民營企業(yè)檔案管理研究

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一、民營企業(yè)管理的特點(diǎn)及現(xiàn)狀綜述

1.民營企業(yè)檔案的特點(diǎn)

(l)內(nèi)容廣泛性。民營企業(yè)從事的產(chǎn)業(yè)有屬于第二產(chǎn)業(yè)的,也有屬于第三產(chǎn)業(yè)的;規(guī)模有大有小,規(guī)模大的擁有幾個(gè)億的資產(chǎn),小的只有幾十萬資產(chǎn)甚至更少。

(2)來源多樣性。民營企業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中是一種十分活躍的經(jīng)濟(jì)成份,它不僅與國內(nèi)外企業(yè)、財(cái)團(tuán)、科研機(jī)構(gòu)打交道,而且與國家行政機(jī)關(guān)如工商、稅務(wù)、公安、司法等部門打交道。

(3)管理松散性。民營企業(yè)對(duì)文件材料較多的是考慮眼前的分散利用價(jià)值,而忽視歸檔管理。

(4)保管隨意性。民營企業(yè)雖然日益壯大,但是檔案管理還沒有基本規(guī)范º。

2.民營企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀就目前情況來看,除少數(shù)民營企業(yè)的檔案工作比較規(guī)范之外,有95%左右的民營企業(yè)的檔案工作尚處于初始階段,存在的問題有:

(l)檔案管理基礎(chǔ)差。在民營企業(yè)中,除一些國有、集體的轉(zhuǎn)制企業(yè)外,絕大部分民營企業(yè)的檔案工作處于自發(fā)狀態(tài)(即未經(jīng)檔案行政管理部門的指導(dǎo),未建檔)。企業(yè)檔案處于“三無”狀態(tài),即無檔案部門,無檔案管理人員,無檔案工作制度。企業(yè)形成的文件資料,重要的由企業(yè)法人自己保管,其余的由各業(yè)務(wù)部門保管,以致造成零散雜亂、隨處堆放、無章無序、難于找尋和利用的狀況。

(2)管理者檔案意識(shí)淡薄。一是家族式管理。相當(dāng)數(shù)量的民營企業(yè)的管理為“家族”式管理,企業(yè)管理者認(rèn)為企業(yè)是自己的,重要的文件自己管,據(jù)為己有;部門則認(rèn)為,部門的文件資料部門管,用起來方便。二是單純追求生產(chǎn)效益。企業(yè)管理者只圖片面追求企業(yè)的效益,缺乏長遠(yuǎn)性和全面發(fā)展的思路,看不到或忽視檔案信息就是企業(yè)的生產(chǎn)力和效益的功能作用。因此管理者檔案意識(shí)淡薄,對(duì)企業(yè)檔案工作不重視。

(3)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。企業(yè)負(fù)責(zé)人在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部管理過程中,財(cái)力無必需的投人,機(jī)構(gòu)上無必要的設(shè)置,人員上無必要的保障,設(shè)備上無必要的滿足,這“四無”是造成目前民營企業(yè)檔案工作“空白”的主要原因。由于上述原因所致,絕大多數(shù)民營企業(yè)的檔案工作無人問津,或無人管,或由素質(zhì)不高的人管,以致造成檔案人員未經(jīng)過培訓(xùn),不懂檔案專業(yè)知識(shí),往往造成“有文必檔、打捆存放、零亂無序”,甚至出現(xiàn)任意銷毀檔案資料的現(xiàn)象。

(4)缺乏監(jiān)督機(jī)制和管理。就當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)而言,民營企業(yè)的經(jīng)營項(xiàng)目涉及到教育、科研、中介、房地產(chǎn)業(yè)、交通、通信、能源等多行業(yè),加之目前民營企業(yè)的形式多種多樣,諸如民營公有企業(yè)、個(gè)體私營企業(yè)、公私股份合作企業(yè)、合資企業(yè)等等,形成了檔案所有權(quán)的多樣性。這種所有權(quán)的多樣性,使各地檔案部門在宏觀管理上無所是從,其監(jiān)督也將無從下手¹。專門案檔管理4.民營企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的意義

(l)加強(qiáng)對(duì)民營企業(yè)檔案工作的管理,有利于把黨中央、國務(wù)院“三個(gè)代表”思想向民營企業(yè)貫徹和執(zhí)行,使民營企業(yè)的發(fā)展沿著健康、有序、守法、發(fā)展的軌道前進(jìn)。

(2)用于加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理方式,促使民營企業(yè)自覺執(zhí)行黨的方針政策,依法經(jīng)營,不斷發(fā)展,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

(3)加強(qiáng)民營企業(yè)的檔案管理,有利于政府有關(guān)部門全面掌握民營企業(yè)的各方面情況,有利于政府對(duì)民營企業(yè)的指導(dǎo)、監(jiān)督和幫助。

(4)加強(qiáng)對(duì)民營企業(yè)的檔案管理,要長抓不懈。檔案工作是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單,實(shí)際上也不簡(jiǎn)單的工作,要認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和科學(xué)性。

(5)加強(qiáng)民營企業(yè)的檔案管理體制,要依法進(jìn)行,政府主管部門要有專門機(jī)構(gòu)和人員對(duì)其進(jìn)行有針對(duì)性的管理。

