高校人事檔案問題分析(3篇)

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第一篇：大學生人事檔案管理問題思考

一、目前大學生人事檔案管理存在的問題

隨著互聯網的普及，我們總會在網絡上搜索到大學生對于人事檔案管理提出來的各種問題，針對大學生的提問，我們不難發現，現階段大學生人事檔案管理普遍存在兩方面的問題，一方面是大學生人事檔案內的內容不完整，另一方面是大學生人事檔案在轉遞過程中存在爭議。

（一）大學生人事檔案的內容不完整

大學生檔案主要由學生檔案和人事檔案兩部分組成，學生檔案顧名思義是大學生高考情況及在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄。主要包括高中檔案、高考報名表，畢業生登記表、體檢表、成績單、實習鑒定表、黨組織材料、獎懲材料及報到證等。這些材料多數是學生本人填寫，由高校負責整理歸檔。因為我國多數高校沒有明確的學生檔案管理部門，沒有完備的檔案管理制度，極少的檔案管理專業人才，導致了大學生檔案在歸檔過程中時常出現檔案材料交叉裝錯，或某些材料應該裝但未裝入檔案的情況，造成大學生人事檔案的內容不完整。人事檔案包括學生檔案，同時也包括大學生離開校園步入社會期間的，資質、個人身份、工作經歷等方面的材料。大學生人事檔案是記載人生軌跡的重要依據。一般情況，這部分的內容是由專業的各地人才機構、或具有存檔資質的國有企業、事業單位來完成的，但是由于大學生工作的流動性比較大，時常出現這些材料不能及時裝入檔案的情況；加之許多大學生畢業后與存檔機構聯系過少，造成轉正定級、職稱評定的手續，沒有及時準確的辦理，造成了大學生人事檔案的內容不完整。

（二）大學生人事檔案在轉遞過程中存在爭議

大學生人事檔案在轉遞過程中主要存在三方面的爭議，第一方面大學生畢業后，沒有在《報到證》的報到期限內，到相應的人才機構辦理存檔手續，等到多年后需要辦理人事檔案調轉時，人才機構告知，沒有干部身份，無法辦理干部調轉。第二方面，根據《中華人民共和檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行條例》、《高等學校檔案管理辦法》的規定，大學生檔案應該由專人轉送，或則采取正規的郵寄方式，不應由本人攜帶。但是高校為了減少工作環節、減少費用開銷，擅自將大學生檔案交給學生本人攜帶，導致大學生人事檔案在日后的轉遞過程中，出現無人接收的狀況。第三方面，各地人才機構對于人事檔案調轉手續的要求不一致，導致大學生從人事檔案轉出地做的手續，到人事檔案轉入地并不認可，例如：“轉正定級”這個詞在網上的搜索點擊率是非常的高，怎么辦理轉正定級手續，保留干部身份，這是多數大學生比較關注的問題，有的人才機構要求，在《報到證》規定的報到期限內，到人才存檔機構報到，大學本科生畢業一年后，向人才存檔機構申請并填寫《轉正定級申請表》，有個單位蓋章證明即可；有的人才機構要求，填寫《轉正定級申請表》時，蓋章單位必須跟《報到證》上派遣的單位一致，否則無法辦理。同樣的人才機構對于辦理同樣的業務，要求并不相同，做了轉正定級手續，相關人才機構并不認同，還是無法辦理人事檔案的調轉。

二、如何優化大學生人事檔案管理與服務的思考和建議

（一）強化宣傳大學生人事檔案管理，加強執行力度

要想從根本上做好大學生人事檔案管理工作，就得從與之有切身關系的高校老師、大學生本人和人才機構工作人員著手，通過多途徑的宣傳，使檔案管理相關人員明確大學生人事檔案管理的重要性，并要求依法依規把大學生人事檔案管理工作做好做精。與此同時各高校、人才機構也將大學生人事檔案管理工作作為重點抓，加大對大學生人事檔案管理的軟硬件投入。明確各部門職責，加強監督管理，一旦出現問題，要責任到人。

