檔案文化論文
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檔案文化論文范文第1篇
衛生文化建設影響著衛生檔案材料的收集歸檔、檔案的價值和鑒定工作衛生檔案的價值，表現為衛生檔案客體對衛生主體的需求和滿足程度，衛生檔案價值受多種因素的影響和制約，呈現出大小不一的價值體現。對衛生工作管理決策有用的衛生檔案，其檔案價值要大于對衛生工作管理決策作用小的檔案；而衛生檔案價值的鑒定工作，有較強的主觀性，受多種因素的影響；衛生文化建設作為衛生管理活動的重要組成部分，不僅是衛生檔案信息收集的重點，同時它也影響著衛生檔案信息價值的鑒定。在衛生檔案價值鑒定過程中，要充分考慮衛生檔案對文化建設的影響，鑒別衛生檔案在管理過程和文化建設中發揮的作用，體現出衛生檔案的價值，使衛生檔案更有價值內涵，實現檔案應有的價值。
檔案文化在衛生工作中的作用
在新時期發展檔案文化，對促進衛生管理工作和衛生事業發展具有重要的指導作用［5］。檔案文化是人類文化的寶貴遺產檔案是組織和個人在以往的社會實踐活動中直接的第一手材料，是歷史的真實記錄和反映。檔案文化是中國歷史文化的基石，也是衛生工作重要基礎。可以說，檔案文化在衛生工作中，是承前啟后，繼往開來，傳承文明的重要載體，它的傳播和交流，極大地促進了衛生工作者的工作熱情，增進了衛生工作者的智慧，豐富了人們的精神生活。檔案文化作為一種文化現象，在先進文化建設中發揮著積極的作用檔案文化的本質是記錄、傳播先進文化的重要載體。在人類文明的歷史中，不同民族、不同國家、在不同歷史時期，有著不同的文化傳統，而衛生檔案是衛生工作者從不同角度，把各個時期治病救人、預防和控制疾病、保障人民健康的工作結晶記載了下來，證明了歷史，展示著未來。應該說，離開了檔案，就不能深入地、科學地研究疑難疾病和更好地、有效地預防與控制疾病。檔案文化是對公眾和行業員工教育的良好教材檔案翔實地記錄了衛生工作者在實踐中為保障大眾健康而艱辛勞作與科研實踐的過程，也反映了衛生工作者在保障廣大人民群眾健康和處置突發公共衛生事件艱苦卓越工作的歷程。其中可歌可頌的先進壯舉與光輝業績，都是向人們進行思想和道德教育的生動教材。
樹立衛生良好形象，實現衛生檔案的文化價值
在日常保障人民健康管理過程中的全部活動，蘊含著衛生工作深厚的文化底蘊，包含了豐富的衛生信息資源；而衛生形象是社會公眾對其工作行為產生的各種感知、認識、看法、感情的綜合印象，是衛生工作者以體貌特征等形象表現出來的衛生文化［6］。衛生檔案與衛生形象宣傳，是衛生管理文化的不同層面，它們對衛生管理工作起到了積極的促進作用，是工作管理體系中不可缺少的一部分。良好的衛生形象，不僅能推動衛生系統內部管理活動規范化，還能在衛生系統外部產生巨大的推動力，為衛生工作帶來不可估量的社會效果。在衛生檔案中，記載的衛生工作者在成長、發展歷程中所榮獲的各種榮譽獎勵和成果，都是樹立和宣傳衛生良好形象的典型素材。衛生檔案與衛生形象宣傳有密切的聯系，衛生檔案與衛生形象宣傳都是衛生的寶貴財富，能為衛生工作創造良好的社會效果，對衛生工作管理和事業發展具有重要的促進作用。作為單位的信息中心，檔案管理機構應當主動與宣傳部門合作，積極開發深層次的檔案信息資源，為衛生事業發展做好專題服務；在服務工作中，可以收集衛生榮譽檔案，對榮譽檔案進行人物索引、專題編研，通過對榮譽檔案的整理與編研，提取代表衛生工作者的精神風貌和有較高價值的典型素材，編寫先進人物宣傳冊，通過報紙、電視等媒體進行形象宣傳，弘揚先進人物的高尚情操，發揮衛生先進模范作用，樹立衛生工作人員的外在良好形象和衛生系統內部的先進人物形象，提升衛生工作人員的社會地位，增加衛生文化的知名度［7］。因此，衛生機構利用檔案材料，挖掘檔案信息資源，開發衛生檔案文化價值，不僅拓展了衛生檔案信息中心的檔案管理和提供利用的職能，還豐富了衛生檔案管理工作的內容，而且在很大程度上推動了衛生文化建設的進程，促進衛生管理工作和衛生事業的全面發展。
檔案文化論文范文第2篇
校園文化建設是通過對高校先進文化的進一步弘揚和發展，用先進、高雅的文化去滋潤師生的的心靈，陶冶師生的品質，營造一種有深刻思想內涵的文化形式和價值取向，加強校園文化的建設，培育崇高的大學理念，鑄造大學精神，是校園文化建設中要高度重視和勇于承擔的重要任務。檔案是高校“聚寶盆”。檔案記錄學校的歷史真貌，不夸張地說，學校檔案就是學校文化的基石，它真實地記錄著過去，誠實地預示著未來。因此，檔案建設與校園文化建設同屬于社會文化范疇，兩者之間既有共性又有差異。校園文化時代特征鮮明，檔案文化則是歷史淵源。校園文化建設以有教育意義的豐富多彩的活動為主要內容，檔案是以檔案中的傳統文化、還有學校日常工作教學、科研等成果等形式存在。高校的檔案工作能夠促進和推動校園文化建設與發展，兩者相互穿插，互相滲透。所以，高校的大學文化的建設和檔案文化工作之間很多地方可以相互“借力”，充分發揮檔案為學校文化建設發展服務的優勢，對構建和諧校園具有重要意義。
