檔案管理指導意見
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檔案管理指導意見范文第1篇
一、食品藥品檢驗機構檔案管理的重要性
藥檢檔案又稱藥品檢驗鑒定檔案，它形成于藥檢機構的藥檢實踐活動中，是對藥檢機構藥檢實力和藥檢水平的一種反映和體現。藥檢檔案屬于科技檔案的一種形式，其具有其他科技檔案所具備的共性，比如自然形成、歷史記錄和使用價值等，同時又具有材料分散性和時效性強的個性特征。藥檢檔案主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分內容。藥檢管理主要包括上級指示、通知和決定，藥檢管理工作計劃、總結，檢驗事故、差錯、糾分處理等文書材料性質的檔案。而藥檢業務主要包括檢驗（測）報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資料等獨特個性的檔案。
（一）有助于吸引并留住優秀的人才。高素質人才是藥檢機構發展的根本，是提升藥檢所檢驗檢測能力的保障。當前，我國藥品市場管理較為混亂，各種假冒偽劣藥品充斥其中，對人民群眾的身體健康構成了危害，甚至在部分地方發生吃藥吃死人的情況。為此，這對藥檢機構提出了較高的要求，需及時引進和保留高素質的專業檢測人員，提升藥檢機構對食藥的檢驗檢測能力，切實維護廣大患者的人身和財產權益而。而加強檔案管理工作，理順檔案管理手續，切實為員工服好務，著力于檔案管理難題，消除藥檢人員后顧之憂，使其全身心投入工作，嚴格捍衛藥檢人的尊嚴。
（二）有助于提高藥檢機構的檢驗水平。通過加強對藥檢檔案的管理，可以了解藥檢機構的發展歷史，明晰藥檢機構在不同時期的關鍵決策對其發展的重要意義。另外，通過加強對藥檢檔案的歸納和整理，可以了解藥檢事故的原因和處理辦法，讓廣大藥檢人員樹立強烈的責任意識，時刻吸取以往藥檢工作中的事故教訓，不斷提升藥檢人員檢驗的能力水平，為防止藥檢事故及糾紛的發生做好準備。
（三）有助于強化食藥制造商的質量意識。產品質量是藥檢人員的工作準則，也是食藥制造商的生存法則。通過加強對食藥檢驗業務檔案的管理，可以不斷強化藥檢人員的職業使命，了解食品和藥品的檢驗程序和責任，也可以使食藥生產商樹立高標準的質量意識，合理配置各類食藥中藥物成分的比例，使其符合人民群眾身體健康的營養需求，將不合格的、不合法的藥物排除在外，并且建立各食藥的生產加工可追溯機制，從藥材的來源、廠家的制造、藥物的運輸和配送等都要可追溯，為人民群眾的綠色健康樹立銅墻鐵壁。
二、食品藥品檢驗機構檔案管理問題分析
新形勢下，我國食品藥品檢驗機構檔案管理存在的問題有：
（一）藥檢機構對檔案管理工作的不重視。藥檢機構檢驗能力水平主要取決于優秀的檢驗人才的引進，而檔案管理工作作為人才引進的一個重要環節，其對建立可進可退、能上能下的人才競爭機制意義重大。然而，由于有關部分對檔案管理工作的重視不夠，將檔案管理視作是對文件材料的整理和統計工作，沒有將檔案管理工作與人力資源管理同步規劃，沒有設立藥檢管理和藥檢業務的檔案室，另外有不少的藥檢機構的檔案室沒有通過資質審查，為此藥檢機構的檔案管理工作遲遲得不到發展，嚴重制約了高素質人才的引進，拖延了藥檢機構檢驗能力的提升和發展。
（二）藥檢機構檔案管理人員的素質不高。藥檢機構檔案管理人員在學歷層次、理論水平和專業素質等方面參差不齊，很多檔案管理人員已經跟不上時展的要求，不符合新形勢下檔案管理工作對專業人才的需求，這嚴重制約了檔案管理工作深度發展和開拓創新。另外，不少藥檢機構將檔案管理單位視為安排老弱病殘的地方，很多有關系、有資源的親戚家屬都被安來，嚴重影響了檔案管理人才隊伍建設的素質結構，使得很多人員在管理理念、管理技術等方面落后于檔案管理實際工作的需要。還有，藥檢機構僅重視對藥檢技術人員專項的教育和培訓，而對檔案管理人員的教育和培訓的重視則不夠。
