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中圖分類號:F275 文獻標識碼:A 文章編號:1001-828X(2012)06-0-01
一、財務集約化的內涵及演進
(一)財務集約化的概念
財務集約化是集約經營管理的一個組成部分,主要依靠生產要素的優化組合來促進企業的發展,注重效率和效益。在資源稀缺的現代社會,推行集約化管理已成為現代企業特別是企業集團提高效率與效益的基本取向。
財務管理是企業管理的核心,相應地,財務集約化是企業集約化管理的核心。理解財務集約化的概念,首先要理解“集”和“約”的辯證關系。其一,實施財務集約化管理不能片面強調集中,集中是手段,加強財務管控能力、提升運營效率和效益才是目的,手段必須為目的服務。其二,集中不是全面集中,而是重點集中,是對影響公司運營效率和效益的會計核算、資金管理、預算管理和資本運作等重點領域的集中,通過集中顯著提升效率和效益。其三,實施財務集約化管理必須依托財務信息化手段,通過信息化手段的提升促進財務管理水平的提升。
(二)財務集約化的演進
實施財務集約化管理是一項系統工程,有一個持續推進深化的過程,不可能一蹴而就。目前的財務集約化主要是通過要素投入集中來提高經營效益,具體表現在如下幾個方面:
1.財務核算集中化
財務核算集中化是指傳統作業模式下分散在各地服務于不同業務單位的財務人員,通過地域集中或虛擬集中的方式進行統一管理。財務集中管理在中國企業里的應用呈上升趨勢,許多大型企業都已經在集團層面大力推動財務核算集中管理。
有效的財務核算集中化能夠使企業集團對信息進行實時掌控分析,使財務監管與業務實施同步。由于各具體業務單位無法直接干預財務人員,使信息處理過程更加透明。此外,財務集中核算將處理具體業務的財務人員置于統一管理環境下,集團對財務核算的規范性要求能夠在第一時間得到落實,基于對工作質量的檢查、核算尺度能夠保持一致,核算結果更加可靠,實現業務處理的標準化。
2.財務數據業務化
信息技術的高速發展使得財務人員和業務人員之間的聯系發生了新的變化。傳統模式下,財務人員獲取業務信息必須向業務單位提出申請,業務單位從自身的角度出發提交數據后,財務人員將這些數據轉化為財務信息后并予以記錄。在采用信息系統替代傳統的手工記賬模式后,財務人員和業務人員之間的交互方式出現了改變的可能。在這種情況下,會計人員所做的工作越來越多地不是會計,而那些不是會計的業務人員卻越來越多地涉及到會計工作。
二、財務共享服務的體系
(一)財務共享服務的概念
張瑞君等(2010)將集團財務共享服務概括為:財務共享服務是指將分散式的財務基本業務從企業集團成員單位抽離出來,集中到一個新的財務組織統一處理,這個新的財務組織-財務共享服務中心以業務伙伴的形式,通過網絡為分布在不同國家或地區的集團成員單位提供標準化、流程化、高效率、低成本的共享服務,并為企業創造價值。
(二)財務共享服務的實施
企業財務共享服務的實施,在企業內部是一個浩大的工程,需要從根本上改變企業的管理決策思想。企業財務共享服務的成功實施,至少包括以下幾個要素:
1.財務管理制度的標準化。將整個集團財務管理制度的標準化是財務共享服務模式構建的基礎,也是財務集約化工作的主要內容。財務管理制度標準化應該從下面幾點入手:首先,企業集團總部制定適用于整個集團的標準業務規范,評審通過后作為實施財務共享服務的基礎;其次,加強各分(子)公司的培訓學習,使相關財務組織的員工全面掌握新的標準,為正式施行打下基礎;最后,對各分(子)公司落實執行財務標準化的工作要給予持續的監督。
2.服務端和客戶端分離。這里的服務端指的是企業建立的共享服務中心,客戶端指的是企業集團成員單位,兩者的分離需要重新定位集團和基層業務及分(子)公司之間的業務界面和業務關系。
3.再造財務流程。財務共享服務的基礎理念就是流程再造,財務流程的再造需要做到:財務數據業務化;數據全程共享;財務流程標準化;財務流程模塊化;集成財務信息系統:將基礎業務與財務分析分離。
4.構建統一的財務平臺。財務共享服務最重要的步驟在于建立一個統一的財務平臺,將涉及財務共享服務的一切財務制度都固化在統一的數據庫中,包括財務作業流程等都在信息系統中進行統一設定,成員單位不得隨意修改,從而保證總部的戰略得到有效貫徹和落實。
三、結論及展望
財務共享服務是一種典型的集中式組織模式,它是更高層次的財務集約化。財務共享服務能夠加強公司總部對財務信息的掌控,降低財務信息生產成本,提高財務信息生產效率和質量。
在全球范圍內,財務共享服務得到了充分的應用,而且正逐步從發達國家普及到發展中國家。在中國企業中,財務業務已基本完成了會計電算化,并進入財務管理信息化,為財務共享服務實施提供了信息技術支持。已有的實踐案例說明,財務共享服務能夠有效促進中國企業的發展,是財務集約化發展的趨勢和方向。
參考文獻:
[1]丁文欣.大型企業集團如何建構財務共享服務中心[J].上海國資,2010(9).
