鐵路企業合同管理的缺陷和解決策略

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在社會主義市場經濟活動中，鐵路單位的科研、運輸、生產、經營等活動更離不開合同，合同管理已成為鐵路企業管理的一項重要基礎性工作。合同種類大致可以分為以下幾類:產品購銷合同、技術合同(包括技術服務、技術咨詢、技術轉讓、技術開發等)、設備采購合同、建設施工合同、監理和咨詢合同、檢測和監控合同、租賃維修等橫向合同;科研項目合同、標準與規范編制(修訂)合同、綜合試驗任務書等縱向合同。鐵路單位合同管理體制雖已經建立，但是存在對合同管理重視不夠，管理粗放問題，在市場經濟活動中不能很好地維護企業的合法權益，影響經濟效益，甚至給企業造成相當大的損失。

1合同管理存在的問題

1.1縱向合同管理存在的問題

1)上級主管部門的主觀意識嚴重。縱向合同中的部分科研合同、標準與規范編制(修改)合同、綜合試驗任務書等合同、以前許多國家級科研項目、部委的綜合試驗項目的下達均是通過項目負責人撰寫申報書、試驗大綱及經費預算書完成的，項目立項后，由上級主管部門說了算，不需要簽訂合同，致使撥款與經費使用沒有依據。近幾年國家對科研經費使用的監管力度不斷加強，經費檢查的程度日趨嚴格，審計的頻率越來越高，基本杜絕不簽合同的現象。但是，產品類標準項目的書面合同簽訂很少，是因為該類合同金額偏小，一般都由上級主管單位直接給立項單位下發一份立項通知，告知項目已立項，只寫項目的起止時間，一般不告知經費的數量，不需要簽訂合同，致使項目撥款與經費使用沒有依據。

2)不簽訂科研分合同的問題。現在的科研項目都是國家、各部委急需解決各方面實際問題而立的項，這些項目科技含量高，攻關難度大，一般一家單位完成不了，由多家單位聯合參加一起攻關。主持單位(第一承擔單位)和參加單位(不是第一承擔單位)會同時出現在主合同里，有些主持單位會覺得麻煩，不與參加單位簽訂分合同，一旦發生糾紛，主持單位很被動，甚至降低自身信譽度。例如，某科研單位聯合一生產廠家進行科研合作，主合同明確了科研單位為第一承擔單位，生產廠家為第二承擔單位;但是主合同里并沒有細劃雙方的責任與分工、未明確最終的科研成果及知識產權歸屬問題，雙方的關系比較好，沒有簽訂分合同。后來主持單位的項目負責人調離此單位，接任的項目負責人與參加單位合作不是很好，由于沒有分合同約束，主持單位要求參加單位提交相關資料時，參加單位遲遲不交，以至于該科研項目被迫中止，影響到主持單位的信譽度。

3)合同經費使用不合理的問題。項目負責人不按合同規定的經費預算科目執行或使用不合理，合同執行完成后，科研經費結余過多。這主要由于歷史原因，在計劃經濟時期，科研項目結束后，上級主管單位也不管項目結余了多少經費，國家也不對經費使用情況進行審計，項目負責人也不對項目進行結題，使用結余經費3年、5年甚至更長。目前，科研經費結余的現象在逐漸減少，但是經費使用合理性的問題依舊存在。

1.2橫向合同管理存在的問題

1)不重視資信調查，風險意識差。有些鐵路單位在簽訂合同前，對合同簽訂對方的企業性質、注冊資金、資產情況及信譽沒有進行詳盡調查，不索要對方當事人的企業法人營業執照，不看其是否參加當年的工商年檢，不調查其是否具有簽訂合同的資格(是否超出其經營范圍)，而盲目簽訂合同。在合同審查中普遍存在違約責任條款泛泛，往往只約定違約方應當依法承擔違約責任的諸如此類的不規范的法律用語，有時還簽訂了無任何法律效力的合同(無效合同)，導致了法律賦予的權利喪失，為企業帶來不可估量的損失。

