檔案管理體系建設(shè)方案

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檔案管理體系建設(shè)方案范文第1篇

一、高等院校檔案管理存在的問題

高等院校檔案主要是對(duì)教育事業(yè)的成功以及教育的發(fā)展歷程進(jìn)行記錄。就現(xiàn)階段而言，我國高等院校在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，建立了檔案管理機(jī)制，并有效改善了檔案館的軟件和硬件設(shè)施。但是不可否認(rèn)的是，高等院校在進(jìn)行檔案管理的過程中仍然存在一些不足之處。

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

高等院校的領(lǐng)導(dǎo)在規(guī)定任務(wù)時(shí)，往往局限于科學(xué)以及教學(xué)研究，而對(duì)檔案管理工作的意義和價(jià)值沒有一個(gè)清晰的認(rèn)知，僅認(rèn)為其是對(duì)文檔進(jìn)行整理裝訂以及收集分類。同時(shí)在進(jìn)行教學(xué)改革以及科研創(chuàng)新時(shí)，對(duì)檔案功能的理解缺乏，導(dǎo)致檔案管理缺乏人力、財(cái)力以及物力的支持，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行[2]。此外，部分高等院校雖然設(shè)置有檔案管理系統(tǒng)，能夠提高檔案信息的檢索效率，但是檔案數(shù)字化程度仍然處于較低的水平，并且忽視管理人員的培訓(xùn)，無法結(jié)合實(shí)際情況制定可行的管理方案，從而降低檔案的管理水平。

（二）檔案績效管理的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)缺乏專業(yè)性

我國大多數(shù)高等院校在進(jìn)行檔案績效管理時(shí)，其評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)缺乏科學(xué)性和專業(yè)性，將績效的評(píng)估與管理混為一體，并且往往無法根據(jù)實(shí)際情況來考慮檔案管理工作的性質(zhì)及特點(diǎn)。檔案績效管理目標(biāo)一般包括檔案管理人員的績效目標(biāo)、檔案館藏部門的績效目標(biāo)以及學(xué)校績效管理的總目標(biāo)，但是部分高等院校在制定目標(biāo)時(shí)，一般是以學(xué)校制定總目標(biāo)，對(duì)其他兩方面的目標(biāo)不夠重視，導(dǎo)致檔案管理功能缺乏實(shí)效性。

（三）檔案管理考核量化標(biāo)準(zhǔn)不完善

在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要制定具有參考價(jià)值的量化標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)立多級(jí)量化的指標(biāo)，但是這些指標(biāo)往往只能用于檔案管理的收集保管、整理利用以及評(píng)定管理人員的職稱，無法明確工作質(zhì)量的高低。此外，在考核管理人員的年終績效時(shí)，往往也只是為了完成學(xué)校規(guī)定的任務(wù)等，導(dǎo)致績效考核無法有效發(fā)揮出其應(yīng)用的作用，不能評(píng)價(jià)、控制和反饋檔案管理的效果，使得績效考核形式流于表面。

二、高等院校檔案管理體系建設(shè)過程中績效管理的應(yīng)用策略

（一）優(yōu)化檔案績效管理體系的指標(biāo)

高等院校在確定管理目標(biāo)后，對(duì)檔案績效管理體系指標(biāo)進(jìn)行篩選。其中一級(jí)指標(biāo)4項(xiàng)，如檔案開發(fā)利用指標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)指標(biāo)、檔案保管保護(hù)條件指標(biāo)以及組織方面的指標(biāo)；二級(jí)指標(biāo)12項(xiàng)，如檔案編研、保管移交、整理編目、收集歸檔、裝備設(shè)備、隊(duì)伍建設(shè)以及管理體制等方面。一般裝備設(shè)備包括掃描、光盤刻錄、復(fù)印打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、濕溫度檢測(cè)儀器、檔案庫房以及防磁柜等；隊(duì)伍建設(shè)涉及到檔案管理人員的年齡、學(xué)歷、職稱以及職業(yè)技能情況；管理制度涉及到檔案績效管理的規(guī)章制度。

（二）檔案績效管理目標(biāo)加以明確化

高等院校在構(gòu)建檔案績效管理體系時(shí)，必須要制定科學(xué)合理的績效管理目標(biāo)，可以以績效管理的個(gè)人目標(biāo)、部門目標(biāo)以及總體目標(biāo)為依據(jù)，評(píng)估內(nèi)容包括檔案機(jī)構(gòu)需要履行的職能。高等院校檔案績效管理目標(biāo)可以包括檔案利用服務(wù)目標(biāo)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)目標(biāo)、保管保護(hù)目標(biāo)、制度建設(shè)目標(biāo)、隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)以及管理體制目標(biāo)。此外，還可以構(gòu)建高層次的管理目標(biāo)，如檔案在思想教育功能以及人文等方面的拓展目標(biāo)。

（三）構(gòu)建檔案管理體系的原則

在構(gòu)建檔案管理體系的原則時(shí)，一是遵循客觀公正性原則，高等院校在控制檔案績效管理過程、評(píng)價(jià)和考核績效時(shí)，往往采用量化的方式，因此必須要做到客觀公正，對(duì)績效量化進(jìn)行清晰記錄，有效規(guī)避主管因素的影響。二是遵循統(tǒng)一性原則，在評(píng)價(jià)檔案績效管理目標(biāo)時(shí)，要與制定的目標(biāo)保持一致，建立統(tǒng)一的績效考核標(biāo)準(zhǔn)[3]。三是將定性指標(biāo)與定量指標(biāo)進(jìn)行結(jié)合，在評(píng)價(jià)檔案管理的社會(huì)服務(wù)以及文化服務(wù)方面的職能時(shí)，往往無法采用量化的形式，因此可以采用定性的指標(biāo)，從而進(jìn)行具體操作，確保檔案績效管理的質(zhì)量。

