檔案管理職責及工作要求
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檔案管理職責及工作要求范文第1篇
一、企業工程檔案管理的現狀及難點
企業工程檔案為項目投產后正常生產維護、檢修或改造、擴建的重要依據。也是保證建設項目檔案的完整、準確、系統地為建設項目檔案竣工驗收提供依據。盡管檔案管理重要性認識不斷提高，但目前仍存在問題值得思考和重視。
1.項目檔案管理工作重視程度不夠及范圍、職責界定不清
建設項目前期、建設過程到竣工驗收，各級領導非常重視立項、投資、設計、招投標、安全、質量、進度、決算、竣工驗收等各環節的工作，但對辦理過程和形成結果的依據性文件材料只關心是否辦理完畢，不關心文件材料的集中和安全管理，以散存在個人手中為普遍存在的問題，造成形成文件責任者與文件管理者責任不清，沒有做到項目檔案工作與項目建設同步，沒有嚴格執行建設項目檔案“統一領導、統一管理”的管理原則。在遺留項目中有的建設單位，在建設過程中對檔案管理的責任就界定不清，準備接受驗收時，又將自行負責的各階段文件材料口頭委托施工單位進行整理、組卷，施工單位對這部分文件材料的形成過程不了解，只能在案卷外觀質量上達到要求，其內容的完整性和準確性達不到要求，是遺留項目驗收、在建項目檔案管理中存在的普遍問題。
2.企業檔案管理人才隊伍問題
企業發展沒有充分考慮到檔案管理人員素質建設和能力培訓，檔案管理工作在引進和發展現代化辦公設備與辦公技術的同時，未能根據檔案管理工作特點強化人才隊伍建設，不能實現工作人員與辦公技術、辦公設備的無縫配合及與現代化辦公網絡的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的配合度，很大程度上制約了整體辦公效益的提升。
3.建設單位各級管理、工程技術人員檔案管理意識淡薄。
各級管理、工程技術人員是建設項目前期和管理中文件材料的主要形成者和具體執行者，是建設項目檔案進行收集、積累的主要來源。在對遺留和在建工程項目的檔案管理進行分析時，大部分建設單位存在人員少、兼職多，缺乏檔案管理基礎和專業知識，他們習慣將自己形成的、具有參考和利用價值的文件材料放在“手邊”方便再利用，主觀意識上對建設項目過程中檔案“統一管理”有抵觸情緒，待項目檢查和驗收有關聯時再做“回憶錄”，臨近整體項目竣工驗收時，才感到檔案管理工作麻煩、壓力很大或由于工作變動又沒有被監督交接“私人財產”，使原本有價值、憑證作用且無法補救的文件材料遺失和沒有利用的機會，是建設項目管理的文件材料收集不全的因素。
4.項目參建單位對項目建設文檔的收集不夠重視。
建設項目檔案管理不僅是建設單位單方面的工作，項目檔案從形成、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理、設備供應及安裝等參建單位共同來完成，是一項密切配合的工作，各參建單位之間存在一種互動的關系。項目檔案管理的質量，關鍵取決于建設單位的組織管理，只有建設單位做好參建單位的組織、協調和管理，使他們明確各自在建設項目檔案工作中應該承擔的責任，并給予積極配合，才能保證項目檔案的順利進行。
二、強化工程項目檔案管理的對策
1.人員素質建設與能力培養
人的管理理念依然是企業檔案管理的主要因素，其素質和能力的培養應視為基礎中的重點進行，因此需要引導全體檔案管理工作人員在與公司主體業務相關聯的法律、合同及其他相關領域廣泛涉獵，拓寬知識面，全面提升文化與業務工作素養。
2.將項目管理的要求與檔案工作的要求緊密結合、同步進行
工程檔案管理工作只有與項目建設緊密結合、融入項目建設同步之中才會有生命力。從項目的提出開始、項目建設各階段中到項目竣工全過程，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上，合格的竣工檔案與竣工驗收同步進行。只要高度重視過程監管，緊密結合、同步進行，健全管理體制和工作網絡，堅持“統一領導、統一管理”原則，才能逐步實現項目檔案管理同步化、制度化、網絡化。
3.明確建設單位自身檔案管理及職責范圍
