城建檔案管理分析

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摘要：城建檔案是在開(kāi)展城市規(guī)劃、城市建設(shè)工作的過(guò)程中所形成的檔案資料，它是城市發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，能夠真實(shí)記錄并反映城市的社會(huì)發(fā)展歷程及其歷史情況，是具有保存價(jià)值的文件資料。隨著當(dāng)今城市化建設(shè)的快速發(fā)展，城建檔案管理工作作為推動(dòng)城市現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，要著重加強(qiáng)城建檔案管理力度，提升城建檔案管理水平。本文將結(jié)合當(dāng)前城建檔案管理工作中存在的部分問(wèn)題，淺談相應(yīng)改善舉措。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理；現(xiàn)狀問(wèn)題；改善舉措

一、城建檔案管理

城市建設(shè)作為城市管理的重要組成部分，它是以規(guī)劃為依據(jù)，以建設(shè)工程為依托，對(duì)于城市人民的生活環(huán)境進(jìn)行改造完善，對(duì)于城市系統(tǒng)內(nèi)的設(shè)施進(jìn)行工程建設(shè)。城建檔案是在開(kāi)展城市規(guī)劃、城市建設(shè)工作的過(guò)程中所形成的檔案資料，城建檔案是城市發(fā)展、社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，它能夠真實(shí)記錄并反映城市及社會(huì)發(fā)展歷程、歷史情況，是具有保存及收藏價(jià)值的文字、圖紙、圖像、音頻、視頻等不同形式的資料。同時(shí)，城建檔案還是城市建設(shè)成果、先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)科學(xué)技術(shù)等成果的記錄。城市建設(shè)涉及領(lǐng)域廣泛、專(zhuān)業(yè)眾多，大到城市系統(tǒng)的建設(shè)工作、小到個(gè)人房屋的法律糾紛事宜，城建檔案均能作為重要的建設(shè)依據(jù)及法律證據(jù)。此外，城建檔案在掌握城建全貌、記載城市歷史文化、打造城市文明建設(shè)方面同樣發(fā)揮著重要作用。因此，城建檔案對(duì)于國(guó)家、單位及個(gè)人都是十分重要的，加強(qiáng)城建檔案管理也是十分必要的。當(dāng)前，隨著城市現(xiàn)代化建設(shè)步伐不斷加快，對(duì)于城建檔案及城建檔案管理工作都提出了更高的要求，城建檔案工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時(shí)在現(xiàn)今工作中也存在著部分問(wèn)題有待進(jìn)一步改善。

二、城建檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題及其改善舉措

1.城建檔案管理人員的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

城建檔案管理工作是為城市建設(shè)、城市發(fā)展、城市文化等活動(dòng)提供管理服務(wù)的一項(xiàng)工作，因其自身是無(wú)法直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的，通常不被單位及工作人員予以重視。受傳統(tǒng)管理意識(shí)的影響，檔案管理部門(mén)僅提供檔案留存、檔案借閱等基本服務(wù)內(nèi)容，檔案管理工作者能夠確保檔案不丟失、不損壞，具備基本職業(yè)道德素養(yǎng)及服務(wù)能力即可，普遍缺乏較高的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和求知意識(shí)，知識(shí)面及專(zhuān)業(yè)技能有待進(jìn)一步提高。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的電子化新時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，電子檔案及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等已得到廣泛應(yīng)用，這便要求檔案管理人員必須掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。由于當(dāng)前從事城建檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，存在計(jì)算機(jī)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技能較為薄弱的問(wèn)題，無(wú)法滿足現(xiàn)代化電子檔案管理的工作需要。因此，城建檔案管理單位應(yīng)組織開(kāi)展計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及實(shí)操技能方面的專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，如電子文檔排版、電子文件處理等電子化系統(tǒng)的實(shí)際操作培訓(xùn)；圖像、音頻及視頻等多媒體資料處理方法的培訓(xùn)。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理工作者對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的學(xué)習(xí)，使城建檔案管理工作者能夠順應(yīng)新時(shí)代需求，熟練掌握電子化辦公技能，為提高城建檔案管理工作效率、提升城建檔案管理工作質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)為城建管理單位打造職業(yè)德道高尚、業(yè)務(wù)能力精湛的綜合型高素質(zhì)人才隊(duì)伍做好人才儲(chǔ)備。

2.城建檔案管理工作規(guī)范性有待進(jìn)一步增強(qiáng)