2)法律風險防范意識淡薄，合同法律意識差。企業法律風險防范意識淡薄，合同管理把關不嚴是導致重大法律糾紛產生的一個重要原因。有的企業的法定代表人或相關負責人，不熟悉法律的相關規定，沒有把合同管理納入經營管理之中，或者在一些重大經營活動等方面的決策過程中法律風險意識不夠，甚至對法律人員提出的警示置若罔聞，造成巨大經濟損失。

1.3橫向、縱向合同管理存在共性問題

1)合同文本不規范。目前，我國所有經濟合同都有標準的合同示范文本，有些文本是由國家工商行政管理總局和一些行業管理部門，根據《合同法》聯合制定并的，有些是由各大部委根據多年工作經驗制作出來的。這些合同文本具有規范、可靠、完備、適用的特點，便于當事人簽訂合同，有利于減少當事人之間的合同糾紛。這些合同范本都是可以直接從網上下載的，既實用又方便。

2)合同管理制度不健全。有的鐵路單位沒有健全的管理制度，簽約隨意性較大，對合同審查、把關不夠，權限設置混亂。有的鐵路單位在法律事務的專門機構和人員配備方面仍很欠缺，大多數企業法律顧問專業人才相對短缺，甚至有的單位未設立法律事務機構，有的竟連1名專職的法律顧問都沒有，有的企業用行政章代替合同專用章，一些合同經辦人員認為，只要是代表單位行為，用行政章也可以簽合同，結果常常出現簽合同時用行政章，有些人利用這一點逃避合同監管部門的監管，給合同管理帶來麻煩;有的企業對合同主體缺乏必要的審核，一旦出現問題，勢必會給單位造成經濟利益的損失及其他不可預見的危害。

3)先干后簽或干后補簽合同、只有口頭協議，不簽書面合同的現象依然存在。盡管各種法律法規、政策制度不斷強調建設程序，盡管先干后簽、干后補簽合同，口頭協議的問題已經給不少企業帶來或多或少的損失，這種現象仍時有發生，主要存在于經常合作的一些企業，長期合作產生了誠信，彼此之間沒有戒心，所以潛意識中的信用作用大于合同的作用，對于一些小型工程，往往違反建設程序，逃避招投標等程序，不簽合同直接施工，待開工或完工后再后補相關手續，包括合同。

4)合同監控管理不完善、不規范。一些鐵路單位雖建立了相應的合同管理機構或相應的法律顧問制度，但由于合同管理部門與其他部門之間協調或監控的程度不夠，不能深入了解各類合同的履行情況，不能及時發現影響履行的原因，以致不能隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發生，而使好的制度不能取得好的結果。另外，合同履行的主要環節、內容與最終結果是合同結算，各單位合同結算的執行部門是財務部門，所以單位的合同管理部門應與財務部門密切配合，把好合同的結算關，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監督。

5)合同履行存在的缺陷。有些單位簽完合同后，履行了一段時間，卻執行不下去了，導致違約，被迫支付違約金進行賠償或對簿公堂。主要是在合同訂立時缺乏預見性，缺少對合同文本的分析，對合同條款理解得不夠透徹，存在主體不當、文字不嚴謹、雙方的責權利不夠明確，不確定因素考慮得不周全，在合同實施過程中常因缺少某些重要的條款、缺陷和漏洞多、雙方對條款的理解有差異、合同風險預估不足等問題發生爭執，導致合同執行不下去而違約。

6)支付款額與合同額不一致。有些合同簽約人不按合同法執行或根本不懂《合同法》，簽約隨意性大，合同額與支付金額不一致，未做到一筆款項對應一份合同。

7)合同執行完畢后不能做到及時歸檔。有的項目負責人習慣于自己保管合同，合同執行完畢后仍不歸檔。

8)合同管理部門內部管理混亂。有些單位雖然設置了合同管理部門，但合同管理人員素質不是很高，專業性差，合同管理工作混亂。合同管理人員對合同不分門別類的歸檔，收存隨意，合同外借時不履行合同借閱手續，合同借出后，不及時催要，導致合同丟失。還有，合同管理新舊人員工作交接不到位，許多合同不知道存放位置。

