人事檔案管理發展現狀（7篇）
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【摘要】隨著時代的進步，電子業的發展，人事檔案的利用率越來越高。因此，以系統理論為指導,運用當今互聯網和信息技術，分析人事檔案信息化管理的障礙因素，進行分析解剖,提出人事檔案信息化管理建議，使之更好地服務于社會。
【關鍵詞】人事檔案；電子；信息化；服務
檔案是人類社會發展到一定階段的文明產物，人事檔案是人事管理活動的重要依據，人事檔案信息化管理有利于提高人事檔案使用效果，它關系到每個人的利益，是我國人事檔案管理與世界接軌重要途徑。因此，通過信息化改變改善人事檔案管理，能更好地增強人事檔案管理的科學性。
一、關于人事檔案及信息化
人事檔案是以個人為單位按照規定組成的專卷，是由組織、人事、勞動部門以現職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成。它客觀地記錄了以往的歷史情況，是昨天的歷史紀錄。真實性是人事檔案的生命，能反映現實狀況，從建立之日起就是動態的而不是靜止的。人事檔案在相當長的時間內是保密的，人事檔案應該完整系統，不宜對外開放。人事檔案來源于人事管理活動，我國人事制度產生很早，是隨著官吏選拔制度的健全而逐步發展的。
如漢代產生了我國最早的人事檔案，魏晉南北朝時期產生了簿狀和譜牒。新中國成立后,我國的人事檔案工作開始向正規化邁步，在中國共產黨的領導下，不斷進行深化改革，自我完善，人事檔案管理體系已形成規模，并以為人事工作和其他工作服務為原則，為了人事檔案管理制度初步建立。隨著我國人事檔案工作的深入開展，適應人事制度改革的需要，人事檔案工作者隊伍正日益壯大，注重對個人德、能、勤、績綜合材料的收集，使人事檔案發揮了應有經濟、社會效益。如今，信息經濟已成為世界經濟發展的新動力。為了充分發揮檔案資源的價值，使得檔案信息快速地向數字化方向發展，解決好檔案的保存和利用的問題。在全球檔案數字化、網絡一體化浪潮下，要求人事檔案必須采用新技術和手段，才能更好地發揮其作用，提高其管理水平。
二、人事檔案信息化管理中出現的問題
國內人事檔案的數字化處理始于2000年。從我國現狀來看，人事檔案信息化建設缺乏總體規劃。大面積鋪開檔案數字化建設的技術條件還存在困難，也有一定局限性,如信息量不足，檔案信息網絡化建設缺少統一技術標準，受資金、人力等多方面條件限制，不能夠向紙質檔案那樣翔實充分。缺乏統一的標準化、規范化管理。引進的系統軟件移植性差，無法全面實施、推廣統一標準,在使用過程中難免會出現很多問題，制約了人事檔案信息管理的發展。檔案管理人員的計算機知識和信息化程度低,只能實現簡單的基本查詢功能，對于信息化的復雜技術顯得力不從心，尚達不到設計初衷。使得各個科室數據通用性能低下，另外，由于流動人口多，導致“無頭檔案”的增多，嚴重阻礙了信息化管理進程。
人事檔案材料在內部網絡運行中出現的各種各樣的安全問題也越來越令人擔憂，計算機安全管理問題越來越重要。網絡安全風險也變得更加嚴重和復雜，內部網物理安全是整個網絡系統安全的前提，因此需要加強內部網絡結構安全，防止局域網核心設備出現故障，防范黑客和病毒的攻擊，對不同系統應用檢測安全漏洞采用相應安全配置，必須采取相應的安全措施。目前，檔案隊伍中信息化人才隊伍建設滯后，無法適應人事檔案信息化建設和發展需要，與信息產業可持續發展對人才需求不對稱，不少檔案部門的領導對信息化知之甚少，且現有信息化人才還在大量地流失，全員信息化素養有待提高，尤其是復合型人才嚴重匱乏，嚴重制約了我國人事工作改革的深入進行。具體地說，信息化人才培訓多而能取得實效培訓少，信息化人才緊缺與培訓相對不足的矛盾，學歷教育與職業培訓之間的矛盾，參與檔案信息化人才培訓的教師，參加培訓的檔案工作人員存在著各種動機,成為必須考慮的問題。
三、人事檔案管理加強信息化建設建議
首先，可以采用社會化開放式人事檔案管理模式，使其更具有社會性，充分實現社會公共管理，可以為整個社會提供人事檔案服務。更有利于人才流動,人盡其才，把不屬于個人隱私的內容采用網絡化管理,有利于人事檔案規范化、現代化及網絡化。其次，建立人事檔案信息數據庫，提高科學性、高效性和超前性。加快人事檔案信息基礎設施的建設，提高數據的利用率。需要強調的是，要重視人事檔案信息安全保密問題，培養高素質的復合型人才，真正做到有法可依,有章可循，適應人事檔案信息化、數字化管理的需要。
第三，建立檔案信息網站，根據檔案管理數字化系統的實際情況，提高檔案采集的效率。為了保證系統安全可靠地運行，在這每一個子系統中，引入了一個數據備份服務器,為組織工作提供快捷、精確的信息。