(6)充分認(rèn)識(shí)對(duì)民營企業(yè)的檔案加強(qiáng)管理,是一項(xiàng)艱苦和細(xì)致的政治思想業(yè)務(wù)工作,只有掌握了民營企業(yè)各方面的情況,才能積極引導(dǎo)和加強(qiáng)管理,才能更有效地發(fā)揮其積極性,為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)貢獻(xiàn)力量,否則就可能阻礙社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展¹。365專門檔案管理

二、民營企業(yè)檔案管理的發(fā)展對(duì)策

民營企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了民營企業(yè)的性質(zhì)、職能、發(fā)展過程以及與國有經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的實(shí)踐。做好民營企業(yè)檔案工作是新形勢(shì)下適應(yīng)民營企業(yè)發(fā)展的必然選擇,也是保證民營企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵,必須把它作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程來抓,采取綜合措施,推進(jìn)其跟上時(shí)代的步伐。

1.強(qiáng)化意識(shí),提高管理者素質(zhì)。要強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與管理工作者的檔案意識(shí)。樹立檔案為企業(yè)服務(wù)的觀念,從根本上解決認(rèn)識(shí)問題。民營企業(yè)人在民營企業(yè)中占絕對(duì)主導(dǎo)地位,一定要引起他們的高度重視,切實(shí)把檔案工作納人企業(yè)日常管理范圍,舍得投資,改善設(shè)施,保證正常的管理費(fèi)用,并配備專門的人員。檔案管理工作者也要有較高的素質(zhì),不僅要有較高的政治素質(zhì),還必須具有較高的科學(xué)文化知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代化管理知識(shí)等,要積極參與各種培訓(xùn),優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),提高適應(yīng)工作的能力。

2.堅(jiān)持主動(dòng)參與,搞好業(yè)務(wù)建設(shè)。各地為鼓勵(lì)發(fā)展民營企業(yè)頒發(fā)了有關(guān)優(yōu)惠政策和規(guī)定,對(duì)民營企業(yè)的發(fā)展起了有力的推動(dòng)作用,由此產(chǎn)生了大量的檔案材料。我們可以抓住契機(jī),主動(dòng)參與,按照檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合民營企業(yè)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分類、歸檔、管理,在業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上堅(jiān)持案卷質(zhì)量,力求實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.堅(jiān)持分類指導(dǎo),促進(jìn)建檔達(dá)標(biāo)。根據(jù)民營企業(yè)面廣量大,而且又分散的特點(diǎn),要堅(jiān)持分類原則,指導(dǎo)檔案工作。從行業(yè)看,要把生產(chǎn)性民營企業(yè)作為指導(dǎo)的重點(diǎn);從規(guī)模上,要把規(guī)模較大的民營企業(yè)作為指導(dǎo)的重點(diǎn);從效益看,要把科技含量高、經(jīng)濟(jì)效益好的民營企業(yè)作為指導(dǎo)重點(diǎn)¹。

4.做好企業(yè)檔案收集工作。企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和,它以科技檔案為主,包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、產(chǎn)品等方面。只有把這些檔案收集齊全,才能為企業(yè)發(fā)展提供系統(tǒng)的、有價(jià)值的信息,為搞好服務(wù)打下基礎(chǔ)。做好這項(xiàng)工作首先應(yīng)從管理制度入手:一是健全收集制度,作為這項(xiàng)工作的依據(jù)。二是建立目標(biāo)責(zé)任制,把檔案收集同企業(yè)年度目標(biāo)管理責(zé)任制結(jié)合起來,同個(gè)人目標(biāo)責(zé)任制結(jié)合起來。三是建立業(yè)務(wù)指導(dǎo)制度,每年檔案收集期間,主動(dòng)聘請(qǐng)職能部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),檔案管理人員要深入企業(yè)科室分類指導(dǎo),以保證收集工作的順利進(jìn)行。具體工作時(shí),一定要按歸檔制度的要求進(jìn)行,還要注意平時(shí)收集,以免遺漏一些零散文件。

5.實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理。對(duì)企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一對(duì)于提高企業(yè)管理水平、改善保管條件、開發(fā)檔案信息資源和加速檔案管理現(xiàn)代化步伐,都具有積極的促進(jìn)作用,是做好企業(yè)檔案管理工作的根本保證。企業(yè)可建立綜合檔案室,對(duì)企業(yè)形成的所有檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,建立企業(yè)檔案目錄中心,為企業(yè)提供全面、系統(tǒng)的信息服務(wù)。有條件的大型企業(yè)集團(tuán)還可建立企業(yè)檔案館,統(tǒng)一保管集團(tuán)公司和核心企業(yè)的檔案,并定期接受緊密層企業(yè)中的重要檔案。

6.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。隨著與世界經(jīng)濟(jì)的接軌,民營企業(yè)管理專門檔案理管要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,首先要提高對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)。在具體實(shí)現(xiàn)過程中,要制定出檔案管理現(xiàn)代化的總體規(guī)劃,明確思,合理布局,根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀和發(fā)展逐步實(shí)施。在布局上,要克服分散研、多頭設(shè)點(diǎn)、低水平重復(fù)投人等弊端。有條件的民營企業(yè)可建立檔案信367路究專門檔案管理息處理中心,礎(chǔ)。人員上,實(shí)行集約化管理和企業(yè)內(nèi)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng),為信息資源共享打下基必須配備文化層次高、懂計(jì)算機(jī)的高層次的檔案專業(yè)人員。此外,還要借鑒其他單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),選擇最佳投資方式,爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)民營企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化。

作者：鄧穗屏單位：深圳市檔案局