檔案管理體系建設(shè)方案范文第2篇

關(guān)鍵詞：信息安全；保障體系；框架

檔案信息安全保障體系是指通過信息安全技術(shù)與信息安全管理手段等來對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防御，保證檔案信息系統(tǒng)的可靠性、穩(wěn)定性以及安全性，從而確保檔案信息的完整性、真實(shí)性與實(shí)用性等。檔案信息安全保障體系的額框架分為兩個(gè)部分：一是宏觀部分，是指以國家的角度進(jìn)行的信息安全保障體系；二是微觀部分，是單位信息系統(tǒng)中的組成部分，其作用在于保障本單位中人員的檔案信息安全。

1 檔案信息安全保障體系宏觀框架

1.1 檔案信息安全管理體系

建立完善的檔案信息安全管理體系能夠有效提高檔案信息的安全性與質(zhì)量，是檔案部門相關(guān)工作的重要組成部分。首先，為了保證檔案信息安全管理工作的有效實(shí)施，政府檔案職能部門必須建立獨(dú)立的檔案信息管理處，專門負(fù)責(zé)檔案信息安全管理的監(jiān)督工作，并在全國范圍內(nèi)積極進(jìn)行檔案信息安全管理的宣傳工作，逐步建立符合我國實(shí)際國情的管理體系。同時(shí)，還應(yīng)該加快出臺(tái)檔案信息管理工作的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為相關(guān)工作的實(shí)施提供實(shí)施依據(jù)，并督促地方職能部門在這一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上制定符合自身發(fā)展的具體制度與方案[1]。

1.2 檔案信息安全技術(shù)體系

在加強(qiáng)檔案信息安全管理工作的同時(shí)，還必須提高檔案信息安全的技術(shù)水平，由此才能真正提高檔案部門工作的整體質(zhì)量。現(xiàn)階段得到廣泛應(yīng)用的安全技術(shù)類型主要有系統(tǒng)安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)以及用戶安全技術(shù)等，在選擇技術(shù)類型時(shí)必須從信息的安全屬性出發(fā)，選擇符合檔案信息安全要求的安全技術(shù)，不同的檔案信息其對(duì)安全應(yīng)有著特殊需求，在這種情況下，就可以根據(jù)安全等級(jí)、特性的不同進(jìn)行綜合選擇，從而有效提高檔案系統(tǒng)的安全技術(shù)水平，例如部分要求得到永久保存或是性較高的檔案信息，就可以采用數(shù)字簽名、物理隔離等技術(shù)進(jìn)行管理。不同的檔案系統(tǒng)并不一定必須應(yīng)用所有的安全技術(shù)，只需根據(jù)國內(nèi)的等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行科學(xué)的選擇，就能達(dá)到系統(tǒng)的安全要求。

1.3 檔案信息安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系

為了提高檔案系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性，檔案部門必須加快建立完善的安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系，從而避免出現(xiàn)責(zé)任不明的現(xiàn)象。與西方發(fā)達(dá)國家相比，我國的檔案建設(shè)工作起步較晚，發(fā)展也較不成熟，在實(shí)際應(yīng)用中存在較多問題，因此必須建立完善的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度，使相關(guān)部門與工作人員能夠按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案體系的建設(shè)，防止由于建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的模糊而出現(xiàn)安全體系的重復(fù)與不合理建設(shè)[2]。我國在制定相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須從我國的長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)出發(fā)，建立科學(xué)、合理的的法規(guī)體系，從而為檔案建設(shè)工作的推進(jìn)提供有力的制度保障。

2 檔案信息安全保障體系微觀框架

2.1 檔案信息安全管理體系

從微觀框架中看，安全管理體系需要結(jié)合具體實(shí)際，制定檔案信息安全管理的具體方案、措施等，形成一個(gè)完善的體系框架。隨著檔案管理不斷向信息化發(fā)展，檔案部門必須按照相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)逐步建立起檔案管理的相關(guān)體系，實(shí)現(xiàn)信息管理工作的動(dòng)態(tài)化、系統(tǒng)化與制度化。國際最早頒布的系列標(biāo)準(zhǔn)中，對(duì)信息安全管理的相關(guān)措施進(jìn)行了詳細(xì)的分類與總結(jié)，我國可以以此為基礎(chǔ)，結(jié)果國內(nèi)的相關(guān)法律法規(guī)、實(shí)際發(fā)展情況制定出具有實(shí)用性的安全管理體系。

2.2 檔案信息安全技術(shù)體系

從微觀角度分析，安全技術(shù)體系的建設(shè)就是要將現(xiàn)有的信息安全技術(shù)具體應(yīng)用到檔案信息系統(tǒng)中。選擇合適的信息安全技術(shù)將直接影響到檔案信息系統(tǒng)的安全性，通過對(duì)系統(tǒng)的構(gòu)成以及安全等級(jí)等進(jìn)行科學(xué)劃分，并作出合理的L險(xiǎn)評(píng)估，就可以對(duì)安全技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行明確。對(duì)于檔案系統(tǒng)而言，其內(nèi)部信息的價(jià)值越高，則面臨的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)相應(yīng)增大，這就要求檔案的安全保障工作必須是以個(gè)不斷發(fā)展的過程，隨著風(fēng)險(xiǎn)的變化，系統(tǒng)的微觀安全技術(shù)也必須進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，從而更好的控制系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)[3]。