二、發揮檔案文化在高校文化建設中的作用
高校檔案文化作為一種文化現象早已存在，而如何使學校檔案文化在學校建設中發揮得要作用呢？
（一）做好歸檔統計與信息化建設工作
高等學校檔案涉及面比較廣，好多類別檔案都或多或少的有所重疊，在工作中要按照《高等學校檔案管理規范》的標準和學校當前自身的情況，認真做好檔案材料的整理編目、統計、鑒定及保管等工作，讓館藏檔案都有相應的檢索工具并確保檔案的完整安全，使之能迅速快捷地調閱利用；最后是不斷提高檔案現代化管理的水平，加強檔案信息化建設，提升檔案文化工作的服務形象。
（二）加大館藏，全方位提高館藏品質
根據學校特點，著力發掘構建反映學校里有特色，有代表性的特色檔案，儲備豐富具特色特點的檔案信息資源。館藏不夠豐富，就好比無源之水，就無法發揮檔案所應有的文化作用，沒有任何意義。我校檔案館應成立于2009年，在建館初始我館就廣開收集渠道，通過在學校各個部門中的調研發掘，向社會征集、鼓勵校友捐贈，走訪學校上的歷史名人等等，將許多有價值的歷史珍貴檔案收集進來。同時根據我校的文化特色，重點收集學校各個歷史時期教育特色、人文氣息、校園文化等資料檔案。我校始建于1958年，是寧夏唯一一所高等醫學院校。經過近60年的建設與發展，學校發展成具有地方特色的學科專業體系。在對現保存利用檔案整理研究的基礎上，以挖掘搶救歷史檔案為重點工作。確定以收集實物檔案為主其它檔案為輔的全方位立體的收集檔案，豐富館藏并使館藏的結構也有了一定的深度和廣度，為高質量的服務打下了堅實的基礎。在征集工作中，打破以往在家坐等的工作方式，檔案人開始從臺后走向臺前，做到邁開腿，張開嘴，主動去發現、尋找有價值的檔案材料。
（三）加強宣傳教育，增強檔案意識
檔案文化是學校一種重要的文化，但是廣大師生中并沒有引起足夠的注意。其表現為，在基礎工作中，能及時上交歸檔的不去歸檔或者歸檔不及時，有利用的檔案存放卻根本沒人想的起來而不去利用，造成了“死檔案”的產生；高層次上，大家始終沒有把檔案工作做為學校文化建設中一個重要的和弦，認為有沒有檔案文化校園文化不會受到影響主旋律依然能夠奏響。面對這種尷尬的局面，必須利用網路技術，在校園網主頁，校刊、校報上擴大對檔案工作的宣傳，并此為契機對各類流散在師生中的各類檔案進行無償或有償的征集，讓大家了解檔案是關乎每一個人工作，檔案工作需要每個人都盡一份力，既對檔案工作進行了宣傳又使征集工作在各部門和廣大師生中迅速傳播。
（四）加大檔案開放力度，構建和諧校園文化
檔案文化論文范文第3篇
醫院文化是醫院發展的精神支柱。在現在這個社會中，醫院要取得更好的發展，離不開對醫院文化的建設，照片檔案具有直觀性與可視性，在醫院文化建設中有著十分重要的作用。
（一）具有導向作用
對于醫院的發展，照片檔案能夠發揮出導向作用。照片檔案通過其所記載的歷史畫面，能引導醫院中的醫務人員向著醫院的目標而努力。在2012年10月時，我院搬遷新的外科門診樓，其中設立了一個文化長廊，有著豐富的內容：領導關懷、業務建設、醫療設備、醫院環境、精神文明建設、職工文化生活等.對醫院文化進行宣傳，讓醫院的醫務中的工作者能夠對醫院的發展歷程有一個清晰的認識，引導醫院職工共同努力。
（二）有助于進行廣泛交流
紙質檔案所能夠承載的信息量較為有限，在與外部進行交流時往往會存在很多不方便的地方。隨著科學技術的快速發展，檔案載體的形式變得多種多樣，所要求承載的信息量也愈來愈多。從信息的容量來看，照片檔案要比傳統的紙質檔案有著更大的信息容納量，并且可以進行大量的復制來供人們從不同的角度對檔案進行利用，有助于突破空間、時間上的局限性，更加有助于進行廣泛的交流。對于醫院來說則有助于將醫院文化進行廣泛的宣傳。
（三）具有輻射作用
照片檔案與紙質檔案相比更加形象、逼真，并且相當直觀，能夠在看到照片時就能夠明白很多內容。通過照片檔案可以對醫院文化進行詮釋，樹立起良好的醫院形象，有助于醫院各項工作的開展。例如我院新的外科門診樓所設立的藝術長廊，不僅僅是讓醫院的醫務工作者了解醫院文化，同時也是為了能夠讓所到來的患者及其家屬對醫院文化進行了解。
二、對照片檔案進行開發，促進醫院文化建設