最后，提高工作人員素質和水平。要具備較好的政治素質和良好的保密意識，努力提高業務水平和工作能力，必須學會運用計算機操作檔案信息,對所管人事檔案的內容了如指掌,培養出一支過硬的檔案信息化建設隊伍，提高人事檔案工作者的整體素質。人事檔案工作人員自身一定要增強檔案信息化建設的緊迫感，成為合格的檔案信息化建設人才，以適應當今人事檔案管理工作的實際需要。
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作者：劉嬋 單位：中陜核工業集團二一一大隊有限公司
第二篇：人事檔案管理模式創新發展思考
【摘要】當前，我國人事檔案管理還是運用傳統的模式，這也越來越不能夠適應我國社會主義市場經濟的發展，以及我國人才流動速度加快的趨勢。因此，為了加快推動我國人事檔案管理模式的創新，本文結合我國人事檔案管理具體情況，對我國人事檔案管理過程中存在的具體問題進行分析，并且，提出了創新人事檔案管理的相關策略，希望可以促進我國人事檔案管理的進步和發展。
【關鍵詞】人事檔案管理模式；現狀；創新；研究；對策
現在，我國人事檔案管理模式與我國市場經濟發展的現狀和我國人才流動的速度不相適應，傳統人事檔案管理模式的弊端日益顯著，因此，為了推動我國人事檔案管理的發展，加快我國人事檔案管理模式的創新是很有必要的。本文就人事檔案管理模式的創新研究上提出了筆者的一些看法和觀點，并且，就如何促進我國人事檔案管理與我國現代人力資源管理和開發的實際需要相適應，提出了一定的對策和建議。
1.人事檔案管理的具體內涵
人事檔案主要有以下幾種類型：學生檔案、干部檔案和職工檔案，并且，人事檔案指的是記錄人生的經歷，反映每個個體的德才表現，在組織對人員的考核活動中而慢慢形成檔案，然后，以每個個體為單位由組織統一整理，最后，保存起來以備查考的人事資料。一般來說，人事檔案會記錄職工、干部的思想品德、專業水平、技術能力等等方面，所以，人事檔案是非常的真實的，可以稱為上級考察員工的條件。目前，我國社會經濟、人才運行和管理方面都得到了飛快的發展，我國在人事檔案管理中的弊端也不斷地出現，這些問題逐漸引起了越來越多人的關注，因此，本文就對人事檔案管理模式創新上進行了探討。
2.目前我國人事檔案管理模式中存在的主要問題
第一，我國相關人事部門對人事檔案管理工作不夠重視，在日常人事檔案管理工作落實的過程中存在很大的問題，相關工作人員不夠負責。雖然，我國社會經濟各個方面都有所進步和發展，尤其是我國人才流動方面速度有了極大地提升，然而，我國在人事檔案管理工作方面卻沒有做出相應的改變，仍然堅持原有的人事管理工作方法，這與我國社會發展的實際不相適應，嚴重阻礙了我國人事工作的發展。這主要是因為我國從事人事管理工作的相關人員不重視人事檔案管理工作開展，不注重人事檔案管理模式創新。而且，我國有相當一部分的職工人為檔案在當今社會已經沒有作用，所以，很多職工壓根就不關注自身檔案的保管情況。甚至，有些檔案管理人員覺得檔案管理沒有必要，其相關工作執行起來簡單、重復，而且，在檔案整理的過程中也沒有一定的準則，因此，檔案管理職工在進行具體的檔案管理工作時就很隨便。
第二，我國人事檔案管理工作開展的過程中，權責不明確，分工不合理，部門之間以及職工之間存在互相推諉的現象。我國人事檔案管理的相關部門，在進行人事檔案工作合理分配的過程中，沒有進行合理的工作安排，將在人事檔案管理工作分配到位，職工與職工之間的工作職責不明確，而且，各工作部門之間存在互相推諉的現象。一般來說，人事檔案管理屬于黨委、機關以及我國各企事業單位的人事管理部門，而不是在各企事業單位的檔案管理部門，然而，人事部門和檔案部門在工作過程中存在著一定的職能交叉現象，而且，這兩個部門之間在進行工作的過程中也沒有做好銜接工作，這樣就會使得檔案管理部門形同虛設。因此，對我國人事檔案管理工作執行的相關部門要進行合理的分工，協調好各部門之間的關系也是很有必要的。
第三，我國人事檔案管理工作開展的過程中，缺乏相關專業的技術人員來落實好相關工作，從而，導致我國人事檔案管理工作執行不到位。人事檔案管理人員在進行檔案管理的過程中非常不負責任，對檔案的立卷不規范，紙張的規格的也各不相同，卷宗質量也不高，更重要的是檔案內容不一致。缺乏必要的檔案管理人員，導致檔案管理的制度落實不到位，而且檔案管理人員素質還不高，嚴重制約著我國檔案管理工作的進行。
3.人事檔案管理模式創新的對策
