我國高校人事檔案管理研究

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［摘要］人事檔案管理是高校日常管理工作的重要內(nèi)容，為高校管理、教學(xué)等優(yōu)化提供了重要的信息依據(jù)。信息時代的發(fā)展，為高校人事檔案管理工作帶來了諸多機遇和挑戰(zhàn)，信息化程度成為了高校人事檔案管理工作考核的重要指標之一。本文以信息時代為研究背景，在對高校人事檔案管理界定及功能作出論述的基礎(chǔ)上，分析了我國高校人事檔案管理的現(xiàn)狀，并就我國高校人事檔案管理的加強策略進行了研究。

［關(guān)鍵詞］信息時代;高校;人事檔案管理;現(xiàn)狀;加強策略

引言

人事檔案是對個人履歷的一種展示，無不體現(xiàn)了思想意識及社會形態(tài)的變化。隨著科技時代的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸滲透到了人類工作與生活的方方面面，為人們創(chuàng)造了優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)環(huán)境。在這樣的環(huán)境背景下，高校人事檔案管理作為一項服務(wù)性工作，加強其信息化建設(shè)與管理顯得尤為重要。縱觀我國高校人事檔案管理整體，其在信息化管理方面仍存在不少問題，嚴重影響了人事檔案的保存與利用。因此，對信息時代背景下我國高校人事檔案管理進行研究具有非常實在的作用和意義，并受到了社會各界的廣泛關(guān)注和重視。

一、高校人事檔案管理的界定及功能

人事檔案管理是高校人事工作的重要內(nèi)容，它是指人事管理部門或其他相關(guān)部門根據(jù)個人經(jīng)歷或素質(zhì)表現(xiàn)，以個人為單位搜集和保存的便于日后查考的人事材料管理工作，主要包括人事材料的搜集、甄別、整理、保存、查詢及傳遞等內(nèi)容，是一種服務(wù)類工作。信息化時代背景下，高校人事檔案管理工作性質(zhì)和內(nèi)容不變，只是通過對先進思想和技術(shù)的引用完善高校人事檔案管理工作體系，從而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，延長人事材料的使用壽命，以便于人事檔案管理工作更好地服務(wù)于高校系列管理活動。人事檔案管理將人事相關(guān)的信息資源整合在一起，記錄了個人的工作歷程、政治素養(yǎng)、工作業(yè)績以及職務(wù)變化等情況，是個人品牌的重要標識，為高校人力資源管理工作提供了重要的信息依據(jù)，有利于指導(dǎo)高校系統(tǒng)化、科學(xué)化地開展師資隊伍建設(shè)、教學(xué)活動安排等工作，嚴格意義上講，人事檔案管理是高校教育改革與優(yōu)化重要的依據(jù)和基礎(chǔ)，理應(yīng)得到高度的重視。

二、信息時代背景下我國高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

信息時代背景下，信息資源的搜集、整理及利用效率和質(zhì)量更高。但是，信息時代背景下，反觀我國高校人事檔案管理工作實際，其中暴露出了不少問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

(一)服務(wù)意識不強

信息時代背景下，高校人事檔案管理作為一項服務(wù)性工作，其服務(wù)功能應(yīng)該得到進一步的發(fā)揮和利用。但是，某些高校受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響，信息服務(wù)意識不強，對檔案信息資源的利用率不高，開發(fā)力度明顯不足。長期以來，高校一直把人事檔案館藏數(shù)量及面積視為人事檔案管理績效考核的重要內(nèi)容和指標，其工作的重點是人事檔案整理與保存，輕視甚至忽視了人事檔案應(yīng)有的價值和功能發(fā)揮，人事檔案管理工作過于形式化。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，人事檔案管理的服務(wù)功能愈加強化，高校現(xiàn)有的人事檔案管理模式顯然不能滿足廣大教職工及社會其他人員的信息需求。高校人事檔案服務(wù)意識不強，所引發(fā)的重要問題是，高校數(shù)字人事檔案信息資源不足，由于受建設(shè)經(jīng)費的影響，人事檔案管理對信息處理技術(shù)的應(yīng)用不足，這在一定程度上影響了人事檔案的開發(fā)與利用。人事檔案會隨著個人經(jīng)歷、素質(zhì)的增長發(fā)生變化，其管理工作應(yīng)是一個持續(xù)不斷的過程，但是高校人事檔案管理由于缺少高效使用的信息化還軟件支持，對人事檔案的更新不及時，缺少動態(tài)分析與統(tǒng)計環(huán)節(jié)，不利于專業(yè)化師資隊伍建設(shè)，最終影響了高校教育的發(fā)展。