檔案管理首先應明確自身檔案管理職責范圍：按照建設項目各階段檔案管理范圍、責任劃分，除施工文件、監理文件由施工單位、監理負責各自范圍內各類文件的收集到歸檔；生產準備和試運行階段的文件由使用單位和建設單位共同完成收集到歸檔；其它各階段文件（項目立項、設計及基礎、項目管理、工藝設備、涉外、消防、財務和器材、竣工驗收文件）的收集到歸檔均是建設單位的職責范圍。其次是建設單位對監督、指導各參建單位將項目檔案工作與項目建設同步負有責任。只有明確了檔案管理的職責，才能避免出現分工不明的現象
4.充分發揮建設單位在項目檔案管理中監督指導的作用
一是將項目檔案的管理制度化，納入合同管理中，在項目招投標和簽訂合同時，設立專門的條款，明確規定各參建單位對項目文件的責任及完成標準。明確設計單位、各施工單位以及監理單位提交有關基礎資料和文件的期限、份數、質量要求和對項目文件的監督、審查責任。用合同作為約束各參建單位強有力的法律依據。二是發揮監理單位的重要作用，依照《建設工程監理規范》，監理單位對項目文件特別是竣工圖、竣工文件的完整、準確、系統，負有監督、指導、檢查、審核、簽認的責任。三是針對項目實際編制建設項目檔案管理辦法，對項目建設文件材料從形成積累、質量要求、整理編目到移交歸檔及責任部門提出統一要求，并在項目建設各階段嚴格執行。通過建設單位和各參建單位的共同努力，逐步實現建設項目檔案遵循：施工中把“形成關”，交工驗收時把“歸檔關”，建設、監理單位共同把“質量關”，保證項目檔案的齊全、完整、準確。才不會在對檔案進行匯總整理時出現遺失，缺失，漏失的現象。
檔案管理職責及工作要求范文第2篇
關鍵詞：財政檔案；檔案管理；新時期
概述
財政投資評審是指由各級財政部門根據相關規定，對融資建設項目與財政性投資，進行工程預（結）算、概算、竣工財務決算等一系列與實施評價審查相關的工作。財政投資評審檔案（以下簡稱“評審檔案”）則是指在財政投資評審工作過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、視音頻等原始記錄。做好財政投資評審檔案管理工作對規范財政投資評審工作，保障財政投資評審工作準確、客觀、公正具有積極的現實意義。新時代評審檔案管理工作要堅持全生命周期理念，把握評審檔案的規律和特點，從評審檔案的收集、歸檔、保管和利用全環節嚴格執行評審檔案的規范和要求，確保評審檔案工作的規范性、標準化，以滿足新時代財政投資評審檔案的新要求。
一、認識評審檔案價值
財政投資評審是衡量財政投資項目綜合管理水平的重要標尺，也是多角度、全方位、各層次的評價財政投資項目的系統評價體系，是強化政府財政投資管理的重要手段。在思想上要充分認識到做好評審檔案管理對提升財政投資項目資金利用效率，規范項目資金使用、做好項目竣工驗收等等發揮著重要作用。
1.領導思想高度重視財政投資項目評審檔案管理管理領導要高度重視評審檔案管理工作，在思想上要充分認識到評審檔案工作對于財政投資項目評審工作的極端重要性，是財政投資項目評審的重要信息資源。要把評審檔案管理工作納入到評審業務重要議事日程，強化組織領導，明確部門及人員職責分工，納入到年度目標績效考核的重要內容，帶頭落實各項目標要求，從人、財、物等各方面給予評審檔案管理工作以大力支持，營造部門上下高度重視評審檔案管理工作的濃厚氛圍。
2.管理人員清晰認識評審檔案工作的具體人員要在思想上充分認識到評審檔案管理工作的重要性認識，明確評審檔案工作崗位的職責內容、職責要求，增強做好評審檔案工作的使命感、責任感，熟悉評審檔案工作的各項基本要求，明確評審檔案收集、整理、分類、編目、保管、利用等全過程標準和規范要求，增強做好評審檔案管理工作的思想自覺和行為自覺，切實加強財務投資評審及檔案管理方面的業務知識學習，提升自身業務素能，為評審檔案管理工作提供可靠技術保障和過硬業務素能支撐。
3.增強檔案意識觀念財政投資評審檔案管理工作業務性強、保密事項多、各項要求高等特點，要求檔案管理者及具體操作人員要牢固樹立法治理念、規范意識，切實增強依法管檔、依法用檔的意識。檔案人員要明確財政投資評審領域相關法律法規以及財政投資評審方面紀律要求，嚴格按照相關規定和要求自覺做好財政投資評審檔案管理工作。