在當(dāng)前的城建檔案管理工作中，存在以下三方面檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題。一是檔案收集方面。檔案收集來(lái)源不均衡，如收集城市地上建設(shè)的檔案資料遠(yuǎn)多于城市地下建設(shè)的檔案資料；建設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部的檔案資料遠(yuǎn)多于建設(shè)系統(tǒng)外部的檔案資料。此外，部分檔案在收集時(shí)存在記錄漏項(xiàng)，甚至是記錄空白。檔案收集形式較為單一，城建檔案的紙版檔案資料較多，但特殊載體的檔案資料較少，如缺少重要的圖像、音頻、視頻等檔案資料，無(wú)法滿足城建檔案的信息化管理需求；檔案收集內(nèi)容存在不準(zhǔn)確，部分檔案盲目收集的問(wèn)題，只重視了檔案收集數(shù)量。由于收集范圍過(guò)于粗放，導(dǎo)致檔案資料存在不準(zhǔn)確、不完整的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了城建檔案收藏質(zhì)量。二是檔案管理方面。城建檔案管理工作的主要內(nèi)容包含收集、整理、鑒定、保存、開(kāi)發(fā)、利用等環(huán)節(jié)，但在實(shí)際工作中，由于業(yè)務(wù)能力差異等人為的原因，檔案管理工作人員的主觀意識(shí)影響著檔案標(biāo)準(zhǔn)及檔案規(guī)范方面的實(shí)際操作。如各單位在管理制度、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檔案館建設(shè)等方面存在差異，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一及管理不規(guī)范等問(wèn)題均影響著城建檔案工作質(zhì)量，制約了城建檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。三是檔案保管不妥善。存在著部分檔案不完整，甚至是檔案丟失的情況，造成了整體檔案管理工作無(wú)法正常開(kāi)展，檔案資料無(wú)法得到正常使用的嚴(yán)重問(wèn)題。針對(duì)上述問(wèn)題，一是應(yīng)加大各級(jí)城市建設(shè)部門(mén)系統(tǒng)間的合作力度，做好城建檔案收集管理工作。在增強(qiáng)跨系統(tǒng)共享、加強(qiáng)部門(mén)協(xié)調(diào)合作方面，相關(guān)政府部門(mén)應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用，積極倡導(dǎo)并督促各級(jí)城市建設(shè)部門(mén)，將城建檔案管理工作納入重要議事之中。同時(shí)要求各系統(tǒng)、部門(mén)間加強(qiáng)溝通交流及合作力度，通過(guò)及時(shí)提供各類(lèi)別的城建文件資料，確保城建檔案資料收集范圍廣泛、覆蓋內(nèi)容全面，確保城建檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，全面提升檔案收集及檔案管理質(zhì)量。信息準(zhǔn)確、內(nèi)容全面的城市建設(shè)檔案能夠?yàn)槌鞘邪l(fā)展、城市建設(shè)提供更多的科學(xué)依據(jù)，從而使城建檔案管理工作更好地服務(wù)于城市建設(shè)工作之中。二是應(yīng)建立健全城建檔案管理制度，使城建檔案管理工作統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在具體工作中，應(yīng)對(duì)城建檔案收集、整理、歸檔、移交等環(huán)節(jié)及日常保管、借閱、使用等過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化管理，通過(guò)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)城建檔案管理工作的全過(guò)程進(jìn)行合理管控，檔案管理工作的各環(huán)節(jié)均能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，使檔案管理更加規(guī)范化，從而提升城建檔案管理質(zhì)量及管理水平。三是應(yīng)進(jìn)一步完善城建檔案的保管條件，提升檔案保管質(zhì)量。檔案保管是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，對(duì)于保護(hù)檔案安全、維護(hù)檔案完整具有重要的作用，同時(shí)決定著檔案壽命的長(zhǎng)短。檔案保管工作的質(zhì)量高低在極大程度上影響著檔案管理工作質(zhì)量，檔案保管工作做得好，能夠?yàn)檎w檔案管理工作的順利開(kāi)展提供堅(jiān)實(shí)的基本保障，反之，則將嚴(yán)重影響整體檔案管理工作，造成檔案不完整，甚至是檔案丟失的嚴(yán)重問(wèn)題。城建檔案保管工作需要較好的物質(zhì)條件基礎(chǔ)，應(yīng)受到高度重視，加大物質(zhì)投入力度，在檔案庫(kù)或是檔案室的建設(shè)方面，要選擇具備防潮、防熱、防光、防塵、防火、防盜及防有害氣體的建筑材料及房屋，確保檔案能夠得到妥善保管。在檔案包裝選擇方面，要選擇能夠防止光線、灰塵及有害氣體對(duì)檔案造成危害的包裝材料及包裝方式，減少機(jī)械磨損及化學(xué)損害。

3.城建檔案管理工作整合力度有待進(jìn)一步加強(qiáng)

目前，城建檔案信息資源系統(tǒng)尚未得到有效整合，如部分城建方案尚未從建設(shè)方單位收集到城建檔案管理系統(tǒng)之中，紙版檔案與電子檔案資源彼此相互獨(dú)立等問(wèn)題，此類(lèi)問(wèn)題導(dǎo)致使用者無(wú)法全面檢索所需信息資料，或是需要使用不同的檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案搜索，造成檢索效率低下，在查閱及使用檔案時(shí)造成了很大的不便。針對(duì)上述問(wèn)題，在城建檔案管理工作中應(yīng)加強(qiáng)信息資源整合力度。一是應(yīng)建立健全城建檔案收集渠道，各城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極參與到城建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，對(duì)于城建檔案資料進(jìn)行主動(dòng)收集，豐富檔案信息資源，確保檔案資料質(zhì)量。二是不斷完善電子化檔案系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)，如建立電子化復(fù)合檔案館，創(chuàng)建統(tǒng)一界面的檢索系統(tǒng)，方便使用者在一個(gè)檢索系統(tǒng)內(nèi)就能夠搜索到所需信息。同時(shí)應(yīng)不斷優(yōu)化電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容，依托現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)城建檔案進(jìn)行全方位、多層次的信息化管理，增強(qiáng)信息整合、實(shí)現(xiàn)資源共享，提升查閱利用率、提高城建檔案工作效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)進(jìn)一步提升城建檔案管理人員的整體素質(zhì)、增強(qiáng)城建檔案管理工作規(guī)范性、加強(qiáng)城建檔案管理工作整合力度等舉措，能夠有效提升城建檔案工作效率及城建檔案管理工作水平，為城市發(fā)展建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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作者:徐燕 單位:江蘇省揚(yáng)中市城建檔案館