城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)探討

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城建檔案也是科學(xué)管理的機構(gòu)。伴隨數(shù)字化的發(fā)展，數(shù)字檔案成為檔案管理的主要形式之一。城建檔案管理數(shù)字化對檔案信息資源的開發(fā)是有利的，通過網(wǎng)絡(luò)的快速流動，檔案利用方法也會改變。本文將通過三方面的內(nèi)容，對新形勢下城建檔案的數(shù)字化管理模式進行探討，城建檔案數(shù)字化的必要性，城建檔案數(shù)字化的困境，城建檔案數(shù)字化的有效措施。

一、城建檔案數(shù)字化的必要性

城建檔案一直不斷引進新技術(shù)，旨在對檔案進行較為科學(xué)的管理。早期的檔案管理是對檔案的目錄進行管理，后來的城建檔案管理對城建檔案的工作進行了多層次的管理，這樣就在很大的程度上實現(xiàn)了檔案數(shù)字化。但是，這也只是運用新技術(shù)來改進傳統(tǒng)的檔案管理模式，并未實現(xiàn)根本意義上的改變。在實際的管理工作當(dāng)中，較多的是紙質(zhì)檔案，但是信息存儲等工作已經(jīng)不適合信息化建設(shè)。主要表現(xiàn)在以下的兩個方面。

1.電子化趨勢，對傳統(tǒng)方式提出挑戰(zhàn)。

兩千年初，國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組將電子政務(wù)的建設(shè)作為了檔案建設(shè)的重點。伴隨信息化建設(shè)的發(fā)展，電子化系統(tǒng)成為了處理文件的平臺之一，也是政務(wù)信息化的表現(xiàn)之一。處理電子文件也受到了很多人的關(guān)注。同一年，國務(wù)院提出了加強“電子公文歸檔”的口號，國務(wù)院強調(diào)要把電子公文納入總體設(shè)計的內(nèi)容中去。傳統(tǒng)的實體檔案已經(jīng)逐漸落后，檔案實體管理和檔案信息處理并行，城市建設(shè)和文件管理一體化，這些新型的理論，都對實際的工作指明了方向。

2.電子文件會變革傳統(tǒng)的管理方式。

上世紀(jì)末，全球掀起了信息化浪潮，電子文件的產(chǎn)生，也標(biāo)志著人類的信息存儲方式發(fā)生了改變。這場改變的影響是深遠(yuǎn)的。

3.傳統(tǒng)管理方式的弊端。

城建檔案涉及到很多行業(yè)，技術(shù)手段也參差不齊。紙質(zhì)檔案的信息可靠，但是容易損壞。如果遇到不可抗拒的天氣，那么保存起來就較為困難。電子文件容易復(fù)制，不容易損壞，但是可讀性比較差，容易被篡改。所以，電子文件也沒有辦法代替紙質(zhì)的檔案，兩者將會一直存在下去。城建檔案需要新的管理方法來解決問題，傳統(tǒng)的管理方法到檔案數(shù)字化就是城建檔案的發(fā)展之路。

二、城建檔案數(shù)字化的困境

1.資金投入不足。

城建檔案是依靠國家撥款運行的，每個地區(qū)的撥款金額是有差異的。但是，都存在著撥款不足的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化需要有一定的輔助設(shè)備，目前應(yīng)用到檔案數(shù)字化管理的計算機數(shù)量很少，因為設(shè)備不起，不能滿足需要也制約著城建檔案數(shù)字化管理。

2.管理人才缺乏。

城建檔案的數(shù)字化管理是一個跨專業(yè)的復(fù)雜行業(yè)。數(shù)字化管理需要配置相應(yīng)的計算機設(shè)備，還需要熟悉檔案業(yè)務(wù)，同時對于計算機的使用也不能馬虎。這樣才能滿足檔案管理數(shù)字化建設(shè)的要求。但是現(xiàn)在的城建檔案管理工作人員的學(xué)歷普遍偏低，專業(yè)素養(yǎng)不高。因此，城建檔案數(shù)字化管理也無法滿足需要。

3.服務(wù)環(huán)境滯后。

城建檔案主要是為了在使用檔案時更加便利。而檔案數(shù)字化則是為了提高檔案的利用率。城建檔案主要服務(wù)于政府部門以及社會大眾，但是有些單位的檔案數(shù)字化應(yīng)用水平比較低，因為他們大都習(xí)慣于用原有的紙質(zhì)檔案，很少使用數(shù)字化檔案。在實際的工作當(dāng)中，不僅需要使用數(shù)字化服務(wù)，還要保留原有的紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化發(fā)展的路途較為艱辛，這也會影響城建檔案的數(shù)字化發(fā)展。

