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      商管行業業財融合信息化建設研究

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      商管行業業財融合信息化建設研究

      本文從現行商管行業中小型企業業務層面分析了存在業務數據傳遞不及時、業務與財務信息不對稱、基礎數據信息不統一等問題,造成內部系統數據混亂;從現有信息化系統方面分析了企業內部信息系統存在的系統之間未對接、數據不統一、內控力度不足等問題,這些問題增加了企業的工作量、降低了工作效率,同時造成信息反饋滯后;從企業自身發展的需求方面分析了建設業財融合信息化系統的迫切需求。最后展望了業財融合信息化系統建設后全面提升企業業財融合信息化系統的管理功能和“四化”建設的效果。

      商管行業業財融合信息化建設背景業務層面存在的問題

      1.業務數據傳遞不及時,造成財務信息滯后。在商管行業中業務合同量大,合同收款期間、形式等情況繁雜,一般中小企業管理不規范,該收什么款、收多少、什么時候開始收等信息財務處理是滯后的,并且需要業務部門將紙質合同轉到財務,或通過業務部門開具收款通知書。業務數據傳遞不及時,財務無法掌握公司最前端的經營情況,造成財務信息嚴重滯后。2.業務與財務信息不對稱,造成數據不一致。業務數據通常具有弱鉤稽、零散、多維度、實時發生的特征,而財務數據通常具有強鉤稽、專有體系、維度有限、滯后反映的特征,因此財務數據需通過對業務數據進行整理、加工、歸納、匯總等處理,如果信息不對稱容易造成業務數據和財務數據“打架”。在商管企業中物業人力成本占比相對較高,人力部門和財務部門采用不同維度和取數方式,呈現出來的結果就會截然不同。這種取數方式均不能滿足分析人力成本數據的需求,各部門間業財數據的一致并不是指完全相同,而是指核心指標相同,但也可多維度相融。3.基礎數據信息不統一,造成內部系統數據混亂。商管行業信息系統一般都未進行過整體規劃,導致系統之間基礎數據不統一、數據口徑不一致等問題。如:業務端口客戶變更企業名稱,有可能財務系統沒有變更名稱,又或者造成同一客戶多個名字、多個賬戶、賬面混亂;數據信息不統一屢見不鮮,這種數據的不統一,使得數據傳遞困難,加大了增加人工核對的工作量。4.業務數據顆粒度粗糙,造成經營分析無法滲透。單從財務系統能獲取數據信息來看非常有限,比如辦公費是我們常用的會計科目,作為一個大型集團公司,分子公司多體量大,僅通過辦公費科目,不能深入分析將費用異常的原因。假如我們將辦公費再進一步細分:辦公耗材、辦公用紙、辦公用品、辦公飲水、辦公設備等,那么深入費用分析費用時所有的細節自然會浮出水面了。

      現有信息化系統的不足

      1.企業內部信息系統之間未對接。在商管行業中,大多數企業內部業務系統都是獨立運行,未進行整合串聯,造成大量重復工作重復。如:收費系統、物業管理系統、電能耗系統、開票系統、第三方結算系統等系統之間相互不關聯,業務數據形成后財務人員再根據單據錄入財務系統,這種周而復始的重復工作,使得工作效率低、質量差、數據信息嚴重滯后等問題。2.企業內部信息系統內控力度不足。中小企業的信息系統由于人員系統化思維欠缺、分工不明確,造成同一操作人員同時具有多個系統操作權限,如在簽訂商鋪租賃合同時,同一操作員既可能是錄入員,又可能是審核員,還可能是業務員。這些都容易造成形成信息建設管理上出現的漏洞,增加管理風險,反而為其創造了舞弊行為的機會。3.企業內部信息系統信息反饋滯后。如今社會信息化程度高,交通便捷,市場活躍度高,需要企業及時地調整經營決策。中小企業因信息系統較差,業務和財務數據信息反饋滯后,不能及時傳達給經營者,可能會造成企業錯失市場機遇,或因不能及時調整經營策略,造成嚴重的企業損失。企業自身發展的需求企業為了自身發展,需要適應現代化市場經濟,需要更精細化、系統化管理。因此,企業迫切需要建立一套高效可行的財務信息化系統,滿足企業個性化需求,能夠實時提供業務和財務數據,以應對滿足瞬息萬變的市場環境。商管行業業財融合信息化建設建議業務與財務數據結合,建立“線型管理思維”模式系統所謂“線型管理思維”模式,指將業務“線”的特點與財務“流”的現象緊密結合起來,簡單點說,就是將所有業務活動串聯起來,找出業務線與財務流的鏈接點,根據這些點將業務線數據匯入財務流程中,將財務數據反饋到業務線形成管理閉環。將這些思維融入業財系統中行業動態INDUSTRYDYNAMICS即可以快速地理清財務管理中的紛繁復雜、相互交錯的財務數據和業務數據之間的關系。具體到實際,我們以業務部門辦公費用報銷為例,從業務部門費用發生→審核→付款→記賬→報表→費用分析→反饋業務。通過對費用發生這個業務線的分析,找到鏈接財務的付款、記賬、費用分析等關鍵控點,實時收集業務發生數據,并在發生時進行預算控制。通過記賬關鍵點進行多維度對費用發生進行記錄,為費用的分析、控制提供更多、更有說服力的支撐數據。深入挖掘業務前端數據,建立業財數據助力經營決策系統在商管行業中,人流量情況是決定這個商業體經營狀況的一個重要指標,通過建立一套對人流量數據的收集分析系統,融入財務系統中,將會極大地提高經營決策可靠性。如:建立一套攝像頭作為數據采集系統對進行商業體的人群、男女、老少、年齡分布等進行分析,作為調整經營業態、商品品種、商品定位等的重要數據信息支撐。所謂真正意義上的財務管理業財融合必須滿足四個條件:一是數據的來源,均來自業務而并非財務的自行錄入、再加工的數據;二是數據標準,必須符合財務標準和要求;三是數據運行。財務與業務的數據應是同步產生財務數據不滯后。四是數據傳達,數據反饋速度快,查看便捷,精準傳達,精準決策。這套財務管理運行模式也體現了現代財務的人發展趨勢:從財務中來,到業務中去,其實質是財務思維和業務思維的融合。而業財融合的核心抓手也必須伸到業務的最前端,實現前端管控,事中監督,事后考核評價,從根本上“溯源”解決問題。由此才能提升經營管理效能、降本增效。形成企業一體化綜合業財管理軟件,從而配合企業實現戰略目標。大力培養業財復合型人才,助推業財融合信息系統建設業財軟件的開發和各項功能的提升不能只依靠信息化的建設者本身,開發人員還需具備財務知識、開發技術、業務管理知識以及了解財務制度等的復合型人才,目前這方面人才太稀缺了,需大力培養一批優秀的復合型人才,建立起適應業財融合信息系統的經營團隊,才能助推整個業財融合信息系統化的建設和發展,最大限度地發揮業財融合信息系統的優勢。

