城建檔案管理未來發展探究

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一、檔案管理的國際學術研究熱點問題及其未來發展方向

(一)國際檔案界共同關注的幾個熱點問題

國際檔案界共同關注的熱點問題可以從分析以下一些信息得出:英國、澳大利亞、加拿大和美國等國家檔案工作者協會2(X刃、2001、2002、2003年已經舉辦或將要舉辦的檔案學術年會議題;歐洲國家2002年5月在西班牙召開的“電子信息的保護與利用:最優化管理的實踐和解決辦法”國際會議的議題;20(X〕年已經舉辦的第十四界國際檔案大會的主要議題及與會者發言;20(抖年8月23一29日將在奧地利首都維也納舉辦的第十五界國際檔案大會的主題“檔案、記憶與知識”;代表性檔案國際學術刊物1999年以來發表的學術論文主題。分析表明，近年來國際檔案界對檔案管理的研究涉及面很廣，幾乎包括了檔案管理的方方面面以及各種門類的檔案，就共同關注的問題而言，可以歸納為以下5個方面:

1.數字檔案的保護:研究數字環境下檔案的形成、維護及利用，數字檔案保護的程序，實踐經驗，安全與質量保證，長久可獲取性，數字檔案保護的檔案觀，數字簽字的使用及問題等;

2.電子文件的管理:研究電子文件的捕獲、鑒定、保管、保護與利用，檔案化電子文件系統的建立，真實性電子文件長久保存的方案，電子文件管理的教育與培訓，電子文件管理的責任，元數據標準、模式及要求的使用和實施等;

3.檔案的著錄:研究檔案著錄的國際標準與國家標準，與電子著錄信息標準和圖書著錄標準的關系，檔案著錄的數據結構標準如MARC和EAD，XML，檔案著錄的數據內容標準如國際檔案理事會的《檔案著錄通用標準ISAD(G)》和《機構、個人和家庭檔案規范文件的著錄ISAAR(CPF)》，美國的《檔案、個人信件和手稿的著錄APPM》，英國的《檔案著錄指南MAD》，加拿大的《檔案著錄規程RAD》等:

4.檔案的鑒定:研究檔案鑒定的方法、準則和技術，目前被國際檔案界公認的檔案鑒定方法有美國的檔案記錄戰略，加拿大的宏觀鑒定方法、歐洲國家的職能鑒定方法、國際項目InterPARES針對電子文件的真實性鑒定方法等;

5.檔案的利用:研究公共檔案信息利用的內容，檔案信息的真實性和智能控制，檔案信息內容的管理及服務，建立和維護易于檢索的檔案利用系統，自動標引技術，檔案的數字編目及數字化檢索工具，檔案利用的法律、版權、隱私、保密、自由利用與平等利用問題及其解決辦法等。

(二)、檔案管理的未來發展方向

檔案管理的國際學術研究現狀及研究成果揭示，世界各國的檔案管理正朝著以下3個方向發展。

1.文件與檔案信息管理的國際化與標準化

隨著電子、數字和通訊技術的全球化普及，國家與國家間的電子政務和電子商務活動日益頻繁，文件與檔案的國際間合作與交流越來越多，文件與檔案管理與利用的國際化與標準化趨勢越來越明顯，也越來越重要。目前在文件和檔案的管理與利用方面已經出版了兩個方面的國際標準:檔案著錄:為了促進檔案的國際化交流和信息資源共享，目前在檔案著錄方面國際檔案理事會已于1999年出版了((檔案著錄通用標準IsAD(G)》，并于2《XX)年出版了《機構、個人和家庭檔案規范文件的著錄ISAAR(CPF)》，在檔案內容著錄的原則、要求、方法和著錄的基本元素等方面形成了國際規范;文件管理:2001年10月150國際標準化組織出版了世上第一個文件管理國際標準150154893，對真實、可靠、完整和長久可利用活動記錄的規范化形成、管理、保管與利用提出了最優化管理的要求、方法與技術指南。世界上許多國家的專家學者都在為真實性電子文件的長久利用、元數據標準、電子文件的法律認可、檔案資源的共享等問題開展國際間的合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規范。文件與檔案信息管理的國際標準為文件與檔案管理的質量檢驗與國際認可提供了最優化評估的準則，是機構文件和檔案是否采用國際先進經驗及其機構業務是否管理高效、機構服務是否用戶滿意和具有誠信的重要標志。