二、全面收集評審檔案
資料收集是做好財政投資評審檔案管理的前提和基礎，資料收集的及時性、完整性和準確性，直接影響到后期評審檔案歸檔、利用的質量和效果。因此，要在思想上高度重視評審檔案收集工作，及時、全面、完整地做好評審檔案收集，切實做到應收盡收。
1.及時收集評審資料成立評審檔案管理領導小組，安排專人負責評審資料的收集，賦予不同崗位人員工作職責。明確不同部門、不同人員承擔相應的職責。如財政投資項目單位應定期上報相關評審文件，將評審文件交檔案管理人員登記，包括：財政投資項目單位名稱、地址、文件資料目錄、報審時間、聯系電話及聯系人簽名等，確保評審資料應收盡收。此外，評審人員在日常評審環節注意評審資料的搜集、整理和保管，評審結束后及時移交檔案管理部門。
2.明確評審資料范圍財政投資評審資料歸檔范圍包括：工程預（結）算審核資料和工程決算審核資料等都應納入收集歸檔范疇。前者，主要包括項目立項批文、工程概算文件、施工圖紙、預算書、工料分析表、工程量計算書、計算底稿及其他資料；后者，主要包括決算書、工程竣工圖、工程建設合同、開工報告、竣工驗收證明、施工許可證、隱蔽工程記錄、工程監理報告等等。
3.評審資料收集要求評審資料收集應做到及時、規范、準確、完整。如，評審資料收集時要檢查內容是否齊全、格式是否規范，評審資料來源是否合法可信。此外，評審員還應保證移交的評審資料內容完整，格式符合相關要求，獲得的簽證記錄、合同文件等真實有效。
三、及時歸檔評審檔案
評審資料收集后，還需要及時移交至檔案管理部門，由檔案管理部門按照《檔案法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等相關規定，嚴格按照歸檔程序做好評審檔案立卷、歸檔等工作，確保應歸盡歸。1.移交財政投資評審檔案應在項目評審人員在項目竣工財務決算批復后，在規定的時間內（通常為15天）將屬于歸檔范圍的評審資料收集、整理后移交至檔案管理人員。由檔案管理人員與項目評審人員共同清點所移交的文件資料數量等，并由雙方簽字確認，確保評審檔案及時移交、完整歸檔。
2.立卷評審資料立卷程序一般為：分類—組合—編目。即，在評審材料完整收集基礎上，將評審資料按特點進行分類，再將分類的材料按照一定規律進行組合，經過組合后的材料再進行系統的排列和編目。其中，“分類”可采用“年度——組織機構”分類法；而“組合”則是以問題為主，兼顧其他，構建緊密聯系、保管期限劃分準確。評審類以評審報告在前，項目批辦單、評審依據等材料在后的原則排列；以全宗為單位，按不同門類、載體、保管期限分別排列。
3.歸檔根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規定，結合財政部門工作實際，檔案管理者應把握財政投資評審檔案特點和規律，在做好分類整理、裝訂、立卷的基礎上，及時歸檔文件目錄，做好案卷編號和登記，確保歸檔及時、完整、準確。
四、做好評審檔案保管
評審檔案記錄了財政投資項目的全過程，做好評審檔案保管，確保評審檔案安全，是評審檔案管理工作的重要內容。1.實行分類保管將評審檔案分為本年度評審檔案和跨年度檔案，分別做好相應的管理。其中，內年評審檔案應交由檔案管理人員單獨保存，并于每年年底或者歸檔月統一交由檔案室保管?？缒甓葯n案，則應安排檔案管理人員與項目評審人員共同做好檔案管理，確保評審檔案規范管理。
2.完善保管機制根據評審檔案保管實際需要，完善檔案保管機制。如，根據評審檔案數量，購置相應數量的檔案密集架，設置專用庫房；檔案庫房應符合“九防”標準和要求；保持庫房溫度（14℃-24℃）濕度（50-65%），照片、底片、錄音錄像等放入特制密封盒、底片夾；購置恒溫機、計算機、復印機、除濕機等等。根據信息化發展需要，做好評審檔案資料的數字化進程，利用數字信息技術，提升評審檔案保管的水平。此外，要定期組織檔案管理者深入庫房，對評審檔案進行全面檢查，發現破損退變的評審檔案要及時進行修裱、復制；對錄音錄像檔案要定期進行翻錄，一旦發現異常要及時補救，確保評審檔案安全。
