高職院校人事檔案管理工作機(jī)制研究

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摘要：闡述了人事檔案管理工作的主要內(nèi)容、從學(xué)校應(yīng)重視人事檔案工作、配備專業(yè)的人事檔案工作人員、完善人事檔案管理制度、營(yíng)造良好人事檔案管理工作氛圍等四個(gè)方面分析了人事檔案管理工作的有效性機(jī)制。

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院校　人事檔案　檔案管理

高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學(xué)宗旨，以加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，深化校企合作、產(chǎn)學(xué)結(jié)合為人才培養(yǎng)模式，在這個(gè)過(guò)程實(shí)施中，師資隊(duì)伍建設(shè)是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)中充當(dāng)著最基礎(chǔ)的信息源頭作用。但是，在我國(guó)，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關(guān)于人事檔案管理工作的有效性機(jī)制談幾點(diǎn)自己的建議。

一、關(guān)于人事檔案管理工作

人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和生活等經(jīng)歷的相關(guān)情況的原始記錄。它準(zhǔn)確、真實(shí)地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績(jī)各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評(píng)審等,關(guān)系到學(xué)校教學(xué)水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復(fù)雜,但總體來(lái)說(shuō),主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對(duì)象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務(wù)于教職工；在工作屬性上,它既有主動(dòng)性,要從學(xué)校各個(gè)部門收集原始材料,又有被動(dòng)性,要服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時(shí)間要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學(xué)習(xí)、與時(shí)俱進(jìn),引入現(xiàn)代化的管理。

二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機(jī)制分析

1.學(xué)校應(yīng)重視人事檔案工作。

高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學(xué)校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒(méi)有動(dòng)力和積極性，平時(shí)所做的工作也只是應(yīng)付一下上級(jí)部門的檢查。要么是學(xué)校在人員配置上不科學(xué)，導(dǎo)致沒(méi)有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學(xué)校在招生的同時(shí)也在引進(jìn)新的師資隊(duì)伍，這些新來(lái)的教職工檔案的管理也是一項(xiàng)龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、管理，這就要求學(xué)校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項(xiàng)工作中來(lái)，但是由于很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來(lái)說(shuō)比較缺少。特別是專業(yè)的檔案管理人員，即使有些學(xué)校設(shè)置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，往往沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)。長(zhǎng)期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無(wú)聞的應(yīng)付上級(jí)部門的檢查的工作狀態(tài)。

2.配備專業(yè)的人事檔案工作人員。

部分高等職業(yè)院校因?qū)θ耸聶n案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導(dǎo)致人事檔案管理機(jī)構(gòu)人員配備不足，或者沒(méi)有專業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不能清楚的了解自己的工作職責(zé)，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學(xué)校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項(xiàng)工作，導(dǎo)致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業(yè)化是導(dǎo)致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒(méi)起色的一個(gè)重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認(rèn)為應(yīng)該根據(jù)學(xué)校人事檔案管理的實(shí)際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應(yīng)該是具有檔案管理專業(yè)背景的。另外，在平時(shí)的工作中加強(qiáng)人事檔案工作的業(yè)務(wù)能力提高，安排專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，隨時(shí)補(bǔ)充和更新人事檔案專業(yè)知識(shí)和其他知識(shí)，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，專業(yè)填寫相關(guān)材料，及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書(shū)寫工具，熟悉裝訂順序等專業(yè)知識(shí)。

3.完善人事檔案管理的制度。

高等職業(yè)他院校的人事檔案種類繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)的引進(jìn)信息化技術(shù)，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時(shí)性，也可以增強(qiáng)干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運(yùn)行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術(shù)管理方面，大部分學(xué)校都還沒(méi)有建立建立健全此項(xiàng)制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認(rèn)為高等職業(yè)院校應(yīng)重視此項(xiàng)工作對(duì)整個(gè)師資隊(duì)伍建設(shè)的重要意義，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)來(lái)管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過(guò)信息化系統(tǒng)進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進(jìn)此項(xiàng)工作順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。

4.營(yíng)造良好人事檔案管理工作氛圍。

學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編寫一些宣傳手冊(cè)，這宣傳手冊(cè)要通俗易懂的把檔案的基本知識(shí)編寫進(jìn)去，分發(fā)給各個(gè)部門及教職工，讓大家通過(guò)這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)，形成一個(gè)全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個(gè)教職工參與到檔案管理工作中來(lái)，自覺(jué)的收集材料，規(guī)范的填寫材料，適時(shí)的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過(guò)建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)站及時(shí)對(duì)人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)進(jìn)行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個(gè)穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳乃鴻.高校檔案管理應(yīng)用6S管理模式研究[J].科學(xué)管理,2015,(19).

[2]牛函娟.現(xiàn)代信息管理技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究[J].中國(guó)管理信息化,2015,(12).

作者：劉歲梅 單位：重慶廣播電視大學(xué)