人事檔案信息管理研究

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一、建立人事檔案科學管理業務系統

1.建立人事檔案工作管理系統。我們可根據所管理檔案的情況、采用科學的分類與編號方法，建立人事檔案管理信息庫，實現編號、查找和批閱的計算機管理，并相應的查詢通知單等，以減少檔案工作人員的手工操作。

2.建立工資管理系統。工資變動涉及的面廣，調資時依據的條件較多，如：任職文件、立功受獎、享受待遇文件資格證、正常升檔表格等，我們可以編寫通用工資管理系統，實現工資管理自動化，調資時只要我們輸入待定的條件，便可迅速地查詢出符合調資條件的人員，并逐個地計算出每個人的工資，并且自動作一些數字處理，如工齡工資隨年份自動正常升檔，效益補貼等自動增加等。

3.建立組織工作管理系統。利用此系統可掌握本系統、本單位內黨員和黨組的整體情況，包括黨員的教育培訓，黨組織的建設、機構設置等，黨費管理方面可打印出統計報表、黨費清單和黨費收繳單等。

4.建立人才交流信息系統。建立本系統、本單位人才信息庫，用以掌握本系統、本單位內各類人才的供給需求情況，及時按要求向外提供人才和從外部引證所需人才等。

5.建立人員考察報告綜合系統。一名員工的表現如何，主要是從他的德、能、勤、績、廉等方面加以考察，并劃分為若干個具體內容，并將具體內容分解成秘度不同的各種類型，針對具休內容的各個方面標以代碼，只要提供準確的代碼，計算機便可自動生成符合條件的資料，供干部人事部門的參考。

6.建立為領導提供計劃性檔案信息。人事檔案工作人員要有超前意識，提供檔案信息要站在領導的角度和高度來觀察問題、分析問題，根據領導工作實際、現有人才資源信息，拿出相應的措施，有計劃、有步驟地挖掘人才，使人才得到充分的利用。

7.建立工作文檔管理系統。在日常人事工作中可以根據一定的分類標準，建立一個文件管理系統，包括文稿的產生時間、主要內容、保管期限等、需要時能快速地按要求提供不同時期、不同內容的文件資料。

二、建立人事檔案網絡的對策

人力資源信息是一個國家、地區、行業經濟高速發展的必要前提，是社會進步的必要條件。針對我國人事檔案網絡滯后，計算機管理人事檔案不成熟，缺乏一支既熟悉人事檔案工作又精通計算機業務的專業隊伍，人事檔案部門網絡意識淡漠的現狀，應采取如下對策：

1.立足國情，從實際出發。作為信息社會的主要工具，計算機必須普及到每一個人事部門，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復性的手工操作。現代人力資源信息網絡的建設需要大量投資，人事檔案信息高速公路“在我國還不具備開通的條件”。網絡建設要從實際出發，因地制宜，循序漸進，做到逐步擴大，逐步完善。

2.搞好建設，抓基礎工作。人事檔案整理、檔號編制的規范化、人事檔案數據庫的建立，都是建網的條件。準備工作做得充分、細致、精湛，信息網的建設才能搞好。

3.必須實現人事檔案標準化。在標準化方面要有各種嚴格的技術標準，要求做到各種數據庫的設計一致或兼容，同時要求人事檔案整理的標準化、著錄的標準化、分類的標準化和檔號編制的規范化。

4.搞好數據庫的建設，實現網絡化。數據在人事檔案業務建設中是一項最費時、費工的工作。數據庫的建立從一開始就要標準化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類法、檔案標引等標準來做。

5.加強隊伍建設。現代人力資源信息網的建設需要有高素質、懂技術的人才來做，除檔案學、計算機知識外，最起碼應該懂得一些信息利用知識和信息經濟學知識．不然的話，就會因為從業人員的素質不高而影響人事檔案資源的有效利用。隨著計算機技術的不斷進步，計算機在人事信息管理中的應用也將不斷發展、提高，它將越來越多地代替人工在人事信息管理中的工作，形成良好的發展趨勢。

作者：奚亞娟單位：齊齊哈爾市鐵鋒區檔案局