（三）藥檢機構檔對藥檢檔案界定不清晰。伴隨科學技術的不斷發展，藥檢檔案的內涵和外延隨之發生變化，藥檢檔案的范圍也由原來的文化檔案、藥品檢驗報告檔案、人事檔案等發展到現在的科研檔案、電子文件、各種檢驗（測）設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。目前，我國由于尚未對藥檢檔案的內容作出比較清晰的規定，檔案管理部門也沒有統一制定專門的藥檢檔案管理規范，因此各個地區的藥檢機構在藥檢檔案管理上五花八門，應該納入檔案管理規劃的沒有正常納入，而不應該納入檔案管理的偏偏納入，這使得各個藥檢機構的檔案管理缺乏統一標準。
三、食品藥品檢驗機構檔案管理應對策略
根據藥檢機構檔案管理存在的問題，我們可以不妨采取如下的應對措施：
（一）提升藥檢機構檔案管理人員的素質。第一，大力引進和培養檔案人才，重視智力引進和內部培養。藥檢機構要面向高校或社會引進專門的檔案人才，優先選用檔案學、歷史學、漢語言文學等專業的大學畢業生，將一些綜合素質高、能力強且愿意從事檔案管理工作的大學生充斥到檔案人才隊伍，以不斷發展壯大藥檢機構藥檢檔案的人才隊伍。同時，要加強內部檔案人才的培養和使用，有重點有針對性的培養造就藥檢檔案事業發展急需的人才，將藥監機構內部那些綜合素質高、發展潛力大和從事檔案工作意愿強的員工納入到檔案人才隊伍建設的專項計劃中，以促使其能將自己的才華施展在檔案建設事業中。第二，要不斷提高檔案管理人員的業務能力、技術水平和管理能力。要組織檔案管理人員學習《檔案法》、《實施辦法》和《管理條例》等法律法規文件，提升檔案管理人員的法制意識和對法律的敬畏精神。要組織辦好新人和在職人員的上崗培訓，加強對檔案人員藥檢檔案基礎業務知識、相關標準規范和信息技術的培訓，以及加強經濟、歷史、文化、法律等檔案傳統方面管理知識和系統工程原理和方法、縮微技術和數碼復印新技術應用等現代管理、現代科技實踐技能和新技術的學習，使檔案管理人員將理論所學和檔案實踐結合起來，提升檔案管理人員的理論水平和實際操作能力。還要，組織檔案管理人員外出學習，加強與其他藥檢單位的業務交流與合作，組織學習優秀單位的檔案管理工作經驗。
（二）要加強對藥檢檔案管理工作的重視。藥檢機構檔案管理工作開展的好壞，與領導的高度重視和認知有直接關系。藥檢機構領導要改變對檔案認知的舊觀念，要改變檔案管理工作在藥檢機構中的被動地位，要本著“對歷史負責、為現實服務、替將來著想”的態度，提高對檔案資源建設的必要性和重要性的正確認知，綜合檔案室建設基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發展規劃，并根據財政經費經常性增加情況適時予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設施、設備，不改變檔案室及其庫房用途。
檔案管理指導意見范文第2篇
1．檔案管理意識不強。目前,多數部門在老干部醫療保健檔案的建立和管理上仍然處在一個比較落后的狀態,對老干部醫療保健檔案的重要性認識不足，輕視老干部醫療保健材料的收集、歸檔，老干部醫療保健材料處于自生自滅狀態。
2．檔案管理制度不夠完善。缺乏有效的檔案管理辦法和管理制度，老干部醫療保健檔案應該由哪一個部門負責收集整理，哪一個部門負責保管利用，檔案管理辦法、工作規劃、工作制度由誰來制定或監督執行等等都不很明確。
3．醫療保健檔案建檔率不高。多數老干部管理部門沒有開展老干部醫療保健檔案工作，有的部門根本就沒有建立老干部醫療保健檔案工作的意識。有的開展了這項工作，因為多種困難和阻力，歸檔材料嚴重不全，醫療保健檔案很難規范管理。
二、做好老干部醫療保健檔案工作的對策