2010年下半年,CIMA與中興通訊聯合針對中國的財務共享服務進行了一次行業調研,本調查選擇已在中國建立財務共享服務的企業以及預期將建立財務共享服務的企業為目標調查對象,力圖勾繪出完整的財務共享服務圖景。在本次調查中,回收有效問卷52份,其中A類問卷34份,B類問卷18份。從行業分布看,調查對象分布在11個行業,其中占比最高的分別為制造業(25%)、通訊/電信業(12%)和IT行業(11%)。
現狀
據調研結果的統計與分析(見下頁圖表),共享服務這一新型管理模式在中國企業或跨國企業的中國分支機構中,得到了廣泛認同并進行一定程度的運用,已為企業整合資源、降低成本、提高效率方面發揮了積極的作用。
共享服務的實施起點和業務范圍從調查樣本中得知,已實施和準備實施的樣本企業主要立足于財務會計業務,與業務本身的易標準化程度和實施共享后的規模效應等因素相關。在已實施財務共享服務的樣本企業中,對下一步進行共享的業務聚焦在IT服務、人力資源、數據處理等具有企業平臺性職能的業務上。財務共享服務中心在中國的創建時期,從調研結果發現,2007年出現小幅的增長高峰,自此之后越來越多的中國企業開始嘗試自建或尋求外部協助建立財務共享服務中心。
財務共享服務中心的選址調研結果顯示,已經實施的企業財務共享服務中心多數建立在上海、北京、大連等一線城市;在籌劃實施的樣本企業中已開始將選擇范圍投向了西安、成都等內地城市,也反映出近年來綜合成本、人才需求在西安等內地城市逐漸凸顯優勢,成為企業建立財務共享服務中心熱門城市。
已經實施財務共享服務的企業總結實施經驗,在推行過程中遇到的阻力及困難主要集中在信息系統的制約、流程優化程度、人員轉型安置等方面,在中興通訊為客戶實施咨詢項目的過程中,客戶在財務共享推進進度上受到的較大風險也主要集中在這三個方面,尤其是信息系統功能新建、改造進度對財務共享的整體上線進度的影響程度最大。財務共享服務中心成立后,樣本企業運用了共享中心的運營管理工具,關注度最高的是績效管理和質量管理。企業建立財務共享服務中心后,對效率提升、業務標準化、內部控制的效用認同度最高,其中有82.35%的企業指出,通過財務共享服務中心的建立提高了工作效率,促進了業務處理流程的標準化;70.59%的企業認為加強了總部的管理和監控。對財務共享服務中心未來的業務發展規劃,此次調研的樣本企業多數處于自建共享中心后運行時間在5年以內的,因此大部分企業選擇暫不考慮外包,有少數企業考慮將業務外包給專業的共享中心或考慮承接外包服務業務。在籌劃實施財務共享服務的樣本企業中,對通過財務共享整合資源、減低成本、提高效率與加強管控的訴求最為突出。有一半的調研對象計劃部分借助咨詢公司的專業方案籌建。
趨勢
共享服務中心已經成為保證并促進包含企業、公共事業部門在內的廣大組織良性發展的重要構成部分,并將在可預見的未來保持并提高其重要地位。從成功企業的實踐來看,共享服務中心在未來呈現如下四大發展趨勢:
1“共享服務中心”從區域性的中心向全球性的中心發展。
目前,大多數公司的“共享服務中心”還是分地域的,如在北美、歐洲和亞洲建立三個“共享服務中心”來覆蓋其全球業務。隨著經濟全球化,“共享服務中心”將跨更大的地域提供統一的服務,甚至會出現服務全球業務的“共享服務中心”。
2“共享服務中心”的功能將進一步擴展。
隨著地域概念的模糊,IT系統的不斷完善,特別是基于互聯網的電子商務的廣泛使用,“共享服務中心”的作用預計將逐漸拓展至供應鏈從客戶端到供應商的整個過程,繼續著重于強化企業信息流的管理,使得管理層更迅速地得到高質量的業務數據。
