企業(yè)電子檔案管理問題及對策分析

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一、引言

近年來，隨著計算機網(wǎng)絡技術和辦公自動化設備在企業(yè)中的大量應用，企業(yè)在日常的經(jīng)濟管理和科研生產(chǎn)中產(chǎn)生了大量的電子文件，對這些電子文件進行科學規(guī)范的管理是我們做好企業(yè)電子檔案管理工作的一項重要任務。而對企業(yè)而言，做好電子檔案管理工作，有利于保證企業(yè)檔案的安全性，促進企業(yè)管理水平的提升；有利于實現(xiàn)紙張檔案和電子檔案的轉(zhuǎn)換，方便企業(yè)檔案的管理和輸入；有利于企業(yè)相關資料的查詢；有利于提高現(xiàn)代先進技術的使用率；能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動化、無紙化的目標，能夠在很大程度上拓寬電子服務范圍，提高檔案部門的地位，提高企業(yè)的現(xiàn)代化水平，確保企業(yè)與時俱進，緊跟時代的發(fā)展潮流。但是由于種種原因，企業(yè)在電子檔案管理工作中還存在一些問題，我們只有重視問題，有效地改善和解決問題，才能促進企業(yè)電子檔案管理工作加快發(fā)展，與時俱進，從而更好地為企業(yè)發(fā)展貢獻力量。本文就對當前企業(yè)電子檔案管理工作中存在的問題進行分析，也結(jié)合個人的工作實踐提出幾點對策建議。

二、當前企業(yè)電子檔案管理存在的問題

1、對電子檔案的認識不足

電子檔案作為一種新生的事物，以其自身的獨特優(yōu)勢（如具有可復制性、操作方便、實現(xiàn)資源共享、方便快捷、節(jié)約存儲空間的特征）正在逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。然而，當前還有一些檔案工作者思想觀念陳舊、意識淡薄；對電子檔案的管理不夠重視；對新生事物也不好好接受，始終認為檔案還是紙質(zhì)的比較妥當，致使電子檔案管理長期停滯不前；計算機操作水平低等，這給企業(yè)電子檔案工作帶來了很大阻礙，影響了企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要。

2、電子檔案鑒定責任不清楚和歸檔管理工作滯后

電子檔案的鑒定是根據(jù)鑒定的內(nèi)容對其真假和價值判斷的一項工作，檔案鑒定的難度大、要求高，并且需要企業(yè)相關各部門的積極配合。然而，在企業(yè)電子檔案管理中鑒定責任不是很清楚，致使電子檔案鑒定工作不能順利開展，甚至處于滯后狀態(tài)，這樣日積月累使得要鑒定的電子檔案逐漸增多，負擔加重，進而加大了規(guī)范管理的難度。另外，由于對電子檔案的保管期限、背景信息、元數(shù)據(jù)以及歸檔范圍缺乏一套行之有效的規(guī)章制度，有的企業(yè)雖然有規(guī)章制度，但也是停留在僅有的制度上，對電子檔案的完整性、真實性和有效性沒有進行及時檢驗，導致電子檔案管理工作嚴重滯后于計算機應用的發(fā)展。

3、電子檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定，儲存載體安全管理存在隱患

電子檔案是對企業(yè)具有重要價值的信息資料，加強電子檔案的安全保障對企業(yè)至關重要。然而，當前一些企業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)性能不完善，存在不穩(wěn)定現(xiàn)象，這樣一旦管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題或者管理措施不當，都會給電子檔案的安全保管帶來巨大的影響或造成威脅。另外，相對于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的儲存載體安全存在隱患，比如：電子檔案的硬盤儲存，雖然在信息存取上很方便，但是也很容易泄露，這樣如果泄露了企業(yè)具有重要價值的檔案資源，就會給企業(yè)帶來諸多不利影響。而電子檔案的網(wǎng)絡儲存雖然能夠很好地進行備份儲存，但是一些重要的信息還會存在隱患，如被黑客攻破、遭受病毒侵襲等。

4、電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)達不到要求

檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低直接決定著檔案工作的質(zhì)量和水平，管理人員素質(zhì)的提高對提升檔案工作的整體效能發(fā)揮著無可替代的作用。然而，當前企業(yè)中很多檔案管理人員年齡老化，綜合素質(zhì)不高、且沒有接受相關專業(yè)知識的培訓，不懂計算機電腦技能，更無法簡單的維護電子檔案信息，這很不利于企業(yè)電子檔案管理工作的有序開展。

三、加強企業(yè)電子檔案管理的對策建議

1、電子檔案人員要轉(zhuǎn)變思維方式，更新觀念

要提高檔案人員對電子檔案重要性的認識，改變傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案管理為基礎的思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式。

2、做好電子檔案鑒定工作，提高電子檔案管理水平，進一步加強電子檔案管理制度

相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案的鑒定難度更大。因此，就需要企業(yè)結(jié)合電子檔案管理的特點，依照國家的相關規(guī)定，制定屬于本企業(yè)的電子檔案鑒定方案，并且在方案執(zhí)行上，要求相關部門積極配合，分清責任，只有這樣，才能對電子檔案進行及時檢驗，才能有效做好電子檔案鑒定工作，從而提高電子檔案管理水平。另外，由于企業(yè)傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)不能適應電子檔案文件的管理，因此，就需要結(jié)合電子檔案發(fā)展的具體情況，建立一套行之有效的電子檔案管理制度，避免電子檔案信息失真的隱患，維護檔案信息的真實性和原始性，增強人們對電子檔案的信心。

3、建立檔案安全保障體系和嚴格的保管制度，維護企業(yè)電子檔案安全

建立健全檔案安全保障體系是維護企業(yè)電子檔案安全的需要，作為企業(yè)應該加強檔案安全保障體系建設，確保各項檔案安全管理措施落到實處。要確保電子檔案歸檔后的安全，就要做好以下幾點：一是要嚴格把握儲存載體的質(zhì)量關；二是要規(guī)范存儲載體的保管條件；三是要定期加強計算機的病毒檢測，確保儲存載體不帶病毒和將儲存載體置于保護狀態(tài)；四是要對加密電子檔案進行有效管理；五是為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應定期對電子檔案進行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體出現(xiàn)損壞，就要及時進行維護、拷貝或者修復。

4、加強電子檔案管理的隊伍建設

企業(yè)電子檔案管理的特點要求其工作人員既要掌握檔案管理的基礎知識，又要掌握自然科學知識和網(wǎng)絡應用技術，只有這樣，才能有效管理好企業(yè)電子檔案。具體來說，對檔案工作者而言，不僅要對檔案學的概念、檔案管理學以及檔案保護技術等進行深入了解和掌握，并熟練把理論知識運用到檔案工作實踐中去，還需要對計算機網(wǎng)絡技術、設備操作、維護以及保養(yǎng)進行了解和掌握；對企業(yè)而言，要培養(yǎng)高素質(zhì)的電子檔案管理隊伍，重視檔案管理工作，以繼續(xù)教育、學歷提升等方法培養(yǎng)高素質(zhì)的電子檔案管理人員，同時還可以招聘計算機專業(yè)人才，改變檔案部門人員知識結(jié)構(gòu)單一化帶來的不足。另外，企業(yè)還要定期加強電子檔案管理人員的新知識、新技能相關培訓。

作者：丁文軍 單位：中國電建集團西北勘測設計研究院有限公司