電子檔案管理問題及對策淺析

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摘要：經濟社會的快速發展以及互聯網技術在檔案管理工作中的廣泛運用,推動了傳統檔案管理模式改革創新的進程，加快了電子檔案管理產生以及推廣的速度，實現了檔案管理工作效率與成果的共同提升。本文通過介紹電子檔案管理工作的主要內容，分析了檔案管理工作方法及工作模式發生變化后對檔案管理事業的影響，總結新形勢下電子檔案管理工作中出現的問題，并提出針對性的措施來從根本上解決問題。

關鍵詞：新形勢；電子檔案管理；問題分析；策略研究

一、簡單介紹電子檔案的主要內容

1.電子檔案的概念。電子檔案與傳統檔案具有本質性的區別和差異，電子檔案可以理解為傳統檔案管理模式的電子化與現代化，將保管難度較大的紙質檔案進行數字化和文本等多種形式的轉化，從而最大限度的提高了檔案存儲的安全性以及傳送的高效便捷性。由此可以看出，電子檔案具有傳統檔案所不具備的優勢，比如載體更小、占據空間少等，實現了檔案管理工作的網絡化和先進化。2.電子檔案的主要特征。時代的發展變遷以及互聯網技術的更新換代都加快了電子檔案管理模式網絡化的發展速度，實現了電子檔案管理內容的虛擬化，模式的多樣化，提高了電子檔案管理工作相關各項資源的綜合利用率。其實，電子檔案早已打破傳統紙質檔案的限制與束縛，實現了檔案信息資源存儲的電子化、數字化以及共享性。另外，電子檔案管理系統的性能更加齊全，功能更加強大，不僅有效解決了數據信息資源集成難題，也提高了檔案管理工作相關政策的執行力，有助于提高檔案管理工作效率以及工作效果。

二、分析我國檔案管理模式的變化

1.檔案載體。電子檔案自產生以來就以其強大的輕松便捷性而獲得了高速發展，并在極短的時間就取代了原有的紙質檔案。電子檔案利用計算機網絡信息技術來收集、整理、處理各種復雜多樣的信息，提高了檔案信息資源的準確性與便捷性，避免了因檔案管理工作人員專業水平有限、工作失誤等原因造成電子檔案內容出現錯誤等情況發生。2.檔案分類標準。電子檔案不僅優化了原有文書檔案以及人事檔案等管理流程，實現了檔案信息資源分散化管理與整體化管理的有效結合，及時調整完善了檔案管理工作目標。不同的檔案信息具有不同的用途與特點，其所適應的分類處理方法也存在很大的差異性，計算機網絡系統的信息化提高了檔案分類標準的規范化以及精確化，為檔案管理工作模式的改革創新奠定基礎。

三、總結新形勢下電子檔案管理工作模式存在的不足之處

1.電子檔案的真實性有待提升。電子檔案相較于傳統紙質檔案而言，檔案內容的修改、刪除和添加變得更加簡單輕松，不會像傳統紙質檔案那樣留下任何痕跡，加之部分電子檔案管理人員也很少主動記錄電子檔案中改動的相關信息，增加了電子檔案內容審核的難度，部分電子檔案管理人員為了滿足私欲等擅自修改檔案內容，這在無形之中降低了電子檔案內容的真實性與權威性。2.電子檔案的保密性有待提高。電子檔案管理工作以互聯網技術為依托，電子檔案管理工作效果受互聯網技術的影響。雖然電子檔案工作人員可以利用互聯網技術和專門的網絡平臺來獲取、保管大量的電子文件，但在此過程中，電子文件需要在不同的網絡終端上進行傳輸，受電子檔案管理系統不完善、黑客非法攻擊、電子檔案管理人員工作失誤等多種因素的影響，增加了電子文件信息被竊取或丟失的幾率，對電子檔案管理工作的正常開展都產生了消極阻礙作用[3]。3.電子檔案保管長久性有待提高。無紙化辦公模式的運用提高了檔案管理部門工作的自動化，檔案管理人員會用專門的系統和網絡來存儲眾多重要的信息與決策，打破了時間和區域對檔案信息資源管理的局限性和束縛性。人們可以隨時隨地根據自己的需求來獲取大量的信息。電子檔案的出現簡化和規范了檔案管理工作流程，降低了檔案管理工作的失誤率，也擴大了網絡對檔案管理工作的影響力。如果電子檔案管理系統出現被攻擊或者癱瘓的情況，就會造成檔案信息的丟失，給檔案管理工作造成嚴重的損失。

