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1.1為提高效率,兼顧公平,對員工正常工作外勞動進行合理補償,保證公司生產經營的有序進行,特制定本制度。
2.職責
2.1公司各部門負責本部門人員的加班管理,對本部門及基層班組的加班情況進行例行監督檢查,同時按規定將本部門人員的加班情況報至人力資源部。
2.2各部門經理應承擔控制本部門年度加班時間總量的責任,加班時間原則上控制在批準的年度總加班小時以內(其內容詳見《年度加班考核指標表》)。
2.3人力資源部協助各部門作好員工加班管理工作,不定期檢查加班管理制度在各部門的執行情況,對加班異常情況進行監督檢查。
2.4人力資源部負責按照《加班申請單》的加班結算方式及規定標準計發加班工資和累積調休小時數;負責每季度統計各部門加班執行情況并通報給各部門經理和分管副總。
3.適用范圍
3.1本公司全體員工。
4.原則
4.1效率至上原則。各部門須有計劃的組織生產經營、開展各項工作,提高勞動生產率和工時利用率,對加班加點從嚴控制。
4.2調休優先原則。員工加班后,應優先安排調休,確因工作需要無法調休的,方可計算加班工資。
4.3總量控制原則。對各部門加班時間參照歷史數據進行年度總額控制。
5.內容
5.1加班種類
5.1.1工作日加班:即在工作日標準工作時間以外延長時間工作,包括遇緊急事件需要在非工作時間到工作現場進行處理。
5.1.2雙休日加班:即安排在每周六、日工作,包括四班三運轉員工的倒班周末。
5.1.3國家法定節假日加班:即安排在國家法定節假日工作。
5.2加班認定
5.2.1各部門只有在具備下列條件之一時,才可組織員工加班:
5.2.1.1在正常休息時間和節假日內工作不能間斷,須連續生產、運輸或作業的。
5.2.1.2須利用休息時間和節假日停產時間進行設備檢修保養、工程施工的。
5.2.1.3發生自然災害、事故或者其他原因,威脅生命財產安全或有可能造成較大負面影響,需要緊急處理的。
5.2.1.4為完成公司下達的緊急任務的。
5.3加班審批程序
5.3.1員工加班前須填報《加班申請單》(見附件),寫明加班時間、地點、事由,由部門經理及主管副總審核。原則上各部門申請的加班申請單需在實際加班的前一工作日下午16:00前,把經過批準的加班申請單交到人力資源部,收到加班申請單的負責人需要在上面簽收時間,包括日期和鐘點。
5.3.2遇緊急情況的,經部門經理批準,可先實施加班,并在加班后下一個工作日內補填《加班申請單》。
5.3.3任何未按上述規定履行加班審批手續的,均不視為加班,不得計發加班工資或安排補休。
5.4加班免除
5.4.1公司所有員工按公司規定在國家法定節假日(如:元旦、春節、清明、五一勞動節、端午、中秋、十一國慶節)繼續工作均算加班,計算加班工資。
5.4.2下列行為不享受加班工資:
5.4.2.1無論是工作日、公休日或是節假日加班,員工均需如實打卡(上、下班),記錄加班時間。人力資源部核算加班工資時,需將員工的加班打卡記錄與實際加班情況統計核對。核對發現沒有加班打卡記錄或與加班打卡記錄不一致的行為。
5.4.2.2不辦加班審批手續和未經批準擅自加班的行為。
5.4.3下列人員(除文件內容中5.4.1款外)不享受加班工資:
5.4.3.1主管人員及中、高層管理人員(但可以調休)。
5.4.3.2因工作性質特殊,實行綜合工時或不定時工作制的銷售、售后類員工,和其他無法按標準工作時間衡量的員工。
5.4.3.3實行業績提成工資的業務銷售人員。
5.5加班工資支付與加班調休
5.5.1加班工資計算標準及計算方式:
5.5.1.1約定加班工資計算的基數:參照珠海市最低工資標準計算。
5.5.1.2國家法定假加班工資(日)=約定加班工資計算基數/21.75x300%
5.5.1.3周末加班工資(日)=約定加班工資計算基數/21.75x200%
5.5.1.4延長工作時間加班工資(小時)=約定加班工資計算基數/21.75/8x150%
5.5.1.5根據考勤表排班規律,倒班員工如遇倒班周末與法定假日重逢,按200%計發工資。