3將“共享服務中心”外包。
更多的公司會將其“共享服務中心”外包給第三方專業公司,就像公司將貨運、倉儲外包給第三方物流公司一樣,目前在歐洲,此趨勢已逐漸顯露。
4虛擬“共享服務中心”。
基于互聯網技術的新的IT系統使得“共享服務中心”的員工可以分布在各地,解決語言、招募優秀人才的問題,“共享服務中心”的人員數將進一步減少,運作成本可再降低,但前期在IT基礎設施的建設上需投入更多。
影響
財務共享服務的發展已潛移默化地影響著財務行業的發展。今天,已經有很多中國企業開始主動地實施財務共享服務。這些國內企業的佼佼者,在不斷為國家、社會創造財富的同時,也積極地實踐著先進的管理思路和管理方法。財務共享服務改變了財務人員的業務結構。財務共享服務對財務業務的流程和處理效率帶來了質的改變。在共享服務模式下,從事共享業務的人員能力要求能夠有效地降低。大規模的生產模式,使得很多業務在財務生產線上作為產品來生產。諸多優秀財務人員能夠從基礎業務中解脫,投入到企業的經營活動中去。
財務共享服務改變了未來的人才培養模式。在目前中國的教育體制下,高校在各個學歷層次均培養了大批的會計專業人員。但事實上,目前的教育對各個層次的會計人員的教育結構沒有顯著的不同。當財務共享服務模式盛行后,社會對中低端會計人員的需求和高端會計人員的需求將會發生顯著的轉變。財務共享服務中心將承擔社會中絕大部分基礎財務業務,并以高效的流程、信息技術方式展開,財務共享服務中心將會消化大部分中低端財務人員。在這種情況下,財務共享服務中心對人才的知識結構需求將決定整個社會對此類財務人員的教育需求,知識教育結構的改變是不可避免的。
關鍵詞:財務共享服務中心 多元化 大型企業 運用
一、財務共享服務中心概述
財務共享服務中心通過將重復性高、易規?;僮鞯呢攧栈A業務集中操作,實現業務處理流程、標準的統一,輸出高質量、標準化會計信息。同時,因財務共享服務中心主要負責承擔基礎業務職能,可選擇較低廉的人工,降低企業運營成本。此外,財務共享服務中心可形成大型財務信息數據庫,以較快速度響應集團總部和子公司的信息需要。此外,財務共享服務中心的建立意味著對企業原有的財務組織結構進行重大變革,部分財務人員的工作地點、內容等方面發生重大變化。因此企業在建立財務共享服務中心前,管理層需要疏導財務員工因變革產生的抵觸心理,逐步實施。
二、財務共享服務中心在我國多元化大型企業的運用情況
(一)應用現狀
財務共享服務在我國的引入源于20世紀90年代,主要運用于以下五類企業。第一種是大規模企業,有較多的分支機構;第二種是有標準化的財務核算制度的企業;第三種是產業類型高度重合,財務處理方法相似度高的企業;第四種是權力高度集中,資金管理嚴格的企業;第五種是管理模式較為現代,注重風險防控的企業。雖然我國引入財務共享服務中心的概念較晚,但如海爾集團等多元化大型企業已經相繼建立了財務共享服務中心來提升效率并且強化集團的財務管控。
例如G投資集團有限公司自2014年就開始了財務共享服務中心的建設工作,G投資集團是負責G國有資產投融資經營的集團公司,投資范圍涉及多個行業,目前是我國企業500強之一。然而G投資集團在建設財務共享服務中心時,就遇到了一些困難,集中體現在對原有管理模式和人員利益沖擊較大;各業務流程差異較大導致財務共享中心流程規范較困難;財務共享中心遠離各子公司導致信息溝通困難;財務共享中心的人力資源管理難度較大;相關信息系統建設滯后等問題??梢哉fG投資集團財務共享服務中心建設中遇到的問題也是目前我國多元化大型企業運用財務共享服務模式的共性問題。
(二)存在的問題