（二）抓緊建立大學生人事檔案管理的現代化

“互聯網+”是當今中國比較流行的做法，并已有重要的成功經驗和重大的突破。總理在2015年政府工作報告上曾多次提及，現在互聯網已經進入我們的學習、生活和工作的各個方面，大學生人事檔案管理工作也應該跟上時代的步伐，及時的加強大學生人事檔案管理互聯網信息化建設，逐步建立紙質檔案、電子檔案和影像信息并存的大學生人事檔案信息系統，形成全國的大學生人事檔案“互聯網+”的大平臺。這樣的現代化大平臺，可以起到以下幾方面的作用：第一、提高大學生人事檔案管理的質量和效率；第二、真正實現大學生人事檔案管理信息共享；第三、減少大學生人事檔案管理的壓力和強度。第四、促使大學生人事檔案管理形成良性循環，不斷優化、不斷完善。

（三）早日實現大學生人事檔案管理現代化、信息互聯化，必須抓緊解決集中統一、歸口管理問題

目前大學生人事檔案管理涉及的機構比較多，各個機構的管理情況不同，大學生人事檔案正在逐步實行免費管理，國家應該根據新時期的新情況實行集中統一，歸口管理，明確大學生人事檔案管理機構，規定其職責和具體手續辦理的要求。這樣做可以有效推進大學生的誠信檔案建設，流動大學生人事檔案增加的監測，社保交納情況、績效考評、專業特長等反映個人實際工作能力和從業誠信的內容統計，使大學生人事檔案成為用人單位評價和招聘各類人才的重要依據?，F階段我國大學生人事檔案管理正處在一個特殊的歷史時期，筆者認為應該從三個方面做起：首先，統計各地方有哪些機構正在做管理大學生人事檔案的工作，對這些機構進行評估，符合要求的機構保留，不符合要求的機構給予取締。其次，要求各機構清查大學生人事檔案，對于人事檔案不完善的要整理登記，并采取相應的補救措施，給予完善，其他機構應該積極配合。最后，應該盡快的組織檔案管理方面專業人士，根據我國現狀制定統一的管理制度和實施細則，規范各部門機構對于大學生人事檔案優化管理與服務。

三、結語

總之，大學生人事檔案是擇業、就業乃至于未來的職業生涯中各組織選拔、任用、考核、晉升的重要依據之一，它伴隨著大學生就業工作一生。只有將這項工作早日做到制度化、規范化、信息互聯化，服務全國一盤棋，才能更好地辦兩個“一百年”服務。

作者：姜麗娜 單位：遼寧省大學生就業局

第二篇：人事檔案管理工作問題分析

一、新時期人事檔案管理重要性

1.人事檔案管理對的重要性

人事檔案管理對的重要性不言而喻，優秀的人事檔案管理，不僅對于提高管理質量、提升產品核心競爭力具有事半功倍的效果，而且對于發揮團隊精神、優化內部管理結構具有十分重要的作用?；蛟S通過對的人事檔案進行專業的數據分析，我們才有可能全面的了解每位員工的基本情況，在客觀評價每位員工的綜合能力之后，才能做出最有效的經營管理決策。那么對于來說，如果有一個十分注重人事檔案管理，就可以在短時間內通過內部選拔和競聘找到合適權選，相比招賢納士、人才儲備，揚長避短等招聘模式，不僅節省了人力、物力、財力，更重要的是員工到達新崗位后可以直接跳過過渡期，快速的進入工作狀態，人事檔案管理工作的目的是更好的為單位人力資源的管理、開發服務，更充分地調動干部、職工的積極性，實現人事檔案管理工作的基本指導思想。

