制定城建電子檔案存儲與備份策略

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認為城建檔案信息管理系統具有強大的檔案文獻檢索功能，即使對有關城建工作中形成的電子文件沒有進行分類，運用計算機的檢索功能，也可以迅速查找到利用者需要的檔案信息。這些電子文件分類認識上的誤區，是城建檔案管理“前端控制思想”的盲點，忽視了電子文件分類與城建檔案檢索、存儲、備份三者之間的密切聯系。為此，城建檔案管理部門要非常全面、細致的分析電子文件分類、電子檔案存儲與備份策略，進一步推動我國城建檔案信息化的建設步伐。

電子文件分類的優越性

（一）電子文件分類有利于提高電子檔案檢索效率。電子文件只有做到科學分類，才能實現檢索高效、便捷。計算機檢索的原理就是利用計算機將用戶所提出的文檔信息檢索標識與計算機檢索系統中的標引標識進行比較，并將檔案數據庫符合條件匹配的檔案信息作為檢索結果提供給用戶利用。如果，城建檔案管理部門沒有制定電子文件分類方案，對形成的電子文件進行科學的分類標引，歸檔的城建電子檔案索引則雜亂無章，制約了機檢速度和檔案的查準率和查全率。

（二）電子文件分類是電子檔案存儲與備份的基礎。城建電子文件的分類，就是把立檔單位在城建檔案信息數據的一體化管理系統所形成的文件，按照文件形成的領域范疇、項目、時間、來源、內容和形式上的聯系，分成若干層次和類別，構成有機的體系。城建檔案分類的內容廣泛，例如，城市建設工程檔案分類有：工業、民用建筑工程；市政基礎設施工程；公用基礎設施工程；通信、電力、交通基礎設施工程；園林建設、風景名勝建設工程；市容環境衛生設施建設工程；城市防洪、抗震工程等范疇。如果電子文件形成單位沒有制定分類策略，歸檔的各類城建電子檔案在服務器的存儲物理位置，不能按照電子檔案的保存價值分別劃分物理存儲空間，也不能實現留其精華、刪除無保存價值電子文件的科學管理方法。電子文件分類是城建電子檔案存儲與備份的基礎，主要體現在以下三個方面：一是分類是保持電子文件有機聯系的重要舉措。一個城建檔案館的所有電子文件，如不經過分類，難免是一堆雜亂無章的電子數據。其存儲在文檔服務器的數據是呈現出無序排列的現象，只有對其進行合理的分類，不但能夠揭示出電子文件之間的內在聯系，而且真正使城建檔案館的電子檔案成為一個有機整體，便于系統存儲、備份和系統提供利用。二是電子文件分類是后續整理城建電子檔案環節有序開展的基本前提。就整個電子文件整理工作的程序而言，只有經過分類，城建電子檔案管理其后的一系列環節才易于著手和逐步深入。三是電子文件分類的優化可為城建電子檔案的全面管理創造有利條件。文檔服務器存儲與備份策略的制定，都與電子文件的分類方案和分類的質量密切相關。所以，各級城建檔案管理部門對電子文件分類的優化，可為各類城建電子檔案的有序、有效管理奠定基礎。

制定合理的電子檔案的存儲與備份策略

（一）歸檔電子城建檔案數據大集中的存儲策略各級城建檔案館應根據電子文件分類方案，制定電子檔案存儲與備份策略，對歸檔的電子檔案數據進行科學組合，合理劃分存儲服務器的數據存儲區域，便于備份工作的開展。為實現城建檔案信息數據資源的共享，城建檔案信息資源庫的建設，必須打破目前小而全的數據管理方式，應采取城建檔案數據大集中方式，即將分散到各分支機構城建檔案數據庫，集中存儲到上屬主管單位城建檔案部門控制的計算機服務器中，建設符合國家電子檔案管理規范與統一數據標準的城建檔案信息數據資源庫。

（二）根據分類標準，合理進行城建電子檔案數據組合根據電子文件分類方案，歸檔的電子檔案需要按一定的規則組合到計算機存儲服務器或者脫機保存的光盤、硬盤、磁帶等存儲載體。由于光盤，特別是DVD光盤的存儲海量化和日趨成熟，歸檔電子檔案的脫機保存一般可采用DVD光盤。對不同類型、不同作用的檔案要有不同的存儲策略，如依據電子檔案利用與保存價值從不同角度可分為：內部與外部使用(封閉與開放系統)；永久、30年、10年；重要與不重要；項目與重點工程建設、憑證與非憑證；保密與非保密；遷徙與非遷徙。從保持文件的自然聯系和方便管理利用出發，遵循一些基本規則對歸檔的電子檔案數據進行合理組合：一是將同一保管期限的文件組合，以便于按不同保管期限定期拷貝，以延長歸檔電子檔案的保管壽命；二是將同一密級的文件組合，以便于保密管理；三是將同一分支機構的城建檔案歸檔部門的項目文件組合，以便于查找利用和復制。四是將同一類型的文件組合，如將字處理文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、視頻文件、多媒體鏈接文件分別組盤，以便于借助特定的技術環境進行閱讀利用。