3.健全保管制度根據財政投資評審檔案的保管要求和特點，制定并完善保管環節檔案管理各項規章制度，為財政投資評審檔案保管提供有力支持和保障。根據《檔案法》《保密法》的相關規定，制定符合財政投資評審檔案保管要求的相關規章制度和標準要求。如，《財政投資評審檔案人員職責》《財政投資評審檔案安全保管制度》《財政投資評審檔案借閱、歸還流程》《財政投資評審檔案保管保密制度》《財政投資評審檔案鑒定銷毀制度》等等。
五、注重評審檔案利用
檔案的價值在于其利用，評審檔案利用也是評審檔案管理的重要組成部分。隨著政府財政投入的不斷加大，項目的逐漸增多，政府財政投資項目評審所產生的檔案越來越多，檔案利用的頻率和次數越來多。此外，隨著信息技術的快速發展，以及在評審檔案利用中的應用，改變了評審檔案利用模式，提升了評審檔案利用效率。
1.完善檔案利用資源首先，要重視評審檔案數據庫及數字檔案資源建設。隨著信息技術的應用和發展，豐富的館藏評審檔案資源是檔案利用的前提和基礎，也是評審檔案利用的價值所在。財政部門要結合政府投資項目評審的實際需要，建立具有評審檔案內容的數據庫建設，將現有館藏檔案資源進行數字化掃描、錄入和處理，不斷豐富數據庫的信息資源。其次，豐富配套資源。隨著評審檔案利用的頻次越來越高，要積極順應政府投資項目評審工作的發展和趨勢，注重檔案網絡技術的應用，加強后端建設和管理，如局域網平臺建設等，為評審檔案利用搭建良好應用平臺。再次，實行分類管理。評審檔案資源中涉及不同類型、不同領域和不同密級的檔案信息，要做好館藏檔案資源的分類管理，為檔案資源的利用提供便利。
2.豐富檔案利用方式評審檔案價值是評審檔案利用的出發點和落腳點，也是開發多元化評審檔案利用方式的基礎和前提。因此，評審檔案管理部門在數字化加工和數據庫建設的基礎上，最大限度地發覺評審檔案信息資源價值，為評審檔案利用提供支持和保障。首先，找準利用需求。通過問卷調查、深入一線等形式，向評審檔案利用者征詢需求內容和需求方式，結合政府財政投資評審工作的實際，做好評審檔案編研，滿足不同群體的評審檔案信息需求。其次，加大技術應用力度。利用大數據、云計算等，做好館藏評審檔案資源的深度挖掘、分析，加大評審檔案編研力度，為檔案利用奠定扎實基礎。再次，滿足信息資源共享。通過互聯網、局域網等，推進評審檔案在檔案管理部門之間、檔案管理部門與其他部門之間的數據共享，打破信息壁壘，暢通評審檔案信息交流渠道。
3.健全檔案利用制度評審檔案利用離不開一套完備的利用制度作為支持和保障。一方面，要根據評審檔案的特點，制定具有針對性的、含有檔案利用條件、范圍及要求的檔案管理制度。如出臺《財政投資評審中心檔案管理制度》，《財政投資評審檔案借閱、歸還、銷毀實施細則》等等，使評審檔案利用有章可循、有據可依，細化評審檔案利用管理。另一方面，要從評審檔案管理大局出發，細化評審檔案收集、歸檔、鑒定、借閱等若干規章制度，并將其與政府投資項目評審工作有機銜接起來，實行扁平化刮泥。此外，要針對評審檔案制度進行常態化的修訂和完善，根據評審檔案工作的實際需要，及時做好利用制度的立、改、廢等工作。
檔案管理職責及工作要求范文第3篇
關鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化
中圖分類號:F407.474 文獻標識碼：A
引言
隨著社會經濟的不斷發展和科學技術的迅猛進步，我們社會已經金熱了信息化的時代。在此時代背景下，加強信息化建設以成為各行各業的必然要求。船舶檔案能夠較為準確的反映航道及水運的發展軌跡。因此，加強船舶檔案管理的信息化建設對航道的維護、建設等具有更加重要的作用。
一、創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化的積極作用
（一）提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個環節都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實現船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準確性，進而達到節省時間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統手工式的檔案大多僅有一份，復制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實現船舶信息資源的共享。而實現了船舶管理的信息化后，對計算機、網絡、大型數據庫等技術的應用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩定性保存
