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      電力系統電子檔案管理發展方向

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      電力系統電子檔案管理發展方向

      摘要:

      隨著電子信息技術的不斷發展,檔案管理工作也在進行相應的改變,電子檔案逐漸替代過去的檔案管理模式,檔案的安全性、實用性都大大提高。本文主要針對電力系統電子檔案管理工作進行分析,探究其中的問題,以及未來發展的方向,希望能夠為檔案管理工作帶來一些幫助。

      關鍵詞:

      電力系統;電子檔案;管理現狀;發展方向

      正文:

      電子檔案與傳統的檔案管理模式相比,其安全性更高,可異地備份電子檔案,查閱過程更加方便,而且檔案的內容更加多樣,存儲環節占用的空間更小,基本不增加庫存,可快速方便提供利用,更方便出差人員使用,為此,許多單位開始使用電子檔案開展工作。目前,電力系統也在使用電子檔案,其中的問題也比較明顯,筆者結合自身工作經驗,闡述當前現狀,以及檔案發展方向,希望能夠為電子檔案發展帶來幫助。

      一、當前電力系統電子檔案管理工作的現狀

      (一)管理責任分工不明,檔案管理漏洞較多

      檔案管理工作是一項非常細致、要求較高的工作,需要企業為此成立專門的部門,并配備能力較強的工作人員,開發數字檔案館系統,統籌數字檔案館建設,但是,目前,由于發展水平的限制,電力系統在電子檔案管理方面還存在許多問題,首先是責任分工不明確,歸檔責任部門對電子檔案的歸檔缺乏主動性和能動性,而檔案管理人員不明確自己的職責范圍,這樣勢必會影響工作的質量,同時,電子檔案是一種新生事物,許多工作人員對其了解較少,工作中遇到許多問題無法解決,造成管理工作較為混亂。

      (二)人員業務能力較低

      電子檔案管理工作需要使用到各種電子設備,如計算機、掃描儀、存儲設備、網絡設備等,這些設備的技術水平較高,需要工作人員對其有深入的了解,同時要有足夠的能力進行使用,如果工作人員的能力不強,則無法高效率地使用這些設備,進而影響檔案管理的質量。目前,在電力系統中,許多先進的設備得不到應用,一直處在荒廢的狀態,這是因為工作人員沒有能力使用這些設備,而且企業領導層也對此不夠重視,沒有安排能力較強的人員從事這項工作,也沒有安排現有人員進行培訓,導致人員的整體實力較低,人員業務能力滯后,會影響檔案管理工作的開展。

      (三)缺乏科學的建檔規范和標準

      電子檔案是一種新生事物,在使用過程中會遇到較多的問題,這就需要企業制定完善標準和規范,對工作進行詳細的管理和約束,進而使得檔案管理工作走向正規。目前,電力系統檔案管理工作缺乏科學數字檔案館的管理標準,甚至一些基礎性的工作也無法有效展開,直接導致電子檔案管理效率降低。

      二、電力系統電子檔案管理工作改進策略

      (一)建立完善的管理部門,提高分工水平

      電力系統的企業管理者要充分認識到電子檔案管理工作的重要性,要建立完善的檔案管理制度,由于電子檔案是一種新生事物,其中出現的問題會比較多,只有成立專門的部門,才能有效地應對各種問題的出現,才能將檔案管理工作落到實處。為此,筆者為電力系統提出以下幾個措施,首先要明確各個人員的操作權限(信息管理、使用權限),保證電子檔案的安全性(信息加密);其次要強化負責制度(檢查是否按權使用),要建立嚴格的上下級管理機制,每個人員、每項工作都需要在管理過程中進行;第三,要對人員進行合理分工,提高員工的工作效率(授權簡潔);第四,要強化檔案管理部門與其他相關部門的關系,獲得足夠的工作支持;第五積極做到設計辦公協同平臺信息與數字檔案館對接,直接數字歸檔;第六,要定期向企業領導層匯報工作,及時獲取領導層意見,進而提高管理的科學性。

      (二)增強檔案管理人員的業務能力

      檔案管理人員的業務能力會直接影響工作的效率,為此,要特別重視工作人員的能力培養,要使得檔案管理人員的整體實力得到提升。首先,電力系統要建立完善的電子檔案管理制度,通過制度的約束作用,讓員工養成正確的工作觀念和習慣,同時,通過制度的幫助,要理順各個員工的工作關系,讓員工的工作效率得到提升;其次,要調整企業檔案管理工作的發展理念,要通過先進的觀念,提高檔案管理工作的整體水平,員工在此過程中,要不斷提高自身的綜合能力,保障檔案管理不出現紕漏。第三,要對工作人員的保密意識、安全意識進行強化,使得員工的工作能力得到提升,在工作過程中,要對員工的工作情況進行監督,使其能夠養成正確的觀念,確保電子檔案信息的安全性。電力企業要定期對員工進行培訓,使其能夠得到水平提升,企業要在員工招聘環節進行重視,對員工的綜合素質進行考察,從而讓員工能夠為企業提供更多的幫助。

      (三)增加對電子檔案管理的工作投入

      電力系統在電子檔案管理工作中應當增加資金方面的投入,讓檔案管理工作獲得足夠的支持,例如打印機、高速掃描儀、光盤刻錄機都是必須要具備的設備,同時,還要重視軟件的升級工作,保證系統的安全性和效率性。在電子檔案工作中,安全問題時最重要的環節,需要相關人員增加安全方面的投入,例如購買安全等級更高的防火墻軟件,加強網絡設備自查自檢能力等,通過資金方面的保障,讓檔案管理工作得到進一步提升。

      (四)制定完善的工作標準和規范

      電力系統應當重視工作制度建設工作,要對工作中的各種注意事項進行明確,要了解當前電子檔案管理工作中常見的問題,要提高檔案的安全性、保密性,要重視員工的分工工作,因此,要對員工的工作情況進行明確,使得各個員工的工作責任更加明確,要注重不同部門之間的交流工作,使其能夠獲得更多的幫助,制度的約束作用和管理作用是最為明顯和有效的,因此,電力企業應當重視制度建設工作,要站在檔案管理工作的立場,提出更加及時、準確、全面的制度建議,讓管理層了解真實情況,具體部門要嚴格按照制度辦事,并積極為制度建設工作建言獻策,從而讓制度的先進水平得到提升,電力系統內部各企業之間要建立統一的檔案管理權限制度,要通過合理的制度,提升檔案的利用價值。總之,在現代社會中,電子檔案管理工作是未來檔案工作發展的主要方向,電力企業非常需要檔案管理工作,因此要重視電子檔案的改革工作,提升管理的效率和水平。在電子檔案管理工作中,要明確部門分工,要建立完善的責任制度,還要選拔和培養優秀的員工,為管理工作提供更加堅實的人才基礎,還要追加檔案管理投入,使得管理工作能夠順利進行,希望電力企業能夠高度重視電子檔案管理工作,從根本上提升管理水平,從而為企業發展提供更強的動力。

      參考文獻:

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      [3]魏少辰.抓住升格機遇,加強檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟,2011,34.

      作者:唐興斌 單位:中國電力工程顧問集團西南電力設計院有限公司

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