2.文件、檔案、信息、知識管理的集成化與合作化

隨著知識經濟時代的到來，檔案管理與文件管理、圖書管理、信息管理和博物管理的關系越來越密切，知識管理強調用戶至上，強調知識的積累、共享和交流，強調知識產品的輸出，作為知識管理有機組成的各類信息資源管理在管理理念，管理目標，管理的社會服務功能、管理過程與管理方法及管理技術等方面都存在許多相似之處，知識管理思想和數字技術手段使得各種信息資源的集成管理與集成化服務成為了可能。為此檔案工作者需要采用合作與伙伴關系，與政府機構、信息中心、圖書館，博物館等合作共同挖掘檔案在電子政務與電子商務服務，在社會化教育與信息化服務，在休閑社會文化建設等方面的社會服務功能，共同關注檔案管理與其形成者、主要用戶、投資者、未來可能的受益者及與機構、社區、地區、國家和國際社會的關系，共同維護真實性證據、信息和記憶的完整和長久可用。

3.檔案管理的職業化與社會化

隨著人類社會文明的不斷進步，法制化社會的不斷健全和信息化社會的不斷完善，個人、機構和社會記憶的恰當保存和永久利用已成為國家和社會必需，人類社會活動真實性、可靠性、完整性證據和信息的長久維護和利用已成為各種業務活動正常運轉必不可少的法律和質量保障，成為各種社會管理活動高效率、高效益、公平競爭的必然要求，檔案管理成功的國際經驗表明，檔案管理的未來發展方向是職業化和社會化。這一發展趨勢明顯地表現在以下5個方面:*檔案管理在國家和社會的進步與發展中越來越重要，檔案管理的專業管理理念與管理知識不僅在國家信息資源的管理中有其特殊的作用，在維護人類歷史記憶的長河中更有其獨特的地位;*檔案學作為一門獨立的學科其學科方法不僅對本學科的發展有重要的指導作用，對其他相關學科和對社會科學的貢獻也越來越被社會廣泛認可;*各國檔案管理的法規體系逐漸建全，公民的檔案保護和檔案利用意識不斷加強，檔案保護已成為許多國家公民必盡的社會義務，而公民利用公共檔案的權益也已得到了國家法律的保障;*檔案管理工作是一項專門化的知識管理工作，只有接受過專業的檔案管理知識教育或培訓，獲得檔案管理職業證書或培訓證書的檔案工作者才能勝任該項工作，這已在國際檔案界達成共識;在歐美國家檔案研究生證書已成為檔案工作上崗的最低學歷要求，檔案博士生教育規模不斷擴大，成為檔案事業可持續發展的重要支持;*檔案職業協會在檔案管理的理論與實踐研究，檔案的職業化教育與培訓指導，檔案管理的規范與標準制定，檔案管理的最優化實踐經驗總結、推薦與推廣等方面起著越來越重要的指導與協調作用;在檔案職業協會的引導下，國家政府機構、公私企業、組織和個人的檔案管理行為將朝著對社會負責，為社會服務的方向發展。