2.人事檔案管理對個人的重要性

對于個體來說，人事檔案就是公司的職工檔案，記錄著每一個人在發展的不同階段的真實信息，以及每位員工的工作歷史，不斷地補充著職工近年的職業情況，不過隨著中小數量逐漸增加，員工流動性增大，人事檔案作為人才信息的縮影與匯總，順理成章的成為人力資源部門進行培養與發現人才、為人才制定任用計劃的工具，所以人事檔案對于呈現人才信息來說，加強人事檔案管理具有舉足輕重的地位。

二、人事檔案管理工作存在的問題

1.人事檔案意識薄弱和管理缺乏規范性

我認為人事檔案意識薄弱主要體現在兩個方面，一是管理者對檔案管理缺乏足夠的重視，其次是員工個人的人事檔案重視程度不夠。很多之所以未投入足夠的時間、精力、人力來進行必要的檔案記錄與更新工作，使人事檔案失去存在的意義，是因為未認識到人事檔案管理在管理中的重要作用，相關管理人員對檔案管理的認識也只是停留在管理一些文件材料層次上，忽略了這是一應該項實時更新的工作，就容易出現檔案管理混亂、保存的文件價值低等錯誤，一些不符合歸檔規定的，未對檔案進行二次加工的等等一系列問題的產生；還有一些單位由于對人事檔案工作不重視，不配備專職檔案管理人員，或是非專職人事檔案管理人員都身兼數職，正是由于兼職太多，所以就沒有辦法把工作傾向于人事檔案管理的工作上，于是乎當其他工作很忙時，人事檔案管理的工作就被順氣自然的被擱在一邊，不管不問。

2.人事檔案的管理隊伍素質偏低和管理理念落后

目前檔案專業人員隊伍在專業素養、文化水平、實踐情況等方面參差不齊，不符合時展的要求，近些年，中小型紛紛成立，人員需求量大大增加，那些表現為檔案專業出身的人員不僅較少，而且知識結構不合理，學歷也普遍不高，缺乏先進的理論與實踐知識；很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等措施，雖然建立了一些管理制度，但流于形式執行不嚴，距離實現全面的信息化、數字化的管理目標還有一定差距，這些情況已經不僅不能促進新形勢下的檔案事業發展，反而會有副作用，所以檔案管理人員的素質有待提高。

三、人事檔案管理工作優化策略

1.全面提升檔案意識

談到物質與意識的關系，就會想到意識對物質的反作用，新時代的，怎么能不全面提升檔案意識呢，要重視起對人才的管理，首先就要從管理好人事檔案開始。我建議應該首先樹立起一個根據依制度管理檔案的理念，才能對人事檔案管理工作起規范作用，具體方法就是在檔案管理崗位上配備一定數量、高素質的優秀管理人才，將檔案管理當作一項重要工作。只有先從意識上給予足夠的重視，后續工作才會進展的更加順利。上行下效，員工個人也會意識到人事檔案管理的重要性，會時常關注的檔案管理工作，在涉及到自身變更工作單位時，能夠有意識的從原單位起走個人檔案，保證檔隨人走，最終確保個人檔案的完整性。

2.著力加強硬件建設

從人工時代到信息時代的演進，事實證明舊的人事檔案管理模式已經不適應的發展，為此，我們要不斷地推陳出新，使檔案管理更加規范，我建議大小都應該積極把硬件建設推上日程，實施人事檔案的信息化管理。運用現代的高科技手段，對于經常變更的人事信息，管理者可以方便快捷的將它們及時準確地輸入到個人電子檔案當中，這不僅可以大大提升工作效率，還能使管理工作更加科學易行。

3.提升管理隊伍素質

檔案管理工作并不像人們想象中的那么簡單，它對管理者和從業人員的要求甚高，首先管理者要具備法律意識，依據《檔案法》來維護人事檔案的真實性、保密性。其次，管理者要有強烈的崗位責任感，在進行檔案記錄時嚴格遵守制度，盡職盡責地管理好人事檔案，以便為提供真全面的人事信息。還有，人事檔案的管理人員必須有扎實的檔案管理知識，并能運用理論知識來指導實際工作，保證檔案管理的質量。