傳統的紙質檔案在保存方面的穩定性不夠高，尤其是紙質的信息特別容易受到外界環境如火災、水災、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴重影響。即使不受外界環境的影響，經過較長時間后紙質檔案必然會出現各種自然損耗現象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實現異質分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實的查詢利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統的郵政系統手段，一方面傳送時間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計算機網絡技術進行管理，則可以直接通過網絡進行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、創新檔案管理理念，實現船舶管理信息化的有效措施
（一）深化對船舶檔案管理的認識，加強組織領導
要想創新檔案管理理念，實現船舶檔案管理信息化，首先應當深化相關工作人員對船舶檔案管理的認識。這就要求各局、分局及船間的各級領導尤其是主管領導必須加強檔案管理的責任意識，充分認識到船舶檔案管理在航道事業發展過程中的重要意義。其次，應加大船舶檔案管理的硬件設施建設的資金投入，為檔案室配置計算機、打印機、掃描儀、復印機等現代化辦公設備。
（二）建立健全船舶檔案的三級管理機制
除深化對檔案管理的認識外，建立健全船舶檔案的三級管理機制也是創新檔案管理理念、實現船舶檔案管理信息化的關鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責，實現管理的制度化、規范化。其一，明確檔案管理督導員職責，即制訂相關管理規定及規章制度，負責各種資料、報告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養方案、計劃，督促員工按操作規程行駛船艇和按規定對船舶進行保養、維修；制訂各種應急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機動，保證船舶在緊急狀態下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責，即定期對船舶狀況進行排查，并將檢查的結果及時歸檔；加強對船舶動態監控，及時對駛入非運營水域附近的船舶、違反安全管理規定的船舶發出警告并及時采取有效措施；發生水上交通事故立即向船務部主管領導報告并接受海事部門的調查處理等。其三明確船舶崗位人員職責，即協助檔案管理員將各個傳播的信息落實到位，確保信息的準確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時匯報并進行整改或停止作業，并及時記錄相關信息；協助健全各種管理制度等。
（三）進一步推進船舶檔案管理的現代化進程
隨著社會經濟的發展和科學技術的不斷進步，進一步推進船舶檔案管理的現代化進程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進一步引進科學的管理思想，并不斷創新管理方式。尤其是面對信息網絡時代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統的手工管理逐步變成計算機管理，運用計算機加強船舶技術檔案管理的收集、傳遞、開發和利用，充分發揮計算機技術在檔案管理中的積極作用。如利用計算機條碼技術將各個船只的機械設備進行編碼，然后統一錄入計算機數據庫。這樣就可以利用數據庫管理技術對各個船只的使用情況、維修保養情況等進行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質量及效果。
