建設數字城建檔案館探討

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一、建設實用的計算機管理系統

1.綜合城建檔案計算機管理信息系統

城建檔案計算機綜合管理信息系統是能實現從城建檔案業務指導到檔案收集、整理、保管、鑒定和提供利用，全過程統一管理的計算機綜合管理網絡應用系統。綜合系統應能對城建檔案業務管理工作即檔案實體的收集、整理、借閱和利用的整個工作進行自動化管理；綜合系統應能對伴隨著城建檔案管理活動所產生的各種檔案數據信息進行自動化管理，如對檔案分類、著錄產生的城建檔案目錄數據信息，對城建檔案掃描復制形成的各種電子圖形、圖表及電子文件等檔案原文數據信息進行自動化管理。綜合城建檔案計算機管理信息系統必須以現代計算機信息處理技術為支撐，如大型數據庫技術、海量數據存儲與管理技術、網絡技術、多媒體信息管理技術等。

2.專業城建檔案計算機管理系統

專業型城建檔案計算機管理系統是完成一項或幾項城建檔案管理工作計算機應用系統。按照其承擔的城建檔案管理工作和實現的功能可分為不同的應用類型：

（1）城建檔案計算機目錄數據管理系統。城建檔案計算機目錄數據管理系統主要是城建檔案管理部門對其保管的城建檔案進行分類、著錄，把著錄數據錄入到計算機中并對城建檔案著錄信息進行加工、處理，實現編目、檢索等工作。早期的城建檔案計算機管理系統主要是這一類。

（2）城市地下管網檔案計算機管理信息系統。該類系統是利用地理信息系統技術、計算機圖形學技術、數據庫管理技術對城市地下管線檔案信息進行綜合管理。

（3）城建聲像檔案計算機管理系統。該類系統是利用計算機多媒體信息管理技術對照片檔案、錄像及錄音檔案數據信息進行綜合管理。

（4）城建檔案業務辦公自動化系統。該類系統是利用計算機及網絡技術對城建檔案業務管理工作進行自動化管理，實現無紙化辦公。

二、建設數字城建檔案館必須做好的幾項工作

1.進行科學管理

科學管理是數字城建檔案館建設的基本保證，沒有先進的管理，就不會有城建檔案管理工作的現代化。首先，要有思想和組織保證。城建檔案管理部門的各級領導和工作人員應從思想上提高對利用計算機信息處理技術實現城建檔案現代化管理的必要性和緊迫性的認識。其次，要有合理的制度作保證。要制定與數字城建檔案館建設管理相適應的各項制度，以保證城建檔案計算機管理活動的順利實施。

2.做好標準化工作

數字城建檔案館建設的基礎工作是對城建檔案數據信息的處理，而信息處理過程必須依賴于各項標準。在城建檔案標準化規范化工作中，首先應采用現行的國家關于城建檔案管理的有關規范標準，如《城建檔案著錄規范》、《城市建設工程文件歸檔整理規范》等，同時應按照國家標準制定相應的數據處理操作規程和業務工作規范。

3.做好數據的采集工作

檔案數據是數字城建檔案館管理系統最基本和最重要的組成部分，也是一個檔案計算機管理系統中投資比重最大的部分。計算機要求被處理的檔案數據必須正確、完整和規范。因此，必須做好檔案數據采集這項基礎性工作。檔案數據采集，主要是指檔案著錄標引、檔案原文的掃描錄入。只有獲得了足夠的高質量的城建檔案數據，城建檔案計算機管理系統才能發揮作用，產生效益，系統的應用目標才能真正實現。要得到足夠和高質量的檔案數據，城建檔案館首先是要加強檔案收集工作，豐富館藏，這是獲得足夠檔案數據的前提；其次是事先要根據國家《城建檔案著錄規范》制定“城建檔案著錄實施細則”；三是從事城建檔案著錄的人員應熟練掌握著錄規范，并熟悉城建檔案；四是要對檔案著錄和數據錄入工作投入足夠的人力、物力，以盡快建立城建檔案信息數據庫；五是要加強對檔案著錄和數據錄入的質量管理，對獲得的檔案數據信息進行多次審校。

4.做好各項準備工作

高速的數字通信網絡是數字城建檔案館的存在基礎，其對內的業務組織和對外的服務都以網絡為載體。配備適用的計算機軟、硬件設備是數字城建檔案館建設的物質基礎。應當根據系統實現的目標、任務對設備進行合理配置。在配置計算機管理設備時應綜合考慮系統處理的檔案信息數據量，設備的性價比，設備的擴充性和兼容性，設備維護服務條件等。開發一套先進的城建檔案管理系統是數字城建檔案館建設的關鍵，應當進行充分的考察、調研、分析和論證，結合實際提出最佳方案，并組織實施。

5.重視人才培養

數字城建檔案館的建設需要大批各類人才，而城建檔案館目前的人才結構以檔案專業、工民建專業為主，很難適應數字城建檔案館建設管理的需要。因此，必須積極引進與數字處理和信息技術有關的技術人員。同時也要重視本館現有技術人員的繼續教育問題，為有發展潛力的技術人員創造學習數字處理與信息技術的機會。

作者：夏奇星單位：黃石市城建檔案館