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[論文摘要]
隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展,會計電算化在社會經(jīng)濟中的運用越來越廣泛,隨之而來的如何發(fā)展我國的會計電算化的問題也越來越引起人們的關(guān)注。會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應用到會計實務的簡稱,是電子計算機代替人工,實現(xiàn)報帳、記帳、算帳、查帳以及部分需由人工完成的對會計信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計、分析、判斷乃至提供決策的過程。它的使用,使會計人員從繁重的手工勞動中解脫出來,節(jié)約了大量的人力、物力和時間,具有運算速度快、存儲容量大、數(shù)據(jù)高度共享、檢索查詢速度快捷、編制報表簡單、數(shù)據(jù)分析準確等特點,核算手段和財務管理決策的現(xiàn)代化使收集、整理、傳輸、反饋的會計信息更準確、更及時,提高了會計分析決策能力,為管理者提供所需的會計信息,更好地實現(xiàn)其參與管理、決策的職能。
我國進入90年代以來,隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展,會計電算化已有十余年的歷史,會計電算化由簡單的數(shù)值計算發(fā)展到全面數(shù)值核算,進而到具有人工智能的會計管理信息系統(tǒng)階段,會計電算化進一步向深層次發(fā)展,這些變革給企業(yè)帶來巨大效益的同時,也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來更嚴峻的考驗。財政部頒布了《內(nèi)部會計規(guī)范——基本規(guī)范(試行)》,文中指出:“電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會計控制的有效實施。”
為適應我國加入WTO后經(jīng)濟發(fā)展的需要,企業(yè)應深入地推行會計電算化。隨著電子信息技術(shù)的普及,實行會計電算化管理的企業(yè)越來越多。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后,會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化:一方面,由于使用了計算機,會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯;另一方面,任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應順應會計電算化的發(fā)展潮流,建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準確性,確保企業(yè)財產(chǎn)的安全,為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益,為了企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下不落后于形勢,建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。
[關(guān)鍵字]會計電算化的內(nèi)部控制
一、電算化會計特征:
1、信息系統(tǒng)的特征。所謂信息系統(tǒng)就是指從數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理到傳輸使用的整體。電算化會計系統(tǒng)是指對會計數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理與報告使用會計信息的管理信息系統(tǒng)。該信息系統(tǒng)可分為三個不同層次結(jié)構(gòu),分別為不同管理層服務。會計數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)(ADPS)為操作層服務;會計管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)(AMIS)為中層管理服務:會計決策支持系統(tǒng)結(jié)構(gòu)(ADSS)為高層服務。同時,會計管理信息系統(tǒng)又是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)。
2、數(shù)據(jù)集中存放和管理的特征“電算化會計”改變傳統(tǒng)會計數(shù)據(jù)重復記錄分散存放而帶來的弊端,采用先進的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)倉庫技術(shù),實現(xiàn)了數(shù)據(jù)分類集中存放,既保證了數(shù)據(jù)的可靠性,又可從此完全取消各種會計明細分類賬和對賬操作,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
3、人機交互作用的特征?!半娝慊瘯嫛笨衫斫鉃橐粋€由人、計算機、數(shù)據(jù)及程序組成的系統(tǒng)。因為它不僅具有核算的功能還具有管理和控制的功能,所以,它離不開人的交互作用,尤其是預測和輔助決策的功能必須在管理人員的控制下完成。因此,電算化會計系統(tǒng)不應該是一個“儍瓜型”的仿真系統(tǒng),而應該是一個人機交互作用的“智能型”的管理信息系統(tǒng)。
“電算化會計”是會計學進入信息時代的發(fā)展,它是會計學、電腦與信息技術(shù)、企業(yè)管理及經(jīng)濟計量學等學科相互交叉結(jié)合后產(chǎn)生的綜合性學科。從某種意義上說,“電算化會計”是為了滿足現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,應用現(xiàn)代科技與方法對傳統(tǒng)會計進行改造和整合后產(chǎn)生的能適應信息化社會要求的新型應用型學科。
二、會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容
(一)系統(tǒng)開發(fā)控制