1．提高對老干部醫療保健檔案工作的認識。首先，要通過一切可利用的手段，宣傳老干部醫療保健檔案的重要性，引起各級領導的重視，把老干部醫療保健檔案工作擺上議事日程。其次，應根據老干部健康體檢結果和體檢單位給出的健康指導意見，研究制定促進老干部健康的措施，有針對性地開展促進老干部健康的各項工作。再次，提高老干部自身對建立醫療保健檔案的認識，及時移交各種醫療保健資料，帶動全體老干部行動起來，形成一種管理部門、老干部本人齊心合力共建老干部醫療保健檔案的意識和氛圍。
2．建立健全老干部醫療保健檔案工作制度。老干部管理部門應將老干部醫療健康檔案納入工作日程，嚴格制定老干部醫療保健檔案收集、整理、保管和利用制度。有關部門要明確責任范圍，確定各工作人員的業務范圍，既各司其職、各負其責，又互相支持、密切配合，從而最大限度地提高工作效率。設立醫療健康檔案室，配備電腦設施。醫療健康檔案以人為單位，做到一人一檔配置檔案專柜存放，保持整潔、美觀和規范有序，配備電腦的應實行計算機化管理。
3．做好老干部醫療保健檔案業務培訓工作。要組織好對相關檔案工作人員的培訓工作，提高檔案人員收集整理的業務技能。從歸檔文件材料的收集、整理、歸檔、排列、編號等各個環節，進行深入細致的講解，達到在理解的基礎上能獨立操作。
檔案管理指導意見范文第3篇
么敏江，1984年到河北省農林科學院辦公室工作，作為一個朝氣蓬勃的年輕人，她覺得自己有責任去主動承擔重任。她認識到要想助力農科院檔案發展，必須努力提高自身素質。1985年她報考了中國人民大學函授學院檔案學專業，她知道實踐是檢驗真理的唯一標準，所以她一邊如饑似渴的系統學習檔案知識，一邊在檔案工作崗位上磨練業務。經過三年的學習，她對檔案工作有了全新的認識，對全院檔案發展有了一個宏偉的藍圖。三十年過去了，她現在成了河北省農林科學院獨當一面的檔案能手，2次被國家檔案局授予“檔案管理達標升級突出貢獻獎”，2次被省檔案局評為全省優秀檔案工作者，5次被評為“省直檔案工作先進個人”，3次被評為省農科院“先進工作者”。面對成績，她沒有豪言壯語，沒有沾沾自喜，還是一如繼往的扎實做好檔案工作。她說：“這就是我的本職工作。”
傾心盡力，夯實檔案工作業務基礎。在她的心里始終繃著一根弦，業務基礎是檔案工作的核心重點。所以在保證檔案案卷質量，健全檔案規章制度方面她始終是敏銳的，超前的。在檔案日常收集整理工作中，她堅持做到：誠心、耐心、熱心、專心、虛心。為了確保檔案質量，每年年初，在各部門文書工作人員將文件材料移交檔案室后，她根據文件材料的性質進行分類和確定保管期限，再逐一裝訂、打印頁碼、錄入微機，每個細節都不疏忽，每個環節都不放過，每年近兩千件的各種門類檔案都由她一人完成。2004年，她針對基建檔案內容不完整、檢索目錄不準確的問題，把基建檔案全部進行了清理，重新建立了基建檔案檢索工具，共編制文件級目錄2145條，確保了檔案內容完整，準確。隨著2002年我省實施科技管理體制改革以后，院所屬企業應運而生，針對這一新情況，在檔案室只有她一人的情況下，通過學習調研，及時起草制定了《企業檔案管理辦法》、《特殊檔案管理辦法》。2010年，根據國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和省有關法律法規等新規定，她對原來的檔案管理制度進行了系統的修訂，形成了一整套更加完善的檔案管理制度。這套25項近6萬字的管理制度，涵蓋了檔案工作的各個方面，對各種門類、各種載體檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等都做了詳盡的規定，使全院系統檔案管理有章可循，實現了檔案工作制度化，為檔案工作規范化管理奠定了堅實的基礎。
耐心細致，提升檔案工作服務效率。省農林科學院有下屬單位12個，全院職工共計近千人，為了制定規劃、申報課題、鑒定成果以及解決爭議，每年都有大量的檔案查閱任務。她一直謹記農科院檔案工作的根本目的是為農業科研工作服務。她經常說的一句話就是“做好檔案工作必須要有耐心”，她是這么說的，更是這么做的。對每一個來查詢檔案的人，她都笑臉相迎，熱情相待。多年來，她用心整理，只要有空她就鉆在檔案庫房里親近檔案。院機關多達七千多卷的室藏檔案，她都了然于胸，每次都能按照查閱者的要求準確無誤地找到案卷，甚至有些檔案都不需要進庫房、上微機就能準確說出查閱者所需的信息。在她的努力下，院檔案室成為了各級領導和同志們“用得上、信得過、離不開”的得力助手和參謀。
