計算機軟件在辦公自動化管理中的應用

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摘要：當今時期正處于計算機技術高速發展的時期，廣泛應用于社會多個領域中，對于促進社會的發展具有重要意義。作為一種綜合性質的辦公模式，自動化辦公能夠有效提升企業經濟效益，提高工作效率，受到企業人員的普遍歡迎。通過對計算機軟件在企業辦公自動化管理中的應用，希望能夠為相關人員提供一定的理論借鑒。

關鍵詞：計算機軟件辦公自動化管理具體應用

前言：

隨著全球貿易一體化時代的來臨，企業在面臨機遇的同時，也迎來的較大的挑戰，市場競爭將會更加激烈。企業要想提升自身競爭力，維護企業長期穩定發展，必須積極利用計算機技術，提高自動化辦公效率。現階段，企業利用計算機軟件，能夠有效強化自動化辦公模式，提高辦事效率，進而為企業的可持續性發展奠定有力的基礎。

一、計算機軟件在企業辦公自動化管理上的應用所帶來的積極影響

1.1優化擴大了企業辦公環境改善了企業辦公流程

在計算機軟件利用階段，通過與計算機網絡有效協調合作，可以進一步提升辦公系統的自動化程度。此外，計算機軟件可以實現各企業之間的往來溝通，而且能夠跨區域的進行數據信息傳閱?？梢钥闯?，計算機軟件在企業自動化管理中，具有廣闊的應用前景。對于企業流程的改進，具有重要影響：

（1）同步進行，可以使企業不同部門間進行同步會審；

（2）可越過性，可以越過不需要參與的環節。

1.2企業管理成本的降低

在企業辦公自動化管理階段，利用計算機軟件可以有效降低企業材料的使用情況，而且能夠促進企業辦公效率的提升，進一步壓縮企業經濟支出，有效的為企業節省運營成本，為企業創造更多的經濟利益。

（1）辦公成本，促使企業實現自動化辦公，改變傳統紙質辦公模式，盡可能的節省辦公費用。比如說貨單的發送等等，不僅加快了傳遞速度，同時避免出現浪費情況；

（2）交通成本，由于企業之間不同區域位置的溝通往來，經常需要車輛的往來以此促進業務的溝通與達成，進而造成一部分費用的之處[1]。而進行自動化辦公之后，很多業務可以利用網絡進行開展，有力的減少交通成本的支出。

1.3激發企業創造力辦公效率提升

在企業辦公自動化管理中利用計算機軟件，最終目標就是使企業辦公管理更加具有流程化、標準化、以及規范化。最大程度的釋放人力勞動，充分發揮員工的創造力，進而提升企業辦公效率。此外，對于計算機軟件的使用，要求企業員工具備足夠的計算機技能，能夠靈活熟練的操控各項軟件，以此發揮自身創造能力，開展自動化管理工作。

二、計算機軟件在辦公自動化管理上的具體應用

2.1安全

通過有效的規范業務流程、以及實際結構框架，進而實現安全保障。作為信息安全管理最為基本的要求，人員權限可以由管理人員進行相應分配；此外，企業管理人員也可以根據具體工作內容和要求，對權限進行合理分配[2]?，F階段的系統都是采取模塊化管理，如果用戶不具備訪問權限，將無法訪問未經授權的模塊。通過設置訪問權限，可以使業務操作更加具有針對性，不同部門用戶可以依照具體工作內容，選擇相應的模塊就行訪問，對于不具有訪問權限的用戶，無法查看相關工作內容信息?？傊?，利用人員權限操作可有效地保護辦公自動化中的業務核心內容。

2.2連接

現階段，很多企業規模較大，在不同區域又成立相關的下屬企業，基于此種地理位置較為分散的情況，無法保證信息傳遞的及時性和時效性。而在辦公自動化管理中利用計算機軟件，能夠有效連接不同區域的計算機系統，進而形成一個企業范圍內的、網絡辦公環境，為企業之間的信息往來，提供極大的便利。如果在實際工作中遇到困難，企業人員可以利用其進行及時的溝通，以此實現企業工作程序的正常開展。此外，計算機軟件在應用于企業辦公室自動化管理階段，不局限于時間、地理等因素影響，進而能夠合理成立集中的辦公場所，可以有效消除文件在傳閱、溝通中存在的問題。

2.3溝通

辦公自動化管理中利用計算機軟件，能夠便于用戶進行在線溝通，同時具有信息提醒等功能，使用戶可以及時了解到最新動態信息，進而實現信息的分享和傳遞，為辦公的溝通奠定良好的基礎[3]。

2.4協同

在網絡辦公過程中，協同具有至關重要的作用。協同工作一般來講，由事件名稱、內容、以及流程所組成，主要是通過定義工作流程，以此使其他個體接收到事件內容。在具體的編輯事件內容過程中，可以進行文檔格式的編輯。假如遇到需要修改的文檔，自動化辦公管理系統在計算機軟件的作用下，會自動將修改痕跡顯示出來，例如修改內容、修改者姓名等等。

2.5監控

協同工作需要監控進行保證，計算機軟件在辦公自動化管理過程中，一般都是定義工作流程，以此實現各項業務的流轉，同時發起人也可以查看流程節點的運轉情況，進而有效監控事件處理的整個過程。此外，在協同事件建立階段，可以進行跟蹤設置，有利于跟蹤管理和控制各個流程節點。通常情況下，監控職能包括工作實效、進度、以及過程等幾個內容，需要管理人員做好相關監控工作，才能促進系統工作的順利開展。

總結：

總而言之，企業只有在自動化管理階段充分利用計算機軟件，才能在激烈的市場環境中謀取發展，創造經濟利益。計算機辦公軟件已經是企業未來發展中，必不可缺少的重要環節，能夠有效的完善工作機制，促進工作效率的提升，極大程度的提升企業綜合競爭實力，在企業管理中具有顯著效果。

參考文獻：

[1]康谷.淺談計算機軟件在企業辦公自動化管理上的應用[J].科技創新導報，2013(2):200-200.

[2]馬國忠.計算機軟件在企業辦公自動化管理上的應用[J].電腦知識與技術:學術交流，2013(4X):2941-2942.

[3]李浪.計算機軟件在企業辦公自動化管理上的應用[J].消費電子，2013(14):73-73.

作者：劉廣勇 朱昭德 單位：銅仁復烤廠