(二)管理體制落后

高校人事檔案管理是一項系統(tǒng)工程，需要完善的管理體制作保障。但是，目前高校人事檔案管理普遍存在保存散亂、方式陳舊等問題。高校教育涉及到領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生等主體，他們都有著獨特的履歷，應(yīng)該建立與之相符的檔案，同時還要加強對這部分檔案的利用，以指導(dǎo)開展相關(guān)管理工作。一些高校根據(jù)管理部門的劃分，將人事檔案分別歸入到人事處、學(xué)生處、教務(wù)處以及財務(wù)處等地點存放，甚至還存有人事檔案借閱不還的現(xiàn)象，不利于形成人事檔案的規(guī)范化、標準化管理，為檔案信息利用者帶來了眾多不便。另外，部分高校仍然沿用人工操作的落后人事檔案管理方式，各職能部門之間各自為政，彼此缺少溝通與交流，管理工作安排存在交叉重復(fù)問題，造成了人力、物力和財力不同程度的浪費，使得高校管理資源顯得更加捉襟見肘，違背了我國節(jié)約型社會的建設(shè)原則。信息時代背景下，要求我國高校人事檔案管理逐漸實現(xiàn)信息共享。高校人事檔案管理規(guī)劃建設(shè)方面的匱乏，使得系統(tǒng)兼容性低，不利于這一目標的實現(xiàn)。

(三)基礎(chǔ)工作薄弱

信息時代對高校人事檔案管理基礎(chǔ)工作提出了更多、更高的要求。新的技術(shù)發(fā)展時期，高校應(yīng)該加大人事檔案管理方面的資金、資源投入，包括技術(shù)投入、人才投入以及環(huán)境投入等。然而，很多高校在這方面做得不足。某些高校尚未意識到信息時代背景下，人事檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)，對人事檔案管理建設(shè)的認知存在不足，致使相關(guān)投入不足，限制了本校人事檔案管理的信息化建設(shè)程度。一般情況下，高校人事檔案管理信息化需要軟件及硬件方面的雙向投入才能實現(xiàn)，應(yīng)該根據(jù)人事檔案的數(shù)量決定服務(wù)器的類型及其容量，但是部分高校為了節(jié)約成本，以普通微機代替專用服務(wù)器，其他相關(guān)設(shè)備老化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)功能滿足不了需求。即使，部分高校引入了一些信息技術(shù)軟件或手段，卻由于不重視人才培訓(xùn)，導(dǎo)致先進技術(shù)設(shè)備利用率低，仍然阻礙了高校的信息化建設(shè)。

三、信息時代背景下我國高校人事檔案管理加強策略

作者基于對高校人事檔案管理內(nèi)涵及功能的認識，結(jié)合上文對高校人事檔案管理現(xiàn)狀的認識，有針對性地提出了以下幾種信息背景下我國高校人事檔案管理加強策略，以供參考。

(一)加大信息建設(shè)投入

信息時代背景下，高校人事檔案管理應(yīng)該面向更高層級的發(fā)展，努力實現(xiàn)信息化、智能化。新時期，高校領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)工作人員應(yīng)該重新認識人事檔案管理價值與功能，強化本項工作的服務(wù)性，認真分析人事檔案信息化管理的特征，從本校人事檔案管理實際出發(fā)，采取一系列的改革與優(yōu)化措施。高校應(yīng)該建立完善的人事檔案管理信息化建設(shè)體系，真正將之納入到校園基礎(chǔ)建設(shè)當中，整合一切可以利用資源，適度加大信息化建設(shè)方面的投入，積極引進先進管理思想、技術(shù)設(shè)備以及技術(shù)手段，打造校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)體系，盡快實現(xiàn)人事檔案管理信息共享目標。在此過程中，高校可以請專業(yè)公司對本校人事檔案管理工作進行評估，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)、有效的信息系統(tǒng)建設(shè)計劃，根據(jù)其技術(shù)要求，采購適用的硬件和軟件。針對高校信息化建設(shè)資源有限的情況，高校應(yīng)該積極尋求政府及企業(yè)的支持，與意向企業(yè)建立長期合作關(guān)系，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，明確人才培訓(xùn)目標，滿足企業(yè)人力資源需求的同時，調(diào)動企業(yè)的教育參與積極性，實現(xiàn)資源的優(yōu)勢互補。