2.3 檔案信息安全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用體系

從微觀框架來看，這一體系是指在安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)的保障下，檔案管理人員對(duì)相關(guān)工作的開展提供相應(yīng)知道。這一應(yīng)用體系的建立，需要在實(shí)踐中進(jìn)行不斷的探索，而我國目前缺少完善的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系，因此可以適當(dāng)參考國外先進(jìn)的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系，并結(jié)果國內(nèi)應(yīng)用實(shí)踐結(jié)果進(jìn)行不斷的改進(jìn)與完善，從而盡快建立符合國內(nèi)發(fā)展情況的安全保障體系。

3 結(jié)論

檔案信息安全保障體系是以提高信息質(zhì)量為核心，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人員為目標(biāo)的運(yùn)行體系，通過對(duì)檔案職能部門的職責(zé)分配，使檔案信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都能得到有效管理，同時(shí)促進(jìn)各職能部門之間的團(tuán)結(jié)協(xié)作，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的高質(zhì)量管理。只有建立完善的檔案信息安全保障體系才能真正促進(jìn)檔案部門的建設(shè)與發(fā)展，因此相關(guān)職能部門必須加快從宏觀與微觀這兩個(gè)方面的體系框架建設(shè)，希望本文的研究能夠?qū)ξ覈鴻n案信息體系框架的建立與發(fā)展提供一定的參考意見，從而有效提升國內(nèi)檔案信息系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性。

參考文獻(xiàn)

[1]徐緒琴. 檔案安全體系建設(shè)研究[D].安徽大學(xué)，2014.

檔案管理體系建設(shè)方案范文第3篇

一、我國歷史檔案數(shù)字資源建設(shè)體系的必要性

1.歷史檔案資源是國家和社會(huì)集體記憶的重要載體

檔案作為社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄具有構(gòu)建人類社會(huì)記憶的作用和價(jià)值。檔案承載了組織、國家和整個(gè)社會(huì)的歷史記憶[2]。檔案是社會(huì)記憶的重要載體，檔案記錄了某個(gè)歷史行為或事實(shí)的發(fā)生過程，檔案與檔案之間的聯(lián)系則能反映出某一時(shí)期組織或者國家的全貌，能夠最大程度地描述當(dāng)時(shí)的歷史過程。歷史檔案資源的重要作用要求從保存和傳遞社會(huì)記憶的高度來看待檔案管理活動(dòng)。

2.數(shù)字資源體系的建設(shè)有利于對(duì)我國歷史檔案的深度開發(fā)利用

在社會(huì)發(fā)展過程中，檔案的載體形式豐富多樣。由于不同時(shí)期條件的限制，檔案的載體也各不相同。大多數(shù)歷史檔案都以竹簡、布帛、金屬等固態(tài)的形式存在，這在充分還原歷史原貌的同時(shí)，也給檔案的開發(fā)利用造成了較大的難度[3]。首先，傳統(tǒng)載體的檔案在傳播上受限于客觀條件，不便于遠(yuǎn)距離傳輸和利用。其次，基于檔案保護(hù)的需要，歷史檔案的復(fù)制受到較大的限制。

歷史檔案數(shù)字資源體系的建設(shè)則能克服傳統(tǒng)載體的檔案在保存、傳輸和利用等方面的弱點(diǎn)，將歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，便于不同的利用者在不同時(shí)間、地點(diǎn)方便快捷地利用檔案資源[4]。建立全國范圍內(nèi)的歷史檔案數(shù)字資源體系，能夠更好地提升歷史檔案的利用率和利用效果，在節(jié)省利用成本的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)原始檔案的保護(hù)。

3.歷史檔案數(shù)字資源體系的構(gòu)建將進(jìn)一步完善我國檔案資源建設(shè)

歷史檔案是我國檔案資源的重要組成部分，是民族、國家和社會(huì)的歷史記憶的重要聯(lián)結(jié)，在國家檔案資源中處于核心的地位。構(gòu)建歷史檔案數(shù)字資源體系能夠完善我國數(shù)字檔案館建設(shè)，對(duì)促進(jìn)我國檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用，同時(shí)能夠進(jìn)一步完善國家信息化建設(shè)。

二、我國歷史檔案數(shù)字資源體系建設(shè)存在的問題

1.管理制度不健全

從全國層面上來看，缺乏國家級(jí)歷史檔案數(shù)字資源體系建設(shè)辦法與方案。歷史檔案具有稀缺性、不可再生性等特點(diǎn)，在進(jìn)行歷史檔案數(shù)字資源體系建設(shè)與數(shù)字化開發(fā)時(shí)，更需要制度上的保障。目前，《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《各級(jí)國家檔案館開放檔案辦法》中僅對(duì)檔案的保存和開放問題進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)定，對(duì)檔案數(shù)字資源建設(shè)問題并沒有詳細(xì)說明。

管理制度和標(biāo)準(zhǔn)的缺失這一問題已在各地歷史檔案數(shù)字化和數(shù)字歷史檔案館建設(shè)的過程中顯現(xiàn)出來[5]。由于各部門在進(jìn)行歷史檔案數(shù)字化時(shí)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，歷史檔案無法得到有效保護(hù)。在歷史檔案數(shù)字資源建設(shè)和開發(fā)難度較大，因檔案保護(hù)問題無法得到有效解決而進(jìn)展緩慢甚至是擱淺。因此，從面向服務(wù)的角度出發(fā)，采用前端控制原則，在建立歷史檔案數(shù)字資源體系之時(shí)，根據(jù)不同的檔案類型、載體類型設(shè)定數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)。在歷史檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，為已有的歷史檔案信息制訂標(biāo)準(zhǔn)的信息交換格式，提供轉(zhuǎn)換手段，可以將信息轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的交換格式在網(wǎng)絡(luò)上傳輸或存入可移動(dòng)媒體，這樣才能為國家層面的歷史檔案數(shù)字資源建設(shè)打下基礎(chǔ)。