系統(tǒng)開發(fā)控制的作用是保證每個系統(tǒng)在正式投入運行之前,每個新程序或修改后的程序在正式進入系統(tǒng)之前,都經(jīng)過合法的申請、測試、審批手續(xù),防止非法系統(tǒng)投入運行或非法程序進入系統(tǒng)。計算機會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預算、經(jīng)濟效益評估等工作,開發(fā)過程中的系統(tǒng)分折、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施等工作,以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求,系統(tǒng)更新的可行性研究,更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的應具備以下幾方面。
1、授權(quán)和領(lǐng)導認可
計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)項目一般投資金額比較大,對現(xiàn)有計算機會計系統(tǒng)的任何改動都可能危及整個系統(tǒng)的安全可靠,因此必須得到授權(quán)和領(lǐng)導認可。
2、符合標準和規(guī)范
不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件,都必須遵循財政部或各省財政廳制訂的標準和規(guī)范。包括符合標準和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程團、系統(tǒng)各功能模塊的設計等等。目前我國已經(jīng)頒布的有關(guān)國家標準和規(guī)范主要有財政部1994年頒布執(zhí)行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。按標準和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展計算機會計系統(tǒng)可以使企業(yè)計算機會計系統(tǒng)更加可靠、更加完善,有利于對系統(tǒng)的維護和進一步的發(fā)展、更新。
3、人員培訓
自行開發(fā)軟件在開發(fā)階段對使用計算機會計系統(tǒng)的有關(guān)人員進行培訓,提高這些人員對系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間。在系統(tǒng)運行前對有關(guān)人員進行培訓,包括系統(tǒng)的操作培訓,系統(tǒng)投入運行后新的內(nèi)部控制制度,計算機會計系統(tǒng)運行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計算機會計系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計信息的進一步利用和分析的前景等等。
4、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換
原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機會計系統(tǒng)被新的計算機會計系統(tǒng)替換,必需經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。企業(yè)應在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,應當采取有效的控制手段,作好各項轉(zhuǎn)換的準備工作,如舊系統(tǒng)的結(jié)帳、數(shù)據(jù)庫備份,人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導入等。在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,需要新舊系統(tǒng)并行一般不少于三個月的時間,以便檢驗新的計算機會計系統(tǒng)。
5、程序修改控制
會計軟件的修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄,修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制,修改的原因和性質(zhì)應有書面形式的報告,經(jīng)批準后才能實施修改,計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應該打印后存檔。
(二)會計電算化信息系統(tǒng)的安全控制
目前,企業(yè)在會計電算化進程中主要存在的問題是數(shù)據(jù)的安全保密性差,這也正是企業(yè)內(nèi)控制度中最薄弱的環(huán)節(jié)。會計電算化中數(shù)據(jù)的安全受到的威脅主要有:不可控制的自然災害;非預期的、不正常的程序結(jié)束操作造成的故障;存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)(如磁盤)部分或全部遭到破壞;用戶非法讀取、執(zhí)行、修改、刪除、擴充和遷移各種數(shù)據(jù)、索引、模式、子模式和程序等,從而使數(shù)據(jù)遭到破壞、篡改或泄露;使用、維護人員的錯誤或疏忽;利用計算機舞弊和犯罪;計算機病毒侵入等。會計信息系統(tǒng)的安全控制,是指采用各種方法保護數(shù)據(jù)和計算機程序,以防止數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞,主要包括:實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網(wǎng)絡安全控制和病毒的防范與控制等。
1、實體安全控制。
實體安全涉及到計算機主機房的環(huán)境和各種技術(shù)安全要求、光和磁介質(zhì)等數(shù)據(jù)存貯體的存放和保護。是一種預防性控制。計算機機房應該符合技術(shù)要求和安全要求,應充分滿足防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術(shù)條件;機房應配有空調(diào)和消防設置等;對用于數(shù)據(jù)備份的磁盤、光盤等存貯介質(zhì)應注意防潮、防塵和防磁,對每天的業(yè)務數(shù)據(jù)雙備份,建立目錄清單異地存放,長期保存的磁介質(zhì)存貯媒體應定期轉(zhuǎn)貯。
2、硬件安全控制。
計算機會計信息系統(tǒng)的可靠運行主要依賴于硬件設備,因此硬件設備的質(zhì)量必須有充分保證。為以防萬一,關(guān)鍵性的硬件設備可采用雙系統(tǒng)備份。此外,機房內(nèi)用于動力、照明的供電線路應與計算機系統(tǒng)的供電線路分開,配置UPS(不間斷電源)、防輻射和防電磁波干擾等設備。