1.行業標準難以統一
多元化企業的經營范圍廣泛,產業分布較廣。在多元化企業內部,特別是非相關多元化企業里不同產業業務處理流程、行業標準迥異。因此,對于多元化企業而言,若建立統一的業務處理流程和標準,可能無法完全滿足行業特點、市場監管的需要;若依據產業不同建立多套流程、標準,規模效應優勢必然減弱。
2.選址困難
大型的多元化企業通常在國內有大量的子公司,經營地點分布在各個省市。如果在企業集團內部建立一個公共的財務共享服務中心,在選址上須統籌考慮經營管理的便利性、運營成本等因素。我國幅員遼闊,大型多元化企業分支機構分布廣泛,財務共享服務中心需要輻射范圍邊際擴大,信息傳遞成本增加,原始資料的保存與驗證難度提升。多元化企業需要統籌財務共享服務中心運營成本和各子公司間會計原始資料傳遞與保存等問題,確定財務共享服務中心的經營地點。
3.缺乏績效約束
企業的績效考核工作嚴重滯后,不夠與時俱進。在建立了財務共享服務中心后,企業如果沒有配套建立與相匹配的績效考核方式和指標,將不能真實衡量財務共享服務中心的工作業績,人員的積極性受挫,財務共享服務中心的效能受到不利影響。形成這一問題的主要原因是財務共享服務的概念在我國起步較晚,尚處于理論階段,相應的績效考核體系沒有得到完善,不能全方位提供約束和評價。在人員的職業規劃上,財務共享服務中心的人員晉升通道尚未形成,人員考核缺乏標準,不能與人員的晉升掛鉤。
4.信息整合差
當前的企業管理已經完全借助于信息化手段,電子信息也已完全融入財務管理中。而目前的企業在財務信息的集成工作、分區管理和信息共享上并未形成完善機制,信息資源的利用效率不高。財務共享服務中心成立后雖然給信息共享局面帶來改善,卻并未形成質變,部分信息的獲得仍然利用原有方式。造成這一現象的原因是企業沒有系統整合信息,并未建立完整的信息化平臺,沒有將數據在此平臺上進行共享。財務共享服務中心與各部門間的信息溝通不暢,中心的職能不能完全發揮。
三、財務共享服務中心在我國多元化大型企業的運用對策
(一)梳理組織架構、形成統一標準
按照標準化、流程化的專業標準來調整財務內部架構。在流程的制定上,多元化企業可集中內部各行業專家,重新梳理各項財務業務流程,劃分為兩大類。一類為各產業共性的財務業務,例如資金撥付、費用報銷等業務,對于這類業務,需要將流程拆分細化,落實到最小單元,交由財務共享服務中心統一標準化處理。另一類為企業內重復性小、規?;б娴?、行業特點鮮明的財務業務,將繼續由各子公司財務人員完成。通過將財務業務分拆,能通過財務共享服務中心集中化作業降低運營成本、提高信息處理質量,同時母子公司的財務部門人員僅承擔行業特點顯著業務,能將更多精力聚焦財務分析、決策支持等高附加值職能。
(二)引入影像掃描系統,降低原始資料傳遞成本
為了應對多元化大型企業在地域分布、原始材料傳遞上存在的問題,集團各公司可通過建立影像掃描系統,解決原始憑證傳遞保存等問題,子公司的原始憑證可通過影像掃描的方式將信息傳送到財務共享服務中心處理,加快了信息的傳送速度,提高信息的儲存和調取的便利性,保證了檔案信息的安全性。同時,影像掃描系統也在一定程度上分擔了財務共享服務中心的選址壓力,給中心的定位以更多的靈活性。原始憑證可放于子公司自行保管便于監管部門查證,同時多元化企業應當配合采取補償性措施,開展日常和專項稽核,確保影像系統掃描信息與原始憑證信息一致。
(三)建立績效考評機制