2.數(shù)字化程度不高

我國歷史檔案數(shù)量非常豐富，分別保存在全國各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)及博物館、文化館等其他文化機(jī)構(gòu)中。、如中國第一歷史檔案館保藏1000余萬件明清檔案，截至2013年8月底，，掃描檔案圖像約142萬件，數(shù)字化程度約為14.2%[6]。四川省檔案館就保存著最珍貴、最完整的清代巴縣地方政權(quán)檔案11萬卷以及民國檔案45萬卷，但數(shù)字化程度并不高[7]。

我國擁有豐富的歷史檔案資源，但目前絕大多數(shù)歷史檔案由于各種原因處于瀕危狀態(tài)，如不及時(shí)采取有效措施對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理，很可能造成人類記憶的斷層，在一定程度上影響我國歷史文化的多樣性和完整性。

3.歷史檔案管理系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺失

與其他類型的檔案相比，歷史檔案更具特殊性。歷史檔案不僅具有作為憑證還原歷史事實(shí)的功能，而且由于其年代久遠(yuǎn)具有載體上、內(nèi)容上、形式上的特殊性[8]。如，大多數(shù)歷史檔案都是紙質(zhì)載體的傳統(tǒng)檔案，且由于語言文字的變化這些檔案的內(nèi)容常常難以辨識(shí)。歷史檔案在載體、內(nèi)容、形式上的特殊性要求其檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)具有一定的特殊性。在國際檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)和中國檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)中，幾乎沒有針對(duì)歷史檔案的條款。

標(biāo)準(zhǔn)的缺失會(huì)給歷史檔案管理帶來較大難度，同時(shí)也不利于對(duì)歷史檔案的開發(fā)利用。在對(duì)歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程中，難以構(gòu)建有效的元數(shù)據(jù)體系，對(duì)歷史檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)的獲取和管理。同時(shí)，因缺乏統(tǒng)一的功能需求標(biāo)準(zhǔn)，歷史檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)和擴(kuò)展成為明顯的難題[5]。不同系統(tǒng)中所規(guī)定的數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)接口不同，在進(jìn)行歷史檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移、備份過程中，很難實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)的有效兼容。

4.數(shù)字資源體系中開放與保密程度難以把握

部分時(shí)期的歷史檔案因其年代、所涉事件具有一定的敏感性，因此需要在利用過程中加以控制和保護(hù)。自民國時(shí)期以來形成的歷史檔案具有一定的政治性，同時(shí)部分檔案中可能會(huì)涉及當(dāng)代人的個(gè)人隱私。因此，在歷史檔案開發(fā)利用的過程中需要進(jìn)行采取的保密措施[9]。歷史檔案開放利用的迫切性與保密的訴求的矛盾為歷史檔案利用帶來了較大的挑戰(zhàn)，這也是建立歷史檔案數(shù)字資源體系的一項(xiàng)關(guān)鍵難點(diǎn)。

數(shù)字化環(huán)境下歷史檔案的利用率、利用速度都得到了極大程度的提升[10]，而且難以對(duì)數(shù)據(jù)庫中的每一份歷史檔案的保密要求進(jìn)行審核，因此很容易產(chǎn)生泄密的問題。在歷史檔案數(shù)字資源體系建設(shè)過程中，需要對(duì)所有檔案進(jìn)行詳細(xì)的密級(jí)設(shè)定，這無論在內(nèi)容的辨識(shí)上還是在密級(jí)設(shè)定的工作量上都存在巨大的難度。開放與保密之間的矛盾以及它們所帶來的問題影響了歷史檔案數(shù)字資源體系的利用模塊，不利于對(duì)歷史檔案進(jìn)行深度的開發(fā)和探索。

三、完善我國歷史檔案數(shù)字資源體系的對(duì)策

針對(duì)以上我國歷史檔案數(shù)字資源管理、利用等方面的問題，可以從法律制度、內(nèi)容建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、保護(hù)機(jī)制、密級(jí)設(shè)定這幾個(gè)方面提出完善我國歷史檔案資源利用體系的對(duì)策。

1.完善針對(duì)歷史檔案的法律體系和管理制度

要建立歷史檔案數(shù)字資源體系，必須以有效的、完善的法律制度作為保障和依據(jù)。因此，完善我國檔案法律體系中關(guān)于歷史檔案的條款，以及構(gòu)建有效的歷史檔案管理制度，成為建立歷史檔案數(shù)字資源體系的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。完善歷史檔案相關(guān)法律體系和管理制度，需要從以下幾個(gè)方面入手：

首先，在《中華人民共和國檔案法》中加強(qiáng)對(duì)歷史檔案管理進(jìn)行規(guī)范，增加對(duì)全國范圍的歷史檔案工作具有指導(dǎo)功能的條款。《檔案法》是我國檔案領(lǐng)域中的基礎(chǔ)性法律，是開展檔案業(yè)務(wù)的法律依據(jù)。在《檔案法》中明確對(duì)歷史檔案管理的規(guī)定，使得歷史檔案數(shù)字資源體系建設(shè)具有充分的法律依據(jù)。同時(shí)，在《檔案法實(shí)施細(xì)則》中對(duì)具體的條款加以解釋，使歷史檔案管理相關(guān)的法律更具可操作性。

