教育系統人事檔案管理問題及對策

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摘要：人事檔案對教育系統了解、考察和選拔人才有著重要的作用。但是，目前教育系統人事檔案管理工作中還有著諸多問題，例如管理人員專業能力不強、檔案管理意識薄弱、管理方法落后、檔案內容不完整等。因此，本文針對目前教育系統人事檔案管理中的問題，提出了可行的解決對策，旨在促進教育系統人事檔案管理工作的發展與創新，從而更好地服務于教育系統的教學與管理體制改革。

關鍵詞：教育系統；人事檔案；管理

教育系統人事檔案準確真實地記錄了教育系統干部、教師和員工的品德作風、政治思想、個人經歷和業務能力等，能夠為教育系統掌握人才信息提供可靠的信息資料，讓教育系統人事工作及組織工作的決策提供有效的信息參考。人事檔案在教育系統了解、考核和選拔人才上作用重大，必須加大對教育系統人事檔案管理力度，確保人事檔案更加準確、完整和安全。只有這樣，才能將教育系統人事檔案的作用發揮出來。

一、教育系統人事檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理重視不足

教育系統人事檔案管理工作比較枯燥、單調和繁瑣，是一項基礎性工作。但是現階段教育系統內很多主管檔案管理工作的領導，缺少正確的思想認識，忽視了人事檔案管理工作，在具體的人事安排中，沒有配備足夠的工作人員，并且配備的工作人員政治素質偏低、責任意識不強、積極性不高、缺乏熟練的業務技能。人事檔案管理工作對人員的政策性、技術性和專業性要求很高，如果工作人員綜合素質不高，將導致大量檔案材料被積壓，無法及時有效地收集整理檔案資源。此外，由于不重視人事檔案管理工作，導致投入到人事檔案管理工作的財力、物力和人力十分有限，加之人員流動頻繁，造成人事檔案管理工作很難順利開展下去。

（二）管理模式不完善

一方面，在管理內容上，教育系統人事檔案有著歸類標準不統一、內容簡單、材料不完整等問題，并且人事檔案的收集、鑒別、歸類于整理制度也不符合實際需求，更新十分緩慢。從以前的人事檔案內容來看，主要是為政治服務，關注工作人員的思想政治表現[1]。但是現在，隨著教育改革的深入推進，人事檔案管理的重點是服務于教學科研和人才的使用，重視工作人員的科研成果、道德品德和業務能力等。另一方面，在管理方式上，現行的人事檔案管理方式遠遠滯后于人事制度的改革，人事檔案管理有著準確性不高、工作量巨大的問題，重管理、輕利用情況仍然存在。此外，檔案管理工作科技含量不高，不利于人事檔案管理工作的穩定發展。

(三)工作人員素質不高

教育系統人事檔案管理對檔案管理人員的政策性、專業性和技術性要求很高，需要檔案管理人員始終堅持保密性和原則性，必須具備較高的政治素質與專業素養。但是從長期的工作實踐來看，很多檔案管理人員工作積極性不強，很難主動去收集教職工的檔案材料，并且在完成各項教學活動、工作任務后，很少及時去收集整理需要建檔的材料，而是被動地接受其他部門送來的檔案材料。此外，個別檔案人員原則性不強，在檔案資料的查閱與傳遞中，泄露了機密，甚至出現改動案卷的情況，導致檔案失真，這些都反映出檔案管理人員整體政治素質和業務素養有待進一步提升。

二、加強教育系統人事檔案管理的對策

（一）抓建設，核心工作到位

一直以來，教育系統人事檔案管理工作有著較強的保密性、內部性。由于很多教職工對自己的檔案材料漠不關心，部分領導也未能充分認識到檔案的重要性，沒有嚴格按照要求填寫檔案材料，應付了事，很少主動送交檔案材料。甚至個別教職工也不配合催交檔案材料，這無疑極大地增加了檔案管理工作的難度[2]。因此，為加強人事檔案管理工作，需要組織開展有關人員學習相關檔案法律法規知識，加大人事檔案工作建設重要性的宣傳力度，切實加強督促檢查，讓各單位領導和教職工了解人事檔案法律法規，幫助他們樹立起牢固的檔案意識。只有這樣，才能真正提高人事檔案管理效果，確保發揮出檔案應有的作用。

