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中國擁有龐大的ERP市場,在應用ERP時要注重量的擴張和質的提升,使企業管理走向新的高度
作為一種現代企業管理的思想和方法,ERP旨在提高企業管理水平和生產力水平,其在企業財務層面上的應用較在其他層面上的應用更為廣泛、成熟,同時對企業經營生產、投資決策都起著至關重要的作用。
一、ERP的內涵
簡單來講,ERP指的是整合企業內部資源的企業經營管理系統,它使企業業務數據統一化并全部在線處理。從技術層面講,它是利用信息技術成果,對企業內部各類資源進行規劃、統籌、整合,如人、物、財、信息等要素,以此減少環節、提高生產率、增強企業競爭力;從管理層面講,它是個較為完整的集成化管理信息系統,包含分銷、制造、會計、質量控制、售后服務、人力資源、運輸等多個管理系統;從電子商務運作系統講,ERP是基礎工程,失去了它,企業信息管理便失去了最基本的支持,整個電子商務的品質也隨之打折扣。
ERP是一種全新的現代管理手段,其核心管理思想在于實現對整個供應鏈進行有效管理,其財務管理模塊也是我國管理軟件產品中最完善、最具優勢的一部分。
(一)ERP在財務管理中的子模塊
在實際財務管理中,ERP常用來按照財務管理的要求,歸集、分類整理數據,以便進行財務預測、分析和決策。
其應用主要通過三個模塊完成:報表分析子模塊:在目前實施ERP企業的報表分析系統中,均含有報表分析內容,它能同時滿足管理層、非管理層的不同要求,并能供不同類別的人員進行查詢,其主要由總賬、成本費用等模塊集成,不過使用時需要設定查詢報表分析系統人員的權限和級別。
預算管理子模塊:它是指把上級下達的年度預算和經過公司分解后下達給各部門的預算錄入ERP預算管理模塊,該模塊能起到預算預警、警告、不予通過三種作用,促使公司切實重視預算,采取恰當措施降低成本費用、提高經濟效益。
該模塊主要據費用歸屬部門進行歸集和整理,各管理層由ERP系統及時了解預算執行情況,隨時作出預算調整和修訂。
資金管理子模塊:它常用于為企業解決收支兩項問題,由下級企業據工程施工和工程采購合同申請工程資金,據財務預算系統每月的預算計劃申請運營資金;上級財務部門據批準的資金申請下撥資金,對下級公司的收入賬戶中的資金上劃。在ERP會計相關模塊中,上級部門統一、直接進行列賬處理,極大加快了資金審批和撥付,減少了往來差錯。此模塊主要由應收應付、預算管理、現金銀行存款等子模塊集成。
(二)ERP在財務管理中的實際應用
在企業財務管理中,宏觀上擴張ERP架構,微觀上不斷細化ERP物理模塊,且二者互動,推進會計作業模式的變化。
1.宏觀層面上看ERP應用
長期以來,企業財務在管理控制和決策支持方面功能薄弱,會計作業主要體現于事后收集和反映會計數據,當企業危機發生時,危機便首先表現為財務危機,或缺少資金,或缺乏持續經營所需的資本。隨著電腦的普及,企業財務管理系統在處理信息上也會應用電腦作業,或引入其他硬件來提高其自動化水平,但這仍是把手工會計向計算機系統進行簡單復制和移植。直到ERP開始應用于財務管理,不僅反映并解決了上述缺陷,同時依托這一平臺,集成各種經營資源和信息,如客戶、供應商、分銷商、網絡、各地制造工廠等,為企業科學決策提供了更好的依據和服務。
2.微觀層面上看ERP應用
財務管理側重于財務會計、控制、分析和預測,強調事前計劃、事中控制和事后反饋,其功能主要基于會計核算的數據,并加以分析,再進行相應預測、管理和控制活動。ERP系統中的財務管理模塊已完成了從事后財會信息的反映,到財務管理信息處理,再到多層次、一體化的財務管理支持,吸收了先進企業財務管理實踐經驗,改善了企業會計核算和財務管理的業務流程。在支持企業一體化經營方面,ERP為分布在各地的分支機構提供了一個統一的會計核算和財務管理平臺。同時,ERP支持基于Web的財務信息處理,為企業發展電子商務和基于Internet的應用系統提供平臺,并通過Web方式收集和,將企業實現實時、跨地區的財務管理變為可能。
三、ERP在財務管理中的應用優劣
(一)ERP在財務管理中的應用優勢
根據ERP系統技術特征的應用效應,其應用優勢主要體現為以下三個方面:即時性。在影響企業競爭力的重要因素之一是企業對內部各種信息的把握和對外部市場的資訊、現狀變化的了解。在ERP狀態下,資料變得聯動且隨時更新,每個有關人員均能隨時掌握即時的資訊,這無疑為企業穩健發展提供保障。
集成性。在導入ERP之前,由于信息集成機制不完善,致使知識庫的信息資訊往往是局部的、片面的甚至失真的,并且在以往會計信息系統面臨組織增減變化時,修改與串聯信息的時間花費較多。導入ERP之后,對于所有變化,系統均可輕松解決,預算規劃也更為精確,使實際發生數字與預算間差異分析、管理控制更為容易、快速。在ERP狀態下,各種信息的集成為決策的科學化提供必要條件。
遠見性。在ERP系統中,會計子系統集財務會計、管理會計、成本會計于一體,它與其他子系統融合起來,形成系統整合,做到系統的信息供給為財務前瞻性分析和預測提供幫助。
(二)ERP在財務管理中的應用劣勢
ERP在我國實施時間并不長,其系統的完善仍需不斷積累經驗,在實踐中存在的不足應予以克服和改進。ERP系統目前存在的缺陷主要表現為:人機應用欠缺靈活性、系統維護成本較高、查找差錯比較耗時。
ERP系統所具備的高度集成性導致在人機應用方面欠缺靈活性,比如在各個窗口打開過程中,須依照順序依次打開,若無意中關閉了某個系統,則后面的操作將無法實現;ERP系統一般是自上而下進行維護,但基層維護人員往往無法真正了解其運作過程及內含的關鍵控制點,加之系統由本企業以外的單位開發,一旦有問題,則需花費長時間匯報,影響企業效率;在會計核算中,如果某個環節出錯,而財務人員復核時又未能及時發現,則事后需要消耗很長時間去查找錯誤。
四、結語
中國企業導入ERP系統較晚,在應用ERP的態勢上,一要注重量的擴張,二要重視質的提升。整體而言,我國企業對ERP的認識仍然不夠,企業特別是鄉鎮企業領導重視與參與程度遠遠不夠,使企業在軟件選型和實施過程中遭遇的問題不能及時得以解決。因而,在今后很長一段時間內,我國企業應更新觀念,拓展和挖掘ERP培訓和教育的寬度與深度,使企業管理水平走向新的高度。