評價系統在煙草工業企業應用
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摘要:隨著煙草企業標準化體系與質量、環境和職業健康安全管理體系相結合的整合型管理體系的建立，卷煙工業企業逐步建立起了覆蓋產品生產全過程各個環節和各職能部門業務流程、工作程序的整合型管理平臺，但在實際執行中，受諸多因素影響，各部門體系建設及體系運行質量參差不齊，缺乏考評、激勵機制。本文以XC卷煙廠為試驗案例，探索建立一套管理體系運行質量綜合評價系統，以提高整合型管理體系運行質量。
關鍵詞:卷煙工業企業管理體系評價系統
一、引言
整合型管理體系為卷煙工業企業各項工作提供了準則、標準、程序和方法及持續改進的途徑，但在實際執行中由于在標準化、規范化、精細化管理上認識差別，并受傳統的管理思維方式和長期形成的習慣性管理行為影響，管理體系在規范高效、充滿活力、有效運行方面還在一定差距。要持續保持管理體系有效運行，就需要采用一種有效方式對管理體系運行過程實施監督和管控。
(一)體系運行質量評價系統的結構與組成。以XC卷煙廠為例，管理體系運行評價系統由12個業務管理系統組成，包括80個主過程，體系運行評價系統是對體系覆蓋的每個部門，按評價內容——評價項目——評價扣分項目——扣分標準——加分項目逐層次展開。六項評價內容體系運行基礎工作、標準宣貫培訓、體系運行控制、體系運行監視、持續改進和獎勵項目中共設置24項考評項目；考評項目中共制定90項扣分項目，每個扣分項目確定扣分標準。
(二)主要評價項目。1、對各部門體系運行質量水平的監測和評價依據六個方面二十四項評價項目，其中，在體系運行基礎工作方面，主要包含6個評價項目，分別為：質量、環安和標準化的方針、目標得到貫徹、員工掌握和理解，部門職責、權限進行了細分，各項職責落實清晰、明確，設置部門(兼職)體系管理員(標準化管理員)并能夠承擔、完成相應的工作，根據公司級文件制修訂情況、國標、行標和法律、法規的要求、過程管控的需要等制修訂體系文件并符合文件編寫要求，對接收和制定的文件按相關要求實施管理，對管理體系運行中所產生的證實性資料及所使用的記錄、報表包括信息化系統的表格實施管理。在標準宣貫培訓方面，主要包含2個評價項目，分別為：質量、環境、安全標準和標準化標準宣貫學習，參加公司、廠級組織的培訓及部門自行組織學習，員工培訓面應達到90%，其中中層干部和業務骨干的培訓應達到100%和采取多種形式組織開展管理體系文件的學習培訓，達到文件各項規定傳達到相關實施部門和崗位員工。在體系運行控制方面，主要包含4個評價項目，分別為：對部門目標進行細化和分解，并跟蹤、監視目標的完成情況；全面實施管理體系文件，保持體系持續、有效運行；管理文件中規定的控制點得到有效控制，文件執行率達到90%以上；管理體系各過程的管控有章可循、有據可查。在體系運行監視方面，主要包含5個評價項目，分別為：合理安排、積極配合體系外部審核和公司級和廠級內審；過程主管部門和車間對主管的過程和職責管轄區域每年組織二次部門級內審。二次內審時間間隔不少于三個月，不超過半年；外部第三方審核和行業審核；公司組織管理體系內審；企業標準化體系評價。在持續改進方面，主要包含4個評價項目，分別為：按《數據分析管理程序》收集信息開展數據分析工作；根據數據分析結果，識別、實施糾正預防措施；按Q/GYGSQG005《糾正和預防措施管理程序》收集和分析各過程、活動和各項檢查存在的不合格和潛在不合格，實施糾正預防措施；對糾正和預防措施跟蹤、驗證，完成率達到100%。在獎勵項目方面，主要包含3個評價項目，分別為：將驗證有效的糾正和預防措施進行固化，轉換成日常工作依據的文件，經審查確認有效加2-5分；提出管理體系推進工作改進建議，經評審有效并被采納加2-5分；管理體系建設方面開展創新，獲得廠管理創新獎加2-5分；獲得公司管理創新獎加5-10分。2、考評細則的制定以問題點控制為切入點，明確扣分項和扣分標準，從而實現對體系運行質量的評價。在評價過程中，設定體系基礎工作評價基礎分為100分，從六個維度分別設定最高分值和評分標準。