對檔案資源進行開發，是檔案部門為醫院文化建設工作服務的有效方式，同時也是實現醫院檔案價值的重要途徑。
（一）從源頭上保證照片檔案的質量
照片檔案是對醫院各項重要活動的最直觀的記錄，是醫院的重要財富。對所擁有的照片檔案進行開發，不僅僅能夠產生良好的社會效益，有時還會帶來一定的經濟效益。因此，在開發照片檔案時必須要樹立起為醫院服務的觀念，加強對照片檔案的收集工作，這樣才能夠保證有充足的照片可供選擇，但是同時還必須要對歸檔照片的質量進行嚴格把關。要想做到這些，就需要讓檔案工作者樹立起全局意識與小局觀念。全局意識能夠讓檔案工作者打破“閉門造車”的現狀，對醫院全局工作的安排更加熟悉，可以及時的了解到醫院中活動的開展，這就能夠保證，醫院所開展的每一項工作所產生的照片都能夠根據規定準時進行移交，也能夠保證醫院所開展的每一項活動都有相應的照片進行記載。這是對照片檔案進行開發的重要前提。而小局觀念則是指的必須要對照片的質量進行注重，從所獲取的照片中去其糟粕取其精華，選取能夠對活動進行反映的照片，不能夠去貪多、貪全，這樣不僅僅是能夠節省庫藏空間，同時還可以對以后選取照片時的工作量進行縮減。
（二）利用醫院文化長廊，利用照片檔案與醫患搭建起一個交流與溝通的平臺
在醫院中都設有專門的宣傳欄，在宣傳欄中擁有很多信息，例如對醫院概括的介紹、醫院精神文明建設等許多內容，其中有很多都是通過照片與文字進行組合的形式來進行表現的。在我院新的外科門診樓中的文化長廊也正是這樣的一個平臺。文化長廊已經成為了社會人民對醫院進行了解的一個重要的窗口，而其中照片檔案所發揮出的作用相當明顯。反映歷年來醫院文化建設成果的照片在文化長廊中展出，不僅僅是讓患者與其他群眾感到驚嘆，更是對歷年來醫院員工的拼搏、成績與驕傲的肯定，能夠讓醫院的職工感到更加的自豪、光榮，進而讓員工更加主動的為醫院的發展而更加努力的工作。文化長廊，能夠讓醫患雙方都擁有共同的話題，能更加和諧、輕松的進行溝通。在很多時候之所以會出現醫療糾紛就是因為醫患雙方的關系存在問題，雙方互不信任、相互猜疑，溝通與交流存在不足。而文化長廊則能為雙方的溝通和交流搭建平臺，而在文化長廊中其主要載體就是照片檔案。
檔案文化論文范文第4篇
一、文化對檔案工作者行為研究的意義
檔案工作者既是文化的貯存、延續、傳播者，也是文化選擇、吸收、加工者，檔案工作者群體既經過了社會文化發展的傳遞歷程，又經受了文化傳遞歷程中的心理凈化。因此，從服務與文化的功能來分析檔案工作者與文化的關系，可以這樣講，檔案工作者保存、傳遞了文化，文化又孕育了檔案工作者，檔案工作這一職業，經歷了多年文化積淀與滲透，逐漸形成了當代檔案工作者的群體行為的文化模式，這種文化模式既體現出中國檔案工作者群體行為的共同心理，又不為別種民族、社會不同的文化所具有，并在長期發展過程中逐步形成相對穩定，為其成員所共同遵循并形成同化的價值體系、行為準則和共同的思想作風的總和。它是聯系和協調檔案工作者行為的牢固紐帶，是檔案館靈魂所在，它深刻揭示了檔案工作者中含有的文化特質，對于發展檔案事業大有益處。
1可以在本民族文化基礎上正確看待并理解我國檔案工作者所特有的民族心理與性格。
2在中國文化背景中看檔案工作者行為，可以看到當今檔案工作者行為形成的歷史因素，看到優秀的民族文化反映到這一職業上的印記，也可以恰當地解釋和描述我國檔案工作者所特有的思維和行為方式。
3對于檔案工作者的服務實踐過程來講，既可以在新形勢下弘揚民族的優良傳統，進一步塑造檔案工作者群體的完美人格，又可以幫助認識分析一些行為中的陋習與弊端，有針對性地加以改進并做出符合時代要求的調節。
二、檔案工作者行為獨特的文化心態
檔案工作者的價值觀是與社會的核心價值觀緊密相連的。中國傳統文化把人的價值歸結為道德價值，作為一種道德文化，它之所以可以長期、廣泛、持久地影響著檔案工作者的行為，是因為道德文化是民族傳統中的核心文化，是檔案工作者在行為中起主導作用的價值觀念，是協調檔案館與國家、政府部門之間，檔案館之間，檔案館與職工之間利益關系的準則。檔案工作者對道德踐履的盡善追求，對道德人格的完美塑造以及呈現出的高志功低物欲的行為特征，都是道德這把價值尺度在起作用。
當今人們對檔案工作者的贊美也是從道德尺度出發的，“人梯”、“橋梁”、“默默無聞”、“為他人做嫁衣”這些話，集中描述了檔案工作者行為中的勤懇、艱苦、犧牲、甘于奉獻、創造性的人格品質，忽視了這一點，就從根本上模糊了檔案工作者的心理特色。社會上很多人都說檔案工作待遇、地位這樣低，但檔案工作者對檔案事業、對利用者服務卻那么熱情，這種忠于檔案事業的獻身精神真是讓人感動，其實這就是道德理想高于物質利益的價值觀的力量，它充分體現了中國文化積極有為、奮發向上的基本精神，它從整體上塑造了檔案工作者的風貌，也是檔案工作者所具有的共同心理特征，其具體表現在：