5.5.2加班調休
5.5.2.1員工工作所產生的加班時間,所在部門(車間)經理應優先在適當時間安排員工調休。
5.5.2.2員工可以要求將加班時間累積到一起調休,但每次調休時間原則上最長不得超過一周。具體調休時間由員工所在部門(車間)經理安排。
5.6罰則
5.6.1加班期間消極怠工,在指定加班時間內未完成交付的應完成工作者,取消加班補償,并記警告一次處分,扣罰績效工資100元。
5.6.2為獲取加班補償,采用不正當手段(如“正常工作時間故意降低工作效率”、“虛增工作任務”等)取得加班機會進行加班者,一經發現并核實,取消加班補償,并記大過處分一次,扣罰績效工資500元。
5.6.3在監督檢查過程中,如發現虛報加班的,按照500%的加班工資扣罰,其中50%由部門經理承擔,50%由申請加班的直接主管承擔,并根據情節輕重對有關人員進行處分。
5.6.4在監督檢查過程中,如發現本屬正常工作時間完成的工作任務卻安排加班的,按照300%的加班工資扣罰,其中50%由部門經理承擔,50%由申請加班的直接主管承擔。
5.6.5在監督檢查過程中,如發現加班人員、頻次、時間安排不合理,公司責令有關部門限期改正,并對主要責任人予以通報批評。
6.附則
6.1本制度由人力資源部負責解釋、修訂。
6.2本制度自之日起,同內容規定自行廢止;如有與公司其它規定相抵觸的,則以本制度為準。
6.3本制度經公司總經理批準后執行,修改亦同。
7.附件
7.1《加班審批單》見附件一。
注:1、加班時間、加班事由、結算方式均由申請人本人填寫;
2、約定加班工資計算基數為珠海市最低工資標準。
加班申請單(背面)
說明:
1、本表格必須由加班員工本人填寫
2、每次加班必須由部門經理和主管副總批準,未經批準的加班為無效加班
3、請加班者月末將加班申請單交部門,由部門統一交人力資源部
關鍵詞 新時期 高職院校 辦公室 制度建設
中圖分類號:G717 文獻標識碼:A DOI:10.16400/ki.kjdkx.2016.10.008
On the System Construction of Higher Vocational College's Office in the New Era
ZHAO Jun
(Jiangsu Vocational College of Agriculture and Forestry, Jurong, Jiangsu 212400)
Abstract In higher vocational colleges, office system construction guide transformation of higher vocational college office functions, it is a powerful guarantee of office work efficient and orderly, the premise is the office of scientific management in higher vocational colleges, higher vocational colleges or office work perfect basis. With the deepening of higher education reform, the current system has exposed many problems, such as lack of responsibility system, sound is not clear, the execution of the system is not enough, on these issues at the same time, this paper also try from three aspects of people-oriented management, office culture construction and put forward some measures to improve the ability of execution and supervision.
