財務會計電算化管理

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[摘要]本文首先介紹了會計電算化的工作原理,指出了會計電算化的局限性;然后分析了ERP系統財務管理的三個特點:即時性,集成性和遠見性;最后比較了會計電算化和ERP系統的財務管理之間在應用中存在的差異。

[關鍵詞]會計電算化;ERP系統;財務管理

一、會計電算化及其局限性

會計電算化是以計算機以及數據傳輸和通訊設備作為數據處理系統的核心,完成從原始數據的搜集,以及經由記錄、驗證、分類、登記、計算、匯總、報告等一系列會計工作。在此過程中,會計人員只進行一些輔助性的操作,即只需把會計數據以規定的要求輸入處理系統,計算機即可按照事先編制好的程序,自動完成會計數據處理,并將最終結果———財務報告打印出來。會計電算化是把系統工程、電子計算機技術等科學與會計理論和方法融為一體,通過貨幣計量信息和其他有關信息的輸入、存儲、運算和輸出,以現代機器工作取代手工操作,實現會計工作方式的變革和人的解放,提供計劃和控制經濟過程需要的會計信息。

會計電算化系統使得會計人員從財務賬冊中解放出來,但并未從根本上提高財務信息質量。電算化系統的信息源基本依靠手工錄入或部分的數據導入,從宏觀層面講,會計財務的作業方式,長期以來主要體現在事后收集和反映會計數據上,僅記錄業務結果。另外,系統的信息處理一般都是對手工會計職能的自動化,系統的結構是面向任務和職能的,這對滿足會計核算的要求來說已經足夠,但在業務流程的監控和與其他系統的集成性上還需要加以完善。會計電算化在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱,不論是時效性上,還是針對性上,都難以展現作用。當企業發生危機時,它又總是首先反映在財務危機上,不是缺少現金,就是缺乏持續經營所需的資本。在這種情況下,產生于上個世紀90年代的ERP系統成了企業的一個新選擇。

二、ERP系統財務管理的特性分析

企業資源計劃(EnterpriseResourcesPlanning,簡稱ERP)的基本思想是將企業的運營流程看作一個緊密連接的供應鏈,包括供應商、制造工廠、分銷網絡和客戶等,其目標是充分協調企業內外部資源,確立企業全面競爭優勢。ERP系統是個較完整的集成化管理信息系統,包括分銷、制造、財務、質量控制、售后服務、人力資源、運輸管理等子系統。ERP系統以業務為中心來組織,根據物流、資金流、信息流的連續運動和反饋來設計,能跨越職能領域的邊界,實現整個企業信息的集成。在ERP系統中,財務子系統只是企業管理信息系統的一個有機組成部分,與其他子系統有著密切的聯系。ERP系統的財務管理的特點主要包括三個方面:

(一)即時性:資料管理功能實現之基礎

在ERP的狀態下,資料是聯動的而且隨時更新,每個有關人員都可以隨時掌握即時的資訊,這在過去只能依賴大量的人力與時間才能完成。一般說來,影響企業競爭力固然有許多因素,但一個很重要的因素,在于它對企業內部各種信息的把握,以及對外部市場的資訊、現狀變化的了解。在當今信息社會里,不僅要知己知彼,還要貴在“即時”。

ERP系統中資金管理對會計科目的分層使之相對于其他會計軟件確立了絕對的優勢,即不需要任何人工分析,系統自動實時生成《現金流量表》。財務管理系統的資金管理模塊將會計科目分為三個層次:

1.現金層:包含貨幣資金和短期投資等科目,它相當于《企業會計準則—現金流量表》(略作《現金流量表》)中對于現金和現金等價物的定義,即庫存現金。它是能隨時支取的銀行存款和其他貨幣資金以及三個月內到期的短期債券等期限短、流動性強、易于轉換為已知金額現金、價值變動風險很小的投資。

2.收入支出層:包含的科目代表了企業現金流量的起源。比如產品銷售收入代表了現金流入的起源,固定資產、庫存商品代表了現金流出的起源。而長期投資、應交稅金的明細科目則分別代表了現金流入和流出。所有的權益類和損益類科目都應包含在這一層。這一層對應于《現金流量表》中現金流量的分類或者說直接反映了《現金流量表》的主要內容,即經營活動、投資活動、籌資活動產生的現金流量以及匯率變動對現金的影響額(包括明細項目)。

3.應收應付層:不僅包含應收賬款和應付賬款,而且還包含預收和預付賬款、其他應收和應付款、應收和應付票據等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現金流量之前以短期債權債務存在的臨時狀態。它對應《現金流量表指南》中計算各表項時的調整項。

(二)集成性:財務管理數據可靠性之保證

在ERP系統中,財務子系統只是企業管理信息系統的一個有機組成部分,與其他子系統有著密切的聯系,如分銷、制造子系統的業務數據,通過信息集成,可直接傳入財務子系統。財務集成是指在采購、銷售、生產等業務的處理過程中,系統自動采集業務數據,自動選擇總賬科目和分賬科目,自動生成記賬憑證。ERP系統的集成會計業務處理,包括采購集成、銷售集成、庫存集成及生產集成會計業務處理。其中,采購訂單、銷售訂單和生產訂單一般由系統自動生成,也可以人工維護。相應的會計業務在訂單的處理過程中自動生成記賬憑證,進行會計處理。

財務子系統作為ERP系統的一個組成部分,實現與ERP其它子系統之間的信息集成,是財務軟件發展的必然趨勢。集成會計業務處理的特點主要包括:

1.通過采購、銷售、生產、庫存與財務集成,實時反映企業的經營狀況,避免了數據的重復輸入和重復存儲,提高了數據的準確性和一致性,實現了物流、資金流、信息流相統一,為企業管理決策提供了及時準確的信息。