1道德追求大于社會索取
現實中，檔案工作者所從事的工作在道德力量的支持下，歷久不渝地與社會上“富貴利達”為生活目標的世俗價值觀大相徑庭，對社會文化價值觀的贊美與對世俗價值觀的鄙視，是檔案工作者對這種濃重道德的追求經久不衰的深層原因。
2社會本位高于個人本位
檔案工作者有著一種強烈推動社會發展的歷史使命感，能以天下為己任，且對國家民族有較強的社會從屬感。保存黨和國家重要檔案文獻、珍貴文化遺產，傳播優秀文化思想，培養人才幾乎成為全體檔案工作者的信條，對社會未來的負責勝過自身付出的思考，行為表現處處皆反映出它所屬的社會團體的性質。
3自我修養先于對他人的服務
自強、剛毅、耐力而樂觀向上的性格，是每一個檔案工作者心理品質的主流，發憤忘食，樂以忘憂，學而不厭，誨人不倦，已成為檔案工作者服務的標準。
三、檔案工作者交往中的文化特征
中國傳統文化中有關人際關系的理論特別發達，我們民族心理傾向是“仁愛”與“和諧”，檔案工作者在對內、對外交往中也具有明顯的這一民族文化特征，不但強調“和為貴”的人與人的和諧，知行合一的身與心的和諧，天人合一的人與環境的和諧，而且延伸到人內在的精神和諧，這種文化滲透到歷代檔案工作者的服務思想、途徑、形式和方法之中。直到今天，檔案工作者仍保留著“和諧”、“仁愛”、樂融的特色并收到了明顯的服務效益，這種文化現象在檔案工作者與利用者之間已生成并深化為一種文化型的服務思想并構建了具有經典意義的民族精神。和為貴的文化觀念在與利用者的關系上突出的是“愛”，強調的是服務過程中的情感因素，并具有以下特征：
“融”，即情感的融匯狀態，首先要解決的是代界的填充和角色界線的延伸。心理相互滲透，“假如我是一個利用者”的心理換位，在服務功能上表現為和風細雨的溝通，減少對立情緒，掃除情感障礙。
“情”，在實際工作中只有產生情的效應，才能充分發揮服務功能，捕捉住服務最佳時機并產生出最佳效果。高質量、高效益的服務，往往會使利用者產生出久久不能平息的激情，而利用者給檔案工作者的一點點慰問，也往往使我們難于忘懷。
中國傳統文化重視事物的相互聯系及統一，主張，使檔案工作者把利用者看成是與之相輔相成的，不是對抗力量，因此要追求和諧。行為中的氣質表現應是：穩建，平和，溫良，體諒，不憑感情起伏任意發泄，不走極端，不沖動，不破壞內心平穩，對服務工作增加正效應，減少副作用。
四、現實對檔案工作者傳統道德文化的沖擊
從社會發展的現實來看，中國傳統文化對檔案工作者的人格力量的塑造與支配力量是不可低估的，其有值得肯定和發揚的一面，但傳統文化弊端的暴露也是比較明顯的。近幾年，中西文化的碰撞已明顯觸及到檔案工作者行為的實踐領域，商品經濟的發展使民族文化傳統受到了強大的沖擊，檔案工作者的價值觀也隨之發生了變化。首先，當社會在重視了檔案工作者高層次道德追求后，卻忽視了檔案工作者的物質享受，對檔案工作者及優秀事跡的表彰幾乎都是以艱難困苦作為必備條件，評價中習慣的不是工作效能、質量以及對社會發展進步產生的作用，而僅僅是比較奉獻與付出，社會分配中不注意檔案工作的需求，尤其是在社會發展的特殊歷史時期，檔案工作處在比較困惑之中時，以上問題顯得尤其嚴重。其次，中國傳統中的“和”對檔案工作者行為同時也產生了一定的消極影響，它以進展平穩為理想，采用克制、諒解的方法，追求人際關系的平衡。服務過程中，往往表現為消極容納、妥協，缺乏工作的主動意識，具有一定的保守性。由于檔案工作者的內心普遍存在著“息爭”心態，缺乏對沖突的正確認識和恰當處理，當服務中出現矛盾時以調合甚至降低服務水準為代價來平息檔案工作者與利用者之間的沖突。
檔案工作者情感一般不外露，缺乏宣泄，形成了含蓄、內向、老成、穩建的風度，心理的自責與積累，造成壓抑，內心的焦慮與挫折比較嚴重。
檔案文化論文范文第5篇
(一)對城建檔案數字化工作的認識不全面,觀念落后
城建檔案數字化不只是將城建檔案信息從傳統載體轉化為數字化載體那么簡單。數字化后形成的城建檔案信息與傳統載體的城建檔案信息內容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數字化后的城建檔案信息在計算機環境下,通過數據庫管理系統和網絡通信技術等現代化數字信息管理手段進行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數字化建設認識不全面,對計算機信息管理相關功能缺乏清楚的認識;不能按照計算機信息管理系統建設的要求進行規劃,就會造成建設初期因缺乏規劃,無法充分發揮作用。事后還要進行再次建設,從而使投入資源嚴重浪費。