要加強財務共享中心工作的事后管理,優化績效評價的工作流程,在周期結束后總結分析財務工作完成情況。完善績效考核指標體系建設,保證考核工作能夠真實反映工作業績。將考核結果與人員的薪資、晉升等掛鉤,提升財務共享服務中心人員工作積極性,幫助其完成職業規劃。同時應加強對財務共享中心財務人員的培訓工作,使其更熟練掌握財務共享服務中心的工作流程和財務制度,提供其向上發展的晉升通道,以提高財務共享服務中心財務人員的工作積極性。
(四)優化信息系統
首先,建立一個能夠將集團信息進行集中整合的信息平臺。以ERP系統工具為切入途徑,建立強大的數據庫系統,將集團內部全部財務信息統一錄入,分類整合。數據庫管理系統能夠將多種信息管理技術進行有效結合,保證信息管理的嚴密性。其次,要完成信息化平臺內部各系統的協調,增強核算、預算、資金等各業務系統的橫向信息傳遞,降低信息失真度。最后,加強對信息安全性的監管。制定信息系統的操作制度,規范信息使用的相關制度約束,讓信息平臺的使用符合內部控制原則。
例如可以選擇用友軟件公司的NC產品作為資金管理平臺,利用資金管理系統實現3方面的業務功能,包括管理職能(資金信息監控、內部賬戶管理、資金計劃管理)、籌資職能(主要是境內授信、信貸和票據的信息全流程管理)、服務職能(主要是境內資金結算、自動對賬、存款計息等),同時與外部銀行系統和內部系統實現對接,實現全流程實時全面的資金管理,較大程度滿足了境內資金管理的需求,并隨著各項業務和管理需求持續優化和完善。
參考文獻:
[1]薛貴.建設財務共享服務中心是集團財務轉型的有效模式[J].工業審計與會計,2015(10).
[2].財務共享服務中心在我國企業中的運用[J].中國集體經濟,2015(5).
一、建立財務共享服務中心的背景及其特點
近年來,我們大中型企業不斷發展壯大,為適應全球化戰略進程,大量企業積極布局外海市場,設立分支機構,形成了總分式的管理模式,但經營范圍的擴大,也導致企業運營成本升高,經營風險加劇,管理難度加大,對此,借鑒眾多跨國企業的先進管理經驗,建立共享服務模式,成為我國企業的一種必然選擇。
共享服務一般是作為獨立的組織實體,通過整合或者合并公司各項業務并進行重新集中配置,依據正式或者非正式的契約服務水平協議收取費用,并為公司各業務單元提供服務的一種服務活動。作為其中的重要一環-財務共享服務(Financial shared service,FSS),是共享服務在財務領域的落地運用,其核心是“專業分層、業務融合”,指將企業集團大量重復,易于實現流程化、標準化的會計核算從分散的業務部門分離出,匯總到一個新的獨立運營的業務單元(財務共享服務中心Financial shared service center,FSSC)進行集中處理,以提升業務處理效率,統籌資金收付等,通過財務共享服務中心所形成的大數據資料,來研判企業生產運營情況,為管理層決議提供支持。
財務共享服務中心的推行,需具備以下條件:
1.高標準的企業信息系統ERP環境是基?A
在總公司與分公司之間,分公司的建立,往往需要總公司投入更多的資源,人力的擴充、基礎設施的投入,使得管理成本增加,分散的財務信息,易出現信息滯后、信息不對稱等情況,一定程度上會影響分公司業務拓展進程。廣泛施行財務共享服務中心模式,將分公司財務業務借助財務共享平臺提交進行集中的會計處理,就需要結合公司資源計劃系統、人力系統、銀企支付系統、影像處理系統等搭建完善的財務共享平臺,實現系統集成,以保證不同國家、地區、分子公司之間的業務數據、財務數據等充分融合,使得各業務流程事前、事中、事后均得到有效控制。
2.嚴要求的企業標準化流程管理是保障