4.增強服務意識，積極主動的提供檔案管理

人力資源的任務就是為識別人才，人事檔案為他們提供了知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑，所以人事檔案管理人員應秉持公正的態度，增強為公司奉獻的意識，化被動為主動為人力資源提供服務信息。通過多種檔案提供方式，比如出具相關證明材料、信息檢索等方式加強人事檔案的提供利用和傳遞，不過在使用過程中要注意保密性原則。

作者：曾慶麗 單位：山東省濱州市沾化區疾控中心

第三篇：高校人事檔案問題思考

一、人事檔案專項審核中遇到的具體問題

人事檔案的專項審核工作的重點是“三齡兩歷”問題，這也是人事檔案整理中遇到問題最多的地方，主要集中在以下幾方面：

（一）出生日期前后記載不一致

由于陰陽歷不同、戶口登記錯誤、戶口遷移過程中出現錯誤、辦理身份證時出現錯誤或有意涂改等諸多原因造成檔案中出生日期記載不一致。

（二）入黨時間的確認缺少材料

雖然在檔案整理中對入團、入黨時間的確定有明確的規定，但仍有相當一部分人員檔案中缺少入團申請書或入黨申請書，或者雖然有但日期缺失，而要補充完整這部分歷史材料是比較困難的。

（三）參加工作時間的認定困難

文件規定是要按照不同時期有關參加工作的政策規定來進行認定。比如有的檔案中有招工表，要按招工表上的日期來進行認定，但招工表上填寫的日期不是前后矛盾、就是干脆空缺，給認定工作帶來了困難。近年來人才流動增加，工作、學歷的變動也較以往更加頻繁，給參加工作時間的認定工作增加了一些困難。目前內蒙古自治區對于更改工齡有了比以往更為合理的規定：民營企業的工作經歷也可認定，但若要提供齊全所需的材料還是比較困難的。例如:所需提供材料中要求有與原工作單位簽訂的合同、在原工作單位所在地繳納養老保險的憑證等。有管理二○一五•六社會經緯的由于原工作單位管理不規范，未簽訂過合同；有的是雖簽訂過合同，但原單位未為其繳納過養老保險；有的是雖然合同保險都有，但因事情間隔時間已相當長，回原工作單位所在地取得這些材料比較困難，索性就放棄了。以上幾種情況使得相當一部分人在咨詢完相關政策后，放棄了更改參加工作時間的打算。這也使得檔案整理人員在認定參加工作時間上增加了難度。

（四）學歷問題

在干部人事檔案專項審核材料登記表中，把學歷劃分成了在職和全日制。而由于學歷材料的不規范，在認定過程中也遇到了很多困難，主要問題有：1、學歷材料不完整。由于近些年來各種各樣的學歷學位教育蓬勃發展，管理不夠規范。有些院校頒發的學歷學位材料及學籍檔案中很難認定是屬于什么樣的學歷，尤其是年份較早的學歷學位材料沒有統一的樣式甚至沒有提供歸檔要求的材料，給認定工作帶來了困難。上述問題的解決目前可以在各地教育廳申請學歷認定來解決一部分，剩下的還是要具體問題具體分析，在對檔案材料進行認真分析的基礎上進行一定的調查。2、在職與全日制的劃分。由于近些年來社會對學歷學位的要求越來越高，很多人在工作崗位上有了進一步深造的需求，考取了各種各樣的學歷和學位。目前的認定依據是以學習期間原單位是否發放工資為標準來認定：學習期間原單位發放工資的按在職教育認定，不發放工資的按全日制來認定。筆者認為此一刀切的做法有所不妥，好多高校為鼓勵學校的老師提高學歷水平，對在職考取了全日制學歷教育的員工都有優惠政策，在簽訂的協議中明確規定了教師在考取了全日制的學歷脫產學習期間工齡連續計算，工資照常發放，畢業后需為學校服務的最低年限等條件。所以如果按照此做法將其認定為在職教育是不妥的，這對高校留住人才、教師提高學歷的積極性是有一定影響的。