(二)基礎條件限制,對城建檔案數字化水平和質量產生根本的影響
城建檔案數字化工作是一項復雜的系統工程,需要一定的基礎條件作為保證,如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位幵展城建檔案數字化工作基礎條件的限制,城建檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響。
(三)城建檔案數字化標準和規范有待細化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業的法律法規及標準規范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關檔案數字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質檔案數字化技術規范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數字化技術規范》是直接針對檔案數字化工作的。這兩個標準都屬于行業標準,對檔案數字化工作提出了原則性規定,具有一定的指導意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規范。比如有關城建檔案數字化工作實施的細則、有關城建檔案數字化的流程及工作要點和質量管理辦法等。以便強化數字化工作中的技術要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數字化工作質量的控制。
(四)城建檔案數字化人員素質有待提高
在城建檔案數字化建設中需要各類專業人員的參與,人員素質的高低直接影響著城建檔案數字化的質量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數字化加工人員的素質對城建檔案數字化工作的影響最大。
(五)安全問題直接影響
城建檔案數字化的質量城建檔案數字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網絡安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數字化加工過程中,很多環節都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數字化加工成果是存儲在計算機數據庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統中和網絡環境下進行,這就涉及到計算機及網絡安全問題。包括:系統的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。
二、城建檔案數字化質量控制中問題的對策
(一)采取措施保障
城建檔案數字化的基礎條件城建檔案數字化離不幵相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障,城建檔案數字化的質量難以提高。基礎條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據國家制定的相關法律法規,積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領導部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關城建檔案工作的法律法規。例如《重大建設項目城建檔案驗收辦法》中規定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”。《中華人民共和國行業標準科學技術研究課題城建檔案管理規范》規定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務。城建檔案部門負責對建檔工作進行監督、指導”。這些要求使得各級領導對城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數字化建設前期調研與組織規劃
1.開展館藏城建檔案情況調研