3、軟件安全控制。
第一、分析研究各應用軟件的兼容性、統(tǒng)一性,使各業(yè)務系統(tǒng)成為基于同一種操作系統(tǒng)平臺的大系統(tǒng),各種業(yè)務之間能相互銜接,相關(guān)數(shù)據(jù)能夠自動核對、校驗,數(shù)據(jù)備份應統(tǒng)一完成。第二、系統(tǒng)軟件應盡量減少人機對話窗口,必要的窗口如憑證輸入窗口應力求界面友好,防錯能力強,做到非正確輸入不接受。第三、增強系統(tǒng)軟件現(xiàn)場保護和自動跟蹤能力,對一切非正常操作可以記錄。
4、網(wǎng)絡安全控制。
網(wǎng)絡對會計信息系統(tǒng)的安全性提出了比單機系統(tǒng)更高的要求,需加強以下幾個方面的控制。①用戶權(quán)限設置:從業(yè)務范圍出發(fā),將整個網(wǎng)絡系統(tǒng)分級管理,設置系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)管理員和專職會計員等崗位,層層負責,對各種數(shù)據(jù)的讀、寫、修改權(quán)限進行嚴格限制,把各項業(yè)務的授權(quán)、執(zhí)行、記錄以及資產(chǎn)保管等職能授予不問崗位的用戶,并賦予不同的操作權(quán)限,拒絕其他用戶的訪問。②密碼設置:每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進入系統(tǒng),對密碼進行分組管理,避免使用易破譯的密碼。對存儲在網(wǎng)絡上的重要數(shù)據(jù)進行有效加密。在網(wǎng)絡中傳播數(shù)據(jù)前對相關(guān)數(shù)據(jù)進行加密,接收到數(shù)據(jù)后再進行相應的解密處理,并定期更新加密密碼。
5、病毒的防范和控制。
防范病毒最為有效的措施是加強安全教育,健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度,具體包括:軟件、軟盤及計算機系統(tǒng)的采購和更新要通過計算機病毒檢測后才可使用,專機專用。絕對禁止在工作機上玩游戲,建立軟盤管理制度,防止亂拷貝軟盤;安裝防病毒卡和反病毒軟件;定期檢測并清除計算機病毒,采用網(wǎng)絡防火墻技術(shù)。
(三)會計電算化信息系統(tǒng)的人員職能控制
通過計算機舞弊的犯罪分子大多是企業(yè)的程序員兼計算機操作員。會計電算化所要求的完善的人員職能控制制度就是適當分工,明確規(guī)定每個崗位的職責,以防止對處理過程的不適當干預。會計電算化工作崗位包括基本工作崗位和電算化會計崗位,前者有會計主管、出納,后者有系統(tǒng)主管、軟件操作、審核記帳、系統(tǒng)維護、審查和數(shù)據(jù)分析、檔案管理、軟件開發(fā)等。企業(yè)應將系統(tǒng)分析、程序設計、計算機操作、數(shù)據(jù)輸入、文件程序管理等職務予以分離,系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務相互分離,互不兼任,以減少利用計算機舞弊的可能性。
(四)會計電算化信息系統(tǒng)的操作控制
操作控制包括對經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲存控制等。
1、業(yè)務發(fā)生控制
既程序檢查。在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時,通過計算機的控制程序,對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制,如反映業(yè)務發(fā)生的科目代碼是否有效、操作口令是否準確、經(jīng)濟業(yè)務是否超出了合理的數(shù)量、價格等的變動范圍等等。采用相應的控制程序,以甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務。
2、數(shù)據(jù)輸入控制
由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強,處理速度非??欤坏┏鲥e,影響極大,因此,企業(yè)應該建立起一整套內(nèi)部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制,保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。
搞好輸入控制是減少差錯的關(guān)鍵所在。有效的輸入控制手段是加強對憑證控制。憑證控制應做到對憑證的審核、自制、輸入、傳遞、保管五個環(huán)節(jié)全面控制。記帳必須先審后記,保證憑證的合法、真實、正確、完整;自制憑證必須經(jīng)過會計主管簽章才能有效,嚴禁操作員自制憑證或?qū)⑽唇?jīng)審批的憑證輸入,數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應經(jīng)過必要的授權(quán),并經(jīng)有關(guān)的內(nèi)部控制部門檢查,凡輸入的憑證均應經(jīng)過復核,復核的方法可采用各種技術(shù)手段對輸入數(shù)據(jù)的正確性進行校驗,如總數(shù)控制校驗、平衡校驗、數(shù)據(jù)類型校驗、重復輸入校驗等。發(fā)現(xiàn)不符,系統(tǒng)自動警告操作員進行檢查和修改;憑證的傳遞要嚴密簽收手續(xù),防止憑證的失落或出現(xiàn)非法數(shù)據(jù),保證輸入的完整性。
3、數(shù)據(jù)通訊控制
會計電算化信息系統(tǒng)應該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準確、安全、可靠,以防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生。如將大量的經(jīng)濟業(yè)務劃分成小批量傳輸,數(shù)據(jù)傳輸時應順序編碼,傳輸時要有發(fā)送和接收的標識,收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認的信息反饋,每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。
4、數(shù)據(jù)處理控制