Keywords new era; vocational college; office; system construction
1 高職院校辦公室制度建設的意義
1.1 引導了高職院校辦公室職能轉變
以往,高職院校辦公室的工作大多涉及到的是事務性的服務與管理,這些工作往往處于被動地位。工作方式大部分是按照慣例行事,毫無制度可言。在新形勢下,高職院校辦公室作為學院的對外窗口部門,與社會各界以及兄弟院校的聯系也越來越多,工作的廣度和深度也更進了一步,辦公室的工作成效在高職教育的發展中起著至關重要的作用。辦公室工作應該緊跟當前形勢,更新管理觀念,探索并運用先進的管理方法,進而有效推動高職院?,F代化、科學化的管理進程。高職院校辦公室管理職能的轉變要求辦公室必須建立起一個完善的運行機制,該機制功能齊全,并在內部形成一個互為補充的狀態。
1.2 是辦公室工作高效有序的有力保障
高職院校辦公室工作制度的建立有利于提高辦公室工作效率以及管理水平。高職院校辦公室工作就目前現狀來說,很多還是按照慣例行事,運用以往的經驗來管理,而隨著教育改革的深入,高職院校辦公室所面對的工作局面日益繁雜,在缺乏科學的理論依據的情況下,辦公室人員僅僅只能是被動的完成工作。辦公室工作職能轉變后,同時由于辦公室工作量增大,要求更高,工作的輻射面也廣而深, 在這種情況下,首先要明確辦公室工作人員的工作職責,激發成員的工作積極性,而不是被動地完成領導安排的任務,每個人都朝著自己的目標努力,要想達成這個局面,離不開辦公室工作制度的建立。辦公室工作制度一旦制定,就必須嚴格執行,在工作中以此作為標準和準則,用客觀公正的制度代替以往的個人主觀評判,杜絕了辦公室工作人員相互推諉,拖延不決的現象,從而提高了辦公室工作的效率以及質量。
1.3 是高職院校辦公室科學化管理的前提
辦公室工作繁雜多變,極其瑣碎,常常會有突發性情況,這些都是無法預料的,至此,很多人會認為辦公室工作無法實現科學化管理。干部隊伍建設步伐的加快促進了隊伍中年輕干部比率不斷攀升,這就威脅了辦公室工作的穩定性和連續性。任何一種制度都是在實際工作中得出的經驗概括,它是團隊的智慧結晶,是突破于個體差異和個人限制的一種工作章程。用以調動全體工作人員的積極性,激勵每個成員發揮自身價值,協調成員之間的關系,避免推諉、拖延等狀況的發生,由此增強團隊的凝聚力,而高職院校辦公室制度亦是如此。在實際工作中,辦公室工作繁雜多變,人員崗位也會流動,但辦公室職責是相對穩定的,辦公室制度在一定時期內也是相對穩定的。制度的建立能盡可能降低由于人員崗位變動而帶來的不利影響。
1.4 是高職院校辦公室工作崗位責任制完善的依據
高職院校辦公室是學院的行政管理部門,工作內容包括起草行文、文件運轉、印章管理、會議室管理、收發傳真、檔案管理等等,每個崗位的工作人員都具備一定的權利,比如說,印章管理人員在行使權利的時候,如果腦子里沒有責任意識,在本不該蓋章的文件上蓋了學院公章,這將是重大的事故。而為了保證更嚴肅有效地處理各項工作,尤其是在新時期,辦公室人員必須樹立起權利與責任共存的意識,必須健全辦公室崗位職責,這一切都離不開辦公室工作制度的建立。隨著教育事業的不斷深入改革,完善高職院校辦公室制度勢在必行,這將有利于理順各種工作之間的關系,同時科學化的對辦公室人員的崗位以及職責作出明確規定,一方面在職責允許的范圍內調動了工作人員的積極性,另一方面又規范了工作人員的操作流程以及工作方式等,時刻提醒他們按照既定章程辦事。明確權利與義務,獎勵與懲罰,根本來講就是要樹立責任制的意識,辦公室制度正是為了保障這一意識的樹立而制定的,完備、可行,有據可依,才能行之有效地指導辦公室的各項工作。
2 高職院校辦公室制度建設的現狀
