高職院校電子檔案管理工作發展現狀

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【摘要】計算機的發展拉動著自動化辦公程度不斷提升，高職院校應用電子檔案極大程度上提高了檔案部門辦公效率，但是管理電子檔案工作還存在著一些問題，需要探索新的管理途徑，文中對高職院校的電子檔案管理工作發展做了簡單的論述。

【關鍵詞】高職院校；電子檔案；工作途徑

高職院校檔案管理工作比較繁重，而電子檔案的應用可以將復雜的檔案管理工作簡單化，電子檔案管理具有及時查閱檔案、完善檔案、易保存等優勢，高職院校應用電子檔案管理檔案工作已經是必然趨勢，需要各高職院校根據自身情況有效地運用。

一、電子檔案管理工作的現狀

電子檔案的一些文件信息難以持續識讀，電子檔案與紙質檔案相比的優勢是準確、方便，但是計算機的軟件和編碼方式的變化，使系統運行的環境發生變化，極易造成文件不可讀，由此需要高度重視這一問題。檔案管理人員對電子檔案管理的重視程度不夠。一些檔案管理工作者，習慣將紙質檔案作為檔案保存的載體，不重視電子檔案，只是將電子檔案作為副本來保管，沒能做到及時打印或備份文件，很容易造成重要文件信息丟失。管理人員對電子檔案管理觀念的認識不足，在一定程度上阻礙了電子檔案管理工作的開展。電子檔案還缺乏一定的安全保障。電子檔案是以電子文件形式，以計算機的磁盤或者光盤等材料為載體，以數字編碼的形式來記錄并保存信息，若出現管理不當或者非法技術操作等情況，很有可能給電子文件帶來安全隱患。

二、發展高職院校電子檔案管理工作的對策

（一）實現科學化電子檔案管理。高職院校需要推行標準化的著錄電子文件，保障電子檔案文件的可讀性要求，在軟件升級時積極地做好文件打印或者備份工作，防止檔案信息流失，積極應對電子檔案文件不可讀的問題，管理人員需要及時對軟件進行更新，做好計算機的管理工作以及計算機的清理工作，保證電子檔案文件信息可及時調閱、查檔等。高職院?？梢耘c軟件公司相互合作，建立并完善屬于自己院校的電子檔案信息管理系統，督促管理人員做好電子文件收集信息的完整性，做好電子信息文件的識別和標識工作，做好檔案信息變化及時錄入工作，將文件信息完整準確的納入數據庫中，實現統一的管理，同時做好防火墻工作以及安全病毒查殺能力強的軟件，防止由于非法侵入造成檔案流失的問題，提高本校電子檔案管理的水平，保證檔案信息的安全。

高職院校需要建立健全檔案歸檔制度，電子檔案的管理工作涉及的內容較多，且需要管理人員具備一定的技術能力，需要高效的各個管理部門及時給予及時的配合，及時將本部門相關的檔案信息及時上報，由檔案信息的管理人員及時進行信息歸檔工作。做好高職院校的電子檔案管理工作，需要以管理制度為依托，將其納入到高校管理工作的程序中，由電子檔案管理人員負責嚴格把關，做好定期收集專用軟盤工作，同時跟進各個戶頭管理，根據檔案歸檔的標準類選擇儲存文件的格式以及文本歸檔工作，在進行檔案歸檔時，需要充分地了解信息的始末，保障電子文件信息的真實程度，形成電子檔案后，要對電子檔案進行及時的跟蹤和監控，按照電子檔案管理標準進行檔案的整理、檔案鑒定以及檔案歸檔等工作。

（二）做好電子檔案實體保存工作。電子檔案的實體保存載體主要是光盤，負責檔案管理工作人員需要做到輕拿輕放，將其放置在防磁柜中，并使其保持直立的狀態，防止由于堆疊或者摩擦造成光盤出現變形或者劃痕。要保證貯存光盤環境具備適宜的溫度與濕度，防止光盤出現老化或者受潮的情況，其溫度需要控制在14℃~24℃，保存的濕度控制在40%~65%內。除此之外還需要做好避光工作，防止光盤受到紫外線的照射造成過早老化的問題，定期對光盤進行復制，在進行光盤轉存貯時，需要保證編號前后一致，每五年左右進行一次光盤復制。最好檔案的分類管理工作，大多數高職院校都有很多的電子檔案文件，需要根據不同的類別進行劃分，主要分為基建類、設備類、學生檔案、職工檔案等。其中基建類的檔案最終輸出是以紙張的形式，用計算機進行打印，在進行管理的過程中，需要按照相關的要求將檔案信息輸入進去，對紙張文件進行掃描，根據其編號和圖號以及案卷號進行保存，保證用戶端可以檢索到圖紙資料。

（三）加強對電子檔案管理人員的管理。高職院校的電子檔案管理工作正在向現代化方向發展，電子檔案的管理工作將會更加規范、科學，對管理人員的要求也將越來越高，由此高校必須建立專業的電子檔案管理職位，提高管理人員使用電子計算機的能力以及提高其管理工作的能力，定期對管理人員進行培訓，使其可以及時接受并應用先進的管理技術以及管理理念，提高其操作計算機的能力，提高其對電子檔案管理工作的重視程度。電子檔案的管理人員需要做好日常的檔案室管理工作，及時進行電子文件的復制工作，同時保證電子檔案載體儲存的環境干凈整潔，提高電子檔案的使用壽命。

三、結語

高校應用電子檔案管理檔案工作，可以有效地實現檔案資源的共享，可以及時地更新各類檔案信息，有效縮短查檔、歸檔時間，降低檔案管理工作的強度，高職院校需要及時地解決電子檔案管理工作中存在的問題，充分發揮電子檔案的作用，提高檔案工作的管理效率。

【參考文獻】

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作者：朱柳紅 單位：湖南有色金屬職業技術學院