（四）加大對船舶信息的開發力度
加強檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術檔案的利用率及對信息的開發力度，也可以加快檔案管理的信息化建設。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅持服務的宗旨，針對航道生產及船舶運營的特點，不斷擴充檔案服務的內容及領域，并提高檔案服務額質量和水平。
（五）引進并培養檔案信息化管理的人才
提高船舶設備檔案管理人員素質也是實現船舶技術檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質培養，可定期組織開展一些檔案管理的學術交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導，或組織檔案管理人員到先進單位參觀學習。其次，提高檔案管理人員的政治素質，使檔案管理工作人員要有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律， 避免失密和泄密現象的發生。再者，應提高檔案管理人員的綜合業務素質。尤其是深造計算機應用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊伍的穩定。
結語
綜上所述，創新檔案管理李奶奶，實現船舶檔案管理的信息化建設對船舶行業的進一步發展具有重要意義。因此，我們必須從深化認識，引進和培養信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實現船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻
[1]王焱. 創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J]. 黑龍江科技信息,2013,01:115.
[2]張瑩. 創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J]. 黑龍江科技信息,2013,08:107.
檔案管理職責及工作要求范文第4篇
高度重視檔案工作建立和落實項目檔案工作領導責任制，將檔案工作納入工程質量進行監督。各參建單位領導在基建工作中，都要把檔案工作同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核。及時建立檔案管理機構，配備相應的檔案管理人員，形成檔案管理網絡。在項目建設單位的領導下，由監理牽頭，成立由設計、施工、監理、調試等單位有關人員參加的檔案領導小組和檔案協作組，從組織上保證建設項目檔案工作的開展。
二、檔案人員要加強學習，掌握電網建設項目檔案管理的有關規定
檔案人員要不斷提高業務水平和自身素質，積極主動與有關部門人員聯系，了解項目建設的動態，做好每一環節的歸檔工作。工程檔案是記錄工程項目開始、發展、結束的原始信息，是推動工程建設業務流程發展的驅動器。只有將工程文件、檔案的管理真正作為工程實體檢查評分并且設立重要考核指標，加強工程項目檔案的全過程控制和質量控制，才能實現以工程檔案管理促進項目管理，使工程檔案管理與工程項目管理同步進行，互相支持，互相促進。
三、制定符合項目特點的檔案規章制度
明確各參建單位在項目檔案上的職責，是做好建設項目檔案工作的保證和協調檔案工作的依據。從建設項目開始，建立科學、合理、適用和可操作性強、力度大的一整套建設項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、各方職責等方面做出明確規定，將文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、組卷以及竣工圖編制和交接驗收等問題，提出具體要求。