四、提高新形勢下電子檔案管理水平的措施

1.提高檔案管理人員的專業化和全面化。檔案管理相關部門應轉變對檔案管理工作的錯誤認識，真正認識到檔案管理工作對人才選拔、晉升以及構建和諧社會的重要意義，適當地增加對檔案管理部門的資金投入。檔案管理部門應進一步完善檔案管理相關的各項規章制度，加強檔案管理人員的培訓，擴充檔案管理人員的培訓內容，對檔案管理人員進行檔案管理、互聯網技術、職業道德等領域的培訓與學習。拓寬檔案管理人員學習掌握更多科學先進的檔案管理理念以及技巧的途徑，實現檔案管理人員專業素質的持續上升，提高對檔案管理工作過程中出現各種新問題的解決能力，熟練使用檔案管理系統的能力等，從而提高檔案管理工作的工作效率以及服務水平。此外，檔案管理部門還應通過提高檔案管理人員招聘標準來為檔案管理隊伍注入更多新的活力與動力。2.進一步完善檔案管理相關的法律規定。電子檔案在管理使用過程中，極有可能因檔案管理人員失誤等各種原因出現信息不完善或者丟失的情況。雖然可以通過提高檔案管理人員的專業能力，研究發明功能更強大的檔案管理系統等途徑來降低檔案管理工作的失誤率，但是卻無法從根本上清除電子檔案管理工作中潛在的風險因素。因此，檔案管理相關部門應采取切實有效的措施來提高檔案信息資源的真實性與原始性，加強對檔案管理工作的監督管理力度，盡可能的避免各種違法行為的發生，提高電子檔案管理工作的合法化與規范化。3.提高電子檔案管理工作的標準化與統一化。電子檔案管理工作的開展必然需要與之相匹配的管理制度以及相關規定，不僅可以為電子檔案管理工作各環節提供依據，也可以提高檔案管理工作流程的標準化。4.完善電子檔案管理的安全防護措施。電子檔案對互聯網技術的依賴越來越強，在一定程度上刺激了互聯網技術研發的速度，而互聯網技術在為電子檔案管理工作的開展提供更廣闊的技術平臺及更強大技術支持的同時，也增加了電子檔案管理的風險性。檔案管理人員會因工作需求而將不同的電子檔案信息在不同的載體上進行復制傳輸甚至修改完善，增加了電子檔案管理工作出現失誤的可能性。因此，相關部門應正視當前電子檔案管理系統以及管理技術中存在的弊端，靈活區分并準確把握傳統檔案管理工作模式與電子檔案管理工作模式的優缺點，實現傳統檔案管理模式與電子檔案管理模式的優勢互補。相關部門還應重視網絡安全技術的研發，及時更新辦公管理系統以及技術，實現檔案信息數據庫存儲量的擴大。此外，相關檔案管理部門應制定完整的檔案信息安全措施以及方案，對一些重點的檔案信息進行加密保護處理。5.借鑒其他地區在電子檔案管理工作方面取得的成功經驗。檔案管理部門應積極主動地與其他地區檔案管理工作相關部門進行溝通交流與合作學習，學習和借鑒其他地區檔案管理工作的方法與手段，并在結合我國電子檔案管理工作實際情況的基礎上，探索出更加恰當的檔案管理工作模式。

五、小結

傳統檔案管理模式早已無法滿足新時期提高檔案管理工作效率的基本要求，而電子檔案的出現為檔案管理工作模式的改革創新指明了方向，因而檔案管理相關部門應通過完善電子檔案管理各項規章制度，提高檔案管理人員專業素質，研發新型檔案管理系統等途徑，解決檔案管理工作過程中出現的各種難題，為充分發揮電子檔案在完善社會保障制度等方面的促進作用提供基本的保障。

參考文獻：

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作者:吳灼之 單位:福建省寧德市屏南縣行政服務中心