2.在集成環境下,對其他子系統的基礎數據和業務數據的準確性要求很高,其他子系統的數據,如PBOM(生產物料清單)、人工費率、物料數量、工時等直接影響財務子系統數據的準確性。

3.在集成環境下,財務集成參數對集成會計業務的處理結果起關鍵性作用,要求系統能提供靈活的財務集成參數設置功能。既要減少設置財務集成參數的工作量,又要使設置的財務集成參數能滿足會計核算與管理的需要。同時要確保集成總賬科目、分賬科目、集成關系準確無誤,否則會影響財務報表的可靠性。

(三)遠見性:先進財務管理思想之體現

ERP系統的財務系統與ERP系統的其他子系統融合在一起,財務系統又集財務會計、管理會計、成本會計于一體。這種系統整合及其系統的信息供給,有利于財務做前瞻性分析與預測,體現了先進的計劃、控制和決策思想。

1.ERP系統體現的財務會計思想。ERP系統的財務部分將企業的需求定位在一個財務系統而不是一個賬務系統。ERP系統在定義企業財務系統的框架和流程時結合考慮了制造管理和供應鏈管理的框架和流程。例如,賬目結構的設置、賬務流程的處理、接口的設計、報表需求的定義,不完全是從財務部門的立場出發,而是從整個企業的角度實現了財務子系統的目標。會計子系統一方面從其他子系統獲得有助于完成確認、計量、記錄、報告等各環節的基礎數據,另一方面通過其系統的定義和流程的定義來實現對制造和供應鏈業務的控制。

2.ERP系統體現的管理會計思想。ERP系統體現了先進的管理會計思想,反映了一套預測、計劃、決策、控制、分析、考核的管理模式,強調事前計劃、事中控制和事后反饋。這些計劃功能和控制功能已完全集成到整個供應鏈系統中。一方面,ERP系統通過定義與事務處理相關的會計核算科目和核算方式,使系統在處理事務的同時自動生成記賬憑證,保證了資金流與物流的同步記錄和數據的一致性,從而改變了資金信息滯后于物流信息的狀況,便于企業實行事中控制并實時做出決策;另一方面,計劃、事務處理、控制與決策功能都在整個供應鏈的業務處理流程中實現。ERP系統遵循整體預算架構,更多地采用客戶訂單來啟動生產計劃和材料采購計劃。

3.ERP系統體現的成本管理思想。ERP系統的成本管理包括成本預測、計劃決策、控制、分析和考核,強調成本預算(標準成本的確定)、成本控制與分析、責任成本管理等。典型的ERP系統成本管理涉及產品成本核算、成本中心會計、訂單和項目會計、獲利能力分析、利潤中心會計以及輔助管理決策的執行信息系統。成本中心會計包括標準成本的確定、標準成本與實際成本之間的差異對比、成本報告與分析。訂單和項目會計用于歸集某一訂單或項目的實際成本,并將其與計劃成本進行比較,以實現對訂單或項目的監控。獲利能力分析可以回答哪一類產品或市場會產生最好的效益,一份特定訂單的利潤是怎樣構成的等問題。

三、會計電算化與ERP財務系統之應用差異

(一)組織設置。組織設置是系統應用的基礎,是系統應用中最關鍵的因素之一。電算化系統通常對應會計主體與賬套、獨立核算單位與會計主體設置,企業無法選擇其他更適應于業務原型的組織設置方案。ERP財務系統可以支持復雜的多組織體系并支持財務、業務獨立的組織架構。

(二)會計科目。會計科目是財務信息記錄、分類、匯總、統計的依據,但電算化系統與ERP財務系統在會計科目設置上存在較大差異。

1.結果型與過程型。電算化系統根據手工核算原理設置成結果型會計科目,僅記錄業務結果。而ERP財務強調財務與業務的實時一致性,記錄業務價值流全過程,利于實時監控、溯源查詢,科目設置屬于過程型。先進的與業務集成的ERP財務系統需要設置一些過渡科目,用于記錄價值流過程中財務核算暫不體現的業務動作。這些保證賬實實時相符的調整科目是確保企業管理決策層更實時、更真實、更透明地了解企業運營信息的基礎。ERP財務設置的過渡科目反映包括待檢、驗收、移庫、出庫、投產等一系列庫存狀態的過渡科目。這是實現財務業務一體化的前提。

2.核算型與管理型。電算化系統的科目設置是核算型的,而ERP財務的科目是管理型的。以最常見的債務類科目———應付賬款為例,電算化系統采用了與手工核算一樣的方式,即在一級科目應付賬款下設置供應商明細科目。這種方式易于理解,但無法對債務進行財務層面的監管,僅能滿足簡單的核算需求。相反ERP財務通過啟用專門監管應付債務的供應商子賬管理應付賬款,把供應商與采購業務集成管理,通過長期供應商與一次供應商的差別方案有效記錄、跟蹤、管理供應商及往來款項,內在的集成性確保總賬與子賬的實時一致性。同理可擴展至客戶管理、存貨管理、固定資產管理、資金管理等,由于這些子賬與業務實時集成,為業務財務共有,所以管理功能強大,方便融入業務財務部門的管理思想。

(三)兩系統間管理會計層面基本上沒有可比性。因為以成本管理為核心的管理會計,在模仿手工核算的電算化系統或非集成應用的財務系統中根本無法實現企業領導決策層關注的內部管理及內部控制。ERP財務融入了管理會計內的成本中心會計、產品成本會計、利潤中心會計、獲利分析會計、集團控制會計等,并通過業務信息倉庫構建包含管理駕駛艙、績效管理、業務計劃＆預測模擬等內容的企業戰略管理平臺。

參考文獻:

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