財務(wù)軟件會計科目操作及引申探索

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［摘要］掌握財務(wù)軟件中賬套信息的復(fù)制功能將大大提高會計人員的工作效率，也是會計電算化實驗的重要內(nèi)容。本文以實驗過程中的實際問題為切入點，介紹了用友UFERP-M8.11教學(xué)演示版“科目導(dǎo)入”的操作方法，并將此方法進一步推廣應(yīng)用到修改用友財務(wù)軟件的其他信息。此過程對于了解財務(wù)軟件后臺實質(zhì)、深化對會計電算化系統(tǒng)的認識起到了重要作用。

［關(guān)鍵詞］用友；會計科目導(dǎo)入；數(shù)據(jù)字典

1引言

我校使用用友UFERP－M8．11教學(xué)演示版進行會計電算化課程實驗教學(xué)。運用用友財務(wù)軟件不但可以快速、方便地處理編制會計憑證、記賬、結(jié)賬等日常工作，而且運用其設(shè)置的“總賬工具”可以快捷地進行憑證引入、科目復(fù)制等工作。“總賬工具”中各項的操作均能大大減少會計人員在進行賬套初始化時的工作量，是非常重要的功能，本文以在實驗過程中出現(xiàn)的問題為例，介紹了會計科目導(dǎo)入的兩種方法。

2會計科目導(dǎo)入的兩種方法

實驗過程中，有的同學(xué)在進行賬套初始化時錯誤地選擇了“應(yīng)收子系統(tǒng)”和“應(yīng)付子系統(tǒng)”進行“客戶往來款項”和“供應(yīng)商往來款項”的核算（此選擇為系統(tǒng)預(yù)設(shè)，如圖1所示），而在發(fā)現(xiàn)錯誤時已經(jīng)進行了大量如科目錄入、余額錄入等初始化工作。但直接在“選項”對話框中修正這個錯誤，將“應(yīng)收系統(tǒng)”和“應(yīng)付系統(tǒng)”核算改為“總賬系統(tǒng)核算”時，系統(tǒng)會提示“實時錯誤‘48’：文件未找到：sgv．dll”（如圖2所示）。

在這種情況下，只有重建賬套、重新初始化后才能開展正常的實驗活動。但重新進行賬套初始化是一個手工輸入量非常大的工作，為了提高效率節(jié)省時間，可以考慮進行會計科目導(dǎo)入操作。具體來說可以有以下兩種方法（為了說明問題方便，將已有科目文件的源數(shù)據(jù)庫稱為A，重建的目標數(shù)據(jù)庫稱為B）。

2．1“總賬工具”方法

“總賬工具”方法即按照實驗用書（何日勝編著，清華大學(xué)出版社出版的《會計電算化系統(tǒng)應(yīng)用操作（第三版）》）介紹的方法進行會計科目導(dǎo)入。在建立賬套B后，進入“總賬工具”，即進入“開始”、“程序”、“用友財務(wù)及企管軟件UFERP－M8．11”、“系統(tǒng)服務(wù)”、“總賬工具”。按照要求選擇“數(shù)據(jù)源”（即A賬套所在的Access數(shù)據(jù)庫）并確定“目的數(shù)據(jù)”（即賬套B），之后雙擊“會計科目復(fù)制”圖標（如圖3所示），彈出操作成功提示。

2．2“后臺更改”方法

除了使用“總賬工具”外，直接進入后臺數(shù)據(jù)庫將數(shù)據(jù)表中的記錄進行復(fù)制粘貼，也可以達到同樣的目的。具體過程如下：

（1）將A、B數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入到同一臺計算機中，打開“用友UFERP－M8．11”＼“系統(tǒng)控制臺”＼“賬套”＼“引入”，選中相應(yīng)賬套，單擊確定。

（2）分別找到A、B的Access數(shù)據(jù)庫（如默認路徑c：＼windows＼system32＼UFSYSTEM＼zt001（賬套文件夾）＼2007（年份）），打開數(shù)據(jù)庫UFDATA．MDB，分別找到其中的數(shù)據(jù)表code與code1（如圖4所示）。

（3）將A的code表中所有記錄復(fù)制并粘貼到B的code表中，復(fù)制前后的code表如圖5所示。

（4）同理，將A的code1表中所有記錄復(fù)制并粘貼到B的code1表中。

3兩種方法的比較與啟示

使用“總賬工具”導(dǎo)入是教程所提供的常規(guī)方法，它易于掌握和理解，并能夠確保信息安全。但由于其是軟件開發(fā)時已經(jīng)設(shè)定的功能，對于用戶的某些特殊需求可能無法滿足。而使用“后臺操作”方法則具有更大的靈活性，更能滿足用戶的一些特殊需求，并且更有利于學(xué)生掌握用友財務(wù)軟件的后臺實質(zhì)及認識會計信息系統(tǒng)的開發(fā)過程。

由于所有賬套信息都是基于數(shù)據(jù)表進行存儲和輸出的，因此修改數(shù)據(jù)表即可修改賬套信息。查閱數(shù)據(jù)字典中的數(shù)據(jù)庫字段表（如圖6所示），從中我們可以清楚地了解字段的意義、字段所處的表名、表所處的模塊名，即可了解每一個工作表和其中字段的功能，進而可通過與上文“后臺操作”相似的方法達到更改幾乎所有賬套信息的目的，甚至包括用戶名及其口令、憑證的制單人簽名、會計主管簽名等。

以上后臺操作均是在用友UFERP－M8．11教學(xué)演示版中進行的，正因為其版本較早且為教學(xué)演示版，所以在數(shù)據(jù)安全性方面不盡完善，從而才會有在后臺數(shù)據(jù)庫中進行修改的可能性。但也正是因為用友U8．11教學(xué)演示版存在這樣的安全“漏洞”，同學(xué)們才得以深入了解數(shù)據(jù)庫組成和運行，也能方便地將大量手工輸入數(shù)據(jù)直接進行復(fù)制粘貼。但應(yīng)看到，在企業(yè)實際應(yīng)用的過程中，通過后臺批量修改數(shù)據(jù)，對會計人員帶來的不是便利而是災(zāi)難。如果可以隨意更改出納簽字、憑證內(nèi)容，其后果是不堪設(shè)想的。但對于一個會計專業(yè)的學(xué)生來說，存在這樣的“漏洞”也確實具有極高的警示價值，提醒他們在工作過程中嚴加保管自己的操作口令，以免給自己和企業(yè)帶來不必要的麻煩。

用友UFERP－M8．11教學(xué)演示版，不但能提供很好的實際操作平臺，而且還引導(dǎo)我們深化了對會計電算化系統(tǒng)的認識。可以使同學(xué)們以賬套導(dǎo)入操作為契機，以用友配套數(shù)據(jù)字典為工具，深入認知用友數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、原理和數(shù)據(jù)關(guān)系，將所學(xué)會的計信息系統(tǒng)理論與真實的會計信息系統(tǒng)聯(lián)系起來，從而在對實際操作過程中出現(xiàn)的問題進行剖析和解決的過程中，加深了對理論的理解，提高了同學(xué)們的實踐能力。

主要參考文獻

［1］何日勝．會計電算化系統(tǒng)應(yīng)用操作［M］．第3版．北京：清華大學(xué)出版社，2008：61－62．

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［3］王瑋，韓富有．Access數(shù)據(jù)庫技術(shù)教程［M］．北京：北京郵電大學(xué)出版社，2010：56－78．