兢兢業業，實現檔案工作上檔升級。省農林科學院從成立檔案室開始，檔案管理水平始終走在全省的前列。1996年我院檔案目標管理認定為省一級，2001年榮獲科學事業單位檔案管理國家一級認證。隨著形勢發展，她率先認識到檔案信息化建設越來越成為新時期檔案事業發展的必然趨勢，也是實現檔案信息資源社會共享的根本途徑。為了農科院檔案事業的發展，她通過查閱資料，多方調研，撰寫報告向領導匯報請示，終于贏得了院領導的大力支持，院撥款近四十萬元購置了掃描儀、服務器、計算機、刻錄機、碎紙機、防磁柜等檔案數字化專用設備，對院機關1958年至2008年永久保存的紙質檔案進行了掃描，有效實現了檔案信息資源共享，為檔案利用工作提供了更加方便、快捷、高效的平臺。2011年我院獲得檔案信息化建設省直先進單位稱號。隨著檔案信息化的發展，我省又提出了新的《河北省機關檔案工作目標管理認定辦法》，為了適應新要求，她不辭辛勞到分布在石家莊、保定、衡水、昌黎、唐海等所屬12個研究所及3個院控股公司進行了專題調研，并專程到省直檔案先進單位進行考察學習，提出了我院貫徹落實檔案工作目標管理認定的實施意見，制定了檔案升級達標計劃。2014年，經過她不懈的努力成功申報了“農業科技檔案信息資源的保存與利用平臺建設”項目。在項目實施過程中，由于檔案室人手少，任務重，時間緊，她經常連軸轉，中午急急忙忙吃一口飯，就投入到緊張的工作中，根本沒有午休時間，甚至經常忘了下班時間，趕不上回家的班車，有時晚上還在檔案室加班工作。功夫不負有心人，檔案室完成了升級改造，實現了檔案信息數字化建設、網絡化服務的目標。2014年底院機關檔案順利通過河北省機關檔案目標管理“AAAAA級”認定。
檔案管理指導意見范文第4篇
一、信息化條件下廣播電視臺文書檔案業務數字化的發展機遇
信息化條件下不僅文書檔案數字化迎來了良好的政策機遇，而且也使得數字化工作的成本大幅度的降低，可行性大幅提高，從而對于廣播電視臺文書檔案數字化發展帶來了重要的機遇。
1、文書檔案信息化的政策機遇良好
為迎接信息化時代的到來，國家制定出臺了諸多的扶持政策，鼓勵包括文書檔案等業務在內的產業數字化發展，如《國務院關于大力推進信息化發展和切實保障信息安全的若干意見》（國發〔2012〕23號）就對各領域的信息化提出了指導意見。此外，《電子檔案管理基本術語》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等制度的出臺則為信息化條件下文書檔案數字化提供了政策支持。
2、文書檔案管理數字化便捷性大幅度提升
信息化條件下，首先，各種信息設備被大量的開發出來，文書檔案數字化具有了可行的基礎，如文字掃描專用設備以及掃描后不同文檔格式轉換工具的開發，使得各種歷史文書檔案可以便捷的轉變為數字檔案。其次，各種信息技術被廣泛的應用，文書檔案數字化管理具有了可行性。由于信息化的推廣應用，一般的文書檔案人員都具備計算機操作技術，而各種軟件供應商開發出的文書檔案管理軟件界面簡單、操作方便，降低了文書檔案管理的難度，提高了文書檔案數字化管理的可行性。
3、文書檔案數字化成本大幅度降低管理水平得到提升
隨著信息化的推廣應用，無論是硬件設備還是軟件服務供應商的產品價格都大幅度降低，這就使得文書檔案數字化的成本大幅度的降低，即使是縣及以下的單位，只要購買了基本的軟件，并利用WORD、EXCEL等辦公軟件輔助就可以實現數字化管理及應用。此外，從管理來看，信息化條件下，文書檔案可以利用數據庫進行統一管理，從而提高了管理水平。
二、信息化條件下廣播電視臺文書檔案業務數字化面臨的挑戰
信息化雖然為文書檔案業務數字化帶來了機遇，但同時也帶來了諸多挑戰，表現在文書檔案業務流程需要重構等方面，需要廣播電視臺組織力量積極應對。