新時期,隨著高職院校內部管理體制改革的深入發展,其中也暴露出越來越多的問題。大部分高職院校都是由中專校升格而來,原來的辦學規模,師生人數都不是很多,行政人員配備也比較少,管理職能也比較單一化,這些都使得當時制定的制度相對落后。隨著當前辦學條件的提升,辦學規模的不斷擴大,師生人數不斷飆升,學院工作面廣而深,繼續使用以往的規章制度,顯然是不能適應當前工作的。新時期,辦公室行政工作中,不斷提到“法治”的重要性,我們要打破過去的“人治”。同時,在眾多高職院中,很多在辦公室從事行政工作的老師都是由專任教師兼職的,他們職稱從教師系列評定,行政工作的重要性對于他們的發展來說并不是唯一的,種種原因導致這部分辦公室人員在完成課時量的工作后,對于行政工作無法給予太多的精力以及熱情,更無從談起辦公室深層次的管理和制度建設。主要表現在:
2.1 缺乏健全的制度
大部分高職院校并不是沒有辦公室管理方面的制度,但是卻沒有建立起一個相互制約、相互依賴的辦公室工作制度體系。在實際的工作中,有些辦公室人員“目無法紀”、“無法可依”,工作隨心情而定,規矩由自己說了算,在這種情況下,工作毫無效率以及質量可言,對辦公室職能的發揮有很大的威脅。隨著社會發展,高職院校的辦學規模不大擴大,涉及面也比以往要廣,原有的制度已不能適應新時期辦公室工作的管理要求。
2.2 工作職責不明確
雖說辦公室是一個整體部門,辦公室人員之間要相互配合,相互補臺,但作為辦公室管理來說,最忌憚的就是“一鍋端”。有的辦公室人員滿足于接電話、收傳真、寫通知,按部就班地完成各項工作,并沒有考慮工作職責等。內部分工明確,各個崗位職責明晰,這對于辦公室人員來說,大大提高了其工作效率。
2.3 制度的執行力不夠
工作制度的制定是為了指導實際工作,可現狀是很多制度的制定并未落到實處。有些學校盡管制定了一系列的規章制度、崗位職責,如印章管理、檔案管理、公文管理、會議管理、倉庫管理等制度,但這些制度既不向教職員工宣傳,也不進行網上公布,工作人員不確定是否按照此制度執行,制定這些文件只是為了應付上級檢查。執行力不夠,監管不力,制度也僅僅是紙上談兵。
3 改善高職院校辦公室制度的有效措施
3.1 制度建設與以人為本
管理工作首先要以人為本,不能凌駕于人的意愿之上,作為制度建設亦然。制度建設的首要目的是為了促進人員管理,所以首先應該樹立起以人為本的意識。以人為本的管理理念在運用中涵蓋的內容包括從工作人員的內在需求出發,激勵工作人員的更高層次需求,使得他們進行自我管理并追求自我實現等。制度建設與以人為本從來就不是相互對立的,正確的做法是通過制度建設營造和諧的工作氛圍,不斷提高工作人員的內在素質以及業務能力,充分發揮辦公室工作人員的主觀能動性,激發工作人員的部門歸屬感和認同感,促進提升團隊的凝聚力和執行力。
3.2 制度建設與辦公室文化
新時期辦公室文化的建設也有了很大的變化,以往在一個團體中,成員之間處處設防,以自我為中心的傳統本位主義早已經落伍,替代的是要求團隊中的個體之間加強溝通,有效合作,為了團隊利益可以摒棄前嫌。而辦公室工作制度的建設正是融入其中的,除了物質文化、精神文化,制度文化也是辦公室文化的一個重要組成部分。新時期的辦公室文化意欲讓成員明白一個忠于自己職位,踏踏實實做好本職工作的員工并不見得就能出類拔萃,與人溝通、協調、協作能力的強弱是考核個人綜合實力的重要指標。高職院校辦公室要充分發揮自身的優勢,結合高職院校的工作特征,大力提升文化對人的影響力,營造出積極向上的辦公室文化,對外樹立高效、有序的辦公室形象;對內營造團結、協作的工作氛圍。
3.3 制度建設與執行監督
制度建立后,最重要的是要落到實處,扎實有效。正式制度制定后,辦公室應該在辦公室人員中開展必要的學習,讓各成員熟悉該項管理制度,并對制度中存有的疑慮進行答疑,以便在實施過程中按章辦事。同時,辦公室領導作為制度的簽發人,尤其要以身作則,切不可行使特殊權利,“有令不行,有令不止”是制度執行過程中最大的問題。辦公室成員應該共同維護辦公室制度,以此作為工作準則,在辦公室工作中真正做到“有章可循,有章必循”,辦事流程經得住考驗,并自覺接受其他各部門的監督。制度建設只是路徑,而最終目的是提升辦公室的工作效能。
4 總結