二、電子文件管理的國際學術研究現狀及未來發展方向

90年代以來世界各國的檔案工作者針對電子文件的管理開展了一系列研究，在電子文件管理的理論與實踐方面取得了可喜的成就，在電子文件管理的基本概念，電子文件管理的思想與管理模式，管理方法與管理技術，管理標準及其應用等方面都積累了豐富的經驗，如:國際檔案理事會出版的電子文件管理指南，歐洲國家的電子文件管理教育與培訓共同框架，澳大利亞的電子文件管理的戰略及元數據標準，英國國家檔案館的電子政府文件管理指南及政策框架，美國匹茲堡大學的文件管理功能要求，加拿大哥倫比亞大學的電子信息系統中文件真實性的永久保護的模式、原則與要求。目前的研究重點是電子文件管理理論和標準的應用研究和檢驗，各種不同類型電子文件管理方法的最優化方案評估和選擇等。以下就我國檔案工作者最為關注的三個問題分析其國際學術研究現狀及成果。這三個問題分別是:電子文件保管與保護的方法、電子文件管理的未來發展方向、電子文件管理和利用的思路與對策。

(一)電子文件保管與保護的方法

電子和數字信息技術給所有信息管理人員帶來了種種挑戰，文件管理人員和檔案工作者也不例外，應對數字化信息挑戰最為關鍵的保管與保護要素有三個:1.載體保護:保護電子文件的物理載體;2.技術保護:不斷更新技術從舊到新;3.智能保護:確保原始記錄下來的信息在各種有意無意或偶然的變化中能完整和真實。

其中智能保護最為困難，有五個因素決定著信息的完整性:1.信息內容;2.信息內容的固定性;3.信息長久和可靠查詢的參照;4.信息的來源;5.信息的背景。

電子文件的保管與保護方法，歸納起來有以下7種:

1.模擬存儲:即將電子文件打印到紙上或縮微膠片上，將其納人現存文件管理系統管理的方法。該方法在打印過程中有可能會丟失上述關鍵保護要素，如不加以設置或預先處理，一些元數據會丟失，電子文件的完整性會受到影響。

2.政策規定:它包括使用外部規章體系或內部政策和程序建立電子文件保管的要求。政策的制定是數字文件保護的必要條件，但并不是保證電子文件得以保護的充分條件，它只是提供了人們行為和承諾的準則但并不等于提供了解決問題的全部辦法，另外政策還需監督落實和開展常規性評估和不斷更新。

3.標準格式:標準格式的目標是為了避免人們受控于個別兜售商的專用格式，減少面臨風險的可能，使用標準格式必須保護所有關鍵數據要素及其屬性，但它的問題是標準格式較少具備數字世界最新出臺的時尚功能和組成。

4.計算機博物館:計算機博物館雖然也是保管的一種方法，卻是最后才可采用的，不得以的方法。在這一方案中，一個或多個機構要長久的收集和維護各種不同版本的計算機軟硬件。機構需為不定的未來維護大量的備件、手冊和記錄。計算機博物館的保護方法存在一系列問題:如機器是否就能運行?有多少人會用這些資源?需要多少博物館?數字技術檢索的主要優勢還能再現等?

5.轉換和遷移:這一方法一定程度與計算機博物館概念正好相反。其目標是隨軟硬件的變化保證數字文件的可讀性。轉換即是把舊的數據文件重新寫人新的計算機環境。遷移即是把數字信息從不能再工作的非現行遺留系統中移出的方法。遷移總是要有特殊的軟件作支持，會對文件信息內容的完整性帶來一定問題。

6.仿真:仿真是當前電子文件保管與保護研究的熱點主題。仿真意味著一個計算機系統會向另一個一樣工作，仿真方法包括研制用于特定仿真器的技術，用于未來未知的計算機，它將以人類可讀的形式保存描述性數據以再形成數字文件，并將把描述性數據、軟件和仿真說明等文件一起包裝封存。

7.永久性數字檔案館:永久性數字檔案館方法是美國檔案與文件管理署資助的一個研究項目的名稱。該項目與圣地亞哥超級計算機中心合作，旨在研制一個操作系統能夠捕獲、維護和提供電子文件的利用，不受計算機環境的變化。其目標是將文件的內容連同其描述性數據和背景信息一道包裝起來，以保證文件能在未來的計算機系統閱讀。