四、健全檔案管理網絡，發揮檔案管理網絡的作用
依靠一線兼職檔案員，健全檔案管理網絡，各參建單位分工負責。網絡成員各司其職，使建設單位部門由單純地收集、整理檔案，變為負責整個工程檔案的管理、協調、指導。加強對工程檔案全過程的協調、監督和指導，統一工程檔案標準和要求，定期對兼職檔案員進行業務培訓。
五、開展工程檔案管理的前
期策劃和技術交底在工程項目建設前期，應制定檔案管理的總體目標和整體戰略策劃，建立符合項目實際需求的檔案管理體系，明確各參建單位歸檔職責和過程文件、檔案的形成、收集、整理、組卷、歸檔要求，并將具體責任落實到人。
1.前端控制
前端控制要求工程項目檔案管理人員在工程開始前就提前介入，并對文件的形成、整理、保管和利用全工程負責。只有在工程開工前對所有形成文件的信息做到事先掌握和事先策劃，才能有效地加強對文件的前端控制。
2.過程控制
過程控制主要體現了全員參與的理念。要求在整個工程項目建設各個階段中全員參與。同時，要將工程檔案管理納入基建工程計劃及工程管理工作程序之中，納入有關部門和有關人員的職責范圍之中，檔案人員要參與設備開箱、工程竣工驗收等相關活動，做到工程檔案收集、整理工作與工程管理、工程進度同步，把工程檔案的管理作為整個工程管理的一部分，而不是單獨地、孤立地檔案管理。
3.后端控制
后端控制即對文件轉化為檔案的階段里對檔案的控制。必須對這個階段的工程檔案的歸檔質量和整理規范進行嚴格控制，維護工程檔案的真實、準確、完整、規范和系統，同時還應以工程創流動紅旗檢查、質量監督檢查、工程中間驗收和竣工驗收檢查及達標投產、創優檢查等活動為契機，對各參建單位檔案資料嚴格把關、抽查，對歸檔資料不規范、不齊全的參建單位，及時提出口頭或書面意見并敦促整改，最終達到形成檔案工作責任管理和檔案資料考核機制的目標。
六、強化聲像檔案資料的管理
檔案管理職責及工作要求范文第5篇
2006年，我區農行系統的檔案管理工作在省分行辦公室和地縣兩級檔案行政管理部門的指導幫助，以及各級行領導的重視、支持下，認真貫徹《檔案法》和《中國農業銀行檔案管理辦法》，緊密結合《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定（試行）》以及《甘肅省〈歸檔文件整理規則〉實施細則》，從薄弱環節和業務基礎工作入手，在不斷完善基礎建設，逐步推行規范管理的前提下，積極主動抓了全區各行的檔案管理達標升級工作，取得了一定成效。到年末，全區九個縣支行和地分行機關10個單位的檔案室，有 9個達標，其中 3個單位達到“省一級”，3個單位達到“省二級”，2個單位達到“省三級”，1個單位達到縣（市）一級。所有達標單位均已基本成為門類齊全、結構合理、內容豐富的綜合檔案室，檔案的利用價值和利用效果普遍有了提高。
一年來，主要做了以下幾項工作：
一、加強組織領導，建立完善組織管理體系
按照上級行和當地檔案管理部門的指示要求，地分行將檔案管理工作當作內部管理和加強精神文明、企業文化建設的一項重要內容，給予了高度重視。首先通過組織學習《檔案法》和《甘肅省檔案管理條例》，以及上級行關于檔案管理的有關規定，強化了全行員工，特別是檔案文秘人員的執法守法意識和崗位職責意識，使各級領導和全體員工對檔案管理工作重要性的認識不斷有所提高，為開創全行檔案管理工作的新局面奠定了基礎。二是明確分管領導和配合協作部門，按照有關規定要求，選拔配齊了具有一定文化素質和有較強實踐經驗的檔案管理人員。每個單位都把檔案管理工作列為分管領導的重要議事日程，作為辦公室主任的重要職責，定期分析研究檔案工作，及時解決存在的問題，并把此項工作納入崗位責任制中，確保檔案工作與業務經營工作同步發展。三是根據上級行和當地檔案行政管理部門的有關要求，結合全區檔案達標工作的實際，地分行提出爭取在年內一次性達標的具體目標，并將此項工作的任務目標落實到具體部門，實行部門領導責任制，從而加強了對各縣支行檔案工作的領導、督促和幫助，為促進全行系統檔案工作的不斷規范起到了有力的組織保障作用。
二、認真落實檔案管理達標升級工作