財務共享服務中心是將分散的、業務量大、重復性與標準化程度高的分公司會計核算業務集中到一個流程化、標準化程度極高的平臺上進行操作處理,最終分公司同一標準下產出的財務數據通過平臺系統生成各類報表數據,并且該數據同步傳遞至總公司數據庫中,便于進行大數據分析,促使公司做出正確決議,如某跨國企業在A國的分公司資金周轉困難提出資金追加申請,而B國分公司賬戶上有大量閑置資金,這時,通過財務共享服務中心的大數據進行分析,查找A國資金周轉困難的形成原因是什么,找出主要問題是回款周期過長?生產成本過高?測算將閑置資金撥給A公司用于緩解困境利益最大化,還是B公司內部將該筆閑置資金進行投資或擴大生產利益最大化,財務部門形成比較結論報董事會,供公司進行決議。
財務共享模式的順暢運行,有賴企業制定出一套嚴格的標準化、流程化管理制度。財務共享服務中心內部通過在每個操作步驟設定標準化流程及質量考核風險點,將風險管理融入到標準化中,使得財務人員的每一步操作減少個人主觀判斷,不但大大的提高了工作效率,還規避了潛在風險??己孙L險點的設置決定了標準化流程的實現程度,標準化流程的設定決定了財務共享服務中心的整體作業效率和輸出成果質量,好的財務共享服務中心一定是擁有一整套在全球范圍內通用的準化作業流程,并且該流程要隨著業務內容的變化及時更新,其適用性、可操作性均是指標設置考量的重中之重。
3.復合型人才是企業未來發展的動力
財務共享服務中心的建立對傳統的財務人員審核-記賬-結賬-出報表-報稅-決算等工作模式進行了一種變革,施行財務共享服務中心的企業,一方面,業務人員要掌握本身崗位工作外的附加財務知識,以保證業務洽談等工作形成的合同、票據等合規合法;另一方面,財務人員審核票據、記賬等工作依據現有流程標準,已規范統一,預算系統、資金系統、財務系統之間密切銜接,從一筆業務開支到入賬歸檔,通過電子影像系統流轉傳遞,無需耗費更多的精力,大大提高了工作效率,但這樣的崗位對專業技能的特殊要求也有所降低,企業招聘員工通過培訓學習,熟悉掌握崗位要點和工作流程就可勝任,原有的財務人員則需要努力提升,由基礎財務人員逐步轉向戰略財務人員,在擁有良好的協調溝通能力和心理承受能力的同時,提升處理復雜業務的能力,推動項目有序前進,將自身職業發展定位為區域財務總監等更高級別崗位。
二、財務共享服務中心運行中需要注意的問題
1.過渡依賴系統管理,管理成本不降反升
企業財務共享服務中心的建設需要一個方方面面都兼顧到的ERP系統做支撐,并且根據不同企業間一些個性化管控需求,ERP系統往往還有個性化定制部分,這需指派專人來負責設計財務共享服務中心的信息管理系統,在時間成本和價值成本上,都對企業耗費巨大,更有甚者因為盲目推崇昂貴的國外大型信息系統而導致破產的。財務共享服務中心建立后,前端分公司通過系統軟件完成,中后端的工作大量集中在財務共享服務中心總部,一般大公司的總部都設在經濟發達地區,該類地區的運營成本昂貴,效率提高的同時,如何控制成本也成了一個亟待解決的問題。
2.企業標準規范流程可操作性不夠強,存在一定的滯后性
大中型企業推廣財務共享服務中心模式,要求員工在日常操作中實行標準化的、固定化的操作流程,全套流程的設立不是一蹴而就的,需要廣泛的調研,不斷的橫向縱向比對,制定出一套適用于不同地域、不同文化間員工群的統一標準,某國家分公司財經政策的改變,會影響該分公司原有標準化的適用性,如何應對突況,提高標準的適用性和及時性,是財務共享服務中心模式需解決的重要問題。
3.財務管控力度可能弱化,財務人員晉升通道變窄