指對計算機會計系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和伸縮性進行的控制。計算機系統(tǒng)對數(shù)據(jù)驗證、計算、比較、合并、排序、文件更新和維護、改錯等內(nèi)部運算、存儲等一系列動作的校驗、判斷及提高措施。處理控制的目的在于保證會計資料依照預定的程序進行處理,從而達到正確的會計處理結(jié)果。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件控制包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被感染病毒等。
5、數(shù)據(jù)輸出控制
為保證合法、正確地輸出各種會計信息而進行的控制。這種控制關(guān)系到輸出的會計信息是否準確、真實和可靠,直接影響到會計信息的使用。對于輸出的紙介質(zhì)的會計資料應由專人進行核對,檢查其完整性、正確性、檢查打印的帳薄和報表頁號是否連續(xù),有無缺漏或重疊現(xiàn)象。
6、數(shù)據(jù)存儲和檢索控制
為了確保計算機會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息被儲存,便于調(diào)用、更新和檢索,企業(yè)對于輸出的磁介質(zhì)的會計資料應及時貼上外部標簽,在外部標簽上寫明文件名稱、輸出時間、并要妥善保管、存檔或上報使用。文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明,對整個修改更新過程都應作好登記。計算機會計系統(tǒng)應具有必要的自動記錄能力,以便業(yè)務人員或?qū)徲嬋藛T查詢或跟蹤檢查。同時,應設置資料分發(fā)與保管的登記薄,詳細記錄輸出資料的名稱、編號、打印份數(shù)、日期以及各種會計報告的使用人、發(fā)送份數(shù)、送達時間等,并需經(jīng)手人簽字,以防丟失、錯發(fā)、漏發(fā)、重發(fā)。
綜上所述,會計電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展,極大地提高了會計的工作效率,但是任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應順應會計電算化的發(fā)展潮流,建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準確性,確保企業(yè)財產(chǎn)的安全,為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益。
三、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響
1、內(nèi)部控制是企業(yè)單位在會計工作中為維護會計數(shù)據(jù)的可靠性、業(yè)務經(jīng)營的有效性和財產(chǎn)完整性而制定的各項規(guī)章制度、組織措施管理方法、業(yè)務處理手續(xù)等控制措施的總稱。會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)組織機構(gòu)、會計核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化,其中對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:1、控制方式發(fā)生改變,由單一制度控制轉(zhuǎn)為程序控制和制度控制。
手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。會計電算化后,會計帳務的集中化處理,使會計部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表,試算平衡的檢查,總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的計算機內(nèi)部控制措施,如憑證借貸平衡校驗,余額發(fā)生額平衡檢查。隨著遠程通訊技術(shù)的發(fā)展,會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能,業(yè)務事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作。例如昔日應由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務事項,現(xiàn)在可能由其他業(yè)務人員在終端機上一次完成,昔日應由幾個部門按預定的步驟完成的業(yè)務事項,能集中在一個部門甚至一個人完成。
會計電算化后企業(yè)的內(nèi)部控制制度是由人通過會計軟件來實現(xiàn)的,由人員和計算機相結(jié)合來共同完成。
2、控制對象發(fā)生改變,由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機控制為主手工會計系統(tǒng)中,內(nèi)部控制的對象主要是會計對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上,并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證。會計電算化后,會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募⒂涗浶问絻Υ嬖诖判越橘|(zhì)上,使會計核算無紙化,修改數(shù)據(jù)不留痕跡。隨著電子商務、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時,有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務人員直接輸入計算機,并由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了,原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。
3、加大了控制舞弊、犯罪的難度。
手工會計系統(tǒng)中,會出現(xiàn)由于會計人員的粗心大意、疲勞或處理環(huán)節(jié)過多等而產(chǎn)生的無意錯誤。會計電算化系統(tǒng)后,輸入數(shù)據(jù)正確、計算機程序正確和設備正常運轉(zhuǎn)三者具備才能保證財務信息的準確性,如果上述的任何一方出現(xiàn)差錯,就會使處理結(jié)果錯誤?,F(xiàn)實中,由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時甚至能不留痕跡地篡改,加以數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù),因此,計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,會計電算化系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大。
