城建檔案電子化異地備份探索

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摘要：城建檔案是一個地區(qū)、一個城市的歷史沿革代名詞，也是本地區(qū)或城市社會經(jīng)濟發(fā)展的最好證明，是檔案管理的重要分支，其特點非常鮮明，具有不可再生性，極易損害，且不可復(fù)制，因此城建檔案管理最重要的基礎(chǔ)就是安全，尤其是在信息化、互聯(lián)網(wǎng)時代，眾多檔案管理部門均實現(xiàn)了數(shù)字化管理，可一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭到自然災(zāi)害的破壞，業(yè)務(wù)隨之就會受到影響，使城建檔案館受到不可估量的損失。因此，在新時期下，城建檔案的異地保存和異地備份就成為應(yīng)對突發(fā)事件及自然災(zāi)害的重要措施。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；大數(shù)據(jù)；異地備份

何為異地備份？異地備份指的是在除本地外的其他偏遠(yuǎn)地區(qū)，設(shè)立兩套或其多套與本身系統(tǒng)一致的管理系統(tǒng)，每套系統(tǒng)之間無任何門檻進(jìn)行巡查和監(jiān)督、復(fù)制，當(dāng)本地城建檔案系統(tǒng)因自然災(zāi)害等意外情況突然出現(xiàn)問題而停止工作后，所有的業(yè)務(wù)工作隨之轉(zhuǎn)移至異地備份系統(tǒng)，可以讓工作正常進(jìn)行而不受影響。

一、城建檔案異地備份的原因及必要性

我國地域遼闊，地質(zhì)構(gòu)造復(fù)雜、氣候差異巨大，橫亙多條地震帶，近十年來，各地區(qū)城市化發(fā)展迅速，城鄉(xiāng)人口逐年增多，城市建筑密度也越來越大，一旦遭受自然災(zāi)害侵襲或者其他意外，城市將成為災(zāi)害的主要承受體，城建檔案也不能保證“幸免于難”，一旦本地城建檔案損毀，后期的搶險救災(zāi)、搶修市政基礎(chǔ)設(shè)施、房屋損毀鑒定、災(zāi)后恢復(fù)重建規(guī)劃及實施等工作提供詳實的資料和依據(jù)將無從談起，因此啟動城建檔案異地備份刻不容緩。城建檔案異地備份工作最受重視是2008年5月12日汶川大地震以后，這次地震從一種特殊的角度推進(jìn)了城建檔案異地備份工作的深入探討、研究以及落實。大地震奪去了數(shù)萬群眾的生命，摧毀了城市，也嚴(yán)重地破壞了災(zāi)區(qū)的檔案資源，這其中也包括城建檔案。據(jù)統(tǒng)計，災(zāi)區(qū)眾多檔案館倒塌損毀，大批珍貴歷史檔案被毀，大量電子文件丟失，北川縣檔案館在地震中垮塌，全部檔案（約85000卷）被樓房廢墟和后山泥石掩埋。廣元市檔案館庫房頂部垮塌，消防供水管道破裂，5萬余卷檔案被水浸濕。劍閣縣檔案館3萬余卷檔案被水浸濕。綿陽市全市13076平方米的檔案館舍中受損面積達(dá)7204平方米，874168卷檔案中受損和處于危房中的有259443卷，離震中較遠(yuǎn)的成都市約10萬卷檔案處于危房中，約1560卷檔案被雨水浸濕。所以，在2009年的全國檔案館工作會議上，國家檔案局根據(jù)我國各省、市的管理現(xiàn)狀提出要求：為確保國家檔案安全，各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質(zhì)備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息資源的絕對安全。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)時代下城建檔案異地備份的優(yōu)勢

