電子檔案管理淺談

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摘要：針對日益增多的電子檔案管理狀況，對電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和特性進(jìn)行了分析，并提出了如何做好電子檔案管理工作的要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；電子檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)應(yīng)用的普及和深入，電子文件已成為檔案的主要信息來源，電子檔案的管理工作已成為檔案工作的重要課題。

1電子檔案的概念及產(chǎn)生

電子檔案是指單位或個(gè)人在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的、經(jīng)過鑒定，具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。近些年，無紙化辦公和辦公自動(dòng)化得到廣泛的應(yīng)用，在提高辦公效率和降低辦公成本的同時(shí)，產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件通過歸檔形成了電子檔案，聲像材料的形成采用電子化手段也豐富了電子檔案的內(nèi)容。同時(shí)，隨著我國檔案數(shù)字化工作的不斷推進(jìn)，大量紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化處理得到的數(shù)字化成果也成了電子檔案的又一個(gè)重要來源。它越來越多地替代紙質(zhì)檔案，其優(yōu)越性是顯而易見的，同時(shí)檔案真實(shí)性的特質(zhì)也存在缺陷，需研究與克服。

2電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

2．1存儲(chǔ)密度高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，占用很多的柜架及庫房面積。而電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤，這些介質(zhì)的存儲(chǔ)密度很高，小小的一張光盤就可以存儲(chǔ)成千上萬件電子檔案。相當(dāng)于紙質(zhì)檔案占用的若干套柜架。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)增大，這樣大大節(jié)約了存儲(chǔ)的空間，可以更加充分地節(jié)省利用有限的空間資源。

2．2大大提高了檔案利用的效率

在傳統(tǒng)的檔案查閱模式下，找一份文件需要查看目錄，根據(jù)目錄提供的線索要素，查找有關(guān)文件，由于目錄制作的水平及查找人員的業(yè)務(wù)熟悉程度，往往查一份文件需用若干分或小時(shí)，有時(shí)甚至查不到。由于電子檔案是以電子文檔、音像圖片等計(jì)算機(jī)文件的形式保存在存儲(chǔ)介質(zhì)中。因此，通過計(jì)算機(jī)的檢索方式可以在數(shù)秒鐘十分準(zhǔn)確而快捷地完成對檔案信息的檢索，查找到所需文件與類似文件。同時(shí)隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，用戶可以通過檔案管理系統(tǒng)在線檢索查閱利用檔案，從而更好地服務(wù)于公眾、服務(wù)于機(jī)關(guān)、服務(wù)于社會(huì)。

3電子檔案的特性及存在的問題

3．1設(shè)備依賴性

電子檔案是存儲(chǔ)在各類存儲(chǔ)載體上的數(shù)據(jù)代碼。電子檔案的生成、檢索、查閱的過程就是對電子文件進(jìn)行編碼解碼操作，這個(gè)操作過程需要借助于一定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，相應(yīng)的軟硬件平臺(tái)，否則不可能實(shí)現(xiàn)。就設(shè)備更新方面來看，就會(huì)使電子檔案的長久保管利用帶來很大困難，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展日新月異，更新?lián)Q代對于計(jì)算機(jī)硬件來說幾年就會(huì)更新?lián)Q代，而光盤等存儲(chǔ)載體可以保存幾十年。若干年后就有可很可能出現(xiàn)雖然有保存完好的光盤，但是已找不到讀取的設(shè)備。同時(shí)光盤也不如紙質(zhì)材料，隨著時(shí)間的推移會(huì)自然消磁，會(huì)丟失所存檔案材料。所以，重要的電子檔案需打印成紙質(zhì)來保存。

3．2電子檔案信息與載體的相分離性

紙質(zhì)檔案的墨跡、圖形、符號是緊緊依附在紙張上的，內(nèi)容與載體不可分離。而且是孤本，獨(dú)一無二，雖然有的紙質(zhì)檔案可以復(fù)印，但很好辨別其原件與復(fù)印件。而電子檔案的內(nèi)容與載體是分離的，一臺(tái)計(jì)算機(jī)上形成的電子檔案可復(fù)制到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)上，而且能夠在不同計(jì)算機(jī)上傳遞，能夠突破地點(diǎn)時(shí)間限制。這樣，一方面電子檔案可廣泛復(fù)制傳遞方便了利用，另一方面很難識(shí)別其真?zhèn)闻c原件，很難保密，很難維護(hù)作者、責(zé)任者的產(chǎn)權(quán)。對檔案的原始性、真實(shí)性、完整性和有效性造成威脅。