4.技術(shù)不成熟。

現(xiàn)階段的城建檔案數(shù)字化管理的方法有兩種，鍵盤錄入和通過掃描儀掃描。鍵盤錄入主要是人工進行操作，速度比較慢，效率也低下，而且需要費用。掃描儀掃描也會存在圖像質(zhì)量清晰度較差的問題，掃描速度還有識別漢字也會有困難。而且，每年新增加的檔案也是客觀的，城建檔案需要掃描傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，通過優(yōu)化圖像，壓縮等數(shù)字化技術(shù)將其加工成電子化的信息，然后刻入光盤。所以，制作電子內(nèi)容信息也是檔案管理數(shù)字化需要考慮的。但是，掃描系統(tǒng)不是掃描儀可以解決的，只有不斷的開發(fā)和引進新的軟件，才能識別自動化系統(tǒng)，從而建立質(zhì)量更優(yōu)的數(shù)據(jù)庫。

5.數(shù)字化的對象難以抉擇。

城建檔案館保存的檔案很多，但是，因為不同的檔案信息的開發(fā)時間不一樣，所以城建檔案的行政管理部門需要決定哪些檔案信息可以進行數(shù)字化，而哪些檔案信息不需要或者暫時不需要進行數(shù)字化以及哪些檔案迫切需要數(shù)字化。而城建檔案有明顯的地域性，把這些具有地域性的檔案輸送到城建檔案系統(tǒng)，才能滿足城建檔案信息的需要。

6.運作方面存在問題。

對城建檔案管理數(shù)字化是檔案建設(shè)需要面對的問題。而每個地區(qū)的城建檔案對數(shù)字化對象的而選擇和城建檔案數(shù)字化的內(nèi)容要達成共識，然后構(gòu)建城建檔案信息檔案。根據(jù)城建檔案的特點，在此基礎(chǔ)上，給建設(shè)數(shù)字城建檔案創(chuàng)造條件。其中，高速掃描建設(shè)系統(tǒng)包括GIS系統(tǒng)，地下管線動態(tài)管理系統(tǒng)，網(wǎng)上視頻點播系統(tǒng)包括電子文件歸納系統(tǒng)，高質(zhì)量資源庫。

三、城建檔案數(shù)字化的有效措施

城建檔案數(shù)字化需要明確合適的目標(biāo)，不僅需要符合當(dāng)前的城建檔案管理工作的要求，還要滿足社會對城建檔案數(shù)字化的要求。所以，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理模式，需要規(guī)范城建檔案數(shù)字化管理的體系，相應(yīng)的設(shè)施，以及人才。

1.規(guī)范體系建設(shè)。

在城建檔案管理的實踐當(dāng)中，需要完善城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)，建立好各個層次的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，推行相關(guān)的法規(guī)和規(guī)范，這也是城建檔案管理數(shù)字化的動力。例如《城建檔案數(shù)字化保障方法》，《城建檔案數(shù)字化經(jīng)費保障方法》等制度，都可以給城建檔案的數(shù)字化管理提供保障。

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

城建檔案館需要一定的空間數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的支持，這樣才能更好的為城市服務(wù)。建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施有相應(yīng)的硬件環(huán)境，系統(tǒng)軟件還有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。硬件環(huán)境有計算機硬件，辦公條件，庫房建設(shè)。系統(tǒng)軟件有系統(tǒng)的軟件平臺，操作系統(tǒng)，管理數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)軟件不僅可以完成業(yè)務(wù)管理工作，還可以和數(shù)據(jù)庫融合，從而錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也是城建檔案數(shù)字化的必要條件，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境十分復(fù)雜，相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，都在為城建檔案數(shù)字化管理注入了活力。

3.應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)。

城建檔案數(shù)字化管理是可以拓展的應(yīng)用系統(tǒng)，從而實現(xiàn)了一站式系統(tǒng)辦公，無論是系統(tǒng)辦公，城建檔案和單位，以及上下級都可以涵蓋城建檔案的數(shù)字化管理，串通到電子信息采集的全過程。這些都可以給城建檔案的數(shù)字化管理提供動力。

4.人力資源開發(fā)和人才培養(yǎng)。

城建檔案數(shù)字化管理的隊伍應(yīng)該以培養(yǎng)管理型人才作為根本，培養(yǎng)復(fù)合型人才作為重點。需要的人才類型有檔案采集和數(shù)據(jù)處理人才，信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)計人才，檔案信息和咨詢?nèi)瞬拧Ｕ且驗閷θ瞬抨犖榈囊筝^高，所以，建立有知識，創(chuàng)新型的人才隊伍，對于城建檔案數(shù)字化管理顯得尤為重要。

四、結(jié)語

城建檔案管理數(shù)字化在城市的建設(shè)過程當(dāng)中，有著十分重要的作用。城建檔案工作是我國城市建設(shè)發(fā)展決定的，伴隨著經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，城市建設(shè)的步伐也隨之加快。需要讓城建檔案數(shù)字化更加穩(wěn)定，不斷完善數(shù)據(jù)庫，檔案也能更好的歸納。從而滿足社會服務(wù)的要求。

作者：吳丹 單位：福建省寧德市城市建設(shè)檔案館