城建檔案異地備份極大地增加了城建檔案保管的安全系數(shù)，規(guī)避了因僅有一套城建檔案帶來的災(zāi)難及風(fēng)險，進(jìn)而提升了城建檔案的風(fēng)險防范機制，尤其是使用現(xiàn)有5G網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)備份效率高、靈活性強，其速度更是之前幾代傳輸技術(shù)不可比擬的，從源頭上解決了城建檔案在本地唯一地點存放產(chǎn)生的安全隱患，緩解了城建檔案管理人員因突發(fā)災(zāi)害對館藏檔案損毀的精神壓力。城建檔案異地備份，有利于進(jìn)一步開展本地和異地的城建檔案工作，在異地樹立本地城建檔案館形象，提升城建檔案服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展、服務(wù)民生、服務(wù)大局的目的，也有利于落后地區(qū)城建檔案管理者發(fā)現(xiàn)自身問題和困難，積極與先進(jìn)地區(qū)的城建檔案安全管理理念接軌。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)和5G移動通信技術(shù)的迅猛發(fā)展，尤其是云終端技術(shù)的實施，為大量甚至是無限制存儲大容量數(shù)據(jù)提供了可能，還有5G通信網(wǎng)絡(luò)和光寬帶技術(shù)的不斷更新也為大量數(shù)據(jù)備份恢復(fù)提供了傳導(dǎo)傳送基礎(chǔ)，可以說用“秒備”形容也不為過。因此，“互聯(lián)網(wǎng)+”和5G通信技術(shù)應(yīng)用和發(fā)展為城建檔案的異地備份提供了極速便捷、安全可靠的基礎(chǔ)條件，對比以往那種較為傳統(tǒng)的掃描或復(fù)印備份，優(yōu)勢極為明顯。一是投資建設(shè)成本迅速降低。隨著租用機房服務(wù)或者租用服務(wù)器服務(wù)的開展，城建檔案管理人員作為用戶提出的超大海量存儲單元成為了可能，成本也極低。二是電子化檔案數(shù)據(jù)備份恢復(fù)的自動化程度的提高，用戶可以隨時根據(jù)不同的條件進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，使管理實現(xiàn)智能多邊，人為因素減少，簡化了檔案管理過程中的紛繁復(fù)雜的流程，降低了人工成本，減少了人為的安全隱患，使之變得更加可靠。三是電子數(shù)據(jù)可靠性進(jìn)一步加強。異地備份的電子化數(shù)據(jù)，對實時數(shù)據(jù)在本地和異地之間進(jìn)行互為備份，互相保障安全，可以達(dá)到絕對的永久安全。四是超強的擴展能力被提升。利用已經(jīng)成熟的“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)和云備份等技術(shù)，城建檔案異地備份大容量存儲可以根據(jù)不同用戶的需要擴展升級，以滿足未來長時間的數(shù)據(jù)增長需求。五是可以實現(xiàn)不同地區(qū)對城建檔案信息資源共享。對于異地存儲方而言，想獲取其相關(guān)城建檔案資料作為借鑒在過去是非常不易的，隨著異地備份的啟動，數(shù)據(jù)之間的整合和共享成為了可能，可以補給雙方短板，提升彼此的競爭力。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”大數(shù)據(jù)時代城建檔案異地備份面臨的問題

（一）對檔案異地備份的重要性認(rèn)知不足。整個社會層面對檔案異地備份的重要性認(rèn)知還不足，僥幸心理非常大，總認(rèn)為天災(zāi)人禍與本地區(qū)沒太大關(guān)系。城建檔案的異地備份需要對本地區(qū)的檔案進(jìn)行復(fù)制、數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)加工等，與檔案管理的每一個職位都息息相關(guān)，需要本地和異地同時投入較多的人員，工作強度大，資金投入多。一些管理者極端地認(rèn)為檔案異地備份就如同汽車上保險一樣，最終每年都不一定用上，但還得進(jìn)行投資，因此不想投入精力和資金，將這項工作變成了推一步走一步的境地。