首先，要讓人事管理人員重視人事檔案管理工作的開展，在思想上重視起來是極為必要的。人事單位的領導一定要重視對人事檔案的管理，然后，在單位進行必要的人事管理知識的宣傳和培訓，讓職工樹立一定的人事檔案管理的觀念。其次，我國人事檔案的管理一定要權責明確，分工合理，讓每位職工可以明確自己的職能。我國人事企業的領導人員一定要對人事檔案管理工作進行合理的分配，將不同的環節分配給不同的環節，而且，要不斷的協調不同部門之間的關系，讓這些工作部門可以協調高效運轉。除此之外，還要在部門內部進行合理的分工，讓每一位員工都明確自己的職責，還要建立必要的監督制度，督促工作人員保質保量的完成人事檔案工作。
最后，在進行人事檔案管理工作的過程中，一定要安排專職人員來完成相關工作。建立必要的人事檔案管理制度，讓所有職工可以按照規定做事。還有就是，要提高人事檔案管理人員的素質，從而，提高人事檔案管理工作完成的質量。結語推動我國人事檔案管理模式的創新，可以促進我國人事工作的開展，從而，更好的推動我國的人才流動，進而，促進社會經濟發展，因此，我國相關部門一定要重視人事檔案管理模式的創新，實現更高層次的人事檔案管理。
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作者：金蓮花
第四篇：新時期人事檔案管理規范化研究
【摘要】隨著市場經濟的發展，人事檔案管理工作已成為現代企業管理中不可或缺的一部分，是企業進行決策的重要參考依據。企業傳統的人事檔案管理工作主要依靠行政手段進行材料的搜集和整理，隨著現代企業的經營規模日益加大，員工數目日益增多，人事檔案愈加復雜化，這就給檔案管理工作的開展帶來了一定的難度，傳統的管理方式難以滿足企業現代化發展的需要，因此在新時期下加強對企業內部人事檔案管理工作的規范化具有重要意義。文章首先對現階段人事檔案管理工作的不足進行分析，其次提出相應的解決對策，旨在提升人事檔案管理水平。
【關鍵詞】人事檔案；管理；規范化
人事檔案是記錄一個人的學習、工作、實踐、政治面貌、品德作風等的情況的文件材料，是個人工作表現、成長過程的真實寫照。人事檔案管理工作一方面反映了所在企業或單位發展軌跡，另一方面為企業制定人事決策提供了依據。人事檔案管理工作直接反映了一個企業的人力資源狀況，其工作開展的規范化直接關系企業的檔案資料利用率，因此加快人事檔案管理工作規范化已成為企業目前的重要任務之一。
一、新時期人事檔案管理工作中存在的問題
（一）人事檔案管理工作重視度不夠。人事檔案管理工作的重視程度不夠是影響企業人事檔案工作發展的主要因素，其中主要表現在：一方面領導一直認為人事檔案管理工作是一項附屬性工作，做好資料的搜集和保存即可，另一方面存在人事檔案管理工作只是檔案管理部門人員的事情，對于人事檔案管理工作的重要性認識不足，出現檔案內容不全、真實性不足，在一定程度上阻礙了人事管理工作的開展。
（二）人事檔案信息有待完善。檔案管理工作涉及材料的收集、整理、保存等各環節，在材料收集過程中出現材料上繳不及時、信息不完備等問題，企業工作人員對人事檔案信息的收集重視度不夠，導致信息不完善、真實性不足問題，相關信息填寫中存在虛假信息，內容前后不符的問題，這一問題阻礙了人事檔案管理工作的發展。此外，隨著企業發展規模的不斷擴大，企業員工數量越來越多，人員結構也由原來的長期合同工、固定工的形式演變為公務員、長期工、臨時工、聘用制員工等多種形式，由于人員結構的復雜性，人事部門未采取相應制度的調整，工作量日益加大，從而導致人事檔案信息的完整性不足。許多員工的人事檔案委托人才市場保管，這就出現人事檔案的保管和歸檔工作的脫節，使得個人就業信息無法及時、準確歸檔。
（三）人事檔案管理信息化、科學化水平有待提高。互聯網技術的發展，促使人事檔案管理工作朝著信息化數字化方向發展，在檔案管理過程中，實現了紙質檔案向電子檔案管理方式的變革，網絡的信息共享和信息化管理，極大程度上提高了人事檔案管理部分工作效率的提高，但是在實際工作中網絡技術的應用僅限于信息的錄入和保存，尚未實現管理工作的全面信息化，依然受傳統管理方式的束縛，此外檔案信息可利用程度低也是管理工作的一大問題。
（四）人事檔案管理人員配備不合理。企業人事檔案管理部門存在人員配置不合理的問題，其主要表現在：人事檔案管理工作中在編人數比例較少，合同工占很大一部分，由于專業知識不足，使得工作難以順利開展，此外人事檔案工作人員年齡和教育兩極分化嚴重，大部分為快退休的人員，青年檔案工作人員所占比例較少，對于持證上崗工作落實力度不足。
二、人事檔案管理的規范化措施
（一）提高管理層對人事檔案管理工作的重視，完善檔案管理制度。管理層對人事檔案管理工作的高度重視是人事檔案工作得以規范化發展的重要保障。首先，管理層應充分認識到檔案管理工作與企業發展的緊密聯系。不斷創新檔案管理發展模式。其次，管理層要加快檔案管理部門基礎設施的完善工作，配備專門的檔案房、計算機等設備，做好物質方面的支持工作。最后，定期開展對檔案管理工作的監督檢查，一旦發現問題立刻解決。
