高校會(huì)計(jì)電子檔案管理研究

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摘要：

隨著2016年1月1日新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，對(duì)高校的會(huì)計(jì)檔案管理提出了一個(gè)新的要求。結(jié)合現(xiàn)階段高校會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，結(jié)合現(xiàn)代電子信息技術(shù)，從加大設(shè)備投入、完善管理制度，明確權(quán)責(zé)制度方面，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，更全面的完善會(huì)計(jì)檔案工作。

關(guān)鍵詞：

高校會(huì)計(jì)檔案；信息化；管理制度

一、前言

會(huì)計(jì)檔案體現(xiàn)了一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。高校會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校在管理運(yùn)行中形成的重要財(cái)務(wù)往來(lái)資料和原始憑證，是學(xué)校在行政、教學(xué)、科研等一系列往來(lái)業(yè)務(wù)中形成的歷史記錄，同時(shí)也是高校檔案的重要組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校財(cái)務(wù)涉及到的事項(xiàng)越來(lái)越多越來(lái)越復(fù)雜，對(duì)財(cái)務(wù)的各項(xiàng)要求也越來(lái)越高，會(huì)計(jì)檔案僅僅通過(guò)紙質(zhì)的方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足當(dāng)下的各類(lèi)需求。特別是越來(lái)越多的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等均已由原來(lái)的手工操作轉(zhuǎn)變成以電子形式產(chǎn)生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。自2010年起財(cái)政部、國(guó)家檔案局對(duì)原管理辦法進(jìn)行多方調(diào)研論證，再經(jīng)過(guò)科學(xué)的研討和嚴(yán)格的試點(diǎn)，于2015年12月經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò)，于2016年1月1日起施行新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及分析

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，責(zé)任不明確，軟硬件配套設(shè)施落后

高校財(cái)務(wù)的工作重點(diǎn)，普遍在預(yù)、決算的編制、執(zhí)行、報(bào)賬業(yè)務(wù)等會(huì)計(jì)核算工作，而對(duì)于涉及到財(cái)務(wù)的資料檔案管理卻相對(duì)忽視。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先在人員配置上，雖然各高校都有專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，但是主要職責(zé)是管理學(xué)校的相關(guān)文件、學(xué)生資料等等，而且也是檔案專(zhuān)業(yè)的人員負(fù)責(zé)。對(duì)于財(cái)務(wù)上交的會(huì)計(jì)資料，僅僅起到代管的作用，若遇到查閱此類(lèi)資料，只能由會(huì)計(jì)人員前去查閱。而財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)于會(huì)計(jì)資料的管理，也沒(méi)有專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)，都是部門(mén)人員兼管，由于缺乏檔案管理的相關(guān)知識(shí)，因此在管理上存在很多問(wèn)題。其次，會(huì)計(jì)檔案在檔案部門(mén)存檔的，所有查閱、借閱此類(lèi)資料的，都要辦理很多相關(guān)的借閱手續(xù)，非常不便捷。財(cái)務(wù)部門(mén)自己管理的，則是存放于辦公室或者庫(kù)房，無(wú)法滿(mǎn)足專(zhuān)業(yè)檔案資料的存放要求。最后，很多高校沒(méi)有明確的制度規(guī)定哪一類(lèi)會(huì)計(jì)資料應(yīng)該存放于檔案部門(mén)還是存放于財(cái)務(wù)部門(mén)。因此，很多資料存放比較混亂，一部分在財(cái)務(wù)部門(mén)、一部分在檔案部門(mén)，不利于會(huì)計(jì)檔案的歸檔。

（二）管理方式落后、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量不高，歸檔不齊全

當(dāng)下很多高校，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的保管，還僅僅是處于紙質(zhì)檔案保管階段，僅有少部分的檔案管理用到了excel，word等軟件。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的檔案管理證明，紙質(zhì)檔案管理存在很大的弊端。打印紙質(zhì)不僅影響工作效率，大量的會(huì)計(jì)檔案資料會(huì)占用大量的空間，增加辦公的成本；在漫長(zhǎng)的保管期限內(nèi)，紙質(zhì)檔案很容易字面污染和頁(yè)面損壞，不利于會(huì)計(jì)檔案資料的完整性；有些檔案管理權(quán)責(zé)歸屬不明確，特別是沒(méi)有專(zhuān)門(mén)檔案管理部門(mén)的學(xué)校。這樣就導(dǎo)致資料傳遞不明確，關(guān)聯(lián)部門(mén)之間可能產(chǎn)生推諉，相關(guān)聯(lián)資料可能分屬兩個(gè)不同的部門(mén)管理，甚至導(dǎo)致資料傳遞過(guò)程中的遺失。