（二）國家和地方的統(tǒng)一設(shè)計和規(guī)劃滯后。雖然筆者所在的遼寧省朝陽市已經(jīng)與湖南省永州市建立檔案異地備份，但是缺乏全局高瞻遠(yuǎn)矚的考慮，各地區(qū)各部門之間、不同的檔案館類型等都缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和設(shè)計，針對城建檔案的異地備份工作的國家標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺，異地備份的相關(guān)要求只是在行業(yè)主管部門的一些文件中有所提及，異地備份的開展方式、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、存儲的技術(shù)要求、載體的運輸及保管等都缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，基本上都是基層檔案管理人員摸著石頭過河。

（三）異地備份地區(qū)是否都能符合標(biāo)準(zhǔn)承擔(dān)備份工作。《檔案館防災(zāi)減災(zāi)規(guī)范》明確要求：為確保檔案安全，檔案備份基地的選擇要求兩地相距300公里以上，且不在同一流域或同一地震帶上，對于電子檔案備份還應(yīng)不在同一電網(wǎng)。可是目前城建檔案異地備份還是建立在自愿的基礎(chǔ)上，沒有進(jìn)行強制，尤其是現(xiàn)在陳舊的檔案館無法滿足異地備份工作的實際要求，建設(shè)后也許會出現(xiàn)二次投資建設(shè)的情況。

（四）利用新技術(shù)、新科技方面水平參差不齊。城建檔案異地備份要在異地對本地檔案進(jìn)行存儲，尤其是對使用何種方式存儲、利用何種技術(shù)和設(shè)備，這方面的研究還不夠深入，存在很大的不確定性。以遼寧省朝陽市為例，電子檔案備份及其相關(guān)的工作基本上規(guī)定是由自己負(fù)責(zé)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代大數(shù)據(jù)量的情況下如何對異地數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)查，尚存在數(shù)據(jù)遷移時間長、數(shù)量大等問題。

四、利用先進(jìn)技術(shù)建立異地備份的建議和對策

（一）建章立制。法制和政策先行，規(guī)章與制度同做，這是任何行業(yè)發(fā)展下去的根本。檔案異地備份工作也是一樣，沒有一套完整有序的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，利用先進(jìn)技術(shù)建立異地備份也是巧婦難為無米之炊。如果各個檔案館各行其是，自行建設(shè)，最終導(dǎo)致一是不惜成本的建設(shè)最終沒有實現(xiàn)有效交流，二是保密安全放任自流，不加密地將數(shù)據(jù)隨意傳輸會帶來巨大的安全隱患。因此，要呼吁行業(yè)行政主管部門建立健全相關(guān)的法律法規(guī)，讓異地備份工作有法可依。

（二）提高認(rèn)識。進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”和5G時代，技術(shù)突飛猛進(jìn)，可依舊有很多從業(yè)人員對互聯(lián)網(wǎng)的安全及穩(wěn)定性等心懷疑慮，認(rèn)為傳統(tǒng)的離線方式是最安全、最合適的。誠然，互聯(lián)網(wǎng)和5G的開放性很大，速度不可比擬，給異地備份極易造成安全隱患，可這是一把雙刃劍，只要使用合理合法、技術(shù)到位、措施保障到位就可以保證其安全性。像以前有人抵觸的網(wǎng)上銀行等，可經(jīng)過發(fā)展，已經(jīng)證明網(wǎng)絡(luò)安全是可靠的。因此，要進(jìn)一步解放思想，大膽利用現(xiàn)有技術(shù)條件，在此基礎(chǔ)上做好異地備份工作。

（三）人才建設(shè)必不可少。21世紀(jì)最重要的資源是人才，在“互聯(lián)網(wǎng)+”和5G技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天，異地備份工作的關(guān)鍵依舊是人才。傳統(tǒng)人才對新事物有抵觸情緒，安于現(xiàn)狀，因此要在檔案管理中引入計算機、通信技術(shù)等方面的優(yōu)秀人才充實到日常工作中，造就一支技術(shù)熟練、專業(yè)強、業(yè)務(wù)精的復(fù)合型人才隊伍。

作者:童麗娜 單位:朝陽市城市建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心