1、文書檔案業務流程需要重構
廣播電視臺傳統模式下文書檔案的業務流程基本是各部門將文書檔案資料送交檔案室或者檔案管理人員，檔案管理人員審核后就按照一定的原則進行分類保存，直至最后銷毀，這一過程中如果需要調閱則只能到檔案室辦理相應的手續。但在信息化條件下，這種業務流程需要重構，如需要調閱文件則只需要到存放文書的檔案的計算機設備中進行操作，而無需到檔案室調閱紙質文檔，這就改變了傳統的業務流程，但部分廣播電視臺尚未推進流程重組，難以適應信息化的需要。
2、文書檔案工作內容需要創新
在傳統模式下，廣播電視臺文書檔案主要是對紙質檔案進行保存，但在信息化條件下，文書檔案增加了電子檔案的內容，這就需要廣播電視臺在工作內容上進行創新，一方面，要制定數字檔案的管理制度，即數字檔案如何保存、如何開發利用等，這就必然需要對業務進行創新。另一方面，要對數字檔案與紙質檔案的一致性進行驗證，即保證兩者在內容上是相同的，特別是，由于數字檔案具有可修改性，在正式成文之前可能經歷了不同領導者的修正，因此必須有效的進行核對，確保數字檔案保存文稿為最終定稿的文書。
3、文書檔案的安全性遭遇威脅
在信息化條件下，特別是沒有開發專門的數據庫的背景下，廣播電視臺的文書檔案都是簡單的利用計算機系統進行保存，如建立一個文件夾將同類型的文書檔案存放在里面，但由于這種存在只能進行簡單的加密處理，部分文書檔案管理人員甚至沒有進行加密處理，如果遭遇不法分子的攻擊容易導致信息泄露，給廣播電視臺帶來壓力。
三、信息化條件下促進廣播電視臺文書檔案業務數字化的思考
數字化是廣播電視臺文書檔案業務發展的必然趨勢，在數字化過程中，廣播電視臺必須把握機遇，積極完善數字化設施設備，加強文書檔案人才管理，完善數字化管理制度，以此加快文書檔案業務數字化進程。
1、積極完善數字化設施設備
首先，要積極完善硬件設備，廣播電視臺要加大投入，積極購買包括計算機、掃描儀等在內的信息化設備，并進一步完善紙質文書檔案管理設備，以促進紙質文書檔案與電子文書檔案同步升級。其次，要積極完善軟件設備，廣播電視臺要根據其文書檔案涉及的內容多等特征，積極組織開發文書檔案數據庫，利用數據庫的存儲能力強、管理方便、安全高效的特征，強化文書檔案管理。
2、加強文書檔案人才管理
首先，廣播電視臺要明確信息化條件下文書檔案管理人員需具備的基本素質，即要明確這一崗位人員在檔案管理、計算機等信息化設備使用中所需要具備的基本能力，為文書檔案業務人才選拔、聘用和培訓提供目標指向。其次，廣播電視臺要根據文書檔案數字化發展的需要加強人才培訓，制定完善的人才培養方案，對培訓的內容、培訓的形式等進行規劃，如在培訓形式上可以采取“手把手”的教以幫助文書檔案管理人員掌握計算機軟件使用方式。
檔案管理指導意見范文第5篇
關鍵詞:未開放檔案 檔案利用 法規制度建設
案情簡介
2009年11月某日，某律師事務所一律師持律師執業證、原告人的授權委托書及某法院的受理案件通知書來到某檔案館，要求查閱其的經濟糾紛案件中的被告當事人的婚姻登記檔案。因涉及第三人隱私，未提供該法院開具的有明確調查內容的協助調查函或調查令，接待人員拒絕了其查檔要求。該律師對相關解釋不認同，堅持認為受理案件通知書就是《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項規定的律師及其他訴訟人在訴訟過程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關的婚姻登記檔案中所稱的“證明材料”。次日，遂向區政府法制辦提起行政復議，后由于其他原因該申請人以“民事訴訟案情發展需要為由”主動撤回申請，該案件因此而終止，是北京市首個提起檔案行政復議的案件。
點評分析