其次，針對(duì)歷史檔案的特點(diǎn)，制定并實(shí)施歷史檔案管理的規(guī)章、條例。在《檔案法》及《檔案法實(shí)施細(xì)則》的基礎(chǔ)上，制定相應(yīng)的專門規(guī)章和條例，便于進(jìn)一步規(guī)范歷史檔案工作，為歷史檔案數(shù)字資源體系建設(shè)提供更為細(xì)致的法律保障。

最后，完善各級(jí)歷史檔案管理制度，對(duì)歷史檔案的收集、鑒定、整理、著錄、保存、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)加以明確規(guī)定。與其他檔案類型有所區(qū)別，歷史檔案在來源、形式、載體等方面都存在較強(qiáng)的特殊性。因此，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)尤其是歷史檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)完善內(nèi)部管理體系，加強(qiáng)對(duì)歷史檔案數(shù)字資源的收集、保存、利用等方面的制度建設(shè)。

2.提升歷史檔案數(shù)字資源質(zhì)量并豐富其內(nèi)容

檔案數(shù)字資源體系的建設(shè)離不開豐富的資源內(nèi)容。內(nèi)容是建立該資源體系的基礎(chǔ)。中國第一歷史檔案館自2008年5月停止提供在線查檔的功能，我國大多數(shù)綜合型檔案館也未能有效提供檔案數(shù)字化在線查詢的功能。這一方面受制于檔案在線利用的制度和技術(shù)落后等問題，同時(shí)也受制于數(shù)字化歷史檔案的數(shù)量小、質(zhì)量差等問題。建設(shè)歷史檔案數(shù)字資源體系，必須要提升其數(shù)字化程度和數(shù)字化的質(zhì)量。

首先，開展歷史檔案數(shù)字化資源的收集和歸檔工作，同時(shí)加強(qiáng)歷史檔案的數(shù)字化工作。利用社會(huì)渠道收集歷史檔案的數(shù)字化資源，一方面能夠豐富檔案的來源，另一方面也能節(jié)省檔案管理部門的數(shù)字化成本。同時(shí)，對(duì)于館藏歷史檔案中具有重要參考價(jià)值、利用率較高的歷史檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，以不斷豐富歷史檔案數(shù)字資源。

其次，嚴(yán)格控制歷史檔案數(shù)字資源的質(zhì)量。質(zhì)量是歷史檔案數(shù)字資源體系的基礎(chǔ)，也是該資源體系是否可信、可靠的關(guān)鍵所在。提升歷史檔案數(shù)字資源采集標(biāo)準(zhǔn)、采用先進(jìn)的數(shù)字化掃描技術(shù)，是提高歷史檔案數(shù)字資源質(zhì)量的有效措施。

3.構(gòu)建歷史檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)

歷史檔案數(shù)字資源建設(shè)體系必然離不開歷史檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)[10]。質(zhì)量高、兼容性強(qiáng)、功能完備的歷史檔案管理系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的成熟度依賴性也較高。規(guī)范系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)可以明確歷史檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)的通用型需求、功能型需求等。其中，功能型需求可以結(jié)合歷史檔案自身以及管理的特點(diǎn)加以規(guī)范。

歷史檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)還應(yīng)當(dāng)包括歷史檔案元數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)歷史檔案的系統(tǒng)化管理離不開元數(shù)據(jù)。因此，建立針對(duì)歷史檔案的元數(shù)據(jù)體系，能夠提升歷史檔案資源在不同類型、不同級(jí)別系統(tǒng)中的兼容性。

4.建立歷史檔案數(shù)字化的保護(hù)機(jī)制

由于時(shí)間久遠(yuǎn)，歷史檔案十分脆弱，紙張等載體易于損毀、字跡易于消失。因此，需要對(duì)歷史檔案保護(hù)加以充分的重視，尤其是在對(duì)歷史檔案數(shù)字化的過程中，要保證檔案載體、內(nèi)容等不受破壞[11]。檔案數(shù)字化主要是通過對(duì)檔案的光學(xué)掃描形成圖像的過程。在掃描過程中，光能會(huì)破壞紙張或檔案載體的化學(xué)結(jié)構(gòu)，造成檔案載體脆化損毀、字跡褪色模糊等現(xiàn)象。在歷史檔案數(shù)字資源體系建設(shè)過程中，不可避免地要進(jìn)行歷史檔案數(shù)字化工作，但需要從以下兩個(gè)方面加強(qiáng)保護(hù)：

首先，建立數(shù)字化采集標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)數(shù)字化成果的兼容性和可重復(fù)利用性，盡量減少檔案數(shù)字化的次數(shù)[12]。光能會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生不可逆轉(zhuǎn)的破壞。因此，減少數(shù)字化掃描的次數(shù)能夠有效減少掃描對(duì)檔案造成的破壞。同時(shí)，講過系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)流程的數(shù)字化后的數(shù)字檔案具有很強(qiáng)的重復(fù)利用性，而且不會(huì)因?yàn)橹貜?fù)利用給歷史檔案帶來傷害。

其次，建立歷史檔案保護(hù)的問責(zé)機(jī)制，明確權(quán)責(zé)范圍。在歷史檔案數(shù)字化造成的損毀中，很重要的一部分破壞來自于人為操作的失誤和疏忽。因此，規(guī)范歷史檔案數(shù)字化流程，明確其中的權(quán)責(zé)體系，能夠有效預(yù)防和降低人為原因給檔案造成的損壞。