館藏城建檔案信息調查是開展城建檔案數字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調研。進行城建檔案數字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質量的城建檔案信息服務。
2.正確選擇數字化軟件選擇
城建檔案數字化管理軟件是城建檔案數字化工作的一項重要環節。也是城建檔案數字化建設之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務的基礎。因此,應當根據單位或部門對城建檔案數字化所需要達到的目標,結合各個城建檔案管理軟件開發部門開發的城建檔案管理軟件的技術特性正確選擇。一般應選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數字化管理的最新技術。適合于今后對城建檔案數據資源的遷移和通過網絡進行交換。另外,還應考慮到城建檔案管理部門的規模。在選擇城建檔案管理系統時就應當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數字化加工范圍
城建檔案數字化建設工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數字化加工的范圍。《中華人民共和國行業標準紙質城建檔案數字化技術規范》對城建檔案數字化對象的確定原則是“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質城建檔案文獻才能進行數字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規的原則、價值性原則。價值原則主要指“應永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數字化加工的范圍制定合理的城建檔案數字化加工方案城建檔案數字化加工工作開展之前應該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務、完成每一項任務所需要的設備和質量要求;以及達到要求應采取的措施。加工流程的制定應當根據前期調研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數字化加工的方式、設備和人員等情況制定。
4.依據國家制定的標準
結合實際設定相應加工標準和參數依據國家制定的標準,結合實際設定符合本單位實際需要的標準和相應參數,建立規章制度是城建檔案數字化質量控制的又一關鍵。目前,國家制定的檔案數字化標準有《紙質檔案數字化技術規范》和《縮微膠片檔案數字化技術規范》。在實際工作中應以國家標準為依據,制定符合本單位實際的城建檔案數字化具體標準和規范以及相應參數。標準和參數的設定應充分考慮到本單位工作情況、數字化管理軟件的功能等。但是,現在的計算機技術已經有了巨大發展,計算機存儲容量發展到T時代;用戶對數字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數的設置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應當根據城建檔案部門城建檔案數字化基礎條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數做適當調整。以滿足管理和利用需求為基礎。
5.加強城建檔案從業人員的培訓
提高業務素質城建檔案數字化工作中人員素質的高低直接影響數字化建設的質量。為保證數字化工作能高質量完成。必須在開展工作之前對從業人員進行一定的培訓。參與城建檔案數字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應采取不同的培訓內容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎的城建檔案管理人員的培訓,主要是加強應用新技術設備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業道德和責任心的教育。城建檔案數字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數據庫應用能力。針對他們的培訓內容主要是有關城建檔案管理的基本知識,以及數字化加工過程中相關參數和要求控制方法等。使他們能夠依據制定好的數字化加工標準和參數開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。
