淺談高校團學辦公自動化系統的應用

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摘要：科技不斷發展的今天，辦公自動化系統這個概念早已深入的各行各業，利用自動化的優勢，能夠進一步提高工作效率，也得到了廣大用戶的一致認可。而近幾年隨著高校擴招，在校生人數的不斷擴大，在高校團學工作線上。也有必要引入辦公自動化系統，以更好的提高工作效率。

辦公自動化這一概念的含義是：在辦公體系中綜合運用現代電子科學技術和管理理論，融組織、控制、情報、通信、協同工作為一體，實現辦公信息化，信息采集、傳遞、處理自動化和決策方法科學化。保障對高校人員、部門和物資實施高效管理的一種重要手段。

高校辦公自動化系統旨在為高校建立起一種開放的、網絡化的、高效的辦公新環境，以一套完善的支持群體協作、流程控制、信息查詢及管理功能的信息系統，為學校內部管理和外部交流提供基本信息的傳遞、處理渠道。辦公自動化系統的成功運行，將會帶動其他信息系統的處理需求，使學校逐漸進入到與時展同步的數字化校園。

1高校團學現狀及特點

高校團學工作作為整個共青工作全局的一個重要組成部分，是整個高等教育不可或缺的有機組成部分，是充滿生機和活力的高校學生教育管理工作，在高等教育中發揮著極其重要的作用。特別是學生全面素質教育和大學生思想教育的重要內容。由于高校共青團組織制度健全，學生團員比例相當大，團員青年整體素質較高，所以高校共青團工作既有共青團工作的一般性，也有其特殊性。

經過長期的摸索實踐，高校各級團學工作組織逐步形成了以團總支為主，以學生會和社聯為輔的工作格局。如我校團學工作逐步形成了自己的特色，著重加強了組織建設、思想教育、學術科技、文藝教育、社會實踐、志愿服務、權益保障、濟困助學、立志導航和校際交流等方面的工作。

近幾年，隨著高校人數不斷擴招，高校團學工作壓力也不斷加大。主要有如下體現；

1.1人口流動性大

近幾年隨著國家對高校實行擴招后。每年有大量的高中畢業生擠過獨木橋來到大學這個殿堂，也有大量的畢業生從大學畢業，走上社會。那么對于高校來說。如此龐大的人流量給教育工作帶來了巨大的壓力，而過程式的教育過程中的經驗積累確非常有限。

1.2數據統計量龐大

高校團學工作，在一定程度上肩負了，學生在校期間除了學習以外的大部分環節，包括評獎評優、處分處罰、思想教育、社團管理、社會實踐、第二課堂學分等等一系列的工作。因此，每個高校要做好少則5000～5000，多則幾萬人的各類數據統計工作。可見工作量之龐大。

1.3社團數量、種類繁多

隨著社會多元化的發展，大量新的信息在第一時間涌入了高校。新興社團也在不斷出現，而且數量也在不斷壯大。如何鑒別社圃性質，進一步加強管理。也需要團學工作老師花費大量的精力。而且在社團的發展過程中，有許多活動、宣傳、組織、策劃等方面，工作量也非常大。

2實現辦公自動化的優勢

(1)能提高辦公事務工作的效率。減少文字起草、收發時間，公文電腦寫作一般要比手工寫作的速度提高5～10倍。能減少無效工作時間，如：電話占線或找人不在，查找、校讀文件等，每天要占用大量工作時間，一旦使用自動化工具可使工作效率大大提高。

(2)提高文書處理質量。做到文件處理標準化、規范化，可使文書處理大大減少出錯率，還可大大提高編輯、排版、印刷質量與速度。

(3)減少手工操作，減輕勞動強度。傳統辦公室中的紙張文件，改用電子文件的形式存儲和傳遞后，收發室再也看不到堆積如山的印刷品了，搬用、訂正、復制、歸檔、收發也全部實現了自動化。文字處理機的使用把人們從繁重的抄抄寫寫的手工作業中解放了出來。

(4)便于協調管理。電子通信系統為學校各部門之間及時協調各種關系提供了方便條件。

(5)降低了辦公費用。電子文件使紙張消耗大量下降，現代通訊及會議系統還減少了工作人員的差旅費。

(6)可以實現無紙張辦公室。因為一切文字資料均存放在磁盤里。利用電子郵件，人們可在終端上閱讀有關文件資料。

(7)實現辦公自動化以及建設一個計算機應用環境。將有利于培養學生的能力及幫助學生樹立自動化的觀念。

3高校團學辦公自動化的可行性分析

3.1大量統計類工作交由計算機自動完成

在日常的工作中，有一些重復性的工作內容，如獎學金成績排名、學生日常獎懲信息、貧困生情況、第二課堂學分計算等等。此類信息在錄入和保存過程中，由于高校人數眾多。普遍存在勞動重復性多，容易計算錯誤、信息保存困難、可讀性差等特點。那么結合自動化系統，這些數據的錄入、保存、調用就非常方便了。

3.2發揮網絡媒體的宣傳優勢

隨著高校社團數量的不斷龐大，伴隨舉辦的各類社團活動也此起彼伏，如前幾年國家推行的大學生暑期社會實踐、各類調研。進幾年的創新創業等等，以及新興的網絡類、戶外類、科技類的社團活動類型也不斷豐富。而傳統的通過布置開會、海報、廣播等等形式也很難適應此類活動的推廣。因此，利用互聯網平臺的方便快捷優勢，可以第一時間將各類文字、圖片、動畫等新聞宣傳出去。

3.3會議、交流網絡化

高校團學工作，其實也是一個上情下達、下情上傳的工作。因此工作中與學生，特別是學生干部之間的聯系非常緊密。經常性的會因為一個通知、一個文件需要召開學生干部會議、班長會議、團支書會議等等。

如此一來，既占用了大量的學生時間，而且時間一久，學生干部多少會出現消極情緒。這樣往往不利于工作開展。而通過辦公自動化平臺，我們完全可以將學生，按不同身份分組，按不同組別需要，通過網絡平臺進行工作布置。這樣只需規定學生干部每天在規定時間花幾分鐘時間看下是否有需要落實就可以。哪怕是遇到緊急情況，也可以利用平臺的短信功能，給學生干部發送一條提醒短信。不當減輕了工作量，也給了學生干部更大的工作自由度，從而提高他們的工作積極性。

4應用前景分析

高校中普遍用戶是教師和大學生，在知識和技術上具有一定的優勢，而且近幾年高校的硬件信息化建設工作一直走在各行業的前列。因此高校推廣團學辦公自動化系統，在硬件成本和人員培訓上具有先天優勢。

通過網絡系統的資源共享，可以輕松實現；(1)各個環節的無紙化管理。減輕了工作人員的負擔，提高了工作效率，規范了管理，(2)極大地提高了高校團學工作信息億建設與應用水平，節約了人力、物力，降低了管理成本，減少了能耗。

因此，不管是從工作效率、人力資源投入、辦公費用等等方面分析，高校辦公自動化系統都具有很好的應用前景和推廣價值。