（三）核銷(xiāo)不及時(shí)，容易造成資源浪費(fèi)

2016年1月1日起實(shí)施的新會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案資料有了一個(gè)明確的保管期限。但是，很多高校因?yàn)樘厥庠颍荒馨雌阡N(xiāo)毀到期的會(huì)計(jì)檔案。比如很多高校的基建會(huì)計(jì)檔案，因歷史原因，很多在建工程沒(méi)有按期轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)。針對(duì)該項(xiàng)目的會(huì)計(jì)檔案，有些的保管年限已經(jīng)超過(guò)了保管年限，但是無(wú)法進(jìn)行銷(xiāo)毀，要留待以后備查，還需用專(zhuān)門(mén)的文件柜進(jìn)行存放，這些資料就占用了大量的空間，而且紙張經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間存放，發(fā)黃變質(zhì)，大大影響閱讀的質(zhì)量。

（四）保密水平較低，存在安全隱患

目前高校對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的保管，多數(shù)采用紙質(zhì)方式，主要體現(xiàn)在各類(lèi)文件、憑證、原始單據(jù)等這一類(lèi)；部分涉及到電子檔案的,都是通過(guò)word、excel方式，例如各類(lèi)報(bào)表、申請(qǐng)、回復(fù)等等。很多高校并沒(méi)有針對(duì)會(huì)計(jì)檔案，制定專(zhuān)門(mén)的保密制度。因此在檔案的保密方面，存在安全隱患。

三、如何利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)完善電子會(huì)計(jì)檔案管理

（一）加大會(huì)計(jì)檔案管理的投入，建立設(shè)施完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

每年在單位預(yù)算經(jīng)費(fèi)中，加入會(huì)計(jì)檔案管理專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于會(huì)計(jì)檔案購(gòu)買(mǎi)設(shè)備等項(xiàng)目使用。建立設(shè)施完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，將財(cái)務(wù)軟件、會(huì)計(jì)檔案軟件、學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相結(jié)合，便于部門(mén)將會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生的憑證、上級(jí)部門(mén)下達(dá)的相關(guān)文件、單位內(nèi)部文件等需存檔文件，轉(zhuǎn)換為可儲(chǔ)存文件，便于會(huì)計(jì)核算使用、會(huì)計(jì)檔案軟件進(jìn)行保管。將繁瑣的會(huì)計(jì)檔案工作，通過(guò)數(shù)字化進(jìn)行科學(xué)的管理。

（二）結(jié)合信息化的要求，制定財(cái)務(wù)檔案管理制度，繪制出完整的流程圖，明確檔案專(zhuān)職管理人員

新會(huì)計(jì)檔案管理制度對(duì)電子檔案管理作出了更為詳細(xì)的要求，除了按照制度規(guī)定以外，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，并且據(jù)此繪制完整的會(huì)計(jì)檔案管理流程圖，制度和流程圖都需上墻，并且制定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理。

（三）嚴(yán)格按照檔案管理要求建設(shè)檔案資料、設(shè)備管理場(chǎng)地

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案保管，不僅是紙質(zhì)的要求妥善保管，電子信息檔案及設(shè)備也應(yīng)當(dāng)按照要求進(jìn)行保管，因此，保管的場(chǎng)地也必須達(dá)到相應(yīng)的要求。首先，防火門(mén)、防盜門(mén)、防盜窗、滅火器等相應(yīng)的硬件條件必須達(dá)到。其次、庫(kù)房必須適合紙質(zhì)文件及電子設(shè)備的放置、保持溫度在15-30攝氏度之內(nèi)，避免電子設(shè)備溫度過(guò)高；濕度必須在45%-65%之內(nèi)，防止紙質(zhì)文件受潮，防止電子設(shè)備受潮變形。必要時(shí)安裝空調(diào)及除濕機(jī)。

四、發(fā)展前景及展望

電子信息化與會(huì)計(jì)工作相結(jié)合，是時(shí)展必要的過(guò)程，特別是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理具有重大的意義。會(huì)計(jì)檔案是見(jiàn)證高校發(fā)展的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視，體現(xiàn)了高校對(duì)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重視。會(huì)計(jì)檔案通過(guò)電子信息化進(jìn)行管理，為檔案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，滿(mǎn)足學(xué)校的發(fā)展需求，推動(dòng)學(xué)校經(jīng)濟(jì)管理工作走可持續(xù)發(fā)展的道路都具有劃時(shí)代的意義。

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作者:韓婷婷 單位:貴州師范學(xué)院