依據我國現有各財務共享服務中心建設情況來看,財務共享服務中心一般會設置在集團財務部門領導之下,是一下屬機構,組織級別較低,受重視程度不高,財務管控一旦弱化,易觸發法律、稅務等風險點,嚴重的話會使企業陷入危機,加大企業機會成本。另外,底層財務人員工作技能要求低,其可替代性高,流程化的作業會讓很多員工感覺枯燥、喪失工作積極性;位于總部的財務人員復雜業務集中,工作壓力較大,越高層次可晉升職位越少,此兩類財務人員如果長期處于原有崗位,晉升受阻,灰心喪氣,久而久之都可能離職。
三、財務共享服務中心建設、完善的建議
1.認真總結先進財務共享服務中心經驗,獲得管理層的支持和重視
我國中興通訊等眾多大型企業都已引入財務共享服務中心模式,經過多年運行,積累了寶貴經驗,在平臺搭建之初,企業要多調研多學習,采用“走出去”、“引?M來”的工作方法,汲取先進經驗。對于企業而言,建立財務共享服務中心是一場大的組織變革,必須得到管理層的重視和行動上的大力支持,財務共享服務中心建立之初,不可避免的涉及減少基礎作業人員數量、權力重新劃分、原有規則調整等事項,不可避免的會觸及一部分人的利益格局,也難免會遇到工作中的阻力和抵觸,當各種意見反饋至管理層時,管理層的信心堅定,方向明確,方法得當,必將帶領企業沖破障礙,取得成功。
2.開發建立完善的信息環境和量化指標體系
財務共享服務中心要高度重視其ERP環境,頂層設計一定要精益求精,運用戰略思維視角,充分銜接各業務環節,解決原有的“信息孤島”,進行端到端的優化整合,爭取實現全流程最優。財務共享服務中心不是簡單的流程操作與標準化管理,它需要不斷檢查和更新業績指標,通過服務水平協議的量化指標,以最低成本提供高效率、高質量、高滿意度的服務。這些指標必須能夠清晰的描述財務共享服務中心的業務范圍、業務總量、處理效率、處理流程、發現問題如何解決等全方位內容,有條件的還可專職設立相關機構,予以監督考核,督促其不斷提高業務水平,最大限度的促進公司持續健康發展。
所謂云計算下的財務共享是指公司中各級部門經過對重復性較大、相似的業務流程進行梳理之后對這類業務制定了標準的流程,以移動終端或PC為載體通過云計算技術從各業務部門傳遞到財務共享中心集中處理。依托云計算技術的財務共享模式有利于提高財務人員的工作效率,減少手工憑證的數量;標準化的作業流程,廢除了多余的步驟,提高集團公司財務管理的水平與效率;將企業的管理人才從繁重的、重復的非核心業務工作解放出來,更好的支持集團公司的戰略發展。
一、云計算下的財務共享實施存在的問題
財務共享建設完畢之后,進入實施階段。財務共享能否有效實施,直接影響集團財務管理的質量。
(一)管理層支持力度不夠
管理層作為公司的決策者,其對財務共享模式的支持力度直接決定了財務共享在公司中實施效果。但目前許多公司的管理層普遍認為財務共享只是財務部門正常工作中的一部分,在財務共享實施的過程中應當有財務部門進行主導、推進。但實際情況中,由于財務部門并非上級部門,不能強制要求其他部門對財務共享在推行過程中全力配合,常常使財務共享在實施過程中取得的效果不盡人意。財務共享還常常涉及到公司內部權力和組織的變革,需要對公司現有的財務管理組織架構和業務流程、財務制度進行變革與調整,不可避免的會觸動公司內部某些管理層的利益,工作難度之高、工作量之大,是不能僅憑財務部門一人之力而實現的。這必須得到公司最高管理層在人力、物力和政策上的支持才能為財務共享的有效實施提供保障。
(二)部門間配合不默契