5.建立特殊歷史檔案的密級(jí)體系

歷史檔案數(shù)字資源體系的建設(shè)會(huì)增強(qiáng)檔案開發(fā)、利用，提升檔案?jìng)鞑バ省Ｔ谶@一數(shù)字資源管理體系中，應(yīng)當(dāng)更加重視對(duì)涉及國家秘密、組織秘密和個(gè)人隱私的檔案加以保護(hù)。因此，應(yīng)當(dāng)針對(duì)特殊時(shí)期、與特殊事件和歷史人物相關(guān)的檔案進(jìn)行密級(jí)鑒定和隱私保護(hù)，構(gòu)建完善的密級(jí)體系。

首先，結(jié)合國家和組織秘密劃定歷史檔案的密級(jí)。對(duì)于涉及國家秘密、組織秘密的歷史檔案，嚴(yán)格劃定密級(jí)并設(shè)定時(shí)間范圍，從而進(jìn)行訪問控制。如對(duì)于社會(huì)重大歷史事件的檔案，應(yīng)當(dāng)充分評(píng)估其密級(jí)，并限制訪問。

其次，結(jié)合個(gè)人隱私保護(hù)的需要?jiǎng)澏v史檔案的密級(jí)。例如，民國檔案對(duì)民國時(shí)期歷史研究具有重要學(xué)術(shù)價(jià)值，應(yīng)當(dāng)加以開發(fā)利用。但是，這些檔案中可能涉及當(dāng)代人的隱私信息，對(duì)于該部分檔案就要進(jìn)行嚴(yán)格的保護(hù)，防止個(gè)人隱私被泄露。

檔案管理體系建設(shè)方案范文第4篇

［關(guān)鍵詞］高校；文檔；一體化管理體系；建設(shè)研究

隨著現(xiàn)代科技水平的日新月異，高校作為高等教育的集中承載地和科學(xué)研究的主要力量，電子文件管理在校園信息化建設(shè)的潮流中應(yīng)運(yùn)而生并在順應(yīng)時(shí)展的趨勢(shì)下得以廣泛應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理模式，形成電子文檔和紙質(zhì)文檔共存的一種新型文件檔案管理方式，即文檔一體化管理。這不僅提高了高校檔案管理的工作效率而且還對(duì)檔案信息化的發(fā)展起到舉足輕重的作用。

1高校文檔一體化管理體系存在的問題

目前，我國高校文檔一體化管理仍處于起步階段，在檔案信息化建設(shè)的道路上存在些許共性問題亟待探討，以下將逐一分析。

1.1業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失

文檔管理體制的分離將導(dǎo)致文件管理和檔案管理這兩個(gè)重要環(huán)節(jié)在工作中缺乏規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，無法對(duì)二者進(jìn)行統(tǒng)一管理。在高校文檔一體化管理實(shí)踐過程中，文檔生命周期不同階段的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)出現(xiàn)不一樣的結(jié)果，無法被各部門進(jìn)行有效采用。因此，明確文件管理和檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌規(guī)劃文檔一體化管理將勢(shì)在必行。

1.2技術(shù)支撐力度不足

文檔一體化管理離不開信息化技術(shù)水平的建設(shè)能力。作為高等教育科研院所，當(dāng)前高校的工作重心主要集中在教學(xué)和科研方面，雖然在技術(shù)、理論以及軟件開發(fā)上可以滿足文檔一體化管理的技術(shù)需求，但在軟件采購、開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面均存在一定的滯后性。文檔在處理過程中出現(xiàn)格式混亂、管理軟件功能存在缺陷漏洞等，都會(huì)直接阻礙高校文檔一體化管理工作的順利開展。此外，學(xué)校對(duì)檔案信息化管理工作的重視程度不夠，缺乏文檔一體化管理的信息管理意識(shí)，也是導(dǎo)致技術(shù)支撐力度不足的一方面原因。

1.3文檔管理人員素質(zhì)問題

建立文檔一體化管理在一定程度上雖然可以減輕文檔管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高管理人員的工作效率，但是信息技術(shù)的日新月異對(duì)文檔一體化的管理人員也提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，短期學(xué)習(xí)成本易引起部分管理人員的抵制，尤其是一些資歷較深的管理人員對(duì)此情況更加排斥。另外，文檔一體化管理在推行過程中也存在些許不完善的問題，加之管理人員素質(zhì)參差不齊，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，沒有意識(shí)到維護(hù)的重要性，也是影響高校文檔一體化管理體系建設(shè)的主要因素。

2加強(qiáng)高校文檔一體化管理的有效對(duì)策

2.1全面推行高校辦公自動(dòng)化

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步對(duì)高校信息化建設(shè)水平也提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。高校辦公自動(dòng)化不僅是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是文檔管理一體化發(fā)展的主要手段和途徑。為了順應(yīng)時(shí)展的潮流，必須在辦公自動(dòng)化程度的基礎(chǔ)上加大投入。首先，要對(duì)高校辦公自動(dòng)化的硬件和軟件進(jìn)行全面升級(jí)，在實(shí)際應(yīng)用過程中滿足文檔一體化管理的基本需求［1］。其次，掃除未進(jìn)行辦公自動(dòng)化的工作部門和流程，使辦公自動(dòng)化進(jìn)行全面覆蓋。這將在很大程度上取代紙質(zhì)文件和傳統(tǒng)管理流程，實(shí)現(xiàn)電子文檔流程。

