手段,對固定資產進行管理。固定資產名目繁多,分布廣泛,固定資產的管理也必然是一項情況復雜、工作量龐大的工作。為了及時管理和掌握固定資產的流動,合理調配資源,建立科學有效的網絡管理系統,一方面可以及時登記和掌握固定資產的增減變動、庫存情況,避免重復購置,另一方面可以合理組織和調配閑置的資產,促進閑置資產的再利用,避免浪費。
4、加強會計核算和監督,建立固定資產清查和盤點制度,確保賬賬、賬實相符。一方面,提高財會人員的素質,增強財會人員的高度責任感和工作態度,在財務入賬時認真審核,與資產部門加強溝通,確定行之有效的方法,將資產視同資金管理,及時與資產部門核對,確保賬賬相符,在條件許可的情況下實行計算機聯網管理;另一方面,建立固定資產盤庫制度,不定期地進行固定資產盤點清查。通過清查,及時發現問題,堵塞管理中的漏洞。
5、改革現有的固定資產核算制度。
(1)參照企業會計制度,試行固定資產折舊制度,在資產類別中增加“折舊”項目,并設置“累計折舊”科目,并將其列示于事業單位的資產負債表中,與“固定資產”科目抵減后,反映固定資產凈額;使折舊和固定資產在資產類項目中結合,從而直接明了的反映固定資產的實有數額。避免造成賬實、賬卡不符,濫“折舊”的名目“沖賬”,使國有資產流失。
(2)增設“固定資產清理”、“待處理財產損益”和“固定資產減值準備”等科目,以核算反映固定資產因改建、擴建等原因價值增加或減少以及清理后凈損益的情況。
(3)對于國家的一些政策性改革包括房改、企業改制等,主管部門或權威部門應及時出臺相應的規范文件和實施細則,便于操作執行。
【參考文獻】