高職院校辦公室是學院的中樞機構,擔負著協助參謀、溝通協調、督查協辦、調研分析、處理學院日常事務等職責。當前,隨著高等教育事業的迅猛發展和教育改革的深入開展,亟待完善高職院校辦公室制度建設。高職院校辦公室制度建設是高職院校制度建設中不可或缺的重要組成部分,是高職院校落實依法辦學,依法治校方針政策的必要途徑,是提升高職院校辦公室工作能力、實現科學化管理的重要保障。
參考文獻
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一、加強思想政治工作計劃,努力提高部門人員的綜合素質和管理水平
本年度將根據院黨委政治學習計劃的總體安排,認真組織部門所屬人員進行政治學習,使部門人員能深入學習、領會黨的路線、方針、政策和有關文件精神,關注時事,與時俱進。并結合部門工作特點和實際,不斷強化服務意識、質量意識,在提高政策理論水平的同時,認真學習質量體系文件,深入研究質量管理的方式、方法,不斷提高綜合素質和管理水平,努力推動我院的質量管理工作再上新臺階。
二、加大質量體系的宣貫力度,進一步強化全員質量意識
本年度,質管辦將在開展各種質量管理活動中,對各受控部門進一步加強體系文件的宣貫和學習指導,并要求各受控部門及分承包方對所屬人員定期進行集中學習,對新引進人員、轉崗人員及時進行質量培訓。通過各種形式的宣貫,努力使各受控部門和人員能及時、準確地掌握外審后修訂的文件、新增部分乃至整個體系文件的內容和特點,嚴格按文件規定的要求開展日常工作,進一步強化全員質量意識,確保我院質量體系得到持續、有效的運行。
三、認真組織內部審核和管理評審,嚴格實行質量管理
根據內部質量審核程序和管理評審程序的規定,本年度工作計劃安排兩次內審和一次管理評審,質管辦將從質量活動的組織、開展的形式、活動內容和審核評審過程等各個環節進行規范,嚴格執行文件要求,實行質量管理。內審重點是審核體系文件的符合性和宣貫培訓情況,檢查質量記錄的填寫情況和不合格項的糾正情況,檢查體系運行的有效性、連續性。同時,協助有關職能部門對分承包方提供的服務開展好評估工作。在內審中發現的不合格項和缺陷將及時督促糾正。在管理評審中,將對本年度質量體系的有效性和運行情況予以分析、評價,研究內審中出現的問題、不合格項產生的原因以及體系運行方面的缺陷等,通過管理評審總結經驗,為下一年度開展質量管理活動提供借鑒。
四、做好各項準備工作,推進質量管理全院化
為了更好地體現員工晉升管理的公正性、嚴肅性,特制定本管理制度。
第一條 員工晉升的基本原則及條件
1、 符合公司及部門發展的實際需求。
2、 晉升員工自身素質達到公司及部門考核要求。
3、 晉升方向與個人職業生涯規劃方向一致。
4、 晉升員工通過人事行政部的晉升考核。
第二條 人事審批權限
1、 部門主管層以上級別的員工晉升由執行委員會審核,總經理任命。
2、 部門主管層以下級別的員工晉升由部門管理人員審核,人力資源部任命,總經理簽批。
第三條 晉升管理流程
1、 員工晉升申報
1.1. 由員工所在部門管理者對準備晉升員工的工作表現、業績、各方面的能力進行日常觀察,并根據部門年度經營計劃、部門年度人力資源發展規劃以及階段性業務發展對管理人員的需求,向公司人力資源部提交“員工晉升申請表”。
1.2. 員工晉升申報到正式任命期間,各部門可根據工作需要在部門內部宣布該員工相應職位,并向其明確崗位職責要求和具體工作內容要求。在人力資源部未正式任命之前,員工晉升后對應的工資及福利待遇等維持晉升前水平不變。
1.3. 人力資源部依據各部門報審材料對準備晉升員工進行考核和審核,審核在10個工作日內完成,并于15個工作日內出具相關評估報告,反饋給相關部門。
2、 組織晉升考核評估工作
2.1.晉升考核評估工作原則
2.1.1.充分尊重原則
人力資源部將充分尊重各部門用人需求,支持和配合完成晉升員工全面素質考核工作。
2.1.2.充分負責原則
本著對公司、部門、員工本人充分負責的工作原則,對晉升員工進行全方位(員工本人、上級、下級、平級、其他合作部門)考核評估。
2.1.3.充分建議原則
針對極個別不符合條件,有重大素質隱患,不適合公司、部門發展的人員,人力資源部將向相應部門或執行委員會建議暫緩晉升。