(二)加強專業(yè)人才建設(shè)

高校系列管理工作的開展，始終離不開人才的支持。信息時代對高校人事檔案管理工作人員，提出了更多的要求。高校應(yīng)該分層制定專業(yè)人才建設(shè)規(guī)劃，從戰(zhàn)略的高度，去審視人力資源管理這項工作，以人才推動教育事業(yè)的發(fā)展。具體而言，高校應(yīng)該普及人事檔案管理重要性，在校領(lǐng)導(dǎo)層開展信息化建設(shè)培訓(xùn)活動，使其充分了解信息時代的特性與要求，提高他們對信息時代背景下對人事檔案管理工作的認知，保證相關(guān)決策的有效性。在高校領(lǐng)導(dǎo)層的引導(dǎo)下，高校還應(yīng)該加強人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，包括知識培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，明確信息時代對人才提出的挑戰(zhàn)和要求，針對本校認識檔案管理工作人員綜合素質(zhì)和能力中存在的不足，有針對地制定培訓(xùn)計劃，請專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的人才擔任講師，提高從業(yè)人員的服務(wù)意識和專業(yè)技能。與此同時，高校還應(yīng)該建立與之匹配的考核機制和激勵機制，對受訓(xùn)人員的受訓(xùn)結(jié)果進行評估，以此為依據(jù)改進培訓(xùn)計劃，給予表現(xiàn)優(yōu)良的職工精神獎勵和物質(zhì)獎勵，激勵他們向更高層次努力。

(三)健全檔案管理體制

信息時代背景下，高校健全人事檔案管理機制是重點。高校健全的人事檔案管理工作機制，應(yīng)該包括管理機制、考核機制、監(jiān)督機制以及獎懲機制等等。具體而言，高校應(yīng)該成立獨立的人事檔案管理部門，一改傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的弊端，有效地把人事檔案信息整合在一起，利用先進的技術(shù)設(shè)備和手段，實現(xiàn)檔案信息共享，給予各部門對等的信息查詢權(quán)，盡量避免人事檔案原件的流動，減少人事檔案信息資源的損壞或丟失。同時，高校還應(yīng)該加強對各管理部門的監(jiān)管，促進他們之間的交流與合作，最大限度地提高檔案信息的利用率。除此之外，信息時代背景下，高校還應(yīng)該重新定位人事檔案管理，拓展其功能，進一步細化其考核標準，對整個人事檔案管理工作體系進行考核，在明確各相關(guān)部門及其工作人員職責(zé)的基礎(chǔ)上，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員獎勵，給予存在工作失誤的員工適度處罰，保證人事檔案管理工作的順利實施。

結(jié)語

總之，信息時代背景下，高校必須要加強人事檔案管理改革與優(yōu)化。由于個人能力有限，加之各高校的人事檔案管理實際有所差異，作者有關(guān)信息時代背景下我國高校人事檔案管理的研究可能存在不足，因此，希望各高校加入研究行列，認真甚至信息時代背景下自身人事檔案管理中存在的缺陷或不足，可在本文論點的基礎(chǔ)上進行延伸，并制定一系列行之有效的改進優(yōu)化策略，注重付諸實踐，從而推進本校的人事檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻:

［1］馮素曉．高校人事檔案的信息化建設(shè)探究———索引的選擇與應(yīng)用［J］．軟件導(dǎo)刊，2011(10)．

［2］韓淑華．人事檔案信息數(shù)字化管理面臨的問題與對策［J］．蘭臺世界，2010(24)．

作者：許紅婷 單位：晉中師范高等專科學(xué)校