該檔案館認為，該案件中檔案館未允許申請人查閱未開放檔案依據充分。《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)第八條規定，地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。《中華人民共和國檔案法實施辦法》(以下簡稱《實施辦法》)第二十二條第四款、《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》(以下簡稱《北京市實施〈檔案法〉辦法》)第二十七條第一款規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意，必要時還須經有關的檔案行政管理部門審查同意。該案件中，申請人要求查閱其所的經濟糾紛案件中對方當事人與第三方的婚姻登記檔案，涉及公民個人隱私，依據《實施辦法》第二十條第一款第二項和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》第七條第十六項的規定，形成未滿30年(便形成滿30年)，因涉及個人隱私，屬于未開放檔案。依據《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第十七條第二項中，涉及個人隱私的材料，當事人及其訴訟人可以申請人民法院調查收集證據的規定，以及《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項的規定，檔案館只向持單位介紹信的人民法院工作人員，或持法院的協助調查函、調查令的委托人、訴訟人提供所要查閱的婚姻登記檔案信息。因此，檔案館未允許申請人查閱婚姻登記檔案依據充分。
該區政府法制辦在該行政復議案件立案過程中認為:接待人員在辦理查閱未開放檔案的利用過程中，應留取或復印相關證件、證明等證據材料;對法規規章條款內涵不清楚的，不應以本機關的理解做出規定，應提請制發機關做出書面解釋，在執行時依據更為充分。該檔案館已經就律師爭議的“證明材料”的內涵，提請《婚姻登記檔案管理辦法》的制發機關民政部做出解釋。
案件啟示與對策
該行政復議案件對檔案部門今后如何依法行政、依法利用檔案具有導向和警示作用。通過辦理該案件，筆者認為應該用依法行政的要求來審視區縣級檔案館未開放檔案的利用工作。2006年以來，北京市各級檔案行政管理部門以法律為履行職責的依據，梳理、確認和公示了行政執法職權，在其他檔案行政執法職權中確定了“利用檔案館未開放檔案”的審批類項目。同時，“檔案館未開放檔案的利用服務”作為檔案館服務項目，以受理、審查、審定、告知等為辦理程序，同時公布。但檔案館在實際提供利用中，對利用未開放檔案的，僅要求利用者填寫查檔登記表，詢問要查閱的檔案內容;對涉及個人隱私檔案的，只要身份證件、證明材料符合要求的就準予查閱。對不符合要求的，口頭答復予以拒絕，未按照程序辦理。當今，我國處于黃金發展期，各種矛盾日益凸顯，利益格局日趨多元化，弱勢群體的利益訴求量大面廣。①檔案館館藏檔案在為弱勢群體解決落實政策、經濟糾紛、維護權益、遺產繼承等關系切身利益的問題中發揮著重要作用。面對來檔案館查檔人員因檔案當事人身體原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、繼承人查閱的情況越來越多;面對查檔人員收入水平、受教育程度不同、人員素質差異大等情況，如何進一步提高檔案利用服務水平還不完全適應;隨著法治建設的不斷深入，依法行政的要求不斷提高，制訂和執行便民、高效的檔案利用規章制度還相對滯后;未開放檔案、特別是專門檔案利用的某些條款規定原則性多、不詳細，有的單位要求出具檔案證明的內容多樣，法院等單位開具的介紹信、證明格式內容不一。具體利用過程中對相關條款內涵理解不一、相關解釋又不及時，導致執行不一等等。為確保檔案部門依法行政、依法利用檔案，正確作出未開放檔案利用的審查批準決定，不致成為行政復議或行政訴訟的“輸家”，提出如下對策:
對策一:依法區分檔案行政審批職能
近幾年，北京市各區縣檔案館利用人次逐年攀升，有的檔案館年接待利用者近萬人次，其中90%以上是公眾個人且幾乎都是利用未開放檔案。如果全部履行審批手續，工作繁瑣且不利于利用。檔案行政管理機關應該對 “利用檔案館未開放檔案”審批項目、檔案館服務項目“檔案館未開放檔案的利用服務”中的未開放檔案的內容以及利用者身份條件等加以區分，確定哪些實行行政審批固定程序審查同意準予利用;哪些由檔案館實行簡易程序，對符合條件的準予利用。如可考慮對公眾查閱涉及證明本人學籍學歷、工齡、婚姻狀況、財產(和本人繼承財產)等類未開放檔案的利用，實行簡化利用程序:填寫相關登記表格，接待人員審核，科長(或帶班人)批準。而對檔案當事人身份為外籍華人的、且查閱利用又涉及個人財產的;查閱《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》第七條規定的控制使用范圍以外的特定范圍的未開放檔案信息的，嚴格履行申請受理、審查、合法性審查、審核、審定和告知的審批程序。上述程序可以在經辦和審批環節的分工上加以區分。如利用接待部門接待人員經辦，科長(在人員編制許可的情況下由法規部門)審核，主管領導批準。建立網上和實體的“辦事指南、表格下載、填表說明、示范文本”使利用者一目了然，對低學歷、年齡大、殘障人員等實行“全程”、“一站式”服務，方便利用者。
對策二:加強利用環節法規制度建設
依法開展檔案利用工作，其結果是要靠過程來保證的。應當由國家或省市檔案行政管理部門制訂利用者身份審查工作規則、出具檔案證明規則、無檔證明辦理規則，作為法規規章或行業規則予以貫徹執行。由檔案館或同級檔案行政管理機關制訂查閱未開放檔案的規定、查檔接待人員行為規范、應對查檔利用突況應急預案等。將上述制度的制訂依據、辦理程序和結果對外公布。上述法規制度都應與上位法的規定一致，條款細致，內容詳盡，操作性強，確保檔案利用始終依法規范運行。具體如下:
1.利用者身份審查工作規則。參照中國公證協會制訂《審查自然人身份的指導意見》的做法，制訂檔案行業《利用者身份審查規則》②。規定利用者提交的證件種類，證件必須是有接待人員可視讀的照片、且由戶籍管理公安機關或全國性行業核發的居民身份證、工作證、護照、律師證等;建立審查證件的程序，核查利用者提交的身份證件是否真實、有效，與其提交的身份證件是否同一;建立審查證件的工作記錄，如接談筆錄，復印或留存的相關證據材料等;無法提交居民身份證時的替代證件種類，如派出所證明、戶籍簿，證明格式;委托他人代查代辦的委托書規定格式、內容，是否需要留存原件等，特殊情況下的救濟措施等。
2.出具檔案證明規則。《實施辦法》第二十一條和《北京市實施〈檔案法〉辦法》第二十七條都規定，檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。某檔案館就曾有過一單位在司法訴訟過程中提出要檔案館在其提交法院的材料上蓋檔案館證明專用章當證據的荒唐事，后被拒絕。這就要求對檔案證明作出行業規范，避免證明被濫用。要規定對涉及工齡、婚姻、房產、學歷學籍等身份的各類證明的格式，證明經辦人、批準人等人員的權限;證明結果登記內容和方法;檔案復制件上應標注的內容:如檔號、使用范圍，出具證明的時間，檔案證明專用章加蓋位置，頁數，效力等等。
3.無檔證明辦理規則。近幾年來，有關部門在辦理婚姻、工齡確認等身份證明事項過程中，要求檔案館為無檔者出具婚姻檔案無檔證明、或某人已查某某類檔案證明的情況不斷增多。檔案行政管理部門應該制定檔案行業無檔證明的辦理規則，就哪類檔案經檔案保管單位查找后確無檔案內容記載的，可以出具無檔案的證明，并對該證明的格式、效力等做出規定。