2.2.晉升考核評估工作流程
2.2.1.人力資源部針對各部門上報的審核材料中員工基本資料部分與人事庫進行核實,對不符的情況與晉升員工本人進行核對。
2.2.2.對晉升員工進行全面(員工本人、上級、下級、平級、其他合作部門)考核評估。
2.2.3.評估采用面談、問卷調查及公示證集意見評定等方式進行。
2.2.4.人力資源部績效評估組最終根據以上記錄及評定出具考核評估意見報告,報送執行委員會或部門管理會議審核。
2.2.5.部門主管以上級別員工的晉升,由執行委會員收到人力資源部提交的該員工考核材料的五個工作日內給出審核結果,公司總經理簽署審批意見。
2.2.6.部門主管以下級別員工的晉升,由本部門依據人力資源部審核材料于五個工作日內給出審核結果,由人力資源部主管審批意見,總經理簽批。
3、 員工晉升任命
3.1.人力資源部根據所有審批意見編制人事任命公告。
3.2.任命公告將采用以下兩種方式進行。
3.2.1.部門內部公告欄公告書或部門員工大會公布。
3.2.2.公司內部公告欄公告書或公司員工大會公布。
第四條 注意事項
1、 各部門統一按照以上要求完成管理人員的晉升和晉升工作。
2、 特例需由人力資源部上報執行委員會,經總經理審批后方可執行。
3、 所以晉升/晉級人員必須通過人力資源部晉級評估后方可任命。
4、 日??己擞杀惶崦说闹苯咏浝碡撠煟肆Y源部有監督、考核的權利和義務。
本制度自頒布之日起開始執行。
為創建積極向上的工作氛圍,切實轉變工作作風,樹立良好的機關形象,推進機關效能建設,確保我鎮各項工作的有效推進,并為年終考核和評優選先提供依據,特制定以下落實制度獎懲辦法:
一、檢查內容
1、上班考勤
2、節假日值班
3、工作日晚上駐鎮值班
4、學習、會議簽到
二、檢查辦法
1、上班簽到由黨政辦負責,每月月底統計一次當月考勤情況,并于次月5日前公布。鎮機關行政效能辦公室成員、鎮領導隨時核實簽到真實情況和簽到時間執行情況。
2、正常上班時間除簽到外,還實行不定時點名制度,每月由書記、鎮長各抽簽點名一次,必要時也可隨時點名。
3、周末值班實行抽簽檢查制度,每月由書記、鎮長各抽查1個周末。
4、工作日晚上駐鎮情況,由書記、鎮長每月定期抽簽檢查兩次。
5、學習、會議簽到由黨政辦負責,每月月底統計一次,并于次月5日前公布考勤情況。
6、黨政辦在次月10日前將各項制度檢查落實情況匯總送交主要領導審核后存檔,作為機關人員當月和年終獎懲依據。經濟發展辦、農場財務科依照考核匯總表予以扣款、發放獎金。
三、獎懲辦法
落實制度情況實行計分制,根據得分情況實施獎懲。
1、每日上班規定時間內未簽到的,一次扣20分。代簽的,雙方一次各扣100分,并作出檢查。上班時間請假和當天上午補勤的扣10分,請假扣分不計入年終獎金分數內,但請假應事先辦好手續、事后請假不補假;補勤應在當天上午,否則視為缺勤。法定假期、住院有正當手續的不扣分。若公事無法簽到的應提前報告,由主要領導交代黨政辦登記。
2、上班時間離崗(因公事,股級以上干部向主要領導、一般干部向分管領導報告),事先未報告,點名時不在位一次扣50分。若下村站公務不需報告,但遇點名時應用所在村村部電話或村干手機向領導報告。
3、節假日值班,檢查時擅自離崗的、上級機關下達指令無人接受的,值班人員一次扣20分,并取消本周末值班補貼。
4、工作日晚上駐鎮值班,檢查時不在位的一次扣10分。
5、學習、會議簽到缺席、早退者,一次扣20分。
6、全年被扣積分在150分以下的,則將所扣積分按千分比乘以年終獎金所得金額從年終獎金中扣除;全年被扣分在150分(包括150分)—200分,發放當年年終獎金的80%;全年被扣分在200分(包括200分)—250分,發放當年年終獎金的50%;全年被扣積分超過250分(包括250分),當年年終獎金全部取消,不能評先評優。
7、所有扣分情況每月在《政府信息》公布。
8、凡全年落實制度無扣分的給予年終獎金的15%獎勵。
9全年在上班簽到、點名、值班無扣分的給予年終獎金的10%獎勵。
10、對8、9項受獎人員同時予以通報表揚。