由于控制方法,對象等方面的變化,企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已不能適應電算化會計系統(tǒng)的要求,因此進一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。計算機會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制是一個范圍大、控制程序復雜的綜合性控制,完善會計電算化內(nèi)部控制的基本思路為:堅持明確分工、相互獨立、互相牽制、相互制約的安全管理原則,建立系統(tǒng)的人工與機器相結(jié)合的控制機制,使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。
四、會計電算化存在的主要問題
(一)兼容性差。由于各個系統(tǒng)都是自行開發(fā),各自使用不同的操作平臺和支持軟件,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同,編程風格各異各軟件公司為技術(shù)保密,相互沒有交流和溝通,沒有業(yè)界的協(xié)議,自然也就沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口,很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
(二)系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差。由于當前許多財會軟件都著重開發(fā)帳務處理與報表管理,對于其他諸如成本核算、市場預測等功能開發(fā)力度較小,使得在處理此類問題時,需先將財會管理的有關(guān)數(shù)據(jù)輸出,經(jīng)人工核算后再重新輸入,就是說從一個處理系統(tǒng)(模塊)到另一個處理系統(tǒng)(模塊),不能自動轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式,直接使用基礎數(shù)據(jù)。這不僅嗇了工作量,而且因為由人工核算、人工輸入等人為因素,必然增加出錯機率,使得財會軟件不能充分發(fā)揮它的管理功效和預測功能。在這種意義上,只能稱它為“加電的帳本”。
(三)數(shù)據(jù)保密性、安全性差。很多時候,財務上的數(shù)據(jù),是企業(yè)的絕對秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的自下而上與發(fā)展,但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟件認真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。所謂的加密,也無非是對軟件本身的加密,防止盜版。另處在進入系統(tǒng)時加上些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認等檢測手段和用戶權(quán)限設置等限制手段,不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用。安全性上,更是難如人意,系統(tǒng)一旦癱瘓,或者受病毒侵襲,或者突然斷電,很難從容恢復原來的數(shù)據(jù)。
(四)實用性不強。在某種程度上,財會軟件因為只實現(xiàn)了會計功能,并沒有實現(xiàn)預想的管理及預測功能,以至于它的出現(xiàn),僅是減少了會計的工作量,或者說減少了會計而已,并沒有產(chǎn)生真正的經(jīng)濟效益和管理效益,那末,它的風靡,或多或少就有“趕時髦”的嫌疑。
(五)開發(fā)者與使用者的矛盾。早期的軟件,是由程序員專門開發(fā),它雖然能實現(xiàn)用戶的數(shù)據(jù)處理的要求,但對財務工作的實質(zhì)以及用戶使用水平都沒能準確定位,使這些軟件很難使用;現(xiàn)在是程序員與會計專業(yè)人員共同開發(fā),但也僅僅是從用戶界面、系統(tǒng)平臺、報表處理等問題上做文章,不能滿足用戶實際需要。
(六)用戶本身存在的問題。在我國,計算機熱起來大約不到十年,而且真正普及應用也不過三五年,或者說現(xiàn)在仍然沒有達到普及水平。人們對它的認識,自然不盡相同。即使廠家在安裝會計軟件時都作了系統(tǒng)的培訓,但對也許從未接觸過計算機的會計們來說,它怎么也不如算盤和筆好用,而且需要極端小心,一旦出錯,可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流。
五、完善會計電算化內(nèi)部控制
1、加強程序操作控制。這項控制就是針對會計電算化提出的新要求之一。為了保證信息處理質(zhì)量,減少產(chǎn)生差錯和事故的概率,應制定上機守則與操作規(guī)程的辦法,這是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機守則主要是對電腦機房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計算機業(yè)務處理過程的具體操作步驟和具體要求,包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括:(1)無關(guān)人員不能隨便進入機房操作;(2)各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證;(3)數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問,應及時核對,不能擅自修改;(4)機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù);(5)不準把外來的軟盤帶進機房;(6)發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的,需按系統(tǒng)提供的功能加以改正,如編制補充登記或負數(shù)沖正的憑證加以改正;(7)開機后,操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)楊;(8)要做好日備份數(shù)據(jù),同時還要有周備份、月備份。當然,這些制度并不是一成不變的,還必須隨著公司經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生,從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。
