高職院校電子檔案管理論文

前言：本站為你精心整理了高職院校電子檔案管理論文范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

一、電子檔案存在不足之處

1.規章制度不夠完善

目前，高職院校檔案部門還沒有一套完善的電子檔案歸檔制度，各部門兼職檔案對電子檔案的歸檔意識較差，對檔案工作積極性不高，總是以應付的態度面對此工作，因此導致電子檔案管理不規范、歸檔不完整。正因為缺乏歸檔制度和工作要求，導致各院系部處室移交來的電子檔案不完整、不規范，造成電子檔案歸檔工作難，并影響到后續的一系列工作的開展。高職院校應加強對電子檔案歸檔制度的建立和完善，促使他們以正確的態度面對檔案工作。

2.電子文件收集難

辦公自動化的產生，改變了以往的發文模式，使文件收發更便捷，提高了工作效率，但加大了電子檔案收集難度。電子文件產生于學校各院系部處室，分散在各職能部門中，這些部門的兼職檔案員對電子檔案收集歸檔意識差，他們對檔案工作有散漫的心態，覺得電子檔案有就存，沒有就不存，不會自覺地去積累和保存平時工作中所產生的電子文件。有些因為計算機配置低的問題，有些因為更換兼職檔案員的問題，沒有做好交替工作，導致大部分的電子文件丟失，給電子檔案收集工作加大了難度。

3.電子檔案儲存載體保管條件要求

高電子檔案儲存載體主要是以光盤、磁盤、磁帶為主，而磁盤、磁帶容易被磨損、脫落、發霉、變形等，且不易恢復，因此，電子檔案載體保管條件相對紙質檔案要高。如電子檔案儲存載體保管不當，一旦受損，將直接影響電子檔案信息再現和再利用。

4.辦公自動化系統尚未和檔案管理系統銜接

隨著信息時代的飛速發展，大部分高職院校已經推行使用辦公自動化系統(OA系統)。如我校在2010年5月已開始使用OA系統，但在建立和設計時沒有考慮到檔案的歸檔問題，OA系統沒有和檔案管理系統相銜接，OA系統產生的電子文件不能直接導入檔案管理系統中，導致電子文件分散、混亂，收集和歸檔難度加大，歸檔不及時，甚至部分電子文件丟失。

5.電子檔案存在安全隱患

電子文件的產生是直接在計算機上形成，且在網絡環境下傳送，此方法雖方便快捷，但存在一定的安全隱患。如計算機受病毒感染、遭受黑客攻擊等，都會使文件信息受破壞，導致無法讀取。電子檔案在提供利用時，容易被刪除、修改、復制，而不留痕跡。

二、加強高職院校電子檔案管理的措施

1.完善電子檔案歸

檔管理制度要做好電子檔案歸檔工作，保證電子檔案收集歸檔完整性，必須建立健全歸檔制度。高職院校要結合本單位實際情況，制定《電子文件歸檔管理辦法》、《電子文件收集管理規定》、《兼職檔案員職責》及《檔案工作人員考核制度》等制度。高職院校在制定制度時，要將兼職檔案員的檔案工作作為年度考核的標準之一，檔案工作表現好的，好給予適當的獎勵，以此提高他們對檔案工作的積極性，做好學校檔案歸檔工作。

2.加強電子文件收集與歸檔管理

(1)電子文件的收集。高職院校檔案部門要對各職能部門產生的電子文件進行跟蹤，并對其進行業務指導，引導他們將具有保存價值的電子文檔、圖片和聲像資料按規定完整地保存起來，并按時通過網絡傳送或拷貝到載體中向檔案部門移交，及時歸檔。

(2)電子文件歸檔管理。電子文件歸檔是指經過系統地簽定、整理，將有參考價值的電子文檔、圖片、聲像等材料，從計算機的存儲器或網絡上拷貝到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的歸檔過程。一是要做好電子文件的鑒定。檔案工作者在收集電子文件時，要鑒別電子文件的真假，其格式、排版要符合歸檔要求，通過網絡發送或U盤拷貝方式接收的電子文件要進行殺毒處理。二是要保證電子文件的完整性。電子檔案的完整性包含兩點，一是要記錄單位、機構活動的真實全貌；二是電子文件的內容信息和元數據(背景、結構)信息，與紙質文件一樣，電子文件生成過程應當記錄起草者、修改者、審核者、簽發者等信息。無紙化辦公實行后，紙質文件一般不走發文流程，以上信息也不會體現在電子正文中，確保電子檔案的完整性，要將有領導簽字頁和蓋章頁掃描成JPG或PDF格式，與正文合并成一個完整的PDF文檔存檔，并將紙質文件一并保存，以實現檔案歸檔的雙軌制。三是電子檔案與紙質檔案要保持相互關聯性。檔案人員要參照紙質檔案的歸檔方法，按《高等學校檔案分類法》對電子文件進行分類整理，即按年度—類別—保管期限進行分類。首先要按年度分開，即不同年度的文件分開歸檔，其次按不同類別分開，再區分其保管期限，最后按時間順序排序編號，并打印電子檔案目錄，最后將文件內容和目錄一并拷貝到可脫機的存儲載體上保存。檔案人員在編制電子檔案目錄時，要注明相同紙質檔案的歸檔號，同時也要在紙質檔案備考表中注明電子檔案的編號和存放位置，以方便日后參照利用。

3.保證電子檔案及載體的安全性

一是要配備電子防磁儲存柜。電子檔案的儲存載體是磁般、光盤、硬盤等，這些載體保存條件相對要求高，要保證它的安全性，必須做好防塵、防霉、防潮、防高溫、防擠壓等措施。為避免擠壓和擦花，光盤還要以書豎立擺放，所以必須要配備專業的電子檔案儲存柜。二是要做好備份和轉載工作。檔案室要配備刻錄機和照相機及光盤等設施，檔案人員要隨時對所歸檔文件做好備份工作。儲存在載體中的數字信息要定期載體和拷貝，要進行抽樣檢查和讀取，如發現問題要及時恢復。

4.注重對檔案員專業技術的培養

培養一批既精通電子計算機技術、又懂得檔案管理的工作人員是推動高職院校檔案事業發展的必然手段。一直以來，檔案工作人員外出培訓的機會少之又少，高職院校領導要重視對檔案人員業務素質的培養，提高其整體業務水平。可有針對性地選擇個別檔案人員到專業培訓機構培訓，或是請專家學者到校安排培訓，也可到兄弟院校學習取經，促進交流，借鑒好的經驗做法，拓寬其業務知識，使他們能更好地掌握新的新科技技術，應對電子檔案歸檔管理這一新課題。

作者：姚小菊單位：惠州經濟職業技術學院