      商管行業業財融合信息化建設途徑全面提升業財融合信息化管理功能

      1.實時性。打造實時在線的一體化業財融合系統,業務數據和財務數據同步產生,絕對一致,過濾垃圾數據,不重復勞動,提高效率和效果。系統根據業務數據自動實時形成財務數據,隨時生成所需要財務報告,為經營決策提供及時有效的數據信息。2.多元化。適用于多產品、多業務、多組織架構的應用,便于從不同視角快速匯總相關業財數據。3.全方位。滿足客戶端(C/S架構)+網頁端(B/S架構)+移動App所有移動設備,與企業微信號、企業釘釘、企業微信公眾號等集成多功能端口操作。4.易傳遞。業財融合不僅內部信息需要保持有效快速傳遞,也需與外部數據庫無縫對接。保證業財數據信息的內部傳遞的通暢,支持短信、郵箱、微信等關鍵信息推送、消息提醒和預警。

      全面提升業財系統的“四化”建設

      1.一體化。減少手工賬、釋放財務基礎工作,實現財務向戰略服務與經營支持的轉移。業務操作自動觸發業財系統的賬務處理,建立統一的數據標準,落實一套標準、強化對標準化的認識。2.標準化。減少口徑差異的事后調整,提升財務分析與財務管理的效率。通過因素分析快速定位問題與趨勢。企業內各經營單位、各系統數據口徑一致,支持同比分析、對比分析、因素分析建立數據管理規范的流程和業務規則。3.流程化。流程追溯快速定位問題節點,尋找流程提升的關鍵點。全流程閉環風險管控,強化風險預防能力,尋求流程節點的價值貢獻,提升流程價值。將財務管控職能模塊化轉變為流程化,更清晰展示不同的節點對全流程的價值貢獻。對比分析流程差異,融合管理要求、提升管控能力。4.透明化。減少內外部對賬釋放財務基礎工作,提升財務效率。上下游透明,支持戰略供應商與戰略客戶的步調一致。對內部透明,業務部門實時跟進進度,自主做好過程控制,強化財務信息的時效價值。對外部透明,與供應商、客戶信息一致,實時互動無需對賬。

      結語

      在大數據的時代下,業財融合下的信息化建設是眾多企業發展的核心,企業內部要結合自己的實際情況,對業財系統的開發,從整體上進行細致的規劃,采集數據,分步實施,企業管理層也要給予高度的關注,加大信息化控制的深度和廣度,從而提高企業經濟效益,提升企業市場競爭力,實現企業戰略目標。

      參考文獻:

      [1]李航."互聯網+"背景下茶葉企業財務會計信息化管理模式研究[J].福建茶葉,2020,42(7):67-68.

      [2]白澄宇."互聯網+"背景下財務共享對管理會計信息化的探析——以中興通訊為例[J].中國商論,2019,(22):177-178.

      作者:龔紅立

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