（二）注重人事檔案內容的完善性、真實性。第一，檔案管理工作人員要在人事檔案進出時，及時做好信息的收集整理和檔案的補充工作。在信息收集時注重信息完善性和真實性的提高。第二，在檔案整理環節，應保持工作態度的嚴謹、認真、負責，運用現代化的信息管理方式進行檔案管理工作，此外在人事檔案借閱過程中要嚴格遵守相關的規章條例，做好重要檔案信息的保密工作。第三，為了實現檔案內容的真實、完善，檔案信息收集環節，擴大信息搜集范圍，注重對員工的職業道德、專業能力、工作表現、獎懲情況等各方面重點內容的搜集，真正做到為用人企業提供有參考價值的信息。
（三）創新人事檔案管理方式。人事檔案管理部門應不斷加快采用計算機技術的應用，實現人事檔案工作的信息化發展水平的提高，運用現代掃描技術將已有人事檔案內容存入電腦數據庫中，實現紙質數據和電子數據的雙重保護，同時檔案管理工作的信息化使得檔案的查閱更加便捷化。此外檔案管理部門還要加快檔案信息的共享化、公開化，促進檔案管理工作的透明化管理。
（四）注重人事檔案管理隊伍建設。首先，企業要不斷完善人事檔案管理部門的用人制度，檔案管理工作人員必須持有相關證件上崗。其次注重人員配比的合理化，注重人事檔案管理人員整體素質的提升。要注重高能力、高素質專業人才的引入，單位內部應以青年工作人員為主，加強員工的專業知識和管理方式的培訓。最后，提升人事檔案管理人員的服務意識。
三、結束語
人事檔案管理工作的規范化直接反映了一個企業管理水平的高低，因此相關工作人員要給予高度重視。在新時期下，人事檔案管理工作中還存在許多的不足，企業要根據自身實際，做好問題的分析和研究，并探尋有效的解決對策，不斷提升企業檔案管理水平。
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作者：趙子瓏 單位：中車唐山機車車輛有限公司
第五篇：人事檔案信息數字化管理分析
[摘要]該文主要從人事檔案信息數字化的管理現狀、出現的問題、解決措施幾個重要方面進行探討，減少不良狀況的發生，進一步確保人事檔案信息的安全性，為社會實現持續發展提供有力、科學的理論數據支持。
[關鍵詞]人事檔案信息；數字化管理；存在的問題；解決措施
人事檔案是記載人才各種信息的一個主要載體，它不僅涵蓋了個人經歷的相關詳細資料，而且也是一個組織對于個人進行全面系統的評估和觀察的一個參考依據。目前人事檔案信息進行數字管理不僅簡化了繁雜的步驟，縮短了檢索以及登錄的時間，還為人員統籌安排、信息的數據庫管理提供了諸多的便利。同時醫院作為高學歷、高素質人才信息匯聚的地方，隨著社會的不斷發展和科學技術的不斷進步，人事檔案信息管理面臨了極大的挑戰。
1人事檔案數字化管理的現狀
人事檔案主要記載著人的經歷，包括：年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷、身份。系統全面地對人事檔案信息進行科學管理，可以確保人事檔案信息的安全性和完整性，防止人事檔案信息的泄漏或者丟失。傳統的人事檔案主要是紙質存儲，而且是人工進行檔案信息的分類管理，不僅工作效率非常低，而且紙質保存也出現巨大的困難，一方面大量的紙質資料存儲空間較大，且查找相關需要的信息時也比較困難。另一方面紙質材料不易存儲，容易引發蛀蟲，導致火災等不良狀況出現?，F代化技術的不斷發展為人事檔案信息的管理帶來了諸多的便利。人事化檔案信息數字化管理是以信息技術為核心的檔案管理，對于提高工作效率有著重要的意義，但是與此同時帶來的諸多問題也不能忽視。
2人事檔案數字化管理的問題
數字化的管理在應用到人事檔案信息管理中帶來了諸多優勢的同時，也存在著較多的問題，包括：①信息保存環境。②技術更新換代。③檔案信息安全。④管理人員素質。⑤信息真實維護。
2.1信息保管環境
目前人事檔案信息的保管環境相對原來傳統的紙質較為嚴格，在傳統的人事信息管理過程中，主要是記載在紙質材料上，并加以存儲和管理。隨著社會的不斷發展和信息化的到來，逐漸取代了傳統的紙質信息，轉變為數字化管理，不僅極大地簡化了記錄和存儲的步驟，而且帶來了很大的方便。但是目前的光盤或者優盤的存儲流動性較大，而且保管相對存在風險。再加上電腦病毒的存在，可能出現數據的丟失和缺損。同時也存在著較多的外界的因素干擾，包括：①外來磁場。②有害氣體。③灰塵。④濕度。⑤光線等。
2.2技術更新換代
人事檔案信息的管理對于計算機系統、存儲軟件更新的依賴性較大。技術的更新換代速度不斷加快和計算機升級速度也隨之提高，造成了計算機軟件和硬件系統之間可能存在不匹配的問題，導致了存儲在優盤或者其他設備上的文件無法讀取，使得數字化管理面臨嚴峻的考驗。
2.3檔案信息安全