3．3電子檔案的易更改性

紙質(zhì)檔案一般不易更改，若更改其痕跡容易識(shí)別看出破綻。而電子檔案人們可以隨意對其進(jìn)行刪改、增補(bǔ)、拼接、壓縮、還原等操作，這些更改不會(huì)留有痕跡。而電子檔案由于電子文件本質(zhì)上是通過編碼的數(shù)字序列，并且對電子文件進(jìn)行的修改可以做到輕而易舉，因此，如何判斷電子文件是否被篡改已成為電子檔案鑒定工作的一個(gè)難題。也給檔案管理與利用造成困難。

3．4電子檔案的多媒體集成性

由于電子計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的應(yīng)用，文字、圖形、聲像等多種媒體信息均可隨意組合、拆裝搭配構(gòu)成電子檔案的內(nèi)容，使得其信息量和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)檔案復(fù)雜得多。甚至?xí)斐赏环蓦娮訖n案的信息存在不同的載體上，這給電子檔案保管帶來很多問題。

4如何做好電子檔案管理工作

4．1建立并嚴(yán)格執(zhí)行完善的檔案管理制度

為了安全高效地對電子檔案進(jìn)行管理，首先要建立一套安全可信的權(quán)限管理機(jī)制，并且要求所有檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、更新和刪除等所有操作，都必須由具有相應(yīng)操作權(quán)限的人員進(jìn)行，嚴(yán)禁不具備相應(yīng)操作權(quán)限的人員對電子檔案進(jìn)行操作。同時(shí)在日常工作中，檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案管理辦法，實(shí)行電子文件管理和電子檔案管理相統(tǒng)一，制定科學(xué)合理的電子文件歸檔制度。

4．2嚴(yán)格控制電子檔案的修改復(fù)制

由于電子檔案易更改和易復(fù)制的特性，所以在電子檔案的管理工作中，應(yīng)嚴(yán)格控制電子檔案的修改及復(fù)制操作，防止電子檔案被篡改、信息丟失、失泄密等情況的發(fā)生。在實(shí)際工作中，可以將電子文檔設(shè)置為只讀、或?qū)﹄娮游臋n進(jìn)行加密，也可以將電子文檔設(shè)置為禁止修改、復(fù)制、打印等，以確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。

4．3加強(qiáng)電子檔案的安全管理

①對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及電子檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，嚴(yán)禁涉密計(jì)算機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)，避免由于計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊等情況的發(fā)生；②對使用者的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格審核，對使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)認(rèn)證鑒權(quán)，注冊登記，保證操作動(dòng)作回溯可查，責(zé)任到人；③要定期對電子檔案進(jìn)行備份操作，確保電子檔案的數(shù)據(jù)安全。

4．4加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和繼續(xù)教育工作

隨著檔案數(shù)字化工作的逐步展開，檔案工作的對象已經(jīng)從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變，這就要求檔案工作者不僅要具有較高的檔案業(yè)務(wù)水平，同時(shí)還應(yīng)熟練地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)。為了更好地將新思想新技術(shù)運(yùn)用到電子檔案管理工作中，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和繼續(xù)教育工作勢在必行。

4．5不斷研究探索電子檔案管理的新方法、新措施

在電子檔案管理實(shí)踐工作中，要不斷研究總結(jié)，遵循電子文件和電子檔案產(chǎn)生發(fā)展的規(guī)律，勇于創(chuàng)新，不斷完善電子檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。同時(shí)要重視電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)交流，吸取和借鑒其他單位企業(yè)先進(jìn)的制度及方法。

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作者：邵文紅單位：呼和浩特市城建檔案館，內(nèi)蒙古