其中，在質量、環安和標準化的方針、目標得到貫徹、員工掌握和理解維度，設定扣分最高分值為10分，按照未貫徹公司和本廠方針、目標，員工對方針、目標不熟悉達到抽查人數的50%和員工對方針、目標不熟悉達到抽查人數的30%的評價標準進行對應扣分；在部門職責、權限進行了細分，各項職責落實清晰、明確維度，設定扣分最高分值為10分，按照部門職責沒有進行明確分配(一項)，管理體系過程主管責任人不明確(一項)，各級管理標準第四條款中規定的部門相關職責履行責任人不明確(一項)和職責主管責任人落實不能查證(一項)的評價標準進行對應扣分；在設置部門(兼職)體系管理員(標準化管理員)并能夠承擔、完成相應的工作維度，設定扣分最高分值為10分，按照未設置部門體系管理員，體系管理員未進行培訓和考核，管理體系有關工作聯絡、反饋不及時造成不良影響(每次)和沒有及時接收和傳遞相關標準信息造成不良影響(每次)的評價標準進行對應扣分；在根據公司級文件制修訂情況、國標、行標和法律、法規的要求、過程管控的需要等制修訂體系文件并符合文件編寫要求維度，設定扣分最高分值為30分，按照未完成管理體系策劃文件或指定編寫的文件，進入標準化管理系統“標準制定流程”的文件與公司級文件沒有保持兼容性和一致性，進入標準化管理系統“標準制定流程”的文件管理流程不清晰、管理要求不明確操作性不強，部門職責范圍內因缺少文件出現管理遺漏造成不良后果，情況發生變化沒有及時(超過一個月)對文件修訂，文件沒有經過標準歸口部門審查扣5分，文件起草部門在文件審查、審批環節未覆蓋實施部門，文件制定部門對審查、審批環節提出的意見未進行適當處理(每項)和文件實施部門因對文件審查、審批不認真，執行中出現問題(每項)的評價標準進行對應扣分；在對接收和制定的文件按相關要求實施管理維度，設定扣分最高分值為20分，按照除公文類文件，其它文件(包括部門級文件)的行文格式、審查、審批、、更改、作廢等不符合《文件管理程序》中的規定(每項)，未按技術標準、管理標準、工作標準的分類建立《文件目錄表》，未及時更新《文件目錄表》和《文件目錄表》與部門接收和制定的文件不相符(每項)的評價標準進行對應扣分；在對管理體系運行中所產生的證實性資料及所使用的記錄、報表包括信息化系統的表格實施管理維度，設定扣分最高分值為20分，按照未按《記錄管理程序》管理和使用、保存記錄不符合要求(每項)，未編制《記錄一覽表》，《記錄一覽表》未涵蓋部門所有的記錄、有遺漏(每項)，《記錄一覽表》中記錄編號、名稱、保存期與記錄表式不相符(每項)和使用的記錄表式未經過審批(每項)的評價標準進行對應扣分(三)如何實施體系運行質量評價1、每項評價內容包括的考評項目均按100分劃分項目分值。對每個考評項目確定扣分項及扣分標準，見表二：體系基礎工作示例。2、設定各項評價內容的權重：體系建設基礎工作為15%；標準宣貫培訓10%；體系運行控制40%；運行監視20%；持續改進15%。3、針對各部門在管理體系運行中主管過程多少不同，承擔的工作任務量有明顯的差別的現狀，為降低客觀因素對評價結果產生的影響，我們根據《管理體系過程職責分配表》對各職能部門、車間在管理體系中強相關過程的數量進行統計，按一定比例加分。4、每半年為一個評價周期，評價得分計算公式：部門得分=體系建設基礎工作得分×15%+標準宣貫培訓得分×10%+運行控制得分×40%+運行監視得分×20%+持續改進得分×15%+加分項目得分+主管過程加分。
三、結束語
通過此考核評價體系的具體運用，建立了整合管理體系運行有效性評價的兩層評價指標體系——總體評價指標體系和過程評價指標體系，建立了管理體系有效運行的定性與定量綜合評價模型，尋找到了整合型管理體系改進的機會，不斷提高了整合型管理體系自身的運作質量和效率，真正實現了管理體系運行可測、可控，提升了企業的整體管理水平。
參考文獻
[1]楊璟.煙草公司進行精益財務管理的探討[J].財會學習.2018(24).
[2]閔錦濤.煙草企業實施精益化財務管理的幾點思考[J].財經界.2017(11).
作者:朱俊敬 單位:河南中煙工業有限責任公司許昌卷煙廠