在信息化時代的今天，數字化管理以及信息存儲雖然帶來了極大的便利，但是其中存在的安全問題不能忽視。大網絡數據庫的背景下，存在著大量的電腦病毒，雖然安裝專業的殺毒軟件，但也不能完全阻止計算機病毒的傳播。另外電腦黑客的惡意攻擊或信息的竊取，使得數字化管理人事檔案信息的安全性受到了極大的考驗。
2.4管理人員素質
對于從事數字化管理工作人員，必須要求其具備相關知識的專業性和管理資料的依從性?，F代信息技術條件下，人事檔案信息數字化管理技術的發展對人事檔案信息人員的素質提出了一個更高的要求。不僅要求人事檔案管理工作人員具有專業的管理知識，還必須熟練掌握網絡信息相關的技術，對于專門的軟件進行運用。當出現病毒侵入以及其他突發狀況時，作出正確、及時的應對。
2.5信息真實維護傳統的紙質版人事資料信息涂改后，會有明顯的改動痕跡，很容易查找出修改的地方。但是，在數字化管理人事檔案過程中，電子版的數據進行修改、移動、編輯等操作，不會留下任何改動痕跡，難以保障數字信息的可靠性和科學性。
3人事檔案數字化管理的對策
針對數字化的管理在應用到人事檔案信息管理中帶來了諸多的優勢和較多的問題，總結出相應的解決措施。包括：
①建立大型數據庫。
②設定和維護系統。
③加強信息安全。
④提升人員素質。
⑤維護信息真實。
3.1建立大型數據庫
（1）醫院的人事檔案建立主要根據醫院的整體管理規模來制定，從醫院本身檔案信息建立和外界條件支持的基礎上，切實地進行醫院人事檔案管理。
（2）逐步實現數據的信息化，由醫院專門的檔案管理工作人員，嚴格根據紙質版資料詳情，進行實時的編輯，并確定相應的內容字段。
（3）在開始醫院人事檔案信息編輯的時候，先通過建立檔案數據庫，將所需要的人事信息如實導入計算機系統中，將紙質版與編輯數據進行一一對應，防止出現錯誤、遺漏等不良狀況。
（4）進行檔案信息訪問的具體界面，檔案信息主要包括：①前臺操作系統。②后臺操作系統。一方面前臺系統主要是對于計算機信息資料進行相應的檢索和整理，同時具有簡單快速的特點，提高了整體的檢索、查詢的效率。另一方面后臺系統是指專業的工作人員對于人事資料進行完善和修改，保證了對于檔案信息的收錄和存儲具有完整性、科學性。大型數據庫的建立是作為人事檔案信息資料數字化管理過程中的硬件基礎，在人事檔案信息管理中起到了重要的影響作用。在進行全面的人事檔案信息數字化管理過程中必須要建立大型的數據庫，一方面為信息的載入和存儲建立良好的硬件配置，另一方面防止數據庫數據出現丟失等不良情況。與此同時通過大型數據庫的建立，可以更便于人事檔案管理部門的工作人員的管理，提高整體的運行效率。
3.2設定和維護系統
在進行人事檔案信息數字化管理過程中，定期對系統升級和計算機硬件配置的保養是奠定人事資源信息管理實現持續性發展的基石。受系統的更新換代和計算機病毒的影響，如果不及時進行設備維修和系統維護，容易導致數據丟失、防御系統遭到破壞、計算機崩潰等不良事件的發生。載體作為人事檔案信息數字化管理的硬件基礎，其在人事檔案信息數字化管理中有直接影響作用。選取合適的操作系統是進行人事檔案信息數字化管理的重要基礎，必須與計算機硬件完美結合。針對軟件技術和操作系統的特點，在對人事檔案信息數字化管理操作系統進行選擇的時候，一定要注意該系統在技術方面是否符合要求以及前瞻性。
3.3加強信息安全
在信息管理過程中，如何保證人事檔案信息的安全性是目前主要困擾數字化管理現狀的一個重要的問題。這就要求人事檔案信息管理部門高度重視，雖然我國相關人事檔案信息管理逐漸向為人民服務、多元化的方面轉變。同時人事檔案信息管理部門必須要盡可能多地進行人事檔案共享系統的建設[6]。繼續加大人事檔案信息的公正公開，實現人事檔案信息的人人共享的權利。
3.4提升人員素質
雖然我國目前許多組織人事檔案管理部門已經取得了進步，而且補充了一些信息技術專業人才進入檔案管理人員隊伍。但是總體上來說，目前從事人事檔案信息管理的專業工作人員還是相對缺少，從事該行業的工作人員不論是從專業知識還是綜合素質上來說，均普遍較低，使得我國目前人事檔案信息管理人才缺乏。人事檔案信息數字化管理系統的操作技術必須十分完善，避免人事檔案信息外泄問題的出現。另外在進行系統的更新時，必須要對于網絡的安全性進行分析，防止惡意計算機病毒和黑客竊取相關的存儲信息，對于人事檔案信息數據庫造成了巨大的危害。開發和應用專業、科學的安全管理軟件，進行系統的實時檢測和調整，并給予相關硬件進行支持，對于人事檔案信息進行加密處理。