財務共享涉及到各業務流程的發起、審批及處理,財務共享系統的維護,硬件設施的保養等,部門間配合的默契程度也影響了財務共享實施的有效性。業務部門在發起各類報賬、預算編制等流程時,需要對費用類型、預算填寫進行一定的財務分析。但在在實際工作中,業務部門往往不太重視參與財務共享的流程培訓,忽略對流程發起工作的管理,一味的依賴財務部門的協助,一旦缺失財務部門對其的指導,流程發起常常存在錯誤。而IT維護部門作為財務系統的維護部門,只注重本身的專業知識的學習,忽略對基礎財務知識的補充,在系統發生問題時,往往無法第一時間解決問題,延誤財務平臺的處理。這些部門間配合不默契造成的問題,會降低財務共享的便利性和有效性。
(三)財務人員綜合素質有待提高
財務共享在一定程度上將財務人員從大量重復、繁重的財務工作中解放了出來,并不意味著財務工作可以更輕松,而是對財務人員提出了更高的要求。財務共享的初期階段,由于需要對業務流程的審批、處理進行變革,實現流程電子化甚至財務無紙化,難免會出現磨合不順暢的困難時期。有些?魍車牟莆袢嗽貝砦蟮娜銜?這些變革與不順暢、熟悉新的財務共享系統與操作增加了自身的工作量,不如以前的“舊財務時代”,因此懷有抵觸的情緒,不認可財務共享模式,不利于財務共享的實施。而且,云計算下的財務共享所匯集出公司的大量的財務數據,要求財務人員要擁有更高的綜合專業知識去對數據進行分析,解析公司在稅務、內部控制風險、成本費用控制和預算等各方面的狀況,向公司管理層進行匯報。財務共享的實施,迫使財務人員需要面臨財務職能的轉型,如何提高財務人員的綜合素質也是財務共享有效實施的關鍵。
二、云計算下的財務共享實施的保障措施
(一)管理層應當提供強有力的支持
財務共享有效實施的關鍵是高層管理部門的正確決策和強有力的支持。管理層應當在財務共享實施的從始至終堅定實施的決心,認同財務共享降低人工成本、高效、優化公司資源配置的好處。同時,要適時的評估財務共享的變革成本,制定財務共享各實施階段的計劃,通過調動公司的各部門人力、物力、財力來配合財務部門保障財務共享的有效實施。并要求人力部門組織培訓和宣講,給員工灌輸實施財務共享的優勢與決心,讓公司上下一心,重視財務共享的實施。除此之外,管理層要定期展開財務共享實施的效果調研,要求共享中心及時匯報實施過程中出現的問題,相關管理人員要對問題及時進行討論與解決,確保財務共享有效實施。
(二)加強部門間的培訓和合作
定期對各部門進行流程管理的培訓,確保各部門對財務共享的流程、系統和操作熟記于心。例如財務部門可以根據業務部門經常使用到的報銷、項目管理等功能編制操作手冊,下發到各個部門當中,隨時讓員工可以查閱各個業務流程的操作,減少對財務人員的依賴性。財務部門也要與IT維護部門進行學科的交叉學習,讓IT維護部門了解基礎的財務原理和基本理論,在財務共享平臺出現問題時,可以快速的定位問題、解決問題。財務人員也要學習相關的系統知識,明晰財務共享平臺的工作流程,成本費用結轉、配比等基本原理,學會站在IT的角度審視財務共享的相關問題。加強部門間的培訓與學科知識的學習,有利于增加部門間的配合默契,有效保證財務共享的順利實施。
(三)提高財務隊伍的綜合素質
云計算下的財務共享服務是的企業需要更多的高素質財務管理人才以確保財務共享的有效實施。財務人員作為財務共享環節實施的重要人員可以通過各種實操培訓、網絡課程等各種各樣的提升自己的專業知識和能力,拓寬自己的發展道路。同時要不斷吸收稅務、風險管理、內部控制等方面新的知識,并在實踐中提升自己的綜合專業水平,彌補自己的知識短板。另外,在財務共享時代,財務人員要主動對自己的職業角色進行準確地定位,根據自身的職業目標,不斷的學習來彌補自身的不足之處,運用自身的專業知識,積極解決財務共享實施過程中所遇到的問題,為財務共享有效實施的構建人員保障。