2.2建立并規(guī)范文檔一體化管理體系

隨著高校工作方式的逐漸改變，傳統(tǒng)、落后的檔案管理制度已無法順應(yīng)時(shí)展的潮流，無法復(fù)合現(xiàn)在所需的工作管理體系，因此建立完善的文檔一體化管理體系不僅能夠順利開展文檔一體化工作，而且還可以對(duì)高校事業(yè)發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。紙質(zhì)文檔的形成和管理主要在傳統(tǒng)手工環(huán)境中嚴(yán)格按照順序逐步完成。如紙質(zhì)文檔需要生產(chǎn)文檔，再進(jìn)行積累、立卷、鑒定，一切按照順序完成之后，再將其進(jìn)行歸檔、分類、著錄等一系列步驟。整體來講，紙質(zhì)文檔的過程比較繁瑣、復(fù)雜。而電子文件是在電子文件保管系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)形成并進(jìn)行流轉(zhuǎn)。其中，部分程序和環(huán)節(jié)需要同步進(jìn)行，也就使電子文件中的部分管理功能提前到了電子文件的形成階段。這兩種文檔形式在計(jì)算機(jī)水平、組織機(jī)構(gòu)、管理制度、管理理念等方面都會(huì)產(chǎn)生不同的變化。因此，電子文檔一體化管理需要從職責(zé)方面、管理制度方面、理念方面等各個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新和管理。

2.3加強(qiáng)文檔一體化技術(shù)支撐

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，軟件開發(fā)能力也在逐步更新，為了更好地實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理、簡化文檔管理流程，就要加強(qiáng)開發(fā)文檔一體化管理軟件。該軟件是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的主要途徑［2］。由于文檔生命周期的不同、階段不同、管理部門也不同，這些在實(shí)際管理過程中會(huì)產(chǎn)生很大影響。為了更好地避免這些問題，各高校根據(jù)本單位的實(shí)際情況，具體問題具體分析，可選擇統(tǒng)一采購文檔一體化管理軟件，也可以選擇自主開發(fā)功能完備的文檔一體化管理軟件。該軟件在實(shí)際應(yīng)用過程中，不僅實(shí)現(xiàn)所需要的功能，而且還可以在很大程度上保證不同部門在使用過程中的兼容性，從而為文檔一體化管理提供了有效的軟件保障和技術(shù)支撐。

2.4提升文檔管理人員整體素質(zhì)

文檔管理人員在高校文檔一體化管理推行過程中起著決定性的作用，因此要提高文檔管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)管理水平，這是做好文檔一體化工作的必然要求。首先，設(shè)立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對(duì)文檔管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，加強(qiáng)專業(yè)性學(xué)習(xí)，領(lǐng)悟到文檔一體化管理的重要性和必要性，調(diào)動(dòng)管理人員思想的積極性，還可以使經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員開展經(jīng)驗(yàn)分享，從而提高文檔管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平。其次，要根據(jù)管理的實(shí)際情況，建立完善的管理制度，對(duì)文檔進(jìn)行合理、科學(xué)的管理。另外，加大文檔一體化管理的宣傳，從而提高工作效率。最后，制訂健全的激勵(lì)機(jī)制，要堅(jiān)持德才兼?zhèn)洌潞筒哦卟豢扇币坏脑瓌t。不能重用才高德寡的施工人員，會(huì)導(dǎo)致無法提高管理人員對(duì)文檔管理工作的責(zé)任心和主動(dòng)性，在很大程度上會(huì)打擊管理人員的工作積極性。所以，要遵循其原則進(jìn)行合理的制訂，從而激發(fā)人員的積極性，提高管理水平，為教學(xué)科研和整體事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.5培養(yǎng)文檔管理的創(chuàng)新意識(shí)

文檔一體化管理與傳統(tǒng)的分離管理模式存在一定的差異。對(duì)于新型的文檔一體化管理模式來講，文檔管理人員需具備較強(qiáng)的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，要打破傳統(tǒng)的檔案觀念和工作方式，在實(shí)踐過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取有效解決方案，在很大程度上可以使文檔一體化管理順利的推行［3］。所以高校可以廣納賢才，招聘較強(qiáng)的復(fù)合型人才，對(duì)一些初級(jí)和中級(jí)檔案工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)能力，給高校的文檔管理工作注入一些新鮮的活力和創(chuàng)新的管理概念，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理者傳統(tǒng)的管理意識(shí)。只有在實(shí)際工作中，將創(chuàng)新的理論與實(shí)踐進(jìn)行有效結(jié)合，才能真正摸索出一種順應(yīng)時(shí)展潮流的管理模式，才能推動(dòng)高校事業(yè)的穩(wěn)固發(fā)展。

3結(jié)束語

綜上所述，在高校事業(yè)發(fā)展過程中，文檔一體化管理是極為重要、不可或缺的一項(xiàng)工作。高校事業(yè)的穩(wěn)固發(fā)展離不開文檔一體化的規(guī)范管理、有效的技術(shù)支撐、德才兼?zhèn)涞奈臋n管理人員和較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)。既要掌握專業(yè)的檔案技能，又要具備良好的管理能力，更要掌握順應(yīng)時(shí)展的先進(jìn)技術(shù)，從而為高校文檔一體化管理模式的順利實(shí)施做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

［1］張榮.實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2017（12：上）：123.

［2］王琳琳.實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2017（11：下）：80.