2、加強人員職能控制。由于會計電算化知識與功能的相對集中,我們必須制定相應的組織和管理控制,明確職責分工,加強組織控制。所謂組織控制,就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離,即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工,并以相應的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠,減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。
職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進行職責分工的目的,是盡可能保持不相容職能(如業(yè)務授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離,以及在電算化部門內(nèi)部的職責分離。通過進行內(nèi)部職責分工,以補救不相容職能集中化的不足。
會計電算化中,為了控制操作人員職能,還可根據(jù)系統(tǒng)支持的不同軟件進行職能分工,從而起到各個部門權(quán)利相互制約、相互平衡的作用。如一般商業(yè)公司的軟件控制主要是局域網(wǎng)組成的服務器、PC機、POS機等,可以結(jié)合商業(yè)企業(yè)自身特點,根據(jù)ORACLE8數(shù)據(jù)庫良好的保密機制以及采用訪問控制、口令控制技術(shù)的特征,形成以在SUN服務器上運行的ORACLE8數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為中心的網(wǎng)絡系統(tǒng),即俗稱的“后臺”,并采用以LINIX操作系統(tǒng)以及各帳臺的POS機聯(lián)機操作等。在運行中,后臺管理通過商品從進、銷、調(diào)、存各個方面入手。進貨環(huán)節(jié)則由業(yè)務部進行輸入登記,然后由財務部審核入帳;銷貨則采用單品管理,通過收銀POS機的輸入,電腦月終匯總,產(chǎn)生各類報表供財務部入帳使用。從而體現(xiàn)了各部門間相互牽制和相互監(jiān)督的作用。
3、加強系統(tǒng)安全控制。這項控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全,避免由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。它主要包括:接觸控制和環(huán)境保護、安全控制。接觸控制是防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動用系統(tǒng)的各種資源,以保證各項資源的正確性。主要的控制措施包括:(1)訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作公司電腦;(2)設置操作權(quán)限限制;(3)操作人員身份的密碼控制;(4)數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離;(5)設置接觸與操作的日志控制。環(huán)境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障,以保障機器正常運行。主要包括:機房環(huán)境保護,保護性設備配備,以及安全供電系統(tǒng)的安裝等。例如計算機機房應采用單獨專門供電系統(tǒng),并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施,以保證機房環(huán)境安全。
隨著網(wǎng)絡技術(shù)快速地發(fā)展,公司應加強網(wǎng)絡安全的控制,設置網(wǎng)絡安全性指標,包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等,并且針對公司的特定狀況,開發(fā)相應的技術(shù)來保護系統(tǒng)。
4、加強內(nèi)部審計。內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。在會計電算化中,由于是“人機”對話的特殊形態(tài),因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。筆者認為,內(nèi)部審計必須包括以下幾個方面:(1)對會計資料定期進行審計,電算化會計帳務處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費用簽字是否符合公司內(nèi)控制度,憑證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看帳冊內(nèi)容,做到帳表相符,對不妥或錯誤的帳表處理應及時調(diào)整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;(4)對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止存在漏洞。
加入WTO以后,我國經(jīng)濟將迅速融人世界經(jīng)濟體系之中,經(jīng)濟的繁榮發(fā)展和市場的全面開放,對企事業(yè)單位的信息化進程產(chǎn)生新的推動,隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運用,內(nèi)部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現(xiàn)。對其深入研究,必將形成新的會計理論和方法,而新的會計理論和方法的確立,又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發(fā)展,也使得電算化會計環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善,真正做到保證會計數(shù)據(jù)的可靠性和真實性,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
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