當需要訪問文件的時候，必須配有相關的密匙進行配對，避免檔案信息輕易的被修改或者侵入等。在達到這些要求的外界支持下，我國相關管理部門還必須頒布相關的法律基礎，主要包括：①病毒防止管理。②保密法規。③檔案管理法等。在這些法律的基礎上，工作人員應該嚴格的按照人事檔案管理的相關條例來進行日常的工作。不斷提升各級組織人事檔案管理部門人事檔案管理隊伍人員的素質。可以通過相關專業知識的培訓和計算機軟件知識的掌握，不斷提高人事檔案信息管理的綜合素質。要求從事人事檔案管理部門的工作人員必須擁有以下基本能力，包括：①軟件系統開發。②軟件系統管理。③檔案信息管理。④相關管理標準。⑤計算機硬件研究。⑥計算機相關維修等。
3.5維護信息真實
一方面，國家的相關管理部門頒布一系列信息真實性維護的法規和政策，從法律層面減少地下交易。另一方面增強相關管理人員的綜合素質，轉變工作人員的陳舊觀念，增加他們的責任心和依從性。
4結語
在醫院這個大環境下，人員信息管理除人事處負責的檔案信息外，執業信息、科研繼教信息、醫德醫風信息均由各相關科室負責，而這個數據庫就是彌補了普通信息化管理的不足，涵蓋了人員的學習、工作、經歷中的所有信息，以滿足不同管理者的各種需求。重點建設人事檔案信息計算機網絡管理安全保障體系，從而確保人事檔案信息數字化管理各項制度能夠不斷完善。并且將工作細分，責任到個人，從源頭杜絕不良事件的發生。
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作者：張衛，姜瑞博，楊騰 單位：哈勵遜國際和平醫院
第六篇：現代人事檔案管理問題探析
摘要：不論是企業還是機關事業單位，人事檔案都是重要的人才信息載體，是選拔任用人才的重要信息來源和參考依據。隨著社會的不斷進步和發展，現代人事檔案管理存在的問題日益突出，影響著我國現代人事檔案管理的正常有序開展，降低了人事檔案管理的辦事效率，進一步影響了單位的長遠發展。本文從現代人事檔案管理存在的問題和不足出發，研究解決問題的對策和措施。
關鍵詞：現代；人事檔案；管理問題；對策
人事檔案管理是人事管理活動的重要組成部分，記載了個人在各方面的表現，以個人為單位組織整理起來的，是考核個人工作狀況、學習狀況、獎勵懲罰、思想品質等情況的原始記錄。人事檔案管理是在收集、整理、保管人才檔案后進行的管理活動，對開發人才具有重要作用。
一、人事檔案的作用
在現代人事管理活動中，人事檔案的作用主要有兩方面的表現：對員工而言，檔案具有的真實性和可靠性，遠遠高于其它任何資料，它的法律效力非常強，其它資料無法與其相比。無論是考試、就業、出國，還是辦理社會保險、離職、退休等手續以及開具證明材料等，都需要檔案材料為依據。對用人單位而言，人事檔案承載著重要的人才信息，是單位了解人才的最基本和最主要途徑。通過利用檔案信息，單位可以清楚準確地了解員工以前的精力，考察其思想品德、工作能力等各方面，全面地了解一個人的基本信息情況和綜合素質，是選拔任用人才的重要手段和工具，對培養和開發人才具有重要價值和意義。
二、現代人事檔案管理中存在的問題和不足
1.對現代人事檔案管理的認識比較薄弱
人事檔案管理工作，與其它工作不同。不同于業務管理工作，直接影響單位效益和業績發展；不同于技術管理工作，為單位的發展提供技術支持。它只是在默默地工作，不容易引起人們的重視和注意，也不容易引起單位領導的關注，甚至有些人片面地認為人事檔案管理工作是簡單的文書工作，只要保管、整理、分類好各種檔案，保證檔案信息不泄露，應付好上級或外界的查檔、外調就可以了。這種對人事檔案管理工作的認識是不正確的，非常的薄弱，且存在誤區。
2.現代人事檔案管理手段較落后
從當前的人事檔案管理現狀來看，很多單位的人事檔案管理人員并沒有具備相應的專業知識和專業技能，也沒有得到專業的人事檔案管理培訓，不是太了解人事檔案管理的基本業務操作，甚至有些人事檔案管理人員是兼職的，因此投入在其中的精力肯定是有限的，不能很好地推動現代人事制度改革的深入和落實，也很難從容地應對單位內部對人事調整、崗位變動等引起的檔案管理工作。另外，在人事檔案的管理設備上，也存在著一定的問題，相對來說，比較簡陋和落后。沒有很好地將檔案保存在單獨的房間里，缺乏基本的管理和保管措施，甚至沒有防火、防潮、防盜等保護手段，停留在較低的管理水平上。
3.現代人事檔案內容質量較低
人事檔案是每個人基本信息的說明書和記錄儀，應該能比較全面地反映一個人的基本情況，達到“見檔如見人”的效果。但現實情況卻不盡如此，很多人的人事檔案內容較少，信息量不足，個性特征信息不足等，可利用價值較低。即使在檔案里含有考核評價材料和鑒定資料等，但往往千篇一律，沒有獨特之處，內容和形式雷同，不能真實地反映一個人的情況。人事檔案在觀念上存在著一定的偏差，比較重視政治表現、家庭狀況、社會關系等，對一個人工作情況的信息記錄相對來說欠缺，比如管理能力、心理素質、技術特長等方面的情況，記錄內容比較有限，需要補充。
4.人事檔案信息開發力度不夠