9)簽訂虛假合同。有些合同簽約人員為了一己私利，不惜損害單位利益，與對方簽訂虛假合同，以達到從中謀取錢財為目的。這就要求合同管理部門與財務部門緊密配合，加大審核合同的力度，防止虛假合同的出現。

2對策及建議

2.1增強合同觀念和合同意識合同是企業對外進行經濟活動的橋梁和紐帶，在市場經濟條件下，鐵路企業經營活動離不開合同。與簽訂合同有關的部門人員要懂得《合同法》和各種規章制度，知道如何簽訂合同，明白履行合同應當注意的問題，避免遭到合同詐騙，杜絕無效與虛假合同的簽訂，全力維護本企業的合法權益。與合同有關的管理部門的人員也要學習《合同法》，樹立合同觀念和嚴格履行合同的法律意識。

2.2提高合同管理意識必須從思想上真正意識到合同管理的重要性，將企業的各項工作真正納入合同管理范疇，切實按合同要求辦事。

2.3建立專職的合同管理機構建立健全專職的合同管理機構，使合同管理覆蓋到企業的每個層次，延伸到各個角落。設置專職法律顧問、合同管理人員，并具體明確合同管理人員的地位、職能，合同管理部門與其他執行部門的職責范圍，規定合同管理的工作流程、制定合同歸口管理制度、合同授權委托制度、合同審查制度、合同會簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同管理人員工作交接管理條例等規章制度，最終形成從合同談判、起草、審核、履行到監督檢查的全過程管理，保證合同有效實施。

2.4提高合同管理人員的業務水平合同管理人員必須具備很強的責任心，能夠熟練掌握和運用相關法律和法規;精通合同業務，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋;熟悉合同履行和工程索賠管理;熟悉工程造價和財務知識;為與國際接軌，還應該能夠閱讀和翻譯英文合同文本。

2.5重視合同文本分析合同文本分析主要包括兩個方面:一是合法性分析，包括當事人是否具備相應資格;工程項目是否合法，合同內容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。二是完備性分析，包括構成合同文件的種種文件是否齊全;合同條款是否完備，對各種問題的規定有沒有遺漏;合同用詞是否準確，有無模棱兩可或含義不清楚;對工程中可能出現的不利情況是否有足夠的預見性。

2.6強化示范文本管理合同示范文本是有關國家行政執法機關會同相關業務部門或各大部委根據多年工作經驗，針對當事人在簽訂合同中經常遇到的問題，按照法律要求，結合實際情況，吸收各行各業合同文書的特點制訂而成，主要條款齊全，沒有顯失公平或違反法律、行政法規的條款，為合同當事人提供了保護自己合法權益的有利條件。

2.7簽訂書面合同口頭協議不具備任何法律效力，任何鐵路單位在進行與經濟活動相關的行為時都應該簽訂書面合同與協議。

2.8加強合同管理部門與財務部門的溝通鐵路單位的合同管理部門與財務部門在合同管理過程中應發揮重要作用。只有這兩個部門經常地溝通、聯系，工作上加強配合，才會對合同執行全過程的監控。只有合同經費使用日趨合理，合同管理工作才會步入正軌。

2.9搭建合同管理信息化平臺有些單位已將合同管理系統軟件廣泛應用于合同管理工作之中，對合同進行了詳細的分類，設置了清晰的合同審批流程，明確了合同審批過程的責任，落實了法律部門對合同的主管權限，使法律程序成為合同簽訂的必經程序和結束程序，守住了開始和結束這兩個最為重要的責任關口，杜絕了許多可能產生的法律風險。另外，對歸檔的合同進行掃描，保存電子文檔。借用合同時，不用將合同原件帶走，只需將電子文件拷走，既避免了合同外借過程中的丟失與損毀，增加了紙質合同原件的保存時間，縮減了合同管理人員查找合同的時間。當項目負責人進行工程項目投標時，不用重新掃描合同，既節省投標人員的工作量，又縮短了工作時間，提高了工作效率。

3結束語

在市場經濟活動中，合同的簽訂與合同管理對合同簽訂各方來說已經越來越重要，鐵路單位必須加強和完善合同管理，增強合同法律意識，提高合同管理水平，充分發揮合同在企業管理中的積極作用。