（五）工作經歷問題

改革開放以來，人才流動頻繁，檔案管理相對落后，使得棄檔現象普遍存在。有相當一部分人只有在需要辦理戶口或辦理退休時才想到尋找自己的個人檔案，這使得檔案對個人經歷的記載不完整，個人相當長的一段經歷在個人檔案中難以體現出來。

二、解決措施

人事檔案整理工作不會隨著專項審核工作結束而結束，而是一項長期的工作。每年都有大量的材料需要整理歸檔，工資的變動、崗位的變動、職務的變動、獲得的獎勵等等，而上述問題的產生究其根源都是材料形成時不規范、歸檔時沒有嚴格審查造成的，所以要避免今后人事檔案工作出現老問題，可以從以下幾方面著手：

（一）對歸檔材料從源頭上抓起

加強材料形成部門人員檔案管理的意識和能力，在形成歸檔材料時就嚴格的按照檔案管理的相關規定執行。

（二）形成材料的主要管理部門要注意歸檔材料的更新

例如2006年工資改革后，事業單位工作人員基本工資的構成已經由職務、等級變成了崗位和薪級，而目前組織部門所使用的干部履歷表中仍然還在使用2006年工資改革前的職務和等級，使得填表人員無所適從，不知道該怎么填寫。

（三）對指標項目填寫要求給出明確的解釋

形成材料的主管部門制表時對表中的指標項目填寫要求沒有給出明確的解釋或解釋不夠清楚，使得填寫人員在填寫時按照個人的理解來填寫，口徑難以保持一致。例如：副處級以上領導干部每年都要填寫的《個人事項報告表》中，在個人收入情況部分中對各項指標沒有給出明確的解釋，使得填寫過程中出現了比較混亂的情況。

（四）對歸檔材料嚴格把關

在接收歸檔材料時，檔案管理人員要嚴格把關，對于不符合規定的歸檔材料要堅決退回，不予接收。

（五）加強人事檔案管理知識、管理制度的宣傳工作

讓每個人在填寫各類表格時都有規范的意識。例如：填寫年齡時要按照公歷的年齡填寫而不是按照虛歲年齡。

（六）加強檔案信息的使用

每個人對自己檔案中一些關鍵信息有所了解，使個人檔案中的一些錯誤能夠被及時發現而得到有效糾正。例如在筆者單位的職工一卡通編號中采用了參加工作時間作為編碼的一部分，有細心的教職工發現一卡通編號與自己的實際參加工作時間有差異，就向人事部部門詢問。而如果沒有這部分信息的使用，教職工可能只有在退休計算退休費用時才會涉及到自己參加工作的時間。

（七）加強檔案信息化、充分利用檔案信息加強人事管理

本次專項審核工作對檔案信息化也提出了要求，使紙質的個人檔案電子化。但這不是最終的目的，我們要充分利用檔案中豐富的人事信息，加強人事信息的統計分析工作，滿足崗位聘任、職稱管理、人才引進、工資待遇水平、社會保障水平等日常人事管理的需求，充分發揮人事統計的服務監督職能。

（八）加強制度建設、嚴格執行檔案管理規定

建立健全檔案管理制度，真正把相關的法規、制度落實到日常的管理工作中，避免檔案造假現象出現。

（九）充分發揮人事檔案在干部選拔中的作用

近兩年開展的干部人事檔案全面集中審核工作使得檔案的管理現狀有了很大的改善，正在開展的人事檔案專項審核工作在確保干部人事檔案真實、準確、完整、規范上提出了更高的要求，這也是從嚴治黨、從嚴管理干部的工作基礎和重要保障。

作者：李紅菊 單位：內蒙古建筑職業技術學院