我行根據實際情況，提出了具體的貫徹意見和措施，使達標升級工作得到了地縣兩級行領導的高度重視和大力支持；地分行主管領導對檔案達標升級工作經常進行強調，就做好全區農行系統檔案管理達標升級工作做了具體部署和要求，引起了各縣支行的高度重視，使必要的人、財、物得到了及時落實；同時為了全面帶動全區農行的達標升級工作，地分行辦公室積極與地區檔案處聯系溝通，及時對有關達標升級的具體規定事項進行請示、咨詢和研究，制定了具體的落實方案。首先從地分行機關抓起，對當年的文書檔案按新的要求進行了整理、裝訂和充實提高，并從管理體系、干部隊伍、管理制度、檔案設施、業務建設、開發利用6個方面中的具體內容抓起，逐條進行認真仔細的補充完善，然后按規定在組織有關部門進行自查的基礎上，及時向檔案管理部門進行了申報，經檢查驗收，保持了“省一級”標準。為帶動促進全行的檔案達標升級工作發揮了積極作用。
三、建立健全了各項檔案管理制度
2004年，我們在認真學習《檔案法》和《甘肅省檔案管理條例》的基礎上，按照《全省農行2003年檔案工作要點》及《中國農業銀行各類檔案歸檔范圍及保管期限的規定》，狠抓落實，把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點，列入了部門工作的重要議事日程。一是邀請檔案行政管理部門的專職人員親臨現場指導幫助，對不符合制度規定的有關具體問題及時進行了整改和糾正。二是認真按照檔案管理的有關規定和要求，結合農行特點，統一制定了《檔案管理制度匯編》，從檔案人員的崗位職責，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立了比較系統完善的制度。三是全面落實了各種登記制度，從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統一實行嚴格的登記簽字制度，有效杜絕了丟失、泄密、損毀等各類事故的發生，初步實現了檔案管理的規范化、程序化和制度化。
四、重視加強業務基礎建設，檔案管理服務水平有所提高
一年來，我們認真按照總行《檔案管理辦法》的要求，在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時，集中精力，主抓了業務基礎建設。一是通過強調、檢查和督導落實，使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。二是注重抓了文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行了再收集，使檔案內容不斷得到了豐富和充實。地分行檔案室在完善達標后，對歷年的收、發文件進行了全面的清理清查，對每個部門或個人保存的文件全部進行了清理收回，使室藏案卷卷數達到1583卷、2649件，使檔案室的門類、結構及信息內容初具規模，為更好地服務全行的改革與經營創造了條件。三是積極提供服務，使檔案利用的效果及價值有了顯著提高。據不完全統計， 2004年全行檔案利用共190多人次，僅地分行機關檔案查閱就達40多人次，使檔案的自身價值得到了充分發揮。
五、存在的主要問題和2004年檔案工作的設想
回顧我行2004年的檔案工作，由于上級行和當地檔案行政管理部門的大力指導幫助，在地縣兩級行領導的關心支持和全體檔案人員的辛勤努力下，不論從升級達標，還是業務基礎建設等方面都取得了一定的成績。但是，就全行檔案工作與全行改革發展的整體狀況比較，還很不協調，特別是與上級行的要求還有一定的差距。一是由于縣支行機關人員精簡后，檔案管理人力嚴重不足，兼職人員沒有經過培訓，檔案管理的業務素質較差，不適應檔案管理新的要求；二是由于全行費用十分緊張，對有關檔案達標所要求的資金、設備等難以保證，整體上不適應檔案管理要求，要達到規范化管理規定，需要投入大量的資金；三是個別支行對檔案工作重視不夠，有1個縣支行至今未達標。四是制度建設不太完善，部分檔案室的登記制度不落實，流于形式；五是業務基礎建設亟待進一步加強，門類不齊，結構單一，室藏檔案不全，財務、人事、信貸檔案未統一保管的問題仍未解決。上述問題的存在，與檢查指導不到位有很大關系，對此，我們將在新的一年里重點加以改進。