檔案管理體系建設(shè)方案范文第5篇

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高職院校；人事檔案

引言

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時(shí)代的到來，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對(duì)高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當(dāng)前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會(huì)發(fā)展需求的雙重作用促使學(xué)校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務(wù)體系。

1更新管理理念，適應(yīng)信息化檔案管理變革

隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構(gòu)建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應(yīng)信息化時(shí)代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動(dòng)服務(wù)的理念，打破學(xué)校的邊界，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，利用檔案資源優(yōu)勢(shì)建立動(dòng)態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化管理，以供相關(guān)部門的參考與使用。

2建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)信息資源共享

在信息時(shí)代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務(wù)能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過程中，應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準(zhǔn)備。高職院校建立標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理體系應(yīng)從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對(duì)于人事檔案而言，形成管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也是保護(hù)個(gè)人隱私的需要。目前我國針對(duì)信息安全管理需要建立了相關(guān)管理?xiàng)l例，例如《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》等，高職院校應(yīng)基于相關(guān)規(guī)定建立信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基于業(yè)務(wù)處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設(shè)中形成的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過程中，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲(chǔ)提供依據(jù)。（3）建立技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加，技術(shù)人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)、壓縮格式進(jìn)行規(guī)范化處理，并通過加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。

3引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)

以單機(jī)和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺(tái)通常只能滿足高職院校自身對(duì)人事檔案的應(yīng)用需求，難以從社會(huì)化服務(wù)的角度體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。因此，高職院校在信息化背景下，應(yīng)積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造開放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為高職院校的人才供給與市場(chǎng)人才需求建立聯(lián)系，推進(jìn)人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中，應(yīng)依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的使用范圍。技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)高職院校人事檔案管理特點(diǎn)，明確網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的目的以及用戶的類型；利用關(guān)鍵信息，如學(xué)生的基本資料、學(xué)科成績、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構(gòu)，并形成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的精準(zhǔn)性［2］。（2）確定服務(wù)對(duì)象的基本需求。技術(shù)人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學(xué)生以及其他管理人員對(duì)人事檔案查詢提出的要求，還需結(jié)合市場(chǎng)競(jìng)爭以及企業(yè)人力資源管理，對(duì)人事檔案提出的要求，通過技術(shù)手段確定檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的整體風(fēng)格，兼顧不同服務(wù)對(duì)象的信息查詢與應(yīng)用的需要，體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)特點(diǎn)。（3）完善服務(wù)平臺(tái)的功能模塊，包括用戶注冊(cè)，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶通過界面指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)身份錄入，進(jìn)而啟動(dòng)人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開放與非開放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護(hù)相關(guān)人員隱私；用戶服務(wù)，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務(wù)，確保用戶能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時(shí)呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。

4建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

在信息化檔案管理過程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺(tái)，并利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢(shì)，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢(shì)難以轉(zhuǎn)化為實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，將檔案轉(zhuǎn)化為開發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過對(duì)大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個(gè)人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢(shì)，并預(yù)測(cè)發(fā)展方向。這無論是對(duì)于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的過程中，需從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進(jìn)，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲(chǔ)的主要方式。基于此，學(xué)校可以將電子信息錄入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并根據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)據(jù)庫，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫，以供信息開發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過程中，高職院校應(yīng)注重信息質(zhì)量，利用技術(shù)手段建立安全防護(hù)機(jī)制，彌補(bǔ)信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫安全性，確保相關(guān)模型分析的真實(shí)可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫的管理與維護(hù)中，高職院校應(yīng)引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，打造自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開發(fā)體系。立足高職院校以及社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)開發(fā)，形成具有指導(dǎo)意義的信息模型，為相關(guān)發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。

5加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平

在信息時(shí)代，高職院校的人事檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)型的過程中，對(duì)人才的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此，打造專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術(shù)層面難以適應(yīng)信息化管理環(huán)境，在思想認(rèn)識(shí)層面也缺乏服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動(dòng)的服務(wù)體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)對(duì)專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。（1）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。完整、真實(shí)、系統(tǒng)、安全是人事檔案質(zhì)量的基本要求，而要想達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德。因此，在人才培養(yǎng)中，高職院校應(yīng)根據(jù)國家檔案管理的基本要求對(duì)其職業(yè)責(zé)任建立標(biāo)準(zhǔn)，通過思想政治教育，提升其職業(yè)道德水平，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理工作中來。（2）培養(yǎng)管理人員的團(tuán)隊(duì)合作精神。隨著檔案資源的開發(fā)，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個(gè)管理人員都應(yīng)該在履行自身職責(zé)的同時(shí)，兼顧整體管理效果，并通過團(tuán)隊(duì)合作不斷完善檔案服務(wù)體系。基于此，高職院校應(yīng)加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)，利用團(tuán)隊(duì)合作優(yōu)化檔案管理模式。（3）加強(qiáng)信息化管理技術(shù)技能的訓(xùn)練。高職院校應(yīng)依托當(dāng)前信息化檔案管理平臺(tái)，為管理人員提供技術(shù)技能訓(xùn)練指導(dǎo)，例如結(jié)合專門的檔案管理軟件為管理人員設(shè)計(jì)技術(shù)培養(yǎng)方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)能力。檔案管理本身具有濃厚的服務(wù)色彩，因此，高職院校在人才培養(yǎng)中，應(yīng)立足檔案管理的服務(wù)功能，對(duì)管理人員的思想觀念進(jìn)行引導(dǎo)，打破傳統(tǒng)管理理念的局限，從服務(wù)角度重新定位人事檔案管理工作；結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展需要，將人事檔案服務(wù)納入教育教學(xué)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并在實(shí)踐中驅(qū)動(dòng)管理人員改善服務(wù)；利用績效評(píng)價(jià)評(píng)估社會(huì)體系建設(shè)效果，檢驗(yàn)管理人員的服務(wù)能力，并體現(xiàn)高職院校人事檔案管理的社會(huì)服務(wù)職能。