（二）抓規范，改善辦公條件

在教育系統人事檔案管理中，必須保證檔案資料的準確、完整和安全。因此，要進一步規范人事檔案管理工作，建立完善的人事檔案材料歸檔制度，尤其是對工資調整、人事變動等材料，要第一時間督促教育局相關部門和學校進行收集。此外，對收集到的檔案材料，要仔細鑒別并整理加工，剔除不應歸檔的材料[3]。同時還要加快設備的標準化建設，根據檔案管理建設要求，配備標準的檔案用品、微機等設備，提高人事檔案管理的現代化水平。要提高對現有資金的利用率，根據人事檔案整理和信息審核的需要，添置整理、裝訂檔案所需的裁紙刀、打紙機、宣紙、檔案皮等輔助材料，配備空調，改善檔案室辦公條件。

（三）抓基礎，確保工作質量

第一，全面清理庫存檔案，分類整理，按照管理權限進行移交；組織工作人員參加人事檔案工作培訓會，全面掌握檔案整理和檔案信息審核標準；制定工作人員、檔案運行、整理和檔案信息審核管理等工作流程，建立了嚴密的工作責任制；采取初審和復審交叉進行、審核人員簽名、分管領導抽查的方式，形成層層負責的監督機制。第二，在整理和信息審核過程中，根據人事檔案總量和工作人員情況確定整理和檔案信息審核進度，明確每天的整理和檔案信息審核量，定期公布審核整理的數量和質量，營造了比、學、趕、超的良好氛圍。材料收集中，各學校按照規定的時限要求，將收集到的材料統一遞交審核組，審核組對材料的真偽進行鑒別。催交材料中，采取定人、定時、定責的方法，及時、準確和全面收集材料。同時，采取通知追補、電話催補和專人查補三種途徑，能夠解決檔案缺失材料追補慢的難題，提高檔案整理和信息審核整理的工作效率。第三，對檔案中的原有材料和新補充材料，逐份審查，準確鑒別。對整檔過程中遇到的人事信息不符，材料不全的各種現象進行分析，要與組織部、公務員局的相關領導及業務人員溝通商討，最后確定最準確的確認方法。按照最終的確認方法對“三齡二歷”等基本信息不實的，認真查閱原始資料，進行甄別，確保歸檔材料的準確性。

（四）抓素質，加快隊伍建設

為做好教育系統人事檔案管理工作，還要抓好人才隊伍建設工作，只有這樣才能促進檔案管理效率的提升。一方面要明確目標。在人事檔案整理和信息審核工作開始之初，應及時召開人事檔案整理和信息審核工作的動員大會，確保所有人員充分認識到人事檔案整理和信息審核工作的重要性，并就如何整理檔案和信息審核標準、程序、要求等進行培訓。同時組織所有工作人員到檔案室現場跟班學習，讓人事檔案整理和信息審核工作一開始就進入一個標準化、規范化的軌道。另一方面要加大培訓。要定期開展各種類型和層次的檔案人員培訓班，及時更新觀念和知識，實現業務水平的提升。此外，還要鼓勵檔案管理人員加強學習，提高自身的政治素質和業務素質，從而更好地勝任教育系統人事檔案管理工作。

三、結語

總之，人事檔案是教育系統人事管理中的重要組成部分，在教育系統人才管理以及建立科學完善的用人機制上有著積極重要的意義。人事檔案在為人事工作服務的同時，也推動著人事工作的發展，加之現階段社會人才流動頻繁，人事檔案在記錄人才信息上有著越來越重要的作用。因此，要不斷加強教育系統人事檔案管理工作，從而為教育系統的教學與管理體制改革提供更好的服務。

參考文獻

[1]潘廷將，陳艷寧，黃鳳妮.人事檔案管理需要黨員思想教育的配合[J].梧州學院學報，2013，（03）:51-53.

[2]黃曉娥.人事檔案管理信息系統設計與實現[J].黑龍江科技信息，2015，（13）:163.

[3]馬艷.人事檔案管理系統的設計與實現探究[J].才智，2013，（02）:175.

作者：黃昭眉 單位：福建省寧德市古田縣教育局