從目前情況來看，人事檔案開發利用工作是比較被動的，只有當相關人員主動要求進行查閱時，才提供，缺少主動服務的意識，開發動力不足。有時候即便有查閱行為，也是提供黨團信息、簡歷職稱等比較表面的工作。在真正開發利用人才、選拔培養人才上等預測能力較弱。這些行為嚴重影響和弱化了單位挖掘內部人才的能力，忽視了人事檔案的現實效用。由于人事檔案存在著一定的保密性，查閱審批流程比較復雜嚴格，限制也較多。因此人事檔案除了在提供職稱鑒定、崗位晉升等方面的利用價值外，大部分時間是長期沉睡的。
三、解決現代人事檔案管理問題的對策
1.提高人事檔案管理人員的素質
人事檔案管理人員應緊密結合工作需要，跟上時展步伐，不斷地充實和提高自己，努力掌握和學習計算機操作知識，熟悉網絡和多媒體等新技術操作和應用，參加形式多樣的業務能力培訓，了解先進的管理技術，提高自身使用現代工具和應用現代技術的能力。積極學習人事檔案管理方面的專業知識和專業技能，熟悉不同業務的要求，提高崗位應用和管理技能。只有不斷地學習先進知識和技術，借鑒成功的管理經驗，才能逐漸成為具有較強管理能力和實際操作能力的人，才能更好地勝任人事檔案管理工作，也才能更好地開發利用好單位的人才，使其充分發揮工作能力，為單位做貢獻。
2.完善人事檔案管理工作制度
人事檔案管理工作比較復雜繁瑣，需要有一定的規章制度來約束和規范，否則就會無章可循，比較混亂。加大宣傳《檔案法》的力度，增強民眾對檔案基本法律法規的了解，檔案管理人員也必須要知法、守法，自覺宣傳《檔案法》。另外，國家也要盡快抓緊落實《人事檔案管理法》，不斷地促使人事檔案管理工作走進法制化、正規化的軌道，朝著程序化、標準化的方向前進。單位在收集檔案信息時，要嚴格要求檔案材料的歸檔、轉入、調出等程序，避免管理上出現漏洞，對檔案造假、涂改者依法處置，嚴格執行人事檔案管理規章制度，堅決追究人事檔案管理人員的職責，杜絕違法亂紀的現象發生，嚴懲不貸。
3.建立信息化的現代人事檔案管理系統
為了能方便快捷地管理單位內部的人事檔案，單位應根據需要建立一套適合自身的、完善的、人性的人事檔案管理系統，將先進的科學技術和計算機網絡技術融入其中，提高人事檔案的可查閱性、連續性，拓寬人事檔案的使用范圍。沿用科學化、信息化的檔案管理模式，方便檔案管理人員能夠及時地錄入檔案系統，更新、補充檔案信息，提高人事檔案管理的實效性。
4.加強流動人員的檔案管理
在流動人員的檔案管理問題上，單位應完善規章制度，明確各項要求，制定應對流動人員人事檔案管理工作的方案，建立健全收集流動人員檔案信息的途徑和方式，確保收集到的資料及時歸檔和更新。嚴格管理檔案信息的查閱、傳遞、檢查等，做好流動人員檔案信息的及時補充和更新，對其檔案信息應遵守相應的保密制度，不外泄。充分尊重流動工作人員的個人隱私，對其信息的收集、整理，不得拖延，應與其他員工一樣，享受同樣的對待。單位在對流動人員的檔案管理上，應做到一視同仁，利用好人事檔案信息，挖掘不同人才的潛力，讓其為單位更好地做出貢獻。
四、結語
我國目前人事檔案管理模式還存在著一些問題和不足，對單位來說，人事檔案管理工作相當重要，應充分認識到其對單位發展的重要作用和價值。隨著社會的進步和時代的發展，現代人事檔案管理方式和手段都需要不斷地做出調整，確保人事檔案管理工作達到一個新的高度，利用好現代科技手段，完善管理方法和管理手段，更新管理模式，從而更好地提高人事檔案管理的工作效率。
參考文獻
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作者：張小藝 單位：煙臺廣播電視臺
第七篇：信息時代人事檔案管理策略分析
摘要：隨著我國檔案事業的深入發展，人事檔案資源作為服務經濟和社會發展的重要資源，已引起社會各方面的重視，以實現檔案資源開發、應用效益最大化為目的的人事檔案資源管理信息化建設也成為日前業界普遍關注的熱點問題。本文主要概述了信息時代人事檔案管理現狀，指出了這一時期對人事檔案管理的新要求，并提出了相關工作新思路，以期為新時期人事檔案管理工作的完善提供參考借鑒。
關鍵詞：檔案管理；信息化；要求；思路
一、信息時代人事檔案管理工作現狀
1.檔案管理制度不全
部分單位人事檔案儲存室由于檔案保管不善，致使檔案數量不全、資料不完整，導致部分檔案內容難以辨識，而失去信息處理價值，常常需要重新處理編輯，影響信息化速度；甚至還有部分檔案在歸檔過程中丟失，這些現象為人事檔案信息化處理帶來了極大困擾。
2.業務水平參差不齊
人事檔案管理對工作人員的素質和態度要求較高，不僅需要工作人員有耐心，能夠適應長時間持續性工作，還要求兼具專業知識和實踐操作技能，包括檔案維護以及計算機運用、網絡數據處理以及硬件設備維護等方面的內容，以確保檔案的順利流轉。但現實中，由于崗位流動速度快，使得從業人員專業水平不齊，部分人員甚至缺乏職業素養和職業精神，給信息化建設帶來一定負面影響。