（三）城建檔案信息管理系統的數據存儲與備份策略歸檔城建電子檔案數據采用微型計算機硬盤和DVD光盤的方式存儲與備份，已適應不了采用城建檔案數據集成化管理方式的需求，其存儲和備份的數據由單機版城建文檔管理的案卷級和文件級的數據，擴展到城建電子管理系統生成經鑒定歸檔的全文數據、多媒體文件、圖像文件、檢測數據等技術因素元數據。為有效地進行海量城建檔案數據的存儲與備份，必須合理制定存儲與備份策略。一是合理劃分存儲空間。按照城建檔案分類屬性、建設項目、歸檔年度、保管期限對數據進行存儲空間分配，按照來源關系，如城市規劃、通信、電力、橋梁、道路、園林、環境衛生、市政、公用、房地產管理、人防等，對歸檔的城建電子檔案數據進行科學排序。同時利用虛擬存儲技術提高硬件的綜合利用率。例如采用SAN的虛擬存儲技術，將所有異構環境的存儲資源，在一個統一的控制器控制下，做一個統一的分配與調度，可使存儲空間從40%提高到80%。二是根據城建電子文檔管理需求，采用切合實際的備份方式。在城建檔案信息一體化管理系統生成的數據，可根據本單位的數據管理財力和文檔人員、計算機技術人員配備情況，采用如下備份方式：磁帶庫、光盤庫備份。由文檔人員和計算機技術人員按照本單位數據生成和保管歸檔需求，設計備份時間，在規定的時間內，由生產機實時向備份機發送關鍵數據，將數據傳送到遠程備份中心制作完整的備份磁帶或光盤的復制工作。遠程數據庫異地備份。根據《電子公文歸檔暫行辦法》和《電子文件歸檔管理規范》的有關規定，歸檔的電子公文，實現異地保管。就是在與本單位主數據庫所在生產機相分離的備份機上建立主數據庫的一套備份。網絡數據鏡像備份。這種方式是對文檔管理系統的數據庫數據和所需跟蹤的重要目標文件的更新進行監控與跟蹤，并將更新日志實時通過網絡傳送到備份系統，備份系統則根據日志對磁盤進行更新。遠程鏡像磁盤異地備份。通過高速光纖通道線路和磁盤控制技術，將鏡像磁盤延伸到遠離生產機的地方，更新方式為同步或異步，其鏡像磁盤數據與主磁盤數據完全一致，。采用不同方式文檔數據備份，必須要考慮到數據恢復的問題，包括采用雙機熱備、磁盤鏡像或容錯、備份磁帶異地存放、關鍵部件多套備件等多種災難預防措施。這些措施能夠在系統發生故障后對文檔數據進行系統恢復。

檔案部門應積極參與電

子文件分類與電子檔案存儲、備份工作建立一個完善的電子文件分類、存儲與備份系統，城建檔案部門要從城建電子文檔系統的使用者轉變為參與者，這就要求檔案工作者必須深入到現行電子文件管理工作領域，對本單位產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲、備份工作進行指導，將電子文件分類知識融合到城建檔案數據存儲與備份工作中。

（一）根據城建檔案信息管理系統生成的電子文件屬性，如文本文件、數據文件、計算機程序文件、圖形文件、設計文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈結文件等,設定固定的類別代碼，，用以指導計算機技術人員結合分類編碼、保管期限合理設計數據存儲與備份的策略。

（二）積極參與系統實施方案的討論。城建檔案部門應負責文檔數據存儲與備份試點課題與檔案學知識互相結合的論證工作，完成對現場電子數據分類與存儲、備份三者之間有機聯系的調查，提出切實可行的城建檔案存儲與備份策略，供計算機部門技術人員參考。

（三）參加城建檔案信息管理系統運行前的電子文件分類、電子檔案存儲、備份測試工作，保證電子文件分類、電子檔案存儲與備份，檔案數據的一致和現行有效。城建檔案部門積極參與電子文件分類與電子檔案存儲、備份工作的課題研究工作，是城建檔案管理部門前端控制，實現電子文件全程管理的重要保障，是全面、系統、優化思想的集中體現，必然會提我國城建檔案信息化管理的整體水平。要適應信息技術和檔案事業的發展，就必須采取積極措施抓好知識更新，使城建檔案人員擁有廣博的復合型知識，以適應信息技術發展的需要。

作者：洪清庭單位：建省晉江市住房和城鄉規劃建設局城建檔案室