(二)電子文件管理的未來發展方向

就信息技術發展的趨勢來說，電子文件的管理功能正向以下3個方向發展:

1.文檔管理與業務工作流集成實現文件和檔案與其它數據的積累、共享和交流。這將成為具有知識管理工具的軟件產品的重要功能。

2.文檔管理與業務系統集成，這已成為業務系統軟件產品功能不斷完善的重要標識，文檔管理是業務管理必不可少的一種管理工具，它的管理對象是由業務系統生成的，二者的關系密不可分。

3.文檔管理與其他信息資源系統集成，最大限度地實現機構內信息資源的共享。

隨著信息化的逐步深人，在保障了所捕獲的信息的完整、準確的前提下，信息系統的主要功能便是信息資源的高度集成化管理與集成化服務。就檔案管理的決策選擇來說，電子文件的管理決策正向以下3個方向發展:

1.電子文件的研究方法決策:從前端到末端(toP一down)或末端到前端伽徹m一uP)，前者采用的是演繹的方法建立起通用的規程，加拿大哥倫比亞大學的InterPARES項目便是典型;后者采用歸納的方法從已有案例總結經驗再應用于其他案例，這一方法已被印地納大學驗證。

2.電子文件保管決策:將文件管理功能建人信息管理系統或將文件移交到專門的文件保管系統。匹茲堡大學的“文件管理的功能要求”項目強調的便是前者，最新的研究成果傾向于后者，研究表明后者更易操作。

3.電子文件的保管與保護決策:自己保管或外包，前者愿意自己建立保管與保護設施，后者愿意與其它服務機構簽定合同由外部服務機構提供保管與保護服務。決策不僅涉及經濟問題，還涉及機構機制和機構的優先權考慮等因素。

(三)電子文件管理和利用的思路與對策

就電子文件管理和利用的主要問題而言，其思路與對策可以歸納為以下5個方面:

1.電子文件保管的目標:保證電子文件的真實、可靠、可利用、可存取和可理解。

2.電子文件的鑒定:可采用職能鑒定和宏觀鑒定的方法，根據文件形成機構的職能及活動過程來判斷電子文件的價值，并將鑒定方案嵌人文件管理系統和業務系統及業務活動流程，鑒定工作應當是全過程的從文件形成前端的系統設計就開始并貫穿與文件運動的全過程。

3.電子文件的保護:電子文件保護的觀念應從保護載體轉向保護內容，從保護文件的次序轉向保護文件的完整性、可存取性和可理解性。

4.電子文件的利用:電子文件利用的方法很多，如載體復制利用、網絡利用、在線利用等。電子檢索中，應該建立用戶服務滿意的檔案信息服務系統，采用恰當的方法創造用戶可接納的面，電子文件的長久利用離不開對文件的整理與著錄，而整理與著錄必須尊重來源原則，實現電子文件內容、結構和背景信息的連結，利用接口需與著錄一致。

5.檔案工作者在電子文件管理中的角色:檔案工作者的管理意識、職責、任務和方法應從被動走向主動，從文件管理的末端走向前端，參與文件的形成并介人文件運動的全過程，從微觀的具體環節的業務管理轉向較為宏觀的文件與檔案管理的整體規劃、系統設計及實施監控。檔案管理者應該具有多元化和一體化的管理思想，借用歷史學、法學、行政管理學、社會學、管理學、信息學、圖書館學、人類學等多學科的學科理論與研究方法從多種視角研究檔案管理的職業化任務、社會化服務功能和各種各樣的管理模式與管理方法。從檔案與文件管理的共同需求和共同目標出發參與各種信息管理的決策或最優化方案選擇，從旁觀者走向成為文件形成者、利用者、管理者和信息技術人員的合作伙伴。