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      電算化系統調整

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      電算化系統調整

      目前已有越來越多的企業采用財務軟件進行賬務和報表處理,這給日常的會計核算工作帶來了極大的方便。但當發生資產負債表日后事項、需要在財務軟件系統中進行有關賬務調整時,卻顯得比手工處理還麻煩,許多財會人員也莫衷一是。如何在財務軟件中進行跨年度賬項調整,企業的做法不一,目前主要有以下三種處理方式:

      第一種,在財務軟件系統內不作處理,而是將系統生成的報表導出,再用Excel直接對報表項目進行調整,并在工作底稿中對有關事項加以說明。

      這種方法的出發點是認為系統內年結月結后都不宜進行任何處理。由于這種處理方法在財務軟件系統內無任何調整處理,系統實際上起到的是日常業務憑證錄入匯總的作用;而調整實際上是通過手工來完成。這樣,一套完整的業務被分割為手工和電腦兩塊處理,當調整分錄不僅限于利潤分配業務時,在報表工作底稿上記錄復雜的調整業務,不便于以后查詢。

      第二種,在上年年末未進行年結之前先備份一套賬套文件、再將原賬套進行年結后用于下年的日常會計業務處理。當有調整事項發生時,將全部調整憑證錄入備份賬套內,生成調整后的報表,再進行年結,然后在該次年結后生成的新賬套內,導入下年憑證、繼續下年以后月份的工作。

      這種方法將資產負債表日后事項,視同報表當期的會計事項處理,保持賬表的一致性和連續性。但這種方法與會計制度的有關規定相沖突,而且多次年結保留多個賬套,存在故意更改會計信息的可能。并且當下年新增會計科目及核算項目數量較大時,導入憑證時會反復碰到因科目、項目不存在而無法導入的情況;為保持兩個賬套內科目、項目的一致,也需要較多的人工輸入。

      第三種,資產負債表日后事項的調整憑證錄入下年使用的賬套內,同時修改系統自動生成報表的計算公式,以原有報表取數公式加上手工計算的調整數,調整年初數或上年數。

      這種方法符合會計制度的要求,工作量也小,是一種比較可取的方法。囿于資產負債表日后事項的會計處理原則,是將上年實際經營情況在本年反映,但如果調整事項涉及的業務范圍比較廣、金額較大,依據上年賬務科目做的一些分析將不準確。雖然報表主要項目調整后符合上年實際,但用于專項分析的明細項目難以同時調整。

      綜合考慮會計信息連貫性和企業內部管理的要求,筆者認為:資產負債表日后事項的調整應采用第三種方法處理;當調整的金額較大時,應同時使用第二種方法將賬務處理還原為業務當期,以利于內部分析。下面以實例說明。

      例2002年底A企業總資產規模5000萬元,應收賬款1400萬元,存貨中發出商品400萬元。會計師事務所審計時,發現“發出商品”科目反映的商品已送交其重要大客戶,銷售合同約定銷售額(含稅)為500萬元,定金為合同銷售金額的40%并已收到,A企業向客戶開具收據并在“其他應付款”科目中反映200萬元。

      分析:這是一項銷售業務,企業因貨款未完全收到,不愿提前繳納增值稅而未確認銷售收入。審計發現后,企業同意將該筆收入如實反映。

      部分調整分錄為:

      (1)借:以前年度損益調整400萬

      貸:發出商品400萬

      (2)借:應收賬款500萬

      貸:以前年度損益調整427萬

      應交稅金——應交增值稅(銷項稅額)73萬

      (3)借:其他應付款200萬

      貸:應收賬款200萬

      所得稅等的調整分錄略。

      調整涉及的報表項目包括:營業收入、營業成本、應收賬款、其他應付款、經營活動產生的現金凈流量等。因該業務金額較大,如果依據明細賬數據進行應收款賬齡、存貨周轉率等的分析則受到較大影響。

      假設A企業銷售沒有季節性,被調整的500萬元收入的業務均勻分布于全年各月,2002年原報表銷售收入為5000萬元,原應收賬款平均余額為1200萬元。則依據原報表計算的應收賬款周轉率=(5000/1200)=4.16次,調整后的真實應收賬款周轉率=(5000+427)/(1200+500/2)=3.74次,兩者相差0.42次,即應收賬款周轉天數相差10天。

      假設2003年A公司改變銷售政策,銷售收入仍然是5000萬元,應收賬款平均余額降低至1100萬元,則實際應收賬款周轉率25000/1100=4.54次,但因調整事項記錄在2003年,年初數被調增500萬元,則依據報表數據計算的應收賬款周轉率=5000/(1100+500/2)=4.02次。與實際數相差0.52次,相當于虛增應收賬款天數10天,依據這樣的財務報表進行分析往往會得出不恰當的結論,比如本例中有效但效果不是特別顯著的銷售政策就會被否定。所以為保證內部分析需要,應同時使用第二、第三種調整方法,分別保存不同的數據。

      造成上述情況的根源在于,目前的財務核算系統與財務分析系統是同一個系統,不能按分析需要調整歷史數據。只有當具有數據采集、轉換、調整功能的專用分析系統普及的時候,財務核算系統才能做到“一套賬”、嚴格地執行日清月結。

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