4.利用未開放檔案的規定。制定檔案館利用未開放檔案的規定，可結合館藏檔案內容的實際情況由檔案館制訂。應包括如下內容:未開放檔案的定義、檔案所屬內容，利用者適應對象、檔案的范圍，查閱利用檔案所持證件的種類，查閱特定檔案的批準人和批準權限，對被委托人的證明要求，準許查閱內容，摘抄、復印等復制的批準與對外公布的限制，外借對象與范圍;對專業專門檔案的利用規定;對婚姻、房地產、會計、工商登記、人口普查等檔案的管理規定，如《會計檔案管理辦法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《婚姻登記檔案管理辦法》等專業檔案法規，檔案行政管理部門要及時搜集執行中遇到的規定不細致、理解執行易產生歧義等有關問題，及時協調有關部門加以解釋，以便于檔案利用部門操作。
5.查檔接待人員行為規范。檔案利用接待是一項實踐性、操作性很強的工作。曾有一利用者與律師攜錄音筆前來檔案館查閱檔案，接待過程中接待人員噤若寒蟬，不敢多說一句話，生怕會給單位帶來不良后果。接待利用人員僅靠政治素質高、業務熟練、熟悉館藏，已經遠遠不能適應未開放檔案利用接待工作要求。應制定查檔接待人員行為規范，對文明用語、服務忌語做出規定。制訂接待回答用語規范，并根據情況變化及時補充修訂，提高接待人員應答技巧;接待人員必須具備合理的能力結構，包括語言表達能力、公眾交往能力、隨機應變能力、適宜的心理素質。檔案館宜挑選開放型、穩重型、興奮型性格的人員從事接待工作。
6.應對查檔利用突況應急預案。近幾年，醉酒查檔鬧事后撥打110報警者有之、因不合查檔要求被拒絕后吵鬧者有之，為避免不良后果的發生，制訂應對查檔利用過程中突發事件的處置預案，應引起我們的高度重視。要就應急處置流程、應急工作原則、危險性分析、組織機構及職責、指揮機構及職責、現場處置、培訓與演練、應急搶救組織紀律和獎懲、事后的總結與評估等內容做出規定。
對策三:梳理特殊檔案查閱限制規定
《檔案法》第二十一條規定，向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優先利用權，并可對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應當維護他們的合法權益。據此，檔案館在辦理單位和個人移交、捐贈、寄存檔案時，應要求其出具書面限制利用意見，形成《檔案館移交、捐贈、寄存檔案單位和個人限制利用意見匯集》，并將上述意見匯集在利用場所公示，供利用接待人員掌握，利用者周知，切實維護檔案移交、捐贈、寄存單位和個人的合法權益。
對策四:強化查檔身份審查追溯管理
檔案館在辦理檔案證明時，它不僅涉及利用者人身財產權益的保護，也關系到利用者身份審查過錯責任的認定問題，更面臨對身份確認有誤可能引發的訴訟，以及相關的財產經濟損失賠償等風險，且風險系數越來越大。在科技水平日新月異，造假花樣翻新、真假難辨的情況下，肉眼識別、“表面審查”已經過時。③在檔案接待利用的實踐中，應通過制度設計、科技手段保障等措施，提高利用接待人員對利用者身份的識假能力，為社會公眾提供更加規范的服務。一是定期對接待人員進行身份識別培訓。對檔案利用接待人員就居民身份證、護照等證件的特點，機讀視讀防偽標識的內容、方法等進行定期培訓，提高接待人員核查居民身份證和護照等證件的方法和技能。二是采取技術手段進行身份識別。如協調有關部門采取安裝識別身份證專業儀器，登陸相關網站核實國家有關部門頒發的律師、記者等人員證件，提高識別身份準確性。三是建立利用者查檔追溯檔案。目前銀行、通訊等單位在辦理有關業務時，要求客戶提供身份證件原件并留存復印件，已經十分常見。檔案館在利用過程中應在審查身份證件的基礎上，留存復印件，與利用登記檔案一起歸檔短期保存，以作為審查證據。應要求當事人在復印件上簽注“本身份證件僅限于×年×月×日查檔之用”，防止復印件被別有用心之人濫用，引出新的麻煩。只要檔案館依法定程序，采取合理的方式、審慎地履行審查義務且無過失，才有可能在訴訟中免除或減輕檔案館的相應責任。
注釋:
①蔡達峰常委代表民進中央:“矛盾凸顯期”呼喚通暢的訴求渠道.中國政協，2009(6):13.