6.加強城建檔案數字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數字化加工過程中應重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數字化加工工作的重要環節。應從管理和技術兩方面采取措施。首先,加強規章制度的建設。其次,采取措施從技術手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數字化系統服務器和客戶端計算機與外網實現物理隔絕。防止網絡入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數據庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數字化加工人員。要求參與城建檔案數字化工作的人員具有責任心和較強業務素質。對數字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。
(三)做好城建檔案數字化轉換的前期整理工作
城建檔案進行數字化加工的首要工作是對傳統載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數字化轉換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復和城建檔案規范化。城建檔案鑒定主要是依據以確定的城建檔案數字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數字化加工的對象。
(四)加強城建檔案數字化各環節的登記制度
城建檔案數字化工作環節較多,每一環節的質量都對下一環節和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環節工作質量。在加丁.的各環節都應該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結束后填寫《紙質城建檔案數字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。在城建檔案掃描工作結束后應填寫《紙質城建檔案數字化轉換過程交接登記表》,登記掃描的頁數,使實際掃描頁數與城建檔案整理時填寫的文件頁數一致。
(五)加強各個環節檢查、監督、驗收及評估
城建檔案數字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環節進行檢查、監督、驗收及評估。這是城建檔案數字化質量控制的重要環節,也是保證城建檔案數字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監督可以保證城建檔案數字化工作的各個環節能夠按照預先設定的技術要求正常進行,對出現的問題能夠及時發現并通過調整各項參數等方式加以解決。驗收包括各環節的驗收和總體驗收。各環節的驗收保證了交往下一環節的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數字化過程中,城建檔案的掃描質量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統載體轉化為數字載體的過程中,應注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數字化工作簡單化、形式化。城建檔案數字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數字化中如果僅是將這些信息轉化到數據庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現出數字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優勢。城建檔案數字化應充分體現計算機數字庫管理系統對信息管理所帶來的優勢。城建檔案數據庫管理系統通過元數據對城建檔案信息進行描述。可以表現城建檔案文件的來源機構的層次關系,也可以通過主題標引實現城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數字化加工中應該加強對城建檔案著錄信息的關注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。
三、結束