3.信息建設設施滯后
部分單位在人事檔案信息化處理過程中，并沒有進行深入改革性發展，依然用陳舊的設備和系統開展管理工作，使得檔案信息化發展緩慢，統計和歸納的完成效果不理想。即便部分單位引入了網絡和計算機設備，但在管理和使用程度上仍存在著一定的局限性，甚至只是停留在簡單的電子錄入和數據呈現階段，并沒有完全實現信息管理的現代化和電子化。
二、信息時代對人事檔案管理的新要求
信息化時代人事檔案管理除卻保障最基本的真實性、公信力之外，最為重要的是基于當前社會信息科技發展的大背景，全面推行人事檔案管理的網絡化和信息化建設。這就需要相關部門有針對性地增加檔案管理信息化建設的相關投入，在相關管理體系當中全面推行信息化和科學化管理和業務辦理流程，為現代化科技融入人事檔案管理工作做好鋪墊。當然，這一切手段的實施還必須依靠穩定的法律制度體系，為各項檔案管理政策的實施提供必要的法律支撐。同時，信息化給人們生活帶來便捷、給檔案管理工作人員帶來快速和高效的同時，也離不開對網絡和數字信息所產生的傳輸性的依賴。大量人事檔案信息通過云端存儲，通過計算機在網絡當中進行點對點、點對面的傳播和儲存，這其中絕大部分信息具有一定隱秘性，如果被攻克，或個人信息傳輸記錄被網絡漏洞竊取，人事檔案信息安全將遭受致命打擊。因此，當網絡和計算機技術成為人事檔案生成的重要載體時，必須嚴格保護、細心維護以計算機為代表的硬件設施，以及人事檔案生成和管理過程中所涉及的各類介質，同時確保工作人員實施良性操作，以最大限度降低信息化進程中的風險機率。
三、信息時代人事檔案管理的工作新思路
人事檔案記錄著最真實、最全面的職工信息，因此在人事檔案管理工作中，必須確保檔案的絕對真實與全面，從而獲得最全面的職工信息，建立人才數據庫，為企事業單位人力資源部門提供最全面、最準確的信息憑據。對其在信息時代下的工作思路，筆者提出了如下建議：
1.實現人事檔案資料的統一備份
從工作內容看，人事檔案管理工作包括了對檔案文件的歸檔、整理、保管、建立全宗以及檢索服務等；從工作性質看，人事檔案管理工作強度較大、任務較為繁雜。而隨著信息技術時代的到來，其所帶來的大數據技術能夠實現對海量數據的存儲與高速處理，因此當前管理工作首要對既有的人事檔案資源進行系統化整合與備份處理。同時充分考慮到檔案的安全問題，對紙質檔案進行全面電子化處理，創設數據能夠實現大規模地域覆蓋，抑或是區域性的檔案備份機構，以便應對大數據技術對傳統檔案管理工作的挑戰。
2.引入先進信息錄入和管理系統
傳統人事檔案管理模式中的職工個人信息一般為書面文字形式，信息內容較少，查詢具有一定的難度，且管理也費時費力，不符合時展需求，為此，充分利用現代信息技術，設計科學化的人事檔案管理系統，就是要加強人事檔案管理現代化建設，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務。但要注意在信息化過程中，應確保人事檔案的保存、保密工作有序，避免信息丟失，設置嚴格的查看要求，以減少資源外流，同步對系統進行周期性維護，為網絡信息的穩定性和安全性管理提供有力保障。
3.推動人事檔案資源整合科技化
當前，以計算機應用技術為主體的檔案現代化管理手段，開始廣泛應用于檔案工作的各個領域。在人事檔案資源整合中，現代化信息化技術的應用更是至關重要，直接關系到檔案資源整合的最終效果。現實中由于多種條件的限制，人事檔案資源整合中現代化信息化技術應用的廣度與深度遠遠落后于其他系統。為此，必須充分認識檔案管理現代化的必要性和緊迫性，加強硬件環境建設，加大對檔案資源整合的技術設備和基礎設施投入力度，堅持高起點、高標準；加強軟件環境建設，切實提高人事檔案資源整合管理軟件設計的專業化程度，努力開發出既符合人事檔案資源整合需要，又符合人事檔案工作人員使用習慣的高水平管理軟件；加強網絡環境建設，堅持長遠規劃、全面兼容的理念，為人事檔案資源整合提供互聯互通、安全高效的網絡技術支撐。
四、結語
信息技術雖然能為人才市場的人事檔案管理工作帶來快捷與高效，但與此同時也埋伏著一定的隱患，存在著檔案信息外泄以及個人隱私信息公開的可能性。這就需要人才市場方面必須強化工作當中的安全意識，強化信息技術的安全定位，只有保障網絡電子信息共享化和安全化的完美對等與平衡，人事檔案管理才能以一種更加和諧的狀態發展，為廣大民眾提供更好的服務。
參考文獻
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作者：王麗 單位：榮成市人事考試中心
